CONDITIONNEMENT DES DOCUMENTS EN VUE DE LEUR

Formation du 20/03/2013 – PREPARATION des ORIGINAUX
Carine Rizzardi – [email protected]
Tel. 06.15.87.79.28
CONDITIONNEMENT DES DOCUMENTS EN
VUE DE LEUR NUMERISATION
LA PREPARATION DES DOCUMENTS
PHASE 1 - PREPARER les DOCUMENTS – PREPARER son PROJET
La préparation des documents c’est :
- IDENTIFIER
- VERIFIER
- CLASSER
- OBSERVER - CONSTATER
-
Le but est de :
CONNAITRE LES ORIGINAUX
PREVENIR (toutes dégradations et problèmes de
manipulation)
INFORMER : CAHIER DES CHARGES et FICHIER de
RECOLEMENT
A REALISER en AMONT du PROJET
Lors de la réalisation de la préparation, je REMPLIS un TABLEUR avec les informations nécessaires ; ce tableau peut
être le tableau de récolement si sa forme est définie.
ETAPE 1 : IDENTIFIER – VERIFIER – CLASSER
-
-
J’identifie l’ensemble des documents du projet
Je repère les typologies
Chaque document est identifié et identifiable par une cote unique
(s’il y a plusieurs cotes rendre visible celle qui figurera également sur le fichier de récolement)
o Une unité matérielle (volume, plaque, fascicule etc.) = 1 cote
Absence de doublon
Cote visible et si possible inamovible
Tous les éléments se rapportant au document sont identifiable (ex. chemise en fin de volume avec des
feuillets : la chemise est cotée- marquer à numériser ou pas)
Effectuer un classement si nécessaire
ETAPE 2 : OBSERVER et CONSTATER
-
Je relève
o date du document (presse date du début et date de fin) – périodicité (presse)
o titre
o format : ..cm X ..cm
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o pagination
o nombre de page
J’observe et note :
o Pages blanches
o Cas particulier : pages blanches paginées ou pas ; début-milieu-fin d’ouvrage ; pages à déplier
(format, couleur etc.) écriture dans reliure, ou dans les marges etc.
CONSTAT d’état :
o Etat général du document : de la couverture à la reliure en passant par les pages (froissées, lacunes,
encre lisible ou pas etc.) ou la surface pour le cas des plaques de verre ou microfilm (rayure,
cassure, lisibilité, opacité etc.)
ETAPE 3 : INFORMER
2 moyens d’informations :
-
CAHIER DES CHARGES
FICHIER DE RECOLEMENT
1. CAHIER des CHARGES
2 références pour la rédaction
- ÉCRIRE UN CAHIER DES CHARGES DE NUMÉRISATION DU PATRIMOINE. GUIDE TECHNIQUE. DOCUMENTS
RELIÉS – MANUSCRITS – PLANS - DESSINS – PHOTOGRAPHIES – MICROFORMES - Février 2008, Ministère de
la Culture et de la communication, Comité de pilotage numérisation – Mission de la recherche et de la
technologie (DDAI)
- « Ecrire un cahier des charges de numérisation et de conversion en mode texte des collections de presse »,
Mars 2010, Ministère de la Culture et de la Communication, Comité de pilotage numérisation,
Département de la Recherche de l’Enseignement supérieur et de la Technologie
Le cahier des charges sert à :
o
o
o
o
o
o
Définir le projet
Poser les conditions de réalisation
Fournir des indications sur les documents
Définir les spécificités des livrables
Détailler les contrôles à réaliser
Définir les rôles de chacun
C’est le premier outil de communication avec le prestataire
C’est LA Référence en cas de litige
Les spécificités des fichiers (nommage, organisation etc.) et des images (qualité, cadrage etc.) seront fixes
définitivement et/compléter lors de la phase de test. (Rapport de test)
-
2. FICHIER de RECOLEMENT
Sous la forme d’un tableur – doit être rempli par le commanditaire et le prestataire
1 ligne par document coté
Outil de communication pendant le projet : suivi du projet – lien avec les originaux
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Vous sert de référence (avec le tableur de préparation) lors des contrôles des images (vous effectuez les
contrôles alors que les originaux sont chez le prestataire)
DOIT ETRE REMPLI AVANT LE DEPART DES ORIGINAUX
PHASE 2 – PREPARER et CONDITIONNER LES DOCUMENTS pour le transport
ETAPE 1 : DEPART des DOCUMENTS
1. AVANT LA DATE du RDV avec le PRESTATAIRE
RQ : Les documents sont conditionnés avant le jour du rendez-vous
-
Réunir les documents dans un même lieu (les documents ne sont plus communicables – si possible ne pas
les rendre communicable relativement tôt pour éviter tous problèmes. Ex. classement, perte de cote etc.)
-
J’imprime la liste de tous les documents qui doivent sortir (elle peut être réalisée à partir du fichier de
récolement en éliminant les lignes inutiles)
-
Je conditionne les documents si cette opération n’a pas été réalisée lors de la préparation ou si les
documents ont été communiqué (ex. boîte réunissant plusieurs documents : avec identification des docs
sur la boîte)
-
Je vérifie et je pointe que tous les documents sont là
MES DOCUMENTS (de liaison) SONT PRÊTS et REMPLIS
- JE REMPLIS et/ou VERIFIE MON FICHIER DE RECOLEMENT (si cela n’est pas fait) – je n’oublie pas de faire
apparaître les documents désignés pour la phase de test
- JE PREPARE LE BORDEREAU de SORTI
- LISTE DES DOCUMENTS
-
2. LE JOUR du RENDEZ-VOUS
La personne responsable de la numérisation est présente ou un collaborateur qui connait le dossier
-
Je contrôle et pointe avec le prestataire les documents qui sont chargés
o CONTROLE plus ou moins APPROFONDI : vous pouvez profiter du rendez-vous pour montrer des
documents délicats
-
Je contrôle que les conditions de transport demandées dans le cahier des charges sont respectées.
Bordereau de départ signé en x exemplaires
Liste pointée
Fichier de récolement (imprimé si nécessaire) : ENVOI par mail le jour même
-
3. LE PRESTATAIRE
Prise de rendez-vous
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Le jour du RDV : il doit avoir les éléments de conditionnement adaptés (caisse sécurisé, papier bulle,
mousse de protection etc.)
Véhicule adapté
Assurance
Extincteur
Il contrôle avec vous les originaux et les conditionne pour le transport
SUR le SITE de NUMERISATION
-
Décharge les documents
Vérifie l’intégrité des documents et pointe
INFORME le COMMANDITAIRE sur le transport
ETAPE 2 : RETOUR des DOCUMENTS
Le prestataire prend rendez-vous
-
La personne responsable de la numérisation est présente ou un collaborateur qui connait le dossier
CONTROLE des DOCUMENTS plus ou moins approfondi
POINTER la liste des documents
BORDEREAU de RETOUR des DOCUMENTS
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