Unified Meeting 5 - Dialogue Conferencing

CONFERENCING & COLLABORATION
UNIFIED MEETING 5
Unified Meeting 5
Guide de l'utilisateur pour Mac
Unified Meeting® 5, l’application de réunion et de
collaboration améliore la façon dont vous
communiquez en rendant vos réunions plus
conviviales et plus faciles à gérer.
Cet outil améliore votre expérience de réunion grâce à ses fonctions
améliorées de productivité intuitives et puissantes dans un service
hébergé intégré aux outils que vous utilisez déjà au quotidien.
À gérer, plus efficaces et plus productives.
Pour commencer
Cela n'a jamais été aussi facile! Il vous suffit de suivre les instructions simples ci-dessous pour vous diriger vers votre
première expérience audiovisuelle.
Avant d'effectuer les étapes suivantes, veuillez vous assurer que vous détenez les droits d'administrateur pour le téléchargement et l'installation.
Téléchargement et configuration
Pendant l'installation, vous devrez entrer votre nom d'utilisateur et votre mot de passe qui se trouvent dans votre courriel
de bienvenue. Assurez-vous que vous avez ces informations ou
communiquez avec le service à la clientèle pour qu'on vous les renvoie.
Veuillez noter que vos participants ne sont pas obligés de télécharger l'application pour se
joindre à votre réunion.
1.
2.
3.
Allez sur le site et suivez les invites d'installation pour votre système
Mac.
Entrez votre nom d'utilisateur Unified Meeting 5 suivi de votre mot de
passe (assurez-vous d'utiliser votre nom d'utilisateur et votre mot de
passe Unified Meeting et non votre code de conférence et votre NIP
d'animateur, car cela assurera que toutes les fonctionnalités seront
disponibles).
Lorsque vous serez connecté avec succès, l'icône Meeting Center
(Centre de réunion) et une fenêtre contextuelle apparaîtront pour
confirmer que vous êtes bien connecté.
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Icône Meeting Center (Centre de réunion)
Une fois l'installation terminée, l'icône Meeting Center (Centre de réunion)
dans le coin inférieur droit de votre bureau. Depuis cette icône, vous pouvez :




apparaîtra dans la barre de menus
Planifier des réunions
Démarrer et rejoindre des réunions
Modifier vos paramètres
Vérifier la disponibilité de mises à jour
Application de navigateur
Si vous n'installez pas l'application de réunion, vous pouvez lancer des réunions en mode navigateur seulement, ce qui
vous permet de gérer en ligne vos participants audio. Vous pouvez utiliser des fonctionnalités comme le mode silence,
l'appel entrant, le clavardage ainsi que l'ouverture ou la fermeture de la porte de la salle de réunion.
Veuillez prendre note que les fonctionnalités suivantes ne sont pas disponibles en mode navigateur seulement : Voix sur
IP, partage de documents, intégration dans la messagerie instantanée, planification, calendriers, contacts et recherche
de contacts audio.
Les navigateurs et les systèmes d'exploitation suivants sont pris en charge par Browser Moderator :
 Windows XP SP3 / Vista / 7
 Mac OS X 10.6 (Snow Leopard) ou version
Système d'exploitation
ultérieure
 Android® Tablet (prise en charge limitée)
 iPad® (prise en charge limitée)
 Microsoft Internet Explorer 7 ou version ultérieure
 Google Chrome 11 ou version ultérieure
Navigateur
 Mozilla FireFox 10 ou version ultérieure
 Safari 5.1 ou version ultérieure
Planification avec iCal/Calendar pour Mac
1.
Pour planifier une réunion, cliquez sur l'icône de barre
de menus Meeting Center (Centre de réunion)
et
sélectionnez Create Meeting Invitation (Créer une
invitation à une réunion).
Pour personnaliser la langue de votre invitation à une
réunion, cliquez sur la flèche vers le bas en dessous de
l'icône Unified Meeting 5 et sélectionnez une option. Les
informations de la réunion seront générées dans cette
langue.
2.
Cette étape lancera votre calendrier et ajoutera
automatiquement à votre entrée d'événement de
calendrier toutes les informations dont vous et vos participants aurez besoin pour vous joindre à la réunion.
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Vous pouvez ajouter du contenu supplémentaire dans le corps de votre courriel afin de personnaliser votre
message.
Démarrer votre première réunion
1.
Depuis le bureau, sélectionnez Start Meeting (Démarrer la réunion).
2.
Entrez vos renseignements sur la gauche
dans la section My Information (Mes
informations).
3.
Choisissez la manière dont vous voulez
accéder à la partie audio de la
réunion parmi les quatre options suivantes :
 Call Me (M'appeler) : Sélectionnez votre
pays et entrez un numéro que le système
composera pour vous.
 Dial in (Composer le numéro) : Affichez
les numéros d'accès et les codes de
conférence que vous pouvez composer à
partir de tout appareil à clavier.
 I’m Already On (Je suis déjà en ligne) : Vous êtes déjà connecté à la fonction audio ou vous souhaitez
organiser une réunion Web seulement.
 VoIP (Voix sur IP) : Joignez-vous à une conférence audio à l'aide d'un téléphone logiciel Voix sur IP.*
*Veuillez prendre note des instructions/exigences supplémentaires pour le système audio de l'ordinateur à la page suivante.
4.
Cliquez sur Start Meeting (Démarrer la réunion).
Vous pouvez également cliquer sur le lien pour rejoindre la réunion à partir de votre courriel d'invitation de calendrier. Si
vous accédez à la réunion à partir d'un appareil sur lequel l'application de réunion n'est pas installée, vous n'avez qu'à
vous rendre à l'adresse URL indiquée dans votre courriel de bienvenue et à vous connecter à votre compte à l'aide de
votre nom d'utilisateur et de votre mot de passe.
Vous joindre à une réunion avec la fonction Voix sur IP (VoIP)
Offerte aux modérateurs et aux participants, la fonction Voix sur IP permet d'utiliser un téléphone logiciel VoIP au lieu
d'une connexion audio avec un téléphone traditionnel.
1.
Lorsque vous démarrez ou rejoignez une réunion,
sélectionnez VoIP. L'application recherchera le hautparleur approprié et s'y connectera automatiquement.
2.
Vous pourrez sélectionner parmi différentes sources
audio et régler le volume. Une fois le volume réglé à
un niveau acceptable, cliquez sur OK.
3.
Si nécessaire, cliquez sur Choose devices and
adjust levels (Choisir les périphériques et régler
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les niveaux sonores) pour calibrer vos haut-parleurs et votre microphone. Une fois terminé, cliquez sur OK.
4.
Vous entendrez une invite, mais vous ne devez entrer aucun code de conférence ou caractère; le système vous
connectera directement.
5.
Pendant la réunion, vous pouvez choisir d'interrompre votre connexion Voix sur IP et d'établir une connexion
téléphonique en cliquant sur l'icône de déconnexion Voix sur IP (casque d'écoute avec fil) sur votre carte de
participant.
Veuillez noter que la fonction Voix sur IP fonctionne avec des microphones intégrés. Toutefois, si vous vous joignez à une réunion depuis un endroit
public, nous vous recommandons d'utiliser un casque d'écoute HD pour minimiser le bruit de fond.
Paramètres Voix sur IP
Le menu VoIP Settings (Paramètres Voix sur IP) vous permet de sélectionner vos périphériques d'entrée et de sortie
audio, tout en vous permettant de régler le niveau du volume.
Vous pouvez accéder à ce menu de paramètres depuis les trois zones suivantes :
 En cliquant sur Choose devices and adjust levels (Optionnel - Choisir les
périphériques et régler les niveaux sonores)… sous VoIP sur la page de
démarrage rapide.
 En sélectionnant l'option Choose devices and adjust levels (Choisir les
périphériques et régler les niveaux sonores) dans le menu déroulant Audio du
menu de la barre d'outils.
 En sélectionnant l'icône d'engrenage dans le menu déroulant sur votre carte
professionnelle.
Changer votre périphérique de sortie
1.
Dans le menu VoIP Settings (Paramètres VoIP), sélectionnez le périphérique de
sortie dans le menu déroulant.
2.
Cliquez sur OK.
Changer votre périphérique d'entrée
1.
Dans le menu VoIP Settings (Paramètres VoIP), cliquez sur
2.
Sélectionnez le périphérique d'entrée dans le menu déroulant.
3.
Cliquez sur OK.
.
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Outil d'invitation rapide
L'outil d'invitation rapide permet aux modérateurs d'inviter des participants à la réunion par courriel lorsque la réunion est
déjà démarrée.
Veuillez noter : La première fois que vous utiliserez cette fonction, l'application vous
demandera peut-être d'entrer vos informations d'identification réseau, selon les paramètres
de sécurité du réseau.
Vous pouvez accéder à l'outil d'invitation rapide à partir du menu déroulant sur la barre
d'outils principale. Lorsque vous commencez à entrer un nom, le système recherche les
correspondances dans le répertoire actif ainsi que tout client de messagerie instantanée
déjà installé. Sélectionnez le contact approprié et la méthode d'invitation (courriel ou
clavardage/messagerie instantanée), puis cliquez sur Send Invitation (Envoyer une
invitation).
 Si vous sélectionnez la méthode par courriel, le système envoie automatiquement
un courriel d'invitation au contact sélectionné. Ce courriel contient un lien que le participant peut utiliser. Cette
invitation est envoyée à partir de votre système de courriel par défaut.
 Si vous avez sélectionné la méthode par messagerie instantanée, le système envoie un message de clavardage
en direct au contact sélectionné. Ce message contient un lien que le participant peut utiliser. Cette invitation est
envoyée à partir de votre système de messagerie instantanée par défaut.
Veuillez noter que votre programme de messagerie instantanée doit être ouvert lorsque vous effectuez les étapes décrites ci-dessus pour que vous
puissiez envoyer des invitations aux participants Unified Meeting 5.
Personnaliser votre carte professionnelle
Ajouter vos informations
 Nom
 Titre
 Courriel
 Ville*
 Insérez votre compte LinkedIn ou
Facebook
 Créez un profil personnalisé
Veuillez noter que la ville est détectée automatiquement à
partir de votre adresse IP et indique la température
actuelle. Vous pouvez changer votre ville actuelle, mais la
température ne se mettra pas à jour automatiquement.
Personnaliser votre photo
 Sélectionnez un avatar
 Téléchargez une image/photo
 Prenez une photo instantanée
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Sécurité des réunions
Fermer la porte de la salle de réunion
Ajoutez une sécurité supplémentaire à vos réunions en fermant la porte de la salle de réunion à l'aide de l'icône
de verrouillage.
Vous pouvez voir les participants dans la salle d'attente et leur accorder un accès à la réunion une personne à la fois.
L'icône d'invite sur le bureau vous signalera l'entrée d'un participant. Vous pouvez accepter ou rejeter l'entrée d'un
participant de l'une des deux manières
suivantes :
 En cliquant sur le lien correspondant dans
l'invite lancée par l'icône du bureau.
 En sélectionnant le nouveau participant
dans la liste d'attente dans le coin supérieur
gauche de l'interface.
Veuillez noter que, par défaut, la porte de la salle de
réunion est fermée si seulement la partie Web de la
réunion est lancée.
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Personnaliser la salle d'attente
Vous pouvez modifier votre message personnel à tout moment afin d'informer les participants en attente si la réunion
doit être retardée ou si vous devez leur communiquer des requêtes de dernière minute avant la réunion, par exemple
leur demander de récupérer des informations spécifiques depuis des fichiers envoyés par courriel, etc.
Pour accéder à cette fonction, cliquez sur l'onglet d'information (i) et entrez votre message. Celui-ci sera mis à jour en
temps réel dans la salle d'attente. Le message peut être mis à jour aussi souvent que nécessaire.
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Contrôle de l'appel
Vous pouvez en tout temps voir le statut vocal des participants dans le panneau des participants ou via leurs cartes
professionnelles.
Déterminez qui parle ou qui a parlé récemment en sélectionnant
dans la liste des participants.
Synchronisation Web et audio en ligne
En glissant et déposant votre nom et vos connexions téléphoniques dans la liste des participants, vous pouvez
synchroniser vos propres connexions audio et Web via l'interface Web sans toucher à un clavier de téléphone.
Les modérateurs peuvent également synchroniser les lignes audio et Web afin d'identifier facilement la personne qui
parle.
Icônes de statut vocal
Vous pouvez en tout temps voir le statut vocal des participants dans le panneau des participants.
Icône de voix standard
Le participant (ou modérateur) est actuellement dans la salle de réunion principale et est connecté par
téléphone.
Icône de voix VoIP
Le participant (ou modérateur) est actuellement dans la salle de réunion principale et est connecté par
ordinateur.
Icône de l'intervenant actuel
Le participant (ou modérateur) est actuellement en train de parler; sinon, cette icône peut indiquer du
bruit de fond en provenance de la ligne en question.
Icône de ligne en mode silence
Il est impossible d'entendre les participants lorsque le son de leur ligne est désactivé. En mode silence
ou silence de groupe, les participants peuvent réactiver eux-mêmes le son de leur propre ligne.
Icône VoIP en mode silence
Il est impossible d'entendre les participants lorsque le son de leur ligne est désactivé. En mode silence
ou silence de groupe, les participants peuvent réactiver eux-mêmes le son de leur propre ligne.
Icône de silence en mode Conférence
Il est impossible d'entendre les participants lorsque le son de leur ligne est désactivé et ils ne peuvent
pas réactiver eux-mêmes le son de leur propre ligne.
Icône de silence en mode Conférence VoIP
Il est impossible d'entendre les participants lorsque le son de leur ligne est désactivé et ils ne peuvent
pas réactiver eux-mêmes le son de leur propre ligne.
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Désactiver/réactiver le son pour des participants
Cliquez sur l'icône de voix à côté du nom du participant sur sa carte professionnelle pour désactiver ou réactiver le son
pour ce participant.
Pour désactiver ou réactiver le son pour tous les participants à la fois, cliquez sur
dans la partie supérieure de l'interface, puis sélectionnez Mute/Unmute All
(Activer/Désactiver le mode silence pour tous).
Fonctions Group Mute All et Lecture Mute All (Silence pour tous
les groupes et Conférence pour tous)
Activez les fonctions Group Mute All (Silence pour tous les groupes) et Lecture Mute All
(Conférence pour tous) en cliquant
dans le haut de l'interface de réunion.
Group Mute All (Silence pour tous les groupes) : Le son est désactivé pour tous les participants et ces derniers
peuvent réactiver eux-mêmes le son pour leur ligne en appuyant sur #6 sur le clavier de leur téléphone.
Lecture Mute All (Conférence pour tous) : Le son est désactivé pour tous les
participants et ces derniers ne peuvent pas réactiver eux-mêmes le son pour leur
ligne.
Appeler des participants
Depuis le menu de la barre d'outils, sélectionnez
, puis sélectionnez Dial
participant(s) (Appeler le ou les participants). Entrez le nom et le numéro de
téléphone (aucune espace ou caractère requis) du participant à appeler, puis
cliquez sur Dial (Composer le numéro).
Pour appeler plus de participants simultanément, cliquez sur Dial more participants (Appeler plus de participants).
Salles de discussion en sous-groupes/Sous-conférence
Déplacez vos participants vers des salles de discussion en sous-groupes où ils pourront avoir leur propre expérience de
réunion. Pour créer des salles de discussion en sous-groupes :
1.
Cliquez sur n'importe quel menu de carte d'utilisateur (dans la salle principale ou dans le panneau des participants).
2.
Sélectionnez Move to (Déplacer vers) et cliquez sur une salle pour lancer l'affichage en mode de salle de
discussion en sous-groupe.
Les modérateurs ont le plein contrôle de toutes les salles (ils peuvent déplacer des participants d'une salle à l'autre,
contrôler l'audio, renommer des salles, etc.)
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Partager des éléments visuels
Partager une application ou un ordinateur entier
Partagez des fichiers et des applications avec des participants puis utilisez ce mode pour collaborer, et ce directement
depuis le bureau de votre ordinateur.
1.
Cliquez sur Share (Partager) dans le coin supérieur gauche de l'interface.
2.
Sélectionnez l'élément que vous souhaitez
partager dans le menu de gauche.
Files & Applications (Fichiers et
applications) : Toutes les applications
actuellement ouvertes sur votre bureau et
pouvant être partagées seront listées.
Sélectionnez le fichier ou l'application à
partager, puis cliquez sur Start Sharing
(Démarrer le partage) au bas de l'interface.
Entire Screen (Écran complet) : Cette
fonction vous demande de sélectionner le
moniteur à partager si vous en avez plus
d'un. Sélectionnez le moniteur approprié et
cliquez sur Start Sharing (Démarrer le partage).
Screen Area (Zone d'écran) : Vous permet de sélectionner une partie de l'écran à partager. Après avoir
sélectionné la partie de l'écran, cliquez sur Select Area (Sélectionner la partie).
Presentation (Présentation) : Vous permet de parcourir vos fichiers et de partager des présentations PowerPoint.
Après avoir sélectionné la présentation, cliquez sur Start Sharing (Démarrer le partage).
Interrompre temporairement le partage d'application
Les modérateurs et les présentateurs peuvent interrompre temporairement le partage d'une application avec l'auditoire.
Une fois le partage interrompu, les participants ne peuvent plus voir ce que vous faites sur votre bureau, jusqu'à la
reprise du partage.
Pour interrompre le partage d'une application :
1.
Cliquez sur Pause à côté de « Partage » dans le coin supérieur droit de
l'écran.
2.
L'icône clignotera et l'indication « Sharing » (Partage) sera remplacée par « Paused » (En pause).
Pour reprendre le partage :
Cliquez à nouveau sur Pause et le partage reprendra.
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Améliorer le partage
Annotations
Les présentateurs peuvent annoter des contenus pendant le partage d'une application ou d'un diaporama. Cette
fonction permet également au présentateur d'annoter toutes les applications partagées.
Redimensionnement
L'animateur et les participants peuvent réduire les panneaux et augmenter la zone de visualisation. Contrôle le
développement et la réduction du côté gauche ou droit de la fenêtre de réunion principale.
Zoom
Les animateurs et les participants peuvent zoomer ce qui est partagé. De concert avec les outils de mise à l'échelle et de
dimensionnement, le zoom fonctionne très bien pour assurer qu'aucune information ne passe inaperçue.
Promouvoir des participants au poste de présentateur
Les participants peuvent être promus au poste de présentateur au cours d'une réunion afin qu'ils puissent partager du
contenu à partir de leur propre ordinateur.
Pour promouvoir un participant au poste de présentateur :
1.
Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du participant que vous voulez promouvoir.
2.
Sélectionnez Promote to Presenter (Accéder au poste de présentateur).
3.
Le participant recevra une notification lui signalant qu'il a été promu au rôle de présentateur.
Pour retirer le contrôle d'un présentateur et le rétrograder au rôle de participant, il suffit de cliquer avec le bouton droit de
la souris sur le nom du participant, puis de sélectionner Demote to Participant (Redevenir participant). Les
participants peuvent également cliquer avec le bouton droit sur leur propre nom afin de se rétrograder eux-mêmes de
présentateur à participant.
Veuillez noter que les participants doivent avoir installé l'application Unified Meeting 5 pour pouvoir être promus au rôle de présentateur.
Pass Sharing Control (Passation de contrôle de partage)
Les présentateurs peuvent transférer le contrôle du partage aux participants pendant le partage d'applications ou de
bureaux afin de contrôler ou de modifier le contenu partagé par le modérateur.
1.
Cliquez sur la carte du participant.
2.
Sélectionnez le menu.
3.
Cliquez sur Pass Sharing Control (Passation de contrôle de partage).
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Fonctionnalités de réunion avancées
Profitez de nombreuses et puissantes fonctions avancées pour améliorer l'interactivité de votre
réunion et ainsi enrichir l'expérience des utilisateurs.
Polls (Sondages) :
Recueillez des commentaires, testez les connaissances de vos participants et obtenez des
résultats rapidement à l'aide de sondages.
Name Replay (Lecture du nom) :
Lorsqu'un modérateur clique avec le bouton droit de la souris sur la ligne d'un participant dans le
panneau des participants, l'enregistrement de son nom est relu.
Veuillez noter que le paramètre Name Record setting (paramètre d'enregistrement de nom) doit être activé avant la réunion
sur la plateforme audio Reservationless-Plus®.
Reports (Rapports)
L'application United Meeting 5 conserve des rapports détaillés de vos réunions. Ces rapports contiennent des
renseignements sur la durée de la réunion, le nombre de participants, les noms des participants, etc. Cliquez sur l'onglet
Reports (Rapports) dans le gestionnaire de conférence pour accéder aux rapports de réunions.
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Archiving (Archivage)
Élargissez la portée de votre réunion en l'archivant pour une lecture ultérieure.
1.
Cliquez sur
dans le menu de la barre d'outils.
2.
Nommez l'archive, puis sélectionnez Audio and/or Web (Audio et/ou Web).
3.
Cliquez sur Record (Enregistrer).L'enregistrement Web commencera immédiatement.
La séance d'enregistrement audio commencera lorsque vous entendrez l'invite vocale
« conference record has joined the conference ("la conférence est enregistrée") », suivie
d'une tonalité.
Les participants verront également un message contextuel sur leur interface Web leur
indiquant que la séance est enregistrée. Ils auront le choix de continuer ou de quitter la
réunion.
4.
Cliquez sur Stop pour terminer l'enregistrement. Vous entendrez le message « conference
record has left the conference ("la conférence n'est plus enregistrée") » dans la réunion
audio.
5.
Vos archives seront disponibles à la fin de la réunion. Vous pouvez accéder à celles-ci via le gestionnaire de
conférence, sous « Meetings » (Réunions).
Veuillez noter que des frais supplémentaires seront facturés.
Vidéo par ordinateur
Les modérateurs et les participants peuvent transmettre de la vidéo directement depuis la caméra Web de leur bureau.
La vidéo par ordinateur est
accessible aussi bien aux
participants qui utilisent la version
installée qu'à ceux qui utilisent la
version navigateur.
Pour initialiser, cliquez sur
dans le menu de barre d'outils.
Veuillez noter qu'il est possible que les
nouveaux utilisateurs doivent installer le
module d'extension (plug-in) Flash.
Les participants peuvent choisir le
diffuseur à afficher ou activer
l'activation vocale/la capture du
présentateur récent.
La fenêtre vidéo peut être agrandie en cliquant sur l'icône de fenêtre.
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Service et soutien à la clientèle
Soutien technique et assistance aux comptes
Soutien technique
877-769-7229 ou +1-706-758-3791
Sur le clavier de votre téléphone :
*0 (réunion) ou 00 (individuel)
Soutien technique pendant une réunion
Sur le Web :
Cliquez sur
dans l'interface d'Unified Meeting 5 et sélectionnez le
contact approprié : Soutien à la clientèle ou suggestions de produits.
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