Re-engineering d`une organisation multi-sites

INGÉNIERIE
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Unibio et Biomed 34
Re-engineering
d’une organisation multi-sites
Nouvellement regroupés, Unibio et Biomed 34
ont remis tout à plat et donné carte blanche
à cinq fournisseurs potentiels
pour l’organisation de la chimie et de
l’immunoanalyse de leurs deux plateaux
techniques et de leurs trente-deux sites
péri-analytiques. Répondant aux nouveaux
besoins, la solution de Roche Diagnostics
a été sélectionnée.
En se regroupant, les laboratoires Unibio et Biomed 34
vont réunir 34 sites dont 2 plateaux techniques, 4 sites
d’urgence et 28 sites péri-analytiques.1 Après six mois
de réflexion sur leurs objectifs et d’analyses des
solutions proposées, ils ont abandonné leur ancienne
organisation et opté pour une solution Roche
en chimie et en immunoanalyse.
« Début 2012, nous avons décidé de nous regrouper avec le laboratoire Biomed 34 pour atteindre une
taille critique qui nous semble nécessaire aujourd’hui.
Etre plus nombreux veut dire avoir la possibilité de
partager nos expériences, nos idées et être plus performants », explique M. Monneret, biologiste chez
Unibio. Bien que disposant d’une solution de plateau
technique qui fonctionnait depuis plusieurs années, le
laboratoire Unibio n’a pas hésité à tout remettre à plat.
[1] La région couverte va de Béziers à Alès, incluant Agde, Hauts
Cantons, Sète, Nîmes et Arles.
« Nous arrivions à saturation des auto­
mates et avions atteint les limites de
la solution robotique que nous avions
choisie il y a quelques années », décrit
M. Monneret. « Il était impossible de
dupliquer cette ancienne solution technique pour Biomed 34. Nous avons
donc recensé nos contraintes et nos
nouveaux objectifs pour l’ensemble de
nos 34 sites, et fait une étude de marché
pour trouver un partenaire adapté à
notre nouvelle organisation. »
Répondre aux enjeux ….
« La solution devait nous permettre de
répondre à la fois aux demandes de
patients de ville et de patients d’établissements de santé », poursuit M. Monneret. « Une autre contrainte est que le
site de Nîmes a une double casquette :
c’est à la fois un plateau technique et
un site d’urgence. Il doit assurer une
cadence importante, avec un gros pic
d’activité en fin de matinée, et pouvoir
maintenir un délai de rendu très court
sur un examen urgent, même en période
de forte activité. Nous voulions une
solution souple, qui puisse répondre
à notre organisation, de la périphérie
aux plateaux techniques, et qu’un large
panel d’analyses puisse être consolidé
sur un minimum d’automates. Comme
nous gardons toujours à l’esprit une
évolution possible de notre laboratoire, la modularité était aussi un critère
essentiel. »
Autre critère du laboratoire : une solution informatique puissante qui puisse
répondre aux exigences de traçabilité
des échantillons (colisage, cheminement du tube dans la solution technique, archivage) et suivre le délai de
Le magazine d’information biomédicale de Roche Diagnostics FRANCE
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INGÉNIERIE
Ci-dessus, les équipes des laboratoires
Unibio Nîmes 2 (à gauche)
et Biomed 34 (à droite)
M. Monneret, biologiste
chez Unibio : « Comme nous le souhaitions,
les solutions ont une marge de manoeuvre
et pourront encore monter en puissance. »
rendu (le TAT). « Nos cinq partenaires potentiels devaient
nous proposer une solution complète : du préanalytique
au postanalytique, de l’organisation technique à l’organisation en ressources humaines, du suivi de la démarche
qualité au suivi de la formation. »
… par une nouvelle solution …
À partir des demandes formulées notamment par
le comité scientifique du laboratoire, constitué de
12 bio­­logistes et piloté par M. Monneret, et après avoir
décortiqué les résultats d’un audit sur le fonctionnement quotidien des sites, l’équipe de Roche a proposé
une solution totalement différente de celle initialement
envisagée.
« La solution de Roche nous a surpris » se souvient
M. Monneret, « car ils proposaient un îlot préanalytique alors que nous utilisions depuis des années
10 000 BIO N° 88 - NOVEMBRE 2012
une chaîne de convoyage robotisée
concurrente. Mais l’étude des flux de
tubes a montré que cette solution robotique convoyée, en ayant toujours la
même cadence, est parfois saturée. »
Laurence de Gramont, responsable
régionale Ingénierie et Déploiement,
Roche Diagnostics France, utilise une
image parlante : « Nous avons défini un
poste de chef d’orchestre. Un convoyeur
en boucle ne peut pas optimiser les flux
de toutes les disciplines et prioriser les
urgences. Le chef d’orchestre, grâce à
l’îlot préanalytique, peut le faire pour
respecter les exigences en terme de
TAT. » « Il est important de ne pas s’imposer un schéma, de s’autoriser à faire
table rase du passé », précise Régis
Buchaille, directeur Ingénierie et Déploiement, Roche Diagnostics France.
« Il ne faut pas raisonner avec les limites,
les forces de l’ancienne solution mais
se donner la chance de répondre totalement à de nouveaux objectifs et à la
vision de l’entreprise, avec une nouvelle
solution. »
… adaptée aux objectifs.
« La solution de Roche correspondait à
nos besoins », explique M. Monneret.
« Leur middleware, le MPL evo2, répond
à nos attentes en terme de traçabilité
et de suivi du délai de rendu, avec une
alarme qui signale tout retard de tube.
Comme nous le souhaitions, les solutions ont une marge de manœuvre et
pourront encore monter en puissance.
Nous avons été rassurés par les rencontres avec les chefs de produits,
même sur des questions très détaillées
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Le laboratoire
du site de Saint-Thibéry
comme les paramètres d’urgence ou la vitamine D, et avec
les ingénieurs techniques, puis par la visite du laboratoire
Biopath à Coquelles qui a des contraintes similaires aux
nôtres. » « Nous avons une démarche très rigoureuse pour
de tels projets. Nous avons su développer nos propo­sitions,
argumenter nos choix et nous les avons convaincus »,
se réjouit Laurent Bastien, ingénieur d’affaires, Roche
Diagnostics France. « En tant qu’Account Manager, j’étais
le relais entre le laboratoire et les différents professionnels de Roche. Je n’ai jamais autant sollicité de corps de
métiers différents pour répondre aux attentes d’un client. »
Au-delà de la solution technique
M. Monneret souligne aussi l’implication de Roche dans
le suivi et l’accompagnement.
« Les spécialistes de Roche ont su aussi répondre à nos
interrogations sur les molécules et les niveaux d’interprétation et se sont engagés à nous suivre. Ils ont une très
bonne base bibliographique et des outils de communi­cation
que nous pouvons utiliser pour expliquer le changement
à nos prescripteurs. Nous avons senti que derrière, il y
avait une machine très performante en termes d’accompagnement, de compétence, de communication. C’était
cohérent. Nous avions affaire à un fournisseur unique
capable de tout prendre en charge. »
Appréhender la transition
Les contraintes sont différentes sur les deux sites. Sur
le plateau technique d’Unibio, il faut déplacer la chaîne
et les anciens automates pour dégager de l’espace
pour les nouveaux, tandis que sur le plateau technique
de Biomed 34, il faut construire un
local, changer le système informatique
et faire de profondes restructurations
(ressources humaines, planification
de la partie logistique). Informer et
rassurer les techniciens, anticiper les
périodes de formation des référents,
gérer les contraintes du réseau électrique, tout a été prévu pour déployer
la nouvelle solution en maintenant la
continuité de la production.
« Les biologistes responsables techniques,
Madame
Gauzi-Roudière,
Monsieur Boulier et Monsieur Bayette
ont mené tout cela. Gérer les deux
solutions en même temps pendant la
transition demande beaucoup d’organisation, mais c’est possible ! », conclut
M. Monneret.
•
Une solution déclinée
sur plusieurs niveaux
— un îlot préanalytique, cobas p 612,
sur les deux plateaux techniques
automatisés.
— un cobas® 8000 ccee et un
cobas® 8000 cee sur le plateau
technique d’Unibio.
— un cobas® 6000 cee et un
cobas® 6000 ce sur le plateau
technique de Biomed 34.
— un COBAS INTEGRA® 400
et un cobas e 411
sur les 4 sites d’urgence.
— un réseau de communication,
MPL evo2, commun aux
34 laboratoires de la structure.
Unibio et Biomed 34,
c’est …
— 60 biologistes.
— 440 salariés.
— 4 000 à 4 500 dossiers par jour.
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