Atelier « gestion des catalogues de graines » au Jardin botanique

Atelier « gestion des catalogues de graines » au Jardin botanique de l’Université
de Strasbourg
15-16 novembre 2016
Préambule
Lors de « l’atelier graineterie » organisé au Jardin botanique de Nantes en octobre 2012, les participants ont
souhaité que ce type d’atelier soit renouvelé, en traitant de thèmes non encore abordés comme la diffusion des
Index Seminum par voie électronique, ou la gestion des correspondants.
Les Index Seminum sont des éléments importants dans le quotidien des jardins botaniques puisque c’est par ce
biais que ces derniers enrichissent et diversifient leurs collections de plantes. De plus, ces documents
renferment les informations relatives à la provenance des végétaux introduits par ce réseau international
d’échange de semences. Toutefois, la « dématérialisation » récente des catalogues de graines entraine de
nouvelles contraintes quant à leur diffusion ou à leur archivage.
Objectifs de l’atelier
En organisant cet atelier, le Jardin botanique de l’Université de Strasbourg souhaite permettre aux participants
d’échanger sur la manière dont sont gérés les catalogues de graines au sein de nos structures, de leur arrivée
jusqu’à leur archivage. Les Index Seminum contribuant, de fait, à la diffusion de ressources génétiques, le
contexte de la Convention de Rio sur la Biodiversité puis plus récemment du protocole de Nagoya seront
également évoqués.
Il s’agit d’un atelier technique vu par ses organisateurs comme une plate-forme d’échange interactive où
chaque participant est également un contributeur. L’objectif est que chacun puisse prendre part aux débats en
contribuant à l’un ou à chacun des thèmes abordés.
Ainsi, pour chacune des thématiques traitées, le Jardin botanique de l’Université présentera comment il opère
de son côté. Toutefois, afin de tirer parti de nos expériences respectives, nous souhaiterions que les
participants présentent également la manière dont ils mènent ces actions au sein de leur structure.
Organisation
Afin de faciliter l’organisation de cet atelier, nous demandons à chaque participant s’inscrivant de nous
indiquer, en complétant et en nous retournant le tableau joint au bulletin d’inscription, dans quelle(s)
thématique(s) il souhaite intervenir.
Afin de rendre les échanges aussi concrets que possible, nous invitons fortement les intervenants à illustrer
leurs propos avec des photographies de leur environnement de travail (graineterie, lieu d’impression des
catalogues de graines, pièce d’archivage des Index Seminum, copies d’écran de leurs fichiers de
correspondants, etc…). Aussi, chacun devra nous préciser s’il souhaite accompagner son témoignage d’une
présentation du type Powerpoint (même très courte, 3 à 10 diapos suffisent).
Thèmes abordés
1/ La gestion du fichier des adresses email des jardins correspondants
- Quel logiciel est utilisé, comment est organisé le fichier.
- Comment s’effectue la mise à jour de ce fichier.
- De quelle manière est effectuée la recherche de ces adresses.
- Des jardins botaniques ont-ils entamé des démarches pour retrouver le courriel de tous leurs correspondants
« anciens » ?
- Un partage du fichier des courriels des jardins correspondants au sein du réseau JBF est-il envisageable ?
2/ L’expédition par courriel de l’Index Seminum
- Comment est organisée l'expédition du catalogue de graines via mail : liste de diffusion, envoi "manuel"...
- Un envoi papier est-il prévu malgré tout et si oui comment est-il organisé en parallèle aux envois par
courriels.
- De quelle manière sont gérées les erreurs liées aux serveurs et antivirus bloquant les courriels ou aux
adresses mails qui ne sont plus valides.
3/ Consultation des catalogues de graines au sein du Jardin botanique
- Les Index Seminum reçus sont-ils systématiquement imprimés. Si oui comment (type d’imprimante) et le
catalogue fait-il l’objet d’une opération particulière (agrafage, reliure….).
- Comment l’Index Seminum circule-t-il au sein de l’équipe du jardin botanique ? Est-il transféré par courriel
au personnel ? S’il est imprimé comment s’effectue sa consultation ?
- Quelles seraient les propositions que les participants pourraient avancer afin de faciliter l’impression et
l'archivage des catalogues de graines (ex : nombre de pages raisonnable pour pouvoir au moins les agrafer,
limiter la consommation de papier, format du document - .doc, PDF, etc...).
4 / Archivage des catalogues
- Que devient l’Index Seminum entre l'envoi de la demande et l'arrivée des graines : rangement dans un lieu
particulier avec quel classement, rangement direct dans le lieu d'archivage ?
- Une fois les graines arrivées, les lots de semences sont-ils directement saisis dans l'inventaire informatique
ou non.
- Que devient l’Index Seminum, une fois les lots de graines réceptionnés : archivage, destruction ?
- Comment sont classés et rangés les anciens catalogues : sont-ils détruits au fur et à mesure du temps et si oui
selon quels critères.
- Pour quelles raisons conserver les catalogues de graines anciens ?
5 / Le protocole de Nagoya et les collections botaniques
Les Index Seminum contribuant à la diffusion de ressources génétiques, une intervention sera effectuée sur le
protocole de Nagoya et l'accès aux ressources génétiques avec un partage équitable des avantages découlant
de leur utilisation.
Public concerné : uniquement réservé aux personnels travaillant dans les graineteries des jardins botaniques.
Nombre de places limité à 15 personnes. Une seule session sera organisée.
Organisation : Organisation pratique réalisée par le Jardin botanique de l’Université de Strasbourg (planning,
logistique, restauration et propositions d’hébergement).
Frais : coût des déplacements, des repas, de l’hébergement à la charge de chaque participant.
Le programme
Jour 1 (mardi 15 Novembre 2016)
9h00-9h30 : arrivée des participants et mot d’accueil par François Labolle, directeur du Jardin botanique de
l’Université de Strasbourg.
9h30-10h00 : Présentation de la graineterie et des locaux abritant les collections inertes (bibliothèque, herbier,
xylothèque, carpothèque/seminothèque).
10h-00-11h30 : échange autour du thème : la gestion du fichier des adresses email des jardins correspondants.
11h30-13h00 : déjeuner
13h00-14h00 : échange autour du thème : le protocole de Nagoya et les collections botaniques.
15h00-17h00 : échange autour du thème : l’expédition par courriel de l’Index Seminum.
Jour 2 (mercredi 16 Novembre 2016)
9h00-11h30 : échange autour du thème : consultation des catalogues de graines au sein du Jardin botanique
11h30-13h00 : déjeuner
13h00-15h30 : échange autour du thème : archivage des catalogues de graines
15h30-16h00 : conclusions et discussions sur le déroulement de l’atelier
16h00 : fin de l’atelier
Dates : le mardi 15 et le Mercredi 16 novembre 2016
Contacts :
Céline Froissart / [email protected] / 03 68 89 19 67
Responsable de la graineterie
Frédéric Tournay / [email protected] / 06 81 90 51 20
Responsable des inventaires
Jardin botanique de l’Université de Strasbourg
28 rue Goethe
F - 67000 STRASBOURG
http://jardin-botanique.unistra.fr
Tableau d’inscription pour une intervention au cours de l’atelier « gestion des catalogues de
graines ».
A nous retourner avec votre bulletin d’inscription
Dans tous les cas, prévoir une présentation concise de 10 à 15 minutes et, si possible, illustrée.
Thématique
Intervenant
Structure
Céline Bastin
Groupe Rocher
Pôle sciences du vivant
La gestion du fichier des
adresses des jardins
botaniques
correspondants (mardi
15 novembre).
Le protocole de Nagoya
et les collections
botaniques (mardi 15
novembre).
L’expédition par courriel
de l’Index Seminum
(mardi 15 novembre).
La consultation des
catalogues de graines au
sein du Jardin botanique
(mercredi 16 novembre).
L’archivage des
catalogues de graines
(mercredi 16 novembre)
A renvoyer complété à :
Céline Froissart / [email protected] et Frédéric Tournay / [email protected]
Jardin botanique de l’Université de Strasbourg
28 rue Goethe
F - 67000 STRASBOURG
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