Mobistar automatise le flux des factures entrantes

Scanning et archivage des factures
Secteur des télécoms
“Le processus complet est aussi très clair. Aujourd’hui, nous savons
exactement où se situe une facture dans le processus d’approbation.
De plus, le temps d’approbation est réduit de moitié et le coût du
traitement d’une facture digitale en comparaison avec le traitement
d’une facture papier est considérablement plus bas”.
Katleen Lingier, Project Manager chez Mobistar
Mobistar automatise le flux des
factures entrantes
Il y a maintenant presque 14 ans que Mobistar a lancé son réseau. Entretemps, la société s’est développée et est devenue un des plus importants
acteurs du marché des télécoms. Aujourd’hui, Mobistar offre ses services à presque 3,9 millions de clients et travaille avec 2000 fournisseurs.
Chaque année les fournisseurs envoient pas moins de 50.000 factures à
Mobistar.
Jusqu’il y a peu, les factures des fournisseurs étaient traitées uniquement sous
format papier. Un traitement manuel qui engendre des coûts importants et demande également beaucoup de temps. L’approbation manuelle d’une facture
prenait de 45 à 60 jours. “Nous savons à quel moment une facture est remise en
interne pour approbation mais nous ne savons pas exactement quand cette facture
sera approuvée”, nous dit Katleen Lingier, Project Manager chez Mobistar. ”De
plus, les employés perdent beaucoup de temps en faisant des copies et des recherches dans les archives papier.”
Le processus Accounts Payable complètement automatisé
Il y a plus ou moins 2 ans que Mobistar en a conclu que pour travailler de manière
plus efficace il fallait automatiser complètement le processus accounts payable.
Kathleen Lingier commente: ”nous cherchions une alternative électronique pour
le processus complet: du scanning et de l’archivage des factures, à l’intégration
des données des factures dans notre système back office, jusqu’à l’approbation des
factures.”
Au sujet de
Mobistar
Avec ses 1.450 employés, Mabistar est
un des plus grands
acteurs du marché des
télécommunications en
Belgique et au Luxembourg. La société qui
est active dans la téléphonie fixe et mobile,
ainsi que dans l’adsl et
sur d’autres marchés à
haut potentiel de croissance, sert presque 3,9
millions de clients.
Le business modèle d’UnifiedPost offrait une solution de scanning et d’archivage
des factures ainsi que l’intégration des données des factures dans le système back
office. Désormais, les fournisseurs de Mobistar envoient leurs factures directement
vers Entra, le centre de scanning qui collabore avec le partenaire d’UnifiedPost
Xerox. Les factures y sont ouvertes, scannées, validées et signées électroniquement. Le résultat en est un fichier de données avec les données des factures et une
facture électronique légale sous format PDF. Toutes les données sont conservées
légalement sur la plate-forme d’UnifiedPost. Deux fois par jour, UnifiedPost envoie
des fichiers vers Mobistar. Une fois les données enregistrées, l’approbation électronique peut démarrer.
Les télétravailleurs ont besoin de la numérisation
Les employés de Mobistar sont réellement contents de l’automatisation. Depuis
que la société a déménagé dans ses nouveaux bâtiments, les bureaux flexibles et le
télétravail sont devenus la nouvelle marche à suivre. Le papier ne permet cependant pas de travailler dans cette optique de flexibilité. Aussi bien la numérisation
des archives des factures entrantes que le flux complet pour l’approbation des
factures sont accueillis de manière très positive. Désormais, tout est aussi possible
à distance.
Le processus complet est aussi très clair. “Aujourd’hui, nous savons exactement où se situe une facture dans le processus d’approbation. De plus, le temps
d’approbation est réduit de moitié,”nous raconte Kathleen Lingier. “Le coût du
traitement d’une facture digitale en comparaison avec le traitement d’une facture
papier est considérablement plus bas.”
Les factures disponibles en seulement quelques cliques
Toutes les factures sont légalement archivées sur la plate-forme d’UnifiedPost.
L’équipe “accounts payable” utilise tous les jours l’archive électronique. Maintenant
la recherche d’une facture se fait aisément. Lorsqu’un inspecteur arrive chez Mobistar, nous pouvons lui montrer les factures légales en seulement quelques cliques.
Les factures entrantes électroniques
“La prochaine étape sera d’encourager nos fournisseurs à envoyer leurs factures
de manière électronique et plus sous format papier,” nous dit Kathleen Lingier. Les
factures électroniques peuvent alors suivre le même chemin que les factures scannées. UnifiedPost fera parvenir, à nouveau, les données des factures dont Mobistar
a besoin pour enregistrer et approuver les factures. L’étape du scanning ne sera
plus nécessaire.
Kathleen Lingier ajoute: ”Le plus beau du modèle d’UnifiedPost est que nos
fournisseurs peuvent envoyer leurs factures via le réseau des factures électroniques qu’ils utilisent déjà comme Isabel ou Certipost. UnifiedPost va réceptionner
les factures au nom de Mobistar et convertira les factures sous le format Mobistar.
Nous ne devons donc pas adapter notre système.”
UnifiedPost Headquarters
Avenue Reine Astrid 92A
1310 La Hulpe
Belgium
+32 2 634 06 28
www.unifiedpost.com
[email protected]
“En outre, c’est vraiment pratique de n’avoir qu’un seul partenaire qui s’occupe
du processus complet du scanning et de l’archivage de la facturation entrante. En
réalité, on ne pourra jamais basculer à 100% vers la facturation électronique. Et
le rôle d’UnifiedPost est justement de pouvoir gérer cette combinaison. Grâce à
UnifiedPost, les factures papier et électroniques arrivent par le même chemin et
bénéficient d’une archive centrale auprès d’UnifiedPost.”