Mobistar automatise le flux des factures entrantes
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Mobistar automatise le flux des factures entrantes
Scanning et archivage des factures Secteur des télécoms “Le processus complet est aussi très clair. Aujourd’hui, nous savons exactement où se situe une facture dans le processus d’approbation. De plus, le temps d’approbation est réduit de moitié et le coût du traitement d’une facture digitale en comparaison avec le traitement d’une facture papier est considérablement plus bas”. Katleen Lingier, Project Manager chez Mobistar Mobistar automatise le flux des factures entrantes Il y a maintenant presque 14 ans que Mobistar a lancé son réseau. Entretemps, la société s’est développée et est devenue un des plus importants acteurs du marché des télécoms. Aujourd’hui, Mobistar offre ses services à presque 3,9 millions de clients et travaille avec 2000 fournisseurs. Chaque année les fournisseurs envoient pas moins de 50.000 factures à Mobistar. Jusqu’il y a peu, les factures des fournisseurs étaient traitées uniquement sous format papier. Un traitement manuel qui engendre des coûts importants et demande également beaucoup de temps. L’approbation manuelle d’une facture prenait de 45 à 60 jours. “Nous savons à quel moment une facture est remise en interne pour approbation mais nous ne savons pas exactement quand cette facture sera approuvée”, nous dit Katleen Lingier, Project Manager chez Mobistar. ”De plus, les employés perdent beaucoup de temps en faisant des copies et des recherches dans les archives papier.” Le processus Accounts Payable complètement automatisé Il y a plus ou moins 2 ans que Mobistar en a conclu que pour travailler de manière plus efficace il fallait automatiser complètement le processus accounts payable. Kathleen Lingier commente: ”nous cherchions une alternative électronique pour le processus complet: du scanning et de l’archivage des factures, à l’intégration des données des factures dans notre système back office, jusqu’à l’approbation des factures.” Au sujet de Mobistar Avec ses 1.450 employés, Mabistar est un des plus grands acteurs du marché des télécommunications en Belgique et au Luxembourg. La société qui est active dans la téléphonie fixe et mobile, ainsi que dans l’adsl et sur d’autres marchés à haut potentiel de croissance, sert presque 3,9 millions de clients. Le business modèle d’UnifiedPost offrait une solution de scanning et d’archivage des factures ainsi que l’intégration des données des factures dans le système back office. Désormais, les fournisseurs de Mobistar envoient leurs factures directement vers Entra, le centre de scanning qui collabore avec le partenaire d’UnifiedPost Xerox. Les factures y sont ouvertes, scannées, validées et signées électroniquement. Le résultat en est un fichier de données avec les données des factures et une facture électronique légale sous format PDF. Toutes les données sont conservées légalement sur la plate-forme d’UnifiedPost. Deux fois par jour, UnifiedPost envoie des fichiers vers Mobistar. Une fois les données enregistrées, l’approbation électronique peut démarrer. Les télétravailleurs ont besoin de la numérisation Les employés de Mobistar sont réellement contents de l’automatisation. Depuis que la société a déménagé dans ses nouveaux bâtiments, les bureaux flexibles et le télétravail sont devenus la nouvelle marche à suivre. Le papier ne permet cependant pas de travailler dans cette optique de flexibilité. Aussi bien la numérisation des archives des factures entrantes que le flux complet pour l’approbation des factures sont accueillis de manière très positive. Désormais, tout est aussi possible à distance. Le processus complet est aussi très clair. “Aujourd’hui, nous savons exactement où se situe une facture dans le processus d’approbation. De plus, le temps d’approbation est réduit de moitié,”nous raconte Kathleen Lingier. “Le coût du traitement d’une facture digitale en comparaison avec le traitement d’une facture papier est considérablement plus bas.” Les factures disponibles en seulement quelques cliques Toutes les factures sont légalement archivées sur la plate-forme d’UnifiedPost. L’équipe “accounts payable” utilise tous les jours l’archive électronique. Maintenant la recherche d’une facture se fait aisément. Lorsqu’un inspecteur arrive chez Mobistar, nous pouvons lui montrer les factures légales en seulement quelques cliques. Les factures entrantes électroniques “La prochaine étape sera d’encourager nos fournisseurs à envoyer leurs factures de manière électronique et plus sous format papier,” nous dit Kathleen Lingier. Les factures électroniques peuvent alors suivre le même chemin que les factures scannées. UnifiedPost fera parvenir, à nouveau, les données des factures dont Mobistar a besoin pour enregistrer et approuver les factures. L’étape du scanning ne sera plus nécessaire. Kathleen Lingier ajoute: ”Le plus beau du modèle d’UnifiedPost est que nos fournisseurs peuvent envoyer leurs factures via le réseau des factures électroniques qu’ils utilisent déjà comme Isabel ou Certipost. UnifiedPost va réceptionner les factures au nom de Mobistar et convertira les factures sous le format Mobistar. Nous ne devons donc pas adapter notre système.” UnifiedPost Headquarters Avenue Reine Astrid 92A 1310 La Hulpe Belgium +32 2 634 06 28 www.unifiedpost.com [email protected] “En outre, c’est vraiment pratique de n’avoir qu’un seul partenaire qui s’occupe du processus complet du scanning et de l’archivage de la facturation entrante. En réalité, on ne pourra jamais basculer à 100% vers la facturation électronique. Et le rôle d’UnifiedPost est justement de pouvoir gérer cette combinaison. Grâce à UnifiedPost, les factures papier et électroniques arrivent par le même chemin et bénéficient d’une archive centrale auprès d’UnifiedPost.”