Mandrake Groupe Conseil a pour mission d`identifier des candidats

Mandrake Groupe Conseil a pour mission d'identifier des candidats exceptionnels dans le but
de bâtir des entreprises exceptionnelles. Nous sommes à la recherche d’une adjointe
administrative.
Qui sommes-nous?
•
•
•
•
•
•
•
La plus importante firme de recherche de cadres appartenant à des canadiens;
30 consultants et 20 employés de support disponibles pour nos bureaux de Montréal,
Toronto et Calgary;
Fondée en 1970 à Toronto. Notre bureau de Montréal est ouvert depuis janvier 1998;
Partenaire Canadien de IESF (International Executive Search Federation);
Depuis nos débuts, nous avons servi 300 entreprises et complété plus de 7,000
mandats;
Mandats de cadres intermédiaires et supérieurs;
Mandats pour des fonctions et industries diversifiées.
Raison d’être du poste :
Relevant du Vice-président et directeur général de Mandrake, le poste d’adjointe administrative
assure le soutien au Vice-président/Directeur Général et aux Vice-présidents dans la conduite
quotidienne de leur gestion de mandats. Également, la personne a la responsabilité de
repenser et constamment améliorer l’expérience Mandrake, et ce, d’un point de vue
administratif.
Tâches spécifiques :
Volet Gestion de la documentation et de l’information
• Créer et mettre à jour tous les documents de références Mandrake, et ce, en français et
en anglais;
• Créer un répertoire commun pour tous les utilisateurs du bureau de Montréal dans
lequel on y retrouve tous les documents de références Mandrake;
• Assurer le support, la rédaction, la correction et la transmission des divers rapports,
propositions, correspondances et suivis relatifs aux activités du bureau de Montréal;
• Assurer le lien entre le bureau de Montréal et le bureau de Toronto en vue d’optimiser la
qualité des services et des communications : gestion de l’information, support technique,
rapports, etc…).
Volet Téléphonique
• Coordonner les entrevues pour chaque projet et assurer le lien entre le candidat, le
client (lien avec adjointe du client dans l’objectif de finaliser les détails relatifs aux
entrevues) et le VP assigné au projet;
• Répondre aux diverses demandes d’informations provenant des candidats et des clients
au sujet des activités d’affaires Mandrake;
Volet Desk Flow – Logiciel de base de données
• Créer, modifier et ajouter toutes les informations pertinentes dans les dossiers de projets
ou de candidats dans le but d’assurer l’intégrité de notre base de données;
• Mettre à jour dans les projets tous les documents, courriels, notes complémentaires de
façon à assurer l’intégrité de notre base de données : (rapports hebdomadaires,
rapports d’évaluations, CV, courriel avec données relatives aux attentes salariales des
candidats, etc…);
• Mettre à jour la base de données de manière répétitive et systématique, et ce, dans le
but d’avoir de l’information qui est périodiquement mise à jour;
• Toutes autres tâches jugées pertinentes par le supérieur immédiat et qui a pour objectif
l’obtention d’une base de données fiable et intègre.
Volet Prise de référence :
• Être la liaison entre le VP assigné au projet et la firme externe qui procède à l’étape de
la prise de référence, le cas échéant.
• Prise de références sur les candidats à l’occasion.
Exigences :
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Diplôme collégial ou universitaire;
Au minimum, de 5 à 7 ans d’expérience à titre d’adjointe administrative dans un
environnent de type professionnel et très axé vers un service à la clientèle de haut
niveau;
À l’aise à gérer plusieurs projets en même temps;
Leadership;
Professionnalisme et maturité;
Curiosité intellectuelle;
Bilinguisme (français et anglais);
Connaissance avancée des logiciels de la suite Office et aisance avec des logiciels de
bases de données.
Une personne qui est directement alignée sur les 4 piliers philosophiques de Mandrake
et qui par ses actions quotidiennes en assure le déploiement exemplaire.
(Communication, Rigueur, Passion, Respect)
Élaine Jost
Vice-président
[email protected]
514-878-4224 x235