International Personal Finance adopte Diligent Boards

Étude de cas
Pour ne plus faire les choses à
moitié : International Personal
Finance adopte Diligent Boards
International Personal Finance plc a pour objectif de
promouvoir l’inclusion financière et offre des prêts en espèces
de petites sommes entre 50 et 1 000 £, sans garantie et à
court terme, sur six à 12 mois. L’entreprise propose un service
financier flexible et abordable, notamment des crédits
immobiliers et de petits prêts financiers, à des personnes aux
revenus modestes. Elle occupe 30 000 employés dans le
monde et est au service de 2,4 millions de clients dans huit
pays.
DÉFI
Le conseil d’administration de International Personal Finance se réunit tous les deux
mois. Par le passé, l’assistante personnelle du PDG passait jusqu’à trois jours ouvrables
à préparer les dossiers pour chaque réunion du conseil d’administration. Un travail
administratif intense, y compris des heures d’impression, de réimpression et de reliure,
était nécessaire afin que les documents du conseil soient envoyés aux membres avant
les réunions.
La situation des administrateurs n’était pas plus enviable. Comme le dit Steve Bean,
directeur des services pour le Royaume-Uni chez International Personal Finance Limited :
« J’ai rencontré un administrateur alors qu’il se rendait à une réunion. Il portait une épaisse
pile de documents qui pesait dans les trois kilos. J’ai réalisé qu’il nous fallait trouver une
meilleure solution ».
Mis à part les coûts liés à la création des dossiers papier du conseil d’administration,
l’entreprise voulait réduire la consommation de papier. Steve ajoute : « International
Personal Finance s’est engagée dans ses activités à mettre en œuvre des pratiques
respectueuses de l’environnement et a gagné une série de prix pour cet engagement.
Nous devions réduire la consommation de papier en salle de conseil ».
En plus de trouver une solution numérique synonyme d’économies en temps et en
argent pour ses informations de conseil hautement confidentielles, l’entreprise voulait
aussi un fournisseur capable de répondre ou d’aller au-delà de ses exigences en matière
de sécurité.
diligent.com
Pour ne plus faire les choses à moitié : International Personal Finance adopte Diligent Boards
APPROCHE
Soucieuse de la sécurité et de la convivialité d’utilisation, International Personal
Finance a mené une enquête approfondie sur les portails électroniques pour
conseils d’administration, les pendants numériques des dossiers papier de
conseil, qui offrent des fonctionnalités élargies telles que droits de vote,
contrôle d’accès et annotations. La solution de Diligent BoardsTM répondait
à toutes ses exigences. « Nous avions besoin d’une application facile à utiliser
sur un iPad et déjà équipée d’un système de sécurité rigoureux », précise
Steve. « Certaines solutions semblaient séduisantes, mais comme elles étaient
développées entièrement sur un logiciel externe, nous avions des inquiétudes
quant aux éventuels bugs et problèmes de mise à jour. Notre responsable
de la sécurité a examiné et approuvé l’utilisation de Diligent Boards pour sa
plateforme de sécurité et il s’est montré extrêmement enthousiaste. »
Tous les administrateurs de l’entreprise ont reçu une formation sur site et des
manuels au début de la transition vers Diligent Boards. Steve ajoute : « La
formation des administrateurs et du personnel non dirigeant représentait un
vrai défi car ils étaient dispersés partout dans le monde. Certains n’avaient
pas le temps de participer physiquement à une formation, mais Diligent a pris
les choses en main, s’est occupé de tout et les a formés par téléphone à
l’heure qui leur convenait. La formation s’est déroulée avec beaucoup de
fluidité et notre gestionnaire de compte chez Diligent a été brillant, attentif à
tous nos utilisateurs et à leurs besoins en formation. Ils nous ont vraiment
offert un service en or ».
RÉSULTATS
International Personal Finance a constaté une réduction significative de ses
dépenses administratives depuis qu’elle est passée à Diligent Boards. Mais
comme le dit Steve : « Si au début du processus, nous avions juste l’intention
de réduire les coûts, la convivialité en termes d’utilisation et la sécurité sont,
depuis, devenues beaucoup plus importantes à nos yeux ».
« La réaction au sein de la société a été fantastique », ajoute Steve. « Nos
membres du conseil d’administration aiment Diligent Boards. Il est simple et
les a libérés des kilos de rapports de conseil qu’ils transportaient partout.
C’est un système nettement plus efficace ».
Étude de cas
« Certaines solutions
semblaient séduisantes,
mais comme elles
étaient développées
entièrement sur un
logiciel externe, nous
avions des inquiétudes
quant aux éventuels
bugs et problèmes de
mise à jour. Notre
responsable de la
sécurité a examiné et
approuvé l’utilisation de
Diligent Boards pour sa
plateforme de sécurité
et il s’est montré
extrêmement
enthousiaste ».
L’entreprise a également calculé que, grâce à Diligent Boards, elle avait réduit
son empreinte énergétique et que l’assistante personnelle du PDG pouvait
économiser quelque 10 % de son temps chaque année.
Diligent est une marque de Diligent Corporation, déposée aux États-Unis.
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