Diapositive 1 - Educ

Transcription

1
Formation Import et Profils
2
Sommaire
•
•
•
•
•
•
Introduction
Ergonomie
Données initiales
Imports Elèves et Emplois du temps
Gestion des profils
Intégration d’authentification
3
© Tous droits réservés – ITOP 2012
Introduction
4
Educ-Horus
• Le premier logiciel orienté Vie Scolaire :
– 100 % web
– 100 % compatible ENT
• Un logiciel qui a fait ses preuves
– Collèges et lycées
– Commercialisé depuis 2003
– En direct ou dans le cadre de généralisations
5
Educ-Horus : fondements
• Décharger les établissements des problèmes
techniques (installations de serveurs, mises à
jour, sauvegardes, etc.) …
• … tout en offrant un niveau de fonctionnalités
au moins équivalent aux logiciels classiques de
type client lourd…
• … et en s’intégrant dans les architectures ENT
6
Educ-Horus : mise en œuvre
• Un logiciel web sécurisé :
– https : certificats de dernière génération
– Protection par login et mot de passe, avec
délégation possible au socle ENT
• Un logiciel conçu pour monter en charge :
– Multi-établissements nativement
– Architecture redondée, haute disponibilité
– Performance des accès
7
600 000
utilisateurs
En ligne
8
Ergonomie
9
Educ-Horus « standard »
Utilisateur
connecté
Recherche
d’élève
Barre
d’applications
Barre des
fonctionnalités
Barre des
écrans
Notification
messages
ou journal
Champ
de saisie
Bouton
d’action
Lien
permettant
l’ouverture
d’une boîte
de dialogue
10
Educ-Horus « intégré »
Déport des
applications et
fonctionnalités
11
Boîtes de dialogue
Un clic sur un lien
déclenche
l’ouverture d’une
boîte de dialogue
de détails et
modifications
Toujours vérifier
la confirmation
ou le message
d’erreur
Sauf indication
contraire, les
actions ne sont
effectives qu’après
validation explicite
12
Blocage de « popup »
En cas de non affichage d’une
fenêtre (d’impression en
général), vérifiez que le
navigateur ne fait pas de
blocage et changer le
paramètre pour « toujours
autoriser les popups » venant
du site Educ-Horus
13
Editions et Impressions
• Les éditions et impressions sortent au format
PDF
• Nécessité d’avoir un plugin dans le navigateur
web permettant de lire ce format :
– Adobe reader
– Foxit reader
– Etc.
14
Installation d’adobe reader
• http://www.adobe.fr
15
Données initiales
16
Les données initiales
• Educ-Horus tire ses données de différentes
sources :
– SIECLE ou Libellule : données des élèves et parents
– Logiciel d’emplois du temps : les enseignants, les
matières, les salles de cours, les groupes, les cours
– Annuaire fédérateur : dans le cadre des ENT, mise
à jour des adresses, etc.
17
Données élèves et parents
• Proviennent de SIECLE ou LIBELLULE
• Contiennent tout ce qui est nécessaire à la vie
scolaire
• Ne pas faire de création ou de modification
directement Educ-Horus sauf circonstance
exceptionnelle, mais réimporter
18
Données d’emplois du temps
• La gestion des élèves et particulièrement des
absences et cahiers de texte s’appuie
directement sur les emplois du temps
• Il est essentiel d’avoir les données les plus
justes possibles en amont pour la justesse en
aval :
– Reporter les modifications ponctuelles dans EducHorus (cf. § sur les absences)
– Réimporter en cas de changements structurels
(rôle de l’adjoint de direction)
19
Données de l’annuaire fédérateur
• Dans les ENT, l’annuaire fédérateur permet de
mettre à jour automatiquement certaines
données régulièrement : adresses et
téléphone fixe des parents par exemple
• Mais cette annuaire ne contenant pas
l’exhaustivité des informations nécessaire il ne
peut se substituer complétement à l’import
des données de SIECLE
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Imports Elèves et Emplois du temps
21
Principes
• Educ-Horus permet d’importer les élèves et
emplois du temps :
– En début d’année pour initialiser les données de
base du logiciel
– Autant de fois qu’on le souhaite ensuite :
• Imports cumulatifs : pas de perte de données
• Application des emplois du temps à J+1
– Différents formats de fichiers supportés
– Déclenchement à la demande ou la nuit suivante
22
Ecran principal
Redéclencher
l’import (ne pas
utiliser, sauf en cas
de problème
technique)
Faire apparaître la
boîte de dialogue
d’import
Cliquer pour
déclencher
immédiatement
l’import
Une date indique
la bonne
réalisation de
l’import
Les données
concernées par
l’import
23
Import : actions préalables
• Les classes sont conservées dans Educ-Horus
d’une année sur l’autre
• Pour éviter toute confusion au moment de
l’import, il faut d’abord supprimer les classes
qui n’existent plus dans l’établissement :
en administrateur : Divisions > Classes
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Boîte de dialogue
Source des données
d’emploi du temps
Dans le cas d’12Temps,
choisir le même
séparateur que pour les
remontées STS et
SIECLE
Recrée tous les cours au
lieu de simplement changer
ceux qui ont été modifiés
depuis le dernier import. A
utiliser par exemple en cas
de problèmes de définition
des alternances
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Données d’emplois du temps
• Indispensables pour initialiser le logiciel
• Educ-Horus peut être approvisionné à partir
de :
– EDT d’Index Education :
• Le format natif crypté n’est géré que pour le projet
Toutatice en Bretagne
• Dans les autres cas, il faut générer des fichiers PDF
– 12Temps d’OMT :
• Générer les fichiers DBF :
Fichier > Import/Export Parents Profs UD VS
26
Elèves dans les groupes
• Pour l’exhaustivité des données dans EducHorus il est important d’y connaître la
répartition des élèves dans les groupes
• 3 possibilités :
– Groupes définis dans le logiciel d’emploi du temps
(a priori le plus pratique)
– Groupes définis dans SIECLE
– Groupes définis dans Educ-Horus :
Divisions > Groupes en administrateur
27
Données provenant d’EDT
28
EDT : opérations préalables
• Les emplois du temps générés avec EDT ne
sont pas importables « en l’état », il faut
réaliser certaines opérations préalables depuis
l’onglet Emploi du temps, menu Editer :
– « Transformer les cours complexes en cours
simples et indépendants »
– « Générer les groupes pour PRONOTE »
• Travailler éventuellement sur une copie du
fichier d’Emplois du temps !
29
EDT : Cours complexes
• Les cours complexes correspondent à des
alignements de cours :
Par exemple : LV2 avec 3 groupes et 3
enseignants
• La transformation en « cours simples et
indépendants » permet de distinguer les
séances
Par exemple : AGL2, ALL2, ESP2, chacune avec
un enseignant et un groupe
30
EDT : groupes
• Par défaut, EDT gère des classes et partitions
de classes
• Les partitions ne sont pas exploitables par
EducHorus
• Il faut donc :
– Générer des groupes à partir des partitions :
Onglet « Emploi du temps », menu « Editer >
Générer les groupes pour PRONOTE »
– Vérifier l’intelligibilité des noms de groupes
générés : onglet « Groupe »
31
EDT : groupes
Vérifier et corriger
éventuellement les
noms de groupes
On peut visualiser
les parties comprises
dans un groupe
32
EDT : jusqu’à la version 2009
• Générer des fichiers DBF dans un répertoire
• Fichier > Import/Export > Exporter vers
PRONOTE
33
EDT > 2009 : cas de Toutatice
• Fichier > IMPORTS/EXPORTS : Vers les socles
ENT
• Choisir « ENT Toutatice Rennes »
• Enregistrer le fichier XML
34
EDT > 2009 : hors Bretagne
• On génère des fichiers PDF qui seront
interprétés par Educ-Horus :
– Emplois du temps
– Elèves dans les groupes (optionnel)
• Règlages « fins » à effectuer :
– Importants pour la bonne interprétation par
Educ-Horus (espace suffisant entre les colonnes)
– Effectuer les réglages AVANT les autres opérations
EDT afin d’enregistrer le fichier et de conserver ces
réglages les fois suivantes
35
EDT : PDF des cours
• EDT : onglet Emploi du temps > Cours :
menu Fichier > Imprimer
Sélectionner
« Tout »
Décocher
« Protégé »
Sélectionner
« A3 »
36
EDT : PDF, onglet Contenu
Ces 7 colonnes plus
Alt – Alternances, soit :
• Durée
• Jour et heure
• Fréquence
• Professeur
• Matière
• Classe
• Salle
• Alternances
Cocher cette
case
Taper dans l’ordre :
20 – 30 – 20 – 70 – 100 – 50 – 30 - 20
37
EDT : PDF, onglet Mise en page
Sélectionner
« Paysage »
Décocher tous
les « En-tête et
pied de page »
Vérifier la
cohérence en
cliquant sur
« Aperçu »
Puis générer le
PDF en cliquant
sur « Générer »
38
EDT : PDF, vérification
La colonne classe ne doit contenir que des
noms de classes ou de groupes (entre [ ]).
Si des noms sont entre < > : il s’agit de parties,
ce n’est pas bon !
L’espace entre les colonnes doit être suffisant,
les libellés ne doivent pas être tronqués
39
EDT : PDF des groupes
• EDT : Onglet Emploi du Temps > Eleves :
menu Fichier > Imprimer
40
Choisir les
options
indiquées
41
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Nom
Prénom
Né(e) le
Classe
Groupes
50
30
20
20
155
42
EDT : PDF groupes, vérification
L’espace entre les colonnes doit être suffisant,
les libellés ne doivent pas être tronqués
43
Données provenant d’12Temps
44
12Temps : génération des fichiers
• Emplois du temps :
Fichier > Import/Export parents profs UD VS
Fichiers UDTCOURS.DBF et UDTREGR.DBF
• Elèves dans les groupes :
Fichier XML ELEGROUPES destiné à l’origine à
SIECLE
• Les fichiers sont générés dans le répertoire
d’installation d’12Temps (C:\12Temps) ou
dans le répertoire réseau des données :
vérifier la date système des fichiers
45
Données provenant de SIECLE
46
SIECLE : Données des élèves
• Base Elèves
> Importation / Export
> Exportation XML
• Générer les 4 fichiers (ou version zip) :
– Structures.xml
– Nomenclature.xml
– ElevesAvecAdresses.xml
– ResponsablesAvecAdresses.xml
• Attention à choisir la bonne année scolaire !
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Données provenant de Libellule
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Libellule : Etablissements agricoles
• Réaliser un export CSV de données en
choisissant si possible le ; en séparateur
• Ne pas encadrer les champs par un caractère "
• Attention à ne pas choisir de champ dont les
enregistrement comporteraient des retours à
la ligne
• Le fichier doit être enregistré avec le codage
Latin-1 ou ISO-8859-1 (utiliser LibreOffice Calc
pour vérifier et convertir)
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Libellule : Champs nécessaires
• Educ-Horus requiert au moins les champs :
Id_propre_a_libellule
Nom
Prenom
Date_de_naissance
Code_Division
Regime
Eleve_Adresse_1
Eleve_Adresse_2
Eleve_Commune
Eleve_Code_Postal
INA
Resp1_Nom
Resp1_Prenom
Resp1_Adresse_1
Resp1_Adresse_2
Resp1_Commune
Resp1_Code_Postal
Resp1_num_du_tel
Resp2_Nom
Resp2_Prenom
Resp2_Adresse_1
Resp2_Adresse_2
Resp2_Commune
Resp2_Code_Postal
Resp2_num_du_tel
50
Les étapes d’import
51
Obligatoire lors du premier import
Import : étape 1
Obligatoire lors du premier import,
sauf si synchronisation avec l’annuaire
ActiveDirectory
Attention, cette coche provoque la suppression de la
répartition des élèves dans les groupes dans
Educ-Horus au début de l’import
52
Import : étape 2
Versions compressées ou non
des fichiers SIECLE
53
Import : étape 3
Mettre les classes en
correspondance.
Mise en correspondance des
groupes utile seulement si la
répartition des élèves dans les
groupes est effectuée dans
SIECLE
54
Import : étape 4
Cocher les alternances
pour chaque semaine
de l’année scolaire.
Autrement dit : un
type d’alternance doit
être coché pour toutes
les semaines pour
lesquelles il s’applique.
Le sélecteur permet
d’appliquer un
cochage/décochage sur
un certain nombre de
cases. Par exemple ½
permet d’appliquer le
cochage ou le décochage
sur une case sur 2 .
55
Import : étape 5
A modifier seulement
si un premier import a
conduit a des horaires
erronés dans EducHorus. Il faut alors
mettre les vrais
horaires attendus en
face de ces horaires
erronés.
56
Import : étape 6
Faire correspondre les
enseignants avec ceux
qui sont déjà présents
dans Educ-Horus.
ATTENTION : dans le
cas d’un
remplacement, ne
rien mettre en face du
nouvel enseignant.
En effet, le faire
correspondre avec
l’enseignant remplacé
revidenrait à lui faire
reprendre toutes les
données de celui-ci, y
compris les données
personnelles
(messagerie…).
En résumé : ne faire
correspondre que des
homonymes qui sont
bien les mêmes
personnes physiques.
57
L’écran final indique la bonne prise en
compte de l’import.
Celui-ci sera déclenché automatiquement la
prochaine heure ou la prochaine nuit (selon
la plate-forme).
On peut aussi forcer son déclenchement en
cliquant sur « Import non réalisé » dans la
liste
58
Cités scolaires
59
Gestion des cités scolaires
• Si on veut gérer plusieurs établissements (ou
unité administratif) dans Educ-Horus, il faut :
– Fusionner les emplois du temps des différents
établissements en un seul avant de faire l’export
– Réaliser un premier import avec les données
élèves et parents d’un des établissements, puis
importer les donnée du ou des autres
établissements.
60
Gestion des profils
61
Les profils Educ-Horus
• Educ-Horus gère les catégories suivantes
d’utilisateurs :
– Administrateur
– Direction
– CPE
– Surveillant
– Personnel
62
Standard ou intégré
• Dans le cas d’Educ-Horus « standard » : tous
les comptes, login et mots de passe sont gérés
dans Educ-Horus
• En revanche, si Educ-Horus est intégré dans un
socle ou un autre ENT alors la gestion des
comptes est réalisée dans ce dernier et
devient sans objet dans Educ-Horus
63
Gestion des enseignants
• Profils > Professeurs
• Les comptes enseignants :
– Sont créés automatiquement après import de
l’emploi du temps
– Login : 1ère lettre prénom + nom
– Si l’authentification est gérée par Educ-Horus :
mot de passe égal au login par défaut et
changement à la première connexion
64
Gestion des enseignants
Pour vérifier les
affectation de services
aux professeurs
Cliquer pour voir les
services ou modifier
nom et prénom
Interdire l’accès et la
visibilité dans les listes
Ecraser et valider en
bas de l’écran en cas
d’oubli
Interdire la messagerie et la
visibilité dans la liste de
destinataires possibles
Pour fusionner
d’éventuels doublons
(plusieurs identifiants
pour une même
personne physique)
65
Gestion des CPE et surveillants
• Profils > CPE / Surveillants
• Particularité : les CPE et surveillants ont des
classes affectées : ce sont les seules qu’ils
peuvent voir ensuite dans l’interface
66
Gestion des élèves
• Extranet > Elèves
• Les comptes élèves :
– Sont créés automatiquement après import
– Login : 1ère lettre du prénom + nom
– Mot de passe : généré aléatoirement
67
Gestion des élèves
Le mot de passe n’est plus
visible dès lors qu’il a été
modifié par l’élève
Impression des logins et mots
de passe basée sur le modèle
créé dans Extranet > Courriers
68
Gestion des parents
• Extranet > Parents
• Les comptes parents :
– Ne sont pas créés automatiquement
– Nécessite une création « par cochage » pour
chaque classe : possibilité de créer un compte par
parent, où un par adresse
– Impression selon le modèle défini dans
Extranet > Courriers
69
Gestion des tuteurs
• Extranet > Tuteurs
• Personnes autre que les parents auxquelles on
propose une interface de consultation des
données élèves
• On peut affecter le suivi de plusieurs élèves à
un même tuteur
• Exemples :
– Tuteurs de stage en entreprise
– Coach sportif
– Foyer d’hébergement
70
Gestion des autres profils
• Tous les autres profils sont gérés sous forme
de listes dans le menu Profils
• Un clic sur une coche ou une croix permet de
basculer de l’un vers l’autre
• Un clic sur un utilisateur permet de le modifier
• La suppression n’est possible que si
l’utilisateur n’a pas de données affectées, il
faut sinon le désactiver
71
Gestion des autres profils
72
Gestion des droits
• Profils > Menus ou Extranet > Menus
• Cocher/Décocher les autorisations par profil
et valider en bas de page
• La colonne accès spécifique permet de donner
des droits à certaines personnes en plus des
droits déjà attribués à leur profil
• Remarque : tous les écrans d’administration
sont délégables aux autres profils
73
Groupes d’utilisateurs
• Profils > Groupes de messagerie
• Les groupes créés sont utilisables ensuite par
tous les utilisateurs :
– Pour la messagerie
– Pour les blogs
– Etc.
74
Intégration d’authentification
75
IACA
• Imports > IACA
• Permet d’intégrer des logins et mots de passe
gérés par une autre application (ex : IACA)
dans Educ-Horus
• Décocher la case « Mon Profil > Mot de
passe » dans les écrans de gestion des droits si
l’on souhaite que ce mot de passe demeure
(c’est-à-dire si l’on souhaite empêcher
l’utilisateur de le modifier)
76
Elyco / ENTMIP / Eole
• Import > Elyco / ENTMIP / Eole
• Permet d’inclure dans Educ-Horus les clés de
jointure nécessaire pour réaliser une
authentification unique avec certains types
d’ENT
77
Fin

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