TP5 Partie 2 : Conduite de réunions
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TP5 Partie 2 : Conduite de réunions
SGDT – L. Tabourot TP5 Partie 2 : Conduite de réunions 1. INTRODUCTION 2. LES DEVOIRS DE L’ANIMATEUR ET DU PARTICIPANT LES DEVOIRS DU PARTICIPANT : LES DEVOIRS DE L’ANIMATEUR 3. REUNION DE PRISE DE DECISION 4. MISE EN PRATIQUE : 2 REUNIONS AUTOUR DE LA GDT DEROULEMENT DE CHAQUE REUNION 1ERE REUNION : DEFINITION DU PLANNING D’IMPORTATION : REPRISE DE L’EXISTANT 2EME REUNION :DEFINITION DE LA GESTION DE COMMUNICATION QUI VA ETRE UTILISEE DURANT LE PROJET 1. Introduction Ce TP est réalisé en 3 groupes de 4 personnes. Chaque groupe va réaliser 2 réunions autour d’une problématique de déploiement d’une solution GDT. Les compte rendu établis au cours des réunions feront partie du CR du TP. SGDT – L. Tabourot 2. Les devoirs de l’animateur et du participant Les devoirs du participant : respecter les règles validées respecter l'autre assumer ses responsabilités écouter être ponctuel participer (être actif) être force de proposition Les devoirs de l’animateur Rappeler clairement l’objectif de la réunion Préciser la durée, les étapes, les délivrables Varier son mode de questionnement (ouvert, fermé, dirigé..) Favoriser la participation de chacun Recadrer la discussion si elle s’égare Reformuler et synthétiser les étapes – clé Valoriser le groupe et mettre en évidence les progrès Utiliser des supports visuels (tableau…) Tirer les conclusion et le plan d’action 3. Réunion de prise de décision Animateur rappelle l'objet de la réunion et ses enjeux aide le groupe à bien poser le problème facilite les échanges participe à la décision obtient l'adhésion des participants sur la décision animateur Méthodes idées participants Participants Sont au fait du problème traité sont solidaires de la décision Les 4 phases : 1- définition du problème Sollicitations 2- analyse méthodique : combien / quand / quoi / qui 3- production d’un grande nombre de solutions possibles 4- sélection de la solution la plus adaptée SGDT – L. Tabourot 4. Mise en pratique : 2 réunions autour de la GDT Pour cette mise en situation, nous allons imaginer qu’il a été décidé de déployer @udros au sein de Polytech. 3 types de documentation vont être mis dans la base : - enseignement avec les classes : cours, TD, TP, Compte rendu TP - projet et stage étudiant avec les classes : intitulé du stage, rapport, support de soutenance - laboratoire avec les classes : projets, publication, thèse voici le planning du projet pour la partie enseignement et projet étudiant : septembre définition du modèle : définition des classes pour Projets / Stage et enseignement mise en œuvre des test validation suite au test création du support de formation pour les enseignants formation des enseignants début de création des objets dans la GDT préparation à l'importation (reprise de l'existant) importation (reprise de l'existant) définition du processus de notation des CR de TP octobre decembre janvier fin octobre debut janvier L’équipe projet est constituée : - d’un chef projet - de 2 enseignants chercheurs - de 2 élèves - d’un représentant informatique Déroulement de chaque réunion L’animateur de la réunion est le chef projet 2 participants sont les 2 enseignants chercheurs 1 participant est un élève 5 min de prep pour l'animateur et les participants 20 min de réunion avec un animateur et un rédacteur 10 min de débriefing : autodiagnostic des participants et de l'animateur (voir documents) SGDT – L. Tabourot 1ère réunion : définition du planning d’importation : reprise de l’existant le processus d’importation est réalisé par une mise à niveau de l’existant (renommage des fichiers selon un nom cohérent avec la référence, regroupement des fichiers dans un dossier, création d’un fichier excel d’importation) puis par l’exécution d’un programme d’importation. Pour la partie enseignement et projet étudiant, l’objectif est de définir : Quoi : quels documents vont être importés ? pour les projets, jusqu’à quand remonte-t-on ? Comment : dans quel ordre ? Quand et Qui :sur quel planning et par qui ? 2ème réunion :définition de la gestion de communication qui va être utilisée durant le projet Pour la partie enseignement et projet étudiant, l’objectif est de définir : Comment et Quoi : quels supports vont être utilisés ? à quelle fréquence ? Qui :qui les réalise ? à qui s’adresse la communication ?