archives de l`institut de formation de l`administration fédérale (ifa)

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN
ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES
ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN
TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI
35
ARCHIVES DE
L’INSTITUT DE FORMATION DE L’ADMINISTRATION
FÉDÉRALE (IFA)
DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU
TABLEAU DE TRI
2009
par
Michaël AMARA
Bruxelles
2009
ARCHIVES DE
L’INSTITUT DE FORMATION DE L’ADMINISTRATION
FÉDÉRALE (IFA)
DOSSIER D’ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU
TABLEAU DE TRI
2009
par
Michaël AMARA
Bruxelles
2009
REMERCIEMENTS
Ce tableau de tri est le fruit de nombreuses rencontres organisées à l’IFA entre avril et juin
2008. Mes remerciements s’adressent à toutes les personnes que j’ai interrogées et sans la
collaboration desquelles la réalisation de ce travail se serait révélée impossible. Toute ma
gratitude va à Mme Christelle Caruel, responsable de la bibliothèque de l’IFA, qui m’a
secondé tout au long de cette tâche.
5
TABLE DES MATIÈRES
REMERCIEMENTS
5
TABLE DES MATIÈRES
7
LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
9
9
9
9
SOURCES
SOURCES IMPRIMÉES
BIBLIOGRAPHIE
LISTE DES ABRÉVIATIONS
11
INTRODUCTION
13
CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL
15
HISTOIRE DU PRODUCTEUR D’ARCHIVES
15
COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DU PRODUCTEUR
15
ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU PRODUCTEUR
17
ORGANIGRAMMES
19
PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES
24
I. PRINCIPES ET CONCEPTS FONDAMENTAUX DE L’ARCHIVISTIQUE
24
II. ANALYSE DE LA PRODUCTION D’ARCHIVES
25
III. DESCRIPTION DES PRINCIPALES SÉRIES D’ARCHIVES
25
IV. BRÈVE PRÉSENTATION DU CONCEPT DE SÉLECTION
28
V. LES ARCHIVES ÉLECTRONIQUES
30
7
LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE
SOURCES
Archives du Secrétariat permanent au Recrutement, 1938-1987 (AGR)
Portail du personnel fédéral : www.fedweb.belgium
Campus virtuel IFA : http://campus.ofoifa.be
SOURCES IMPRIMÉES
Annuaires administratifs et judiciaires de Belgique, 1960-2003.
Moniteur Belge, 1960-2002.
Gids der ministeries-Guides des ministères, 1997-1998.
Rapports annuels du SPF P&O, 2003-2007.
BIBLIOGRAPHIE
ALGEMENE DIRECTIE VOOR SELECTIE EN VORMING, Het openbaar ambt in België.
Beschrijvende studie van de diensten belast met het beleid en de coördinatie van het openbaar
ambt, Bruxelles, 1977.
Aspects méthodologiques de l'histoire de l'administration belge. XIXe-XXe siècles Methodologische aspecten van de geschiedenis van de Belgische administratie. 19de-20ste
eeuw, Bruxelles, 1991 (Miscellanea Archivistica Studia, 11).
CAMU L., Premier rapport sur la réforme administrative. Le statut des agents de l’Etat,
Bruxelles, 1937.
DEPOORTERE R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection,
diplomatie et persuasion. Syllabus du cours sur la surveillance donné les 4, 10, 17 et 24
septembre 2007, Bruxelles, AGR, [2007].
HENRY A., Administration et fonctionnaires. Essai de doctrine administrative, Bruxelles,
1944.
HONDEGHEM A. et DEPRÉ R., De Copernicus hervorming in perspectief. Veranderingsmanagement in de federale overheid, Bruges, 2005.
MOLITOR A., L’administration de la Belgique. Essai, Bruxelles, 1974.
PIRAUX A., « Copernic, son imaginaire et ses pratiques » in Pyramides. Revue du
Laboratoire d’Etudes et de Recherche en Administration publique de l’ULB, n° 8, 2004, p.
29-52.
STENMANS A., La transformation de la fonction administative en Belgique. Administration
publique et société, Bruxelles, 1999.
TERRIZZI R., Le Ministère de l’Intérieur (1830-1994). I : Etude de l’administration centrale
et répertoire des commissions et services publics, Bruxelles, 1995 (Miscellanea archivistica
studia, 74).
9
THERRY M., « Archiefinspectie en -selectie bij de Diensten van de Eerste Minister » in
Inspecties en selectie. Handelingen van de studiedag gehouden te Brussel op 20 mei 1997,
Bruxelles, 1998, p. 25-34 (Miscellanea archivistica studia, 107).
THIJS N. et VAN DE WALLE S., « De Ducpétiaux à Copernic. 150 années de réformes
administratives en Belgique » in Administration publique. Revue de droit public et des
sciences administratives, 2005, n°1, p. 33-50.
VAN HOOLAND B., Nieuw publiek management : van bestuurskunde tot Copernicus, Gand,
2003.
10
LISTE DES ABRÉVIATIONS
AGR : Archives générales du Royaume
AR : Arrêté royal
BPR : Business Process Reengineering
CPA: Cellule Conseil et Politique d’Achats
DGSF : Direction générale de la Sélection et de la Formation
IFA : Institut de Formation de l’Administration fédérale
INTERDEP : Groupe consultatif interdépartemental pour l’application de la Charte des
utilisateurs
MB : Moniteur Belge
OFO : Opleidingsinstituut van de Federale Overheid
PAM: Program Account Manager
PuMP: Public Management Programme
PIF: Programme d’Investissement pour la Formation
SAG: Service d’Administration générale
SMART : Système méthodologique d’Aide à la Réalisation de Tests de l’Université de Liège
SMGS: Service du Maître général des Stages
SOM : Solution Manager
SPR: Secrétariat permanent au Recrutement
SPF P&O: Service public fédéral Personnel et Organisation
SPOC : Single point of contact
11
INTRODUCTION
QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI ?
Le tableau de tri est une nomenclature systématique de différentes catégories d’archives
produites par un organisme public ou privé et qui mentionne leur délai de conservation et leur
destination définitive, autrement dit qui indique quels documents seront conservés de façon
permanente et lesquels pourront être éliminés lorsqu’ils auront perdu toute utilité
administrative. Grâce à lui, les agents peuvent déterminer quelles sont les pièces d’archives
qui peuvent être détruites à terme et lesquelles seront conservées en raison de leur valeur
historique, scientifique, cultuelle ou juridique.
Le tableau de tri, instrument de base d’une bonne gestion des archives, présente de multiples
avantages en terme d’efficacité, de réduction des coûts et de minimalisation des risques. En
effet, l’accumulation de monceaux de papiers inutiles et une numérisation parfois excessive
génèrent souvent des coûts de gestion et des classements hybrides et compliqués. Une gestion
des archives chaotique est source non seulement d’une prolifération de documents avec toutes
les dépenses inutiles que cela comporte en terme d’argent et de temps, mais aussi la perte non
maîtrisée de pièces potentiellement importantes. En cela, le tableau de tri constitue un outil
fondamental de gestion des documents (records management), de gestion de l’information et
donc de gestion des connaissances.
LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION
Ce tableau de tri fait suite à une étude sur la gestion des archives du SPF P&O, de l’IFA et du
Selor réalisée par les AGR entre 2007 et 2009. Conduite par Michaël Amara, cette mission a
donné lieu en 2009 à la publication de trois tableaux de tri distincts. D’une manière plus large,
ce travail s’inscrit dans un vaste programme initié par les AGR et qui consistera à doter tous
les SPF et SPP fédéraux de tableaux de tri à l’horizon 2011.
LES ÉTAPES DE LA RÉALISATION
L’étude des archives du SPF P&O s’est déroulée en trois étapes. Commencée par les services
du SPF P&O installés Rue de la Loi, elle s’est poursuivie par l’organisation des visites de
l’IFA pour se clôturer par une rencontre de tous les responsables des processus-clés et des
processus d’appui qui composent le Selor. Au total, une quinzaine de responsables des
services composant l’IFA ont été rencontrés entre avril et juin 2008. Christelle Caruel,
bibliothécaire de l’IFA, nous a secondé tout au long de cette tâche en les informant des
objectifs de cette mission. Une version provisoire du tableau a été soumise à l’ensemble des
personnes rencontrées à l’automne 2008 afin qu’il leur soit loisible d’effectuer d’éventuelles
modifications. Dans la foulée, le tableau a été soumis à la signature de la directrice générale
de l’IFA. Officiellement validé par la signature conjointe de l’Archiviste général du Royaume
et de la directrice générale de l’IFA en 2009, il est rentré en application durant le second
semestre 2009.
13
IFA – Tableau de tri
CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL
I. HISTOIRE DU PRODUCTEUR D’ARCHIVES
L’Institut de formation de l’Administration fédérale (IFA) [Opleidingsinstituut van de
Federale Overheid (OFO)] trouve son origine dans la réforme du statut du personnel supérieur
de l’administration initiée au début des années 1960.
L’AR du 16 février 1961 (MB du 2 mars 1961) organisa un stage pour les candidats à la
première catégorie des agents de l’Etat et fixa leur statut durant cette période. Dans la foulée,
un AR du 26 juillet 1961 (MB du 19 août 1961) porta création d’une fonction de Maître
général des Stages chargé de veiller au suivi des stagiaires. Pour l’aider à assurer sa mission,
un AR du 13 décembre 1961 (MB du 6 janvier 1962) lui adjoignit un Service du Maître
général des Stages (SMGS) (Dienst van de Algemene Stagemeester) rattaché
administrativement aux Services du Premier Ministre et qui constitue l’ancêtre de l’actuel
IFA1.
Deux ans plus tard, par un AR du 12 décembre 1963 (MB du 10 janvier 1964), le
gouvernement créa une Direction générale de la Sélection et de la Formation (DGSF)
[Algemene Directie voor Selectie en Vorming (ADSV)] à laquelle fut intégrée le Service du
Maître général des Stages. Quelques semaines plus tard, l’AR du 8 février 1964 (MB du 27
février 1964) attribua au directeur général de la DGSF toutes les compétences qui étaient
précédemment exercées par le Maître des Stages. Comme le SPR, la DGSF fut
administrativement rattachée aux Services du Premier Ministre même si elle se trouva sous
l’autorité effective des différents Ministres et Secrétaires d’Etat en charge de la Fonction
publique. Il en fut ainsi jusqu’en 1984. Dès 1963, le directeur général de la sélection et de la
formation assura un rôle central au sein de la Commission des Stages créée par l’art. 19 de la
l’AR du 16 février 1961 et qui était chargée de décider de la poursuite ou non des stages
menés par les agents de l’Etat2. En outre, dès 1969, la DGSF assura le secrétariat du Comité
permanent en charge de promouvoir la formation des agents des Services publics institué par
l’AR du 21 février 1969 (MB du 25 février 1969)3.
Par AR du 25 juin 1984 (MB du 25 juin 1984), la DGSF quitta le giron des Services du
Premier Ministre pour intégrer le nouveau Ministère de l’Intérieur et de la Fonction publique
au sein duquel elle constitua une direction générale autonome. Dix ans plus tard, l’AR du 19
septembre 1994 (MB du 6 octobre 1994) organisa son intégration au sein du nouveau
Ministère de la Fonction publique à compter du 1er janvier 1995. Peu de temps après, l’AR du
6 février 1996 (MB du 16 février 1996) donna à la DGSF son nom actuel. En 2002, l’IFA
rejoignit le SPF P&O comme la plupart des services qui composaient le Ministère de la
Fonction publique.
II. COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DU PRODUCTEUR
En son article 3, l’AR instituant la DGSF détaillait les 4 grandes missions qui lui étaient
assignées :
1
Un AR du 29 novembre 1962 (MB du 21 décembre 1962) porta règlement organique de ce Service.
En même temps qu’il a abrogé l’AR du 16 février 1961, l’AR du 18 novembre 1982 (MB du 6 janvier
1983) a remplacé la Commission des Stages par une Commission interdépartementale des Stages. Peu
de choses semblent subsister des archives de la Commission des Stages.
3
Actif jusqu’à la fin des années 1980, on perd la trace de ce Comité dans le courant des années 1990.
2
15
IFA – Tableau de tri
-
Promouvoir l’application des méthodes adéquates de sélection du personnel en vue du
recrutement et de la promotion
-
Assurer ou promouvoir la formation et le perfectionnement du personnel de l’Etat
-
Constituer un centre d’études et de documentation sur les structures et les pratiques
administratives
-
Promouvoir l’utilisation adéquate du personnel
Dans les faits, la plupart des questions liées aux méthodes de sélection et à l’utilisation du
personnel restèrent en grande partie l’apanage du SAG et du SPR. Aussi, dès le début des
années 1960, la DGSF se concentra sur ce qui constitue toujours son principal champ
d’action : la formation des fonctionnaires. Pour assurer celle-ci, la DGSF se dota d’un Centre
de documentation – ancêtre de l’actuelle bibliothèque de l’IFA – et organisa des cours de
langues et d’informatique. Dès la fin des années 1960, ceux-ci furent complétés par
l’organisation de formations en droit, en sociologie ou en méthodes de gestion. Des
professeurs d’université et des experts issus des secteurs publics ou privés furent
régulièrement invités à venir donner des séminaires portant sur les techniques de management
les plus modernes. Pour mener à bien cette mission, la DGSF s’appuya, entre autres, sur un
organisme d’intérêt public baptisé « Institut Administration-Université ». Créé le 20 décembre
1962, cet Institut sera un partenaire privilégié de la DGSF durant plus de 20 ans. Enfin, afin
d’asseoir sa position, la Direction noua des liens avec les principales institutions
internationales en charge des sciences administratives (Institut international des Sciences
administratives, American Management Association, International University Contact for
Management Education,…). A partir de 1969, le directeur de la DGSF occupa la présidence
du Comité d’Etudes des Services publics de l’Union de l’Europe occidentale (UEO).
En outre, en reprenant les missions confiées au Service du Maître général des Stages, la
DGSF se trouva chargée du suivi des stagiaires de niveau 14. C’est à elle qu’incomba la
direction du stage d’un an imposé par l’AR du 16 février 1961. L’actuelle IFA a conservé
cette compétence. Pendant le stage, le stagiaire est sous l’autorité hiérarchique du Ministre qui
a la Fonction publique dans ses attributions. Il est nommé en qualité de stagiaire par le DG de
l’IFA en délégation du Ministre de la Fonction publique. Le stage est placé sous la direction
du DG de l’IFA. C’est lui qui en définit les modalités. Pour être nommé à titre définitif, le
stagiaire doit subir une série de formations organisées par l’IFA et rédiger un mémoire de
stage qui doit être accepté. Les directeurs P&O ou leurs délégués rédigent périodiquement des
rapports de stage. S’ils sont défavorables, le directeur général de l’IFA établit un rapport sur
base duquel la Commission interdépartementale des Stages se réunit. Celle-ci est alors
chargée de statuer sur son sort en soumettant un avis au Ministre de la Fonction publique. Ce
dernier se charge de transmettre cette proposition au Ministre auprès duquel le stagiaire est
provisoirement attaché pour approbation. En cas d’accord, l’IFA rédige le projet d’arrêté de
licenciement qui sera signé par le Ministre de la Fonction publique. Le stagiaire apte à être
nommé à titre définitif doit bénéficier de l’accord du DG de l’IFA qui le transmet au Ministre
auprès duquel l’intéressé est affecté5. Toutes ces dispositions découlent de la Partie III de
l’AR du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l’Etat et de l’AM du 27 juillet 1992
fixant le modèle des rapports de stages6.
Si les missions de l’actuel IFA ont relativement peu varié au fil du temps, il en va autrement
de son offre de formations. Depuis le début des années 2000, celle-ci a connu une véritable
4
Fin 2004, le niveau 1 est devenu l’actuel niveau A.
Vade-mecum. Guide pratique du stagiaire de niveau A, Bruxelles, juillet 2008.
6
Le Conseil des Ministres du 14 novembre 2008 a approuvé, en deuxième lecture, un projet d'arrêté
royal portant simplification de diverses dispositions réglementaires relatives à la carrière des agents de
l'Etat. Ce projet prévoit quelques changements en matière de stages. Désormais, les stagiaires du niveau
A seront placés sous la direction des directeurs du service d'encadrement P&O des différents SPF au
lieu de celle du directeur général de l'IFA.
5
16
IFA – Tableau de tri
explosion. Outre les formations prodiguées dans le cadre de l’accompagnement des stagiaires
de niveau A, l’IFA a développé 4 types de formations :
-
Les formations standard structurées en 6 domaines (langues, aptitude PC, efficacité
personnelle, management et gestion des RH, matières administratives et
méthodologie de la formation/gestion des connaissances). Ces formations s’adressent
à tous les agents fédéraux, contractuels et statutaires, de tous niveaux (A, B, C et D).
-
Les formations certifiées subdivisées par niveau (A, B, C et D) et par filière de
métiers7 (pour le niveau A) ou famille de fonctions (pour les niveaux B, C et D). Elles
donnent lieu à un test dont la réussite permet d’avoir accès à une allocation de
compétences (prime) ou à un changement d’échelle de traitement. Les dispositions
principales sur l’organisation des formations certifiées reposent sur la Section II du
Chapitre IV de l'arrêté royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière des
agents de l'Etat.
-
Des formations spécifiques dans le cadre des sélections d’accession aux niveaux A, B
et C.
-
Des formations intensives en management public destinée aux agents de niveau A
dans le cadre du Public Management Programme (PuMP8).
En outre l’IFA propose des solutions d’apprentissage modernes via un campus virtuel
(accessible via internet) permettant l’apprentissage à distance et met à disposition des
infrastructures favorisant le développement des compétences : un Centre d’Etude et de
Documentation composé d’une bibliothèque riche de plus de 11.000 ouvrages et un Centre
d’auto-apprentissage composé d’une quinzaine de PC permettant l’accès au campus virtuel.
Depuis 2005, l’abandon progressif des mesures de compétences au profit des tests de
certification organisés à la suite des formations certifiées a considérablement alourdi la charge
de travail de l’IFA9. En 2006, une équipe de docimologues a été engagée afin de garantir la
qualité de l’élaboration des tests et de l’interprétation des résultats. En 2007, plus de 6.000
fonctionnaires ont pris part aux tests de certification organisés par l’IFA.
III. Organisation et fonctionnement du producteur
Il est devenu quasi impossible de reconstituer l’organisation et le fonctionnement exact des
services qui composaient la DGSF durant les 20 premières années de son existence. Si
l’abandon progressif des tâches liées à l’évaluation des procédures de sélection et de
recrutement au profit du SPR et du SAG a immanquablement provoqué une évolution de
l’organigramme primitif de la DGSF, tout semble indiquer que celui-ci s’est toujours articulé
autour de 3 grands axes : organisation des formations, suivi des stagiaires et Centre de
Documentation.
A partir de 1984, l’organigramme de la DGSF peut être régulièrement documenté. Jusqu’en
1993, il s’articula autour de 7 directions chargées de l’élaboration et de l’organisation des
différents types de formations. A partir de 1994, leur nombre passa à 5. Les compétences de
7
L’AR du 14 décembre 2004 (MB du 24 décembre 2004) a défini 17 filières de métiers dans le niveau
A. Pour chaque filière, il a été créé une commission de filière, composée de membres nommés par le
Ministre de la Fonction publique et qui est chargée de fixer la liste des formations certifiées. Afin
d’assurer la cohérence des décisions prises par ces commissions, il a été créé une commission interfilières chapeautant l’ensemble de ces commissions (Cf. art 69 de l’AR du 4 août 2004 in MB du 16
août 2004).
8
Créé en 2001, le Public Management Programme est un programme de formation intensif en
management public destiné aux fonctionnaires statutaires ou contractuels de niveau A.
9
A l’origine, les formations certifiées ne représentaient qu’une alternative aux mesures de compétences
pour un groupe restreint de fonctionnaires des niveaux B et C. Depuis 2005, le champ d’application des
formations certifiées a été considérablement élargi.
17
IFA – Tableau de tri
la Direction A concernaient l’élaboration de la politique générale en matière de formation, la
formation du top management, les relations internationales et le développement de
l’informatisation au sein de la DGSF. En outre, cette direction regroupait l’ensemble des
services logistiques. La Direction B avait en charge le suivi des stagiaires de niveau 1, les
cycles de formations de base et de perfectionnement, l’accompagnement des directeurs de
formation fédéraux, la sensibilisation en matière d’actions positives pour l’égalité des chances
professionnelles entre hommes et femmes et la coordination du programme d’échange des
fonctionnaires entre Etats membres de l’Union européenne (Programme Karolus). Elle abritait
aussi le Bureau de conseil en lisibilité10. La Direction C oeuvrait à la diffusion d’une nouvelle
culture administrative et à l’application de nouvelles méthodes de formation et techniques
administratives dans le domaine de la direction, de l’organisation et de la gestion des
ressources humaines. Elle organisait des formations en vue de favoriser l’application de la
Charte de l’utilisateur des services publics11, assurait le secrétariat du Groupe consultatif
interdépartemental pour l’application de cette Charte (INTERDEP12), coordonnait le réseau
d’informations et d’échanges sur les actions et projets de modernisation
(PROJECTOTHEQUE13) et publiait le bulletin de liaison Info-News. La Direction D
s’occupait principalement des formations professionnelles en informatique et méthodes
quantitatives ainsi que de l’étude et du développement des assistances didactiques
multimédia. Plus généralement, elle assurait une fonction de conseil en formation au profit
des directeurs de la formation, des formateurs, des tuteurs et des coaches. Elle gérait le
programme d’Investissement pour la Formation PIF14 et organisait des cours de langues
ciblés, c’est-à-dire orientés vers la pratique dans des fonctions spécifiques (accueil,
secrétariat,…). Enfin, les attributions de la Direction E concernaient la formation aux actions
de communication interne et externe ainsi que la gestion du Centre d’étude et de
documentation.
En 2005, l’IFA se lança dans un "BPR" (Business Process Reengineering) destiné à améliorer
son fonctionnement interne et ses processus de travail. Au terme de deux années de travail,
l’IFA passa à l'implémentation d’une nouvelle structure d’organisation mise en place début
2008.
Actuellement, les fonctions de management sont assurées par le Directeur général assisté de 2
« Program Account Managers » (PAM) chargés de superviser l’ensemble des
programmes/projets/produits ainsi que les relations avec les clients et responsables de la
formation au sein de l’administration fédérale. Le premier exerce seul son autorité sur
l’équipe en charge du suivi des stagiaires de niveau A. Les seconds s’appuient sur deux
secrétariats chargés respectivement de l’organisation administrative des formations certifiées
et des formations standards ainsi que sur 7 équipes dirigées par des Solution Managers (SOM)
qui s’occupent du développement et de la gestion d’un porte-feuille de produits. Aux 7 SOM
s’ajoute un service « Projets à la demande » à qui est confiée l’élaboration de formations
spécifiques, confectionnées sur mesure. Une Cellule de Planning opérationnel est chargée de
faire le lien entre ces différentes équipes et d’assurer la planification et l’organisation des
10
Créé en 1992, ce service devait aider toutes les administrations à rédiger des textes et des formulaires
compréhensibles par le public. Il était toujours actif en 2004. (Cf. Circulaire n° 360 du Ministère de
l’Intérieur et de la Fonction publique, 28 avril 1992 in MB du 8 mai 1992).
11
Datée du 4 décembre 1992, cette Charte visait à améliorer les rapports entre les citoyens et
l’administration. Elle a été publiée dans le MB du 22 janvier 1993.
12
L’INTERDEP fut créé début 1995 et placé sous la présidence du Secrétaire général du Ministère de
la Fonction publique.
13
Sur la mise en œuvre de cette banque de données des projets de modernisation des organismes
publics, cf. Info-News, n° 27.
14
Les PIF visent à promouvoir le développement des compétences dans des domaines qui ne sont pas
suffisamment couverts par les crédits de formation départementaux. Les projets introduits sont analysés
par une commission d’évaluation composée de représentants de l’IFA et du SPF P&O. Les projets
retenus bénéficient d’un transfert de budget supplémentaire.
18
IFA – Tableau de tri
activités en vue d’une bonne répartition des ressources. En support, outre les traditionnels
services en charge de l’ICT, de la Comptabilité et de la Logistique, on trouve 3 équipes
regroupées en un pôle « Soutien Métier » (Recherche & Développement et Gestion des
connaissances (R&D-KM), Docimologie et Centre de documentation) et un pôle « Soutien
Management » à qui sont confiées la Communication interne et externe.
19
IFA – Tableau de tri
ORGANIGRAMMES
Organigramme DGSF 1984-199415
Direction Secrétariat général (avec service juridique)
Direction Centre de formation francophone
Direction Centre de formation néerlandophone
Direction Formation aux systèmes d’information et méthodes quantitatives16
Direction Services généraux et logistiques
Direction Service d’Etudes
Direction Laboratoire de langues (créée en 1987)
15
R. TERRIZZI, Le Ministère de l’Intérieur (1830-1994). I : Etude de l’administration centrale et
répertoire des commissions et services publics, Bruxelles, AGR, 1995, p. 177, 185-186.
16
A partir de 1986-1987, cette direction adopta une nouvelle dénomination : « Direction Formation aux
systèmes d’information et méthodes quantitatives. Pédagogie et supports didactiques multimédia ».
21
IFA – Tableau de tri
Organigramme IFA 1994-200217
Direction A
- Secrétariat de la Direction générale
- Politique générale de formation
- Formation des fonctionnaires dirigeants
- Relations internationales
- Systèmes d’évaluation
- Services généraux et logistiques (affaires juridiques, service du personnel, affaires
budgétaires, sécurité interne, économat)
Direction B
- Stagiaires de niveau 1
- Accompagnement des directeurs de la formation
- Cycles de formation de base et de perfectionnement
- Cours de Langues
- Bureau de Conseil en Lisibilité
- Actions positives pour l’égalité des chances professionnelles entre hommes et
femmes
- Echanges entre fonctionnaires européens (programme Karolus18)
- Secrétariat de la Direction
Direction C (DIRMOD)
- Modernisation
- Management, organisation et gestion des ressources humaines
- Charte de l’utilisateur des services publics
- Périodique Info-News
- Secrétariat de la Direction
Direction D (METTEC)
- Informatique et méthodes quantitatives
- Méthodologie et technologies de la formation
- Développement de produits multimédias
- Cours de langues ciblés
- Projets PIF
- Secrétariat de la Direction
Direction E (INFOCOM)
- Formations en matière de communication institutionnelle
- Réseau des fonctionnaires d’information et responsables des journaux internes
- Editions IFA (Publications)
- Centre d’étude et de documentation
- Secrétariat de la Direction
17
R. TERRIZZI, op. cit., p. 193-194 – Institut de Formation de l’Administration fédérale. Programme
1999, Bruxelles, 1998, p. 125-130 – Annuaires administratifs, 1994-2002.
18
Ce programme a débuté en janvier 1993.
22
IFA – Tableau de tri
Organigramme IFA 200319
Services généraux
-
Monitoring et contrôle de la qualité
Communication interne et externe
B&B / P&O
Automatisation interne
Direction Account Management
Direction Domaines d’expertise
-
19
Méthode de la formation et médiathèque
Gestion et organisation
Matières administratives et accompagnement des stagiaires
Formations Fonctionnement personnel
Formations Informatique
Formations Langues
Bureau conseil en lisibilité
Annuaire administratif et judiciaire de Belgique. 2003, p. 143-144.
23
IFA – Tableau de tri
Organigramme IFA 200820
•
Direction générale
Secrétariat de la Direction générale
•
Support/Encadrement
ICT
B&CG-Economat
Logistique
•
Soutien Management
Communication interne et externe
•
Planning opérationnel
•
Soutien Métier
Recherche & Développement – Gestion des connaissances (R&D-KM)
Docimologie
Centre d’étude et de Documentation (CED)
•
Program Account Managers
•
•
Solution Managers
Projets à la demande
•
Gestion administrative des formations
Secrétariat Formations certifiées
Secrétariat Formations standards
•
Stages Niveau A
20
Basé sur le Tableau Exell « Nouvelle structure de IFA – Organigramme mars 2008 » placé sur
l’intranet IFA.
24
IFA – Tableau de tri
PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES
Ce chapitre a pour objectif de faire connaître quelques-uns des grands principes qui soustendent la bonne gestion des archives. On exposera ensuite brièvement comment les archives
de l’IFA sont gérées, quel est leur état de conservation, de classement et d’accessibilité. On
s’interrogera ensuite sur la politique de sélection qui apparaît dans le tableau de tri. Enfin, il
sera dressé un court état des lieux dans le domaine de l’archivage digital.
I. QUELQUES PRINCIPES ET CONCEPTS FONDAMENTAUX DE L’ARCHIVISTIQUE
L’archivistique contemporaine s’appuie sur une série de définitions et de concepts clairs.
Quelques-uns méritent que l’on s’y attarde.
Les archives
Les archives sont les documents qui, quel que soit leur support, leur date ou leur forme
matérielle, sont créés ou reçus par un organisme, une personne ou un groupe de personnes
dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés
par cet organisme, personne ou groupe de personnes. Il s’agit donc de tous documents, aussi
bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Il est important
de retenir que les archives ne se limitent pas aux « documents papier ».
La Loi sur les Archives
En Belgique, la gestion des archives de l’administration fédérale est régie par la Loi du 24
juin 1955 (MB du 12 août 1955) modifiée par les art. 126-132 de la Loi du 6 mai 2009 portant
des dispositions diverses (MB du 19 mai 2009). Ce texte constitue le fondement de
l’obligation de conservation des documents administratifs par les institutions publiques. Elle
les oblige à verser leurs archives aux Archives Générales du Royaume et stipule en son article
5 que les administrations publiques « ne peuvent procéder à la destruction de documents sans
avoir obtenu l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués ».
Le cycle de vie des archives et le délai de conservation
On distingue trois étapes dans le cycle de vie des archives :
- Les archives courantes (ou dynamiques) qui présentent une valeur administrative pour
le producteur
- Les archives intermédiaires (ou semi-statiques) qui ont encore une valeur juridique ou
administrative mais ne sont plus d’un usage fréquent et
- Les archives statiques qui n’ont plus de valeur administrative et dont le délai de
conservation est expiré.
Ce délai de conservation est la période pendant laquelle des archives doivent être conservées
par leur producteur et au terme duquel est appliquée la décision concernant leur destination
définitive : soit l’élimination, soit la conservation. En bref, les archives courantes sont les plus
récentes, celles dont l’administration à un usage très fréquent. Les archives intermédiaires
sont d’un usage moins fréquent mais peuvent encore être utiles dans le cadre des activités du
service. Les archives statiques sont les plus anciennes et ne servent que de manière très
occasionnelle. C’est celles-là qui seront détruites ou archivées de manière définitive.
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IFA – Tableau de tri
Le producteur d’archives
Les producteurs d’archives sont des organismes, personnes ou groupes de personnes qui, dans
l’exercice de leurs fonctions ou activités, constituent ou ont constitué des archives. A chacun
de ces producteurs incombe la bonne gestion de leurs archives. Un producteur qui hériterait
d’archives en raison d’un transfert complet ou partiel d’activités ou de compétences est
chargé de la bonne gestion des archives de l’organisme qui l’a précédé. On veillera ainsi à
assurer une certaine continuité dans les méthodes de classement.
II. ANALYSE DE LA GESTION DES ARCHIVES
Pendant longtemps, l’IFA a fait preuve d’une certaine légèreté en matière de gestion et de
conservation des archives. Ni le Service du Maître général des Stages, ni la DGSF ni l’IFA
n’ont jamais versé d’archives aux Archives Générales du Royaume. L’Institut n’a jamais
disposé de plans de classement et encore moins de tableaux de tri. En outre, il ne s’est jamais
doté d’une personne responsable de la gestion des archives. Les destructions d’archives ont
toujours été opérées en contradiction avec le prescrit légal sans que l’Archiviste général du
Royaume n’en soit averti. Il en résulta une destruction quasi totale des archives antérieures à
l’année 2000, dont l’essentiel a disparu lors de l’installation de l’IFA dans ses locaux actuels.
A l’exception des dossiers individuels des stagiaires, de leurs mémoires de stages et d’une
partie des archives de la Commission interdépartementale des Stages, il ne reste quasi plus
rien des documents qui permettraient de retracer les activités et le fonctionnement des
services en charge de la formation des fonctionnaires belges entre 1960 et 2000. Les pertes
sont d’autant plus dommageables que la DGSF a assuré le secrétariat d’organes tels que le
Comité permanent chargé de promouvoir la formation des agents des Services publics, dans
les années 1960, ou du Groupe consultatif interdépartemental pour l’application de la Charte
des utilisateurs (INTERDEP), dans les années 1990, et qu’elle se trouvait ainsi en charge de
sources d’informations précieuses dont il aurait fallu indiscutablement assurer une bonne
conservation.
La mise en œuvre d’une véritable politique de gestion des archives et l’application du tableau
de tri fourni par les AGR et qui couvre l’ensemble des tâches et missions exercées par l’IFA
devra permettre qu’une telle situation ne se reproduise à l’avenir. Un suivi régulier sera assuré
par les Archives Générales du Royaume afin que des améliorations sensibles puissent être
apportées.
III. DESCRIPTION DES PRINCIPALES SÉRIES D’ARCHIVES
En 2007, les Archives Générales du Royaume ont entrepris de réaliser un examen complet de
la gestion des archives au sein du SPF P&O, de l’IFA et du Selor. A cette occasion, il a été
décidé de doter l’IFA d’un tableau de tri couvrant l’ensemble des documents produits par
l’institution. La mise en œuvre de cette tâche a permis d’identifier plusieurs améliorations à
apporter à la gestion actuelle. L’accent peut être mis sur plusieurs séries d’archives qui
donnent à voir les compétences de l’institution ainsi que les spécificités de son organisation et
de son fonctionnement.
1. Le secrétariat de la direction générale
Le secrétariat de la direction générale gère des archives dont la valeur informationnelle est
très grande. La correspondance échangée par le directeur général avec les cabinets
ministériels et différentes administrations du pays constitue une source d’information
essentielle pour qui s’attachera à comprendre le fonctionnement de l’IFA durant la période
qui a suivi l’application de la réforme Copernic. Il en va de même des pièces rassemblées par
le directeur général dans le cadre de ses fonctions (procès-verbaux, notes et rapports) et qui
concernent souvent l’organisation générale des missions de l’IFA. Or, à ce jour, le secrétariat
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IFA – Tableau de tri
ne conserve pas ces documents au-delà de leur durée d’utilité administrative. Il en résulte la
destruction systématique d’archives qu’il conviendra impérativement de conserver. Très peu
de choses ont été sauvegardées des dossiers et des lettres produites ou reçues par les
prédécesseurs de l’actuelle directrice générale. L’application des prescriptions de ce tableau
de tri devrait éviter qu’une telle situation ne se reproduise.
2. Support
Pour la Comptabilité, seules les séries récentes qui documentent l’évolution financière
générale doivent être conservées : par exemple, les budgets, bases de données pour la gestion
financière et comptable, comptes annuels,… De fait, l’IFA ne conserve que très peu de
documents de ce type. Ceux-ci se trouvent au SPF P&O. Les factures, bons de commande et
extraits de compte peuvent être éliminés à la fin de leur délai d’utilité administrative. On
notera toutefois qu’une partie de ces documents est actuellement éclatée entre le service
Comptabilité de l’IFA et la Cellule CPA du SPF P&O. Il en ressort une grande confusion en
terme d’archivage.
En ce qui concerne le Personnel, l’IFA ne conserve quasi exclusivement que des copies de
pièces dont les originaux sont conservés au SPF P&O. Ces dossiers peuvent donc être détruits
tout comme ce qui se rapporte à l’octroi des congés.
A noter enfin que le service ICT est en charge de la gestion d’ITMA21. Ce système contient
toutes les informations relatives aux formations suivies par les agents de l’Etat (identification,
intitulé des cours suivis, inscriptions, gestion des présences,…) et permet de générer les
courriers et avis adressés tant aux participants qu’aux administrations. De par sa
configuration, le système rend très compliqué l’effacement des données. A ce stade, il n’est
pas prévu de processus de sélection des données à archiver.
3. Soutiens Métier et Management
Certaines des équipes en charge des processus liés aux Soutiens Métier et Management sont
productrices d’archives importantes dont la gestion peut parfois être considérablement
améliorée.
Courant 2008, le service Docimologie a instauré une procédure claire en matière d’archivage
des dossiers relatifs aux résultats des formations certifiées. Ces dossiers sont classés par date
et code du test. Selon qu’il se rapporte à des tests formés de questions ouvertes, de QCM ou
mixtes, chaque dossier renferme un test blanc, les instructions du test, les copies des
participants, les formuloms, la feuille de paramétrage, les grilles de correction, un tableau des
résultats, un fichier CSV et une analyse docimologique. Trois ans après la publication des
résultats, ces documents peuvent être éliminés à l’exception des tests blancs, grilles de
corrections et analyses docimologiques qui seront archivés dans les dossiers « Formations
certifiées » conservées auprès du secrétariat des PAM.
L’équipe en charge de la Communication est productrice d’archives dont la conservation sur
le long terme s’impose. Il s’agit essentiellement d’un matériel de communication (brochures,
lettres d’information, anciens et actuels catalogues de cours,…) qui se révélera essentiel pour
saisir l’ampleur de l’offre de formation développée par l’IFA ainsi que l’image qu’elle aura
tenté de se donner en ce début de XXIème siècle. Le service veillera à ce que l’archivage de la
Newsletter externe, confié à une entreprise privée, soit correctement réalisé.
4.
Programm Account Managers
Depuis 2007, un système de centralisation et d’archivage des pièces relatives aux formations
certifiées a été mis en œuvre. Pour chaque formation, il a été convenu d’archiver une
quinzaine de documents qui ont été minutieusement listés22. Malheureusement, cette
21
22
ITMA tourne sous MaxDB (technologie MySql) dans un environnement SAP.
Cf. Fiche « Opleidingsdossier » à joindre à chaque dossier.
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IFA – Tableau de tri
procédure tarde parfois à être appliquée. Une fois son application assurée, toutes les pièces
liées aux formations certifiées se trouveront réunies en un seul endroit. En terme d’accès à
l’information et de conservation des documents – dont certains ont parfois une réelle valeur
probante – l’amélioration sera notable. En parallèle et sous réserve des garanties en terme
d’authenticité, rien ne s’oppose à la mise en place d’un archivage numérique du type de celui
développé au Selor sous le nom de Selorama. Les « opleidingsdossiers » feront l’objet d’un tri
à la fin de leur délai de conservation. Les dossiers sélectionnés selon les critères repris dans le
tableau de tri seront archivés afin d’être versés aux Archives Générales du Royaume.
5. Secrétariats Formation
Ces deux secrétariats produisent peu de documents auxquels il convient d’assurer une
conservation sur le long terme. Toutefois, on veillera à ce que les rapports de synthèse et
autres statistiques soient archivés en vue d’une conservation pérenne.
6.
Solution Managers
De par leur fonction, les SOM produisent des documents dont la conservation s’impose.
Cependant, la multiplication des modes de classement amène plusieurs d’entre eux à
conserver les mêmes types de documents. Les syllabi en offrent un parfait exemple.
D’évidence, il conviendrait de confier la gestion de ces documents à un seul et unique
responsable chargé de leur archivage. C’est aussi à lui que devrait être confiés le tri et
l’archivage des syllabi à conserver sur le long terme. Il conviendrait d’examiner dans quelle
mesure la bibliothèque pourrait s’occuper de tout ou partie de cette tâche. A ce jour, on
retrouve les mêmes syllabi à un nombre incalculable d’endroits en provoquant pertes de place
et de temps. La même remarque vaut pour les copies de pièces liées aux marchés publics. Une
clarification de l’archivage opéré par le service B&B et la Cellule CPA du SPF P&O
permettra à court terme d’éviter que ne s’accumulent des monceaux de copies souvent
inutiles.
7. Projets à la demande
De par ses contacts fréquents avec les administrations fédérales clientes, le service produit
des archives qui permettront d’éclairer les rapports que l’IFA entretient avec d’autres
administrations. Il semble acquis que la majeure partie de ces pièces intégrera les ecommunities IFA. Cela ne devra pas dispenser le service d’assurer leur bonne conservation.
8. Stages de Niveau A
Ce service exerce une des compétences historiques de l’IFA. Rien d’étonnant dès lors à ce
qu’il soit en charge des archives les plus anciennes. L’optimalisation de la gestion de celles-ci
n’en est que plus cruciale. Différentes améliorations devront être apportées : uniformisation
des délais de conservation entre dossiers personnels des stagiaires francophones et
néerlandophones et amélioration des méthodes de conservation. En effet, pour l’heure, la
plupart des dossiers les plus anciens n’ont jamais quitté des armoires à tiroir en fer qui sont
amassées dans les sous-sols. Un conditionnement adéquat et un tri régulier devront permettre
un gain de place et de temps dans l’accès aux dossiers. Enfin, les archives de la Commission
interdépartementale des stages mériteraient un traitement plus adéquat. Celles-ci gagneraient
à disposer d’un plan de classement clair qui fait cruellement défaut. Le responsable actuel du
service dispose d’une longue expérience qui lui permet de naviguer sans peine dans ces
archives. Avec son prochain départ et vu l’absence d’un plan de classement clair, le risque est
grand de voir son successeur confronté à des difficultés dans la gestion de ces documents.
Enfin, on veillera à ce que les reliquats d’archives du comité de direction IFA et du directeur
de la formation (DGSF) conservés par le service fassent l’objet d’un archivage aux normes.
En effet, il s’agit des archives les plus anciennes issues de la direction de l’IFA.
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IFA – Tableau de tri
9. Planning opérationnel
De par sa position stratégique, le service est producteur de documents de synthèse importants
qui viennent en appui du management (statistiques, rapports, plans d’action,…). D’évidence,
ceux-ci gagneraient à être classés de manière plus rationnelle. A ce jour, on les retrouve à la
fois dans des classeurs, sur l’intranet, sur la plate-forme de partage des documents, sur
différents « disques partagés » et sur le disque personnel de la responsable du service. Il en
découle une dispersion qui rend un archivage adéquat impossible.
IV. BRÈVE PRÉSENTATION DU CONCEPT DE SÉLECTION
Si, pour une institution, détruire la totalité de ses archives est inconséquent, en conserver
l’intégralité l’est tout autant. Une bonne gestion archivistique est indissociablement liée à
l’établissement de procédures de sélection. Il convient de déterminer ce qui doit être conservé
de ce qui peut être détruit. En cela, le tableau de tri constitue un outil de gestion
indispensable. Pour mener à bien cette tâche, l’archiviste est amené à se poser quelques
questions simples basées sur des critères les plus objectifs possibles23.
1. Obligations légales et administratives
En Belgique, il existe malheureusement très peu de textes normatifs fixant les obligations
légales et administratives en matière de délais de conservation. Toutefois, la force probante de
certains documents leur impose naturellement un délai de conservation plus ou moins long.
Les pièces originales liées à la comptabilité et aux marchés publics devront par exemple être
conservées durant un délai raisonnable afin de permettre le contrôle de la Cour des Comptes.
Pour de nombreux autres documents, la durée de prescription en matière de recours sert de
base dès lors qu’il s’agit de fixer leur délai de conservation.
2. Critères relatifs à la nature de l’information contenue dans les documents
La nature de l’information contenue dans les documents constitue un critère essentiel de
l’évaluation des archives. Pour faire simple, on peut dire que les documents qui illustrent les
éléments suivants doivent systématiquement être conservés :
- la création, l’organisation et la compétence de l’institution productrice
- son fonctionnement et ses activités (organigrammes, rapports, statistiques, dossiers
relatifs à l’exécution des projets menés dans le cadre ses missions,…)
- les rapports qu’elle entretient avec les autres organismes publics ou privés et avec ses
autorités de tutelle (lettres, e-mails, notes adressées aux cabinets ministériels,…)
- la politique générale menée par l’institution (procès-verbaux du comité de direction,
de commissions ou groupes de travail internes,…), la manière dont elle interprète ses
missions (notes de service, circulaires, communication interne et externe,…) et les
résultats obtenus.
Des circonstances exceptionnelles peuvent avoir eu des conséquences directes ou indirectes
sur le fonctionnement de l’institution et sa production d’archives. Les changements de
compétences et d’organisation d’une institution se répercutent dans ses archives. D’autres
événements peuvent se refléter dans les archives de l’institution. Ainsi, il est particulièrement
important de conserver les documents produits juste avant ou après une réforme
institutionnelle de manière à pouvoir étudier la mise en place de nouvelles procédures. Les
deux guerres mondiales, la crise économique des années 1970-1980, les réformes de l’Etat
depuis 1970 ont marqué d’une empreinte profonde l’histoire de la société belge. Dans le cas
du SPF P&O et de l’IFA, les documents liés à la préparation et à la mise en œuvre de la
23
DEPOORTERE R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie et
persuasion. Syllabus du cours sur la surveillance donné les 4, 10, 17 et 24 septembre 2007, Bruxelles,
AGR, [2007].
29
IFA – Tableau de tri
Réforme Copernic constitueront à coup sûr un sujet d’études passionnant pour les
scientifiques des années à venir.
3. Critères formels relatifs à l’information contenue dans les documents
Pour guider ses choix, l’archiviste fait aussi appel à des critères formels :
S’agit-il de copies ou d’originaux ?
Pour des raisons liées à la valeur probante et à la garantie d’intégrité, les règles de
l’archivistique prescrivent la conservation des pièces originales. Les copies ne sont
conservées que lorsque les originaux sont perdus ou incomplets. Au cas où des documents
papier ont fait l’objet d’une copie numérique, la conservation s’appliquera, sauf exceptions
régulièrement constatées, au document original sous format papier. Dans le cas de procèsverbaux, par exemple, on conservera l’exemplaire signé par le président et/ou le secrétaire de
séance. Dans le cas de digital born documents, c’est la version numérique qu’il conviendra de
conserver.
Les dossiers contiennent-ils des documents uniques ?
En terme d’archivage, la priorité va toujours à la préservation des pièces ou dossiers
contenant des pièces ayant un caractère unique. Une information unique sera
systématiquement traitée avec un maximum de précaution. Son élimination sera justifiée par
d’autres critères formels ou par le moindre intérêt de son contenu.
L’information a-t-elle été publiée ?
Certains documents sont publiés, tels les rapports annuels d’activités ou diverses statistiques.
Dans ce cas, on peut s’interroger sur la pertinence de conserver les documents originaux ou
les différentes pièces préparatoires, sauf bien entendu si celles-ci ont une valeur probante qui
interdit leur destruction. Après avoir examiné la fiabilité des publications, leur caractère
complet ou partiel, on sera à même de déterminer si certains types de documents sont dignes
de conservation. A titre d’exemple, les quelques statistiques relatives à l’IFA publiées dans
les rapports annuels du SPF P&O ne reprennent qu’une partie des nombreuses statistiques
produites par l’Institut. Pour cette raison, il a été décidé de systématiquement préconiser la
conservation des données statistiques relatives à l’activité de l’IFA produites en interne.
Le caractère de l’information est-il synthétique ou détaillé ?
Plus l’information contenue dans les dossiers est synthétique, plus sa conservation s’impose.
Les répertoires, registres d’identification des dossiers tenus par les services administratifs,
fichiers alphabétiques ou bases de données possèdent le plus souvent ce caractère de synthèse
d’informations détaillées. Il est dès lors recommandé de les conserver non seulement parce
qu’ils permettent l’élimination d’une partie des documents qui contiennent le détail de ces
informations mais aussi parce qu’ils peuvent devenir des instruments donnant accès à d’autres
séries documentaires. La conservation sur le long terme de données synthétiques reprises dans
la banque de données ITMA permet l’élimination à plus ou moins court terme d’une série de
documents de détail.
A noter enfin que les archivistes opèrent une distinction fondamentale entre ce qu’ils
appellent l’élagage [schonen] des dossiers et le concept de tri [selectie]. L’élagage consiste à
éliminer les doubles, les copies ou les formulaires vierges contenus dans les dossiers. Le tri
est une opération intellectuelle et matérielle qui consiste à séparer dans un ensemble
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IFA – Tableau de tri
d’archives celles qui doivent être conservées de celles qui peuvent être éliminées24. De par
leur nature, la plus grande partie des archives produites par l’IFA sera vouée à l’élimination
mais celles qui seront conservées permettront de cerner au mieux l’histoire et le
fonctionnement de l’institution. Ces documents seront archivés et conditionnés selon les
normes en vue de leur versement aux Archives générales du Royaume.
V. Les archives électroniques
L’archivage des documents numériques constitue un des grands défis des années à venir. Sans
une prise en compte rapide de cette question, le risque est réel de voir disparaître de pans
entiers de la mémoire de notre société. Les enjeux portent tant sur les garanties d’authenticité,
d’intégrité, de fiabilité et de lisibilité sur la longue durée que sur la problématique du tri. Trop
d’information tue l’information. Ce qui vaut pour les archives papier vaut aussi pour les
documents numériques. Des tris réguliers vont devoir être opérés parmi les archives
électroniques. A terme, il sera impératif que les applications développées prévoient dès leur
création une fonction de tri des données. Cette fonction devra permettre l’effacement des
données après un certain laps de temps (le délai fixé dans le tableau de tri). Trois éléments
devront être soigneusement pris en compte : les conséquences de l’effacement de données qui
sont liée en cascade (par exemple, dans les bases des données relationnelles), le contrôle
minutieux de la procédure d’effacement et la mise à jour des tableaux de tri dès qu’une
application sera mise à jour ou modifiée.
1. Les liens entre les données
Dans l’univers numérique, plus encore que sur les supports conventionnels, les données sont
reliées par la structure des applications (liens entre tables et entre champs, par exemple). Il
importera donc de bien analyser la structure d’une application avant de déterminer la
destination finale d’une table ou d’un champ, afin d’éviter la perte consécutive de liens et de
données apparentées.
2. Un contrôle sévère des éliminations
Dans l’univers numérique, l’effacement des données peut parfois se faire d’un simple clic. Le
contrôle de la sélection va devoir s’en trouver renforcé. Pour garantir l’intégrité,
l’inaltérabilité, la fiabilité et l’authenticité des données, le tri devra être sévèrement encadré et
documenté. Le nombre de personnes susceptibles d’opérer l’élimination devra être limité et
un rapport détaillé de la procédure de tri devra accompagner les données restantes tout au
long de leur vie. Il faudra veiller à soigneusement encadrer l’opération de tri et à assurer le
transfert des métadonnées sur le tri au service en charge des archives électroniques
définitives. Dans le cas des plates-formes de partage des documents, la bonne gestion des
droits accordés aux utilisateurs en fonction des différents espaces de travail et le traçage des
modifications apportées aux documents devra constituer un acquis majeur. Toutefois, cet
aspect devra être scrupuleusement tenu à l’œil. Au fil des années, la pratique montre parfois
un estompement de la norme en cette matière. Or, il importe que les documents numériques
destinés à une conservation pérenne soient protégés contre les altérations intempestives par
l’usage, par exemple, du mode « read only ».
24
Pour une définition de tous les termes utilisés par les archivistes belges, on se référera à la
Terminologie archivistique en usage aux Archives de l’Etat en Belgique publié en 1994 par les AGR
(Publication n°2085).
31
IFA – Tableau de tri
3. La mise à jour régulière des plans de classement et tableaux de tri
L’usage de l’informatique s’accompagne parfois de la multiplication de documents
électroniques en multiples versions ou de copies conservées à la fois sur les ordinateurs
individuels, les serveurs, les « disques partagés », les sites web,… A terme, cette situation est
toujours génératrice de difficultés en terme de gestion de l’information. En cela, la
concentration des données sur une plate-forme unique du type de celle en usage au Selor, par
exemple, constitue une réelle avancée. Toutefois, avec le temps, la multiplication des archives
numériques contenues dans ces systèmes, rendra impérieuse la mise à jour régulière de plans
de classement dont on veillera à ce qu’ils soient les plus fixes possibles. Là réside l’unique
moyen d’éviter une prolifération dans les manières de classer les fichiers, de les nommer ou
de définir leur contenu.
La bonne conservation des e-mails constitue aussi un des grands défis des années à venir. A
ce jour, l’archivage des e-mails au sein de l’IFA est quasi oublié. Trop souvent encore, les
courriels sont conservés dans les boîtes à messages personnelles. Cette information est donc
perdue lorsqu’un membre du personnel quitte l’institution ou quand la boîte est vidée suite à
un manque d’espace de stockage. A court terme, les courriels ne devront plus être conservés
dans le système e-mail mais exportés du programme dans un dossier numérique adéquat (avec
les autres documents concernés). Au Selor, par exemple, cette pratique est déjà en usage chez
certains. Il conviendrait que l’IFA s’en inspire. On notera que seuls les courriels reçus ou
envoyés dans le cadre de l’accomplissement des tâches ont une valeur archivistique et sont à
conserver. Cela n’est pas nécessaire pour les courriels personnels ou purement informatifs,
lesquels peuvent être éliminés à court terme. En fait, seule une petite partie des e-mails sera
sauvegardée. Evidemment, tout le monde a conscience de la charge que ce tri représente mais
quelques années d’expérience suffisent à démontrer les pertes d’informations massives que
génère une absence totale de gestion du courrier électronique.
Le caractère éphémère et instable des applications numériques rend cruciale la question du
choix des supports et des formats d’archivage. A ce jour, des documents produits sous
certains supports il y a à peine 10 ans se révèlent déjà difficilement lisibles. D’ici peu, il
deviendra de plus en plus difficile de trouver des lecteurs de disquettes 3,5 pouces en état de
marche. En outre, la durée de vie de certains DVD ne dépasse pas les 10 ans. Parmi le
matériel didactique multimédia produit par l’IFA dans le courant des années 1990, une partie
se révèle déjà illisible. De même, les problèmes liés aux formats informatiques ne feront que
s’accentuer dans l’avenir. Dès lors, le choix des formats utilisés pour archiver les documents
bureautiques va se révéler capital. Dans cette optique, les back up ne constituent nullement
une politique d’archivage à long terme. A terme, certains documents devront être convertis en
des formats stables adaptés pour un archivage définitif et qui permettront de garantir qu’ils
resteront consultables dans 30 ou 50 ans, en fonction des évolutions technologiques. Selon
qu’il s’agisse de documents textes, de tableurs, de bases de données ou d’images, on se
dirigera vers les formats XML, PDF/A ou TIFF, par exemple. Cette tâche représentera un
effort qui rend d’autant plus important le ciblage des documents dont il conviendra d’assurer
une conservation définitive.
L’IFA, comme toutes les autres institutions publiques fédérales, devra progressivement faire
évoluer les pratiques actuelles en réfléchissant à des directives internes pour un archivage
approprié de ses documents électroniques. L’archivage électronique ne doit plus être
apparenté à une simple opération de sauvegarde du type back-up. C’est un processus
spécifique qui passera par la mise en œuvre d’une politique globale de gestion et d’archivage
des documents25.
25
Sur ces questions, on pourra consulter les Directives pour la gestion et l’archivage numérique des emails et les Directives pour la gestion et l’archivage numérique des documents bureautiques publiées
en 2008 par les Archives générales du Royaume
32
[Nom de l’institution] - Tableau de tri
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