Aide à l`interprétation des calculs dans STETHO

Aide à l’interprétation
des calculs dans STETHO
La comptabilisation des effectifs, des visites, des
absents, les modes de calcul des statistiques
suscitent toujours beaucoup de questions parmi les
utilisateurs, ce qui nous a conduit à rédiger ce
document explicatif.
Il vous donnera un descriptif des résultats obtenus
ainsi que des commentaires sur les calculs mis en
œuvre pour les effectifs, dans les statistiques et
dans les états de STETHO.
Ce document vous aidera à interpréter les chiffres
et à choisir la fonction statistique ou l’état le plus
adapté à vos besoins.
Sommaire
1.
EFFECTIFS ................................................................................................2
2.
STATISTIQUES ET ETATS .........................................................................5
1.1.
1.2.
1.3.
2.1.
2.2.
TYPES D’EFFECTIF ........................................................................................................ 2
DEFINITION DE LA GRILLE DES EFFECTIFS DE L’ADHERENT ........................................... 3
DEFINITION DE LA GRILLE DES EFFECTIFS DANS L’AVANCEMENT DE L’ACTIVITE............ 4
STATISTIQUES.............................................................................................................. 6
ETATS ........................................................................................................................ 10
Parution du 28/05/2003 Version 3 du document
Ó 1994-2003 VAL Informatique
Siége social: Val Informatique
Parc d’activité la Coupe – Avenue Gustave Eiffel
11100 Narbonne
Tél. : 04 68 41 50 44 – Fax : 04 68 41 33 66
Agence de Lyon: Val Informatique
15, rue du Périgord – zone industrielle
69330 Meyzieu
Tél. : 04 78 31 54 87 – Fax : 04 72 02 78 76
SAS au capital de 285 200 € - NAF: 722Z – SIRET: 325 281 673 00021 – N° TVA FR 05325281673 – N° agrément Formation : 91.11.00465.11
1.
1.1.
EFFECTIFS
TYPES D’EFFECTIF
STETHO gère 4 types d’effectif différents : saisi, calculé standard, issu d’une formule et calculé
spécifique. Leur gestion est assurée par l’administrateur dans la fenêtre « Gestion des types
d’effectifs », accessible par le menu « Paramètres ».
Cette fenêtre, composées de 2 onglets, permet la gestion des types d’effectif qui apparaissent
dans la grille des effectifs de la fiche adhérent (onglet « Adhérent ») et dans la grille des effectifs
de la statistique « Avancement de l’activité » (onglet « Médecin »).
Les types d’effectif sont les suivants :
o
Le type d’effectif saisi : il s’agit d’effectifs dont la valeur peut être directement saisie par
l’utilisateur dans la grille des effectifs.
o
Le type d’effectif calculé standard : ces effectifs sont paramétrés par défaut dans
STETHO. On ne peut modifier que leur libellé.
o
Le type d’effectif issu d’une formule : ces effectifs sont basés sur une formule de calcul
simple en fonction des autres effectifs.
o
Le type d’effectif calculé spécifique : ces effectifs intègrent des spécificités ou des
formules de calcul complexes. Leur mise en place est à définir avec votre chef de projet VAL
Informatique.
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1.2.
DEFINITION DE LA GRILLE DES EFFECTIFS DE L’ADHERENT
On précise ici la méthode de calcul des différents effectifs, calculés standards, de la grille des
effectifs que l’on trouve dans la fiche adhérent :
Libellé
Type
Définition
Provenance
Déclaré
Calculé
standard
C’est l’effectif déclaré par l’employeur, il est saisi dans
GEMETWin au fur et à mesure des retours de bordereaux
de cotisation ou des demandes de listes ou d’effectifs. Peut
provenir d’une bascule d’effectif de l’année N-1.
GEMETWin
(fichier
adhérents)
Instantané
Calculé
standard
STETHO
C’est le nombre de salariés affectés à l’entreprise. La
ventilation des catégories est basée sur la catégorie (fichier salariés)
déclarée dans la fiche du salarié. Cet effectif varie en
fonction des embauches et des débauches de salariés.
Visité
Calculé
standard
C’est le nombre de salariés vus pour l’entreprise, quel que
soit le médecin. Chaque salarié est comptabilisé une seule
fois par entreprise, quel que soit le type de visite. Les
visites « non décomptées » ne sont pas prises en compte.
On prend en compte l’année d’imputation des visites et la
catégorie constatée dans la dernière visite pour la
ventilation par catégorie.
Excusé,
Absent,
Facturable
Calculé
standard
STETHO
C’est le nombre de rendez-vous confirmés ayant fait l’objet
d’une gestion d’absence. Le comptage dépend du motif (fichier Planning
/ Agenda)
choisi (excusé, absent ou facturable). A ce nombre on
enlève uniquement les erreurs de saisie.
Convoqué
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STETHO
(fichier visites)
Cet effectif n’est pas un effectif standard. Il pourra être mis
en place à partir d’une formule ou d’un calcul spécifique.
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1.3.
DEFINITION DE LA GRILLE DES EFFECTIFS DANS L’AVANCEMENT DE
L’ACTIVITE
On précise ici la méthode de calcul des trois effectifs calculés standards dans la grille de
l’avancement de l’activité :
Libellé
Type
Définition
Provenance
Déclaré
Calculé
standard
Somme de l’effectif déclaré des adhérents du médecin. On
prend en compte les adhérents : non radiés, ou radiés
dans l’année explorée, ou suspendus quelque soit la date
de suspension. Il s’agit ici d’un maintien de cohérence avec
le rapport annuel (effectif attribué au 1er janvier).
L’option suivante conditionne également la sélection des
adhérents : si elle est coché, on prend les adhérents qui
étaient affectés au médecin avant le 1er janvier de l’année
sélectionnée, sinon on prend les adhérents qui sont
affectés au médecin à la date du jour :
GEMETWin
(fichier
adhérents)
Instantané
Calculé
standard
STETHO
Comptage des salariés affectés au médecin, et non pas des
salariés des adhérents du médecin. On prend en compte la (fichier salariés)
catégorie déclarée dans la fiche du salarié. On exclut les
salariés des adhérents radiés du médecin (quelle que soit
la date de radiation). On peut choisir la prise en compte
des adhérents suspendus :
Visité
Calculé
standard
Nombre de salariés vus par le médecin, quelque soit
l’adhérent. Un salarié vu plusieurs fois pour la même
entreprise est compté une seule fois. Un salarié vu pour
plusieurs entreprises est compté une fois par entreprise.
On prend en compte l’année d’imputation des visites et la
catégorie constatée dans la dernière visite.
A ne pas confondre avec l’effectif visité des adhérents du
médecin, où on ne tient pas compte du médecin.
A ne pas confondre avec le nombre de visites réalisées.
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STETHO
(fichier visites)
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Dans l’avancement de l’activité, on dispose également du tableau récapitulatif des visites qui
comptabilise les visites effectuées par le médecin, un salarié peut donc être compté plusieurs fois
s’il a plusieurs visites. Seules les visites « non-décomptées » ne sont pas prise en compte dans ce
tableau.
Les visites pour confrères correspondent aux visites réalisées par le médecin sélectionné pour des
salariés ne lui appartenant pas. Leur affichage dépend de votre choix :
2.
STATISTIQUES ET ETATS
Il est important de noter que les statistiques et les états obtenus à partir de STETHO ont toujours
comme critère le choix d’un médecin pour respecter la confidentialité (sauf dans l’état « Visites par
adhérent »).
REMARQUE :
Pour l’interprétation des résultats il est important de distinguer 2 notions :
o
« Visité » : C’est un effectif, donc le nombre de salariés vus par rapport à l’année
d’imputation. Se reporter aux définitions précédentes.
o
« Visite » : C’est le nombre de visites réalisées sur une période donnée.
Pour plus de détails sur les statistiques et les états on peut également se reporter au recueil des
éditions du manuel de l’utilisateur.
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2.1.
STATISTIQUES
Le tableau ci-dessous présente dans le détail les différentes statistiques dans l’ordre du menu.
Statistique
Activité
journalière
Critères
·
·
·
·
Utilisation
Résultat
Fichiers
explorés
pour un médecin
pour une période
pour un ou tous
les centres de
visite
pour un ou tous
les adhérents
On obtient un tableau détaillé des On obtient le détail par jour, par entreprise et par salarié des
visites saisies.
informations saisies dans les visites médicales. Hors biométrie, examens
cliniques, résultats d’examens complémentaires, antécédents et
Conseil : permet notamment de commentaires médicaux.
vérifier sa saisie ou d’éditer un On a un comptage des employeurs, des salariés et des visites par jour
ainsi qu’un total général en fin d’édition.
récapitulatif en fin de journée.
Visites
Effectifs
et visites
Avancement
de l’activité
·
·
pour un médecin
pour une année
On obtient un état d’avancement Pour plus de détails sur le tableau des effectifs et des visites, voir le
de l’activité du médecin en terme chapitre 1.3 ci-dessus.
d’effectif et de visite.
On peut également obtenir un graphique de l’effectif sélectionné par
Conseil : permet périodiquement au catégorie.
médecin de faire un point sur
l’activité de son cabinet médical,
depuis le début de l’année.
Synthèse de
l’activité
·
·
pour un médecin
pour un ou tous
les centres de
visite
pour un type de
centre
pour une année
pour une période
pour
une
sélection
de
motifs d’absences
On obtient un tableau récapitulatif Cette statistique donne le détail par mois et par jour du nombre de Planning et
visites
des convocations.
convocations. Une synthèse par trimestre et un total annuel sont
également calculés en fin d’édition.
·
·
·
·
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Convocations = Visites + Absences excusés + Absences
Les visites correspondent à un nombre de visites saisies. Les absences
correspondent à un nombre de rendez-vous gérés en absences,
indépendamment du salarié.
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Statistique
Critères
Statistiques ·
·
par
rubriques du ·
thésaurus
·
·
Suivi des
examens
complémen-taires
·
·
·
·
·
Suivi des
orientations
·
·
·
·
Val Informatique
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Utilisation
Résultat
Fichiers
explorés
pour un médecin
pour une période
pour un ou tous
les centres de
visite
pour un ou tous
les adhérents
pour
une
ou
plusieurs
rubriques
du
thésaurus
médical
On obtient un tableau par rubrique, On comptabilise ici les réponses saisies dans les visites médicales
avec un comptage des réponses correspondant aux critères sélectionnés. Un salarié peut donc compter
saisies et les totaux par catégorie plusieurs fois s’il a plusieurs visites.
d'effectif.
Attention, à l’interprétation des totaux pour les rubriques « Types de
Conseil : permet de préciser les visite » et « Conclusion » car on peut saisir deux types de visite ou de
chiffres du rapport annuel, par le conclusion dans une visite saisie.
comptage des informations saisies
dans les visites.
Visites
pour un médecin
pour une période
avec choix du
type de date
pour un ou tous
les adhérents
pour un type
d’examen
pour
une
sélection
d’examens
On obtient une liste de salariés On obtient un tableau par entreprise, avec les salariés et le détail des
ayant
des
examens examens complémentaires (dates et commentaire).
complémentaires
correspondant
On a un total général des examens complémentaires en fin d’édition.
aux critères.
Visites
pour un médecin
pour une période
avec choix du
type de date
pour un ou tous
les adhérents
pour
une
sélection
d’orientations
On obtient une liste de salariés On obtient un tableau par entreprise, avec les salariés et les dates des
ayant
des
orientations orientations.
correspondant aux critères.
On a un total général en fin d’édition.
Un salarié vu par le médecin, mais qui ne lui est pas affecté, est quand
même pris en compte dans cette statistique.
On a la possibilité d’éditer des lettres de relances (courriers WORD) aux
salariés.
Visites
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Statistique
Examens
prescrits par
risques
Critères
·
·
·
·
·
Analyse
statistique
croisée
·
·
·
·
·
·
Statistique
dossier
médical
·
·
Val Informatique
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Utilisation
Résultat
pour un médecin
pour une période
avec choix du
type de date
pour un ou tous
les adhérents
pour un type
d’examen
pour
une
sélection
de
risques
On obtient une liste de salariés On obtient un tableau par risque, avec les salariés et le détail des
ayant
des
examens examens complémentaires (date et commentaire).
complémentaires
correspondant
On a un comptage des examens complémentaires en fin d’édition.
aux critères.
pour un médecin
pour une période
pour un ou tous
les adhérents
pour des critères
individuels
pour des critères
médicaux
pour des codes
divers salariés.
On peut obtenir soit un nombre de Si aucun critère médical n’est saisi, la statistique parcourt uniquement le
salariés, soit une liste de salariés fichier salarié. Dans ce cas, la période de recherche n'est pas prise en
correspondant aux critères.
compte.
Si au moins un critère médical (réponse du thésaurus médical) est
utilisé, la statistique parcourt alors le fichier des visites. Seuls les
salariés ayant au moins une visite dans la période sont retenus.
pour un médecin
pour
un
ou
plusieurs objets
liés aux fichiers
adhérents,
salariés et visites
On
obtient
des
personnalisées, sur des
personnalisés.
Fichiers
explorés
Visites
Un salarié vu par le médecin, mais qui ne lui est pas affecté, est quand
même pris en compte dans cette statistique.
Salariés
et visites
listes Cette statistique permet d’élaborer des requêtes personnalisées pour Adhérents,
salariés
critères extraire des données des fichiers "Adhérents", "salariés" et "visites".
L’utilisateur détermine lui-même les critères qu’il souhaite prendre en et visites
compte.
Les requêtes, une fois paramétrées, peuvent être sauvegardées. Le
résultat obtenu peut être visualisé, imprimé ou exporté.
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Statistique
Activité liée
aux actes
Critères
·
·
·
·
pour un médecin
à partir d’un mois
pour un ou tous
les adhérents
pour un ou tous
les centres de
visite
Utilisation
Résultat
On obtient un histogramme de On obtient un comptage mensuel et annuel des indicateurs suivants :
l’activité mensuelle du médecin sur
12 mois, avec la visualisation des · Visites : nombre de visites effectuées.
visites, de l’absentéisme et du · Excuses : nombre de rendez-vous avec un motif d’absence
prévisionnel.
« Excusé ».
· Absences : nombre de rendez-vous avec un motif d’absence
Conseil : permet périodiquement au
« Absent ».
médecin de faire un point sur · Attentes : nombre de salariés ayant une visite prévue sur la
période (acte futur).
l’activité passée et future du
· Retards : nombre de salariés ayant une visite prévue et non
cabinet médical.
réalisée entre le début de la période à la date du jour (acte futur).
Fichiers
explorés
Visites,
planning
et actes
futurs
Les visites non décomptées ne sont pas comptabilisées.
Statistique
adhérents
·
·
·
·
·
Cahier
d’infirmerie
·
·
Val Informatique
STETHO Version 4
pour un médecin
pour un ou tous
les centres de
visite
pour un code
divers adhérent
pour un effectif,
pour
d'autres
filtres (mois de
convocation,
radiés
ou
suspendus, Code
NAF…)
On peut obtenir soit un nombre On obtient le détail par catégorie d’effectif et les différents totaux.
d’adhérent soit une liste d’adhérent
correspondant aux critères.
Les effectifs sont ceux des adhérents du médecin. L’effectif visité
correspond aux salariés vus pour ses adhérents, quel que soit le
médecin.
Adhérents
et effectifs
pour
une
infirmière
pour une période
Dans le cas d’un suivi des soins Cette statistique donne la possibilité à l’infirmière, d’éditer l’ensemble
infirmiers (service en entreprise).
des soins effectués sur une période donnée.
Ces soins sont à paramétrer par l’administrateur, et sont saisis depuis la
fiche du salarié.
Soins
infirmiers
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2.2.
ETATS
Le tableau ci-dessous présente dans le détail les différents états dans l’ordre du menu.
Etat
Salariés non
vus
Critères
·
·
·
·
Liste des
convocables
·
·
·
·
Edition des
fiches de
pré-saisie
·
·
·
Val Informatique
STETHO Version 4
Utilisation
Résultat
pour un médecin
pour un ou tous
les
adhérents
(choix
des
adhérents radiés
ou suspendus)
pour un ou tous
les centres de
visite
pour une période
de recherche
Conseil : à utiliser en fin de période
pour vérifier si tous les salariés du
médecin ont été vus.
On obtient par adhérent, la liste des salariés du médecin n’ayant pas
eu de visite depuis plus d'un certain nombre de mois (par défaut 12
mois).
pour un médecin
pour un ou tous
les
adhérents
(choix
des
adhérents
suspendus)
pour un ou tous
les centres de
visite
pour
un
ou
plusieurs actes
Conseil : à utiliser pour établir les On obtient :
listes des adhérents et des salariés · par centre de visite, la liste des adhérents à convoquer par rapport
à convoquer par médecin.
au mois de convocation choisi.
· par centre de visite et par adhérent, la liste des salariés à
convoquer par rapport à la période de recherche dans le fichier des
actes futurs.
pour un médecin
pour un ou tous
les adhérents
pour une date de
convocation
Conseil : à utiliser la veille d’une
vacation pour préparer les fiches de
pré-saisie et les fiches de visite.
Fichiers
explorés
Visites et
planning
L’option « Sélectionner uniquement les non convoqués » permet de
rechercher les salariés qui n’ont pas eu de visite et qui n’ont pas eu de
rendez-vous confirmé ou non confirmés sur la période de recherche.
Adhérents
et actes
futurs
On a un comptage des employeurs et des salariés à convoquer par
centre de visite.
Dans les listes d’adhérents on peut obtenir les effectifs de l’adhérent.
L’édition des fiches de pré-saisie et fiches de visite est obtenu par
rapport à une liste de salariés issue d’un adhérent, d’une recherche
dans le fichier des salariés ou des convocations d’une journée dans le
planning.
Adhérents,
salarié
et planning
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Etat
Visites par
adhérent
Critères
·
·
·
·
Adhérents
par médecin
·
·
·
Affectation
par médecin
·
·
·
Fichiers
explorés
Utilisation
Résultat
pour un ou tous
les médecins
pour un ou tous
les adhérents
pour une période
Rupture
par
centre
Conseil : à utiliser pour remettre à
l’entreprise un état des visites
effectuées sur une période donnée,
par un ou plusieurs médecins.
On obtient la liste des salariés vus sur la période choisie. On a un
comptage des visites en fin d’édition.
On prend en compte uniquement les visites réglementaires (code
inférieur à V50 et différent de V05), que l’on peut sélectionner.
L’aptitude peut également être imprimée.
Visites
pour un médecin
pour une année
des effectifs
Choix
des
adhérents radiés
ou suspendus
Conseil : à utiliser en début d’année
pour
éditer
l’annuaire
des
adhérents du médecin.
On obtient la liste triée des adhérents du médecin avec adresse et
numéro de téléphone. Les effectifs sont ceux des adhérents du
médecin. Les vus sont les salariés visités chez les adhérents, quel que
soit le médecin de la visite.
Adhérents
et effectifs
pour un médecin
pour une période
d’affectation
pour une année
des effectifs
Conseil : à utiliser périodiquement
pour obtenir la liste des nouveaux
adhérents du médecin.
On obtient la liste triée des adhérents affectés au médecin sur la
période saisie avec adresse et numéro de téléphone. Les effectifs sont
ceux des adhérents du médecin.
Adhérents
et effectifs
Salariés
multiemployeurs
·
pour un médecin
A utiliser à la demande.
On obtient la liste des salariés multi-employeurs du médecin, avec nom
du salarié, employeurs et dernier événement.
On a un comptage des salariés et des employeurs en fin d’édition.
Salariés
Etat
nominatif
·
·
pour un médecin
Pour un ou tous
les adhérents
Pour un ou tous
les centres de
visite
pour un mois de
convocation, un
code NAF
Conseil : à envoyer aux adhérents
pour la mise à jour du fichier des
salariés.
On obtient un courrier par adhérent avec sa liste de salariés. On a la
possibilité de faire apparaître les salariés multi-employeurs.
Adhérent et
salariés
·
·
Val Informatique
STETHO Version 4
Ce courrier est paramétrable par l’administrateur avec le module
« Textes paramétrables ».
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Etat
Liste des
absences /
présences
Critères
·
·
·
·
Lettre
d’absentéis-me
·
·
·
·
Visites de
confrères
·
·
·
Etat des
dossiers
demandés
·
·
·
·
Val Informatique
STETHO Version 4
Utilisation
Résultat
Fichiers
explorés
pour un médecin
Pour un ou tous
les adhérents
pour une période
Rupture
par
centres de visite
Conseil : à utiliser pour obtenir un
état des absences et des présences
avec le calcul de l’absentéisme.
On peut obtenir différents types d’édition par mois, par adhérent ou
par salarié : des absences (le même salarié peut être compté plusieurs
fois, les absences sont comptées en fonction des motifs d’absence
sélectionnés) et des présences (comptage des visites hors visite non
décomptée).
Un calcul de l’absentéisme est ajouté en fin d’édition selon la formule
définie.
Visite
et planning
pour un médecin
Pour un ou tous
les adhérents
pour une période
pour les motifs
d’absence
sélectionnés
Conseil : à utiliser pour envoyer un
courrier aux adhérents avec le
détail des absences.
On obtient un courrier par adhérent avec un nombre de salariés
absents (date et type de visite).
On prend en compte les visites réglementaires, que l’on peut
sélectionner.
Ce courrier est paramétrable par l’administrateur avec le module
« Textes paramétrables ».
Planning
pour un médecin
Pour un ou tous
les adhérents
pour une période
Conseil : à utiliser après une
période d’absence pour consulter la
liste des visites réalisées par des
confrères.
Cet état permet d'imprimer un tableau récapitulatif des visites réalisées
par des confrères pour les salariés du médecin sélectionné. Cet état
indique : le nom du confrère, la date de visite, le salarié et l'entreprise
concernée.
On a un comptage des visites en fin d’édition.
Salariés
et visites
pour un médecin
Pour un ou tous
les adhérents
Pour un ou tous
les centres de
visites
pour une période
Conseil : à utiliser pour assurer le
suivi des transmissions des dossiers
médicaux.
Cet état permet au médecin d'éditer la liste des dossiers qu'il a
demandés ou la liste des dossiers qu'il doit fournir.
Salariés
On obtient une liste des dossiers des salariés par adhérents avec le
détail de la demande (date et médecin).
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Etat
Critères
Utilisation
Résultat
Fichiers
explorés
Trace des
accès
·
pour une période
Conseil : à utiliser pour connaître
les utilisateurs ayant « ouvert » les
dossiers médicaux du médecin.
Cette statistique permet au médecin d'éditer la liste des utilisateurs
ayant eu accès à ses dossiers (fiche salarié ou dossier médical), à
condition que l'option "tracer l'accès aux dossiers" ait été paramétrée à
la demande des médecins par le super administrateur.
Salariés
Edition des
doublons
·
recherche sur le
nom phonétique
recherche sur la
date de naissance
Conseil : à utiliser pour connaître
les dossiers en doubles et préparer
une fusion des dossiers.
On fait ici une recherche dans l’ensemble du fichier des salariés
(quelque soit le médecin) des dossiers ayant un nom et/ou la date de
naissance identique.
Salariés
pour un médecin
Pour un ou tous
les adhérents
Pour un ou tous
les centres de
visites
pour une période
de planification
A utiliser à la demande.
·
Liste des
salariés
archivés
convoqués
·
·
·
·
Val Informatique
STETHO Version 4
La liste des doublons donne la référence des salariés concernés
(numéro, nom, date de naissance, adhérent).
On obtient ici la liste des salariés qui ont été convoqués pour le
médecin et la période sélectionnée (recherche dans le planning des
rendez-vous confirmés et non présent). Les salariés doivent avoir
comme employeur actuel, l'adhérent archive (généralement le « 99
999 »).
Salariés
et planning
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