Retour d`expérience Star Retour d expérience Star

Retour d
d'expérience
expérience Star
Jean Marie Barbiche
Jean-Marie
(École Centrale Paris)
Carole Crespin Fabre
(ENS Cachan)
Deux établissements du PRES Universud Paris
Présentation des établissements

École Centrale Paris :

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
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
École d’ingénieurs
d ingénieurs
généraliste créée en 1829
2000 étudiants dont 250 à
300 doctorants
6 laboratoires
50 thèses / an
1 école doctorale :

Sciences pour l’ingénieur

ENS Cachan:




Pluridisciplinaire créée en
1912
2000 étudiants (1300
normaliens) dont 280
doctorants
70 thèses / an
2 écoles doctorales :

Sciences pratiques

MATISSE (co-accréditation)
(
)
Mi en place
Mise
l
d
de STAR à l'ECP (1/2)

Calendrier





Fin 2007 : Décision d’entrer dans STAR
25 mars 2008 : Vote en C-A ; envoi de la
candidature à l’ABES
Février – décembre 2008 : Réunions projet
Décembre 2008 : Formation du correspondant par
l’ABES
1er janvier 2009 : passage en production
Mi en place
Mise
l
d
de STAR à l'ECP (2/2)

Personnes impliquées en phase projet





Affaires juridiques : convention de diffusion sur
internet droits d
internet,
d’auteur
auteur…
Direction des systèmes d’information : modes de
diff i
diffusion,
iimports
t partiels…
ti l
École doctorale : nouveau circuit de la thèse…
Thésards : communication vers les doctorants…
… et bien sûr la bibliothèque !
Mi en place
Mise
l
d
de STAR à C
Cachan
h (1/2)

Calendrier




Juin 2009 : désignation d’un correspondant STAR
Octobre 2009 : formation du correspondant
1er octobre 2010 : abandon du dépôt légal papier
Janvier 2011: 1ères saisies dans STAR
Mi en place
Mise
l
d
de STAR à C
Cachan
h (2/2)

Personnes impliquées dans le projet

Bibliothèque universitaire :




Directrice
IGE chargé des ressources numériques
Technicien Traitement des thèse
École Doctorale Sciences Pratiques :


Directrice
1 administrative
d i i t ti
Bases de réflexion et
Décisions prises - ECP

Droits d'auteur : responsabilisation
p
totale du doctorant

Convention de diffusion : p
pas d’intranet


Choix de ne p
plus conserver de thèse p
papier
p sauf
opposition totale du docteur (rarissime) à la diffusion en
ligne
Mise en ligne de la thèse sur TEL et serveur ABES
Bases de réflexion et
Décisions prises - Cachan




préalable : réunions BU-Ecole doctorale
Droit de diffusion : a minima consultation sur place ou
diffusion Internet (1 exemplaire papier si pas de diffusion
en ligne (PEB))
saisie complète dans les formulaires web / pas
d'intervention directe du doctorant
archivage
a
c age de la
a version
e s o de d
diffusion
us o su
sur TEL
R
Rappel
l : circuit
i i d
de lla thèse
hè

Généralités sur les doctorants (S&T)




Inscription auprès d'une E-D, prise de contact avec un enseignant-chercheur
pour un sujet de thèse, purement académique ou en convention avec une
entreprise privée.
Durée « normale » : 3 ans,
ans prolongeable 1 an
an, rarement plus
plus.
Pendant ces 3 ans : participation aux travaux du laboratoire, à des séminaires de
formation, à des tâches d'enseignement... et préparation de la thèse.
Le directeur de thèse valide (ou non) la date de soutenance et travaille avec le
doctorant sur la composition du jury.
L circuit
Le
i i d
des thèses
hè
en place
l
(2012)

ECP


Dépôt par le doctorant du PDF provisoire et des résumés 6 semaines avant la
soutenance auprès de l'ED
l ED qui transmet à la bibliothèque
Après soutenance : export des données par l'ED depuis le logiciel de gestion
(4D) conversion
(4D),
i XSLT puis
i iimportt partiel
ti l par e-mailil par lla bibli
bibliothèque
thè
→ Données administratives et composition du jury



Relance du docteur pour le dépôt de la version définitive (délai : 3 mois)
Relecture / saisie des formulaires et dépôt du fichier (rôles DEPO et META)
assurés par la bibliothèque (2 personnes)
Vérification puis validation (rôle VALID) par la gestionnaire de l'E-D
L circuit
Le
i i d
des thèses
hè
en place
l
(2012)

Cachan

Récupération des données de l’EDSP en flux continu
continu. Création fiche
doctorant à réception d’un élément (avant ou après la soutenance)

Indexation

Alimentation des formulaires

Dossier complet : validation dans STAR
Bilan - ECP
+
Meilleure diffusion des thèses
Simplicité du workflow (peu
d’intervenants))
Moins de « paperasse », plus de
catalogage
Très bons échanges avec l'ED
Star commence a être connu des
chercheurs
Excellente réactivité de l'ABES !
Les problèmes de validation de
PDF peuvent être
chronophages voire bloquants
Question du signalement des
thèses en préparation pour les
établissements de la CGE
(Thesa v/s Step)
Bilan - Cachan
+
Communication accrue entre
l’EDSP et la bibliothèque
q
Appropriation rapide de
l'application
Plus de catalogage
Meilleure visibilité des thèses via
le portail
Complémentarité STAR/STEP
-
Légitimité de la bibliothèque
Difficulté de compréhension
archivage pérenne & diffusion
Merci de votre attention
Des questions ?