PREFECTURE DES PYRENEES ATLANTIQUES

FORMULAIRE N° 1
PREFECTURE DES PYRENEES ATLANTIQUES
DEMANDE D’AUTORISATION D’ORGANISER UNE MANIFESTATION
DE VEHICULES TERRESTRES A MOTEUR
HORS CIRCUIT HOMOLOGUE
(articles R.331-18 à 45 du code du sport)
Pour être recevable toutes les rubriques de cette demande doivent être complétées et le dossier adressé à la Préfecture 3 mois
avant la date du déroulement de la manifestation (voir dernière page).
Si la manifestation se déroule sur un nombre de départements compris entre 2 et 19 il convient d’adresser 3 exemplaires à
chaque préfecture concernée
Date d’envoi du dossier : ....../....../......
Date de réception en préfecture ...../....../......
Manifestation
Titre : ...................................................................................................................................................................................
Dates : .............................................................. de .......... heures à ......... heures (détail à joindre)
Lieu :....................................................................................................................................................................................
Manifestation inscrite au calendrier :
national
régional
départemental
autre
de la fédération : ..................................................................................................................................................................
Organisateur
Nom ...........................................................................................Adresse : ........................................................................
.................................................................................................... ........................................................................................
Téléphones (fixes et portables) : ........................................................................................../ Fax :.................................
Adresse e-mail ....................................................................................................................................................................
Affilié à la fédération ..........................................................................................................................................................
Nature : - personne morale
si oui
association 1901
créée en .....................
société
Nom et téléphone du responsable ......................................................................................................................................
Qualité : ...................................................................
Organisateur technique (si différent de l’organisateur administratif)...............................................................................
Tel :........................................................................................ adresse e-mail ......................................................................
Nature de la manifestation :
AUTO
KARTING
MOTO
QUAD
autre : .....................................
Rallye
Course de côte
Slalom
Course sur circuit
Trial
Enduro
Autre ...................................................................................................................................................................................
Catégories fédérales des véhicules admis (types et cylindrés): ..........................................................................................
.............................................................................................................................................................................................
Epreuves en nocturne
Démonstrations annexes
si oui de quelle nature : .......................................................................................................
.............................................................................................................................................................................................
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FORMULAIRE N° 1
Valorisation totale des primes et lots distribués : ………………………………… €
Circuit (non permanent)
Circuit empruntant la voie publique
Longueur de la piste : .................................... m
circuit hors voie publique
minimum ................. m
Type de revêtement :
Asphalte
Terre
Mixte
Distance entre ligne de départ et 1er virage ou rétrécissement ........................... m
autre
Longueur de la plus longue ligne droite ............................... m piste délimitée par ..........................................................
Moyens de séparation des portions de piste contiguës ........................................................................................................
Nombre maximum de véhicules admis simultanément en piste :
lors des essais.................................................................................. des courses ..................................................................................
Emplacement des spectateurs :
en surplomb de ....................... m
niveau piste à distance mini de………m
Capacité parc coureurs …………………….
Parcours
Type de revêtement :
Asphalte
Terre
Mixte
autre
Communes traversées
.........................................
.........................................
.........................................
........................................
.........................................
.........................................
.........................................
........................................
.........................................
.........................................
.........................................
........................................
Nombre d’épreuves spéciales ou de zones de franchissement ............................. Parcours de liaison ……………kms
Moyens de protection des obstacles fixes situés en bordure de parcours (bottes de paille, piles de pneus, glissières
sécurité, autres)
.............................................................................................................................................................................................
Déroulement de l’épreuve
Procédure de départ utilisée ................................................................................................................................................
Distances (ou nombre de tours) des manches (s’il y a lieu) par catégorie :.........................................................................
.............................................................................................................................................................................................
Mode de détermination des qualifications et nombre de pilotes qualifiés
.............................................................................................................................................................................................
Participants
réservée aux licenciés
ouverte à des non licenciés
niveau requis: ............................................
Nombre attendu :
adultes
ouverte aux licenciés à la journée
mineurs
Catégories d’âge admis pour chaque type d’épreuve: .........................................................................................................
.............................................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................................
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Pratiquants moto (- 12 ans)
- Activités compétitives
Niveau de maîtrise requis……………………………………
Catégories d’age concernées…………………………………Cylindrées des machines ..........................................................
Nombre de manches et durée de chacune …………………………………………………………………………………..
Parcours spécifique utilisé oui
(joindre plan)
non
- Activités éducatives
Type d'activités………………………………………………………………………………………………………….
Nom et qualification de l’éducateur encadrant ....................................................................................................................
Procédure de départ utilisée ..............................................................................................................................................................
Parcours spécifique utilisé oui
(joindre plan)
non
Officiels
Nom du Directeur de course et n° tel portable ……………………………………….tel……………………………
Adjoint(s) ............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................................
Responsable commissaires techniques : ..............................................................................................................................
Nombre de commissaires de piste ou route : .......................
nombre de postes ............
Emplacement PC course .....................................................................................................................................................
Emplacement local anti-dopage ..........................................................................................................................................
- Moyens de lutte contre l’incendie (détailler le type et le nombre pour chaque poste : prégrille - circuit ou
parcours- parcs concurrents - zones d'assistance - zones "public" - parkings etc)
.............................................................................................................................................................................................
……………………………………………………………………………………………………………………………
- Description des liaisons radios internes
.............................................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................................
Nombre de réseaux ..................................
Rôle et nature de chacun des réseaux :
............................................................................... CB
............................................................................... CB
............................................................................... CB
VHF
VHF
VHF
autre ......................................................
autre ......................................................
autre ......................................................
Nom et qualité du ou des personnes désignées pour s’assurer que les prescriptions de l’arrêté
d’autorisation sont respectées ........................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................................
...................................................................................................................................................................................................................
Fiche synthèse des dispositions prises pour assurer sécurité et tranquillité publique
EVALUATION DU PUBLIC ACCUEILLI
entrée payante
entrée gratuite
effectif attendu ..........................
+ 1500 personnes (organisateurs + participants + spectateurs) réunis sur une même commune
si oui nécessité de déclaration service d’ordre auprès du maire de la commune avec copie autorité
(Décret du 31mai 1997)
Emplacements accueillant des spectateurs assis:.
Tribunes
Nombre .............. Capacité totale en places assises ...........................................
Emplacements des aires de stationnement du public
Capacités
Cheminements piétons pour accéder au circuit ou parcours
MOYENS MIS EN PLACE
- Si utilisation de la voie publique :
- disposerez vous d’un encadrement de la police municipale ?
*...............................................................................
- y a t-il une convention avec la police ou la gendarmerie ?
*. ..........................................................................................
*dans ces 2 cas, précisez les moyens affectés
- Dispositif de secours aux participants et officiels *(application des "règles techniques et de sécurité" élaborées par la
fédération délégataire)
médecin (s) noms ..............................................................................................................................................................
….ambulance (s) associative(s)
privée(s)
Existe t-il des portions de parcours non accessibles par ambulance ?
Délais d'intervention depuis le centre de secours le plus proche ......... minutes
Zone éventuelle de pose d’hélicoptère (40m x 40m minimum)
- Dispositif spécifique de secours au public* (application des critères du DPS selon arrêté du 07/11/2006):
secouristes ........................ postes de secours ................. convention avec l'association
- Mesures prises pour assurer la tranquillité publique des populations riveraines
(limitation des nuisances éventuelles : bruit, poussière, stationnement et vacuité de circulation)
.............................................................................................................................................................................................
- Demande directe effectuée auprès du Conseil Général
pour la fermeture des routes suivantes:
(joindre copies des courriers)
..............................................................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................................
- Demandes directes effectuées auprès des communes concernées
(joindre copies des courriers)
pour la fermeture des voies suivantes : ................................................................................................................................
pour d'autres aménagements de circulation (stationnement, mise en sens unique etc …)
.............................................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................................
*Joindre les éventuels documents décrivant les procédures internes d'intervention secours
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EPREUVES EN MILIEU NATUREL
Le parcours emprunte t-il des voies non ouvertes à la circulation publique ? Oui
Non
- Le parcours et les spectateurs pénètrent t-ils ou sont ils en périphérie immédiate de zones réglementées pour
leur sensibilité environnementale ?:
Site classé
Site Natura 2000*
*Pour ce dernier cas, l'organisateur joindra un dossier spécifique "évaluations des incidences" dans lequel il fournira
les éléments permettant d'apprécier si le projet est susceptible d'avoir une incidence sur les sites (voir fiche évaluation
d'incidences)
-Le parcours traverse t-il des cours d’eau, autrement que par des ponts existants? Oui
Non
SI OUI, le dossier spécifique de déclaration "loi sur l'eau" a été transmis à la DDTM*
* Direction Départementale des Territoires et de la Mer - GPEPC-UQM cité administrative 64 031 PAU cedex.
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Pièces à joindre au dossier de base
Les horaires détaillés des contrôles techniques, administratifs, briefing, essais et épreuves
Le règlement particulier des épreuves, visé par les instances fédérales
Une attestation de police d’assurance couvrant la responsabilité civile de l’organisateur, des
participants et de toute personne nommément désigné et prêtant son concours à l’organisation. Cette
attestation doit être présentée par l’organisateur à l’autorité ayant délivrée l’autorisation 6 jours francs
au moins avant le début de la manifestation.
Les autorisations des maires et propriétaires privés concernés par le parcours
Les demandes concernant la circulation effectuées auprès du conseil général et des communes
concernées
Un engagement signé par l’organisateur de prendre à sa charge les frais de service d’ordre
exceptionnel mis en place (si nécessaire) à l’occasion du déroulement de la manifestation et d’assurer
la réparation des dommages, dégradations, modifications de toute nature de la voie publique ou de ses
dépendances imputables aux concurrents, organisateurs ou à leurs préposés.
Une étude d'incidences lorsque la manifestation se situe dans un site Natura 2000
Rappel En cas de franchissement à gué de cours d'eau, un dossier spécifique " loi sur l'eau" doit être
adressé directement à la DDTM
- Circuit
Un plan situant le circuit et ses accès par rapport aux axes de circulation ainsi que les zones de
stationnement (participants et spectateurs)
Un plan du circuit situant les aménagements spécifiques à la manifestation : enceinte spectateurs,
parkings visiteurs, circulation et de balisage des cheminements piétons, parcs concurrents, postes
commissaires, emplacements des secours (médecins, secouristes, ambulances etc)
- Parcours
Un tracé sur carte au 1/25 000 de l’ensemble du parcours (liaisons et spéciales) figurant les parcs de
regroupement, zones d’assistance, PC course, itinéraires de déviation éventuels
Un plan détaillé de chaque épreuve spéciale sur lequel figureront les accès secours et itinéraires
d’évacuation en cas d’accident, ainsi que tout autre élément figurant dans les pages 2 et 3 du présent
dossier (emplacement des ambulances, médecins, secouristes, postes commissaires et zones d'accueil
du public, aires de stationnement "public", cheminements entre parkings et zones "public").
Pour les cartes et plans
envoyer également un jeu papier A4 en couleur à chacune des 2 adresses postales ci-dessous
Dossier à adresser à la préfecture et à la DDCS de préférence par e-mail (avec les pièces à joindre)
Préfecture des Pyrénées-Atlantiques
Bureau de la réglementation - Epreuves motorisées
2, rue Maréchal Joffre – 64021 Pau Cedex
Tél. 05.59.98.26.19
Fax 05.59.98.23.78
Direction Départementale Cohésion Sociale
Pôle jeunesse et sports
1,avenue Montbrun - 64600 ANGLET
A l'attention de M. Frédéric HUFNAGEL
[email protected]
[email protected]
Fax. 05.59.52.60.70D
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