Question Reply (EN) Réponse (FR) 79. I would like to submit a basic
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Question Reply (EN) Réponse (FR) 79. I would like to submit a basic
Question Reply (EN) Réponse (FR) I would like to submit a basic proposal to see if it will actually be accepted under this scheme. I request you look at it. As stipulated in section 2.2.1of the Guidelines of the Call for Proposals: “Applications must be submitted in accordance with the instructions on the Concept Note and the Full Application form in the Grant Application form annexes to these Guidelines (Annex A)” Comme stipulé dans la section 2.2.1 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions sur la note succincte de présentation et le formulaire complet de demande contenu dans le formulaire de demande de subvention annexé aux présentes lignes directrices (annexe A).» I am not sure how much discretion will be allowed by the assessment panel who will view the application? Please refer to Notice on page 3 of the Grand Application Form for information on the confidentiality rules. Veuillez vous référer à l’avertissement sur la page 3 du Formulaire de demande de subvention pour obtenir les informations sur les règles de confidentialité. 80. One of the Priorities of the ACP-EU Energy Facility II is the Scaling-Up of proven successful actions having impact on poverty reduction through sustainable rural electrification activities (page 6 of Guidelines for grant applications). I would like to be clarified if the successful actions refers only to Energy Facility funded projects, or it can be any project funded by other sources, including own funds of the proponent consortium. The Guidelines of the Call for Proposals do not set any precondition as to source of funding of any past “successful action” to be scaled up. Les Lignes directrices de l’appel à propositions n’établissent aucune condition préalable quant à la source de financement de toute « action réussie » qui doit être portée à plus grande échelle. 81. We would like to ask for a clarification regarding the specific and uncertain situation of Guinea-Bissau at the moment. We are considering submitting an application for the provision of renewable energy and renewable energypowered water supply to public health units of a given geographical area. This means that the intervention would As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.” This being said and without prejudice to the stipulations of Annex Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». Cela dit, et 79. Question 82. Reply (EN) Réponse (FR) benefit, first and foremost, the targetpopulation of the said health units, who was rendered altogether more vulnerable with the Coup d’État that originated the Council’s Declaration of the 23rd April 2012. Indeed, the provision of reliable, clean and affordable energy and water services would contribute substantially to improve health indicators from the dire levels of Guinea Bissau. Central and regional Bissau-Guinean Public Authorities would benefit from no direct financial support. All the energy equipment and infrastructures would be delivered to the health units at the end of the project. The Ministry of Health has been informed and agrees on the project actions but, considering the ongoing status of EU-GB political relations, cannot be involved directly in the management of the programme (as is the case for the PIMI programme). It would become more and more involved according to the evolution of the political situation. We would, therefore, like to know whether such an intervention, benefitting public health units, would be acceptable under the current state of affairs. L to the Call Guidelines concerning in particular the State Actors from Guinea-Bissau, it remains up to the applicant to make sure that all the eligibility criteria set in the Call Guidelines will be met. sans préjudice à ce qui est stipulé dans l’Annexe L des Lignes directrices de l’appel concernant en particulier les acteurs étatiques de Guinée-Bissau, il appartient au demandeur de s’assurer que tous les critères d’éligibilité établis dans les Lignes directrices de l’appel sont remplis. I noticed that the "Guidelines for grant Applicants" document, in section 2.2.1, page 17, says that "Applicants must apply in English, French, Spanish or Portuguese. Applicants must apply in the language most commonly used by the target population in the country in which the action takes place. Are the Documents related to this Call are published in English and French only. The applicants must nevertheless apply in English, French, Spanish or Portuguese, depending on which of these languages is most commonly used by the target population in the country in which the action takes place. Les documents relatifs à cet appel sont publiés en anglais et en français uniquement. Les demandeurs doivent toutefois soumettre leur demande en anglais, français, espagnol ou portugais, en fonction de la langue la plus couramment utilisée par la population cible dans le pays dans Question Reply (EN) Réponse (FR) lequel se déroule l’action. application papers available in Spanish version? I ask this because the language of the target population is Spanish, and the forms available at https://webgate.ec.europa.eu/ web site are in English and French, but not in Spanish. 83. Ma société au Tchad spécialisée dans les énergies renouvelables, souhaite s'inscrire sur PADOR, mais après avoir enregistré le nom et Email, je devais recevoir un mail de retour avec un code pour poursuivre l'inscription mais aucun mail de retour, en voulant recommencer l'inscription on me dit que je suis déjà inscrit, comment faire? All questions related to PADOR registration should be addressed to the PADOR helpdesk: [email protected] Toutes les questions relatives à l'enregistrement dans PADOR doivent être adressées au helpdesk PADOR [email protected]. 84. If we intend to support 20-30 mini hydro developments for the required feasibility study to be submitted, can we submit one generic study that can stand as an example for 20-30 projects that we are going to support? As stipulated in section 2.2.1of the Guidelines of the Call for Proposals: “Applications must be submitted in accordance with the instructions on the Concept Note and the Full Application form in the Grant Application form annexes to these Guidelines (Annex A)”. This being said it remains up to each applicant to decide on the exact level of detail of any application file considering also the specificities of each proposed action. Comme stipulé dans la section 2.2.1 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Les demandes doivent être soumises conformément aux instructions sur la note succincte de présentation et le formulaire complet de demande contenu dans le formulaire de demande de subvention annexé aux présentes lignes directrices (annexe A).». Cela dit, il appartient à chaque demandeur de décider du niveau exact de détails de toute demande, en prenant également en compte les spécificités de chaque action proposée. 85. Si le nombre de pauvres personnes qui, pour la première fois, utilise l'énergie électrique est moins de 30.000, notre demande peux être rejetées ? As stipulated in the Guidelines, Section 1.2 – Priorities – Scaling- Up: “Will be considered for funding only actions providing access to energy services to not less than 30,000 people by the end of Comme stipulé dans les Lignes directrices, section 1.2 -Priorités Changer d'échelle : « Seront considérées pour financement seulement les actions donnant accès à des services Question Reply (EN) the project duration whilst priority will be given to projects demonstrating higher efficiency through providing access to a higher number of people” Réponse (FR) energétiques à au moins 30.000 personnes à la fin de la durée du projet, la priorité étant accordée aux projets qui démontrent une plus grande efficacité, grâce à l'accès fourni à un plus grand nombre de personnes. » 86. Si l’investissement total est moins de € As stipulated in the Guidelines, 4.000.000, notre demande peux être Section 1.3 – Size of grants: “Any grant rejetées ? requested under this Call for Proposals must fall between the following minimum and maximum amounts: minimum amount: € 4,000,000 maximum amount: € 8,000,000” Comme stipulé dans les Lignes directrices - Section 1.3 - Montant des subventions : « Toute demande de subvention dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise entre les montants minimum et maximum suivants : montant minimum : 4,000,000 € montant maximum : 8,000,000 €» 87. Pour la préparation du projet, nous avons collaboré avec Sahel Energie Solaire (société locale Burkinabé spécialisé dans les systèmes photovoltaïques) et avec le maire de la municipalité de Yaho qui a constitué une COPEL (coopérative locale pour la gestion des équipements et la vente de l'energie). Notre société (ELVI) ainsi que Sahel Energie Solaire et le maire de Yaho, a présenté le projet à FDE (Fond Développement Electrification), institut de gouvernement de Burkina Faso. Dans notre projet sont donc comportés quatre sujets : ELVI COPEL de YAHO - SAHEL ENERGIE SOLAIRE et FDE. Comment vous identifiez ces quatre sujets suivant votre classification dans les paragraphes 2.1.1 – 2.1.2 – 2.1.3 (demandeur codemandeur - Associés – contractants Entités affiliées). Dans les limites fixées par les critères d’éligibilité des Lignes directrices de l’appel, il revient au(x) demandeur(s) de décider de l’implication/la participation optimale de tout(s) codemandeur(s), associé(s) ou entité(s) affiliée(s), en prenant en compte les besoins particuliers de chaque action proposée. Within the limits set by the eligibility criteria of the Call Guidelines, it is up to the applicant(s) to decide on the optimal involvement/participation of any co-applicant(s), associate(s) or affiliated entity(ies) considering the particular needs of each proposed action. Question Reply (EN) Réponse (FR) 88. We don’t understand the differences between the figures of co-applicants (I understand they are partners?), associates and affiliated entities. The applicant is the coordinator of the project and the coapplicants are the beneficiaries? As stipulated in section 2.1.1of the Guidelines of the Call for Proposals: “If awarded the Grant contract, the applicant and (if any) the co-applicants will become the Beneficiaries in the Action. In particular, the applicant will become the Beneficiary identified as the Coordinator in the Special conditions. The Coordinator is the main interlocutor of the Contracting Authority. It represents and acts on behalf of any other Beneficiary (if any) and coordinate the design and implementation of the Action.” The role of associates, contractors and affiliated entities is clearly defined in sections 2.1.2 and 2.1.3 of the Guidelines. Comme stipulé dans la section 2.2.1 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « S'il remporte le contrat de subvention, le demandeur et (le cas échéant) les codemandeurs deviendront les bénéficiaires de l'action. Le demandeur deviendra en particulier le bénéficiaire identifié en tant que coordinateur dans les conditions spéciales. Le coordinateur est le principal interlocuteur de l'administration contractante. Il représente et agit au nom de tout autre bénéficiaire (le cas échéant) et coordonne la conception et la mise en œuvre de l'action. » Le rôle des associés, contractants et entités affiliées est clairement défini dans les sections 2.1.2 et 2.1.3 des Lignes directrices de l’appel. 89. The percentage not funded by the grant, must be distributed by all the parts (applicants and co-applicants) in the same percentage? The Guidelines do not set such requirement. As stipulated in Article 1.5.e of Annex II to the Standard Grant Contract: ”The Beneficiary(ies) shall agree upon appropriate internal arrangements for the internal coordination and representation of the Beneficiary(ies) vis- a-vis the Contracting Authority for any matter concerning this Contract, consistent with the provisions of this Contract and in compliance with the applicable legislation(s).” Les Lignes directrices ne fixent pas une telle exigence. Comme stipulé dans l’article 1.5.e du Annexe IV au modèle de contrat de subvention: « Le(s) bénéficiaire(s) concluent les accords internes nécessaires réglant la coordination interne et la représentation des bénéficiaires vis-à-vis de l'administration contractante pour toute question concernant le contrat, dans le respect des dispositions du contrat et conformément à la législation applicable ». 90. In the page 7 there is written that Actions supported by the Call should not Section 2.1.4 of the Guidelines states that “the use of the grant must not La section 2.1.4 des Lignes directrices stipule que « l'utilisation des crédits de Question Reply (EN) Réponse (FR) contribute to markets distortions… what are the market distortions? create any distortions in the energy market of the targeted country/region neither should undermine the provision of market-based sources of capital. In this respect, the applicants must demonstrate through their application and in particular in the economic and financial analysis that the proposed action cannot be realized without subsidy element in a reasonable time frame.” In case the proposed action foresees the setting up of commercial activity, it is up to the applicant(s) to explain in their proposal how the requested EU co-financing of the action will not generate distortion of local markets. l'appel/de co-financements ne doit ni créer des distorsions dans le marché de l'énergie du pays/région ciblée ni entraver l’apport de capital par le marché. À cet égard, les demandeurs doivent démontrer à travers leur demande et en particulier dans l'analyse économique et financière que l'action proposée ne peut être réalisée sans élément de subvention dans une période de temps raisonnable. ». Dans le cas où l’action proposée prévoit la mise en place d’une activité commerciale, il appartient au(x) demandeur(s) d’expliquer dans leur proposition comment le cofinancement de l’action demandé à l’UE ne va pas générer de distorsion des marchés locaux. 91. Swiss Federal Institute of Technology, which has developed a solution for the developing countries, has been contacted by a government of one of the underdeveloped countries to participate together in this call for proposals. Is a Swiss Institution, like a ETHZ (Polytechnic of Zurich) eligible to participate? Or should we establish another legal body, which could participate in the call for proposals. As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.” Please refer to section 2.1.1 of the Call Guidelines that sets the eligibility criteria for applicants under this Call for Proposals. Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions: « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». Veuillez vous référer à la section 2.1.1 des Lignes directrices de l’appel qui établissent les critères d’éligibilité pour les demandeurs dans le cadre de cet appel à propositions. 92. The template for the Ecofin analysis is in a PDF format and cannot be filled in. Indeed you can eventually add text in the pdf document using the comment option The MSWord version of Annex 3 to the Application form has been uploaded to the website page of the Call in order to facilitate the applications: La version MSWord de l’annexe 3 du formulaire de demande a été téléchargée sur le site web de l’appel afin de faciliter les demandes : Question Reply (EN) Réponse (FR) but then it is not possible to extend the boxes which should contain the explanation. It is therefore not possible to complete the Ecofin analysis in the template given in annexe 3. https://webgate.ec.europa.eu/europeaid /onlineservices/index.cfm?do=publi.welcome &nbPubliList=15&orderby=upd&orde rbyad=Desc&searchtype=RS&aofr=13 3481 https://webgate.ec.europa.eu/europeaid /onlineservices/index.cfm?do=publi.welcome &nbPubliList=15&orderby=upd&orde rbyad=Desc&searchtype=RS&aofr=13 3481 93. In the call it is not really clear if we (as Please refer to the reply to the question NGO) can also consider as co-applicant n°91 above. (from ACP countries) a governorate and / or Rural Communities (which are public). Can they also be eligible despite not being actors directly related to energy? Veuillez vous référer à la réponse à la question n°91 ci-dessus. 94. Pourriez-vous s’il vous plaît nous préciser, dans le cas d’une proposition de projet multi-pays (ex : sur 9 pays africains), avons-nous besoin d’avoir 1 codemandeur dans chacun des pays d’intervention (soit 9 codemandeurs dans notre exemple) ou bien pouvons-nous juste avoir 1 ou 2 codemandeurs ACP qui pourront intervenir dans plusieurs pays de la zone (ex : 1 codemandeur au Cameroun intervenant dans les autres pays d’Afrique francophone + 1 codemandeur au Kenya intervenant dans les autres pays d’Afrique anglophone d’intervention) ? Comme stipulé dans la section 2.1.1 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Toutes les actions remises par les candidats n'ayant ne pas la nationalité du pays où l'action proposée doit avoir lieu le demandeur doit agir avec au moins un codemandeur ACP (c'est-à-dire ayant la nationalité du pays ACP où se déroulera l'action envisagée). » 95. We could go two different ways with our To ensure equal treatment of proposal, depending on your interests. If applicants, as stipulated in section 2.2.4 As stipulated in section 2.1.1 of the Guidelines of the Call for Proposals: ”All actions submitted by applicants not having the nationality of the country where the proposed action is to take place there must be at least one ACP coapplicant (i.e. having the nationality of the ACP country where the proposed action will take place). Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, comme 96. - - - Question Reply (EN) Réponse (FR) it were possible it would be extremely helpful to have the chance to run these options by someone in your team to see which resonates most. Would a member of the EuropeAid energy team involved in the Energy Facility II bid be able to have a call with me at the earliest to discuss? of the Guidelines of the Call for Proposals: “No individual replies will be given to questions. All questions and answers, as well as other important notices to applicants during the course of the evaluation procedure, will be published on the internet at the EuropeAid web site” stipulé dans la section 2.1.1 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Aucune réponse individuelle ne sera donnée aux questions. Toutes les questions et les réponses, ainsi que toutes autres informations susceptibles d'être importantes pour les demandeurs au cours de la procédure d'évaluation, seront publiées sur le site internet d'EuropeAid » The PDF Guideline Document speaks of wanting to attract private sector funding, and that the facility wants to support investments in this space. At the same time it also says the facilities it supports cannot make a profit during the lifetime of the project. By this do you mean: As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.”. Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l'appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d'activités spécifiques. ». You would welcome proposals where investment funds able to speak to the profit side of a renewable energy venture As stipulated in section 1.2 of the Guidelines, private sector can complement EF funds? involvement/leverage will be regarded You would have no problem if they as an advantage. made a profit after the lifetime of a project (say if the project was 2 years long any profit after that would be As stipulated in section 1.2 of the Guidelines – “type of actions”: acceptable?) just not before? “Actions supported by the Call should not contribute to markets distortions nor Are you supporting private sector give rise to profits during the period of investments where they focus on single / implementation of the project.” Please discrete ventures, or can a proposal also refer to the reply to the question n° 5. represent a portfolio approach where the 4-8 Euro million would be spread across support to i.e. 4-12 different ventures to It is up to each applicant to explain Comme stipulé dans la section 1.2 des Lignes directrices, l’implication du secteur privé/effet de levier sera considérée comme un avantage. Comme stipulé dans la section 1.2 des Lignes directrices – « type d’actions » : « Les actions soutenues par cet appel ne doivent pas contribuer à des distorsions des marchés ni donner lieu à des bénéfices pendant la période de mise en œuvre du projet. ». Veuillez vous référer également à la réponse à la question n°5. Il revient à chaque demandeur Question Reply (EN) spread the impact potential and lessons how the proposed action meets best the learnt from different venture modalities requirements, objectives and priorities of the Call. represented? - 97. Are you happiest with joint proposals where 1 partner is established in the EU and the other in an ACP country – or do As stipulated in section 2.1.1 of the you want proposals only from entities Guidelines of the Call for Proposals: ”All actions submitted by applicants not established simultaneously in both? having the nationality of the country where the proposed action is to take place there must be at least one ACP coapplicant (i.e. having the nationality of the ACP country where the proposed action will take place).” In the grant application form there is the clause below: “In the case that a redistribution of the grant is anticipated (sub-grants) and on the condition that this is an eligible activity as per the Guidelines for Applicants: Specify the objectives and results to be obtained and the types of entity that will be eligible for a sub-grant. A fixed list of the types of activity eligible for sub-grants must be established, together with the criteria for selecting sub-grantees (including the criteria for determining the exact amount of each sub-grant). The maximum amount of a sub-grant is EUR 60 000 per third party, except where a redistribution of the grant is the main purpose of the Action”. For example…. Does this mean that in a scenario where the Main applicant gets (Euro 5 Million) provides As you rightly indicate, as per section 2.1.1 of the Application Form: ”The maximum amount of a sub-grant is EUR 60 000 per third party, except where a redistribution of the grant is the main purpose of the Action.” Réponse (FR) d’expliquer comment une action proposée répond mieux aux exigences, objectifs et priorités de l’appel. Comme stipulé dans la section 2.1.1 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Toutes les actions remises par les candidats n'ayant ne pas la nationalité du pays où l'action proposée doit avoir lieu le demandeur doit agir avec au moins un codemandeur ACP (c'est-à-dire ayant la nationalité du pays ACP où se déroulera l'action envisagée). » Comme vous l’indiquez justement, selon la section 2.1.1 du formulaire de demande: «Le montant maximum d'une subvention en cascade est de 60 000 EUR par tiers, sauf lorsqu'une redistribution de la subvention est l'objectif principal de l'action. ». Question 98. 99. funding (2 million) to a co-applicant for implementation of certain components who then sub-grants a portion of this to another organization--the amount to the other organization (subgrantee) should not exceed Eur 60,000 over the life of the project? We understand the EU will finance up to 75% of the costs. Is it eligible to finance the other 25% from other non-EU institutions such as UNIDO/World Bank? If financing from a co-donor such as the World Bank is eligible – what type of confirmation from the World Bank is required at the time of submittal of the proposal or is it possible to submit a funding confirmation at a later stage of the process as negotiations are currently ongoing? 100. We 2 understand the EU will finance up to 75% of the costs. Is it eligible to finance the other 25% from monthly fees collected from the local recipients from these systems? Reply (EN) Réponse (FR) As stipulated in section 1.3 of the Guidelines of the Call for Proposals: “The balance (i.e. the difference between the total cost of the action and the amount requested from the Contracting Authority) must be financed from sources other than the European Union Budget or the European Development Fund”. As stipulated in section 1.3 of the Guidelines of the Call for Proposals: “The balance (i.e. the difference between the total cost of the action and the amount requested from the Contracting Authority) must be financed from sources other than the European Union Budget or the European Development Fund”. Comme stipulé dans la section 1.3 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Le solde (c'est-à-dire la différence entre le coût total de l'action et le montant demandé à l'administration contractante) doit être financé par des sources autres que le budget de l'Union européenne ou le Fonds européen de développement». Comme stipulé dans la section 1.3 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Le solde (c'est-à-dire la différence entre le coût total de l'action et le montant demandé à l'administration contractante) doit être financé par des sources autres que le budget de l'Union européenne ou le Fonds européen de développement». Please refer to footnote 5 of Annex B, Budget, section 3 "Expected sources of funding". Veuillez vous référer à la note de bas de page 5 de l’Annexe B, Budget, la section 3 « Sources de financement » précise. Comme stipulé dans la section 1.3 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Le solde (c'est-à-dire la différence entre le coût total de l'action et le montant demandé à l'administration contractante) doit être financé par des sources autres que le budget de l'Union européenne ou le As stipulated in section 1.3 of the Guidelines of the Call for Proposals: “The balance (i.e. the difference between the total cost of the action and the amount requested from the Contracting Authority) must be financed from sources other than the European Union Budget or the European Question Reply (EN) Réponse (FR) Development Fund”. From a general point of view, expected revenue of the action may be accepted as co-financing. As it is not regarded as emanating from EU-funds, the cofinancing principle is still respected. Fonds européen de développement». D’une manière générale, le revenu prévu de l'action peut être accepté à titre de cofinancement. Puisque ce revenu n'émane pas des fonds de l'UE, le principe de cofinancement est ainsi respecté. Cela dit, il est important de préciser que des revenus d'action excédant les coûts non financés par l'Union européenne seront considérés comme des bénéfices. Par conséquent, ils devront être déduits lors du calcul du montant final de la contribution de l'UE. En même temps, si les revenus sont moins importants que prévus, le bénéficiaire de la subvention devra trouver ailleurs les fonds manquants pour couvrir le manque à gagner, car la contribution de l'UE ne peut pas être augmentée. Le profit est défini comme un excédent des recettes par rapport aux coûts éligibles approuvés par l'administration contractante lors de la présentation de la demande de paiement du solde. L’annexe B Budget de l’Action, dans la partie Dépenses, la ligne 2.1 Voyage inclut une ligne appelée « Y compris les voyages pour le Monitoring et le Networking (1 par an) ». C’est notamment cette ligne qui se réfère au budget prévu pour la participation aux Séminaires régionaux annuels. Les coûts éligibles de l’action sont définis dans la section 2.1.5 des Lignes Having said that, it is important to point out that action revenues in excess of the total costs not funded by the European Union will be considered as profit. As such, it will need to be deducted when calculating the final amount of the EU grant. At the same time, should the revenues be less than expected, the grant beneficiary will have to find the missing funds to cover the gap from another source, as the EU amount cannot be increased. Profit is defined as a surplus of the receipts over the eligible costs approved by the Contracting Authority when the request for payment of the balance is made. 101. On 2 page 26 in the overall guidelines documents under 5.1 there is a question “Is there a budget foreseen for participation to yearly Regional Seminars?” – what is meant by those yearly regional seminars? Annex B Budget for the Action, part Expenses, line 2.1 Travel includes a line called “Including travels for Monitoring and Networking (1 per year)”. It is notably this line, which is referred to under budget foreseen for participation to yearly Regional Seminars. 102. It2 is stated on page 16 of the overall The eligible costs of the action are guidelines document that “The amount of defined in section 2.1.5 of the Question Reply (EN) the total Action costs incurred by the Guidelines. Further information is also Applicant and its co-applicants or provided in Article 14 of Annex II to affiliated entities(s) which will not be the Standard Grant Contract. subcontracted shall not be less than 25% of the EU contribution” – does “action costs” include material costs or only costs for personnel or services? I.e., if the pure material costs for the installed systems will amount to 80% of the overall costs and are bought from an external supplier and another 10% are awarded to a subcontractor for services and support, will the criteria be fulfilled or not met? Explanation: If material costs are not included, the remaining 20% would again be 50% subcontractor and 50% internal and the criteria would be met, if the material costs are included, 90% would be awarded externally and only 10% of the costs would remain internal and the criteria would not be met as stated. Please specify which interpretation is used and whether this would be a knock-out criteria if it is not met in the case the material costs are included and because the costs not subcontracted are <25% as specified because of this. 103. It2is stated on page 12/2.1.4 of the overall guidelines document that “the initial planned duration of an action may not exceed 48 months”. Does this include only the roll-out time for preparation and installation? What if, as an example, the installation is completed by month 24 and the warranty provided is 36 months after this date – how will this be treated? As indicated in section 2.1.4 of the Guidelines: “The initial planned duration of an action may not exceed 48 months.” The same section states that the action is composed of a set of activities. It is the applicant who is responsible for defining all the activities of which the action consists of in order to reach the objectives and Réponse (FR) directrices. Des informations complémentaires sont également fournies à l’article 14 des Conditions générales du modèle de contrat de subvention. La section 2.1.4 stipule que « La durée initiale prévue d’une action ne peut pas excéder 48 mois ». La même section stipule que l’action est composée d’une série d’activités. C’est le demandeur qui est responsable de définir toutes les activités qui composent l’action afin d’atteindre les objectifs et les enjeux prioritaires établis dans la section 1.2 Question An obvious way would be to reduce the warranty period but is this in the interest of the EU? Please clarify how service and warranty should be treated in regard to the overall project timeframe. Reply (EN) Réponse (FR) priority issues set out in section 1.2 of the Guidelines. These activities will define the duration of the action as well. des Lignes directrices. Ces activités définiront également la durée de l’action. Annex J, Information on the tax regime applicable to grant contracts and article 14.2 of Annex II to the Standard Grant Contract provide a response to this question. L’annexe J, Informations relatives au régime fiscal applicable aux contrats de subvention, et l’article 14.2 des Conditions générales du modèle de contrat de subvention fournissent la réponse à cette question. 105. Should 2 import taxes occur, how should Annex J, Information on the tax this be considered for in the Annex B regime applicable to grant contracts Budget? provides for a response to this question. L’annexe J, Informations relatives au régime fiscal applicable aux contrats de subvention fournit la réponse à cette question. 106. One 2 of the main requirements is the sustainability of the initiative. Is it eligible to collect money from the recipients on an ongoing basis to finance ongoing maintenance costs, battery replacement costs and later even new system upgrades as long as there are no profits involved? Please also answer in regard to the 48 month maximum timeframe which is stated as the maintenance will/should continue beyond this timeframe. As stipulated in section 1.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “the grant must not give rise to private profits.” Profit is defined as a surplus of the receipts over the eligible costs approved by the Contracting Authority when the request for payment of the balance is made. Les Lignes directrices stipulent que « La subvention ne doit pas donner lieu à des profits privés ». Le profit se définit comme un excédent de recettes par rapport aux coûts éligibles approuvés par l’Administration contractante lorsque la demande de paiement du solde est faite. As long as this condition is fulfilled the action can of course generate revenue. Annex 3 Ecofin analyses further clarifies this issue. The same Annex also refers to the economic life of the project (e.g. should be consistent with the economic life of the main assets), which is different from the duration of the project (limited to 48 months). Tant que cette condition est remplie, l’action peut bien entendu générer des revenus. L’annexe 3 Analyse EcoFin clarifie également ce problème. La même annexe fait également référence à la vie économique du projet (par exemple, elle doit être en accord avec la vie économique des principaux actifs), qui est différente de la durée du projet (limitée à 48 mois). 104. How 2 is VAT treated in regard to this EU funding? Are physical systems bought from a non-EU country and directly delivered to the African target country exempt from VAT under the conditions of EU funding? How should this be considered for in the Annex B Budget? Question Reply (EN) 107. It2 is stated on page 11 of the overall Section 2.1.1 of the Guidelines includes guidelines document that “However for all the necessary information to all actions submitted by applicants not provide a reply to this question. having the nationality of the country where the proposed action is to take place there must be at least one ACP coapplicant (i.e. having the nationality12 of the ACP country where the proposed action will take place).”: a) does the ACP co-applicant need to be a company or organization or will a natural person living in and having the nationality from the ACP country where the implementation is planned sufficient? Réponse (FR) La section 2.1.1 des Lignes directrices inclut toutes les informations nécessaires pour fournir une réponse à cette question. b) if the organization is registered in a European country and an individual with living in and having the nationality from the ACP country where the implementation is planned AND who belongs to the management organization of the European organization, (i) does this individual need to be registered as a Co-Applicant and (ii) would this qualify as sufficient as in regard to the requirements so that no other coapplicant from this ACP country needs to be registered? 108. Nous 2 sommes la société SOLARtec s.àr.l. au Luxembourg. (www.solartec.lu). Nous aimerions participer à la procédures ouvertes du projet EuropeAid/133481/C/ACT/Multi concernant l’électrification au Congo, Burundi et Rwanda. Pouvez-vous me dire si nous avons le droit de remettre As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.“ Section 2.1.1 of the Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action Question Reply (EN) notre proposition dans le cadre du projet Guidelines includes all the necessary mentionné si dessus. information to provide a reply to this question. 109. I 2understand that the document Annex G – Standard Grant Contract needs to be filled out at the time of the submittal of the proposal? However, do the annexes to the Standard Grant Contract which are included in the ZIP-File need to be filled out when submitting the proposal? Or will these be filled out later during final contract setup phase? As stipulated in section 2.6 of the Guidelines of the Call for Proposals: “Following the decision to award a grant, the Beneficiary will be offered a contract based on the Contracting Authority’s standard grant contract (see Annex G of these Guidelines). By signing the application form (Annex A of these Guidelines), the applicant agrees, if awarded a grant, to accept the contractual conditions of the standard grant contract.” The signing of a grant contract with the applicant takes place within 3 months from when it was notified the decision to award a contract. Please refer to section 3 of the Guidelines for a list of documents to be completed and a list of documents published for information only. Réponse (FR) ou d’activités spécifiques. ». La section 2.1.1 des Lignes directrices contient toutes les informations nécessaires pour fournir une réponse à cette question. Comme stipulé dans la section 1.3 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « À la suite de la décision d’attribution d’une subvention, il sera proposé de l'administration un contrat basé sur le modèle de contrat de subvention de l'administration contractante (annexe G des présentes lignes directrices). Par la signature du formulaire de demande (annexe A des présentes lignes directrices), les demandeurs accepte, si la subvention lui est attribuée, les conditions contractuelles du modèle de contrat de subvention. » La signature d'un contrat de subvention avec le demandeur doit se faire dans les 3 mois suivant la date de notification de la décision d'octroi de la subvention. Veuillez vous référer à la section 3 des Lignes directrices pour la liste des documents à compléter et la liste des documents publiés seulement pour information. 110. Does 3 Annex G require a signature on the Please refer to the reply to the question printout at the time of the submittal of n°109 above. the proposal? Veuillez vous référer à la réponse à la question n°109 ci-dessus. 111. Does 3 Annex I need to be filled out and if Please refer to the reply to the question yes does Annex I require a signature on n°109 above. the printout at the time of the submittal Veuillez vous référer à la réponse à la question n°109 ci-dessus. Question Reply (EN) Réponse (FR) 112. It3 is stated that we should submit an electronic version of the application on CD-ROM. Does this include: o The excel files such as Annex B Budget in Excel-Form filled out or as PDF? o Do all other documents i.e. Word that are printed out need to be scanned with the signature? Or do you just need the Word-Doc electronically on the CD (without signature)? Or both? o How about PDFs that offer the option to save text in the fields? Just the PDF with the text entered, or the printed out and scanned PDF? Section 2.2.2 of the Guidelines stipulates that “The complete application form (Part A: concept note and Part B: full application form), budget and logical framework and additional annexes as per the application form must also be supplied in electronic format (CD-Rom) in a separate and single file (i.e. the application form must not be split into several different files). The electronic file must contain exactly the same application as the paper version enclosed.” The latter effectively means that if the paper file bears a signature so should the electronic version of the documents. For excel files, it is better to leave them in excel format than as a PDF to facilitate the extraction of data. As for the PDFs, which will have the same content regardless of the technical solution preferred the choice is up to the applicants. La section 2.2.2 des Lignes directrices stipule que « Le formulaire complet de demande (partie A : note succincte de présentation et partie B : formulaire complet de demande), le budget et le cadre logique et les annexes supplémentaires du formulaire de demande doivent également être fournis sous format électronique (CD-ROM) dans un fichier séparé et unique (en d'autres termes, le formulaire de demande ne doit pas être morcelé en différents fichiers). Le fichier électronique doit contenir exactement la même demande que la version papier jointe. ». Ceci signifie que si la version papier porte une signature, il doit en être de même pour la version électronique des documents. Pour les fichiers Excel, il est préférable de les laisser dans le format Excel plutôt que PDF afin de faciliter l’extraction de données. En ce qui concerne les fichiers PDF, qui auront le même contenu quelle que soit la solution technique préférée, le choix appartient aux demandeurs. 113. Annex 3 E – Financial identification form: The fields contact/telephone/email/fax – do you mean the contact information of an a) bank representative or b) internal accountant or c) company manager? The information requested in Annex EFinancial Identification Form refers to the account, which will be used for the Action. Therefore, the contact details should be the ones of the relevant bank where the account has been opened. Les informations requises dans l’Annexe E Fiche d’identification financière se réfère au compte qui sera utilisé pour l’action. Par conséquent, les coordonnées doivent être celles de la banque concernée où le compte a été ouvert. of the proposal? Question 114. IFU 3 as a DFI (or for this sake also Norfund as an EEA applicant) could be an eligible applicant under the ACP-EU Energy Facility II? Unlike in the previous facility, the present guidelines do not mention DFIs hence our conclusion is that this is not the case, but perhaps we are wrong? Reply (EN) As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.“ As a matter of fact the eligibility assessment can only be carried out by the Evaluation Committee for the provisionally selected proposals on the basis of the complete set of supporting documents required by the guidelines and according to the criteria set out in sections 2.1.1, 2.1.2 and 2.1.3. 115. Are 3 Swiss applicants eligible for an As stipulated in section 2.2.4 of the Energy Facility funding? Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.“ Section 2.1.1 of the Guidelines includes all the necessary information to provide a reply to this question. 116. I 3saw that at the moment a call for proposals is open, however most of the projects REPIC facilitate, have not reached the required maturity yet. Would you also support smaller scale projects? (e.g. funding up to 1 Mio. €) Can REPIC address some relevant projects to you? As stipulated in section 1.3 of the Guidelines: “Any grant requested under this Call for Proposals must fall between the following minimum and maximum amounts: • minimum amount: € 4,000,000 • maximum amount: € 8,000,000” Réponse (FR) Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». En effet, l’évaluation de l’éligibilité ne peut être effectuée que par le Comité d’évaluation pour les propositions provisoirement sélectionnées sur la base de l’ensemble des documents de supports requis dans les Lignes directrices et en accord avec les critères établis dans les sections 2.1.1, 2.1.2 et 2.1.3. Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». La section 2.1.1 des Lignes directrices contient toutes les informations nécessaires pour fournir une réponse à cette question. Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions: «Toute demande de subvention dans le cadre du présent appel à propositions doit être comprise entre les montants minimum et maximum Question Reply (EN) Do you consider a collaboration or Any grant requested below the partnership with REPIC possible? minimum amount will not be considered eligible under this Call. 117. Can 3 we apply with out co-applicant or affiliate with any organisation or company from European country? And also can we affiliate or choose a coapplicant in the same ACP country (Nigeria)? 118. We 3 have a renewable energy model village which was design and done by our Research institute as a pilot project, where they generate electricity of 20Kw by using soler pv and wind energy and there cooking fuel is from solar thermal and biomass and we want extend the project to various Villages that the national grid is not feasible in future to cover the 30, 000 people, can we propose for many villages within the country that can cover the number of people stated in the Call. Réponse (FR) For eligibility criteria please refer to section 2.1. of the Guidelines. In addition, we draw your attention to in particular to section 2.1.1 of the Guidelines of the Call for Proposals that states: ”All actions submitted by applicants not having the nationality of the country where the proposed action is to take place there must be at least one ACP co-applicant (i.e. having the nationality of the ACP country where the proposed action will take place). The design of the action is the sole responsibility of the Applicant. Provided your application is in line with the Guidelines and within your capacities, there is no limitation as to how many villages you can include in your action. suivants : • montant minimum : 4,000,000 € • montant maximum : 8,000,000€.» Les demandes de subvention de moins que le montant minimum ne seront pas éligible dans le cadre de cet appel à propositions. Pour les critères d’éligibilité, veuillez vous référer à section 2.1 des Lignes directrices. De plus, nous attirons l'attention en particulaire sur la section 1.2 des Lignes directrices qui stipule « Toutes les actions remises par les candidats n'ayant ne pas la nationalité du pays où l'action proposée doit avoir lieu le demandeur doit agir avec au moins un codemandeur ACP (c'est-àdire ayant la nationalité du pays ACP où se déroulera l'action envisagée). » La conception de l’action est de la seule responsabilité du demandeur. À condition que votre demande soit en accord avec les Lignes directrices et à votre portée, il n’y a pas de limitation quant au nombre de villages que vous pouvez inclure dans votre action. It is up to each Applicant to decide the percentage of EU co-funding to be requested within the limits set in the Guidelines and on the basis of the needs and specificities of the action proposed. Il appartient à chaque demandeur de décider du pourcentage de cofinancement de l’UE dans les limites établies dans les Lignes directrices et sur la base des besoins et des spécificités de l’action proposée. Is the counter -funding part of the criteria also what the percentage of the The eligibility conditions for coapplicants and affiliated entities are set counter-funding is? in section 2.1.1 and 2.1.3 respectively. Is the state Ministry eligible to be co- Les conditions d’éligibilité pour les codemandeurs et les entités affiliées sont définies respectivement dans les sections 2.1.1 et 2.1.3. Question Reply (EN) Réponse (FR) 119. Can 3 a project to be implemented in urban are be supported by this grant? It will reach all the requirements regarding the min 30.000 people to be reached by modern energy, eligibility of applicants, etc but it is in a urban area. Section 2.1.4 of the Guidelines states as ineligible the following amongst others: “projects for expanding and improving electricity services in urban areas and general grid extension, which would normally be the responsibility of established utility companies or existing commercial providers”. This effectively means that urban areas are not eligible in this Call for Proposals. 120. We 4 are a group of keen graduates that have studied in the United Kingdom on some general sustainable energy solutions. We now live in Malawi and are keen to use our knowledge and ideas towards the development of the country. Will an application by us as a group of individuals be eligible for the grant? As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.”. Section 2.1.1 and 2.1.2 of the Guidelines includes all the necessary information to provide a reply to this question. 121. I 4would like to know if the following actions can bring to a specific additional score (or an advantage) during the project’s evaluation: 1. The project’s actions are addressed to more than one ACP country; 2. Among the project’s benefits there is an increase in the number of jobs/employees. 122. In4 the guideline it is written: "Project concerning biofuels production will not be considered eligible under this call for Please refer to section 1.2 of the Guidelines for the list of objectives that will be regarded as an advantage of any proposed application. La section 2.1.4 des Lignes directrices stipule que, parmi d’autres, ne sont pas éligibles les « projets qui visent les services électriques des grandes villes ni les interconnexions de portée générale, qui tombent normalement sous le mandat de compagnies électriques ou de fournisseurs commerciaux ». Cela signifie en effet que les zones urbaines ne sont pas éligibles dans le cadre du présent appel à propositions. Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». La section 2.1.1 des Lignes directrices contient toutes les informations nécessaires pour fournir une réponse à cette question. Veuillez vous référer à la section 1.2 des Lignes directrices pour la liste des priorités considérés comme un avantage d’une action proposée. applicant or affiliated entity? As stipulated in section 2.2.4 of the Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Guidelines of the Call for Proposals: Lignes directrices de l’appel à “To ensure equal treatment of propositions : « Afin de garantir une Question Reply (EN) Réponse (FR) proposals": the cultivation of miscanthus in order to obtain pyrolytic oil and charcoal for the production of energy to be distributed is considered biofuel? applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.“ Therefore, a position on the admissibility of the action can only be taken by the Evaluation Committee. The definition of biofuels refers to first generation liquid biofuels, which include Straight Vegetable Oil, SVO (or Pure Plant Oil, PPO) produced from seeds or fruits of oil plants (colza, oil palm, jatropha curcas,…); biodiesel, obtained from SVO transformed by a chemical process; and bioethanol produced by the fermentation of sugars or starches. 123. La 4 subvention UE peut-elle contribuer à une part d'investissement dans le cadre de la création d'une société dont l'objet est de développer des projets d'accès à l'énergie: électrification rurale, énergie pour des centres de transformations de produits agricoles ou pour des activités génératrices de revenus pour les populations économiquement pauvres? La subvention peut-elle également financer les frais de fonctionnement de cette même société dans la phase de montage de l'entreprise ? si oui comment les afficher dans le fichier budgétaire? 124. Dans 4 quelle mesure et sous quelle format la subvention peut-elle soutenir des activités de micro-finance ? Il est As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.”. Section 1.2 of the Guidelines : “priorities” and “type of actions” provide sufficient indication to assess eligibility of such actions. égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». Par conséquent, une position sur l’admissibilité de l’action peut uniquement être prise par le Comité d’évaluation. La définition des biocarburants fait référence à la première génération de biocarburants liquides, ce qui inclut l’Huile Végétale Pure, la HVP, produite à partir de graines ou de fruits de plantes oléagineuses (colza, huile de palme, jatropha curcas, …) ; le biodiésel, obtenu à partir d’HVP transformé par un processus chimique ; et le bioéthanol produit par la fermentation de sucres et d’amidons. Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». La section 1.2 des Lignes directrices : « priorités » et « types d’actions » fournit des indications suffisantes pour évaluer l’éligibilité de telles actions. As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une Question Reply (EN) Réponse (FR) mentionné dans les lignes directrices « Des actions qui cherchent à promouvoir, entre autres, l'investissement local pour l'électrification rurale, notamment à travers le développement des marchés locaux de crédit, sans toutefois financer les lignes de crédit. Soutenir des activités de micro-finance, notamment celles au niveau local, peut également être envisagé » (page 8) Plus précisément, -Les frais de fonctionnement de structure de type IMF sont-ils des dépenses éligibles ? Si oui comment les afficher dans le fichier budgétaire? -Les garanties financières ou garanties particulières (Fonds ou dépôt de garantie d’un % du montant de le la ligne de crédit débloquée par l’IMF) sont-elles des dépenses éligibles ? Si oui comment les afficher dans le fichier budgétaire? 125. En 4 cas de sélection, de quel délai dispose le demandeur pour obtenir les cofinancements affichés comme "en demande" ? applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.”. Therefore, a position on the admissibility of the action can only be taken by the Evaluation Committee. égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». Par conséquent, une position sur l’admissibilité de l’action peut uniquement être prise par le Comité d’évaluation. This being said micro-finance activities usually involve support to microentrepreneurs or small businesses outside of the traditional banking services. However, please note that the eligible costs for micro-finance activities should be in line with section 2.1.5 of the Guidelines. Cela dit, les activités de micro-finance impliquent habituellement un soutien aux micro-entrepreneurs ou aux petites entreprises en-dehors des services bancaires traditionnels. Cependant, veuillez noter que les coûts éligibles pour les activités de micro-finance doivent être conformes à la section 2.1.5 des Lignes directrices. Please refer to payment procedures describe in Article 15.1 of the Annex II to the Standard Grant Contract. The Contracting Authority will pay an initial pre-financing payment of 100 % (or 80% in case where the implementation period is less than 12 months) of the part of the estimated budget financed by the Contracting Authority for the first reporting period (excluding contingencies). 126. Our 4 project uses a specific technical solution and follow-up service sold by one company – their experience (of a proven model) and their product and services are central to our project design As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the Veuillez vous référer aux modalités de paiement dans l’article 15.1 d’Annexe II du modèle de contrat de subvention. L'administration contractante est tenue de régler un préfinancement initial représentant 100 % (où 80% pour actions dont la période de mise en œuvre ne dépasse pas 12 mois) de la part du budget prévisionnel financée par l'administration contractante correspondant à la première période de rapport (hors réserve pour imprévus). Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut Question and they have been heavily involved in writing the proposal. We anticipate this technical component will comprise €1.8M of the total budget and need guidance on the procurement procedure. Annex IV of the PRAG, paragraph 5.1 states that “Supply contracts from € 300 000 and above must be awarded by means of an international open tender procedure following publication of a procurement notice”. However, we need to know if our situation qualifies as “technical reasons” for a negotiated procedure on the basis of a single tender, paragraph 7(h) “...where, for technical reasons, or for reasons connected with the protection of exclusive rights, the contract can be awarded only to a particular service provider”? 127. Annex 4 1, Summary Data sheet has restricted values, for example 6. Country of Registration however it does not allow for the possibility that an applicant is from another EEA Member State (it lists ACP and EU countries only). Shall we leave this blank? 128. Nous 4 souhaitons établir si notre ONG soit en France soit en Suisse est éligible pour solliciter des fonds de la commission EU pour l’appel d’offre en référence. Reply (EN) Réponse (FR) eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.”. It is up to each Applicant to justify the need to use the negotiated procedure on the basis of a single tender taking into account that contracts are awarded in accordance with transparency and fair competition, avoiding any conflicts of interest. pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». Il appartient à chaque demandeur de bien justifier la nécessité de recourir à une procédure négociée sur la base d’une seule offre en tenant compte que les contrats doivent être attribués dans le respect des principes de transparence et de concurrence loyale, en veillant à l’absence de conflits d'intérêts. Please introduce the correct information by hand in the paper version and leave blank this field in electronic file. Veuillez présenter les informations correctes à la main dans la version papier et laisser vide ce champ dans le fichier électronique. As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.”. Section 2.1.1 and 2.1.2 of the Guidelines includes all the necessary information to provide a reply to this question. Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». La section 2.1.1 des Lignes directrices contient toutes les informations nécessaires pour fournir une réponse à cette Question Reply (EN) Réponse (FR) question. 129. My 4 question is related to the number of pages for the concept note. What is therefore the maximum length of the concept note, 5 pages or 7 pages? The length of the Concept Note shall be: 1 page for Summary, 2 pages for Description of Action and 4 pages for Relevance of Action. La longueur de la note succincte de présentation doit être de : 1 page de résumé, 2 pages de description de l’action et 4 pages sur la pertinence de l’action. 130. It5is indicated that applicants with Zimbabwean nationality can apply, as long as they are not state actors. Can projects take place in Zimbabwe also? (there is no list of countries eligible for actions right?) This Call for Proposals targets actions taking place in ACP countries. Therefore actions in ACP African countries are eligible. Cet appel à propositions cible des actions dans les pays ACP. C'est pourquoi des actions dans les pays ACP d'Afrique sont éligibles. 131. Is5it allowed to create a new legal entity from the various applicants during the project lifetime (which is only created when the funding is granted?)? In this case all applicants & co-applicants will keep existing themselves also. As stipulated in section 2.1.3 of the Call Guidelines, different legal entities may form together one legal entity specific for the purpose of implementation of the proposed action. However, the legal entity which will act as the applicant needs to be established by the time when the application is submitted. It is notably at that stage that compliance with the eligibility conditions stated in section 2.1.1 of the Guidelines is verified. 132. What 5 means the following footnote n°8 in the p 5 of the application form: "Cover page as per template in page 1 should be attached as well"? Please attach to the Concept Note and Full Application Note a cover page using as a template the first page of Grant Application Form. 133. Can 5 an applicant bid to a call for tenders related to their project? As stipulated in section 1 of Annex IV of the Standard Grant Contract: “If the implementation of an Action Comme stipulé dans la section 2.1.3 des Lignes directrices de l’appel, différentes entités juridiques peuvent former ensemble une entité juridique spécifique aux fins de la mise en œuvre de l’action proposée. Cependant l’entité légale qui agira en tant que demandeur devrait être établie au moment où la demande sera soumise. C’est notamment à cette étape de la procédure que les critères d’éligibilité stipulés dans la section 2.1.1 des Lignes directrices devront être remplis. Veuillez annexer également à la note succincte de présentation et au formulaire complet de demande annexer également la page de couverture conformément au modèle figurant à la page 1. Comme stipulé dans la section 1 du Annexe IV au modèle de contrat de subvention: « Lorsque la mise en œuvre Question Reply (EN) Réponse (FR) requires procurement by the Beneficiary(ies), the contract must be awarded to the most cost-effective tender (ie, the tender offering the best pricequality ratio), or, in case of works or supply contracts not involving aftersales service, the sole award criterion should be the price. Contracts must be awarded in accordance with transparency and fair competition, avoiding any conflicts of interest.” d'une action nécessite la passation de marchés par le(s) bénéficiaire(s), celui-ci (ceux-ci) attribue(nt) le marché à l'offre économiquement la plus avantageuse, c'est-à-dire celle qui présente le meilleur rapport entre la qualité et le prix, ou, dans le cas de marchés de travaux ou de fournitures, sans service après-vente, le seul critère d'attribution est le prix. Les contrats doivent être attribués dans le respect des principes de transparence et de concurrence loyale, en veillant à l’absence de conflits d'intérêts. » Comme stipule dans la section 2.1.4 des Lignes directrices : « L'utilisation des crédits de l'appel/de co-financements ne doit ni créer des distorsions dans le marché de l'énergie du pays/région ciblée ni entraver l’apport de capital par le marché. À cet égard, les demandeurs doivent démontrer à travers leur demande et en particulier dans l'analyse économique et financière que l'action proposée ne peut être réalisée sans élément de subvention dans une période de temps raisonnable. ». Pour de plus amples informations sur la façon de procéder à l’analyse économique et financière, veuillez vous référer à l’Annexe 7 Note d’orientation EcoFin. Comme stipulé dans la section 2.1.1 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Toutes les actions remises par les candidats n'ayant ne pas la nationalité du pays où l'action proposée doit avoir lieu le demandeur 134. If5an applicant can only provide its products at cost price (and not market price) this will create a market distortion? How do you deal with this contradiction? As stipulated in section 2.1.4 of the Guidelines states: “The use of the grant must not create any distortions in the energy market of the targeted country/region neither should undermine the provision of marketbased sources of capital. In this respect, the applicants must demonstrate through their application and in particular in the economic and financial analysis that the proposed action cannot be realized without subsidy element in a reasonable time frame.” For more information on how to perform the economic and financial analysis please refer to Annex 7 Ecofin Guidance Note. 135. In5 the guidelines, it states "For all actions submitted by applicants not having the nationality of the country where the proposed action is to take place there is at least one ACP co-applicant.” In our case, our holding company is in As stipulated in section 2.1.1 of the Guidelines of the Call for Proposals: ”All actions submitted by applicants not having the nationality of the country where the proposed action is to take place there must be at least one ACP co- Question Reply (EN) Réponse (FR) Mauritius, but we are also registered locally in Rwanda (where the project will take place). Can we apply as the Mauritius entity (so that we do not have to pay local Rwanda taxes on the grant money) and then funnel 100% of the money to the subordinate Rwandan entity (which is owned 100% by the Mauritius entity)? Both Mauritius and Rwanda are ACP countries. 136. Can 5 you please define the term "visibility of the action"? Is this the same thing as advertising and awareness raising? Are you referring to in-country, abroad, or both? applicant (i.e. having the nationality of the ACP country where the proposed action will take place). doit agir avec au moins un codemandeur ACP (c'est-à-dire ayant la nationalité12 du pays ACP où se déroulera l'action envisagée). » As stipulated in section 2.1.4 of the Guidelines: “Applicants must comply with the objectives and priorities and guarantee the visibility of the EU financing (see the Communication and Visibility Manual for EU external actions specified and published by the European Commission at http://ec.europa.eu/europeaid/work/visib ility/index_en.htm).” 137. “The 5 methods of implementation and rationale for such methodology”- how is this different from the action plan? Section 2.1.2 and 2.1.3 of the Grant Application Form provides sufficient indications as to what information needs to be provided and the requested level of details concerning both methodology and action plan. As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.”.All goods (supplies and materials) purchased under a contract Comme stipulé dans la section 2.1.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : «Les demandeurs doivent se conformer aux objectifs et priorités et garantir la visibilité du financement de l'UE (se référer au manuel de communication et de visibilité pour les actions extérieures de l'UE tel qu'établi et publié par la Commission européenne, qui peut être consulté à l'adresse suivante: http://ec.europa.eu/europeaid/work/visib ility/index_fr.htm)». La section 2.1.2 et 2.1.3 du formulaire de demande fournit des indications suffisantes quant aux informations qui doivent être fournies et le niveau de détails requis concernant la méthodologie et le plan d'action. Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action oud’activités spécifiques. ». 138. I 5would therefore like to inquire if technologies that are assembled in China but commissioned by European companies are suitable or are allowed to be used for this project? Question Reply (EN) Réponse (FR) financed under an EU instrument, including the EDF, must originate from the EU or from an eligible country. Please refer to Practical Guide 2013, section 2.3.1, for more information on the rule of origins and rule of nationality: http://ec.europa.eu/europeaid/prag/doc ument.do?chapterId=2.3.1.&id=41 Les biens (fournitures et matériaux) acquis dans le cadre d'un marché financé au titre d'un instrument de l'UE, y compris le FED, doivent tous être originaires de l'UE ou d'un pays éligible. Veuillez vous référer à la section 2.3.1 du Guide pratique 2013 pour obtenir plus d’informations sur les règles de la nationalité et d'origine http://ec.europa.eu/europeaid/prag/doc ument.do?chapterId=2.3.1.&id=41&loc ale=fr La section 3.3.3 de l’Annexe A – Formulaire de demande de subvention, exige, le cas échéant, que le demandeur soumette des données financières pour leur organisation pour les trois dernières années précédentes. Cette exigence doit être lue conjointement à la section 2.4 des Lignes directrices qui exige la soumission d’un certain nombre de documents de support. 139. Une 5 entreprise a créé une nouvelle structure spécialisée dans l’énergie sous forme de société et n’a pas encore de bilan a présenter, mais a des cadres et des partenaires techniques jouissant d’une longue expérience dans le secteur de l’énergie, devons-nous considérer ces cadres techniques et partenaires comme contractants devant remplir chacun , ou devons-nous les considérer comme codemandeur ? 140. There 6 is a contradiction between the number of pages allowed for the concept note in the "instruction for drafting the concept notes" which talks of 5 full pages, and the number allowed through the concept note which stipulates a maximum of 7 pages ( "Summary of action" (1 page max), "description of the action" ( 2 pages max) and "relevance of the action" (4 pages max)). What is the maxium number of pages allowed for the concept note? Is a small excess of pages reason for elimination? Section 3.3.3 of Annex A – Grant Application form requires that, if applicable, the applicant should submit financial data for their organisation for the last three preceding years. This requirement should be read together with section 2.4 of the Guidelines, which requires a number of supporting documents to be submitted. Please refer to the reply to the question n°129 above. Veuillez vous référer à la réponse à la question n°129 ci-dessus. 141. We 6 are proposing a multi-country, multi- It is up to the applicant to decide on the Il appartient au demandeur de décider Question Reply (EN) Réponse (FR) level of details to include in its presentation taking into consideration the requirements of the Guidelines and all the Annexes (for example the Ecofin analysis requires details on each of the targeted communities). However, as a general rule the more information you include in your application, more information will be available to the Evaluation Committee for the evaluation of the proposal. du niveau de détails à inclure dans sa présentation, en tenant compte les exigences des Lignes directrices et de toutes les annexes (par exemple l’analyse EcoFin exige des détails sur chaque communauté ciblée). Cependant, en règle générale, le plus d’informations vous incluez dans votre demande, le plus d’informations seront disponibles au Comité d’évaluation pour l’évaluation de la proposition. 142. Si6 le consortium pour notre projet a 2 ou 3 partenaires dont les investissements déjà en cours et en rapport avec notre proposition de projet et leur contribution commune sait réunir et justifier l’apport des 25% , est ce que cela est accepté sachant que le groupe par consensus se choisi l’institution leader et coordonatrice du projet ? As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.”. Grants may, as a rule, only cover costs incurred after the date on which the grant contract is signed. Exceptionally, a grant may be awarded for an action which has already begun only where the applicants can demonstrate and justify the need to start the action before the contract is signed. In this case, expenditure incurred before the submission of proposals is, as a general rule, not eligible for financing. Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». En principe, la subvention ne peut financer que des coûts encourus après la date de signature du contrat de subvention Exceptionnellement une subvention peut être attribuée en cours d'action si les demandeurs démontrent et justifient la nécessité de démarrer l'action avant la signature du contrat. Dans ce cas, les dépenses encourues avant la soumission de la proposition ne sont pas éligibles à un financement. 143. Si6 un co-financeur s’engage pour la contribution des 25% du budget, mais qu’il repartirait sur les 4 années du projet, est-ce que c’est acceptable ? Par It is up to the applicant to propose an adequate budget based on the needs and specificities of the action proposed. Applicants are requested to provide Il appartient à chaque demandeur de proposer un budget adéquat sur la base des besoins et des spécificités de l’action proposée. year project. With regard to the below, what level of detail is required? Do you wish to receive specifics for each country, or rather average or aggregate values? 1. the feasibility study, specifically regarding energy surveys; 2. the ECOFIN analysis; 3. Annex 2. Question exemple le montant du projet est 4millions d’Euros, les 25% étant 1 million, un co-financeur qui s’engage pour apporter 250 000 euros annuellement. Est-ce que ca tient ? Dans le cas favorable pour ce point 2 cidessus, si c est le groupe des partenaires qui prouve et justifie leur ¼ des contributions annuelles, est-ce que ca tient toujours ? 144. Si6 au cours de la préparation du projet les partenaires signent sur une période/phase du projet, des engagements couvrant des actions spécifiques dont une partie répond aux actions éligibles dans les activités de l’appel `a projet et l’autre dans les actions non éligibles, est-ce que le cout des actions répondant aux critères des actions éligibles peut-être accepté dans le cofinancement? 145. La 6 contribution des bénéficiaires est-elle acceptée dans le cofinancement ? Par exemple les communes rurales `a défaut d’être partenaires (procédure Pador et autres, un peu complique’pour elles) s’engagent`a soutenir une partie du financement de l’électrification de leurs localités, des groupes socioprofessionnels ruraux ainsi que diverses institutions locales bénéficiaires (foyer des jeunes, groupements féminins, éleveurs nomades sédentarisés, maisons communautaires des groupes vulnerables….etc), qui apportent leur contribution financière, ou en nature (maçonnerie des Reply (EN) Réponse (FR) information only on the total of the budget of the action proposed (“All Years”) and budget relating to first year of implementation (“Year 1”). You may also refer to payment procedures describe in Article 15.1 of the Annex II to the Standard Grant Contract for more information. Les demandeurs doivent fournir des informations uniquement sur le total du budget de l'action proposée (« Toutes les années ») et sur le budget prévu pour première année (« Année 1 ») Veuillez vous référer également aux modalités de paiement dans l’article 15.1 d’Annexe II du modèle de contrat de subvention. Please refer to Article 14.1 of the Annex II to the Standard Grant Contract for information on cost eligibility criteria. Veuillez vous référer à l’article 14.1 d’Annexe II du modèle de contrat de subvention pour obtenir d’informations sur les critères d’éligibilité des coûts. A distinction needs to be made between contributions in the form of contributions in kind, contributions in the form of co-financing of the action, and contributions in the form of expected revenue from the action. Une distinction doit être faite entre les apports en nature, les apports sous la forme de cofinancement de l’action et les apports sous la forme de revenus attendus de l’action. Section 2.1.5 of the Guidelines define the Contributions in kind as “the provision of goods or services to a Beneficiary(ies) or affiliated entity(ies) free of charge by a third party. As contributions in kind do not involve any expenditure for a Beneficiary(ies) or affiliated entity(ies), they are not eligible costs. La section 2.1.5 des Lignes directrices définit les Apports en nature comme « les biens ou services fournis gracieusement par une tierce partie à un/des bénéficiaire(s) ou à une/des entité(s) affiliée(s). Les apports en nature n'impliquant aucune dépense pour un/des bénéficiaire(s) ou une/des entité(s) affiliée(s), ils ne constituent pas Question Reply (EN) conduits d’amenée d’eau pour les systèmes pico-hydro…etc) ou en terme de caution bancaire remboursée`a la banque par les bénéficiaires quand ils sont satisfaits (exemple: une banque locale qui fait confiance aux ménages et infrastructures sociales locales qui ont fait leur preuve, la banque s’engage pour le cofinancement au montant de la contribution d’un groupe de ménage, ou structures selon entendement avec les bénéficiaires, l’organisation locale d’électrification et la banque. La banque cofinance et les bénéficiaires sont électrifiés, et localement le plan de remboursement du cofinancement par les bénéficiaires est suivi par la banque et l’organisme d’électrification. Contributions in kind may not be treated as co-financing. However, if the description of the action as proposed includes contributions in kind, the contributions have to be made.” Réponse (FR) des coûts éligibles. Les apports en nature ne peuvent être considérés comme un cofinancement. Toutefois, si la description de l'action proposée contient des apports en nature, ces apports doivent être fournis. ». It follows thus from the above that the Il résulte donc de ce qui précède que contributions in kind cannot be les apports en nature ne peuvent pas accepted as co-financing. être acceptés comme cofinancement. Contributions in the form of cofinancing of the action are accepted as section 1.3 of the Guidelines stipulates that “the balance (i.e. the difference between the total cost of the action and the amount requested from the Contracting Authority) must be financed from sources other than the European Union Budget or the European Development Fund.” Concerning the expected revenue from the action, it may be accepted as cofinancing. As it is not regarded as emanating from EU-funds, the cofinancing principle is still respected. Having said that, it is important to point out that action revenues in excess of the total costs not funded by the European Union will be considered as profit. As such, it will need to be deducted when calculating the final amount of the EU grant. At the same time, should the revenues be less than expected, the grant beneficiary will have to find the missing funds to cover the gap from Les apports sous la forme de cofinancement de l’action sont acceptés, comme la section 1.3 des Lignes directrices stipule que « Le solde (c'est-à-dire la différence entre le coût total de l'action et le montant demandé à l'administration contractante) doit être financé par des sources autres que le budget de l'Union européenne ou le Fonds européen de développement.”. Concernant le revenu prévu de l'action, il peut être accepté à titre de cofinancement. Puisque ce revenu n'émane pas des fonds de l'UE, le principe de cofinancement est ainsi respecté. Cela dit, il est important de préciser que des revenus d'action excédant les coûts non financés par l'Union européenne seront considérés comme des bénéfices. Par conséquent, ils devront être déduits lors du calcul du montant final de la contribution de l'UE. En même temps, si les revenus sont moins importants que prévus, le Question Reply (EN) Réponse (FR) another source, as the EU amount cannot be increased. Profit is defined as a surplus of the receipts over the eligible costs approved by the Contracting Authority when the request for payment of the balance is made. bénéficiaire de la subvention devra trouver ailleurs les fonds manquants pour couvrir le manque à gagner, car la contribution de l'UE ne peut pas être augmentée. Le profit est défini comme un excédent des recettes par rapport aux coûts éligibles approuvés par l'administration contractante lors de la présentation de la demande de paiement du solde. 146. The 6 percentage not funded by the grant, must be distributed by all the parts (applicants and co-applicants) in the same percentage? As stipulated in Article 1.5.e of Annex II to the Standard Grant Contract: ”The Beneficiary(ies) shall agree upon appropriate internal arrangements for the internal coordination and representation of the Beneficiary(ies) vis- a-vis the Contracting Authority for any matter concerning this Contract, consistent with the provisions of this Contract and in compliance with the applicable legislation(s).” Comme stipulé dans l’article 1.5.e du Annexe IV au modèle de contrat de subvention: « Le(s) bénéficiaire(s) concluent les accords internes nécessaires réglant la coordination interne et la représentation des bénéficiaires vis-à-vis de l'administration contractante pour toute question concernant le contrat, dans le respect des dispositions du contrat et conformément à la législation applicable ». 147. Unlike 6 in the previous facility, the present guidelines for the ACP-EU Energy Facility II do not mention the development financing institutions (DFIs) from the EU or EEA countries explicitly as eligible applicants - hence our conclusion is that this is not the case, but perhaps we are wrong? Please refer to the reply to the question n°114 above. Veuillez vous référer à la réponse à la question n°114 ci-dessus. 148. The 7 Guidelines say: "The grant must not give rise to private profits." May the project give rise to PUBLIC profits, i.e. revenues in excess of cost, that are then Action revenues in excess of the total costs not funded by the European Union will be considered as profit. Des revenus d'action excédant les coûts non financés par l'Union européenne seront considérés comme des bénéfices. Question Reply (EN) applied to follow-on projects (not defined As such, it will need to be deducted in detail in the proposal) through the when calculating the final amount of project company? This is based on the the EU grant. assumption that the project company is in public (local town council) ownership. Réponse (FR) Par conséquence, ils devront être déduits lors du calcul du montant final de la contribution de l'UE. 149. The 7 Guidelines say: "…access to energy services to not less than 30,000 people by the end of the project duration," and "the initial planned duration of an action may not exceed 48 months." Is it permissible to draw a distinction between "project duration" (= the lifetime of the electricity generating plant) and "duration of an action" (= implementation period over which the grant is spent) so that not less than 30,000 people have access to energy services later than 48 months from project start? As stipulated in section 1.2 and 2.1.4 of the Guidelines, will be considered for funding only actions providing access to energy services to not less than 30,000 people by the end of the project duration which initially may not exceed 48 months. Comme stipulé dans la section 1.2 et 2.1.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions, seront considérées pour financement seulement les actions donnant accès à des services énergétiques à au moins 30.000 personnes à la fin de la durée du projet dont durée initiale prévue n’excède pas 48 mois. 150. Who 7 is the National Authorising Officer in Tanzania? The Cotonou Agreement foresees that the Government of each ACP State shall appoint a National Authorising Officer to represent it in all operations financed from the resources from the multi-annual financial framework of cooperation under the Agreement. L’accord de Cotonou prévoit que le gouvernement de chaque pays ACP désigne un ordonnateur national pour le représenter dans toutes les opérations financées sur les ressources du cadre financier pluriannuel de coopération de l’accord. The National Authorising Officer is a senior official appointed by the government of each ACP State that represents the authorities of his/her country for all activities financed by the EDF and managed by the Commission and by the EIB. L’ordonnateur national est un haut fonctionnaire nommé par le gouvernement de chaque pays ACP qui représente les autorités de son pays pour toutes les actions financées par le FED et gérées par la Commission et la BEI. Applicants should verify who the relevant national authorising officers Les demandeurs doivent vérifier qui sont les ordonnateurs nationaux. Question 151. According 7 to the EU List of Eligible applicants and co-applicants for the ACP-EU Facility, as stated at the bottom of page 2 in the attached Annex L. it states: *** Guinea Conakry, Guinea-Bissau, Fiji, Madagascar and Zimbabwe are involved in the consultation procedure foreseen under Article 96 of the Cotonou Agreement at the time of publication of this Call for Proposals and therefore, the following restrictions apply: – State actors (i.e. local authorities)1 are not eligible as applicants or partners in any proposal. Reply (EN) are. As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.”. Section 2.1.1 and 2.1.2 of the Guidelines includes all the necessary information to provide a reply to this question. Réponse (FR) Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». La section 2.1.1 des Lignes directrices contient toutes les informations nécessaires pour fournir une réponse à cette question. Does this imply that The Guinea State Electricity Company (EDG) is ineligible? Could the Regional Organization, Economic Community of West African States (ECOWAS) through its Energy Arm- the West African Power Pool (WAPP) of which EDG is a member, apply to the Facility for energy projects in Guinea Conakry that would be constructed by EDG? 152. Quote from section 1.2 of the "Guidelines for the grant applicants": 1. Scaling-Up: Scaling-up of proven successful actions having high impact on poverty reduction through sustainable rural electrification activities. In such cases, demonstration of the successful deployment along with proof of capacity Only actions providing access to energy services to not less than 30,000 people by the end of the project duration will be considered for funding. Priority will be given to projects demonstrating higher efficiency through providing access to a higher number of people. Seulement les actions donnant accès à des services énergétiques à au moins 30.000 personnes à la fin de la durée du projet seront considérées pour financement. La priorité étant accordée aux projets qui démontrent une plus grande efficacité, grâce à l'accès fourni à un plus grand Question Reply (EN) to replicate/upscale it will be critical. Will be considered for funding only actions providing access to energy services to not less than 30,000 people by the end of the project duration whilst priority will be given to projects demonstrating higher efficiency through providing access to a higher number of people. The last sentence is not clear. The sentence structure seems off. Please clarify. Réponse (FR) nombre de personnes. 153. Do 7 affiliated entities also have to register in PADOR, or should they only provide the PADOR registration number in case they already have a registration? As stipulated in section 2.2 of the Guidelines: “Registration is obligatory for all applicants and co-applicants as well as affiliated entity(ies).” Comme stipulé dans la section 2.2 des Lignes directrices de l’appel à propositions : «L'enregistrement est obligatoire pour tous les demandeurs, codemandeurs et leurs entités affiliées.». 154. Is7there a specific timeframe for proposal validity? Would 6 months be sufficient? The Guidelines do not set any requirement in terms of “a specific timeframe for proposal validity”. However we draw you attention that signing grant contracts with applicants is planned for the last quarter of 2013, as stated in the Indicative timetable in section 2.5.2 of the Guidelines. Les Lignes directrices ne fixent pas d’exigence en termes « d’un calendrier précis pour la validité de la proposition ». Cependant, nous attirons l'attention au fait que la signature d'un contrat de subventions est prévue pour le dernier trimestre 2013, comme indiqué dans le calendrier indicatif dans la section 2.5.2 du des Lignes directrices. 155. Can 7 a private company based in Tanzania apply for the grant? As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.”. Section 2.1.1 and 2.1.2 of Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action Question Reply (EN) Réponse (FR) the Guidelines includes all the necessary information to provide a reply to this question. ou d’activités spécifiques. ». La section 2.1.1 des Lignes directrices contient toutes les informations nécessaires pour fournir une réponse à cette question. 156. Do 7 we need to have financial results for at least 3 years for the applicant? We have a company created in Tanzania for 3 years but no financial figures in the first two years. Section 3.3.3 of Annex A – Grant Application form requires that if applicable the applicant should submit financial data for their organisation for the last three preceding years. This requirement should be read together with section 2.4 of the Guidelines, which requires a number of supporting documents to be submitted. La section 3.3.3 de l’Annexe A – Formulaire de demande de subvention, exige, le cas échéant, que le demandeur soumette des données financières pour leur organisation pour les trois dernières années précédentes. Cette exigence doit être lue conjointement à la section 2.4 des Lignes directrices qui exige la soumission d’un certain nombre de documents de support. 157. Our business case assume the selling of energy to the electrical grid at a favorable price. The applicant has a license to sell energy in Tanzania. Is feasible to present projects were the applicant will at the end work as an IPP (independent power producer)? As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.”. Section 2.1 of the Guidelines specifies the eligibility conditions for this Call for Proposals. Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». La section 2.1 des Lignes directrices précise les conditions d’éligibilité pour cet appel à propositions. 158. The documentation states that contracts are only signed in last quarter of 2013. In case we apply and win a grant for a specific project can we start the project even before signature of a contract? Your information states that by July there should be already info on the winners but only on the last quarter of 2013 the Grants may, as a rule, only cover costs incurred after the date on which the grant contract is signed. Exceptionally, a grant may be awarded for an action which has already begun only where the applicants can demonstrate and justify the need to start the action before the contract is En principe, la subvention ne peut financer que des coûts encourus après la date de signature du contrat de subvention Exceptionnellement une subvention peut être attribuée en cours d'action si les demandeurs démontrent et justifient la nécessité de démarrer Question contract will be signed. Reply (EN) Réponse (FR) signed. In this case, expenditure incurred before the submission of proposals is, as a general rule, not eligible for financing. l'action avant la signature du contrat. Dans ce cas, les dépenses encourues avant la soumission de la proposition ne sont pas éligibles à un financement. 159. The projects we will present imply the introduction of PV plants in parallel with Diesel generators to provide energy to rural grids. Can the introduction of new sources of energy to satisfy the needs of rural areas, reducing substantially the cost of energy, be considered for such projects? As stipulated in section 2.2.4 of the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.”. Section 2.1 of the Guidelines specifies the eligibility conditions for this Call for Proposals. Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l’appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pas donner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d’activités spécifiques. ». La section 2.1 des Lignes directrices précise les conditions d’éligibilité pour cet appel à propositions. 160. Can the applicant for the project grant be at the same time the constructor? Will European Union require a formal tender to select the EPC company? As specified in section 2.1.2 of the Guidelines, the Contractors are subject to the procurement rules set out in Annex IV to the Standard Grant Contract. Please refer to section 6 of Annex IV in order to see the procurement rules applicable to the different thresholds in the case of works contracts. Comme cela est précisé dans la section 2.1.2 des Lignes directrices, les contractants sont soumis aux règles de passation de marchés énoncées à l’annexe IV du modèle de contrat de subvention. Veuillez vous référer à la section 6 de l’annexe IV afin de voir les règles de passation de marchés applicables aux différents seuils dans les cas de marchés de travaux. 161. Would it be possible to have access to any of the contracted projects which received a grant in the first program? Namely the project “Mwenga 3 MW hydro Power Plant” from the company Mufindi Tea Company. In the context of the Calls for proposals the Contracting Authority does not provide potential applicants with access to information concerning any particular project that other organisations have managed in the past. Dans le contexte de l’appel à propositions, l’Administration contractante ne fournit pas d’accès aux demandeurs potentiels aux informations concernant tout projet particulier que d’autres organisations ont géré dans le passé. Our interest is to check the best practices Question for applying for such projects. 162. The footnote on page two of the full application says: if an applicant has already signed a contract with the European Commission and/or has been informed of the Legal Entity File number Would the name of an action that was awarded funds from the previous Facility suffice for this? 163. Are domestic biogas projects eligible under this call? Reply (EN) Réponse (FR) Please provide either title and contract number or Legal Entity Legal Entity File Number. Veuillez fournir le titre et le numéro du contrat où le numéro de fichier d'entité juridique. As stipulated in section 2.2.4 to the Guidelines of the Call for Proposals: “To ensure equal treatment of applicants, the Contracting Authority cannot give a prior opinion on the eligibility of an applicant, affiliated entity(ies), an action or specific activities.”. However we draw attention to Section 1.2 of the Guidelines: Type of Actions: the Call will aim at providing grants for investments for provision of modern energy services for the rural poor through rural electrification. Comme stipulé dans la section 2.2.4 des Lignes directrices de l'appel à propositions : « Afin de garantir une égalité de traitement des demandeurs, l'administration contractante ne peut pasdonner d’avis préalable sur l’éligibilité des demandeurs, d'une/d'entité(s) affiliée(s), d’une action ou d'activités spécifiques. ». Cependant nous attirons l'attention sur la section 1.2 des Lignes directrices : Types d'actions : l'appel visera à fournir des subventions aux investissements pour la fourniture de services énergétiques modernes pour les pauvres des zones rurales grâce à l'électrification rurale.