Ex-Libris
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HORIZON Le système documentaire EX LIBRIS http://horizon.documentation.ird.fr Bondy, le 1er décembre 2005 Caroline DOUCOURE - Documentation Plan de la présentation 1 - Nouvelle architecture 2 - Interface personnalisée 3 - Production en réseau 4 - Gestion autonome des centres 2 De TEXTO à EX LIBRIS Hier : TEXTO • Des bases de données locales et une base Horizon pour les centres de documentation métropolitains Aujourd’hui : EX LIBRIS • Mutualisation au niveau central : alimentation en réseau de bases communs (documents, lecteurs, autorités). • Autonomie au niveau local : gestion du centre de documentation individualisée. 3 Niveau central = Mutualisation • N° Doc • Titre • Auteurs •-------• Descripteurs •--------- • Nom Lecteur •-------•-------- Bases communes Documents, Lecteurs, Autorités … Niveau local = Autonomie •FDI----- -- -- -- - •--ABI -- -- - -- -- -- ------ -- -------- -- -- -------- •- BDY--- - -------- -- -- -- -- -------- -- -- -- -- - - • LPZ--- - -- ---- --- --------- •MPL---- - -- -- -- ----- - ---- -- -- --- -- -- -- ---------- --- - -- •-- MSE----- -- -- ------- -- - -- -- -- - - -- -- •- PAP---- - -- ----- ---- --- -- - -- - - -- - - -- -- - -- - -- -- --- Gestion du centre de doc. Exemplarisation, Prêt, Circulations ... 4 Full web Ex Libris est un logiciel « full web » • consultation via un navigateur internet • production via un navigateur internet • gestion du centre via un navigateur internet Î pas d’installation d’Ex Libris dans les centres de documentation Î centralisation de l’administration du système documentaire 5 IMPORTANT ! Comment bien utiliser Internet Explorer avec Ex Libris ? • Rafraîchir les pages à chaque visite Aller dans « Outils » « Options Internet » Onglet « Général » Cadre « Fichiers Internet temporaires », cliquer sur le bouton « Paramètres… » pour sélectionner la vérification d'une version plus récente des pages enregistrées « à chaque visite de la page ». • Ne pas bloquer les pop-up • Se déconnecter pour libérer les jetons Conseil : avoir deux navigateurs • Internet Explorer configuré pour Ex Libris • un autre pour naviguer sur Internet 6 Plan de la présentation 1 - Nouvelle architecture 2 - Interface personnalisée 3 - Production en réseau 4 - Gestion autonome des centres 7 Interface personnalisée 4 catégories d’utilisateurs • Public (ressources accessibles sur internet) • Lecteurs (annuaire LDAP de l ’IRD) • Documentalistes • Administrateurs 8 Interface personnalisée Consultation et gestion locales Î colonne de gauche • Gestion de votre centre de documentation • Outils (manuel) Production des catalogues communs Î colonne de droite • FDI : alimentation de la base • Acquisitions : alimentation de la base • Périodiques : alimentation de la base • Espace personnel 9 Intranet : Documentaliste 10 Intranet : Documentaliste 11 IMPORTANT ! Création d’un nouveau lecteur Î Utiliser le lien du menu Gestion des lecteurs • Ne pas utiliser le lien dans le menu Bibliothéconomie Cadic (il manque des champs dont nous avons besoin). • Cadic a développé pour l ’IRD une gestion multi-centre. • En 2006 : alimentation du fichier des lecteurs à partir de l’annuaire LDAP de la DSI. • Conseil : dupliquer la fiche d’un lecteur 12 Intranet : Lecteur 13 Intranet : Dépôt FDI par les auteurs 14 Bibliographie des auteurs Un export EndNote d’Horizon pour alimenter la bibliographie des auteurs • EndNote : logiciel préconisé pour les auteurs de gestion de leur bibliographie et de mise en forme selon les règles d’édition d’un millier de revues scientifiques. • Un serveur Z3950 attaque la base Horizon. • Un filtre spécifique permet de récupérer les fiches bibliographiques d’Horizon dans EndNote. 15 Plan de la présentation 1 - Nouvelle architecture 2 - Interface personnalisée 3 - Production en réseau 4 - Gestion autonome des centres 16 Intranet : Dépôt FDI Signalement par les centres et dépôts réguliers au FDI • Une veille mensuelle permet l’alimentation d’Horizon avec les articles parus dans les revues dépouillées dans les Current Contents. • Donc merci de signaler au FDI : les colloques, congrès, thèses, coédition, littérature grise et les documents en sciences sociales. 17 Intranet : Dépôt FDI Comment faire ? Je vérifie que le document n’est pas déjà référencé dans Horizon. Dans ce cas, je saisis un signalement rudimentaire (auteurs, titre, date de publication). • S’il s’agit d’un document numérique, je rattache le document ou note son URL. • S’il s’agit d’un document papier, après fermeture de la fenêtre de Contrôles de validation, je retombe sur la notice et je crée un Nouvel Exemplaire pour l’exemplaire qui restera dans mon centre. J’imprime la notice, je glisse cette impression dans le document destiné au FDI et j’envoie le tout à Brigitte GREBAUT (Bondy). 18 FDI déposé dépôt en attente à indexer saisie indexation à réviser révision à revoir validé validation Internet Exemplarisation 19 FDI dépôt déposé Irdien (intranet) intranet) en attente à indexer Documentaliste FDI saisie indexation Documentaliste indexeur à réviser révision Documentaliste réviseur à revoir validé validation Administrateur fonctionnel Internet Exemplarisation Documentaliste du centre de documentation 20 IMPORTANT ! Vérifier la saisie avant d’enregistrer Î Dysfonctionnement d’Ex Libris parfois (perte de la saisie). 1. ; Vérifier la saisie 2. Enregistrer notice 21 IMPORTANT ! Utiliser les outils de navigation d’Ex Libris Î Pas ceux d’Internet Explorer (perte de paramètres de session) • Comment faire quand on a cliqué par habitude sur une flèche du navigateur ? Cliquer à nouveau sur la flèche du navigateur pour revenir sur une page d’Ex Libris. Retourner à l ’accueil. Se déconnecter et se reconnecter. 22 Acquisitions en cours de création saisie indexation à réviser révision révisé validation Internet Exemplarisation 23 Plan de la présentation 1 - Nouvelle architecture 2 - Interface personnalisée 3 - Production en réseau 4 - Gestion autonome des centres 24 Exemplarisation • Exemplariser : créer la fiche mentionnant le numéro d’inventaire et la cote de l’exemplaire de votre fonds. • La fiche Exemplaire créée est rattachée à la notice bibliographique. • La cote de l’exemplaire est copiée dans le champ Cotes de la notice bibliographique. • Et Le champ Centres de documentation de la notice bibliographique signale que vous détenez au moins un exemplaire de ce document dans votre fonds. 25 Exemplarisation • On peut créer une fiche Exemplaire à tout moment, quel que soit le statut de la notice bibliographique correspondante. • On crée autant de fiches Exemplaire que d’exemplaires détenus. • On peut enregistrer le prêt de cet exemplaire aussitôt après (sauf dans les centres synchronisés). 26 Conclusion : Rappels importants • Utiliser le navigateur Internet Explorer configuré pour Ex Libris (cf diapo 6) • Utiliser les icônes de navigation d’Ex Libris • Vérifier la saisie avant d’enregistrer • Pour gérer les utilisateurs du système documentaire, utiliser le lien de notre menu Gestion des lecteurs 27 Conclusion : L’essentiel Un document arrive dans mon centre Sa notice bibliographique est-elle dans Horizon ? Fonds local | Alimentation du catalogue de votre fonds | Gérer les exemplaires de son fonds • Si la notice est déjà dans Horizon, je crée un Nouvel Exemplaire avec l’icône en bas de la notice détaillée. • Si la notice n’est pas encore dans Horizon, je dois la créer : s’il s’agit d’une acquisition Fonds local | Alimentation du catalogue de votre fonds | Créer une notice Je saisis la notice bibliographique et je vérifie la saisie. Quand tout est OK, je valide. L’enregistrement de la notice réalisé, j’exemplarise Retourner à la notice pour saisir des exemplaires s’il s’agit d’un document IRD (diapo 18) FDI | FDI : Dépôt | Déposer dans le FDI Je saisis un signalement rudimentaire (Auteurs, titre, date de publication). Je vérifie la saisie puis je valide. Après fermeture de la fenêtre de Contrôles de validation, je crée un Nouvel Exemplaire pour l’exemplaire qui restera dans mon centre. J’envoie à Bondy un exemplaire destiné au FDI. 28 Conclusion : En 2006 La refonte n’est pas terminée (amélioration de l’interface, homogénéisation des données, etc.) Î Merci de nous faire part de vos remarques et surtout n’hésitez pas à nous contacter en cas de problème : • [email protected] • [email protected] 29