Perfectionnement à Word 2000 sous Windows Le

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Perfectionnement à Word 2000 sous Windows
Le publipostage.
Énoncés des exercices
Opérations
La façon de travailler qui consisterait à lire les indications de solution plutôt qu'à réfléchir est
rapide mais inefficace. Ne vous référez donc à ces indications que quand, après quelques
minutes de réflexion et de recherche, vous ne savez comment faire.
1
Le premier exercice proposé va consister à créer, sur base de la liste d'adresses des
participants à la formation "Perfectionnement Word", une série de lettres identiques adressées
à ces participants. La liste, où noms, prénoms, adresses ont été allégrement mélangés, reprise à
la page 28, est contenue dans un fichier au format ASCII (créé sous MS-DOS) appelé
fusion-1.txt (dans le répertoire C:\Perfectionnement Word\publipostage\PW-énoncés
contenant les énoncés d'exercices).
Vous allez donc créer un nouveau document principal, basé sur le modèle normal.dot, qui
conduira, lors de la fusion avec les données contenues dans fusion-1.txt, à une série de lettres
que vous trouverez successivement au sein du document CorFusion-1-2.doc dont vous pouvez
faire imprimer les 2 ou trois premières pages seulement. C'est donc la forme souhaitée pour
ces lettres et que vous trouverez dans les quelques feuilles que vous aurez fait imprimer qui
doit vous guider dans la confection du document principal. Vous pouvez également en trouver
quelques-unes sous forme "raccourcie" page 30.
Le document principal que vous devez créer est disponible dans le corrigé CorFusion-1-1.doc
(aussi visible page 29) et le fichier CorFusion-1-2.doc (dont le début est montré page 30)
contient lui l'ensemble des lettres résultant de la fusion du document principal et des données
présentes dans fusion-1.txt.
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Perfectionnement traitement de texte (Word 2000)
Le publipostage : énoncés des exercices
2
N'imprimez pas la série des lettres mais confectionnez un fichier qui les contiendra et que
vous sauverez sous le nom ExeFusion-1-2.doc (dans C:\Perfectionnement
Word\publipostage\PW-travaux ) . De même, vous sauverez si ce n'est déjà fait le document
principal confectionné sous le nom ExeFusion-1-1.doc. (dans le même dossier)
2
Le second exercice proposé va consister à créer, sur base de la liste (mélangée!) d'adresses des
participants à la formation "Perfectionnement Word" (toujours contenue sous forme texte
ASCII dans le document fusion-1.txt, ou encore, sous forme de document Word, sauvé par
vous dans fusion-1.doc) , une autre série de lettres.
Comme vous le verrez page 28, une des rubriques de cette série de données s'intitule "PAYE"
et la valeur correspondante est "OUI" ou "NON" (ces valeurs étant tout à fait fantaisistes
puisque tout le monde a payé la formation).
On souhaite n'envoyer des lettres de rappel qu'à ceux et celles qui n'ont pas payé (la rubrique
PAYE contient NON). De plus, on va supposer que la somme à payer et qui sera rappelée sur
chacune des lettres est variable et devra être complétée au moment de la fusion.
Enfin, on voudrait, avant la fusion ajouter aux données deux participants :
•
ALBERT DUPETITBOIS, rue de la Place,9, à B-5000 NAMUR, qui n'a pas payé et
n'est pas désisté
•
EVE ZUTALORS, rue du Bois, 56, à B-7000 MONS, qui n'a pas payé et n'est pas
désistée
et obtenir des lettres triées selon le sexe d'abord, puis les noms des personnes.
On sauvera la liste complétée et triée sous le nom ExeFusion-2.doc, le document principal
sous le nom ExeFusion-2-1.doc et le document contenant les lettres sous le nom ExeFusion-22.doc.
On trouvera la liste des données complétée et triée sous le nom CorFusion-2.doc (montrée
page 31), le document principal sous le nom CorFusion-2-1.doc (montré page 32) et le
document contenant les lettres sous le nom CorFusion-2-2.doc (partiellement montré page
33).
3
Sur base de la liste des participants telle qu'elle a été obtenue lors de l'exercice précédent (et
sauvée par vos soins dans ExeFusion-2.doc ou encore contenue dans le corrigé CorFusion2.doc) on souhaite obtenir des étiquettes comme celles montrées à la page 34. Elles reprennent
tous les participants qui, soit ont payé (le champ PAYE est OUI), soit sont désistés (le champ
DESISTE est OUI). De plus, ces étiquettes sont d'abord triées sur le code postal de la localité,
puis sur le nom (lorsque les codes sont identiques).
Les feuilles sur lesquelles sortent les étiquettes sont au format A4, à raison de 3 étiquettes sur
la largeur et 6 sur la hauteur.
On souhaite que la mention "Monsieur" ou "Madame" précède le prénom et le nom. Le
résultat doit autant que possible ressembler à ce qui est montré page 34.
Le document principal pour la sortie des étiquettes sera sauvé sous le nom ExeFusion-3-1.doc
et le résultat de la fusion (= le document reprenant les étiquettes proprement dites) sous le
nom ExeFusion-3-2.doc.
Les corrigés sont disponibles sous les noms CorFusion-3-1.doc pour le document principal et
CorFusion-3-2.doc pour les étiquettes résultats de la fusion.
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Indications et commentaires
1
Le premier exercice proposé va consister à créer, sur base de la liste d'adresses des
participants à la formation "Perfectionnement Word", une série de lettres identiques adressées
à ces participants. La liste, où noms, prénoms, adresses ont été allégrement mélangés, reprise à
la page 28, est contenue dans un fichier au format ASCII (créé sous MS-DOS) appelé
fusion-1.txt (dans le répertoire C:\Perfectionnement Word\publipostage\PW-énoncés
contenant les énoncés d'exercices).
On va donc dans un premier temps ouvrir le document fusion-1.txt contenant les données
(noms et adresses) qui serviront lors de la fusion à remplir les rubriques correspondantes du
document principal. Ce document est actuellement de type "texte brut", codé ASCII (ce que
Word appelle "Texte MS-DOS"). Nous le réenregistrerons au format Word.
Pour cela, Fichier, puis Ouvrir et dans l'habituelle fenêtre qui apparaît alors, on
sélectionne le répertoire contenant les énoncés des exercices (C:\Perfectionnement
Word\publipostage\PW-énoncés) et, surtout, on choisit comme type de document, les fichiers
de suffixe TXT ou encore on demande l'affichage de tous les fichiers :
On choisit ensuite le document Fusion-1.TXT.
Le fichier de données n'est pas un document au format Word 2000 et une conversion va donc
être nécessaire pour que Word puisse le traiter. Si on exige une confirmation des conversions
(ce qui est recommandé),
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)
Pour exiger que les "conversions" de format effectuées par Word soit confirmées
par vous, il faut donner les commandes : Outils Options Général et cocher la
case Confirmer les conversions.
on va alors obtenir :
Pour préciser que le texte est codé selon le code ASCII (et non comme d'habitude sous
Windows grâce au code ANSI) on choisit Texte MS-DOS.
On obtient alors une liste comme celle montrée page 28.
Il est préférable d'enregistrer ce document (actuellement de type texte ASCII) au format
Word. Pour cela, on choisit Fichier puis Enregistrer sous et on précise dans Type du
fichier, qu'il s'agit d'un document Word.
Si on ne procède pas de cette manière on s'expose à des problèmes lors de la fusion, un
document texte étant alors considéré comme un document ANSI (et non ASCII).
Vous allez donc créer un nouveau document principal, basé sur le modèle normal.dot, qui
conduira, lors de la fusion avec les données contenues dans fusion-1.txt, à une série de lettres
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que vous trouverez successivement au sein du document CorFusion-1-2.doc dont vous pouvez
faire imprimer les 2 ou trois premières pages seulement. C'est donc la forme souhaitée pour
ces lettres et que vous trouverez dans les quelques feuilles que vous aurez fait imprimer qui
doit vous guider dans la confection du document principal. Vous pouvez également en trouver
quelques-unes sous forme "raccourcie" page 30.
Le document principal que vous devez créer est disponible dans le corrigé CorFusion-1-1.doc
(aussi visible page 29) et le fichier CorFusion-1-2.doc (dont le début est montré page 30)
contient lui l'ensemble des lettres résultant de la fusion du document principal et des données
présentes dans fusion-1.txt.
On va à présent créer le document principal. Comme il peut être basé sur le modèle
normal.dot, on peut utiliser le bouton .
On peut d'emblée, si on le souhaite, enregistrer sous le nom attendu (ExeFusion-1-1.doc) le
document principal (actuellement vierge).
Ensuite, pour indiquer que ce document sera le document principal pour une fusion, on
choisit Outils puis Publipostage.
On demande de créer le document principal en signalant qu'on veut obtenir des Lettres
types. On a alors :
où on choisit Fenêtre active.
Ensuite, on va préciser que la source des données pour la fusion est Fusion-1.doc. Pour cela,
on peut cliquer sur le bouton ad-hoc de la barre d'outils "Publipostage" :
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puis Obtenir les données et Ouvrir la source de données
On doit ajuster le dossier dans lequel le document contenant les données se trouve. Il s'agit de
C:\Perfectionnement Word\publipostage\PW-énoncés, pour avoir :
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On choisit Fusion-1.doc (document Word) comme source des données.
Comme on n'a encore utilisé aucune des rubriques (champs) intervenant dans les données, on
a alors un avertissement :
et on va enfin réellement confectionner le contenu du document principal.
Pour obtenir, comme montré sur les lettres de la page 30, côte à côte l'adresse de l'envoyeur
et du destinataire, on peut créer un tableau à 2 cellules et placer l'adresse de l'envoyeur dans
la première cellule :
Jules Dupetitpont
rue de la Gare, 24
5000 Namur
Times New Roman, taille 8
Ensuite on va insérer Monsieur ou Madame (dépendant du sexe contenu dans chaque
enregistrement du fichier de données).
Il faut donc placer une alternative, qui si la rubrique Sexe est "M" fera écrire "Monsieur" et
"Madame" dans le cas contraire.
Pour cela, après avoir placé le curseur où la mention "Monsieur" ou "Madame" doit
apparaître, on clique le bouton Insérer un mot clé et on choisit Si... alors...
sinon
puis on complète la fenêtre :
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On obtient alors "Monsieur", car le sexe correspondant au premier enregistrement est "M".
Le mot "Monsieur" est en réalité le contenu d'un champ. Si on veut connaître l'intitulé
complet de ce champ, on y place le curseur et on frappe simultanément les touches Maj et F9.
On a alors
et en plaçant le curseur sur M (qui est aussi le contenu d'un champ) et en redonnant Maj F9,
on a :
On va ensuite insérer le champ correspondant à la rubrique Prenom puis Nom puis en
dessous l'Adresse et enfin la Localite (en n'oubliant pas d'insérer les espaces indispensables
entre ces rubriques. Pour cela on clique autant de fois que nécessaire Insérer un champ
de fusion et on choisit à chaque fois la rubrique souhaitée.
On obtient :
Comme avant, si l'on se place sur les champs PRENOM, NOM,... (ou qu'on sélectionne tout
le texte) et qu'on frappe Maj F9, on a la description complète du nom du champ :
On poursuit alors la confection de ce document principal. (Voir page 29)
Il ne faut pas omettre les alternatives pour le choix (d'après le sexe) entre "Cher Ami" ou
"Chère amie", pour le choix entre "le bienvenu" ou "la bienvenue",etc..
Si on fait apparaître des noms des divers champs, on obtient :
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Times, taille 12 Aligné à droite, espaces avant et après de 24 points
Times, taille 12 Aligné à gauche, espaces avant et après de 18 points
Times, taille 12 Aligné à gauche, espace avant de
12 points, retrait gauche de 9 cm
ou, en faisant apparaître tous les noms de champs
On peut voir ce que donneront les diverses lettres grâce au bouton
puis à la flèche . On
voit défiler alors les lettres qui seront obtenues en puisant les enregistrements successifs dans
le fichier de données Fusion-1.doc.
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On va pouvoir ensuite procéder à la fusion.
N'imprimez pas la série des lettres mais confectionnez un fichier qui les contiendra et que
vous sauverez sous le nom ExeFusion-1-2.doc (dans C:\Perfectionnement
Word\publipostage\PW-travaux ) . De même, vous sauverez si ce n'est déjà fait le document
principal confectionné sous le nom ExeFusion-1-1.doc. (dans le même dossier)
On peut alors procéder à la fusion dans un fichier (plutôt que de sortir toutes les feuilles sur
l'imprimante). On utilise pour cela le bouton .
On obtient les lettres dont le début est montré page 30.
Il ne reste plus qu'à enregistrer ce document sous le nom ExeFusion-1-2.doc et le document
principal sous le nom ExeFusion-1-1.doc.
2
Le second exercice proposé va consister à créer, sur base de la liste (mélangée!) d'adresses des
participants à la formation "Perfectionnement Word" (toujours contenue sous forme texte
ASCII dans le document fusion-1.txt, ou encore, sous forme de document Word, sauvé par
vous dans fusion-1.doc) , une autre série de lettres.
Comme vous le verrez page 28, une des rubriques de cette série de données s'intitule "PAYE"
et la valeur correspondante est "OUI" ou "NON" (ces valeurs étant tout à fait fantaisistes
puisque tout le monde a payé la formation).
On souhaite n'envoyer des lettres de rappel qu'à ceux et celles qui n'ont pas payé (la rubrique
PAYE contient NON). De plus, on va supposer que la somme à payer et qui sera rappelée sur
chacune des lettres est variable et devra être complétée au moment de la fusion.
Enfin, on voudrait, avant la fusion ajouter aux données deux participants :
•
ALBERT DUPETITBOIS, rue de la Place,9, à B-5000 NAMUR, qui n'a pas payé et
n'est pas désisté
•
EVE ZUTALORS, rue du Bois, 56, à B-7000 MONS, qui n'a pas payé et n'est pas
désistée
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et obtenir des lettres triées selon le sexe d'abord, puis les noms des personnes.
On trouvera la liste des données complétée et triée sous le nom CorFusion-2.doc (montrée
page 31), le document principal sous le nom CorFusion-2-1.doc (montré page 32) et le
document contenant les lettres sous le nom CorFusion-2-2.doc (partiellement montré page
33).
On pourrait d'abord rouvrir le document contenant les données pour le compléter et le
retrier. On va évidemment reprendre celui au format Word, soit Fusion-1.doc.
Il est évidemment fort simple de rajouter les deux lignes correspondant aux deux
enregistrements supplémentaires, par exemple en fin de document.
Cependant, pour montrer une autre manière de procéder où le fichier sera d'emblée considéré
comme un fichier de données, on va, comme on l'avait fait précédemment, commencer par
créer un nouveau document principal et lui associer comme fichier de données Fusion-1.doc.
On crée le nouveau document (qu'on peut immédiatement sauver sous le nom ExeFusion-21.doc), on demande Outils Publipostage et on lui lie le fichier de données Fusion-1.doc.
Donc Outils Publipostage puis Créer Lettres types et on choisit Fenêtre
active. Puis Obtenir les données, Ouvrir la source de données et on choisit
Fusion-1.doc dans le dossier C:\Perfectionnement Word\publipostage\PW-énoncés.
Après l'avertissement demandant de modifier le document principal, lorsqu'on termine avec
sous les yeux ce document principal, on peut cliquer sur
pour ajouter les deux
enregistrements supplémentaires à la liste des données
On a alors :
On peut y cliquer sur Ajouter et compléter la fiche
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On fait de même pour la suivante. Si on veut revoir l'entièreté du fichier de données ainsi
modifié, on clique sur Afficher la source et on constate bien que les deux
enregistrements supplémentaires sont présents :
On peut sauver sous le nom ExeFusion-2.doc ce fichier complété mais non encore trié.
Il reste encore à trier cette liste avec comme première clé le sexe (M puis F) et comme
seconde clé le nom.
Pour cela, on clique d'abord sur
pour retrouver le document principal, puis on redonne la commande Outils puis
) puis on choisit Options de requête et
Publipostage (ou on utilise le bouton
l'onglet Trier les enregistrements pour compléter la fenêtre :
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On peut redemander à voir le document comportant les données par
puis Afficher la
) le fichier comportant les
source. Il ne reste plus qu'à sauver à nouveau (par
enregistrements complétés et triés.(Il est montré à la page 31).
On va, après être revenu au document principal, commencer à créer celui-ci. On peut, en ce
qui concerne le début du document, rouvrir le document principal créé au cours de l'exercice
précédent(sauvé par vous dans ExeFusion-1-1.doc et également présent dans le corrigé
CorFusion-1-1.doc) et copier/coller le début :
Première manière (longue et trop compliquée) de procéder : usage du champ
DEMANDER
(On peut donc, si on le souhaite passer le texte qui suit et se rendre directement page 17)
Il va falloir ajouter au document principal une indication pour passer les enregistrements
lorsque la rubrique PAYE contient OUI. Pour cela, après avoir placé le curseur au début du
document principal (mais ce n'est pas obligatoire), on demande Insérer un mot clé puis
Sauter l'enregistrement si et on complète la fenêtre :
En faisant apparaître (par sélection de tout le texte puis Maj F9) les noms de tous les champs,
on obtient alors :
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)
On verra plus loin une autre manière, plus simple et efficace, de ne sélectionner
que certains des enregistrements pour la fusion grâce au choix "Options de
requête" de la fenêtre de dialogue de Aide au publipostage.
On va alors compléter le document comme montré page 32.
En ce qui concerne les participants n'ayant pas payé, il faudra, le moment venu demander
(lors de la fusion proprement dite) le montant qui est dû. Pour cela, on va successivement
• insérer un champ (ici un signet appelé Prix) qui contiendra, pour chaque participant
n'ayant pas payé le montant dû. Ce champ sera rempli lors de la fusion.
On donne donc Edition puis Signet et dans la fenêtre qui apparaît alors
on tape le nom du signet (Ici, Prix), puis Ajouter.
)
Il faut noter que pour visualiser la position d'un signet, il faut que dans les
options d'affichage (Outils Options Affichage ...) on ait coché la case
correspondant à Signets
• On va ensuite inclure un mot clé qui fera demander le montant dû lors de la fusion. Pour
cela, on choisit Insérer un mot clé puis Demander pour avoir :
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On y choisit le signet qui sera rempli lors de chaque demande (ici on n'a défini que Prix),
puis on indique le message qui sera affiché lors de la fusion à chaque demande. On
indique aussi la valeur par défaut du signet (ici 10).
On obtient alors un document principal :
Il faut noter que ce champ DEMANDER (ASK) peut être placé où on le souhaite au sein
du document et pas forcément à l'endroit où on va en avoir besoin.
Cependant, pour être capable, à chaque demande de savoir de qui il s'agit, on va insérer
dans le message affiché ("Montant dû par ") le nom du participant concerné. Pour cela on
copie/colle (ou on CTRL Traîne) le champ contenant le nom { MERGEFIELD NOM } qui
apparaît plus haut dans le document juste à la fin du message qui sera affiché.
)
Pour visualiser les intitulés de tous les champs et mots clés, sélectionner l'entièreté
du document puis frapper Maj F9 (éventuellement 2 fois).
on obtient alors
COPIE
• Il reste encore à insérer, à l'endroit souhaité, un renvoi au champ Prix qui provoquera lors
de la fusion l'impression du contenu de ce dernier. Pour cela Insertion puis Renvoi et
dans la fenêtre
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on choisit d'abord la catégorie Signet puis le signet Prix. On dé-coche la case
"Insérer comme un lien...".
Il ne reste plus qu'à compléter le texte du document principal comme indiqué page 32 ou cidessous :
champ effectuant la demande du prix, pour
chaque enregistrement, lors de la fusion
champ affichant le prix, donné pour chaque
enregistrement, lors de la fusion
Il ne reste plus alors qu'à fusionner ce document principal avec la liste des données vers un
document qui contiendra l'ensemble des lettres (sauvé dans ExeFusion-2-2.doc et disponible
dans CorFusion2-2.doc).
Malheureusement, la demande du prix se fera lors de la fusion pour TOUS les participants,
l'indication SAUTER SI (SKIPIF) n'ayant pas l'effet de passer complètement outre des
participants ayant payé. A chaque fois que la demande de prix apparaît pour un participant
qui ne donnera pas lieu à une lettre (parce que PAYE vaut OUI), le nom sera absent du
message. Pour ceux qui donneront lieu à une lettre, le nom apparaît et on donne alors le
montant qui sera imprimé.
Par exemple :
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ou
)
Encore une fois, on verra ci-après une autre manière de sélectionner certains des
enregistrements sur base du contenu de certaines des rubriques au moment de la
fusion
Deuxième manière (nettement plus adaptée) de procéder : usage du champ
Remplir, usage de la possibilité de Filtrer les enregistrements
La somme à mentionner au sein de chacune des lettres envoyées aux participant(e)s n'ayant
pas payé ne doit figurer qu'à un seul endroit de ces lettres.
On peut donc utiliser le champ REMPLIR (FILLIN) et ne plus s'embarrasser comme avec
DEMANDER (ASK) de la création d'un signet puis de renvoi à ce signet.
• On confectionne la lettre comme indiqué précédemmen (par exemple en reprenant le début
de la lettre composée dans l'exercice 1), mais sans insérer le mot clé Sauter
l'enregistrement si (conduisant à {SKIPIF {MERGEFIELD PAYE} = "OUI"})
C'est ici que la
somme variable doit
être insérée
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• On place donc le point d'insertion à l'endroit du texte où la somme réclamée doit être
imprimée
• on commande Insérer un mot clé puis Remplir
• on complète
• on voit ensuite immédiatement apparaître une fenêtre confirmant en quelque sorte que ça
s'est bien passé :
• si on sélectionne le texte et qu'on frappe Maj F9, on voit apparaître le champ placé au sein
du document :
• pour que lors de la fusion, apparaisse à chaque demande (correspondant à un participant
n'ayant pas payé) non pas seulement "Somme à payer par", mais que ce message soit
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accompagné du Prénom et du nom du participant concerné, on va copier les deux champs
Nom et Prénom au sein du message à afficher, par copier/coller ou en CTRL traînant :
Duplication (en CTRL
Traînant)
• avant de demander la fusion, on va indiquer que seuls les enregistrements avec le champ
PAYE égal à NON doivent être retenus; pour cela Outils Publipostage (ou ) puis
Options de requête puis l'onglet Filtrer les enregistrements
• on complète cette boîte comme indiqué, puis OK
• toujours dans la fenêtre ouverte par Options de requête on choisit l'onglet Trier
les enregistrements et on choisit :
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pour obtenir les lettres triées par SEXE, puis par NOM; puis OK puis FERMER
• on peut alors lancer la fusion, en créant un document qui recevra la suite des diverses
lettres, par
• on aura, lors de cette fusion, à chaque fois qu'un participant n'ayant pas payé sera
rencontré apparition d'une fenêtre du type :
on peut bien entendu modifier la somme demandée, comme :
• à la fin, on se retrouvera avec la série de lettres qu'on pourra sauver sous le nom
ExeFusion-2-2.doc.
On trouvera page 32 le document principal (avec les champs rendus visibles). Ce document
est disponible dans le fichier CorFusion-2-1-b.doc
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3
Sur base de la liste des participants telle qu'elle a été obtenue lors de l'exercice précédent (et
sauvée par vos soins dans ExeFusion-2.doc ou encore contenue dans le corrigé CorFusion2.doc) on souhaite obtenir des étiquettes comme celles montrées à la page 34. Elles reprennent
tous les participants qui, soit ont payé (le champ PAYE est OUI), soit sont désistés (le champ
DESISTE est OUI). De plus, ces étiquettes sont d'abord triées sur le code postal de la localité,
puis sur le nom (lorsque les codes sont identiques).
Les feuilles sur lesquelles sortent les étiquettes sont au format A4, à raison de 3 étiquettes sur
la largeur et 6 sur la hauteur.
On souhaite que la mention "Monsieur" ou "Madame" précède le prénom et le nom. Le
résultat doit autant que possible ressembler à ce qui est montré page 34.
Le document principal pour la sortie des étiquettes sera sauvé sous le nom ExeFusion-3-1.doc
et le résultat de la fusion (= le document reprenant les étiquettes proprement dites) sous le
nom ExeFusion-3-2.doc.
Les corrigés sont disponibles sous les noms CorFusion-3-1.doc pour le document principal et
CorFusion-3-2.doc pour les étiquettes résultats de la fusion.
Comme les autres fois, on va créer un nouveau document qui deviendra le document
principal.
Cela fait, on peut immédiatement le sauver sous le nom ExeFusion-3-1.doc. Ensuite on
demande Outils puis Publipostage, puis on choisit Créer et Etiquettes de
publipostage et à la fenêtre
on clique Fenêtre active.
Ensuite, on précise la source des données, soit le fichier ExeFusion-2.doc (ou CorFusion2.doc), en précisant le dossier approprié. Cela par Obtenir les données et Ouvrir la
source des données.
On a ensuite une fenêtre :
où on clique sur Préparer le document principal, pour avoir une fenêtre permettant
de choisir le format des étiquettes :
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Il faut y choisir une taille personnalisée d'étiquettes. Les chiffres à donner (qui sont ceux de la
fenêtre ci-dessous) peuvent être choisis en cliquant dans la zone Nouvelle étiquette
pour avoir :
)
Sachant que le format A4 est de 21 cm sur 29,7 cm, ceci donne bien une largeur de
7 cm (21/3) et une hauteur de 4,95 cm (29,5/6) pour les étiquettes.
Ces choix étant faits, on se retrouve avec une fenêtre présentant le contenu de l'étiquette que
l'on va compléter en y insérant texte éventuel et champs :
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On y insère les divers champs grâce à Insérer champ de fusion, puis on les met en
forme, en effectuant un clic droit sur les paragraphes concernés et en choisissant dans le
menu contextuel Paragraphe (ou Police). Tous les paragraphes ont un retrait gauche et
droit de 1 cm. Le premier a un espace avant de 24 points et les autres de 6 points. Enfin, on
choisit la police Arial Narrow de taille 10 pour le tout.
On ne peut malheureusement pas à ce stade insérer les mots clés qui permettraient par
exemple l'insertion de Monsieur ou Madame.
)
Il faut, en "remplissant" les étiquettes qui rempliront la feuille A4, être attentif au
fait que l'imprimante (Laser) est incapable d'imprimer la zone de 1/2 cm sur les
bords de la feuille. (Cette zone est même plus large pour l'imprimante jet d'encre).
Cela fait, on referme les fenêtres pour obtenir un tableau dont le début est comme ci-dessous :
ou, en faisant apparaître les noms des champs présents (par Maj F9 après avoir sélectionné
tout le texte) :
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On notera le champ NEXT qui permet de passer à l'enregistrement suivant lorsqu'on change
d'étiquette.
A noter que les retraits gauches et droit, de même que l'espace avant les paragraphes figurant
sur l'étiquette, permettront d'éviter que des mentions ne figurent dans la zone non imprimable
par l'imprimante considérée.
)
Il va de soi que tous ces paramètres de mise en forme de la feuille d'étiquettes
dépendent du format de ces dernières. Il faut noter que Word crée un tableau dont
les cellules doivent exactement correspondre à la disposition des étiquettes sur la
feuille.
Il peut éventuellement être nécessaire de modifier l'espace entre les colonnes du tableau ainsi
créé, par Tableau puis Propriétés du tableau Tableau puis Options pour pouvoir
mettre à 0 l'espace entre les colonnes :
Cela fait (si c'était nécessaire), les cellules du tableau occuperont bien tout l'espace de la
feuille A4 et correspondent bien à la disposition correspondante des étiquettes.
On va à présent insérer une alternative permettant de faire figurer avant le prénom, Monsieur
ou Madame. Pour cela, on se place dans une des cellules (par exemple la seconde) avant le
champ PRENOM et on procède comme déjà vu pour y insérer le mot clé permettant une
alternative : Insérer un mot clé puis Si... alors ... sinon... et comme
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précédemment on insère sur base du champ SEXE le choix entre "Monsieur " (suivi d'une
espace) et "Madame " (suivi d'une espace).
Il faut malheureusement recopier ce champ permettant cette insertion au sein des autres
cellules (correspondant aux autres étiquettes). Le plus simple est de recopier la cellule
modifiée à la place de toutes les autres cellules du tableau. (Attention à la toute première qui
doit être un peu différente : elle ne comporte pas le champ NEXT (SUIVANT). N'oubliez pas
qu'on peut répéter la dernière opération effectuée par l'appui sur la touche F4.
)
On remarquera que toutes les étiquettes, sauf la première commencent par le
champ { NEXT } (SUIVANT) qui a comme effet de faire, au sein de la même
section, passer à l'enregistrement suivant. Sans ce champ, on aurait une feuille
entière d'étiquettes pour chaque enregistrement.
Cela fait, le document (où l'on a fait apparaître les noms de tous les champs) se présente (en
partie) comme suit :
Avant la fusion proprement dite, il reste à préciser que seuls doivent être retenus les
enregistrements qui ont OUI comme contenu des rubriques PAYE ou DESISTE.
Pour cela, on redonne les commandes Outils puis Publipostage (ou on clique le bouton
) et on choisit Options de requête puis l'onglet Filtrer les enregistrements
pour compléter la fenêtre :
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Dans la foulée, on précise l'ordre dans lequel les enregistrements doivent être repris lors de
la fusion grâce à l'onglet Trier les enregistrements. On y choisit de trier sur la
localité d'abord, sur le nom ensuite :
On peut vérifier en partie ce que donnera la fusion en demandant que les valeurs des divers
champs soient affichées, plutôt que leurs noms, en enfonçant le bouton
:
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On notera que le tri selon le code postal, conduit à un résultat étonnant (dû probablement au
fait que le champ LOCALITE est compris comme comportant un nombre négatif (à cause du
B-)).
On peut ensuite demander la fusion : on obtient alors les étiquettes montrées page 34.
On peut alors sauver sous le nom ExeFusion-3-2.doc ces étiquettes et garder aussi le
document principal qui a permis de les confectionner par fusion sous le nom ExeFusion-31.doc. On peut aussi faire imprimer ces étiquettes ( qui se trouvent à la page 34 en version
quelque peu réduite).
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Exercice 1 : fichier de données pour la fusion : Fusion-1.TXT
SEXE; NOM; PRENOM; ADRESSE; LOCALITE; PAYE; DESISTE
"M"; "VANDERLETTEN"; "ROBERT"; "14, rue du Centenaire"; "B-7090
BRAINELE-COMTE"; "NON"; "NON"
"F"; "VAN PARIJS"; "CAROLINE"; "Avenue de la Citadelle, 54"; "B-7063
NEUFVILLES"; "OUI"; "NON"
"F"; "TAIS"; "RIA"; "Avenue de l'Ermitage, 12"; "B-6990
HOTTON"; "NON";
"NON"
"F"; "SLEYPEN"; "CHANTAL"; "Avenue du Petit Sart, 111"; "B-6890
LIBIN";
"NON"; "OUI"
"F"; "SAVELKOULS"; "FRANCINE"; "Grand-place, 31"; "B-5336
COURRIERE";
"NON"; "NON"
"F"; "QUARRE"; "MARIE-FRANCE"; "ROUTE DE MARCHE, 95"; "B-5330
ASSESSE";
"NON"; "NON"
"F"; "POLET"; "MARYLENE"; "rue Baty St Pierre, 19B"; "B-5100
JAMBES";
"NON"; "OUI"
"M"; "OULHEN"; "LUC"; "rue Bel Horizon, 5"; "B-5100
JAMBES"; "OUI"; "NON"
"M"; "MASSART"; "ERNEST"; "rue Château-Neuf, 12"; "B-5070
VITRIVAL";
"NON"; "OUI"
"F"; "MARIS"; "NATHALIE"; "rue Chevalier David, 16"; "B-5060
SAMBREVILLE"; "NON"; "NON"
"M"; "MANCINI"; "ROLAND"; "rue de Falisolle, 12"; "B-5020
TEMPLOUX";
"NON"; "OUI"
"F"; "LEMAIRE"; "DANIELLE"; "rue de l'Institut, 63"; "B-5020
FLAWINNE";
"OUI"; "NON"
"M"; "JAMIN"; "JEAN-LOUIS"; "rue des Merisiers, 13"; "B-5000
NAMUR";
"NON"; "OUI"
"M"; "DONCEEL-BORDET"; "ROBERT"; "rue des Messes, 15"; "B-4340
AWANS";
"OUI"; "OUI"
"M"; "DE CAUSMAECKER"; "PHILIPPE"; "rue des vergers, 11"; "B-4130
TILFF";
"NON"; "OUI"
"F"; "BOUCKAERT"; "BEATRIX"; "rue Volders, 37"; "B-1340
OTTIGNIES";
"OUI"; "OUI"
"F"; "BERTRAND"; "ANNE-MARIE"; "Voie Gamby, 138"; "B-1330
RIXENSART";
"NON"; "NON"•
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Exercice 1 : document principal CorFusion-1-1.doc
ou (sans les caractères non imprimables et le quadrillage)
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Exercice 1 : exemples des lettres obtenues par fusion :CorFusion-1-2.doc
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Exercice 2 : liste complétée et retriée CorFusion-2.doc
SEXE; NOM; PRENOM; ADRESSE; LOCALITE; PAYE; DESISTE
"M"; "DE CAUSMAECKER"; "PHILIPPE"; "rue des vergers, 11"; "B-4130
TILFF";
"NON"; "OUI"
"M"; "DONCEEL-BORDET"; "ROBERT"; "rue des Messes, 15"; "B-4340
AWANS";
"OUI"; "OUI"
"M";"DUPETITBOIS";"ALBERT";"rue de la Place, 9";"B-5000 NAMUR";"NON";"NON"
"M"; "JAMIN"; "JEAN-LOUIS"; "rue des Merisiers, 13"; "B-5000
NAMUR";
"NON"; "OUI"
"M"; "MANCINI"; "ROLAND"; "rue de Falisolle, 12"; "B-5020
TEMPLOUX";
"NON"; "OUI"
"M"; "MASSART"; "ERNEST"; "rue Château-Neuf, 12"; "B-5070
VITRIVAL";
"NON"; "OUI"
"M"; "OULHEN"; "LUC"; "rue Bel Horizon, 5"; "B-5100
JAMBES"; "OUI"; "NON"
"M"; "VANDERLETTEN"; "ROBERT"; "14, rue du Centenaire"; "B-7090
BRAINELE-COMTE"; "NON"; "NON"
"F"; "BERTRAND"; "ANNE-MARIE"; "Voie Gamby, 138"; "B-1330
RIXENSART";
"NON"; "NON"
"F"; "BOUCKAERT"; "BEATRIX"; "rue Volders, 37"; "B-1340
OTTIGNIES";
"OUI"; "OUI"
"F"; "LEMAIRE"; "DANIELLE"; "rue de l'Institut, 63"; "B-5020
FLAWINNE";
"OUI"; "NON"
"F"; "MARIS"; "NATHALIE"; "rue Chevalier David, 16"; "B-5060
SAMBREVILLE"; "NON"; "NON"
"F"; "POLET"; "MARYLENE"; "rue Baty St Pierre, 19B"; "B-5100
JAMBES";
"NON"; "OUI"
"F"; "QUARRE"; "MARIE-FRANCE"; "ROUTE DE MARCHE, 95"; "B-5330
ASSESSE";
"NON"; "NON"
"F"; "SAVELKOULS"; "FRANCINE"; "Grand-place, 31"; "B-5336
COURRIERE";
"NON"; "NON"
"F"; "SLEYPEN"; "CHANTAL"; "Avenue du Petit Sart, 111"; "B-6890
LIBIN";
"NON"; "OUI"
"F"; "TAIS"; "RIA"; "Avenue de l'Ermitage, 12"; "B-6990
HOTTON"; "NON";
"NON"
"F"; "VAN PARIJS"; "CAROLINE"; "Avenue de la Citadelle, 54"; "B-7063
NEUFVILLES"; "OUI"; "NON"
"F";"ZUTALORS";"EVE";"rue du Bois, 56";"B-7000 MONS";"NON";"NON"
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Exercice 2 : document principal CorFusion-2-1.doc
Exercice 2 : document principal CorFusion-2-1-b.doc
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Exercice 2 : exemples des lettres obtenues : CorFusion-2-2.doc
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Exercice 3 : étiquettes : CorFusion-3-2.doc
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