Charte de Qualité Club Tourisme d`Affaires de la Charente

CLUB BUSINESS FRIENDLY CHARENTE-MARITIME
CRITERES D’ADHESION ET CHARTE DE QUALITE
Nom de l’établissement partenaire : …………………………………………………
La charte ci-après définit les pré-requis permettant l’adhésion au Club « Business
Friendly » de Charente-Maritime Tourisme.
En adhérant au Club Business Friendly, le partenaire participe au rayonnement de
l’image de la Charente-Maritime, notamment en termes de tourisme d’affaires.
L’adhésion au Club Business Friendly, et par conséquent, le respect de cette charte,
se fait sur la base du volontariat. Le prestataire engagé dans la démarche verra son
offre relayée sur les moyens de communication développés par la destination,
notamment sur le site internet dédié www.seminaires-congres.fr .
RAPPEL DES CRITERES D’ADHESION OBLIGATOIRES
STRUCTURE
OUI NON
Etablissement conforme aux différentes normes et règlementations
en vigueur liées à son activité (sécurité - incendie, hygiène…).
Classement minimum pour les hébergements :
-Hôtel, Résidence de tourisme et Camping bénéficiant d’un classement
3 * minimum ou adhérent à un Club Professionnel ou bénéficiant de la
marque Qualité Tourisme.
-Village Vacances ou Résidence bénéficiant d’un classement 3*
minimum ou bénéficiant de la marque Qualité Tourisme ou appartenant
à un groupe à vocation nationale.
Capacité minimum salle(s) de réunion : 15 personnes assises
(salle(s) exclusivement utilisée(s) pour les séminaires ou réunions de
travail) – auditorium ou amphi 250 places pour les centres ou palais des
congrès.
Cadre : Site patrimonial remarquable pour tout partenaire gestionnaire
de lieu évènementiel (hors centre de congrès ou hébergements)
PRESTATIONS
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CLUB BUSINESS FRIENDLY-Critère d’adhésion et Charte de qualité
OUI NON
Mettre à disposition des salles de séminaire (en bon état, propres et
aux normes réglementaires), avec accès Internet haut débit en wifi, et
équipées à la demande (paperboard, écran de projection,
vidéoprojecteur, prises électriques, tableau aimanté etc.).
Disposer d’un parking gratuit pour bus et voitures (dans l’enceinte ou à
proximité, en capacité suffisante).
Etre en capacité de proposer des offres de pauses café, pauses
gourmandes, cocktails…
Etre en capacité de proposer des prestations de loisirs variées
(détente, sports, visites découvertes…)
Prévoir un encadrement par du personnel compétent et expérimenté
(s’en assurer en cas de sous-traitance)
AGENCES EVENEMENTIELLES
OUI NON
Immatriculation Atout France en tant qu’agence de communication
événementielle et de tourisme d’affaires ou savoir-faire et expérience
avérée.
ENGAGEMENTS OBLIGATOIRES DES MEMBRES DU CLUB BUSINESS FRIENDLY
Au-delà des critères obligatoires énoncés précédemment et qui font l’objet
d’une grille d’évaluation à renseigner avant admission, les membres du club
s’engagent sur les valeurs de la charte « Business Friendly ».
RESPECTER LES 3 VALEURS « Business Friendly »
 L’EXPERTISE
- Proposer un véritable service de qualité en fournissant aux clients l’ensemble des
équipements nécessaires au bon déroulement de toutes manifestations
professionnelles.
- Démontrer une souplesse organisationnelle indispensable pour répondre à la
demande de la clientèle du tourisme d’affaires.
- Désigner l’interlocuteur en relation avec le client pour les prestations « affaires ».
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CLUB BUSINESS FRIENDLY-Critère d’adhésion et Charte de qualité
- Avoir des outils de communication de qualité.
- Détenir un véritable savoir-faire reconnu en matière de tourisme d’affaires.
 LA PROXIMITÉ
Être un véritable ambassadeur de la Charente-Maritime pour ses clients afin de les
conseiller sur les bonnes adresses et les lieux intéressants à ne pas manquer et
correspondant à leur demande.
 LA CONVIVIALITÉ
Etre à l’écoute des clients « Affaires », leur assurer un accueil convivial et
professionnel, et mettre en place les moyens nécessaires pour leur procurer une
ambiance de travail chaleureuse et constructive.
RESPECTER LES 5 ENGAGEMENTS FONDAMENTAUX « Business Friendly »
 L’ACCUEIL
Les établissements et les agences sélectionnés respectent la charte validée par les
professionnels du tourisme d’affaires.
 LA DISPONIBILITÉ
Les participants partenaires et clients doivent être pris en charge dès leur arrivée en
Charente-Maritime.
 LA SÉCURITÉ
L’environnement doit être sécurisé et les infrastructures doivent disposer d’espaces
intérieurs, aménagés pour un environnement de travail serein, notamment grâce à
une signalétique dédiée, des parkings réservés…
 L’ACCOMPAGNEMENT
Des équipes spécialisées et qualifiées sont dédiées aux évènements professionnels
et doivent proposer, entre autre, un accueil en plusieurs langues ainsi qu’un conseil
et un suivi permanents.
 LA MODULARITÉ
Les espaces doivent être configurés et équipés conformément aux souhaits des
participants et être opérationnels dès leur arrivée.
METTRE A DISPOSITION DES CLIENTS UN PACK DE 3 SERVICES « Business
Friendly »
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CLUB BUSINESS FRIENDLY-Critère d’adhésion et Charte de qualité
Tous les membres du Club proposent à leurs clients des services différents suivant la
catégorie et le type d’établissement (agences évènementielles, centres et palais des
congrès, hébergements, lieux évènementiels…), la configuration des lieux et les
clientèles ciblées et doivent être en capacité de mettre à disposition des clients les
prestations minimum liées au concept Business Friendly.
- LE SERVICE HIGH TECH (matériel adapté, services, accès Wifi, connexion
mobile, sonorisation)
- LE SERVICE DÉCOUVERTE (pauses gourmandes, cocktails ou repas à base
de produits locaux)
- LE SERVICE DÉTENTE (organisation de sorties type rallye, casino, golf ou
soins thalasso)
Autres engagements :
- Informer Charente-Maritime Tourisme de toute modification ou évolution liées à
l’activité du tourisme d’affaires dans l’établissement (nombre de salles de réunions,
changement d’exploitant, évolution des prestations ou service affaires….).
- S’acquitter de la participation annuelle à réception de la facture envoyée par CMT
(mai).
- Participer aux diverses actions de promotion menées par le Club.
- Contribuer à l’effet de réseau en favorisant et communiquant sur les services des
autres membres actifs du Club.
- Créer sur son site internet, un lien direct vers le site du club www.seminairescongres.fr et intégrer l’estampille « membre du club tourisme d’affaires, « Business
Friendly » sur son site Internet ou/et autres outils de communication.
- Diffuser les informations concernant les activités touristiques, culturelles…de la
Charente-Maritime en utilisant les outils de communication de CMT, mis à disposition
(lien vers le site www.en-charente-maritime.com, newsletter, photothèque,
vidéothèque, brochures….).
- Fournir régulièrement à CMT les informations sur la vie de son établissement et son
activité tourisme d’affaires (actualités, évènements organisés, nouveautés, photos,
vidéos…)
- Mettre à disposition gracieusement une salle de réunion pour les travaux des
membres du Club.
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CLUB BUSINESS FRIENDLY-Critère d’adhésion et Charte de qualité
- Accorder des tarifs préférentiels à CMT dans le cadre d’accueils
de journalistes ou d’opérations de promotion ou communication du
Club.
ENGAGEMENTS OBLIGATOIRES DE CHARENTE-MARITIME TOURISME AUPRES
DES MEMBRES DU CLUB TOURISME D’AFFAIRES DE LA CHARENTE-MARITIME
- Animer le club tourisme d’affaires en organisant les réunions.
- Informer régulièrement les membres des actions réalisées.
- Assurer une veille sur l’activité Tourisme d’Affaires et identifier des pistes d’actions
- Piloter et engager le programme d’actions annuel validé par les membres.
- Financer à hauteur de 15 000 € le programme d’actions annuel.
- Collecter les participations financières des membres chaque année.
- Valider l’intégration de nouveaux membres qui devront répondre aux critères
d’adhésion
En tant que membre du Club Tourisme d’Affaires, de la Charente-Maritime, je
m’engage à respecter tous les éléments de cette charte de qualité.
Date, signature et cachet
Nom du signataire
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