Guide d`utilisateur MAXIMO

Direction des immeubles
Guide de l’utilisateur
- Libre service Maximo 7.1
(version Oct.2010)
Octobre 2010
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Direction des immeubles
Table des matières
Octobre 2010
Section 1
Ouverture et fermeture de Maximo
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Section 2
Création d’une demande de service
- Champs obligatoires
- Demandes facturables
- Joindre un document
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Section 3
Demandes de clefs / cartes (DC)
- Types de DC
- Clefs multiples
- Cartes d’accès
page 6
Section 4
Affichage et consultation des demandes de service
- Recherche d’une demande
- Tri et consultation
- Explication des différents statuts
- Impression de vos demandes
page 7
Section 5
Changement de mot de passe
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Annexe A
Numérotation des principaux pavillons
page 10
Annexe B
Distinction entre les types de demandes
page 11
page 2
Direction des immeubles
Section 1
Ouverture et fermeture de Maximo
1.
Ouvrir votre intranet et accéder au site http://cheops.di:9080/maximo
2.
Inscrivez votre nom d’utilisateur dans la case appropriée
3.
Inscrivez votre mot de passe
4.
Ne tenez pas compte de cette section …ce n’est pas tout à fait au point…
5.
Pour poursuivre l’ouverture de la session …Cliquez sur le bouton :
6.
Lors de votre première visite, une fenêtre pour modifier le mot de passe temporaire apparaît ; faites le nécessaire et
cliquez sur OK
7.
La fenêtre de « Bienvenue… » s’ouvre ensuite :
8.
Il est très important, lorsque vous terminez votre utilisation de Maximo, de fermer votre session en cliquant sur le bouton
situé dans le haut de votre centre de démarrage et de ne pas quitter l’application en cliquant sur le
X dans le coin supérieur droit de votre écran.
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Direction des immeubles
Section 2
Création d’une demande de service
1.
Cliquez sur
2.
Voici la page « Créer une demande de service » :
3.
La fiche de création de la demande se présente en deux (2) volets :
1er volet: «Description de la demande»….à remplir pour toutes les demandes sans exception !!!
2ème volet: « Demande de clés/cartes »…à compléter seulement lorsque vous choisissez le type de demande DC (voir
section 3 ci-dessous)
4.
Champs obligatoires
Le premier champ à remplir correspond à la « Personne requérante » (personne qui fait la demande). Pour
compléter ce champ, vous devez entrer votre « LOGIN personnel » (correspondant à votre UNIP – environnement SIM
de la DGTIC)…. Faites « TAB » sur votre clavier et votre fiche se complètera automatiquement.
er
Complétez votre 1 volet: «Description de la demande » …ne pas oubliez de remplir les champs marqués d’un
correspondent aux champs obligatoires…
Emplacement : Vous devez ouvrir l’arborescence pour bien identifier votre local.
consulter l’Annexe A à la fin de ce guide.
-
-
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, qui
Au besoin, vous pouvez
Type de demande : L’Annexe B présente la distinction entre les différents types de demande
Description (récapitulatif) : En plus du récapitulatif, vous pouvez ajouter plus de détails dans le champ détail
Pour une DC, inscivez seulement « Demande de clé » car vous aurez à détailler votre demande plus tard.
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5.
Demandes facturables
Dans le cas de demandes facturables, il vous est possible de demander une estimation préalable à la réalisation des
travaux, et ce en cochant la case appropriée.
Pour chacune des demandes de service facturable (TC ou DC), vous devez inscrire un numéro de compte à facturer
CI-CV :
e
Les deux segments ci et cv doivent être saisis, séparés par un tiret (–), et le 2 segment, c’est-à-dire le « cv », doit
obligatoirement être « PD826002 », sauf pour des demandes de clés suivant des projets de construction où le cv doit
être « DI08SE01 ».
Dans l’éventualité où le compte cicv choisi n’est pas valide dans Maximo, un message vous indiquera qui contacter.
6.
Joindre un document
Vous pouvez joindre un document à votre demande de service, en cliquant sur le bouton dans la section appropriée.
La fenêtre suivante apparaît
vous devez alors cliquer sur
, sélectionnez le document sur votre ordinateur et finalement cliquez sur
pour joindre le document ; il apparaîtra alors sous la section Pièces jointes.
7.
Soumettre votre « Demande de service »….
Pour compléter votre demande de service cliquez sur le bouton « SOUMETTRE »…
Votre demande est alors acheminée au secteur devant traiter votre demande.
Pour revenir à votre « Centre de démarrage » cliquez sur
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en haut de votre écran…
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Section 3
Les demandes de clés/cartes (DC)
1.
Il existe différents types de demandes de clés/cartes et une fois que vous avez choisi ce type de demande,
des sections additionnelles apparaissent afin de vous permettre de préciser votre demande.
2.
Les types de DC possibles sont :
En fonction du type de DC choisi, les informations demandées varient et les sections qui apparaissent vous
indiquent les champs requis. Seul le type « transfert de clé » n’est pas facturable.
Pour les cartes d’accès, bien que vos demandes soient consignées avec le logiciel Maximo de la Direction
des immeubles, c’est la Direction de la Prévention et de la Sécurité qui en assume la responsabilité et donc
qui assure le suivi de vos demandes.
Il est à noter qu’il vous est désormais possible de demander plus d’une clé ou carte sur une même demande
de service mais qu’il n’est pas possible sur une même demande de service de choisir plus d’un type de DC.
Ainsi, la section suivante doit être complétée dans le cas d’une demande de clés; pour saisir les informations
reliées à la première clé, vous devez cliquer sur le bouton
clé additionnelle requise.
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et ainsi de suite pour toute
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Direction des immeubles
La « Catégorie de clé » correspond aux catégories de clés que la section serrurerie vous a fourni en vous remettant
l’organigramme de votre département.
Les champs « Fonction du local » et « Statut du détenteur » vous permettent de choisir dans une liste de valeurs
alors que le champ « Nom du détenteur » est un champ texte ouvert.
Une section pratiquement identique apparaît lorsque vous choisissez « demande de carte », avec les champs
correspondants à remplir.
Section 4
Afficher et consulter vos demandes de service
1.
De votre centre de démarrage, cliquez sur
2.
Voici la page « Afficher les demandes de service » :
Cette page vous permet de faire vos recherches dans l’ensemble de vos demandes de service en utilisant les champs
appropriés…
Vous êtes en mesure d’obtenir le résultat de vos recherches en fonction des champs choisis, soit :
a. « No demande »
b.
« Statut » …vous pouvez utiliser la lunette
c.
«Type »
et choisir vos valeurs :
d. « Emplacement »
e. « Date de rapport » entre deux dates …
f. « Description », en y insérant un mot clé…
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Direction des immeubles
g.
« Personne requérante »…en y insérant le « login » personnel de la personne
Pour obtenir le résultat de votre recherche, cliquez sur
**Vous pouvez classer vos demandes de service. Vous n’avez qu’à cliquer sur le titre de la colonne et les demandes sont
triées selon la colonne choisie
ex : .
en cliquant sur les petites flèches à répétition, le tri change de croissant à décroissant …
3.
Pour obtenir les informations supplémentaires d’une demande de service, déplacer votre curseur sur le numéro de
demande et sélectionnez-la en cliquant sur le « No de la demande » dans le tableau qui affiche les demandes :
4.
Lorsque vous avez choisi une demande, les informations complètes de la demande vous apparaissent…
Remarquez que cette section est en lecture seulement ; vous ne pouvez donc apporter aucun changement à votre
demande… tout changement subséquent doit se faire en communiquant avec notre centrale au poste 2222.
5.
À partir de cet écran, il vous est possible d’imprimer un rapport résumant votre demande en cliquant sur l’icône
qui se trouve dans le haut de l’écran à droite; l’impression sera alors lancée automatiquement sur
votre imprimante.
6.
Il vous est également possible de vous déplacer d’une demande de service à l’autre en utilisant :
.
Enfin, si vous désirez faire un retour à votre page de critères de recherche, utilisez l’icône
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à la droite de
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Direction des immeubles
Section 5
Changement du mot de passe
1.
Pour changer votre mot de passe, vous devez cliquer sur
2.
Une petite fenêtre s’ouvre sous
à la gauche de
- Ne tenez pas compte des deux (2) premiers choix… Choisissez plutôt « Informations sur le mot de passe » :
Cette fenêtre apparaît au milieu de l’écran :
3.
Inscrire votre mot de passe actuel et lorsque vous avez terminé la saisie, faites « TAB » sur votre clavier, vous pouvez
poursuivre en complétant les champs « Nouveau mot de passe » et « Vérifier le nouveau mot de passe ».
4.
Lorsque vous avez terminé cette section, cliquez sur
5.
Vous vous retrouvez dans votre Centre de contrôle.
ou Annuler si nécessaire.
Pour toute aide additionnelle, composez le 2222 … Et merci de faire confiance à la Direction des immeubles !
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Annexe A – Principaux emplacements
504
Pavillon Samuel-Bronfman
594
Pavillon Marcelle-Coutu
511
Pavillon Roger-Gaudry (principal)
596
Observatoire astronomique
512
Centrale thermique
601
520, chemin de la Côte-Ste-Catherine
513
Résidence A
603
Résidence - Mont-Mégantic
514
Terrain à St-Hippolyte (campus)
606
Pavillon de la Faculté de musique
515
Pavillon J.-A.-DeSève - Centre étudiant
610
1600, avenue des vétérinaires
516
Animalerie - St-Hyacinthe
611
REPA
517
Services généraux extérieurs aux pavillo
613
Zootechnie
518
Rampe mobile
614
Salle Claude-Champagne
519
Pavillon de la direction des immeubles
615
Centre de recherche Avicole
520
Pavillon Thérèse-Casgrain
619
1320, rue des Vétérinaires
523
CEPSUM - Stade d''hiver
620
1550, rue des Vétérinaires
525
HEC-Pav. Decelles
621
1500, rue des Vétérinaires
527
Laboratoire, René-J.-A.-Lévesque
622
3130, rue Dessaulles
528
Garage Louis-Colin
624
Pavillon principal - St-Hyacinthe
531
Résidence C
625
Laboratoire d''anatomie
532
Pavillon 532
626
Nouveau pavillon
535
CEPSUM -Centre d''éducation physique
627
Hôpital des grands animaux
537
Divers pavillons
628
Clinique des animaux de compagnie
540
Corridor CEPSUM
647
Pavillon 3744, rue Jean-Brillant
542
3050 et 3060 boul. Édouard-Montpetit
650
Guérite du chemin de polytechnique
543
3032 et 3034, boul. Édouard-Montpetit
651
Guérite du chemin de la rampe
544
2801 et 2815, boul. Édouard-Montpetit
652
Guérite du CEPSUM
545
2910, boul. Édouard-Montpetit
653
Guérite du pavillon Marie-Victorin
546
Pavillon 2101, boul. Édouard-Montpetit
654
Guérite du pavillon de la Faculté de musique
551
Pavillon 3535, Chemin Queen Mary
655
Guérite du pavillon Marguerite-d''Youville
553
École Polytechnique
656
Guérite 5620 Darlington
555
Pavillon Marie-Victorin
660
Pavillon Paul-G.-Desmarais
556
Pavillon J.-Armand-Bombardier
677
HEC Montréal - pavillon principal
558
Pavillon Faculté de théologie et de scie
679
FEP Campus Laval
559
Pavillon Marguerite-d''Youville/ Liliane
680
CNRC
563
Pavillon de la Faculté de l''aménagement
683
Pavillons Pierre-Lassonde et Claudette M
566
Jardin Botanique
684
FEP Campus Longueuil
570
Chaufferie du pavillon Marie-Victorin
685
Campus Lanaudière
571
Corridor du garage Louis-Colin
686
1420, boul. du Mont-Royal
572
Pavillon André-Aisenstadt
687
7200, Hutchison
575
Pavillon Jean-Coutu
688
5115, Trans-Island
579
Pavillon Jules-Brunel
691
Pavillon 3190 Sicotte
580
Pavillon Paul-Piriot
692
2350 Cohen
582
Chalet dortoir - St-Hippolyte
695
7077 Avenue du Parc
583
Hôtellerie - St-Hippolyte
697
Campus Montmorency
584
Maison du gardien - St-Hippolyte
698
FANI
586
Pavillon Étienne-Magnin
704
Pav. 1650, ave. Des Vétérinaires
587
Résidence A, Annexe
592
Pavillon Adrien-Robert
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Direction des immeubles
Annexe B – Types de travail
DC
Demande de clés
Demande de fabrication de
clé (facturable)
Note : les numéros des
comptes CI et CV doivent
apparaître dans le champ
approprié
MC
Maintenance corrective
Signalement d’une
défectuosité, d’un bris,
d’une réparation à
effectuer
TC
Travaux commandés
Demande de travaux à
effectuer (facturable)
Note : les numéros des
comptes CI et CV doivent
apparaître dans le champ
approprié
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