GTC i-delibre

GROUPE DE TRAVAIL COOPÉRATIF
I-DELIBRE
COMPTE RENDU DE LA SÉANCE DE TRAVAIL
DU 15 SEPTEMBRE 2016 À MALAKOFF
MAIRIE DE MALAKOFF
SUJET :
GROUPE DE TRAVAIL COLLABORATIF
I-DELIBRE
REDACTEUR :
ADULLACT - PASCAL KUCZYNSKI
[email protected]
OBJET :
COMPTE RENDU DE RÉUNION
STATUT :
VALIDÉ
DATE :
15 SEPTEMBRE 2016
DATE DIFFUSION :
7 NOVEMBRE 2016
LISTE DES PARTICIPANTS :
COLLECTIVITES
PARTICIPANTS
Ville de Saint-Priest
Brigitte DARGENTRE
Conseil Départemental d'Ille-et-Vilaine
Pascale LE THUAUT
Ville de Bezons
Christophe LHARDY
Laval Agglomération
Véronique KULIK
SDIS du Jura
Emmanuelle ROY
Métropole de Strasbourg
Catherine PIOT
Cogitis
Pascal PLUSCH
GROUPE DE RÉFLEXION : I-DELIBRE
SESSION DU 15 SEPTEMBRE 2016 À MALAKOFF, MAIRIE DE MALAKOFF
ADULLACT © 2008 - 2016
SUJET :
GROUPE DE TRAVAIL COLLABORATIF
I-DELIBRE
RÉDACTEUR :
ADULLACT - PASCAL KUCZYNSKI
[email protected]
OBJET :
COMPTE RENDU DE RÉUNION
STATUT :
VALIDÉ
DATE :
15 SEPTEMBRE 2016
DATE DIFFUSION :
7 NOVEMBRE 2016
SOMMAIRE
1.ORDRE DU JOUR..............................................................................................................3
2.TOUR DE TABLE - TÉMOIGNAGES..................................................................................3
3.RETOURS D’EXPÉRIENCE SUR LA VERSION 2.1..........................................................4
4.PRÉSENTATION DE LA VERSION 3.0..............................................................................5
5.DEMANDES D’ÉVOLUTION ET DISCUSSIONS...............................................................5
6.PLANNING ET CONCLUSION...........................................................................................6
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SESSION DU 15 SEPTEMBRE 2016 A MALAKOFF, MAIRIE DE MALAKOFF
ADULLACT © 2008 - 2013
SUJET :
GROUPE DE TRAVAIL COLLABORATIF
I-DELIBRE
RÉDACTEUR :
ADULLACT - PASCAL KUCZYNSKI
[email protected]
OBJET :
COMPTE RENDU DE RÉUNION
STATUT :
VALIDÉ
DATE :
15 SEPTEMBRE 2016
DATE DIFFUSION :
7 NOVEMBRE 2016
1. ORDRE DU JOUR
11H00 - 11H15
Accueil des participants
11H15 - 11H45
Tour de table - Témoignages
11H45 - 12H15
Retours d’expériences sur la version 2.1
12H15 - 13H15
Déjeuner
13H15 - 14H30
Présentation de la version 3.0
14H30 - 15H30
Demande d’évolution et discussions
15H30 - 16H00
Planning et conclusion
2. TOUR DE TABLE - TÉMOIGNAGES
•
•
•
•
Christophe Lhardy (Ville de Bezons):
◦
DSI ville de Bezons et utilisateur en tant qu'élu à Courdimanche sous Android et ios.
◦
Utilisateur depuis 2 ans
◦
Difficulté d’utilisation de l’application lors des pics de téléchargement
Emmanuelle Roy (SDIS 39) :
◦
Le SDIS utilise i-delibRE depuis 2 ans mais à titre personnel seulement depuis quelques mois
◦
i-delibRE est utilisé comme outil de stockage des délibérations sur des ipads principalement
Véronique Kulik (Laval agglomération) :
◦
En production depuis mais 2016
◦
Convoque environs 60 élus et 40 administratifs avec l’outil, principalement sur tablettes sous
android
Pascale Le Thuaut (CD Ille et Vilaine) :
◦
Très prochainement en production via des tablettes windows
◦
Le CD35 traite de grosses séances (130 projets)
◦
Reprise du connecteur du CD44 pour récupérer les données depuis l'outil de qualigraf (Gdelib)
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ADULLACT - PASCAL KUCZYNSKI
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COMPTE RENDU DE RÉUNION
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DATE :
15 SEPTEMBRE 2016
DATE DIFFUSION :
7 NOVEMBRE 2016
◦
•
•
•
Maud Stein (Ville de Malakoff) :
◦
Premier utilisateur d'idelibre en production !
◦
Parc de tablettes ios
Brigitte Dargentre (Ville de Saint Priest) :
◦
En production depuis 1 an
◦
Terminaux sous ios, android et windows.
◦
Création des séances à la main dans i-delibRE
◦
Comme le CD35, la ville de Saint-Priest a rédiger de la documentation pour aider à la prise en
main de Idelibre. Mme Dargentre propose également de les envoyer à Pascal KUCZYNSKI pour
les faire connaître dans les mêmes conditions.
Pascal Plush (Cogitis) :
◦
•
Va proposer i-delibRE à leurs adhérents.
Animateur ADULLACT : Pascal Kuczynski
◦
•
Le CD35 a rédigé des documentations d’aide à l’utilisation des tablettes en particulier et de
Idelibre en particulier. Mme Le Thuaut propose de les envoyer à Pascal KUCZYNSKI qui pourra
les faire connaître à d’autres collectivités via ce groupe de travail.
Pascal KUCZYNSKI rappelle que certaines informations relatives aux pré-requis pour utiliser
Idelibre sont disponibles sur la FAQ1 ADULLACT.
Intervenant ADULLACT Projet : Rémi Dubourget
3. RETOURS D’EXPÉRIENCE SUR LA VERSION 2.1
La version 2.1 a été mise en place le 30 octobre 2015. Plusieurs retours d’expérience peuvent être formulés
suite à cette première année de production.
A propos des annexes, il est demandé à ce qu’un bouton « télécharger les annexes » soit mis en place en
plus du bouton « télécharger les notes », et n’apparaisse qu’après avoir téléchargé les dites notes.
De plus, les annexes se téléchargent dans le même dossier que les notes, rendant difficile de savoir quelle
annexe est liée à quelle note. Il serait intéressant de trouver une solution adéquat à ce problème.
1http://faq.adullact.org/pre-requis/73-pre-requis-a-l-utilisation-d-i-delibre-tablette
-4GROUPE DE RÉFLEXION : I-DELIBRE
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Dans le même registre, la question des libellés est posée : est-il possible de modifier des libélés. Pascal
KUCZYNSKI rappelle que la question existe depuis le tout début des produits iDelibre et WebDelib… Mais
cela pose un problème de vocabulaire communs entre utilisateurs, ainsi que de documentations qui ne
seraient pas en phase avec les produits.
Déjà possible sous iOs, il faudrait pouvoir lors de la connexion afficher le mot de passe en clair. Pour cela il
faut recompiler sous android qui le propose dans la dernière version de son SDK
Pour l’envoi de la convocation en elle-même, plusieurs retours sont communiqués :
•
pouvoir paramétrer le texte pour l’envoi du mail associé
•
possibilité de gérer la civilité, les titres officiels et titres multiples d’une même personne selon ses
mandatures
•
modifier l’adresse no-reply@adullact par ne-pas-repondre@adullact
Enfin, il serait intéressant de proposer un espace numérique de travail pour l’élu, s’inspirant par exemple de
celui des enseignants, c’est-à-dire un espace unique où trouver l’ensemble des documents et meta-données
associées (projets, délibérations, signatures...etc). Bien que la GED réponde à ces besoins, elle oblige à
changer d’outils.
4. PRÉSENTATION DE LA VERSION 3.0
La version 3 marque le passage d'une application « cross-platform » à des applications natives (IOS,
Android, Windows) ce qui permet de contourner des limitations imposées par la précédente technologie.
Ainsi, la récupération des gros projets est possible, même en cas de connexion lente, tout comme la
visualisation de la progression du téléchargement
L’utilisation d'une visionneuse beaucoup plus performante corrige les problèmes de lenteur et permet une
consultation fluide de très gros documents (démonstration avec un projet de 1300 pages / 97 Mo). Nous
avons aussi profité du changement de visionneuse pour repenser le système d'annotations qui permet
désormais de travailler également sur des pdf « images ».
La demande d’amélioration du système de multi-mandats des élus a été entendue et il est désormais
possible d’avoir une autonomie complète de chaque administrateur de collectivité sur ses élus (login,
password, email). Ainsi un élu peut se connecter sur deux serveurs i-delibRE distincts.
Le bouton « télécharger toute la séance » permet de télécharger toute la séance, en incluant les annexes.
Enfin, un nouveau bouton de partage de document a été créé afin de pouvoir directement emailer, imprimer
et ouvrir le document avec une autre application.
5. DEMANDES D’ÉVOLUTION ET DISCUSSIONS
Nous détaillons ici les demandes d’évolution des utilisateurs présents, discutées en séance.
-5GROUPE DE RÉFLEXION : I-DELIBRE
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7 NOVEMBRE 2016
•
Donner la possibilité aux élus d’annoncer leur procuration à l’avance en cas d’absence à titre
informatif. Pour autant, cela doit pouvoir être modifié au dernier moment. L’intérêt est de permettre à
l’élu de tout préparer à l'avance, plutôt qu'au moment de la séance où il y a plein d'autres éléments à
gérer
•
Forcer le téléchargement par push (depuis le serveur) afin de pousser les fichiers sur les tablettes
avant la séance. Cependant cela peut poser problème. En effet, seules les tablettes allumées et en
réseau en bénéficieront.
•
Faire remonter les jetons d'horodatage à des fins d'archivage (dans un SAE Service d'Archivage
Électronique)
•
Possibilité de ne pas envoyer la convocation aux agents (par opposition aux élus). Ils ne sont pas
convoqués ni invités. L’intention ici est de les informer des affaires traitées en séance, sans avoir à
gérer leurs présences/absences
•
Pouvoir renvoyer la convocation aux élus
•
Simplification de la gestion des titres des élus : en fait ne gérer qu'un seul titre par élu apparait
suffisant, valable pour la durée du mandat (vérifier)
•
Ne pas perdre l'URL du serveur à chaque MAJ, même mineure, de l'appli car les élus savent bien
retaper leur mot de passe mais ne connaissent pas l’URL
•
Quand on quitte la lecture d’un rapport pour lire une annexe, il faut pouvoir revenir sur la page du
rapport sur laquelle on était avant.
6. PLANNING ET CONCLUSION
Un point en particulier a été abordé en fin de séance à propos des « Mobile Device Management » (MDM)
utilisables. Plusieurs solutions existent :
•
[solution propriétaire] Meraki partie gratuite (limitée à 80 postes) (Saint-Priest)
•
[solution propriétaire] Push Manager (Laval)
•
besoin exprimé aussi pour les tablettes des écoles et des collèges
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