Compte rendu réunion comité des fêtes du 11

Comité des Fêtes
Mairie
40260 TALLER
Taller, le 18 décembre 2015
Compte rendu de la réunion du
11 décembre
ETAIENT PRÉSENTS
-
Pascale MONRIBOT-DELAS,
Sylvain MORA,
Philippe AEBERLI,
Sandrine AEBERLI,
Océane MORA,
Camille PUYO,
Olivier RUBAT du MERAC,
Hélène RUBAT du MERAC,
Marie DUBREUIL,
Michel BEYRIE.
ETAIENT ABSENTS, EXCUSES
-
Américo SEBASTIAO,
Liliane SEBASTIAO,
Bruno BERNIER,
Laurent ALVAREZ,
Sylvie ALVAREZ.
Les cinq membres avaient remis une procuration de vote à Pascale MONRIBOT-DELAS pour cette
réunion.
LIEU DE LA REUNION
La réunion s'est tenue dans la salle de réunion à la mairie, le 11 décembre 2015 à 19h.
MODE DE CONVOCATION
Les membres du Bureau ont été convoqués par écrit par la Présidente, le 6 décembre 2015.
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L'ORDRE DU JOUR
Quatre points étaient à l'ordre du jour :
1) répondre à Michel BEYRIE et Frédéric DUPRAT concernant l’organisation de la
course cycliste,
2) préciser les rôles des membres du Bureau,
3) étudier la proposition de modification des statuts et la création d’un règlement
intérieur,
4) faire une première ébauche du programme des fêtes 2016, ainsi que mettre en
place le carnaval 2016.
DEROULEMENT DE LA SEANCE
Organisation de la course cycliste
Michel BEYRIE :
- expose que pressé par les délais (date butoir du 30 novembre 2015), il a donné son
accord aux organisateurs de la course cycliste pour qu'elle ait lieu à Taller, le 1er mai
2016. Il demande au Comité des Fêtes de se prononcer sur ce point.
- pour cette manifestation, il souhaiterait une participation du Comité des Fêtes de 200€.
Le C.A. vote à l’unanimité le maintien de la course cycliste le 1er mai après-midi d'une part et le
montant de la participation de 200 € d'autre part.
Marie DUBREUILH a proposé d'offrir au vainqueur un bouquet et une coupe, proposition
approuvée à l'unanimité. Elle se charge d'informer Michel BEYRIE de cette décision et d'acheter la
coupe et le bouquet.
Préciser les rôles du Bureau
Le Bureau ayant été renouvelé, certains membres découvrent leurs nouveaux rôles. Pour éviter
des erreurs et optimiser notre organisation, nous avons précisé les fonctions de chacun. Ces
éléments sont précisés dans la proposition des nouveaux statuts. Les remarques et les conseils sont
toujours les bienvenus.
Etudier la proposition de modification des statuts et la création d’un règlement
intérieur
En préambule, Pascale MONRIBOT-DELAS précise qu'après plusieurs échanges de mails avec les
Services de la Préfecture, lus à haute voix, il ressort que les statuts en cours de validité sont ceux
d'octobre 2012. La demande faite par Sandrine AEBERLI en 2014, concerne uniquement la
modification des membres du Bureau.
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Dans l’esprit d’un meilleur fonctionnement, nous souhaitons modifier les statuts voire mettre en
place un règlement intérieur.
Les principales modifications résideraient dans la création de trois nouveaux membres au Bureau :
Vice Président(e), Trésorier(e) adjoint(e) et Secrétaire adjoint(e), pour assurer un fonctionnement
normal du Bureau, en cas d’absence, maladie, accident … d'un des membres.
Une proposition du règlement intérieur ainsi que la modification des statuts sont envoyées en
pièce jointe.
Les documents sont modifiables à souhait, et les modifications devront être envoyées à Pascale
MONRIBOT-DELAS sous 15 j à partir de cette date.
Il est également rappelé que Sylvain MORA, qui n'est pas majeur, doit fournir une autorisation
parentale afin qu'il puisse exercer des responsabilités de gestion et de représentation au sein du
Comité des Fêtes.
A priori, le C.A. devrait se réunir le 8 janvier 2016 dans cette même salle à 19h pour valider les
nouveaux statuts qui tiendront compte des remarques collectives, voire du Règlement Intérieur si
nécessaire. Cette date sera confirmée par une convocation de Camille PUYO.
Faire une première ébauche du programme des fêtes 2016, ainsi que mettre en
place le carnaval 2016
Nous avons ébauché le programme 2016.
1°) le CARNAVAL. La date du samedi 5 mars 2016 a été retenue pour le déroulement de cette
fête.
Nous souhaitons organiser un défilé de chars au cours duquel les enfants pourront, comme les
années précédentes, demander aux habitants des œufs et des lardons. Ceux-ci seront utilisés le soir
même pour réaliser une grande omelette où tout le monde sera convié pour la déguster. Une
demande est adressée à tous les Présidents d’Association pour savoir s’ils sont d’accord pour réaliser
des chars.
Camille PUYO doit poser la question à Cathy et Michel DUJOL pour savoir s'ils ont l'intention
d'organiser une soirée.
Océane MORA se renseigne sur la sécurité à mettre en place pour un bon déroulement.
2°) le PROGRAMME DES FETES. Les fêtes se dérouleront du vendredi soir 29 avril 2016 au
dimanche soir 1 mai 2016.
Si tout ne sera pas retenu, les propositions fusent. Voici les différentes idées proposées lors de cette
réunion :
- La pêche à la truite au lavoir pour les enfants,
- Un toro-ball,
- Le concours de belote,
- Une chorale lors de la messe,
- Un concours de pétanque, avec la section Taller Boules de l’ASAC,
- Un Ball-Trap, avec l’ACCA,
- Une marche, avec Lous Caminayres,
- Une demi-journée sportive, avec le Marensin Football Club et la section Tennis de l’ASAC,
- Une course d’orientation,
- Différents repas au cours du weekend, notamment le samedi midi et soir,
- La vente de sandwich après le bal,
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-
La mise en place d’une navette "sécurité" pour les villages les plus proches.
Camille PUYO, Océane et Sylvain MORA sont chargés de mettre en place une page Facebook
au nom du Comité des Fêtes de TALLER pour partager nos idées, nos évènements mais également
pour recueillir vos idées et vous permettre de participer à la vie du village à nos côtés.
Pascale MONRIBOT-DELAS est chargée d' :
- établir un pré-programme d'appel, corrigé des remarques des membres du C.A. Ce
document pourra être joint sur Facebook.
- interviewer les Comités des fêtes et des Chefs Lieux de Cantons alentours pour se nourrir
de leur expérience.
Un courriel sera adressé à tous les Présidents d’Association par Pascale MONRIBOT-DELAS
pour voir ce qu’ils souhaitent organiser. Dans cette éventualité, ils seront convoqués à participer à la
prochaine réunion du C.A. du 8 janvier 2016.
Nous devons également nous renseigner pour la location du chapiteau, ainsi que pour le choix de
la sono. Les démarches auprès des sponsors devraient commencer dans les semaines à venir.
En terme de communication, le C.A. a voté à l'unanimité qu'une fois les comptes-rendus
approuvés, ils seraient envoyés par courriel à la Mairie pour publication sur le site internet
http://www.mairie-taller.fr/ de façon à ce qu'ils soient consultables par tous.
RECAPITULATIF DES DESCISONS PRISES
DECISIONS PRISES
Toutes les décisions ont été prises à l'unanimité :
-
date des fêtes de Carnaval : samedi 5 mars 2016,
dates des Fêtes de TALLER : du vendredi 29 avril 2016 au dimanche soir 1er mai 2016,
course cycliste maintenue le dimanche après midi 1er mai 2016,
participation financière du Comité des Fêtes à la course cycliste du 1er mai : 200 €,
prochaine réunion du C.A. : le vendredi 8 janvier 2016 à 19h à la salle des fêtes,
QUI FAIT QUOI POUR LA PROCHAINE REUNION ?
Marie DUBREUIL :
- s'occupe de la coupe et des fleurs pour la cours cycliste (p.m.) et avertit Michel BEYRIE de cette
décision du C.A.,
- s'assure de l'organisation de la pêche à la ligne au lavoir,
- se renseigne pour la location d'un chapiteau et le toro ball,
Hélène RUBAT DU MERAC :
- contacte Intermarché (sponsor),
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Camille PUYO, Océane et Sylvain MORA :
- créent une page Facebook pour le partage des idées,
Camille PUYO
- assurera les convocations des membres du C.A. pour le vendredi 8 janvier 2016,
- demande à Cathy et Michel DUJOLS s'ils envisagent une animation le soir du carnaval (5 mars 2016),
- récupère les textes officiels sur la formation des personnes formés pour servir temporairement
des boissons de catégories 1, 2 et 3 dans le cadre d'une Association,
- adresse le présent compte-rendu validé à la mairie pour sa mise en ligne sur le site internet de
TALLER (http://www.mairie-taller.fr/)
Océane et Sylvain MORA
- vérifie les normes de sécurité pour le défilé des chars (circulation, etc …),
- se renseigne pour l'organisation du bal,
Sylvain MORA
- doit fournir une attestation parentale pour exercer des fonctions de gestion et de
représentation au sein du Comité des Fêtes,
- réserve la salle des fêtes pour la réunion du 8 janvier 2016 et le carnaval du 5 mars 2016,
- contacte plusieurs sponsors.
- Sandrine AEBERLI
- adresse à Pascale MONRIBOT-DELAS la liste des sponsors de l'année précédente,
- la plaquette de présentation de l'année passée.
- Pascale MONRIBOT-DELAS
- adresse à Camille, l'ébauche des statuts et des exemples de Règlement Intérieur pour diffusion
et amendements des membres du C.A.,
- adresse une demande aux Présidents des Associations tallésiennes pour connaître leurs
intentions d'activités lors des fêtes et les convoque à la réunion du 8 janvier 2016 du C.A.,
- adresse une demande aux Comités des fêtes alentours pour se nourrir de leur expérience,
- établit une maquette du programme des fêtes et l'adresse aux membres du C.A. pour critique,
- reprend la liste des sponsors de l'année dernière et d'entame le démarchage pour 2016,
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