Access 2003

Access 2003
© Microsoft
Fac-similé
Ce fac-similé contient la table des matières et
le début du cas pratique numéro 7
Exercices
AVERTISSEMENT
Microsoft Access 2003 est une marque déposée de la société Microsoft. Toutes les marques
citées dans cet ouvrage sont des marques déposées par leurs propriétaires respectifs.
Cet ouvrage n’est pas la documentation officielle de Microsoft Access 2003 et son contenu
n’engage pas la société Microsoft.
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La loi du 11 mars 1957 n’autorisant aux termes des alinéas 2 et 3 de l’article 41, d’une
part, que les « copies ou reproductions strictement réservées à l’usage privé du
copiste et non destinées à une utilisation collective », et, d’autre part, que les analyses
et les courtes citations dans un but d’exemple et d’illustration, « toute représentation
ou reproduction intégrale, ou partielle, faite sans le consentement de l’auteur ou de
ses ayants droit ou ayants cause, est illicite » (alinéa 1er de l’article 40).
Cette représentation ou reproduction, par quelque procédé que ce soit, constituerait
donc une contrefaçon sanctionnée par les articles 425 et suivants du Code pénal.
Réf : PK0262
Access 2003 - Exercices
Auteurs : Y. PICOT, P. MORIÉ
Juin 2004
Editeur
Tsoft
10, rue du Colisée
75008 Paris
http://www.tsoft.fr
Tél. : 01 56 88 29 64
Fax : 01 53 76 03 64
Avant-propos
Conçu par des formateurs expérimentés, cet ouvrage vous apporte des
exercices pratiques à réaliser par vous-même pour apprendre à utiliser
efficacement votre logiciel.
Un formateur pourra aussi utiliser ces exercices pour animer une
formation. Les exercices pratiques sont particulièrement adaptés en fin de
parcours de formation ou d’un cours de formation en ligne (e-learning) sur
Internet, par exemple.
Je télécharge les fichiers
exercices depuis le site
www.tsoft.fr
Les fichiers nécessaires à la réalisation de ces exercices pratiques
peuvent être téléchargés depuis le site Web www.tsoft.fr. Vous accéderez
à la page des fichiers à télécharger où vous trouverez un lien vers le
fichier d’exercices associé à cet ouvrage.
Une fois ce fichier téléchargé sur votre poste de travail, il vous suffit de le lancer
pour exécuter la procédure d’installation des fichiers d’exercices.
SOMMAIRE
Préliminaires .......................................................................................................... 3
1 - SAISIR, TRIER ET FILTRER LES DONNÉES ............................................ 5
Cas 1 : Ouvrir une base de données...................................................................... 7
Cas 2 : Feuilles de données................................................................................. 15
Cas 3 : Trier/rechercher/filtrer............................................................................... 19
2 - STRUCTURE DE LA BASE DE DONNÉES ............................................. 25
Cas 4 : Créer une base de données..................................................................... 27
Cas 5 : Créer les tables........................................................................................ 31
Cas 6 : Définir les propriétés ................................................................................ 39
3 - EXPLOITER UNE BASE DE DONNÉES ................................................. 49
Cas 7 : Requêtes sélection .................................................................................. 51
Cas 8 : Formulaires............................................................................................. 63
Cas 9 : États et étiquettes .................................................................................... 79
4 - BASE DE DONNÉES MULTI-TABLES .................................................... 97
Cas 10 : Relations et requêtes ............................................................................. 99
Cas 11 : Assistants requêtes avancées.............................................................. 111
Cas 12 : Requêtes actives ................................................................................. 119
Cas 13 : Formulaires avancés............................................................................ 127
Cas 14 : Graphiques et analyse croisée............................................................. 149
5 - PUBLIER SUR LE WEB ET EXPORTER ............................................... 165
Cas 15 : Exporter, importer, lier.......................................................................... 167
Cas 16 : Pages d'accès aux données ................................................................ 177
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PRÉLIMINAIRES
1 - LE CONTEXTE
Dans les premiers chapitres, nous aurons un premier contact avec Access à travers la
manipulation des données d’une table d’adresses.
Puis nous nous placerons dans le cas d’une boutique de location de vidéo. Dans un premier
temps, nous nous intéresserons uniquement à la gestion des clients.
La table principale sera la table T_CLIENT, qui contiendra les informations nécessaires à
notre magasin. Cette table utilisera deux tables dites de référence. La première sera la table
T_CIVILITE, contenant la liste des civilités (monsieur, madame, mademoiselle). La deuxième
sera la table T_ABONNEMENT, qui indiquera les différents types d’abonnement disponibles
(Platine, Or, Argent ou Aucun). Ces abonnements coûtent d’autant plus cher qu’ils offrent
des réductions importantes.
Cette gestion des clients nous servira de support à travers les chapitres suivants, et nous
nous baserons dessus pour créer tables, requêtes, formulaires et états.
Par la suite, nous étendrons notre base avec plusieurs autres tables T_DVD, T_FILM,
T_FOURNISSEUR et T_LOCATION. Nous obtiendrons ainsi une base de données plus
complète et surtout mieux conçue.
Ces nouveaux éléments nous permettrons d’aborder les relations entre tables, et nous
reviendrons sur les requêtes, formulaires et états, mais notamment sous l’angle multi table.
2 - INSTALLATION DES FICHIERS EXEMPLES
Pour vous récupérer les fichiers à utiliser dans la réalisation des cas pratiques de cet
ouvrage, vous allez télécharger un fichier zippé (compressé) depuis le site Web www.tsoft.fr.
Exécutez ensuite ce fichier auto extractible, les bases de données sont alors
automatiquement décompressées et copiées dans le dossier C:\Exercices Access 2003 de
votre disque dur.
Vous disposerez d’une base de données pour chacun des cas proposés, Au début de
chaque cas vous serez invité à copier cette base de données d’origine sous un autre nom
comme base de données de travail. Ainsi vous pourrez toujours recommencer la réalisation
du cas en repartant de la base d’origine fournie.
Par exemple, pour copier la base d’origine Locat_10.mbd procédez de la façon suivante :
• Ouvrez l’application Poste de travail
• Ouvrez le dossier C:\Exercices Access 2003
•
•
•
•
Cliquez sur la base de données Locat_10.mdb
Edition/Copier pour copier le fichier dans le Presse-papiers
Edition/Coller, le nom du fichier copié est Copie de Locat_10.mdb
Renommez le nom du fichier copié en XLocat_10.mdb.
Ensuite, vous ouvrez la base de données XLocat_10.mdb, pour commencer à réaliser le cas
pratique.
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CAS 7 : REQUÊTES SÉLECTION
Nom et Prénom des
clients arrivés au mois
d’avril 2003
Somme des chiffres
d’affaire par ville
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Fonctions utilisées
– Créer une requête
– Enregistrer une requête
– Exécuter une requête
– Requête paramétrée
– Requête avec champ calculé
– Requête avec regroupement
40 mn
La requête Sélection est une puissante fonction qu’Access met à votre disposition pour
interroger une base de données. Le principe est identique à celui d’un filtre sur une table,
mais une requête peut être enregistrée et ré exécutée à volonté. On peut ainsi utiliser
plusieurs requêtes différentes sur la même table.
Le résultat d’une requête est une feuille de données qui n’affiche que les enregistrements qui
correspondent aux critères spécifiés.
La feuille de données est une vision particulière (éventuellement triée et filtrée) d’une table ;
il ne s’agit pas d’une copie de la table. Si on modifie une donnée dans la feuille de données
d’une requête, cette modification est apportée en fait à la donnée qui se trouve dans la table.
Dans ces études de cas, nous n’utiliserons pas l’assistant requête simple, car utiliser
directement le mode création est plus souple et souvent plus rapide.
Par ailleurs, dans l’utilisation quotidienne d’une base Access, la majorité des requêtes que
vous allez créer répondront à une question ponctuelle. Ce n’est pas une bonne idée de
toutes les enregistrer, car vous allez rapidement avoir une liste de plusieurs dizaines, voire
plusieurs centaines de requêtes.
Dans ce cas-là, il vous sera beaucoup plus simple et rapide de recréer complètement la
requête plutôt que d’avoir à la rechercher dans une telle liste. Seules les requêtes utilisées
très régulièrement ou servant de base à un formulaire ou un état (voir chapitres suivants)
devraient être enregistrées.
Dans nos études de cas, nous n’enregistrerons que rarement les requêtes, pour prendre
l’habitude de créer des requêtes «jetables». Cela pourra vous paraître surprenant, voire
frustrant de jeter ainsi votre travail, mais dans le cas des requêtes, cela se justifie
pleinement.
Copiez le fichier Client_07.mdb qui est enregistré dans le dossier C:\Exercices
Access 2003 sous un autre nom XClient_07.mdb. Cette base de données contient
plus de 800 clients fictifs, ce sera votre base de données de travail pour ce cas.
Ouvrez cette base de données XClient_07.mdb.
n CRÉER UNE PREMIÈRE REQUÊTE
Créer une requête en mode création
Nous allons créer une requête qui va afficher le nom, le prénom, la ville et le chiffre
d’affaires des clients parisiens.
Cliquez sur ce bouton dans le volet Objets de la fenêtre Base de
données.
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Cliquez sur cet objet pour créer une nouvelle
requête.
Access vous demande quelle(s) table(s) ou requête(s) utiliser :
• Vérifiez que l’onglet Tables est sélectionné
• Sélectionnez T_CLIENT puis cliquez sur «Ajouter»
Access affiche T_CLIENT dans la requête
• Cliquez sur «Fermer»
Access affiche la requête en mode création
(a)
(b)
(c)
(d)
Ajouter des champs
Nous allons ajouter des champs de trois manières différentes. Par la suite, vous pourrez
utiliser celle avec laquelle vous êtes le plus à l’aise.
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− Double-cliquez sur le champ CLI_NOM en (a)
− Cliquez sur le champ CLI_PRENOM en (b) et glissez-le dans la grille en (c)
− Cliquez dans la cellule vide sur la ligne <Champ> en (d), ouvrez la liste déroulante, et
sélectionnez CLI_VILLE
• En utilisant une des trois méthodes ci-dessus, ajoutez le champ
CLI_CHIFFRE_AFFAIRE. Éventuellement, utilisez la barre de défilement verticale de la
table pour faire apparaître ce champ
Ajouter un critère
Nous allons préciser que nous ne voulons voir que les clients habitant Paris.
• Positionnez-vous dans la colonne <CLI_VILLE>, sur la ligne <Critères>
• Saisissez paris. Notez que dans les requêtes, Access ne fait pas de différence entre
majuscules et minuscules
• Appuyez sur
pour valider la saisie.
Access vous informe qu’il a compris que paris était du texte en l’encadrant avec des
guillemets : "paris"
Visualiser le résultat d’une requête
Cliquez sur ce bouton pour passer en mode feuille de données
Access affiche le résultat. Même si vous avez tapé paris en minuscule, il trouve les PARIS
Cliquez sur ce bouton pour revenir en mode création
Enregistrer la requête
Cliquez sur ce bouton pour enregistrer la requête
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Access vous demande un nom
• Tapez R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS
• Cliquez sur «OK»
• Fichier/Fermer, ou appuyez sur
- ou sur
-W, ou cliquez sur la case de
fermeture de la requête
Access affiche votre nouvelle requête dans la liste
Ré exécuter la requête par la suite
• Sélectionnez la requête : R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS
Cliquez sur ce bouton pour exécuter la requête.
Ou
• Double-cliquez sur la requête R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS
Access affiche le résultat
• Fichier/Fermer, ou appuyez sur
fermeture de la requête
-
ou sur
-W, ou cliquez sur la case de
Modifier la requête
L’affichage de la ville n’est pas utile : il s’agit toujours de Paris. Nous allons également
trier les clients par chiffre d’affaires décroissant
• Sélectionnez le nom de la requête : R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS
Cliquez sur ce bouton pour passer en mode création
• Dans la ligne <Visible>, décochez la case de la colonne <CLI_VILLE>
• Dans la ligne <Tri>, cliquez dans la cellule de la colonne <CLI_CHIFFRE_AFFAIRE>
• Ouvrez la liste déroulante et sélectionnez Croissant
Cliquez sur ce bouton pour passer en mode feuille de données
Access affiche le résultat
• Fichier/Fermer, ou appuyez sur
- ou sur
-W, ou cliquez sur la case de
fermeture de la requête
Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications
• Cliquez sur «Oui»
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o CRÉER DES REQUÊTES SIMPLES
Nous allons créer plusieurs requêtes qui vont répondre à des questions diverses.
Créer une requête avec un critère ‘OU’ et un critère date
Nous allons créer une requête qui va afficher le nom, la ville, le type d’abonnement et la
date de création des clients qui ont un abonnement Or ou Platine, arrivés pour la première
fois en avril 2003, et classé par ordre de date
Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle
requête.
•
•
•
•
Sélectionnez la table T_CLIENT
Cliquez sur «Ajouter»
Cliquez sur «Fermer»
A l’aide d’une des trois méthodes utilisées précédemment, positionnez les champs
CLI_NOM, CLI_VILLE, CLI_DATE_CREATION et CLI_ABONNEMENT dans la grille de
la requête
• Dans la ligne <Critères>, indiquez entre 1/4/3 et 30/4/3 dans la colonne
<CLI_DATE_CREATION>
• Tapez Entrée
Access encadre ce qu’il a reconnu comme des dates avec des symboles #.
• Élargissez un peu la taille de la colonne <CLI_DATE_CREATION> en double-cliquant
sur le trait de séparation verticale entre les colonnes <CLI_DATE_CREATION> et
<CLI_ABONNEMENT>
• Sur la ligne <Critères>, indiquez Or dans la colonne <CLI_ABONNEMENT>
• Sur la ligne <Ou>, indiquez Platine dans la colonne <CLI_ABONNEMENT>
• Cliquez dans la ligne <Tri> pour la colonne <CLI_DATE_CREATION>, et choisissez
Croissant dans la liste déroulante
Cliquez sur ce bouton pour passer en mode feuille de données
Votre requête définie comme sur la figure ci-dessus, est elle correcte ?
Pas vraiment : le critère ET (sur la même ligne de critère) s’applique avant le critère OU
(sur deux lignes successives de critères). Autrement dit, nous avons sélectionné les
clients ayant un abonnement Or arrivé en avril 2003, ainsi que tous les clients ayant un
abonnement Platine, quelle que soit leur date d’arrivée. Pour remédier à cela :
Cliquez sur ce bouton pour revenir en mode création
• Dans la ligne <Ou>, indiquez entre 1/4/3 et 30/4/3 dans la colonne
<CLI_DATE_CREATION>
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Cliquez sur ce bouton pour passer en mode feuille de données
Cette fois-ci, le résultat est correct
• Fichier/Fermer, ou appuyez sur
- ou sur
-W, ou cliquez sur la case de
fermeture de la requête
Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications.
• Cliquez sur «Non»
Créer une requête avec un caractère générique
Nous allons créer une requête qui va afficher le nom et la ville des clients qui reçoivent la
lettre d’information dans le département de l’Essonne (91)
Cliquez sur ce bouton pour créer une nouvelle
requête.
• Ajoutez la table T_CLIENT à la requête
• A l’aide d’une des trois méthodes utilisées précédemment, positionnez les champs
CLI_NOM, CLI_CP, CLI_VILLE et CLI_PUBLIPOSTAGE dans la grille de la requête
• Dans la ligne <Critère>, indiquez Oui dans la colonne <CLI_PUBLIPOSTAGE>
• Dans la ligne <Critère>, indiquez 91* dans la colonne <CLI_CP>
Dès que vous changez de cellule, Access converti le critère en Comme "91*"
Cliquez sur ce bouton pour passer en mode feuille de données
• Fichier/Fermer, ou appuyez sur
- ou sur
-W, ou cliquez sur la case de
fermeture de la requête
Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications.
• Cliquez sur «Non»
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p CRÉER UNE REQUÊTE AVEC PARAMÈTRES
Nous allons revenir sur notre requête, R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS et la
modifier pour avoir le résultat pour n’importe quelle ville saisie par l’utilisateur.
• Double-cliquez sur le nom de la requête R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS
en gardant la touche
appuyée pour l’ouvrir en mode création
• Dans la ligne <Visible>, cochez la case de la colonne <CLI_VILLE>
• Positionnez-vous dans la cellule qui contient paris
• Remplacez paris par [Entrez la ville]
• Fermez la requête
Access vous demande si vous voulez enregistrer les modifications
• Cliquez sur «Oui»
Vous revenez à la fenêtre de base de données
• Double-cliquez sur la requête R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS
Access vous demande le nom de la ville
• Saisissez puteaux. Il n’est pas nécessaire de mettre une majuscule
• Cliquez sur «OK»
Access affiche la liste des clients habitant Puteaux
• Fermez la requête
Le nom de la requête peut parfois induire en erreur. Nous allons le corriger.
• Dans la fenêtre Base de données, sélectionnez la requête
R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_PARISIENS
• Appuyez sur
puis sur
• Modifiez le nom en R_NOM_ET_CA_DES_CLIENTS_POUR_UNE_VILLE
• Appuyez sur
q CRÉER UNE REQUÊTE AVEC UN CHAMP CALCULÉ
Lisez la suite du cas pratique
dans l’ouvrage complet
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