La comptabilité simplifiée

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La comptabilité simplifiée
Vu le peu d’information dont ils disposent, les propriétaires de
petites entreprises ont de la difficulté à sélectionner un logiciel de
comptabilité qui les aidera à traiter les opérations quotidiennes.
par Karine Benzacar
Bien des gens d’affaires utilisent encore le tableur
Excel comme principal outil de référence comptable.
Ils sont loin de se douter de ce dont ils se privent. Ils
ne se rendent pas compte à quel point ils pourraient
tirer profit d’un progiciel spécialisé en comptabilité,
et doivent ignorer que ce genre d’outil est maintenant facile à utiliser et tout à fait abordable.
Selon des études menées par la société Intuit,
important éditeur de logiciels de comptabilité, on
compte 800 000 entreprises canadiennes qui en
utilisent un, contre 1,6 million qui n’en utilisent pas.
« Pour prendre en toute confiance des décisions
financières rapides et éclairées, les propriétaires de
petites entreprises doivent avoir accès à suffisamment d’information pertinente, explique Chris Davey, gestionnaire principal chez Intuit
Canada. Les progiciels de comptabilité comme
Quickbooks permettent à l’utilisateur d’assurer facilement le suivi des finances en temps réel et de synthétiser des détails cruciaux dans un même tableau
de bord. Ils permettent aussi de simplifier les tâches
qui prennent du temps comme la paie et la facturation. Bref, les propriétaires de petite entreprise font
plus d’argent, en dépensent moins et peuvent utiliser
le temps autrefois consacré à la comptabilité à des
tâches qui les passionnent davantage. »
Pour sa part, la société Sage Software, autre
acteur prépondérant dans le domaine avec son
logiciel Simple comptable, abonde dans le même
sens. Jamie Sutherland, vice-président et directeur
général, Simple comptable, déclare : « De nos jours,
comme les petites entreprises doivent faire plus
avec moins, le recours à des outils rapides et faciles
à utiliser est un facteur déterminant de leur succès.
Simple comptable est conçu pour être à la fois simple
et rapide : il vise à répondre efficacement aux besoins
financiers et opérationnels, tout en proposant une
solution comptable complète et évolutive. »
Bien des comptables connaissent les grands
progiciels comme SAP et Oracle, mais ne réalisent
Un progiciel de comptabilité peut être
économique à l’achat — soit à partir de 49 $
pour la version la plus simple — ou coûteux
jusqu’à 3 000 $ pour la version multipostes
dotée de toutes les options.
pas à quel point les progiciels pour petites entreprises sont devenus efficaces. Une fois qu’ils ont convaincu leurs clients de la pertinence d’utiliser
de tels progiciels, les comptables peuvent ensuite consacrer plus de temps
à des services à valeur ajoutée, comme la planification d’entreprise et les
conseils fiscaux, pour lesquels ils peuvent demander des honoraires plus
élevés.
Les plus grands avantages d’un progiciel spécialisé en comptabilité
sont sa facilité d’utilisation et la réduction des erreurs. Bien utilisés, les
progiciels de comptabilité permettent d’éviter des heures de frustration
associées au suivi manuel des opérations comptables. Contrairement à
Excel, dont l’utilisateur doit élaborer les formules et créer les rapports,
CMA MANAGEMENT
18 Avril 2010
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tous les rapports et fonctions standards sont déjà
préprogrammés dans le progiciel.
Au nombre des avantages du progiciel, citons
les fonctions de contrôle qui permettent de
classer les charges et de les affecter aux comptes,
ainsi que d’assurer que pour toute opération, les
débits équivalent aux crédits (ce qui constitue
une fonction de base en comptabilité). Grâce à
ces outils logiciels, les utilisateurs peuvent également enregistrer d’importantes données sur leurs
clients, leurs fournisseurs, leurs employés et les
stocks. Lorsqu’il s’agit de produire des factures ou
d’émettre des chèques, il suffit de quelques frappes
sur le clavier pour mettre à jour toutes les données pertinentes. Et si les sommes en banque ne
sont pas suffisantes pour couvrir tous les chèques
en circulation, le progiciel le signale. Les plus récentes versions de ces progiciels permettent aussi
d’éviter le coûteux recours aux services externes de
traitement de la paie, car ils automatisent le processus, y compris le calcul et le prélèvement des
charges sociales et la production des T4 en
fin d’année.
Par conséquent, les exploitants de petite entreprise peuvent effectuer eux-mêmes certaines tâches comptables plutôt que de confier ce travail
à des comptables. Dans une petite entreprise, le
recours à un progiciel de comptabilité peut se
traduire par une économie de centaines, voire de
milliers de dollars en honoraires professionnels.
Mais il ne faut pas conclure pour autant que les
cabinets de comptables sont condamnés à fermer
leurs portes. Bien au contraire, car une fois qu’ils
accomplissent à l’interne un plus grand nombre de
ces tâches, les exploitants d’entreprise se tournent vers les comptables pour obtenir des
conseils sur la stratégie d’entreprise. « Je préfère
gérer moi-même ma tenue de livres, car ainsi je
sais au jour le jour comment vont mes affaires »,
affirme Lisa Turk, propriétaire d’une petite
entreprise et gestionnaire des ventes chez Jasper
Design. « Mais je ne me considère pas comptable pour autant, et j’aurai toujours grandement
recours aux services de mon comptable pour des
conseils financiers. »
L’achat d’un progiciel de comptabilité est à
peu près l’équivalent de l’achat d’une voiture :
on trouve sur le marché quelques produits concurrents, les plus populaires étant Quickbooks
d’Intuit et Simple comptable de Sage. Ces rivaux se disputent âprement la
position de chef de file sur le marché : ils lancent chaque année de nouvelles
fonctions qui, l’espèrent-ils, leur permettront de se démarquer – jusqu’à ce
que l’année suivante, leur concurrent ait copié ces innovations et intégré les
mêmes fonctionnalités.
Simple comptable et Quickbooks comportent des fonctionnalités très
similaires, leur principale différence étant principalement au niveau de
l’interface utilisateur. Quickbooks présente l’information dans des termes
plus simples, comme « factures de client » et « factures de fournisseur »
plutôt que dans des termes plus techniques comme « comptes clients » et
« comptes fournisseurs » — une approche généralement appréciée par les
propriétaires d’entreprise qui ne sont pas des financiers.
Sofia Mintz, CMA et experte-comptable, remarque : « En tant que
comptable, je préférerais travailler avec un logiciel qui utilise la terminologie
comptable que je connais. Toutefois, la plupart de mes clients refuseront
d’utiliser un logiciel s’ils ne le comprennent pas, et une simple interface utilisateur leur permet d’effectuer presque toute la tenue des livres de base
avant même que je ne commence à examiner leurs comptes. »
Simple comptable, lui, plaît davantage aux comptables, car son interface
offre la possibilité d’utiliser la terminologie comptable usuelle. Évidemment,
pour le propriétaire de petite entreprise que le moindre terme financier
rebute, Simple comptable offre aussi une interface pour monsieur et
madame Tout-le-Monde.
Un progiciel de comptabilité peut être économique à l’achat — soit
à partir de 49 $ pour la version la plus simple — ou coûteux — jusqu’à
3 000 $ pour la version multipostes dotée de toutes les options. Les logiciels
Simple comptable et Quickbooks se vendent à des prix très comparables et
l’acheteur choisit généralement celui qui lui semble le plus facile à utiliser.
Les deux sociétés offrent le téléchargement d’une version d’essai depuis leurs
sites Web respectifs.
Lorsque les exploitants d’entreprise adoptent un progiciel et se rendent
compte que ce dernier se rentabilise au bout de quelques mois seulement, ils
ne reviennent guère à Excel. n
Karine Benzacar, MBA, CMA, CPA (Del.), est directrice générale de Knowledge Plus Corporation, une société
qui offre aux entreprises des services-conseils financiers et de la formation à l’échelle de l’Amérique du
Nord. On peut la joindre à l’adresse [email protected].
Grande ou petite, chaque entreprise doit pouvoir assurer le suivi de son actif
et de son passif, de ses produits et de ses charges d’exploitation. Face à la
gamme de logiciels de comptabilité offerts sur le marché, lequel choisir?
Pour éclairer votre choix, vous pouvez lire Selecting Accounting Software de
Steven D. Schwartz, CPA. Cet ouvrage pourra vous aider à sélectionner l’outil
logiciel le mieux adapté aux besoins de votre entreprise, à votre budget et
à vos connaissances spécialisées en matière financière. Pour en obtenir un
exemplaire gratuit, allez à http://www.softrak.com/pdf/sasea.pdf.
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