VACATION POLICY - Cross Country Canada

Document 2.7.3
Révisé 2015
POLITIQUE SUR LES HEURES DE TRAVAIL ET
LES VACANCES DE SFC
Préambule
1. Les employés de Cross-Country Ski de fond Canada (SFC) sont des atouts précieux.
Leur productivité est importante à la réalisation de la mission de SFC. En échange de leur
productivité, les employés ont droit à une juste compensation et à des conditions de travail
leur permettant, à eux et à leur famille, une bonne qualité de vie. En ce qui a trait à la
qualité de vie, SFC reconnaît ces valeurs pour les employés:
a. des heures de travail et des routines quotidiennes favorisant le maintien d’un mode
de vie sain et équilibré; et
b. des congés annuels payés permettant une ou des pauses des demandes et des
exigences du travail.
2. SFC reconnaît aussi qu’il doit tenir compte de certains aspects de l’environnement de
travail propres à SFC dans le règlement et la gestion de ces questions:
a. SFC fonctionne comme une entité « virtuelle », puisque les membres du personnel
font du télétravail et habitent aux vastes coins du pays.
b. Plusieurs activités de SFC doivent être accomplies en dehors des conventions de
travail « 9 à 5 » et « du lundi au vendredi ». En particulier les entraîneurs, les
techniciens et les autres membres du système de haute performance travaillent à
des heures inhabituelles lorsque les athlètes s’entraînent ou coursent et leurs rôles
requièrent beaucoup de déplacements et de temps passé loin de leurs familles.
c. SFC fonctionne grâce à une combinaison de bénévoles et de membres du
personnel à temps plein. Étant donné les contraintes de temps des bénévoles,
certaines activités, telles que les conférences et les ateliers de travail doivent avoir
lieu durant la fin de semaine.
d. Le personnel à temps plein de SFC est peu nombreux, les descriptions de tâches
sont vastes et les charges de travail sont lourdes. Si SFC tient à gérer ses affaires
de manière adéquate et progressive, ses employés doivent être très efficaces,
travaillants, flexibles et axés sur la mission.
3. Ce type d’environnement peut causer des problèmes par rapport aux questions de
supervision de personnel, y compris la vérification des heures de travail. SFC s’attend à
ce que son personnel soit consciencieux, responsable et imputable; fasse preuve
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d’autonomie et d’initiative dans la délégation de certaines tâches et gère bien son temps
pour se faire. Somme toute, on s’attend à ce que les employés fassent preuve d’un
engagement personnel face à SFC et à sa mission.
4. Les politiques de SFC sur les heures de travail et le temps de vacances ont été
élaborées dans l’optique de veiller aux besoins circonstanciels uniques des employés et de
SFC et de répondre aux exigences minimales énoncées par la loi.
Heures de travail
5. Heures de bureau
a. Au bureau de Canmore, les heures « régulières » de travail sont de 8h30 à 16h30.
Les employés ont le droit à une pause pour le dîner (30 minutes) et deux pauses
café (2 x 15 minutes) durant la journée pour un total de 60 minutes. Comme au
gouvernement fédéral, les heures de travail sont flexibles, basées sur une journée
de travail normale de 7,5 heures, avec une pause maximale de 90 minutes pour le
dîner. Les employés bénéficiant de cette flexibilité doivent reconnaître
l’importance d’être régulièrement accessibles (mais pas continuellement) au
bureau afin que le bureau soit « ouvert et réceptif » aux autres éléments de SFC et
à ses demandes externes.
b. Une polyvalence à observer les heures de bureau s’étend aussi aux employés
travaillant de la maison. La plage horaire de base (10h00 à 15h00 (hors période :
7h00 à 18h00)) doit être respectée afin de faciliter l’interaction et le flux
d’information. Lorsque le bureau est vacant, les employés doivent vérifier leur
boîte vocale et leur courriel dès leur retour et immédiatement répondre aux
messages prioritaires.
6. Les congés compensatoires. Il est inévitable que les membres du personnel de SFC,
en raison de leurs fonctions et de la saison, seront appelés à faire des heures
supplémentaire et à travailler les fins de semaines (réunions du conseil, réunions du
comité de direction, soutien aux évènements, services aux commanditaires, etc.). Afin
d’équitablement compenser ceci et de simplifier la comptabilité, les directives suivantes
sont à suivre (il est à noter que ceci ne s’applique pas aux employés occasionnels qui sont
embauchés et rémunérés sur une base horaire):
a. Pour le personnel de haute performance, le directeur de haute performance
coordonnera les congés compensatoires sur une base individuelle.
b. Les employés occupant un poste de directeur et de rang supérieur ont droit à des
congés compensatoires basés sur douze (12) jours.
c. Pour le personnel de coordination et d’administration, le directeur général (avec
l’aide de leur superviseur immédiat) approuvera les congés compensatoires sur une
base individuelle.
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d. Un employé jugeant qu’il devrait recevoir plus de congés doit en faire la demande
par écrit au directeur général et fournir les pièces justificatives. Si le directeur
général fait une demande de congés supplémentaires, il devra l’adresser au
président.
e. Les journées compensatoires sont une dotation annuelle, ne peuvent être
accumulés et ne seront pas compensés au moment de la résiliation.
f. Pour des fins de vérification administrative, les congés compensatoires doivent être
traités comme des journées de vacances. Ils doivent être enregistrés sur un
formulaire de demande de congé et approuvés par le superviseur.
7. Présence. Malgré la flexibilité accordée, les employés se doivent d’être assidus et
ponctuels. Les employés doivent prévoir leurs rendez-vous médicaux, dentaires ou
personnels de sorte qu’ils nuisent le moins possible à la journée de travail. Des absences
de plus d’une demi-journée devront être enregistrées et déduites de la banque de vacances
de l’employé. Les messages automatisés « à l’extérieur du bureau » doivent être activés
sur la boîte vocale et le courriel lors d’absences prolongées, que ce soit pour des vacances
ou pour le travail.
Politique de vacances
8. Général. Les droits de vacances décrits dans cette politique s’appliquent aux
employés permanents seulement; les droits de vacances des employés contractuels seront
spécifiés dans leurs contrats. Les journées de vacances sont acquises lors de l’emploi
continu par SFC. Les journées accumulées devront être utilisées dans l’année courante
suivant la période de probation applicable aux nouveaux employés.
9. Définitions
a. « La période de référence de vacances » (aux fins de comptabilité) se situe entre le
1er avril et le 31 mars.
b. Une « journée de vacances » est une journée de travail. Les journées de fin de
semaine se retrouvant durant la période de vacances ne sont pas déduites de la
banque de vacances.
10. Exigences de vacances. Les employés sont fortement incités à prendre au moins 50%
de leurs vacances payées en un seul bloc d’une durée maximale de quatre semaines à la
fois. Une demande spéciale écrite doit être fournie pour une période de vacances de plus
de trois semaines. La balance doit être utilisée avant la fin de la période de vacances (31
mars). Ces dispositions ne s’appliquent pas aux entraîneurs de l’équipe nationale de ski de
fond; le directeur de haute performance approuvera les demandes de congé des entraîneurs
en fonction de l’horaire d’entraînement et de compétition.
11. Emploi continu. Les nouveaux employés de SFC se soumettront à une « période
probatoire » de trois mois, durant laquelle ils ne seront pas éligibles aux congés autres que
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ceux de maladie. Si à la fin de la période SFC juge que la relation de travail est
satisfaisante, l’emploi sera considéré comme étant continu et l’acquisition du temps de
vacances débutera à partir de ce moment.
12. Calendrier de vacances. La planification du temps de vacances doit se faire en
accord entre l’employé et son superviseur immédiat. On tiendra compte de l’ancienneté
dans le cas où deux employés ou plus du même département demandent la même période
de vacances.
13. Droit de vacances.
Sujet à des conditions spécifiques des contrats de travail entre SFC est les employés, (qui
sont déterminant si applicable) :
a. Les employés débutant leur emploi entre les mois d’avril et d’août inclusivement
ont droit à cinq jours de vacances durant la période de référence de vacances
courante.
b. Lors de la première année complète ou partielle de qualification, l’employé
accumule jusqu’à 15 jours de vacances, soit 1,25 jours de vacances par mois
travaillé (d’autres niveaux pourraient s’appliquer selon le contrat de travail de
l’individu). Les jours de vacances accumulés doivent être pris durant la période de
référence de vacances courante.
c. Entre 2 et 5 ans : les employés accumulent 15 jours de vacances par année.
d. Entre 6 et 15 ans : les employés accumulent 20 jours de vacances par année.
e. Après 15 ans : les employés accumulent 25 jours de vacances par année.
14. Congés fériés. SFC reconnaît 12 congés fériés annuels payés. Si un jour férié tombe
durant la fin de semaine, les employés recevront un congé rémunéré lors d’une autre
journée normale de travail durant la semaine. Les employés qui s’absentent avant ou après
un congé férié doivent utiliser des journées de vacances ou présenter un certificat médical
en cas de maladie. Les journées de maladie aléatoires ne seront pas tolérées par SFC
comme raison d’absence. Les employés absents sans raison perdront une partie de leur
salaire. Les congés fériés reconnus sont:
Jour de l’An
Jour de la famille
Vendredi Saint
Lundi de Pâques
Fête de Victoria
Fête du Canada
Congé du mois d’août (premier lundi du mois d’août)
Fête du travail
Action de Grâces
Jour du souvenir
Noël
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Boxing Day
15. Cumul et transfert du temps de vacances. Le cumul et le transfert de temps de
vacances ne sont pas permis aux employés. Selon la politique, le temps de vacances doit
être écoulé durant la période de référence de vacances. La responsabilité repose
conjointement sur l’employé et son superviseur. Par contre, SFC tiendra compte de
circonstances spéciales. Une demande de transfert de vacances doit être présentée par
écrit au directeur général avant la fin du mois de décembre de l’année en cours. Suite à
l’approbation du directeur général, jusqu’à cinq jours de vacances par année peut être
transférés jusqu’à un maximum de 15 jours. Les journées de vacances transférées peuvent
être prises les années subséquentes, une fois les journées vacances annuelles écoulées
(sujet aux exigences de travail). Les journées inutilisées de vacances transférées au
moment de la résiliation de l’emploi peuvent être écoulées en journées de vacances ou être
payées à l’employé.
16. Avance de congé. Les employés à l’emploi continu peuvent demander une avance de
cinq jours de vacances sur le total auquel ils ont droit durant la période de référence de
vacances courante. Si un employé quitte son emploi avec SFC avant d’avoir acquis son
temps de vacances déjà utilisé, ce temps devra être remboursé par l’employé.
17. Maladie avant ou pendant un congé. Un employé tombant malade avant le début
d’une période de vacances prévue aura le droit de la remettre à une date mutuellement
acceptable. Un employé tombant malade durant sa période de vacances n’aura pas le droit
de remettre, de changer ou de prendre des vacances supplémentaires.
18. Absence durant l’année de référence. Aucune déduction ne sera faite de la banque
de vacances pour des absences dûes à la maladie, à un accident ou pour une absence
autorisée à moins que l’absence soit de trois mois ou plus. Si l’absence durant l’année de
référence est de plus de trois mois, le droit de vacances sera acquis selon un pourcentage
et les journées de congé seront au prorata. Les employés recevant des sommes d’une
assurance-invalidité de longue durée n’accumuleront pas de journées de vacances pour la
période durant laquelle ils bénéficient de l’assurance-invalidité.
19. Congés fériés durant la période de vacances. Les congés fériés tombant durant une
période de vacances prévue ne sont pas déduits de la banque de vacances. Selon un
accord mutuel, la ou les journées peuvent être rajoutées à la période de vacances ou prises
à un autre moment.
20. Paie en remplacement de vacances. Tel qu’indiqué au paragraphe 15, SFC s’attend
à ce que ses employés utilisent leur temps de vacances lorsqu’il est acquis. Si pour une
raison valable ceci n’est pas possible, un employé peut faire une demande de paiement en
remplacement de vacances pour le minimum prescrit par la loi en vertu de la loi régissant.
Aucune somme ne sera déversée pour des vacances inutilisées au-delà de ce qui est
prescrit, à moins d’une entente mutuelle entre l’employé et le directeur exécutif.
21. Absences en cas de maladie
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a. Les absences en cas de maladie de trois jours ou moins ne requérant pas de note
médicale sont considérées comme étant des journées de maladie aléatoires.
b. Les employés ont droit à six jours de congés de maladie par période de référence
de vacances. Ceci n’est pas cumulatif. Si un employé excède les six jours permis,
un certificat médical devra être fourni. Autrement, les journées excédentaires
seront déduites de la banque de vacances de l’employé, ou en cas de faille, du
salaire de l’employé. Les absences en cas de maladie de plus de cinq jours seront
couvertes par le forfait de soins prolongés de l’assurance-groupe incorporée dans
la convention de travail de SFC négociée avec les employés permanents de SFC.
c. Le droit de congé de maladie sera appliqué selon un pourcentage pour les
employés contractuels qui débutent leur emploi après le début de la période de
référence.
22. Congés de maternité et de paternité
a. Toutes les employées de SFC ont droit au congé de maternité non-rémunéré, en
vertu de la Loi sur les normes de l’emploi, en autant qu’elles aient été à l’emploi de
SFC pour au moins 52 semaines consécutives. Le congé de maternité peut débuter
à tout moment à compter de 12 semaines de la date prévue d’accouchement. Une
employée doit donner par écrit un préavis d’au moins six semaines avant la date de
début du congé de maternité. Un préavis de quatre semaines est aussi requis si
l’employée ne prévoit pas retourner au travail tel que prévu à la fin du congé.
b. En vertu de la Loi sur les normes de l’emploi les pères et/ou les parents adoptifs
qui sont à l’emploi de SFC depuis au moins 52 semaines consécutives sont
admissibles à 37 semaines consécutives de congé parental avec protection de
l’emploi. Le congé parental peut débuter à tout moment après la naissance ou
l’adoption de l’enfant et doit se terminer dans les 52 semaines après la date de
naissance du bébé ou d’adoption de l’enfant.
c. Les employés de SFC en congé de maternité ou en congé parental ont l’option de
continuer à souscrire à l’assurance-groupe médicale et dentaire moyennant le
partage 50/50 des frais avec SFC. Si l’employé en congé de maternité ou parental
souhaite continuer de bénéficier de l’assurance sous SFC, il devra remettre à SFC
des chèques postdatés pour couvrir sa portion (50%) des frais de bénéfices sociaux.
Ces chèques seront déposés au début de chaque mois. Si l’employé décide de ne
pas retourner à l’emploi de SFC après le congé de maternité ou parental il devra
rembourser 50% de la cotisation de l’employeur versée durant le congé de
maternité ou parental.
d. Un employé revenant d’un congé de maternité ou parental doit retrouver ses
fonctions ou des fonctions semblables avec un salaire et des bénéfices équivalents
à ceux reçus avant son départ.
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Absences
22. Un congé payé ou non-payé est définit comme étant une absence du travail autorisée,
autre que pour des vacances, du temps compensatoire, les congés fériés reconnus par SFC,
l’invalidité de courte durée et l’invalidité de longue durée. Les employés peuvent
demander un congé dans les circonstances suivantes:
a. Congés payés
-
compassion,
devoir de juré ou de témoin, et
jour de scrutin.
b. Congés non payés
-
maternité ou paternité,
adoption, et
besoins personnels (circonstanciels, approuvés à la discrétion de SFC).
Administration
23. La directrice de l’administration et des communications (DAC) est responsable de la
mise en œuvre et de l’administration de cette politique.
24. Le formulaire de « demande de congé » de SFC est joint à cette politique. Ce
formulaire doit être soumis par écrit par les employés à leurs superviseurs. Le directeur
général soumettra sa demande au président. Les formulaires approuvés seront transmis à
la DAC pour des fins d’inscription au document maître et au dossier de l’employé.
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CROSS COUNTRY CANADA • SKI DE FOND CANADA
#100-1995 Olympic Way, Canmore, Alberta, T1W 2T6
TEL: 403-678-6791 FAX: 403-678-3885
E-mail: [email protected] Web Page: http://www.cccski.com
DEMANDE DE CONGÉ
Nom de l’employé(e):
Date:
Dates de congé:
Première journée:
Dernière journée:
Vacances (rémunérées)
Maladie
Absence autorisée (rémunérée)
Absence autorisée (non rémunérée)
Congé compensatoire (Veuillez mentionner la journée travaillée sur votre
demande de congé compensatoire)
Absence spéciale
Explication de l’absence (si nécessaire):
Approuvée
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Employé(e)
Not
Non approuvée
___________________________________
Superviseur(e)
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