Etiquette (et liste des adresses)

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Documentation utilisateur
Etiquettes, adresses et comptage
Etiq_uti.doc - édité le 08/06/2012 - Dernière mise à jour le 08/06/2012 10:22:00
Service Informatique Mutualisé du Site Universitaire (Site web : http://simsu.grenet.fr)
Documentation utilisateur - Apogée - Etiquettes, adresses et comptage
Table des matières
1.
QUE FAIT CETTE FONCTIONNALITE ? .............................................................................................. 3
2.
DESCRIPTION DE LA FENETRE DE SAISIE DES CRITERES DE SELECTION .......................... 4
2.1
PRESENTATION............................................................................................................................................ 4
2.2
CHAMP OBLIGATOIRE .................................................................................................................................. 4
2.3
GROUPES DE BOUTONS RADIO ..................................................................................................................... 5
2.4
DIFFERENTS TABLEAUX DE SELECTION ....................................................................................................... 5
2.4.1 Case à cocher à gauche du tableau ....................................................................................................... 6
2.4.2 Groupe de boutons radio pour centres de gestion autorisés ................................................................. 6
2.4.3 Bouton Afficher ...................................................................................................................................... 6
2.4.4 Mode recherche ..................................................................................................................................... 6
2.4.5 Bouton Groupes (=>) ............................................................................................................................ 7
2.4.6 Case à cocher à droite du tableau ......................................................................................................... 7
2.5
BOUTONS ‘EXTRACTION DE FICHIER’,’EDITION’ ET ‘ANNULER’................................................................. 7
3.
3.1
3.2
4.
4.1
4.2
DESCRIPTION DES EDITIONS ............................................................................................................... 8
ETIQUETTES ................................................................................................................................................ 8
LISTE DES ADRESSES ................................................................................................................................... 8
DESCRIPTION DE L’EXTRACTION DE FICHIER ............................................................................. 9
FICHIER PRODUIT ........................................................................................................................................ 9
DESCRIPTION DES ENREGISTREMENTS PRODUITS ........................................................................................ 9
Etiquett_uti.doc - édité le 08/06/2012 - Dernière mise à jour le 08/06/2012 10:22:00
2
1. Que fait cette fonctionnalité ?
Cette fonctionnalité permet :
¾ d’éditer 3 types de liste :
ª des étiquettes pour enveloppe : étiquettes comportant le nom de l’étudiant (nom usuel s’il existe sinon
nom patronymique), son premier prénom, son adresse complète (adresse fixe ou annuelle selon le choix de
l’utilisateur).
ª
des étiquettes pour dossier : étiquettes comportant le code étudiant de l’étudiant, son nom
patronymique, son premier prénom, son bac, son titre d’accès.
ª la liste des adresses : liste contenant pour chaque étudiant (code étudiant, nom patronymique, premier
prénom) ses deux adresses (fixe et annuelle).
¾ d’extraire un fichier comportant l’identité de l’étudiant, ses adresses complètes (fixes et annuelles) ainsi
que son email.
¾ de compter le nombre d’étudiants correspondant aux critères sélectionnés.
Les étudiants sélectionnés ont une inscription valide à la version d’étape choisie et ne sont pas en attente de
paiement.
A noter :
n Les éditions d’étiquettes se font sur des feuilles de 14 (2*7).étiquettes (h:42,5mm l:105mm)
o Dans cette documentation, sont désignés par ‘objets’, les versions de diplôme, les versions d’étape et les
éléments pédagogiques.
p Si l’utilisateur n’a pas de centre d’inscription pédagogique, il ne pourra pas faire de sélection par élément
pédagogique.
Si l’utilisateur n’a pas de centre de gestion, le programme s’arrête. L’utilisateur doit contacter l’administrateur afin
qu’un centre de gestion lui soit affecté.
≠ Ce programme ne fonctionne que pour une session d’Apogée par utilisateur.
3
2. Description de la fenêtre de saisie des critères de sélection
2.1 Présentation
2.2 Champ obligatoire
• Année Universitaire
A l’affichage de la fenêtre, ce champ est rempli par l’année universitaire ouverte (en cours). Il est modifiable mais
ne peut être vide. Une liste de valeur est attachée à ce champ (activable par F9). Celle-ci contient toutes les années
universitaires de la base (ouvertes ou non).
4
2.3 Groupes de boutons radio
• Groupe Edition
(pour les éditions uniquement)
Ces boutons radio permettent le choix de l’édition : étiquettes pour enveloppe, étiquettes pour dossier, liste des
adresses.
• Groupe Sélection
Ces boutons radio permettent de choisir le moyen de filtrer la population d’étudiants selon leur inscription : par
diplôme, par version d’étape ou par élément pédagogique.
• Groupe Etudiants
Ces boutons radio permettent de filtrer encore plus précisément la population d’étudiants. L’utilisateur peut donc
imprimer tous les étudiants inscrits ou seulement les admis ou les échecs à la version de diplôme, à la version
d’étape ou à l’élément pédagogique (selon le choix de sélection).
Lorsque l’utilisateur choisit les étudiants admis/échec (c’est à dire les étudiants ayant un résultat positif/négatif), il
faudra aussi qu’il précise la session concernée (le champ de la liste des sessions sera, à ce moment là, accessible)
(nb : un résultat positif en session 2 peux résulter d’un report de résultat positif en session 1).
• Groupe Adresse
(pour les éditions uniquement)
Ces boutons radio apparaissent à l’écran seulement lorsque l’utilisateur a choisi d’éditer des étiquettes pour
enveloppe (bouton radio Etiquettes pour enveloppe est sélectionné).
Ils permettent de choisir quelle adresse l’utilisateur veut imprimer sur les étiquettes : adresse fixe ou adresse
annuelle la plus récente de l’étudiant.
2.4 Filtres sur IA
•
•
•
•
Situation sociale : sélectionner les valeurs à prendre en compte
Profil : sélectionner les valeurs à prendre en compte
Attente de paiement
o si cette case est cochée, seuls les étudiants en attente de paiement sont sélectionnés
o si elle n’est pas cochée, seuls les étudiants ayant payés sont sélectionnés
Texte inclus dans le champ motif dossier incomplet
Cette zone permet de saisir un texte qui doit avoir était renseigné en IA dans le champ motif de dossier
incomplet. On peut utiliser le caractère ‘%’ comme ‘joker’ pour remplacer un groupe de lettres.
2.5 Différents tableaux de sélection
Voici des copies d’écrans des différents tableaux qui s’affichent dans la fenêtre selon le choix de sélection.
Sélection par version de diplôme
Sélection par version d’étape
Sélection par élément pédagogique
5
2.5.1 Case à cocher à gauche du tableau
Permet de sélectionner l’élément désiré (CGE, VDI, VET ou ELP).
2.5.2 Groupe de boutons radio pour centres de gestion autorisés
• Bouton radio Le vôtre
Seul le centre de gestion de l’utilisateur est sélectionné (centre de gestion affiché en haut de l’écran). Rien
n’apparaît dans le tableau.
• Bouton radio Tous
Le centre de gestion de l’utilisateur ainsi que les centres de gestion l’habilitant sont sélectionnés. Rien n’apparaît
dans le tableau.
• Bouton radio Quelques
Le centre de gestion de l’utilisateur ainsi que les centres de gestion l’habilitant s’affichent dans le tableau.
L’utilisateur doit sélectionner les centres de gestion qui l’intéressent.
2.5.3 Bouton Afficher
Ce bouton permet de remplir le tableau situé au-dessous.
• Affichage des versions de diplôme et des versions d’étape
Les versions affichées dans le tableau sont gérées par les centres de gestion sélectionnés et sont ouvertes pour
l’année universitaire choisie.
• Affichage des éléments pédagogiques
On peut filtrer l’affichage des éléments pédagogiques en choisissant une version d’étape dans les champs situés à
coté du tableau des éléments pédagogiques. Une liste de valeur est associée au premier de ces champs (celui de
gauche), activable par F9. Elle présente les versions d’étape correspondant aux éléments pédagogiques ayant des
étudiants inscrits et qui sont gérés par le centre d’inscription pédagogique de l’utilisateur.
- Si le filtre est vide, tous les éléments pédagogiques gérés par le centre d’inscription pédagogique de
l’utilisateur sont affichés.
- Si le filtre contient une version d’étape, les éléments pédagogiques ayant des inscriptions, gérés par le
centre d’inscription pédagogique de l’utilisateur et rattachés à la version d’étape choisie sont affichés.
Lorsque l’affichage est fait, l’utilisateur doit sélectionner les objets qui l’intéressent.
2.5.4 Mode recherche
Dans les tableaux versions de diplôme, versions d’étape, éléments pédagogiques, groupes, le mode recherhe est
possible.
Pour cela, se placer dans le tableau et appuyer sur F7. Les champs saisissables apparaîssent en blanc. Saisir ensuite
les codes et appuyer sur F8. Pour sortir de ce mode, faire CTRL+Q.
6
2.5.5 Bouton Groupes (=>)
Le bouton Groupes désigné par une flèche (à droite de chaque ligne) permet d’afficher la fenêtre de sélection des
groupes associés à l’objet de la ligne.
Pour sélectionner un groupe, il faut cocher la case à gauche du groupe.
Pour valider les choix et fermer la fenêtre, appuyer sur le bouton Accepter.
Pour annuler les choix et fermer la fenêtre, appuyer sur le bouton Annuler.
2.5.6 Case à cocher à droite du tableau
Cette case est cochée automatiquement lorsque des groupes ont été sélectionnés.
Seul les étudiants appartenant à ces groupes seront concernés par l’édition.
2.6 Boutons ‘Extraction de Fichier’,’Edition’ et ‘Annuler’
• Bouton Extraction de Fichier
Lance l’extraction du fichier avec les critères saisis dans la fenêtre.
• Bouton Edition
Lance l’édition avec les critères saisis dans la fenêtre.
• Bouton Annuler
Ferme le programme après confirmation.
7
3. Description des éditions
3.1 Etiquettes
Edition sur des feuilles de 14 étiquettes (h:42,5mm l:105mm).
Chaque feuille contient au maximum 13 étiquettes concernant les étudiants.
La quatorzième étiquette, en bas à droite, spécifie l’université, l’utilisateur, l’année, l’inscription des étudiants
imprimés sur la feuille.
• Adresse
Données figurant sur une étiquette : nom patronymique (usuel si existe), prénom de l’étudiant et son adresse.
Exemple :
DUPONT ARTHUR
Rue de la chimie
Domaine universitaire
38180 St Martin d’Hères
• Dossier
Données figurant sur une étiquette : code étudiant, nom patronymique, prénom de l’étudiant, son baccalauréat et son titre
d’accès.
Exemple :
19700001
DUPONT ARTHUR
Bac. S-Sciences
Titre acc. Licence Math
Si aucune ligne n’est retournée alors la mention AUCUN ETUDIANT SELECTIONNE s’affiche.
Nombre de copies :1.
Orientation de l’impression : portrait.
Tri : par objet (VDI/VET/ELP) puis par étudiant.
Type de sortie : Previewer.
3.2 Liste des adresses
Edition d’une liste affichant par étudiant les deux adresses: adresse fixe et adresse annuelle.
Exemple :
1970001 DUPONT ARTHUR
adresse fixe
Bat. Les Rosiers
588 Rue Paradis
75000 Paris
adresse annuelle
2 Rue de la chimie
Domaine universitaire
38180 St Martin d’Hères
Si aucune ligne n’est retournée, alors la mention AUCUN ETUDIANT SELECTIONNE s’affiche.
Nombre de copies :1.
Orientation de l’impression : portrait.
Tri : par objet (VDI/VET/ELP) puis par étudiant.
Type de sortie : Previewer.
8
4. Description de l’extraction de fichier
4.1 Fichier produit
Lorsque vous activez le Bouton ‘Extraction de fichier’, vous indiquez le nom du fichier à produire avec l’interface
Windows. Par défaut le système vous propose de produire le fichier dans le répertoire d’export affecté à
l’utilisateur. Si ce répertoire n’est pas défini, il propose c:\apogee\apo_dig\sorties.
Si le fichier existe déjà, le système vous demande confirmation avant de l’écraser.
Si aucune ligne n’est produite alors la mention AUCUN ETUDIANT SELECTIONNE s’affiche,
sinon, le nombre d’étudiant(s) extrait(s) s’affiche au fur et à mesure en bas à gauche de l’écran.
4.2 Description des enregistrements produits
Les champs sont séparés par des tabulations
Etudiant
Adresse annuelle
Adresse fixe
Critères de sélection
Code etu
Civilité
Nom
Nom usuel
Prénom
Date naiss
Email
Adresse 1 année
Adresse 2 année
Adresse 3 année
Code postal année
Commune année
Adresse étranger année
Pays année
Tel année
Adresse 1 fixe
Adresse 2 fixe
Adresse 3 fixe
Code postal fixe
Commune fixe
Adresse étranger fixe
Pays fixe
Tel fixe
Type objet
Code objet
Version objet
Code groupe
Type étudiant
Session
Commentaires
Code de l’étudiant
'M.' ou 'MME'
Nom patronymique
Nom usuel
1er prénom
Date de naissance
Email de l’étudiant
Adresse annuelle la plus récente
Champs vide pour la France
N° de téléphone
Champs vide pour la France
N° de téléphone
Objet de la sélection : VDI, VET ou ELP
Identifiant de l’objet de la sélection
Code version de l’objet
Identifiant du groupe
I : Inscrits
A : Admis
E : Echec
U : unique
1 : session 1
2 : session 2
1&2 : sessions 1 et 2
9
10

Etiquette (et liste des adresses)

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