Guide PME Sm@rt-Cool – Version 1.2.0.0

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Guide PME
Sm@rt-Cool – Version 1.2.0.0
Décembre 2007
Sage – Division Experts-Comptables - 11 rue de Cambrai - 75945 Paris Cedex 19
Siège Social Sage : 10 rue Fructidor - 75834 Paris Cedex 17
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avec lui les conditions applicables à la date de sa demande.
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__________________________________________________________________________________
Sage Experts-Comptables © - Sm@rt-Cool – Guide Pme – 12/2007
2
Sommaire
INSTALLATION
5
Prérequis Technique
5
Installation de l’application Sm@rt-Cool
5
DEMARRAGE
12
Fenêtre de connexion
12
INTERACTION DES MENUS
14
Interaction des différents menus et icônes de Sm@rt-Cool
14
SYNCHRONISER LES DONNEES
16
DOSSIERS
19
COMPTABILITE
20
Etats
20
Chiffres d’affaires
20
Balances
21
Bilans
22
Trésoreries
22
Journaux
23
Documents
23
Actions complémentaires
24
Plan de comptes
24
Consulter le détail d’un compte
25
Lettrage
26
Mes saisies
30
Créer un compte
30
Créer un fournisseur
31
Créer un client
32
Saisir par journal
33
__________________________________________________________________________________
3
Saisir un achat
35
Saisir une vente
37
Saisir un paiement
38
Saisir un encaissement
39
Pointage bancaire
40
Mon Brouillard
41
Liste des écritures
41
Liste des achats
41
Liste des ventes
41
Liste des paiements
42
Liste des encaissements
42
IMMOBILISATIONS
43
PAYE
45
Listes
45
Liste des salariés
45
Liste des bulletins
46
Documents
46
Mes saisies
47
Créer un salarié
47
Saisir les variables
48
Saisir les plannings
49
MISSION CONSEIL
53
Consultation des documents publiés
53
ADMINISTRATION
54
Lister les codes utilisateurs
54
Créer un utilisateur
55
Suivi des lots
56
__________________________________________________________________________________
4
INSTALLATION
PREREQUIS TECHNIQUE
L’application Sm@rt-Cool nécessite pour la PME :
–
–
–
Windows 2000 ou XP à jour des services pack de Microsoft
512 Mo de RAM minimum
Connection internet débit 512kb/s minimum pour la synchronisation des éléments avec le
cabinet.
INSTALLATION DE L’APPLICATION SM@RT-COOL
1 - Aller sur le site http://sweb.sagecoala.com/smartcool
2 - Installer dans l’ordre les points 1 à 3
1) Installation du Microsoft.Net Framework 1.1
Cliquer sur le lien « Cliquer ici pour débuter le téléchargement du Microsoft
Framework 1.1»
Cliquer sur Exécuter pour
continuer.
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5
continuer.
Cliquer sur Oui pour continuer.
Cliquer sur OK pour terminer
l’installation.
2) Installation du Microsoft WSE 2.0 SP3
Cliquer sur le lien « Cliquer ici pour débuter le téléchargement de Microsoft WSE 2.0 SP3 »
continuer l’installation.
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6
Cliquer sur Next pour continuer
l’installation.
Cliquer sur la case I accept the
terms in the license
agreement,
puis cliquer sur Next pour
__________________________________________________________________________________
7
Laisser le choix coché sur
Runtime, puis cliquer sur Next
pour continuer l’installation.
Cliquer sur Install pour continuer
l’installation.
Cliquer sur Finish pour terminer
l’installation.
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8
Fermer la fenêtre.
Installation du client Sm@rt-Cool
3) Cliquer sur le lien Cliquer ici pour débuter le téléchargement de Sm@rt-Cool
Remarque :
Microsoft.Net Framework 1.1 et Microsoft WSE 2.0 SP3
doivent être installés pour la bonne exécution de l’application SM@RT-COOL
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9
Cliquer sur Suivant pour
Cliquer sur le choix Tout le
monde,
puis cliquer sur Suivant pour
La recopie des programmes va
se lancer.
Patienter jusqu’à l’affichage de la
fenêtre ci-dessous.
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10
La fin de l’installation est
marquée par l’affichage de la
fenêtre Installation terminée.
Cliquer sur Fermer
Un raccourci est créé sur le
bureau.
Remarque :
Ce raccourci fait référence au chemin
suivant :
C:\Program Files\SageCoala\SmartCool\Wincool.Exe
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11
DEMARRAGE
Fenêtre de connexion
Le lancement de Sm@rt-Cool affiche la fenêtre de connexion suivante :
Code utilisateur
Mot de passe
Mémoriser le mot de passe
Hors Connexion
Connexion
Renseigner le code utilisateur communiqué par l’expert-comptable.
Renseigner le mot de passe communiqué par l’expert-comptable.
Respecter les majuscules et minuscules.
Permet de mémoriser le code utilisateur et le mot de passe pour les
prochaines connexions.
Cliquer sur ce bouton pour lancer Sm@rt-Cool en mode déconnecté.
Ce mode ne nécessite pas une connexion à internet.
Permet de consulter et faire de la saisie.
Cliquer sur ce bouton pour lancer Sm@rt-Cool en mode connecté.
Nécessite que l’accès à internet soit actif.
Remarque :
Au premier lancement de Sm@rt-Cool après l’installation des
programmes seul ce mode est autorisé.
Si votre accès internet n’est pas actif, ce bouton reste grisé.
Ce mode de lancement va aussi vérifier s’il existe une version
différente disponible sur le serveur de mise à jour.
Si c’est le cas la fenêtre suivante apparaît :
__________________________________________________________________________________
12
Cliquer sur « Oui » pour installer la mise à jour, sinon « Non » si
vous désirez le faire plus tard.
Dans tous les cas installer cette mise à jour le plus tôt possible.
Il est recommandé de lancer Sm@rt-Cool régulièrement en mode
connecté pour mettre à jour votre version.
Annuler
Permet d’annuler la procédure de connexion et ferme la fenêtre sans
lancer Sm@rt-Cool
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13
INTERACTION DES MENUS
Interaction des différents menus et icônes de Sm@rt-Cool
4
5
2
3
1
Le menu est reparti en cinq parties :
1
2
3
4
Cette partie (Administration, Dossier, Comptabilité, Immobilisations, Paye)
sont les modules aux quels vous avez droits.
Si le module est grisé c’est qu’aucun droit ne vous a été attribué.
Contacter votre expert-comptable pour l’affectation des droits.
Pour passer d’un module à un autre cliquer sur celui souhaité.
Le contenu de cette fenêtre s’affiche en fonction de la sélection du menu 1.
Le titre de votre sélection est repris en haut de la fenêtre.
Cette fenêtre est aussi répartie en sous rubriques dont les titres sont en couleurs
cyans.
Dans notre exemple le menu principal est « Comptabilité » et les titres des sous
rubriques sont « Etats, Mes saisies, Mon brouillard ».
Le contenu de cette fenêtre s’affiche en fonction du choix de la fenêtre 2.
Dans notre exemple c’est le « chiffres d’affaire » du menu 3.
Ce menu contient des icônes (raccourcies) permettant de changer de critère
d’affichage (Ex : Exercice), d’éditer aussi d’afficher d’autres éléments (Plan de
comptes, Plan de Journaux, ou des raccourcis correspondant à un point de menu
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14
3. Chaque icône a une info bulle.
5
Cette partie est fixe et ne change pas en fonction.
Le menu fichier vous permettra de « Enregistrer , supprimer une saisie,
Synchroniser, Aperçu avant impression, Imprimer, de se connecter ou
déconnecter).
Le menu « Comptabilité » contient les mêmes actions que les icônes du menu 4 .
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15
SYNCHRONISER LES DONNEES
La synchronisation permet d’envoyer et de recevoir les données de Coala.
En réception :
- Les saisies effectuées dans Coala (Droits, Ecritures, Comptes, Journaux)
- Les publications de documents (Bilans, Documents divers (Excel, Word) créés dans Coala
ainsi que la plupart des documents administratifs standards)
- Les immobilisations saisies dans Coala
- Les bulletins de Salaires
- Les variables de paies
- Les plannings salariés
En émission :
- Les saisies dans Sm@rt-Cool dans Comptabilité
- Les cessions d’immobilisations
- Les variables de paies.
Pour Synchroniser il faut être en mode connecté et que le poste ait un accès internet.
La connexion internet n’est nécessaire que pour l’envoi et la réception des données.
Dès la synchronisation terminée on peut tout à fait passer en mode déconnecté et travailler dans
Sm@rt-Cool.
Pour passer du mode connecté en mode déconnecté et vice-versa, cliquer sur le menu
Fichier->Travailler hors connexion.
Le mode connexion est marqué par la possibilité d’accéder à l’icône
Synchronisation.
ou par le menu Fichier ->
Le menu Synchroniser propose trois choix :
- Synchroniser
- Envoyer
- Recevoir
Synchroniser :
Permet d’envoyer les données de
Sm@rt-Cool vers l’expert-comptable et
de recevoir les données publiées par
l’expert-comptable à partir de Coala.
Envoyer :
Permet d’envoyer uniquement les
données (saisies) de Sm@rt-Cool vers
l’expert-comptable
Recevoir :
Permet de recevoir uniquement les
données envoyées par l’expert-comptable
à partir de Coala.
__________________________________________________________________________________
16
Menu Synchroniser
Synchroniser tout :
Envoi et réception de tous les modules
Synchroniser le dossier permanent :
Envoi et réception des données
concernant uniquement le dossier (Menu
Dossier) permanent.
Synchroniser la comptabilité :
Envoi et réception des données
concernant le module Comptabilité (Menu
Comptabilité)
Synchroniser les immobilisations :
Envoi et réception des données du
module Immobilisations (Menu
Immobilisation)
Synchroniser la paye :
Envoi et réception des données du
module Paye (Menu Paye)
Menu Envoyer
Envoyer tout :
Envoi uniquement les données de tous
les modules de Sm@rt-Cool vers l’expertcomptable.
Envoyer le dossier permanent :
Envoi uniquement les données du
module Dossier de Sm@rt-Cool vers
l’expert-comptable.
Envoyer la comptabilité :
module Comptabilité de Sm@rt-Cool
vers l’expert-comptable.
Envoyer la Paye :
module Paye de Sm@rt-Cool vers
__________________________________________________________________________________
17
Menu Recevoir
Recevoir tout :
Réception uniquement des données de
tous les modules envoyées par l’expertcomptable.
Recevoir le dossier permanent :
Réception uniquement des données de
du module Dossier envoyées par
Envoyer la comptabilité :
Réception uniquement des données du
module Comptabilité envoyées par
Envoyer la Paye :
Réception uniquement des données du
module Paye envoyées par l’expertcomptable.
Remarque :
N’envoyer la paye que si toutes les saisies des variables et plannings sont terminés.
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18
DOSSIERS
Dans ce module il est possible de consulter :
Les informations propres à votre dossier :
o
o
o
Raison sociale
Coordonnées
Domiciliation bancaire
Les documents (Word, Excel, Pdf,..) publiés par votre cabinet dans le dossier permanent de
Coala.
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19
COMPTABILITE
Le module comptabilité est réparti en trois rubriques :
Etats
Mes saisies
Mon brouillard
ETATS
Cette partie permet de consulter les éléments suivants :
Chiffres d’affaires
Ce graphique est calculé dynamiquement en fonction des écritures de ventes.
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20
Balances
Plusieurs balances sont accessibles en consultation (Balance générale, Balance clients, Balance
Fournisseurs) et sont répartis par exercice.
Permet de passer à l’exercice précédant ou suivant
Permet de Changer de balance (Balance générale, Balance clients, Balance Fournisseurs)
Permet de mettre des ruptures de totalisations.
Ex : Niveau 1 rajoute un sous total si le premier chiffre du Numéro de compte change.
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21
Bilans
Permet d’afficher les bilans (mensuels) publiés par votre expert.
Permet de sélectionner un autre mois
Trésoreries
Affiche les différents journaux de banques
1.
2.
Permet de changer d’exercice
Permet de changer de Journal
1
1
2
__________________________________________________________________________________
22
Journaux
Permet de consulter les journaux (ces journaux contiennent les lignes saisies dans Coala et Sm@rtCool
Documents
Permet de consulter tous les documents publiés par le cabinet à partir du module « Comptabilité » de
Coala.
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23
Actions complémentaires
Plan de comptes
Pour consulter les différents plans de comptes (Comptes généraux, Fournisseurs, Clients), Cliquer sur
le menu Comptabilité puis sur l’icône
accéder aux différents types.
(2). Cliquer ensuite sur la boite de dialogue (1) pour
(2)
(1)
Un double-clic permet de consulter la fiche du compte.
Exemple d’une fiche d’un compte tiers.
Exemple d’une fiche d’un compte général.
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24
Consulter le détail d’un compte
La consultation du détail d’un compte est accessible par les balances.
Pour consulter le détail d’un compte double-cliquer sur la ligne concerné ou sélectionner Voir le détail
du compte par le clic-droit.
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25
Lettrage
En consultation du détail d’un compte il est possible il est possible de procéder au lettrage manuel du
compte.
Remarque : L’accès au détail d’un compte est accessible par le menu Balances (1).
Deux modes de lettrage sont possibles :
Lettrage par saisie manuelle de la lettre de lettrage :
Renseigner dans la colonne L (2), une lettre de l’alphabet regroupant les lignes à lettrer.
Cliquer sur le bouton Enregistrer (3) pour valider le lettrage.
L’enregistrement du lettrage n’est possible que s’il y a un équilibre du lettrage par lettre.
3
1
2
__________________________________________________________________________________
26
Lettrage par sélection des lignes :
Sélectionner les lignes à lettrer puis par un clic droit de la souris sélectionner Lettrer.
Pour sélectionner plusieurs lignes garder la touche Ctrl du clavier enfoncé puis cliquer sur les lignes
concernées.
La fonction Lettrer va affecter automatiquement la lettre de lettrage dans la colonne L (1).
Cliquer sur le bouton Enregistrer (2) pour valider le lettrage.
2
1
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27
Après sélection du bouton Enregistrer si le lettrage est en déséquilibre un message d’avertissement
apparaît.
Cliquer sur le bouton Oui pour supprimer le lettrage en déséquilibre ou sur le bouton Non pour revenir
sur le détail du compte pour compléter le lettrage en cours.
Dans ce cas il faut renseigner manuellement la lettre de lettrage sur les lignes manquantes dans la
colonne L.
Le lettrage sera envoyé à la Production Coala lors de la prochaine Synchronisation de la
Comptabilité.
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28
Menu lettrage :
En consultation du détail d’un compte un nouveau menu Lettrage apparaît.
Compte lettrable
:
Permet de rendre un compte lettrable ou de le rendre non lettrable.
Le basculement à chaque mode se fait à chaque Clic.
Retirer le lettrage
:
Permet de supprimer tout le lettrage du compte (équilibré et
déséquibré).
Retirer les lettrages
Déséquilibrés
:
Permet de supprimer tous les codes de lettrages en déséquilibre.
Lignes non lettrées
:
Permet d’afficher que les lignes non lettrées ou toutes les lignes du
compte. Le basculement à chaque mode se fait à chaque Clic.
Le menu lettrage et la fonction lettrage ne sont possibles si le droit a été accordé par l’ExpertComptable à partir de Production Coala.
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29
Mes saisies
Créer un compte
Permet de créer un compte comptable général.
Renseigner le numéro de compte, le libellé, et cocher « Lettrable » au besoin.
Cliquer sur
pour enregistrer votre saisie.
Une saisie enregistrée n’est supprimable que par le cabinet dans Coala.
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30
Créer un fournisseur
Permet de créer une fournisseur.
Le numéro d’un fournisseur doit respecter la codification mis en place dans Coala.
(Dans notre exemple : Le numéro doit être compris entre 401AAA à 401ZZZ).
Renseigner les données, puis cliquer sur
Une saisie enregistrée n’est supprimable que par le cabinet dans Coala.
Remarque : Le Numéro et le Libellé sont obligatoires.
Après enregistrement de la saisie le plan de compte général est proposé par défaut.
Pour accéder à la consultation des comptes fournisseurs cliquer sur la boîte de dialogue (1), puis
sélectionner FOURNISSEURS.
Remarque :
En consultation en comptabilité les plans de comptes sont consultables à tout instant en cliquant le
l’icône
(2)
(2)
(1)
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31
Créer un client
Permet de créer une fiche client
Le numéro d’un fournisseur doit respecter la codification mis en place dans Coala.
(Dans notre exemple : Le numéro doit être compris entre 411AAA à 411ZZZ).
Renseigner les données, puis cliquer sur
Remarque : Le Numéro et le Libellé sont obligatoires.
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32
Saisir par journal
La fonction « Saisir par journal » permet de consulter et de créer des écritures comptables par
exercice, journal, et par mois.
On peut rajouter des lignes d’écritures à la fin du journal en renseignant le jour, le compte, la pièce, le
libellé, le débit ou le crédit.
La recherche des comptes peut se faire par la saisie du début du numéro suivi de * ( ex : 401* pour
afficher tous les comptes commençant par 401) ou libellé dans la colonne compte.
Une boite de dialogue de sélection de compte est proposée après validation par la touche enter.
On peut trié l’affiche par Numéro ou par Libellés en cliquant sur Numéro ou Libellé.
On peut appliquer dans cette liste de nouveaux filtres de consultation (sur le numéro ou le libellé).
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33
Remarque :
Dès sélection d’un compte il faut continuer la saisie jusqu’à la fin de la ligne en renseignant un
montant.
Sm@rt-Cool enregistre automatiquement la saisie dès que les lignes sont équilibrées.
sont des lignes synchronisées (envoyées au cabinet de l’expertLes lignes avec l’icône
comptable) et ne sont plus modifiables.
Suppression d’une ligne
Pour supprimer une ligne, sélectionner la ligne en cliquant sur la première colonne en face de la ligne
à supprimer, puis renseigner le signe moins (-) sur le champ date ou appuyer sur la touche
« Suppr ».
Confirmer alors le message de suppression.
Remarque :
Après chaque saisie, il est conseillé de cliquer sur le menu de gauche « Saisir par journal » afin
d’actualiser l’affichage
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34
Saisir un achat
La fonction « Saisir un achat » permet de saisir des factures ou des avoirs d’achats en mode assisté.
Cette saisie ne nécessite aucune connaissance comptable.
Détails des champs :
Fournisseur
Nom Fournisseur
Date
Date Comptable
Numéro
Référence pièce de Coala
Libellé (1)
Libellé de l’écriture des comptes de TVA et Fournisseur
CompteCompte de charge
Libellé (2)
Libellé compte de charge
Montant
Dans le cas d’un avoir renseignez un nombre négatif (ex : -100)
Tva
Taux de Tva
Pour saisir sélectionner un Fournisseur, une Date, un Journal
Renseignez au besoin le Numéro, le libellé puis cliquez sur Compte
Pour vous positionnez sur le compte désirez tapez la lettre correspondante ( ex : B va positionner le
curseur sur le premier compte commençant par B).
Renseignez un libellé (si le journal n’est pas en propagation), un montant hors taxe, puis sélectionnez
un taux de TVA, puis appuyer sur la touche [enter] pour valider la ligne.
__________________________________________________________________________________
35
Remarque :
Dès sélection d’un compte il faut continuer la saisie de la ligne jusqu’à la validation de la ligne. Il faut
renseigner un montant différent de zéro (exemple : 1).
Re-sélectionnez la ligne en cliquant sur le champ en face du compte.
La ligne sélectionnée à un triangle. Appuyez sur la touche « Suppr » de votre clavier pour supprimer la
ligne.
Si le journal est configuré dans Coala en propagation ne renseignez le libellé qu’au niveau du champ
libellé au dessus de « Compte ».
Ce libellé sera recopié sur le libellé de toutes les lignes (Fournisseur, TVA et Charge).
Si le journal est configuré dans Coala en non propagation le libellé peut être modifiable sur chaque
ligne.
Le premier champ libellé sera le libellé des lignes comptes de TVA et de Fournisseur.
Pour enregistrer votre saisie cliquer sur le bouton
Pour annuler votre saisie cliquez l’icône
en haut à gauche.
(précédent) puis répondez non à la question posée.
Les saisies des achats non encore synchronisées sont modifiables et supprimables par « Mon
brouillard -> Listes des écritures ou Liste des achats »
Sélectionner la ligne à modifier puis cliquer sur le bouton
fonction de votre modification.
ou
en
Les achats sont aussi consultables et modifiables sous forme d’écriture comptable dans la fonction
« Saisir par journal » en sélectionnant les journaux d’achats.
Remarque :
En cas de blocage sur une ligne, appuyer sur la touche [Echap] autant de fois que nécessaire puis
cliquer sur l’icône précédent ou un des menus à gauche pour actualiser et sortir du blocage.
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36
Saisir une vente
La fonction « Saisir une vente » permet de saisir des factures ou des avoirs de ventes en mode
assisté.
Pour saisir une vente renseigner Client, une Date, un Journal, Un Compte, un libellé, un montant hors
taxe, un taux de TVA.
Voir Saisir un achat pour le principe de saisie.
en haut à gauche.
Les saisies des achats non encore synchronisées sont modifiables et supprimables par « Mon
brouillard -> Listes des écritures ou Liste des ventes »
ou
en
Remarque : Les ventes sont aussi consultables et modifiables sous forme d’écriture comptable dans la
fonction « Saisir par journal » en sélectionnant les journaux de ventes.
__________________________________________________________________________________
37
Saisir un paiement
La fonction « Saisir un paiement » permet des paiements.
Pour saisir un paiement renseigner le Journal, le mode de paiement (Chèque, Traite, Virement,
Prélèvement, Espèce), une Date, un compte (Bénéficiaire), un Libellé,
Une Référence et le Montant à régler.
en haut à gauche.
Les éléments suivants sont paramétrés dans Coala :
- Liste des Journaux
- Liste des Comptes
- Les modes de paiements ne sont pas modifiables
Les saisies des paiements non encore synchronisés sont modifiables et supprimables par « Mon
brouillard -> Listes des écritures ou Liste des paiements»
ou
en
Remarque : Les paiements sont aussi consultables et modifiables sous forme d’écriture comptable
dans la fonction « Saisir par journal » en sélectionnant les journaux de banques.
Les nouveaux comptes généraux, Fournisseur et Clients crées dans Sm@rt-Cool ne sont
accessibles qu’après synchronisation et récupération par le Cabinet.
__________________________________________________________________________________
38
Saisir un encaissement
La fonction « Saisir un encaissement » permet de saisir des encaissements.
Pour saisir un paiement renseigner le Journal, le mode de paiement (Chèque, Traite, Virement,
Prélèvement, Espèce), une Date, un compte (Bénéficiaire), un Libellé,
Une Référence et le Montant à régler.
Les éléments suivants sont paramétrés dans Coala :
- Liste des Journaux
- Liste des Comptes
- Les modes de paiements ne sont pas modifiables
Les saisies des encaissements non encore synchronisées sont modifiables et supprimables par « Mon
brouillard -> Listes des écritures ou Liste des encaissements»
ou
en
Remarque : Les encaissements sont aussi consultables et modifiables sous forme d’écriture
comptable dans la fonction « Saisir par journal » en sélectionnant les journaux de banques.
Les nouveaux comptes généraux, Fournisseur et Clients crées dans Sm@rt-Cool ne sont
accessibles qu’après synchronisation et récupération par le Cabinet.
__________________________________________________________________________________
39
Pointage bancaire
L’application Comptabilité permet d’effectuer un Pointage Bancaire des journaux de trésoreries.
En fonction du droit accordée par l’Expert-Comptable le menu Pointage Bancaire (1) sera grisé ou
accessible.
Le principe est de permettre de cocher ou décocher le rapprochement des lignes (par rapport à un
relevé bancaire papier par exemple).
4
0
5
2
3
1
Pour procéder au pointage :
-
Sélectionner le journal de trésorerie (0)
Sélectionner la date de rapprochement (2)
Cocher ou Décocher la case concernée dans la colonne R (3)
Cliquer sur le bouton Enregister (4) pour valider le pointage.
Ou recliquer sur le menu Pointage Bancaire (1) (dans ce dernier cas un message de
confirmation sera demandé)
Dans le cas où des relevés ont été créés dans Production, ils sont accessibles dans la boîte de
dialogue Relevé (5).
Ceci ainsi à la PME de les consulter et éventuellement de les compléter.
Le Pointage Bancaire sera envoyé à la Production Coala lors de la prochaine Synchronisation de la
Comptabilité.
__________________________________________________________________________________
40
Mon Brouillard
Liste des écritures
Liste les écritures saisies dans Sm@rt-Cool non encore récupérées par le cabinet.
Les ayant l’icône
sont les lignes synchronisées mais non encore récupérées par le cabinet.
Après récupération par le cabinet à la prochaine synchronisation ces lignes disparaîtront du brouillard.
Les lignes sans l’icône
sont des lignes non synchronisées et sont encore modifiables. DoubleCliquez sur la ligne concernée pour accéder à sa modification.
Liste des achats
Même principe que « Liste des écritures » mais ne concernent les lignes achats.
Liste des ventes
Même principe que « Liste des écritures » mais ne concernent les lignes ventes.
__________________________________________________________________________________
41
Liste des paiements
Même principe que « Liste des écritures » mais ne concernent les lignes paiements.
Liste des encaissements
Même principe que « Liste des écritures » mais ne concernent les lignes encaissements.
__________________________________________________________________________________
42
IMMOBILISATIONS
L’espace immobilisations vous permet de consulter la liste des immobilisations et leur plan
d’amortissement. Ces informations sont publiées par Coala et ne sont pas saisissables et modifiables.
Néanmoins on peut consulter le détail d’une immobilisation sous forme de fiche et procéder à une
cession.
Pour effectuer une cession renseigner les éléments dans la partie « Sortie » puis cliquer sur
.
__________________________________________________________________________________
43
__________________________________________________________________________________
44
PAYE
Listes
La partie liste permet de consulter :
La liste des salariés
Les bulletins de salaires
Les documents publiés par Coala
Liste des salariés
__________________________________________________________________________________
45
Liste des bulletins
Remarque : Les bulletins ne sont consultables que si l’expert comptable a fait une publication des
bulletins de salaires du mois concernés.
Documents
Tous les documents publiés du module « Espace paie » de Coala sont dans cet espace.
Exemple : Une DUE
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46
Mes saisies
Créer un salarié
Renseigner les éléments de la fiche Salarié puis cliquer sur
pour valider la saisie.
__________________________________________________________________________________
47
Saisir les variables
Cette fonction permet de saisir les variables de paie publiées par la publication des bulletins de
salaires du mois précédent.
Chaque publication de Coala d’un mois N publie en même temps les variables du mois suivant.
La liste des variables disponibles sont à l’initiative de l’expert-comptable par un paramétrage dans
Coala.
La saisie des variables est disponible que pour un mois donné (Mois M+1 du dernier mois M publié par
Les mois précédents et suivants ne sont pas accessibles actuellement.
pour valider la
Renseigner les variables dans les différentes colonnes puis cliquer
saisie.
Remarque : Dans l’exemple ci-dessous les lignes ne sont plus modifiables car elles ont été
synchronisées avec Coala. Les lignes sont précédées de l’icône
.
Attention :
Ne lancer une synchronisation ou envoi de la paye que si la saisie des variables de paye est
terminée pour les tous les salariés.
Les salariés nouvellement sur un mois M n’apparaît pas dans les saisies du mois M.
__________________________________________________________________________________
48
Saisir les plannings
Cette fonction permet de renseigner les heures travaillées, les heures d’absences et les motifs des
d’absences des salariés dont le planning a été activé dans Coala.
La possibilité de saisir les plannings et le paramétrage du calendrier, des heures travaillées par défaut
et des motifs d’absence est faite uniquement dans Coala par l’expert-comptable.
La saisie du planning n’est disponible que pour un mois donné (Mois M+1 du dernier mois publié par
Les mois précédents et suivants ne sont pas accessibles actuellement.
Pour saisir sélectionner le salarié puis compléter le planning.
Pour valider la saisie cliquer sur le bouton
en haut à gauche.
Les données saisissables :
Colonne Durée
Permet de renseigner le nombre d’heure travaillée pour la journés.
Commencer toujours par renseigner cette colonne.
Colonne Durée Non T.
Permet de renseigner le nombre total des heures non travaillées.
Ces heures devront être réparties dans les colonnes à droite :
- Durée Non T1, Motif Non T1
La colonne Durée Non T. peut répartie au maximum en trois durée
et motif d’absence.
__________________________________________________________________________________
49
Colonne Durée Non T1.
Renseigner dans cette colonne la durée à répartir par rapport au
nombre saisie dans la colonne durée Non T.
Si le nombre saisi est supérieur à la colonne Non T, le nombre de la
colonne Non T sera changé automatiquement.
Colonne Motif Non T1
Sélectionner dans la liste le motif correspondant à la durée Non T1
en cliquant sur la combo box.
Renseigner éventuellement une Durée Non T2 et Motif Non T2.
La somme des durées Non T1 et T2 ne peut être supérieur à Durée
Non T, dans le cas contraire Durée Non T sera recalculée.
Renseigner éventuellement une Durée Non T3 et Motif Non T3.
La somme des durées Non T1, T2 et T3 ne peut être supérieur à
Durée Non T, dans le cas contraire Durée Non T sera recalculée.
Pour enregistrer une saisie et/ou passer d’une colonne à une autre appuyer sur la touche tabulation ou
cliquer sur la colonne suivante.
Règle de saisie des durées :
Durée Saisie
Duré convertie en
affichage
Correspondance réelle
6
6:
6 :0
6.0
6,0
6 :30
6 :03
6.03
6.30
6,03
6,30
6 :00
0
6 :00
6 :00
6 :00
6 :30
6 :03
6 :03
6 :30
6 :03
6 :30
6 Heures
0 Heures
6 Heures
6 Heures
6 Heures
6 Heures 30 minutes
6 Heures 3 minutes
6 Heures 3 minutes
6 Heures 30 minutes
6 Heures 3 minutes
6 Heures 30 minutes
__________________________________________________________________________________
50
Verrouiller une saisie
Un planning d’un salarié peut-être verrouillé.
Il ne sera plus modifiable. Pour le modifier il faut l’invalider (si seulement il n’y a pas eu de
synchronisation).
Pour verrouiller, sélectionner le salarié puis par le clic droit sélectionner la fonction Valider.
Les salariés verrouillés sont précédés d’une coche
à gauche du Nom.
Pour déverrouiller, sélectionner le salarié puis par le clic droit sélectionner la fonction Invalider.
Le planning du salarié sera à nouveau modifiable (si seulement il n’y a pas eu de synchronisation).
__________________________________________________________________________________
51
Les plannings envoyés à l’expert-comptable et dont la publication des bulletins pour le mois concerné
(dans notre exemple : Septembre 2007) n’est pas encore effectuée par l’expert-comptable sont
consultables uniquement (aucune modification n’est possible).
Ils sont marqués par un
à gauche du nom.
Attention :
Ne lancer une synchronisation ou envoi de la paye que si la saisie des variables de paye et les
plannings sont saisis pour les tous les salariés.
Les salariés nouvellement sur un mois M n’apparaît pas dans les saisies du mois M.
__________________________________________________________________________________
52
MISSION CONSEIL
CONSULTATION DES DOCUMENTS PUBLIES
La version 1.2.0.0 permet aussi de visualiser les documents publiés à partir de Mission Conseil de la
Production Coala.
En fonction des droits attribués par l’Expert-Comptable à travers la Production Coala, une nouvelle
application Mission de conseil apparaît.
3
2
1
Cette nouvelle application permet de visualiser les documents publiés à partir de Mission Conseil de la
production Coala.
La consultation des documents est la même que celle des autres applications comme la comptabilité.
Pour visualiser un document :
- Cliquer sur le menu Missions de conseil (1)
- Cliquer sur la colonne Dossiers (2) puis sélectionner le dossier concerné
- Double-cliquer (3) sur le document à visualiser.
__________________________________________________________________________________
53
ADMINISTRATION
Ce module permet si l’expert-comptable en donne le droit de :
-
Lister les codes utilisateurs
Créer les codes utilisateurs
Suivre les lots
Les actions ne sont accessibles que si Sm@rt-Cool travaille en mode connecté.
LISTER LES CODES UTILISATEURS
Permet de lister les codes utilisateurs permettant de connecter à Sm@rt-Cool.
Login
Mot de passe
Activé
Authentifier cette machine
Code utilisateur de connexion à Sm@rt-Cool
Mot de passe de connexion à Sm@rt-Cool
Ce code peut-être momentanément d’activé et donc plus utilisable.
Non disponible actuellement
__________________________________________________________________________________
54
Créer un utilisateur
Permet de créer des codes utilisateurs pour se connecter à Sm@rt-Cool
Renseigner le login et un mot de passe (maximum 20 caractères).
Puis cliquer sur
pour enregistrer la création.
Remarque :
La possibilité d’affectaer des droits est aujourd’hui uniquement disponible dans Coala et non
dans Sm@rt-Cool.
__________________________________________________________________________________
55
Suivi des lots
Le suivi des lots permet de suivre les lots (données) envoyés de Sm@rt-Cool vers l’expert-Comptable.
Cliquer sur Suivi des lots puis confirmer par Oui le lancement du suivi des lots.
L’actualisation des lots va commencer.
Cette action est marqué par l’affichage d’une fenêtre d’attente et peut-être plus ou moins longue en
fonction du nombre de lots déjà envoyés.
__________________________________________________________________________________
56
La fin du traitement est marquée par l’affichage de la liste des lots.
Première colonne
Identifiant
Application
Taille
Expéditeur
Date d’envoi
Date de réception
Statut du lot.
Une coche signifie que le lot a été intégré correctement.
Une croix signifie que le lot n’a pas été intégré correctement.
Identifiant interne permettant d’identifier le lot
Indique le type de lot
Indique la taille du lot
Indique le code utilisateur Sm@rt-Cool qui a envoyé le lot
Date système de l’envoi du lot
Date système de réception du lot chez l’expert-comptable
Remarque :
La première colonne et l’application peuvent ne pas être renseignées car le suivi est mis en place que
depuis la version 1.2.0.0.
Dans tous les cas ne pas hésiter à relancer l’actualisation du suivi des lots.
Consulter le détail d’un lot :
Il est possible de consulter le détail d’un lot de Comptabilité uniquement.
Pour consulter le détail d’un lot de Comptabilité sélectionner le lot puis par un clic droit sélectionner
Voir le détail.
Le détail du lot comptable va s’afficher.
Recliquer sur Suivi des lots ou l’icône précédent
pour revenir à l’affichage de la liste des lots.
__________________________________________________________________________________
57

Guide PME Sm@rt-Cool – Version 1.2.0.0

Transcription

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