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CHARTE VO RSE INTRODUCTION Conformément à ses engagements en RSE (Responsabilité sociétale des entreprises), VO s’engage à intégrer et faire vivre cette notion de protection de l’environnement dans le quotidien de l’agence et préfère aborder la prise de conscience environnementale comme une opportunité plutôt que comme une contrainte. L’inscription de Vo communication dans la démarche d’obtention du label écolabel décerné par l’IBGE s’intègre dans cette démarche. Pour nous inscrire dans la lignée green qui nous tient particulièrement à cœur, nous nous engageons à prendre en compte les meilleurs choix pour construire des événements verts. Tant avec nos fournisseurs qu'avec nos clients, cette charte, nous l'appliquons dans notre pratique professionnelle quotidienne en allant toujours vers plus de responsabilités éthiques. Conventions, congrès, incentives, event grand public, expos, stand, …VO accompagne ses clients dans la mise en place d'événements éthiques et durables. LIEU & ACCESSIBILITE En fonction de vos critères, VO vous proposera systématiquement un lieu proche et central afin de limiter au maximum les déplacements individuels. Nous privilégions systématiquement les espaces qui utilisent des énergies propres et/ou renouvelables. La mobilité est également au centre de nos préoccupations, c’est pour cette raison que VO mettra systématiquement en avant la mobilité douce dans ses propositions. Transports en commun, covoiturage, vélo ou tout autre moyen de déplacement collectif qui permet de diminuer de façon significative l’empreinte écologique d’un événement, sans oublier l'accès aux personnes à mobilité réduite. Le calcul précis de la réduction de votre empreinte écologique vous sera fourni, à la demande, pour chaque option choisie. FOURNISSEURS Mettre en place un événement éthique et durable, c’est également collaborer avec des professionnels qui adhèrent aux principes du Développement Durable Pour cette raison, VO a développé un réseau de fournisseurs locaux répondant à des critères tels que le recyclage systématique des déchets, l'emploi de main d'œuvre correctement rémunérée, la mise en place de système d'économie sociale, l'utilisation de techniques moins énergivores dans les modes de productions, la provenance locale et durable de produits proposés, … Outre son réseau national et international, VO est à la recherche permanente de nouveaux partenaires en fonction des besoins spécifiques de ses clients et de la localisation de l’événement dont il est en charge. Favoriser les talents locaux afin de réduire au maximum les déplacements de matériel et de personnels, fait également partie de nos critères de choix. ENERGIE & LOGISTIQUE VO est particulièrement attentive à la mise en place de systèmes logistiques et d'éclairage professionnels moins énergivores pour l’environnement. Une balance de vos coûts énergétiques sera réalisée au cas par cas. Nous privilégions l'utilisation de LED ainsi que les fournisseurs d’énergie verte. Les produits d’entretien éco‐labellisés, les toilettes sèches, les matériaux recyclés sont systématiquement proposés dans nos recommandations lorsque le contexte le permet. COMMUNICATION Mettre en place un événement éthique et durable, c’est être cohérent tout au long de sa démarche et communiquer sur la mise en place de celle‐ci. VO propose un service complet de communication éthique par l’application de principes simples mais efficaces qui vous permettront de valoriser vos choix en faveur de l’environnement : • Mise en place d’une communication évolutive • Développement de la communication web et par réseaux afin de limiter les impressions • Utilisation d'Ecofont (logiciel de réduction d’utilisation d’encre à l’impression) • Recyclage systématique des outils de communication et de promotion • Application du principe « ni trop, ni trop peu » • Utilisation de matériaux recyclés pour tout support (papier, bâches, …) • Briefing du personnel et des hôtesses sur certains principes de base du développement durable applicables à l'événement en cours ANIMATIONS & GIFTS Les animations artistiques proposées dans nos recommandations valorisent systématiquement des animations et artistes locaux, sensibles au recyclage et nécessitant peu de dépenses énergétiques. Des alternatives bio, éthiques et durables seront proposées par rapport aux goodies classiques. Nous serons attentifs à recommander des objets "utiles" en cohérence avec votre message. Les mêmes alternatives existent en ce qui concerne les textiles, papiers, … Le choix des animations tiendra compte de l’environnement immédiat et des opportunités locales de visites et d'animations green (valorisation des balades à vélo, bateau mouche à panneaux solaires, …) RECYCLAGE Réduire, réutiliser, recycler : sont les axes fondamentaux de notre démarche verte. VO met en place des synergies actives avec des partenaires spécialisés dans le domaine du recyclage spécifique. Quelques exemples parmi d'autres ‐ pour la décoration de vos événements, nous vous proposons systématiquement l’utilisation de matériaux recyclés, l’usage de signalétique et décoration « réutilisables ». ‐ récupération systématiques des badges participants ‐ mise en place de poubelles à tri sur l'événement (avec signalétique simple) ‐ utilisation de papier recyclé pendant la phase de production ‐ récupération d’un maximum de matériel (décoration, par ex.) CATERING En ce qui concerne l’alimentation, VO travaille essentiellement avec des fournisseurs qui valorisent les produits issus de productions locales, les fruits et légumes de saisons ainsi que ceux issus de l’agriculture biologique. Le Slow Food et le Bio sont donc à l'honneur dans les menus que nous vous proposons. Ici plus qu'ailleurs encore, le principe du « ni trop, ni trop peu » reste d’application. Cependant, si un excédent de nourriture devait être constaté, nous mettons tout en place pour organiser une redistribution équitable vers des associations et collectivités locales. BUDGET Les budgets proposés seront toujours calculés en fonction des prix du marché au plus juste de leur valeur ajoutée en respectant une juste rémunération de nos fournisseurs et partenaires. En collaboration avec vos équipes, nous évaluerons au plus juste les vrais besoins en termes de quantité et de qualité afin de vous remettre un budget correspondant parfaitement à vos besoins. Nous recommandons des investissements qui permettent de s’inscrire dans la durée. VALORISER votre démarche de protection de l’environnement Mettre en place un événement durable est une opportunité de montrer la cohérence de son message auprès de ses collaborateurs et de ses clients. Pour cela, VO a mis en place des outils vous permettant de valoriser votre démarche: Calcul de l’empreinte écologique de votre événement et comparaison avec un event « classique » avec mise en avant du différentiel et proposition de compensation carbone en collaboration avec CO²Logic, notre partenaire en compensation carbone. Communication interne : cohérence et mise en place de programme de management environnemental et de responsabilité sociétale des entreprises. Communication externe : cohérence par rapport à un message environnemental global. Cette démarche peut être valorisée et déclinée sur l’ensemble des outils de communication de l'entreprise. Démontrer par l’exemple, c’est montrer que c’est possible et accessible à tous. Un petit geste à l’échelon local mais un impact certain au niveau de la planète. Michel CULOT, Administrateur délégué VO Communication s.a.