procès-verbal / minutes - La Cité Clarence Rockland

CORPORATION DE LA CITÉ DE / CORPORATION OF THE CITY OF
CLARENCE-ROCKLAND
PROCÈS-VERBAL / MINUTES
COMITÉ PLÉNIER / COMMITTEE OF THE WHOLE
Salle du Conseil / Council Chambers
415 rue Lemay Street, Clarence Creek, Ont.
Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015
PRÉSENT / PRESENT :
Maire / Mayor, M./Mr. Guy Desjardins
Conseiller / Councillor, M./Mr. Jean-Marc Lalonde
Conseiller / Councillor, M./Mr. Mario Zanth
Conseiller / Councillor, M./Mr. Carl Grimard
Conseiller / Councillor, M./Mr. Yvon Simoneau
Conseiller / Councillor, M./Mr. André J. Lalonde
Conseillère / Councillor, Mme/Mrs. Krysta Simard
Conseiller / Councillor, M./Mr. Michel Levert
Conseillère / Councillor, Mme/Mrs. Diane Choinière
Directrice générale par intérim / Acting CAO, Mme/Ms. Helen Collier
Greffière/Clerk, Mme/Mrs. Monique Ouellet
Greffière adjointe/Deputy Clerk, Mme/Ms. Maryse St-Pierre
ABSENT :
Ouverture de la réunion
M. le Maire ouvre la réunion à 20h40.
Opening of the meeting
Mr. Mayor calls the meeting to order
at 8:40 pm.
Adoption de l’ordre du jour
COW15-56
Proposée par Michel Levert
Appuyée par
Diane Choinière
QUE l’ordre du jour soit adopté avec
les ajouts suivants :
- 10.1. Boîtes aux lettres
- 10.2. Location de camions
- 10.3. Précisions sur le rôle de
conseiller
responsable
de
département
- 9.1. d) Installation d’une balance
au dépotoir
ADOPTÉE, telle que modifiée
Adoption of the agenda
COW15-56
Moved by
Michel Levert
Seconded by Diane Choinière
THAT the agenda be adopted with the
following additions:
- 10.1. Letter boxes
- 10.2. Truck rental
- 10.3. Clarifications regarding the
role of a councillor responsible of
a department
- 9.1. d) Installation of a weight
scale at the landfill site
CARRIED, as amended
Déclarations pécuniaires
Aucune
Pecuniary Declarations
None
Délégations / Présentations
Aucune
Delegations / Presentations
None
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COMITÉ PLÉNIER / COMMITTEE OF THE WHOLE
Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015
Pétitions - Correspondance
5.1. Lettre datée du 4 septembre 2015
du « Recycling Council of Ontario »
concernant la semaine canadienne de
réduction des déchets
Reçue et déposée en filière.
Petitions - Correspondence
5.1. Letter dated September 4th,
2015 from the Recycling Council of
Ontario in regards to the Waste
Reduction Week in Canada
Received and filed.
Avis de Motion
Aucun
Notice of motion
None
Période de questions/commentaires Question period/comments
None
Aucune
Report from the UCPR
Rapport des CUPR
Mr. Mayor submits his verbal report on
M. le Maire fait son rapport verbal sur
the following matters:
les points suivants :
 Concours international de labour  International
plowing
match
débutant demain matin
begins tomorrow
 Travaux chemin St-Jean : Le maire  Work on St-Jean Road: The Mayor
explique que cela va se faire cette
explains that this will be done this
année.
year.
Rapports des Services/Comités
Departments/Committees Reports
9.1. Service des Infrastructures et de 9.1. Infrastructure and Engineering
l’ingénierie
Services
a)
Contrat de la collecte d’ordures a)
Garbage and recycling collection
contract
et de recyclage
Le
conseiller
Jean-Marc
Lalonde Councillor
Jean-Marc
Lalonde
questionne l’utilisation de la méthode questions the use of the tonnage
du tonnage. Denis Longpré explique method. Denis Longpré explains that
que les calculs sont basés sur le calculations are based on the quantity
nombre de déchets qu’ils collectent of garbage they collect every year.
chaque année. Le conseiller Jean-Marc Councillor Jean-Marc Lalonde asks if
Lalonde demande si le montant peut the amount could increase. Mr.
augmenter. M. Longpré confirme.
Longpré confirms.
Le conseiller Yvon Simoneau demande
des précisions concernant le matériel
utilisé et demande s’il est inclut dans le
prix. M. Longpré explique que c’est
hors du contrat.
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Councillor Yvon Simoneau asks for
clarifications regarding the equipment
and asks if it is included in the price.
Mr. Longpré explains that it is not in
the contract.
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COMITÉ PLÉNIER / COMMITTEE OF THE WHOLE
Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015
Discussion des membres du conseil sur
la méthode de calcul par tonnes.
Discussion of members of Council
regarding the tonnage calculation
method.
M.
John
Smith,
le
consultant
responsable, de ce projet explique que
c’est la méthode à utiliser car on paie
en fonction de ce que l’on collecte
seulement.
Recommandation du comité :
COW15-57
Proposée par André Lalonde
Appuyée par Krysta Simard
QUE le comité plénier recommande au
Conseil
municipal
d’approuver
la
soumission de la compagnie Miller
Waste Systems Inc. pour la collecte
d’ordure et du recyclage pour la
somme de $1 343 869.60, excluant
TVH.
DIFFÉRÉE
The responsible consultant of this
project, Mr. John Smith, explains that
it is the method to use because we
pay for what we are collecting only.
b)
b)
Location d’une souffleuse à neige
La conseillère Krysta Simard demande
le coût d’achat. Yves Rousselle répond
que la souffleuse coûte environ
120 000$. Helen Collier ajoute que
l’achat avait été retiré du budget dans
le but de couper.
Recommandation du comité :
COW15-58
Proposée par Yvon Simoneau
Appuyée par Jean-Marc Lalonde
QUE le comité plénier recommande au
conseil
municipal
d’adopter
le
règlement
2015-132,
étant
un
règlement pour autoriser la signature
d’une entente avec J.A. Larue pour la
location d’une souffleuse à neige de
décembre 2015 à avril 2016 pour la
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Committee’s recommendation
COW15-57
Moved by
André Lalonde
Seconded by Krysta Simard
THAT Committee of the Whole
recommends that Municipal Council
approves the tender with Miller Waste
Systems Inc. for the garbage and
recycling collection contract in the
amount of $1,343,869.60, excluding
HST.
DEFERRED
Snow blower rental
Councillor Krysta Simard asks what
the purchase price is. Yves Rousselle
replies that the snow blower cost
$120,000 approximately. Helen Collier
adds that the purchase was removed
from the budget in order to make
some cuts.
Committee’s recommendation
COW15-58
Moved by
Yvon Simoneau
Seconded by Jean-Marc Lalonde
THAT the Committee of the Whole
recommends to Municipal Council to
adopt by-law 2015-132, being a bylaw to authorize the signature of an
agreement with J.A. Larue Inc. for the
rental of a snow blower from
December, 2015 to April, 2016, for
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COMITÉ PLÉNIER / COMMITTEE OF THE WHOLE
Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015
somme de 34,448.00$, excluant la the sum of $34,448.00, excluding
T.V.H.
H.S.T.
ADOPTÉE
CARRIED
Purchase of a Multi-Use Tractor
c)
Achat d’un tracteur polyvalent et c)
and Sidewalk Cleaner
déneigeuse à trottoirs
La
conseillère
Diane
Choinière Councillor Diane Choinière asks what
demande la durée de vie de ce type de the lifetime of this machine is. Mr.
machine. M. Rousselle répond que c’est Rousselle
replies
that
it
is
environ dix ans.
approximately ten years.
Recommandation du comité :
COW15-59
Proposée par Yvon Simoneau
Appuyée par Carl Grimard
QUE le comité plénier recommande au
conseil municipal d’autoriser le contrat
d’achat d’un tracteur pour trottoirs
complet avec la charrue, ponceuse,
souffleuse à neige munie d'une benne
d’une verge à Holder Tractor Inc. pour
la somme de 129,551.25 $, excluant la
TVH.
ADOPTÉE
Committee’s recommendation
COW15-59
Moved by
Yvon Simoneau
Seconded by Carl Grimard
THAT the Committee of the Whole
recommends to Municipal Council to
award the purchase of a complete
sidewalk tractor with the plow, sander,
snow blower and a one yard dump
body to Holder Tractors Inc. for the
sum of $129,551.25, excluding HST.
CARRIED
d)
Installation d’une balance au
dépotoir
Le maire explique qu’on peut charger à
la tonne et à la livre afin de faire un
plus gros revenu. C’est pour les gros
camions, comme les contracteurs. La
conseillère Diane Choinière explique
que c’est important car une étude a été
faite afin de faire payer les pollueurs.
d)
Installation of a weigh scale at
the landfill site
The Mayor explains that we can
charge by tons or pounds to get more
revenues. It is for big trucks such as
contractors. Councillor Diane Choinière
explains that it is important because a
study was made in order to make the
polluter pay.
Le conseiller Michel Levert demande la
façon dont ce sera utilisé. M. Longpré
explique le processus. Il ajoute qu’il
sera possible de recycler avant la
balance. Il y aura un frais fixe rendu à
un certain poids.
Councillor Michel Levert asks how the
scale will be operated. Mr. Longpré
explains the process. He adds that it
will be possible do recycle before the
scale. There will be a flat rate for
certain weights.
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PROCÈS-VERBAL / MINUTES
COMITÉ PLÉNIER / COMMITTEE OF THE WHOLE
Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015
Recommandation du comité :
COW15-60
Proposée par Yvon Simoneau
Appuyée par
Diane Choinière
QUE le comité plénier recommande au
Conseil
municipal
d’approuver
la
soumission de la compagnie GTR
Scales Ltd. afin d’installer une balance
au dépotoir de la Cité pour la somme
de 101 230$, excluant TVH
DIFFÉRÉE
Committee’s recommendation
COW15-60
Moved by
Yvon Simoneau
Seconded by Diane Choinière
THAT Committee of the Whole
recommends to Municipal Council to
approve the tender with GTR Scales
Ltd. in order to install a scale at the
City landfill site in the amount of
$101,230, excluding HST.
DEFERRED
9.2. Service des Incendies
9.2. Fire Department
a)
Services
technologiques a)
Indemnification
technology
d’indemnisation – Fire Marque
services – Fire Marque
Le conseiller Michel Levert demande Councillor Michel Levert asks what the
quelle est la durée de ce contrat. Pierre duration of this contract is. Pierre
Sabourin répond que c’est un contrat Sabourin replies that it is an open
ouvert.
contract.
Recommandation du comité :
COW15-61
Proposée par Yvon Simoneau
Appuyée par Mario Zanth
QUE le comité plénier recommande au
conseil municipal de retenir les services
de Fire Marque pour leur services
technologiques d’indemnisation pour
traiter les réclamations d’assurance
payable
au
service
d’incendies
municipal, tel qu’indiqué au rapport
INC2015-07
ADOPTÉE
Committee’s recommendation
COW15-61
Moved by
Yvon Simoneau
Seconded by Mario Zanth
THAT the Committee of the Whole
recommends to Municipal Council to
retain the services of Fire Marque for
their
indemnification
technology
services for the processing and
collection of insurance claims payable
to
municipal fire department, as
indicated in the report INC2015-07
CARRIED
9.3. Administration/Finances
a)
Rapport de situation financière
2015 #2
Rob Kehoe explique son rapport.
Quelques précisions sont demandées
par les membres du conseil.
9.3. Administration/Finance
a)
2015 Financial Status Report #2
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Rob Kehoe explains his report. Few
clarifications are asked from members
of Council.
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Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015
Recommandation du comité :
COW15-62
Proposée par Jean-Marc Lalonde
Appuyée par Mario Zanth
ATTENDU QU’une bonne planification
financière pour une municipalité est
d’avoir
des
rapports
financiers
récurrents sur les états financiers des
opérations de la Cité.
Committee’s recommendation
COW15-62
Moved by
Jean-Marc Lalonde
Seconded by Mario Zanth
WHEREAS it is a good financial
planning process for a municipality to
have recurrent financial reports on the
financial status of City operations.
QU’IL SOIT RÉSOLU que le conseil
municipal accuse réception et dépose
en filière le rapport #2 des états
financiers 2015 pour la période se
terminant le 31 août 2015.
ADOPTÉE
BE IT RESOLVED that Municipal
Council receipt and files the financial
operating budget status report #2 for
the period ending on August 31st,
2015.
CARRIED
Autres
Others
• Rue Caron: Le conseiller Yvon • Caron Street: Councillor Yvon
Simoneau demande quand nous
Simoneau asks when we will get
auront les lumières de rue. Richard
street lights. Richard Campeau
Campeau répond que ce sera fait
replies that this will be done by
avant l’hiver. Le conseiller Yvon
winter. Councillor Simoneau asks
Simoneau demande si les souches
if stumps were withdrawn on
ont été enlevées sur les terrains
private properties. Mr. Campeau
privés. M. Campeau répond oui.
replies yes.
10.1. Boîtes aux lettres
Le maire explique que ce n’est pas la
ville qui est responsable de remettre en
place les boîtes aux lettres mais les
propriétaires. Ils doivent communiquer
avec le bureau de poste. Le maire
ajoute
qu’il
veut
apporter
une
résolution de membre sur le sujet.
10.1. Letter boxes
The Mayor explains that it is not the
City’s responsibility to fix letter boxes
but owners. They should communicate
with thepost office. The Mayor adds
that he wants to bring a member’s
resolution regarding this.
10.2. Location de camions
Le maire explique qu’on devrait utiliser
une liste pour recourir à des services
de camionneurs. M. Rousselle explique
qu’une liste d’offres permanentes
existe déjà.
10.2. Truck rental
The Mayor explains that we should
have a list to use truck services. Mr.
Rousselle explains that we already
have a standing offer list for this.
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PROCÈS-VERBAL / MINUTES
COMITÉ PLÉNIER / COMMITTEE OF THE WHOLE
Le 21 septembre 2015 / September 21st, 2015
10.3. Précisions sur le rôle de 10.3. Clarifications regarding the role
conseiller responsable de département
of a councillor responsible of a
department
Le conseiller Yvon Simoneau demande Councillor Yvon Simoneau asks for
des précisions sur ce rôle. Le maire clarification of this role. The Mayor
explique que si un directeur veut explains that if a director wants to
apporter quelque chose à la table du bring something to the Council he has
conseil il en parle à son représentant.
to discuss with its representative.
Monique Ouellet explique que les
membres du conseil qui sont nommés
comme représentants agissent à titre
de liaison entre le département et le
conseil.
Monique
Ouellet
explains
that
members of Council who are named as
representatives acts as a liaison
between the department and Council.
Ajournement
Adjournment
La réunion plénière est ajournée à The Committee of the Whole meeting
21h42.
is adjourned at 9:42 pm.
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Guy Desjardins, Maire/Mayor
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Maryse St-Pierre
Greffière adjointe/Deputy Clerk