Date :

Commission d’accès à l’information
du Québec
Dossier :
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Date :
Le 29 janvier 2007
Commissaire : Me Jean Chartier
X
Demanderesse
c.
VILLE DE QUÉBEC
Organisme
DÉCISION
L’OBJET
DEMANDE DE RÉVISION en vertu de l’article 135 de la Loi sur l’accès aux
documents des organismes publics et sur la protection des renseignements
personnels 1 .
[1]
Le 7 août 2006, la demanderesse transmet à l’organisme une demande
d’accès rédigée comme suit :
« Par la présente, je demande accès à un document
démontrant le montant de la subvention accordée par la
Ville de Québec à la société « Association du baseball de
1
L.R.Q., c. A-2.1, ci-après appelée « Loi sur l’accès ».
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la municipalité de Charlesbourg inc. » pour la période se
terminant au 31 décembre 2003, 2004 et 2005. »
[2]
Le 29 août 2006, la responsable de l’accès de l’organisme répondait à la
demanderesse en lui transmettant un document intitulé :
«Subventions accordées par la Ville de Québec à
l’Association du baseball de la municipalité de
Charlesbourg et/ou le Club de baseball les alouettes de
Charlesbourg. »
[3]
Le 8 septembre 2006, la demanderesse demande la révision de la réponse
fournie par l’organisme alléguant que les informations contenues dans le
document remis par l’organisme ne correspondent pas à celles qu’elle détient. Elle
réclame la production d’un document complémentaire à celui fourni le 29 août
2006.
L’AUDIENCE
[4]
Une audience est tenue à Québec, le 22 janvier 2007, en présence des
parties.
A)
LA PREUVE
i) De l’organisme
[5]
La procureure de l’organisme et responsable de l’accès dépose à la
Commission la lettre de réponse transmise à la demanderesse, le 29 août 2006,
ainsi que le document joint à sa réponse qui contient, pour les années 2003, 2004
et 2005, les subventions versées par l’organisme à l’Association du baseball de la
municipalité de Charlesbourg. Elle indique que le document a été préparé par
M. Denis Servais, directeur de l’arrondissement de Charlesbourg pour les loisirs et
la vie communautaire au sein de l’organisme, à partir des informations qu’il a pu
retrouver dans son service. Ce document fait état de tous les montants versés
pour les années 2003 à 2005.
[6]
La procureure dépose également une copie des lettres patentes
supplémentaires constituant « l’Association de baseball mineur de Charlesbourg »
en vertu de la partie III de la Loi sur les compagnies du Québec 2 .
2
L.R.Q., c. C-38.
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ii) De la demanderesse
[7]
La demanderesse admet avoir reçu la lettre de réponse de même que le
document comportant les renseignements demandés. Ces renseignements
démontrent que l’Association de baseball mineur de Charlesbourg aurait touché,
pour l’année 2003, un total de 3 394 $, en 2004, un total de 3 484 $, et, en 2005,
un total de 3 720 $.
[8]
Or, selon la demanderesse, ces montants ne concordent pas avec les
montants mentionnés dans un document obtenu de l’Association de baseball
mineur de Charlesbourg. Elle dépose devant la Commission un document intitulé
« Budget pour l’exercice financier du 1er janvier 2004 au 31 décembre 2004 de
l’Association du baseball de la municipalité de Charlesbourg » qui indique à la
page 3 que les revenus de cet organisme sont constitués, d’une part, des
contributions des joueurs et, d’autre part, de subventions. Plus particulièrement, la
page 3 de ce document comporte la mention suivante :
« 350 - SUBVENTIONS (SOUS-TOTAL)
Ville, Autre organisme, bingo
20 575,50 $ »
[9]
Trois autres montants apparaissent à titre de subventions pour la fête des
entraîneurs «1 000$ », pour la fête des joueurs « 1 500 $ » et pour la formation
« 1 404 $ ».
[10] La demanderesse indique que les informations de l’organisme et celles de
l’Association ne concordent pas et c’est la raison pour laquelle elle recherche des
explications supplémentaires.
[11] La demanderesse a également déposé à la Commission une copie des
procès-verbaux du Conseil de l’arrondissement de Charlesbourg pour 2003, 2004
et 2005 qui font état des subventions versées à l’Association de baseball mineur
de Charlesbourg. Les montants sont identiques à ceux contenus au document
fourni par l’organisme.
[12] La demanderesse a interrogé M. Denis Servais, directeur
l’arrondissement de Charlesbourg pour les loisirs et la vie communautaire.
de
[13] Monsieur Servais a répondu ne pas avoir une connaissance personnelle du
budget de l’Association de baseball mineur de Charlesbourg mais il affirme que
les montants qui ont été versés par l’organisme à cette Association sont les
montants qui apparaissent dans le document transmis à la demanderesse, le 29
août 2006.
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[14] Le témoin émet l’hypothèse que les montants indiqués dans les documents
budgétaires de l’Association sont probablement constitués de subventions versées
par l’organisme et par d’autres organismes sportifs, municipaux et provinciaux, qui
soutiennent et financent le sport et les loisirs. Cette explication est plausible mais
le témoin ne peut le certifier.
LA DÉCISION
[15] Dans sa demande d’accès du 7 août 2006, la demanderesse réclame un
document démontrant le montant de la subvention accordée par l’organisme à
l’Association de baseball mineur de Charlesbourg pour 2003, 2004 et 2005.
[16] La preuve a démontré que l’organisme y a répondu le 29 août 2006 en lui
transmettant, pour chacune de ces années, le montant de la subvention versée
par l’organisme. L’organisme a rédigé ce document qui n’existait pas sous cette
forme et l’a transmis à la demanderesse.
[17] Cette dernière, qui avait eu accès aux documents budgétaires de
l’Association « pour l’année 2004 », croit que l’organisme ne lui a pas donné toute
l’information nécessaire et veut connaître les raisons qui expliquent les
différences.
[18] La preuve a démontré que les montants versés par l’organisme à
l’Association de baseball mineur de Charlesbourg pour 2003, 2004 et 2005 sont
constatés sur le document transmis par l’organisme au mois d’août 2006.
[19] Les copies des résolutions du Conseil de l’arrondissement autorisant le
versement de ces subventions pour chacune des années mentionnées confirment
ces montants.
[20] Le témoin de l’organisme, Denis Servais, nous informe avoir colligé luimême l’information et l’avoir rassemblée sur le document qu’il a préparé. Si les
documents budgétaires de l’Association démontrent un montant plus élevé, c’est
que l’Association a probablement touché des sommes provenant d’autres sources
de financement.
[21] C’est auprès de l’Association que la demanderesse pourra probablement
obtenir les réponses à ses questions.
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[22] La Commission constate que l’organisme a préparé un document pour
donner suite à la demande, ce qui va au-delà de ses obligations légales.
[23] Malgré les doutes entretenus par la demanderesse quant à la véracité des
informations contenus dans ces documents, la preuve a démontré qu’elle était
complète et conforme aux documents détenus par l’organisme. Les articles 1 et 9
de la Loi sur l’accès stipulent :
1.
La présente loi s'applique aux documents détenus
par un organisme public dans l'exercice de ses fonctions,
que leur conservation soit assurée par l'organisme public ou
par un tiers.
Elle s'applique quelle que soit la forme de ces
documents: écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée
ou autre.
9.
Toute personne qui en fait la demande a droit
d'accès aux documents d'un organisme public.
Ce droit ne s'étend pas aux notes personnelles
inscrites sur un document, ni aux esquisses, ébauches,
brouillons, notes préparatoires ou autres documents de
même nature.
[24] Loin de retenir les documents dont il disposait, l’organisme a procédé à la
compilation des données pour les trois années financières visées par la demande
d’accès et a établi un document transmis à la demanderesse.
[25] En conséquence, la Commission considère que l’organisme s’est acquitté
de ses obligations et que la demande de révision n’est pas fondée.
[26]
POUR CES MOTIFS, LA COMMISSION :
[27]
REJETTE la demande de révision de la demanderesse.
JEAN CHARTIER
Commissaire
Me Line Trudel
Procureure de l’organisme