sponsoring de manifestations scientifiques non soumises à visa

SPONSORING DE MANIFESTATIONS SCIENTIFIQUES
NON SOUMISES A VISA: MODE D’EMPLOI (D.D. 25.09.2012)
Le présent Mode d’emploi a pour objectif de guider les entreprises et les professionnels de la santé dans l’application des
dispositions de la loi sur les médicaments et du Code de déontologie de Mdeon relatives au sponsoring de manifestations
scientifiques non soumises à l’obligation de visa préalable.
Les
entreprises
du
secteur
pharmaceutique
ou
des
dispositifs
médicaux
peuvent
sponsoriser
des
manifestations
scientifiques
qui
se
déroulent sur un seul jour calendrier et
ne sont donc pas soumises à visa.
Les règles applicables sont parfaitement
identiques à celles des manifestations
soumises à visa (article 10, §2, 2° de la
loi
du
25
mars
1964
sur
les
médicaments*).
TYPES DE SPONSORING?
Les
principes
du
Mode
d’emploi
s’appliquent tant pour le sponsoring de
participants que pour le sponsoring des
organisateurs.
QUEL PROGRAMME?
La manifestation présente un caractère et un programme
exclusivement scientifiques: symposium scientifique, réunion
d’investigateurs, advisory board meeting, réunion de travail
dans le cadre d’un contrat de consultance scientifique, etc.
Les manifestations ne présentant pas de programme
scientifique ne peuvent pas être sponsorisées. Ex.: réunions de
conseil d’administration d’asbl, fête d’éméritat sans programme
scientifique, journées portes ouvertes sans programme
scientifique, business lunch, réunion à caractère purement
promotionnel, etc.
QUELLE HOSPITALITE?

Raisonnable: maximum 40 EUR par lunch et 75 EUR par
souper, tout compris (boissons, taxes, location salle, …), au
prix du marché

Accessoire: l’hospitalité offerte est proportionnelle au
nombre d’heures d’activités scientifiques, sachant que
l’hospitalité maximale de 40 EUR+75 EUR ne peut être
offerte que lorsque le programme prévoit minimum 6
heures d’activités scientifiques effectives

Limitée à la durée officielle de la manifestation: les repas
précèdent ou suivent immédiatement les activités
scientifiques.
UNE QUESTION?
Les entreprises ou les professionnels de
la santé qui le souhaitent peuvent
demander au Bureau des visas de Mdeon
un avis écrit visant à vérifier la
conformité, par rapport au Code de
déontologie,
d’une
manifestation
scientifique non soumise à visa.
ACTIVITES SOCIALES?
Les professionnels de la santé peuvent organiser une
activité sociale à l’issue d’une journée complète
d’activités scientifiques, pour autant que l’activité sociale
ne dure qu’une heure, soit entièrement à charge des
participants et ne prête pas à confusion, de par sa
nature, quant au caractère scientifique de la
manifestation.
Les entreprises n’organisent pas d’activités sociales,
même si elles sont aux frais des professionnels de la
santé.
Les activités sociales ne peuvent jamais être
sponsorisées. Ex.: journée sportive pour du personnel
hospitalier, fête de Saint-Nicolas, après-midi golf,
dégustation de vin, visite d’une ville ou d’un musée, etc.
ACCOMPAGNANTS?
Les
entreprises
n’invitent
pas
de
personnes
accompagnantes. En tout état de cause, elles
n’interviennent pas dans les frais d’éventuelles personnes
accompagnantes.
LIEU?
Le lieu de la réunion ne crée pas de confusion quant à
son caractère scientifique. Il est adapté à l’objectif
scientifique.
* Rappelons que le §1er de cet article interdit de manière générale l’offre de toute prime et avantage par l’industrie aux professionnels
du secteur de la santé, ainsi que la sollicitation de primes et avantages.
Mdeon asbl-vzw | Avenue du Roi Albert Ier 64 Koning Albert I-laan - 1780 Wemmel | www.mdeon.be | [email protected] | +32 2 609 54 90
Ed. resp.: Dr. Th. Orban – Avenue du Roi Albert Ier 64 à 1780 Wemmel – 2012
PRINCIPE?
SPONSORING VAN NIET-VISUMPLICHTIGE
WETENSCHAPPELIJKE BIJEENKOMSTEN: HANDLEIDING
(D.D. 25.09.2012)
Huidige handleiding heeft als doel de ondernemingen en gezondheidszorgbeoefenaars te begeleiden bij het toepassen van
de bepalingen uit de Geneesmiddelenwet en uit de Code voor deontologie van Mdeon die betrekking hebben op de
sponsoring van wetenschappelijke bijeenkomsten die niet onderworpen zijn aan de voorafgaandelijke visumplicht.
Ondernemingen van de farmaceutische of
de medische hulpmiddelen sector mogen
wetenschappelijke
bijeenkomsten
sponsoren die slechts over één enkele
kalenderdag verlopen en die dus niet aan
de visumplicht onderworpen zijn.
De toepasselijke regels zijn volledig
identiek aan deze die gelden voor de
visumplichtige bijeenkomsten (artikel 10,
§2, 2° van de wet van 25 maart 1964 op
de geneesmiddelen*).
TYPE SPONSORING?
De principes van de handleiding gelden
zowel voor de sponsoring van deelnemers
als voor de sponsoring van organisatoren
van een wetenschappelijke manifestatie.
EEN VRAAG?
De ondernemingen of de gezondheidszorgbeoefenaars die dit wensen, kunnen
aan het Visumbureau van Mdeon een
schriftelijk advies vragen omtrent de
vraag
of
een
niet-visumplichtige
bijeenkomst al dan niet verenigbaar is
met de bepalingen van de Code voor
deontologie van Mdeon.
WELK PROGRAMMA?
De bijeenkomst vertoont een exclusief wetenschappelijk
karakter
en
programma:
wetenschappelijk
symposium,
investigators meeting, advisory board meeting, werkvergadering
in het kader van een wetenschappelijk consultancy-agreement,
enz.
Bijeenkomsten die geen wetenschappelijk programma hebben,
mogen niet gesponsord worden: bv.: bijeenkomsten van de
raad van bestuur van een vzw, emeritaatsviering zonder
wetenschappelijk
programma,
open-deur-dagen
zonder
wetenschappelijk programma, zakenlunch, bijeenkomst met een
louter promotioneel karakter, enz.
WELKE GASTVRIJHEID?
 Redelijk: maximum 40 EUR per lunch en 75 EUR per diner,
alles inbegrepen (drank, tax, huur van de zaal, …), aan de
marktprijs
 Bijkomstig: de aangeboden gastvrijheid is proportioneel met
het aantal uren wetenschappelijke activiteiten, wetende dat
de maximale gastvrijheid van 40 EUR+75 EUR slechts
aangeboden mag worden wanneer het programma in
minimum 6 uren effectieve wetenschappelijke activiteiten
voorziet
 Beperkt tot de officiële duur van de bijeenkomst: de
maaltijden
gaan
de
wetenschappelijke
activiteiten
onmiddellijk vooraf of volgen er onmiddellijk op.
SOCIALE ACTIVITEITEN?
Gezondheidszorgbeoefenaars
mogen
een
sociale
activiteit organiseren na afloop van een volledige dag
aan wetenschappelijke activiteiten, op voorwaarde dat
de activiteit niet langer dan een uur duurt, dat het
volledig ten laste van de deelnemers valt en dat het
niet tot verwarring leidt inzake het wetenschappelijke
karakter van de manifestatie wegens de aard ervan.
Ondernemingen organiseren geen sociale activiteit, ook
al betalen de gezondheidszorgbeoefenaars ervoor.
Sociale activiteiten mogen nooit gesponsord worden.
Bv.:
sportdag
voor
ziekenhuispersoneel,
Sinterklaasfeest, namiddag golfen, wijndegustatie,
stads- of museumbezoek, enz.
BEGELEIDENDE PERSONEN?
Ondernemingen nodigen geen vergezellende personen
uit. In ieder geval komen de ondernemingen niet tussen
in de kosten voor eventuele begeleidende personen.
LOCATIE?
De plaats van de bijeenkomst creëert geen verwarring
omtrent het wetenschappelijke karakter ervan. De
plaats moet zijn aangepast aan het wetenschappelijke
doel.
* Ter herinnering, §1 van artikel 10 verbiedt in het algemeen het aanbieden door de industrie van eender welke premie of eender welk voordeel
aan beroepsbeoefenaars uit de gezondheidssector, alsook het vragen naar premies en voordelen.
Mdeon asbl-vzw | Avenue du Roi Albert Ier 64 Koning Albert I-laan - 1780 Wemmel | www.mdeon.be | [email protected] | +32 2 609 54 90
Ver. Uitg.: Dr. Th. Orban – Koning Albert I-laan 64 te 1780 Wemmel – 2012
BEGINSEL?
SPONSORING OF SCIENTIFIC EVENTS NOT SUBJECT
TO VISA REQUIREMENTS: GUIDELINES (D.D. 25.09.2012)
The following guidelines have been designed to guide Healthcare Sector professionals and companies to apply and interpret the
dispositions of the Law on medicinal products and of the Mdeon Code of Ethics in relation to the sponsoring of scientific events
which do not require a preliminary visa.
Companies from the pharmaceutical or
medical devices sector may sponsor
scientific events which take place over
only one day and which do not therefore
require a visa.
Rules applicable are identical to those for
events requiring a visa (article 10, §2, 2°
of the law of 25 March 1964 concerning
medicines*).
TYPES OF SPONSORING?
The principles of these guidelines apply
equally to the sponsoring of participants
and to the sponsoring of
organisers of
scientific events.
QUESTIONS?
Healthcare professionals or companies
who so wish can ask the Mdeon Visa
Office written advice about the question if
a scientific event not subject to visa
requirements is in conformity with the
Mdeon Code of Ethics.
WHICH PROGRAMME?
The event is of an exclusively scientific nature – as is the
programme: scientific symposium, investigators meeting,
advisory board meeting, working party operating within the
framework of a scientific consultancy contract, etc.
Events which do not have a scientific programme may not
be sponsored. i.e.: asbl Board Meetings, Emeritus
celebrations with no scientific programme, Open Days with
no scientific programme, business lunches, meetings of a
purely promotional nature, etc.
LEVEL OF HOSPITALITY?
PITALITE?
 Reasonable: maximum 40 EUR per lunch and 75 EUR
per evening meal, all inclusive (drinks, taxes, hire of
room, …), at market prices
 Subsidiary: the offered hospitality is in proportion to
the number of hours devoted to scientific activities,
with the understanding that the maximum of 40 EUR +
75 EUR may only be attributed when the programme
includes a minimum of six hours of effective scientific
activities
 Limited to the official duration of the event: meals
taken immediately before or after the scientific
activities
SOCIAL ACTIVITIES?
SOCIALES?
Healthcare professionals may organise social activities to
take place after a complete day’s proceedings which were of
a scientific nature, with the proviso that such activities do
not last any longer than one hour, that such activities are
financed by the participants themselves and that the nature
of the activities is compatible with the scientific nature of
the daytime events.
Companies do not organise social activities – even if such
activities were to be financed by the Healthcare
professionals themselves.
Social activities must never be sponsored. Eg.: sports days
for hospital staff, festivities linked to Saint-Nicolas feast
day, golf afternoons, wine-tasting sessions, town visits or
museum visits, etc.
ACCOMPANYING PEOPLE?
Companies do not invite persons to accompany participants.
In any case, companies do not support the costs of eventual
accompanying persons.
VENUE?
The chosen venue suites to the scientific nature of the event
and does not lead to any confusion in this area.
* It must not be forgotten that §1 of this article forbids in general the offering of all premiums and benefits by companies
to Healthcare professionals as well as requests of the same by the said professionals.
Mdeon asbl-vzw | Avenue du Roi Albert Ier 64 Koning Albert I-laan - 1780 Wemmel | www.mdeon.be | [email protected] | +32 2 609 54 90
Ed. resp.: Dr. Th. Orban – Avenue du Roi Albert Ier 64 à 1780 Wemmel – 2012
PRINCIPLE?