Optimiser sa fonction d`AA v231213FG

V010711
OPTIMISER SA FONCTION D’ASSISTANT(E) D’AGENCE
OBJECTIF(S)
A l’issue de la formation les stagiaires seront capables de :
Connaître les différentes ressources possibles d’organisation du temps à partir du
recensement effectué au préalable
Choisir leurs outils et leurs moyens
Apprendre à choisir leurs priorités à partir de l’élaboration de leurs objectifs
Planifier leur temps à la journée, à la semaine et au mois
Identifier les clefs de la gestion du temps
S’organiser sur leur poste et dans leur fonction quotidienne
Optimiser sa polyvalence
Optimiser le poste accueil
Repérer le candidat potentiel
Gérer un public difficile
PUBLIC CONCERNE
Assistant(e) d’Agence
NOMBRE DE STAGIAIRES
Minimum : 3
Maximum : 10
PRE-REQUIS
Expérience professionnelle : 1 mois minimum dans la société
DUREE
2 jours soit 14 heures
METHODES, MOYENS PEDAGOGIQUES ET D’ENCADREMEMENT MIS EN ŒUVRE
Avec l'accompagnement de l'animateur :
Mise en pratique avec des exercices
Utilisation et appropriation d'outils de gestion du temps
Analyse personnelle et mise en place d'un plan de développement commun
Remise d’un support pédagogique
Validation des acquis
Remise d’une attestation de présence individuelle à la fin de la formation pour le suivi intégral
de la formation
VALIDATION DE FIN DE FORMATION
Evaluation
MAN'AGIR Consultants S.A.
Un pôle de compétences associées
15, rue Ambroise Thomas
PARIS 75009
Tél. 01.45.23.22.22
Fax. 01.45.23.22.24
e-mail : [email protected]
TVA intra-communautaire
FR 644 228 11539
S.A. au capital de 100 000 Euros
APE 8559A
RCS 422.811.539.000.28
www.managir.com
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PROFIL DU FORMATEUR
Formateur expert sur les problématiques d'organisation et de gestion.
Spécialiste du Travail Temporaire.
INFORMATION ET SUIVI
Organisation administrative et logistique :
Tél : 01.45.23.22.51 – mail : [email protected]
Programme, objectifs et méthodes pédagogiques :
Tél : 01 45 23 22 32 ou 85 - mail : [email protected]
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CONTENU
OUVERTURE DE LA FORMATION
Présentation du stage, des méthodes utilisées et des objectifs à atteindre
Présentation et attentes des participants
L'OPTIMISATION DE LA GESTION DE SON TEMPS EN AGENCE D'EMPLOI
Faisons un état des lieux :
Quelles sont vos missions ?
Quels sont vos objectifs ? (chiffre et échéance)
Quelle est votre organisation actuelle ?
o Répartition tâches ?
o Résultats ?
Quelles sont les difficultés rencontrées ?
Identifions les éléments parasites :
Venant de moi
Venant de mes collègues
Venant de mon hiérarchique
Venant de mon activité
Les 6 règles de conduite à avoir
Savoir où l'on va
Garder à l'esprit les priorités de l'entreprise
Se focaliser sur l'essentiel
Lutter contre soi-même
Intégrer les autres dans sa propre gestion du temps
Anticiper et composer avec les événements
La gestion des priorités
Faire la différence entre l'urgent et l'important
La répartition des tâches
Les outils de la gestion du temps
Le process de répartition des taches
La méthode de délégation
Le travail en temps masqué
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LES FONDAMENTAUX DE LA QUALITE D'ACCUEIL EN AGENCE D'EMPLOI
Accueillir les candidats
Les principes fondamentaux de l’accueil
Le comportemental
Gérer le flux
Identifier rapidement le potentiel d’un candidat
Savoir dire non
Véhiculer les valeurs de la société
Focus sur l'accueil téléphonique
La gestion administrative
Comment organiser et classer ses fichiers ?
Faire vivre ses fichiers
Focus sur l'utilisation d'Outlook
Savoir gérer les situations d'agressivité
Comprendre et canaliser son comportement face à une situation agressive
Prévenir et affronter une situation d’agression
TRAVAIL INDIVIDUEL : EVALUATION DES ACQUIS
Savoir : Quizz
CONCLUSION - EVALUATION ECRITE ET ORALE
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