PROCÉDURES D`ÉVALUATION DU PERSONNEL (ÉVALUATION

PROCÉDURES D’ÉVALUATION DU PERSONNEL
(ÉVALUATION ANNUELLE, STAGE, PROMOTION)
Ce qu’il faut savoir sur les procédures d’évaluation du personnel
Au cours de leur carrière, les membres du personnel font l’objet de plusieurs évaluations de leurs
performances et compétences; la première évaluation a lieu à la fin d’une période de stage, et est
suivie par une évaluation annuelle en vue d’une promotion ou d’un reclassement. Les données à
caractère personnel (également appelées «informations à caractère personnel») traitées au cours
des procédures de stage et d’évaluation annuelle sont collectées sous forme de rapports, complétés
en partie par le membre du personnel concerné, et par ses supérieurs hiérarchiques pour la partie
restante.
Quelles sont les principaux enjeux en matière de protection des données?
Qualité des données — il importe de ne pas traiter plus de données à caractère personnel que
nécessaire. Comment? En se contentant, d’emblée, de ne collecter que les informations pertinentes
qui sont nécessaires aux fins de la procédure (par exemple, la nationalité, la date de naissance; les
renseignements relatifs à la formation antérieure peuvent être considérés comme excessifs aux fins
de l’évaluation annuelle). En outre, les informations destinées à l’évaluation des membres du
personnel consistent majoritairement en des appréciations subjectives concernant leurs
performances professionnelles. Il s’avère donc difficile d’évaluer l’exactitude de ces informations;
c’est pourquoi le rapport d’évaluation du membre du personnel concerné doit lui être remis, et ce
dernier doit avoir la possibilité d’ajouter ses propres observations, ainsi que d’engager des
procédures de recours.
Délais de conservation — les organisations doivent souvent conserver des informations à caractère
personnel pour certaines finalités. Il est toutefois illégal de conserver indéfiniment de telles
informations; les organisations doivent dès lors s’assurer que les informations relatives à l’évaluation
du personnel ne sont pas conservées plus longtemps que nécessaire.
Droit d’accès et de rectification — les données factuelles traitées aux fins de l’évaluation (les
données de contact, les données concernant le poste, l’échelon, l’ancienneté, etc.) peuvent être
rectifiées sur demande du membre du personnel concerné. Dans la mesure où il est impossible de
rectifier les données d’évaluation qui, par nature, sont subjectives, le membre du personnel
concerné doit se tourner vers les procédures de recours officielles.
Droit à l’information — lors de toute procédure d’évaluation, les membres du personnel doivent
être informés de leurs droits et des finalités du traitement de leurs données à caractère personnel. À
cette fin, une clause de protection des données doit être incluse dans les formulaires de rapport, les
formulaires de candidature et/ou les messages envoyés aux membres du personnel dans le cadre
d’une procédure. En outre, le personnel doit pouvoir accéder à tout moment à un avis de protection
des données ou à une déclaration de confidentialité, par exemple sur les pages intranet de
l’organisation.
Informations complémentaires
Pour toute information complémentaire, se reporter au document suivant (sélection non
exhaustive):
Lignes directrices du CEPD concernant le traitement de données à caractère personnel dans le
domaine de l’évaluation du personnel
Sujets connexes: Sélection et recrutement de personnel