mandat des agences de coordination

MANDAT DES AGENCES DE COORDINATION
Août 2012
Objectif
Le processus au niveau des pays du Partenariat mondial pour l’éducation s’efforce de
renforcer la collaboration entre toutes les parties prenantes participant au développement, à
la mise en œuvre du secteur de l’éducation et à l’appui à ce secteur.
L’expérience montre qu’un appui transparent et efficace aux pays en développement
partenaires est plus facile à obtenir lorsque tous les partenaires de développement travaillent
ensemble sous la direction des autorités nationales, en attribuant ainsi les rôles et
responsabilités au sein de processus convenus de commun accord.
La plupart des pays qui adhèrent au Partenariat mondial pour l’éducation disposent déjà d’un
mécanisme de coordination, bien que les rôles et responsabilités varient en fonction des
contextes. De manière générale, un partenaire de développement chef de file ou chargé de la
coordination facilite la collaboration et la communication entre les partenaires et avec les
autorités nationales. À défaut, les pays sont invités à nommer un partenaire de coordination
au moment de leur adhésion au Partenariat.
Ce mandat a pour objectif de définir les rôles et responsabilités de l’Agence de coordination
qui se rapportent spécifiquement à l’engagement avec le Partenariat. Toutefois, le mandat
n’aborde pas le rôle de coordination plus large au niveau national qui doit être élaboré à ce
niveau.
Pour une vue d’ensemble des principes de collaboration du partenariat et des divers rôles et
responsabilités de ses acteurs, prière de consulter d’autres documents relatifs au Partenariat
mondial pour l’éducation : a) la Charte du Partenariat mondial pour l’éducation , b) le
Document Relatif a la Gouvernance du Fonds du GPE , et c) le Guide du processus GPE au
niveau des pays. On pourra consulter ces documents sur le site web du GPE .
Définition de l’Agence de coordination
L’Agencee de coordination est nommée par le Groupe local des partenaires de l’éducation et
joue un rôle central en facilitant le travail de ce dernier , sous la direction du gouvernement
du pays en développement partenaire. Le Groupe local coordonne et facilite l’engagement des
partenaires avec le GPE, servant ainsi de lien de communication entre le Groupe local des
partenaires de l’éducation et le Secrétariat du Partenariat mondial pour l’éducation.
Tâches et responsabilités de l’Agence de coordination
Le processus au niveau des pays est exposé en détail dans le Guide du processus GPE au
niveau des pays. L’Agence de coordination doit connaître les éléments pertinents du Guide et
adresser toute question éventuelle au Responsable-pays désigné du Secrétariat.
1. Faciliter la communication : L’Agence de coordination facilite le travail du Groupe
local des partenaires de l’éducation et apporte son appui à la communication entre le
gouvernement et les partenaires techniques et financiers, et entre le Groupe local et le
Secrétariat. Le modèle GPE est fortement tributaire de ce lien de communication. Le
Secrétariat canalise la plupart de ses informations au niveau des pays par l’entremise de
l’Agence de coordination, qui partage ensuite les informations avec le gouvernement et
les autres membres du Groupe local des partenaires de l’éducation, si besoin est.
2. Encourager un Groupe local fort de partenaires de l’éducation : L’Agence de
coordination a pour rôle clé de promouvoir une large représentation d’acteurs de
l’éducation au sein du Groupe local des partenaires de l’éducation et une collaboration
entre les partenaires de développement afin d’assurer un appui harmonisé au programme
d’éducation du gouvernement. Lorsque la société civile, le secteur privé ou ces deux
entités ne participent pas au Groupe local, l’Agence de coordination favorise le dialogue
concernant leur inclusion.
3. Coordonner le dialogue initial pour permettre au pays d’adhérer au
Partenariat mondial pour l’éducation : L’Agence de coordination coordonne le
dialogue avec les autorités concernant l’adhésion au Partenariat (voir Guide du processus
GPE au niveau des pays, sections 3.1.1 et 3.1.2). L’Agence de coordination entretient des
liens avec le Responsable-pays du Secrétariat pour clarifier les modalités de
fonctionnement du Partenariat, les rôles et responsabilités au niveau des pays, le
processus au niveau des pays, et la valeur ajoutée du Partenariat mondial pour
l’éducation. La coordination peut consister à faciliter une visite du Secrétariat au pays ou,
à défaut, une visioconférence en vue d’une présentation générale du Partenariat à
l’intention du Groupe local des partenaires de l’éducation.
4. Coordonner l’évaluation et l’approbation du plan d’éducation : L’Agence de
coordination encourage activement une démarche collaboratrice et inclusive au sein du
Groupe local des partenaires de l’éducation lors de l’élaboration et de l’approbation des
plans d’éducation. L’Agence de coordination a) transmet le projet de plan d’éducation
(voir Guide du processus GPE au niveau des pays, section 3.2.3) et le projet de rapport
d’évaluation (voir Guide du processus GPE au niveau des pays, section 3.3.1) au
Secrétariat au nom du Groupe local des partenaires de l’éducation, b) communique au
Groupe local les observations du Secrétariat sur ces documents, et c) facilite la discussion
du Groupe local sur les observations du Secrétariat. L’Agence de coordination organise la
réunion d’approbation et transmet au Secrétariat du GPE la lettre d’approbation avec le
rapport d’évaluation final, au nom des partenaires techniques et financiers (voir Guide du
processus GPE au niveau des pays, section 3.3.2).
5. Coordonner les requêtes de financement au Fonds fiduciaire du Partenariat
mondial pour l’éducation : L’Agence de coordination joue un rôle important dans
l’appui aux requêtes de dons provenant du Fonds du GPE des pays en développement
partenaires pour appuyer les activités au niveau national : le financement pour la
préparation du plan sectoriel de l’éducation (voir Guide du processus GPE au niveau des
pays, section 3.2.2), le financement pour la mise en œuvre du programme (voir Guide du
processus GPE au niveau des pays, section 3.4) et le financement pour la préparation
du programme (voir Guide du processus GPE au niveau des pays, section 3.4.4). L’Agence
de coordination favorise une communication ouverte et inclusive entre tous les membres
du Groupe local des partenaires de l’éducation au cours du processus de préparation des
requêtes de financement. Plus précisément, l’Agence de coordination accomplit les tâches
suivantes :

L’Agence de coordination met en place au sein du Groupe local des partenaires de
l’éducation un dialogue constructif et inclusif concernant la nomination d’une Entité
de gestion ou une Entité de supervision pour le Financement de la mise en œuvre du
programme (voir Guide du processus GPE au niveau des pays, section 3.4.3) et pour
la nomination d’une Entité de gestion pour le Financement de la préparation du plan
sectoriel de l’éducation (voir Guide du processus GPE au niveau des pays, section
3.2.2).

L’Agence de coordination transmet les entités proposées de gestion et de supervision
de ces financements au Secrétariat, et communique régulièrement avec ces entités
Partenariat mondial pour l’éducation
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Mandat des Agences de coordination
pour faire en sorte que tous les membres du Groupe local des partenaires de
l’éducation contribuent de façon significative à la préparation du programme qui sera
appuyé par le financement et à la préparation de la requête de financement ellemême.

Pour chacun des trois financements au niveau des pays, l’Agence de coordination doit
approuver la requête de financement au nom du Groupe local des partenaires de
l’éducation avant sa soumission au Secrétariat. En approuvant la demande, l’Agence
de coordination indique au GPE que tous les membres du groupe local ont participé
au processus de requête de financement et que celle-ci bénéficie d’un large appui au
sein du Groupe local des partenaires de l’éducation.
Lorsqu’un pays présente au GPE une requête en vue d’obtenir l’un des financements au
niveau des pays à savoir le Financement pour la préparation du plan sectoriel de
l’éducation, le Financement pour la préparation du programme et le Financement de la
mise en œuvre du programme, les principes directeurs du GPE n’interdisent pas à
l’Agence de coordination d’intervenir également en qualité d’Entité de gestion ou d’Entité
de supervision. On estime toutefois qu’il est souhaitable de séparer les fonctions de
l’Agence de coordination et des Entités de gestion ou de supervision afin de garantir la
responsabilité partagée, la transparence et l’ouverture dans le processus de prise de
décision.
6. Faciliter le suivi et l’évaluation : Bien que l’Entité de gestion ou de supervision avec
le gouvernement ait la principale responsabilité de suivre l’état d’avancement de la mise
en œuvre des financements du GPE, l’Agence de coordination assure la coordination avec
le Groupe local des partenaires de l’éducation ou facilite d’une autre manière le rôle du
Groupe local consistant à assurer le suivi de la mise en œuvre du plan d’éducation. En
outre, l’Agence de coordination s’assure que le Groupe local soit informé de l’état
d’avancement du financement de la mise en œuvre et approuve les révisions nécessaires à
apporter au programme. Plus précisément, l’Agence de coordination accomplit les tâches
suivantes :

L’Agence de coordination appuie le gouvernement dans l’organisation efficace des
examens sectoriels communs annuels. Cet appui comprend a) la promotion d’un
processus inclusif d’examen, b) la capitalisation des points forts relatifs des
partenaires pour assurer le suivi de la mise en œuvre des activités ainsi que des
risques et résultats fiduciaires. L’Agence de coordination s’assure que le Secrétariat
soit informé du calendrier des examens sectoriels communs.

L’Agence de coordination coopère avec les Entités de supervision ou de gestion pour
s’assurer que le Groupe local des partenaires de l’éducation soit tenu régulièrement
informé de l’état d’avancement du financement du GPE.

Dans les cas où les autorités et les Entités de supervision ou de gestion déterminent
qu’il est nécessaire de procéder à une révision du programme, l’Agence de
coordination fait en sorte que le reste des membres du Groupe local des partenaires
de l’éducation soit consulté et approuve la révision proposée. L’Agence de
coordination doit approuver la notification écrite de la révision émise par l’Entité de
supervision ou de gestion et la transmettre au Secrétariat du GPE au nom du Groupe
local des partenaires de l’éducation. Cette approbation indique que le Groupe local a
été consulté et approuve la révision du programme. L’Entité de supervision transmet
alors la notification au Secrétariat, avec copie aux autorités et à l’Agence de
coordination. Ce dernier distribue ensuite la notification au reste du Groupe local.
7. Faciliter l’établissement de rapports au GPE sur les progrès du secteur de
l’éducation : Bien que l’Entité de gestion ou de supervision avec le gouvernement ait la
Partenariat mondial pour l’éducation
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Mandat des Agences de coordination
principale responsabilité de rendre compte de la mise en œuvre du financement du GPE,
l’Agence de coordination coordonne ou facilite d’une autre manière le rôle du Groupe
local dans l’établissement de rapports sur les progrès réalisés dans le secteur de
l’éducation et l’efficacité de l’aide. Plus précisément, l’Agence de coordination effectue les
tâches suivantes :

Lorsqu’il y est invité, l’Agence de coordination notifie en retour au Secrétariat du GPE
des données et autres informations spécifiques concernant les pays ou régions
concernant des questions d’intérêt à travers l’ensemble du GPE, telles que a) la
collecte de données pour le cadre des résultats du GPE, b) des questionnaires
périodiques sur des sujets tels que les capacités du Groupe local et l’état de l’efficacité
de l’aide. Dans le cadre de cette tâche, l’Agence de coordination facilite la contribution
des autorités au Secrétariat et la propriété des données recueillies par le Secrétariat.
Cette tâche permet au Secrétariat de rester informé des points forts et des défis au
niveau des pays et de cibler de manière plus efficace l’appui du Secrétariat aux besoins
des pays en développement partenaires.

L’Agence de coordination veille à ce que les rapports d’examens sectoriels communs
soient transmis au Secrétariat. En l’absence de rapport d’examen sectoriel, l’Agence
de coordination, au nom du Groupe local des partenaires de l’éducation, fournit au
Secrétariat une brève mise à jour annuelle des progrès réalisés dans la mise en œuvre
du plan d’éducation.
8. Renouvellement des requêtes d’aide du GPE : L’Agence de coordination tient le
Groupe local des partenaires de l’éducation informé des allocations indicatives du GPE
pour le pays (voir Guide du processus GPE au niveau des pays, section 3.4.2) et tient le
Secrétariat informé de l’intention des pays en développement partenaires de préparer des
requêtes de financement supplémentaires. L’Agence de coordination facilite les
discussions avec le Groupe local des partenaires de l’éducation et les autorités concernant
l’opportunité de ces requêtes en fonction des délais du GPE et de la volonté des pays (voir
Guide du processus GPE au niveau des pays, section 3.6).
9. Informer le Secrétariat des changements de contact au niveau du
gouvernement : L’Agence de coordination fait en sorte que le Secrétariat dispose
d’informations actualisées concernant les noms et adresses des ministres de l’ Éducation
et des Finances, ainsi que d’autres contacts clés au sein du gouvernement.
10. Changement d’Agence de coordination : Lorsque le Groupe local des partenaires
de l’éducation nomme une nouvelle Agence de coordination, l’agence sortante informe le
Secrétariat du changement avec copie à la nouvelle Agence de coordination, en
fournissant les nouvelles coordonnées pour assurer une transition en douceur dans les
communications avec le Secrétariat. De même, tout changement de la personne de
contact de l’Agence de coordination représentant cette agence doit être communiqué
rapidement au Secrétariat. Les Agences de coordination ne sont pas nommées pour une
durée déterminée. Dans de nombreux pays, on constate une rotation tous les deux ans
environ, mais cela varie selon les pays.
Partenariat mondial pour l’éducation
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Mandat des Agences de coordination