guide technique de saisie pour l`application safran

GUIDE TECHNIQUE DE SAISIE POUR L’APPLICATION SAFRAN (1/2)
RAPPEL DES PRINCIPES DE SAFRAN
www.ac-nantes.fr / orientation et insertion / Espace etablissement / Guide 2015
Élèves concernés :
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2nde générale et technologique ou spécifique
2ème année de CAP et MC de niveau V (y compris CAP en 1 an)
Élèves en dispositif MLDS des niveaux correspondants (sous condition d’avoir les prérequis)
2nde ou 1ère professionnelle envisageant un changement de spécialité
1ère générale ou technologique
Cas des élèves « hors académie » : seules les demandes relatives à un déménagement (avec justificatif de
déménagement) seront prises en compte. Le dossier devra être adressé par l’établissement d’origine à la DSDEN du
département du nouveau domicile.
Important : dans le cas où l’élève se porte candidat à une 1ère pro proposée par son établissement actuel, la
candidature doit également être saisie dans SAFRAN.
Vœux de l'élève : l'élève peut formuler 2 demandes (saisie dans SAFRAN + Dossier à envoyer), elles peuvent
concerner une formation signalée sans place vacante dans l'éventualité où des places se libèrent ultérieurement.
Admission : l'admission d'un élève dans un établissement public n'est effective qu'après validation par l’Inspecteur
d’Académie, Directeur Académique des Services de l'Éducation Nationale (IA-DASEN) pour les établissements de
l'Éducation Nationale et du Directeur de la DRAAF pour les établissements agricoles publics .
MODALITÉS DE L’APPLICATION SAFRAN
1) Quelles fonctionnalités dans SAFRAN ?
4 onglets sont à la disposition des établissements :
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Établissements d’accueil : Gestion des places vacantes et des candidatures
Établissements d’origine : Saisie et suivi des candidatures
Consultation de l’offre par formation
Consultation de l’offre par établissement
2) Qui accède à l’application ?
⇒ En tant qu'établissement d'origine : LP, LGT et LPO publics et privés sous contrat de l’éducation nationale
+ Lycées agricoles publics et privés (si l’établissement dispose d'une clé OTP).
Attention : les autres établissements ne peuvent pas accéder à l'application. Les candidatures de leurs
élèves doivent être signalées à la DSDEN du département demandé qui effectuera la saisie.
⇒ En tant qu'établissement d'accueil : LP et LPO publics (éducation nationale + enseignement agricole). Les
LP et LPO de l’enseignement privé peuvent également utiliser cette appplication.
⇒ Les services des DSDEN et de la DRAAF ont accès à SAFRAN pour :
◊ consulter les offres par formation et/ou par établissement,
◊ pour saisir les candidatures des élèves issus d'établissements n'ayant pas accès à l'application (hors
académie, CFA …),
◊ pour valider les admissions en établissements publics (DSDEN pour les lycées de l’éducation
nationale et la DRAAF pour ceux de l’agriculture).
⇒ Les CIO ont accès en consultation aux différents onglets afin d'accompagner les élèves dans leur démarche.
3) Comment accéder à l’application ?
⇒ Via son profil ETNA, menu « Mes Applis » / SAFRAN, puis login et mot de passe de messagerie OU via
l’adresse Internet suivante : http://safran.ac-nantes.fr , puis login et mot de passe de messagerie.
4) Comment consulter l’offre par formation ou par établissement ?
⇒ Les utilisateurs pré-cités au point 2 ont accès aux 2 onglets : « Consultation de l’offre par formation » et
« Consultation de l’offre par établissement ». Les 1ères Pro qui disposent de places vacantes figurent « en
gras » lorsqu’elles ont été signalées au préalable par l’établissement d’accueil.
GUIDE TECHNIQUE DE SAISIE POUR L’APPLICATION SAFRAN (2/2)
1) Établissements d’origine et DSDEN : Onglet« origine, saisie et suivi des candidatures »
Pour saisir une candidature :
1) Dans l’onglet « Origine », cliquez sur le signe
dans la ligne de titres, puis :
◊ Si vous êtes établissement éducation nationale (public ou privé), dans le nouvel onglet « Demande
d'affectation » saisissez les premières lettres du nom du jeune, puis sélectionnez l’élève à l’aide du moteur de
recherche qui interroge votre base élève et validez.
◊ Si vous êtes établissement agricole ou le service des élèves d’une DSDEN, saisissez les éléments
correspondants à l'identité de l'élève dans les cases à compléter puis validez.
2) Sélectionnez la formation, puis l’établissement demandé en utilisant les menus déroulants prévus à cet effet.
Vous avez la possibilité de saisir un avis et un commentaire (saisie libre de 80 caractères maximum) sur la candidature
de l’élève à l’intention de l’établissement d’accueil.
3) Validez votre saisie en cliquant sur la « coche verte ». Après validation, vous avez la possibilité de modifier les
vœux saisis tant que l’élève n’a pas été admis.
Pour modifier, ajouter, supprimer un voeu, ou inverser l’ordre : à partir de la liste des élèves saisis,
cliquez sur le nom de l’élève. Dans les cadres « vœux », vous pouvez modifier ou supprimer un de ses vœux, en
inverser l’ordre ou en ajouter un (maximum de 2 vœux par élève).
Pour supprimer une candidature : à partir de la liste des élèves saisis, cliquez sur le signe
devant le nom
de l’élève. Attention : cette action est impossible lorsque l’élève a obtenu une admission.
Pour suivre l’évolution des candidatures : l'établissement d'origine peut suivre le devenir de ses élèves à
partir de la liste des élèves saisis, dans l'avant-dernière colonne. Vous visualisez, l’avis attribué par l’établissement
d’accueil (Très favorable, Favorable et Réservé) ainsi que sa décision (En attente, Admis, Refusé). Par défaut, lorsque
l’établissement d’accueil n’a pas encore examiné la candidature cette colonne est vide. Chaque admission en
établissement public EN doit ensuite être validée par la DSDEN pour devenir effective. Lorsque cette opération a été
effectuée, la mention "admission validée" figure dans la dernière colonne de suivi de la candidature. Le service de la
DSDEN peut échanger avec l'établissement d'accueil sur une ou plusieurs admissions proposées, dans ce cas, il le
signale en sélectionnant "complément d'information". La DSDEN peut, le cas échéant, remettre en cause cette
proposition d'admission et demander à l'établissement de changer sa décision. Il convient donc d'attendre la validation
de la DSDEN avant d'informer l'élève de son admission, cette opération interviendra dans les 72h qui suivent
l'affichage de sa décision par l'établissement d'accueil.
Pour éditer les listes de vos élèves candidats : 2 possibilités d’export : en format excel ou pdf.
2) Établissements d’accueil : Onglet « Gestion des places vacantes et des candidatures »
Pour signaler des places vacantes et suivre l’état des demandes : sur l’onglet « Accueil », vous disposez de la
liste des 1ères Professionnelles offertes par votre établissement (extraite des fiches structures). Pour indiquer une ou
des places vacantes pour une formation, cochez la case correspondante dans la colonne « places vacantes ». Pensez
à la décocher lorsque vous ne disposez plus de places vacantes. Sur ce même écran, vous visualisez l’ensemble des
demandes saisies par les établissements d’origine ou par les DSDEN.
Pour consulter des informations sur les candidats et saisir vos avis, décisions et commentaires : après
réception et examen du dossier (et éventuel entretien avec l’élève), vous pourrez saisir l’avis que vous attribuez à la
candidature en cliquant sur l’intitulé de la formation demandée par le jeune. Pour chaque élève, vous formulez :
1. votre avis en le sélectionnant dans le menu déroulant. Par défaut, l’avis est initialisé à « non traité ».
2. un commentaire si vous le souhaitez (saisie libre de 80 caractères maximum)
3. votre décision en la sélectionnant dans le menu déroulant (cette fonctionnalité n’est accessible qu’après avoir
saisi un avis). Par défaut, la décision est initialisée à « en attente ».
Lorsque vous choisissez la décision « admis », vous ne pourrez plus la modifier par « en attente » ou « refusé ».
Pour éditer les listes de candidatures : 2 possibilités d’export : en format excel ou pdf .
CAS PARTICULIER SI ADMISSION DU VOEU 2 AVANT LE VŒU 1 : si l’établissement du vœu n°2 a admis un
élève et que l’établissement du vœu n°1 veut dans un second temps admettre ce même élève, il doit alors
sélectionner la décision « demande de transfert vœu 1 ». Cette opération génère l'envoi d'un mail automatique à
l'établissement demandé par l'élève en vœu 2 pour l'avertir et lui donne la main pour, le cas échéant, accepter cette
demande de transfert sur le vœu 1.
Toute demande saisie dans SAFRAN, sans réponse de l’établissement d’accueil,
génère automatiquement dans un délai de 14 jours un mail d’alerte à ce dernier.