Plan financier automatisé : Utilisation

Plan financier automatisé : Utilisation
1. Introduction
Le plan financier d’Excel vous permet d’encoder des données afin qu’elles soient traitées et mises en
forme pour donner un plan financier abouti : Bilan – Compte de résultats – Tableau de trésorerie.
Il vous faudra donc rechercher et travailler ces données afin de pouvoir les encoder dans le fichier
Excel.
Ce document a pour objectif de vous guider dans l’utilisation du fichier Excel. Pour ce faire, nous
utiliserons un exemple de projet expliqué dans ce document et retranscrit dans le plan financier.
Avant de démarrer l’explication, il est important de noter que vous ne devez compléter que les
premiers onglets du fichier, de l’onglet « Projet » à l’onglet « Financement ». Les trois derniers
onglets Bilan, tableau de trésorerie et compte de résultats sont calculés automatiquement.
De manière générale, les cellules blanches sont les cellules que vous devez compléter alors que les
cellules jaunes ne doivent jamais être modifiées. Les cellules, que vous ne devez pas modifier, ont
été bloquées afin de ne pas perdre de formules de calcul importantes.
Nous allons maintenant parcourir chaque onglet.
2. Données personnelles
Information
Cet onglet permet d’en savoir plus sur le porteur de projet et est une étape obligatoire pour les
organismes de crédit. En effet, ceux-ci ont besoin de données personnelles pour accorder un crédit.
Il est donc important de compléter l’entièreté des données demandées.
Exemple
Dans notre exemple, le porteur de projet s’appelle Roger et souhaite se lancer dans un magasin de
cyclisme : réparation de vélos, vente de vélos et d’accessoires. Il a plusieurs années d’expérience
dans ce domaine.
3. Données du projet
Information
Vous devez introduire ici les informations concernant votre projet. Les quatre premières questions
vous demandent de choisir parmi une liste de réponse. Il est très important de mentionner le statut
de votre future activité ainsi que le mois de lancement car une partie du plan financier sera calculé
sur base de ces données.
En effet, ces deux données vont influencer le plan financier du point de vue de la trésorerie, du bilan
et du compte de résultats. Cette influence se marquera au niveau de le TVA et du calcul de l’impôt.
Essayez d’être le plus clair possible dans vos explications car les organismes de crédits lisent ces
informations afin de comprendre votre projet et surtout de comprendre les chiffres que vous
mentionnez dans le plan financier.
Exemple
Roger souhaite démarrer son activité en tant que personne physique et possède l’accès à la gestion
de base et à la profession grâce à ses diplômes. Il aimerait débuter son activité en janvier.
Le reste des informations se trouvent immédiatement dans le fichier.
4. Chiffre d’affaires
Information
L’onglet « Chiffre d’affaires » permet d’encoder jusqu’à cinq produits ou gammes de produits.
L’onglet se compose en 3 éléments distincts :
-
Le régime TVA des produits
L’encodage du chiffre d’affaires (sur trois années)
L’encodage des délais de paiement des clients (sur trois années)
Le tableau de régime TVA vous demande simplement de compléter la dénomination des produits (le
nom du produit sera immédiatement répercuté sur l’ensemble du plan financier) et de compléter le
taux de TVA qui sera appliqué sur le prix de vente.
Le tableau sur le chiffre d’affaires reprend les prix de ventes de vos produits ainsi que les ventes
mensuelles. Les ventes doivent être complétées mois par mois pour chaque produit. L’opération doit
être répétée pour les 3 années.
Le dernier tableau vous demande de signaler les délais de paiements offerts à vos clients par gamme
de produits. Effectuez l’encodage mensuellement et sur les 3 années.
Exemple
Roger a défini cinq gammes de produits distincts :
-
Les vélos hauts de gammes
Les vélos bas de gammes
Les accessoires hauts de gammes
Les accessoires bas de gammes
Les entretiens et réparations
Tous ces produits ou services doivent appliquer un taux de TVA de 21%.
Il est évident que Roger va vendre plus que deux types de vélos, mais il a déterminé que les vélos de
plus de 750€ seraient des vélos hauts de gammes et que les accessoires de plus de 75€ seraient des
hauts de gammes.
Il a également défini le prix de vente moyen de chaque gamme :
-
Les vélos hauts de gammes : 950 €
Les vélos bas de gammes : 500€
Les accessoires hauts de gammes : 110€
Les accessoires bas de gammes : 50€
Le prix moyen d’un entretien : 45€
Les prix évoluent chaque année car Roger inclut d’autres marques de vélos dans son magasin. Ainsi,
le prix moyen des vélos hauts de gammes passe à 1.000€ en année 2.
Les quantités vendues sont basées sur une étude de marché effectuée par Roger et tiennent compte
du démarrage de l’activité et de la saisonnalité. Les données ainsi recherchées par Roger ont été
encodées dans le tableau. Nous pouvons ainsi constater que l’activité est plus importante au
printemps et en été, ce qui est normal pour une activité de vente de vélos. Il a également estimé que
l’activité progresserait de 20% en année 2 et de 10% en année 3, ce qui explique les ventes plus
importantes.
Les délais de paiement sont de 0 jours car les clients paient au grand comptant (cash).
5. Marchandises
Information
L’onglet « Marchandises » se présente de la même manière que l’onglet « Chiffre d’affaires » à la
seule différence que vous pouvez introduire les données d’un stock de départ. En effet, vous
pourriez déjà avoir certains produits qui seront mis en vente dans votre magasin ou alors, vous
souhaitez constituer un stock de départ.
Il est important que vous fassiez le lien entre le prix de revient et son produit. En effet, le prix de
revient du produit 1 sera lié au prix de vente du produit 1. Ainsi, si votre produit 1 se vend 25€ mais
qu’il est composé de 3 marchandises, qui coûtent 3€,2€ et 5€, vous devrez encoder 10€ pour le prix
de revient du produit 1.
Si le produit un est 1 panier moyen, il faudra indiquer le prix de revient moyen pour le produit 1.
Exemple
Pour Roger, la TVA sur l’ensemble de ses marchandises sera de 21%.
Concernant ses marchandises, elles se répartissent de la manière suivante :
-
Le prix d’achat moyen des vélos hauts de gammes = 500€
Le prix d’achat moyen des vélos bas de gammes = 200€
Le prix d’achat moyen des accessoires hauts de gammes = 65€
Le prix d’achat moyen des accessoires bas de gammes = 20€
Les coûts des entretiens et réparations = 0€ car c’est de la main d’œuvre
Roger décide de se constituer un stock de départ pour chaque marchandise. Ce stock est sensé
couvrir +/- 3 mois de ventes. Il est constitué comme suit :
-
Vélos hauts de gammes : 20 vélos * 500€ = 10.000€
Vélos bas de gammes : 20 vélos * 200€ = 4.000€
Accessoires hauts de gammes : 20 accessoires * 65€ = 1.300€
Accessoires bas de gammes : 20 accessoires * 20€ = 500€
Un tableau de stock (cf : fichier Excel « tableau de stock ») a été constitué afin de vérifier le volume
du stock et pouvoir commander les stocks ensemble, +/- tous les 3 mois, ce qui permet des coûts
d’échelle (1 seul coût de transport, remise car achat groupé, …). Les délais de paiement sont d’un
mois.
Les informations de ce tableau ont servi à compléter les données du plan financier.
6. Charges variables
Information
L’onglet « Charges variables » permet d’encoder les charges variables, autres que les marchandises
directement imputables à un produit. Les charges se traduisent par le coût supplémentaire du à une
nouvelle vente.
Par exemple, à chaque vente, un vendeur reçoit une commission de 5% de la vente. Chaque vente
représente un coût supplémentaire. Si le commercial ne conclue aucune vente, il n’y aura pas de
charge supplémentaire.
Ces charges peuvent être de nature diverse et variée :
-
Commission pour un vendeur
Sous-traitance pour l’installation d’un produit
Transport
Frais de stockage
Electricité ou charges de location directement liées à un ou plusieurs produits
Le salaire de quelqu’un si il est directement lié à un ou plusieurs produits
….
Il est demandé de compléter la TVA ainsi que le pourcentage que représente la charge par rapport
au prix de vente du produit. Ainsi, un vendeur pourrait avoir 3% de rémunération variable pour un
produit et 5% pour un autre produit.
Il est également important de connaitre le délai de paiement des charges variables.
Encodez ces données pour 3 ans.
Exemple
Roger a défini trois charges variables :
-
-
Les commissions sur vente qu’il veut donner à son futur employé (en année 2). Il compte
donner 2% sur les vélos bas de gammes et 3% sur les vélos hauts de gammes. Cette charge
ne sera encodée qu’en année 2, à l’arrivé du salarié (en juillet). Roger n’a encodé que 1% et
1.5% de charges car il estime que seulement la moitié des ventes sera effectuée par le salarié
alors que l’autre moitié des ventes est conclue par lui-même.
Les frais de livraison représentent 1% du coût de vente par marchandise livrée.
Le matériel dont il a besoin pour la réparation et l’entretien des vélos (huile, rustine, vis,
câble de frein, …). Il a estimé ce coût à 5% du prix de vente.
Roger ne bénéficie d’aucun délai de paiement sauf pour les livraisons qui peuvent être payées à 30
jours date facture.
7. Charges fixes
Information
L’onglet « Charges fixes » permet d’encoder l’ensemble des charges fixes de la société de manière
mensuelle.
Les charges indiquées ne sont que des exemples et peuvent être modifiées selon votre projet.
Indiquez le régime TVA ainsi que le montant mensuel de la charge. Le moment du paiement est
important, ainsi une assurance ne sera pas automatiquement divisée en 12. En effet, il faudra
prendre en considération si vous payez la charge annuellement, semestriellement, trimestriellement
ou mensuellement.
Pour les années 2 et 3, il suffit d’indiquer le pourcentage d’inflation de la charge. Si la charge est
inchangée d’une année à l’autre, il vous suffit de ne rien remplir.
Exemple
Roger a complété le tableau en fonction de ses recherches et des devis obtenus chez les fournisseurs.
Certaines charges, telles que les frais de communication et l’eau, gaz, électricité, subissent une
inflation de 2% par an.
Pour le drink de lancement, il n’a lieu que la première année. Il faut donc encoder un pourcentage
négatif de 100% afin de réduire cette charge à 0 pour les années suivantes.
Les charges ont été encodées le mois où elles ont été payées.
8. Rémunération
Information
L’onglet «Rémunération » vous permettra d’encoder jusqu’à quatre catégories de salaire. De base,
ces catégories sont :
-
Employé
Ouvrier
Cadre
Gérant
Il vous est demandé d’encoder : le salaire brut, les cotisations patronales, le double pécule de
vacances, les éventuels avantages divers et 13ème mois.
Nous vous conseillons de contacter une caisse d’assurance sociale afin de déterminer les salaires de
vos futurs salariés.
Vous devrez ensuite encoder le nombre de travailleurs de chaque catégorie pour chaque mois de
l’année.
Cette opération est à répéter pour les trois premières années
Exemple
Roger aimerait avoir un salaire net de 1.200€ la première année et de 1.500€ les années suivantes. Il
encode donc un salaire brut de 2.000€ la première année et de 3.000€ les suivantes afin de pouvoir
couvrir l’impôt des personnes physique et les cotisations sociales.
L’année 2, il engage un salarié à partir du mois de juillet et a défini son salaire avec l’aide d’une caisse
d’assurance sociale.
9. Investissements
Information
Cet onglet permet de définir l’ensemble des investissements qui seront effectués pour les trois
premières années.
Différentes catégories d’investissements ont été établies. Il vous suffira donc de modifier le libellé ou
mettre une description de votre investissement. Il vous faudra également encoder le montant, le
régime TVA ainsi que le mois d’achat prévu pour l’investissement. La période « Pré-lancement » fait
référence aux achats qui seront effectués avant le lancement de l’activité comme les frais de notaire.
Finalement, il faudra déterminer la durée d’amortissements. Cette durée d’amortissements
correspond à la durée de vie hypothétique de l’investissement. Voici quelques exemples :
-
Voiture de société : 5 ans
Frais de constitution : 1 an
Matériel informatique : 3 ans
Meuble : 4 ou 5ans
….
Il est important que pour les investissements que vous effectuez, chaque donnée soit encodée :
montant, TVA, mois d’achat, durée d’amortissements (sauf pour des investissements non
amortissables comme les garanties locatives).
Exemple
Roger n’a pas énormément d’investissements :
-
Frais d’inscription au guichet d’entreprises
Achat de quelques licences informatiques
Travaux dans la boutique
Bureau – Chaise de Bureau - Etagère
Garantie locative
Les années suivantes, Roger n’a prévu aucun investissement.
10.
Financement
Information
L’onglet « Financement » vous permet d’encoder l’ensemble des fonds que vous allez obtenir pour le
lancement de votre activité.
Ainsi, dans le cas d’un lacement d’une société, indiquez le capital souscrit ainsi que le capital libéré à
la constitution (période : pré-lancement). Pour les années suivantes, vous pourrez effectuer une
augmentation de capital ou une libération complémentaire de capital.
Vous pouvez ensuite définir le reste des apports financiers de la société, que ce soit des
financements privés ou des financements extérieurs.
Il est important que pour chaque financement que vous souhaitez encoder, vous indiquiez le
montant ainsi que le mois de l’apport.
Exemple
Roger compte investir 10.000€ de fonds propres dès le lancement de l’activité.
Il bénéficiera d’un apport supplémentaire de 5.000€ de ses parents.
Roger va également faire appel au fonds de participation pour un prêt de lancement d’une valeur de
30.000€.
11.
Bilan – Compte de résultats – Tableau de trésorerie
Information
Les trois onglets suivants forment le plan financier. Vous ne devez rien encoder car ils sont construits
automatiquement à partir des données remplies précédemment.
Sur base de ces tableaux, vous pouvez voir si votre projet est rentable et viable.
En analysant le tableau de trésorerie, avec le solde cumulé, vous pouvez apercevoir si vous avez
provisionné assez de trésorerie. En effet, si la trésorerie cumulée reste positive, vous n’aurez pas de
problème au niveau du cash-flow de la société.
Le compte de résultats calcule les bénéfices ou les pertes que la société engendre et permet donc de
réaliser si le projet est rentable. Il chiffre aussi le montant des impôts qu’il vous faudra payer.
Le bilan permet d’avoir une image de la comptabilité en fin d’exercice comptable.
Exemple
Le projet de Roger est viable car si nous analysons sa trésorerie, elle reste constamment positive
même les mois ou il effectue ses commandes de marchandises.
Le compte de résultats montre un bénéfice les deux premières années.
Cependant, les bénéfices sont moins importants l’année 2 et sont négatifs l’année 3. Cela est dû à
l’embauche du salarié.
En analysant ces données, on peut donc dire que le recrutement d’un salarié est possible pour la
société (car la trésorerie reste positive). Mais, il faudra faire attention à ce que les ventes le
permettent réellement, il est donc important de réévaluer les ventes avant d’engager une personne
supplémentaire. Il pourra se tourner vers d’autres solutions telles que l’embauche saisonnière, par
exemple uniquement pendant la haute saison.