Exercice « in-basket » fictif

Exercice « in-basket »
fictif
Documentation de base et
directives
Introduction
Au cours de cet exercice fictif, vous allez jouer le rôle de N. Lafontaine qui a accepté récemment le poste de directrice
générale de MUDANTE, un organisme international sans but lucratif qui présente des productions artistiques
contemporaines dans les domaines de la musique, de la danse et du théâtre à divers publics un peu partout dans le monde.
En tant que directrice générale, vous aurez à traiter des questions telles que les relations publiques, les relations de
travail et la répartition efficiente de la charge de travail.
Documentation de base et directives
•
Vous êtes la directrice générale de MUDANTE, une compagnie contemporaine qui exploite les talents divers
des musiciens, des danseurs et des acteurs afin de présenter des productions variées et innovatrices à des publics
à l’échelle nationale et internationale. MUDANTE est un organisme sans but lucratif.
•
Nous sommes aujourd’hui le 3 mai 2010. Il est 9 heures et c’est votre première journée de travail. De
nombreuses questions pressantes requièrent votre attention immédiate. Vous ne pourrez donc organiser une
rencontre de tout le personnel pour aujourd’hui.
•
Votre prédécesseur a dû démissionner soudainement suite à un accident.
•
Vous relevez directement de la directrice exécutive, laquelle doit répondre au conseil d’administration.
•
Vous dirigez un groupe de dix personnes. Ce groupe comprend un agent des ressources humaines et un agent
financier. Il y a également deux secteurs de travail : le marketing et la production. Le secteur du marketing est
dirigé par un coordonnateur du marketing qui supervise un agent des relations publiques, un agent de
promotion/commandite et une graphiste. Le secteur de la production est dirigé par un superviseur de la
production qui supervise un technicien/agent de maintenance, un coordonnateur de tournées ainsi qu’une
créatrice de costumes.
•
Le budget d’exploitation total de MUDANTE est de 2 563 988 $. L’exercice financier se déroule du 1er avril au
31 mars.
•
Votre organisation vit un changement d’orientation. Dans le passé, MUDANTE a offert des productions
classiques à ses auditoires. Avec l’arrivée d’une nouvelle directrice artistique l’année dernière, la compagnie
offre maintenant des créations contemporaines. Cela va dans le sens de la croissance de l’intérêt du public pour
les production contemporaines. Les productions contemporaines sont maintenant à plus petite échelle, elles
requièrent moins d’artistes exécutants et la musique enregistrée est utilisée dans les tournées. Cela a permis
d’assurer une plus grande flexibilité financière à la directrice artistique.
•
Vous devez traiter tous les éléments qui vous sont présentés dans l’exercice comme si vous occupiez réellement
le poste. Par conséquent, pour chaque élément vous devez indiquer votre ou vos décisions et les mesures que
vous prendrez, tout plan que vous proposez, la justification des mesures prises et toute autre information
pertinente.
•
Vous devez inscrire vos réponses par écrit dans le cahier de réponses standard que vous trouverez ci-joint avec
la documentation et les divers éléments à traiter.
•
Les documents ci-après constituent la documentation de base. Vous devez vous familiariser avec l’information
qu’elle contient avant d’aborder les diverses situations :
A.
B.
C.
D.
Organigramme
À propos de MUDANTE
États financiers consolidés
Description de travail
E.
Calendrier : mai 2010
•
Vous trouverez ensuite une série de 6 situations, chacune contenant 2 à 5 éléments distincts.
•
Le dernier document inclus est le cahier de réponses standard.
Organigramme de MUDANTE
* Vous occupez ce poste.
Documentation de base :
Pièce A -. Organigramme de MUDANTE
À propos de MUDANTE
La base financière de la compagnie repose largement sur le financement du gouvernement.
MUDANTE met fortement l’accent sur le marketing en ce moment en vue d’améliorer son assiette
financière. La compagnie cherche activement des commandites de grosses entreprises et veut aussi
compter sur les abonnements et les campagnes de financement annuelles ciblées vers les petites
entreprises et les donateurs individuels.
Tous les artistes exécutants sont à contrat pour une période donnée qui inclut toutes les étapes de
la production, de la création jusqu’à la représentation. Des contrats flexibles permettent une
programmation souple et efficiente.
Chaque année, MUDANTE présente une production à l’échelle locale et nationale. Une deuxième
production fait généralement l’objet d’une tournée internationale. Enfin, une troisième production
est au stade de la création. Le répertoire de MUDANTE comprend des productions multi-médias
et des spectacles d’avant-garde présentés en collaboration.
MUDANTE est membre du réseau CanDance, une association pancanadienne de personnes
engagées activement dans le développement des arts contemporains dans les collectivités du
Canada. Ce réseau a également créé un programme d’échanges international visant à développer
des alliances avec des artistes internationaux reconnus pour leurs talents dans l’un ou l’autre des
arts du spectacle, qu’il s’agisse de musique, de la danse ou du théâtre.
Énoncé de mission
MUDANTE est une compagnie contemporaine qui exploite les talents divers des musiciens, des
danseurs et des acteurs en vue de présenter à des auditoires nationaux et internationaux des
productions variées et innovatrices.
MUDANTE promeut l’excellence ainsi qu’un rôle fort et distinct pour les diverses formes d’expression
artistique. La compagnie offre des ateliers et des cours tant aux danseurs professionnels qu’aux
débutants.
Valeurs et croyances
MUDANTE mise sur des partenariats avec des artistes exécutants et professionnels d’expérience
lorsqu’elle crée chacune de leurs productions. MUDANTE rassemble des personnes venant de
différentes disciplines artistiques et culturelles pour les amener à travailler sur des projets qui
encouragent les échanges et ouvrent de nouvelles perspectives.
MUDANTE fait la promotion d’une relation forte et saine entre les divers artistes exécutants. Parmi
ses partenaires, il y a des chorégraphes, des artistes invités, des techniciens et des danseurs. Les
partenariats s’étendent également aux écoles, aux entreprises et aux diverses associations artistiques.
Documentation de base :
Pièce B - À propos de MUDANTE
États financiers consolidés
pour la période se terminant
le 31 mars 2010
Réelles
Recettes
Approuvées
2010-2011
2009Subventions gouvernementales
Profits provenant des spectacles (y
compris les abonnement)
Commandites
Ateliers, Campagne de financement
TOTAL
Dépenses
Administration (Téléphone, frais postaux,
etc.)
Salaires administratifs
Amortissement des immobilisations
Honoraires des artistes contractuels
Avantages sociaux des employés
Commandites et campagne de
financement
Frais d’intérêts et frais bancaires
Coût du loyer
Coûts de production
Publicité et promotion
1 220 325
565 257
2010
1 320 325
502 419
374 408
275 333
47 243
46 236
755 708
4 836
907 232
118 348
11 492
13 780
110 716
451 872
90 584
2 510 804 $
BÉNÉFICES NON RÉPARTIS
(DÉFICIT)
2 563 988
$
2 472 485 $
TOTAL
BÉNÉFICE NET D’EXPLOITATION
(DÉFICIT)
422 727
355 679
787 708
4 836
957 232
123 726
21 492
14 780
110 716
395 671
90 584
2 553 988 $
10,000
(38 319 $)
(85 345 $)
(95 345 $)
Documentation de base :
Pièce C - États financiers consolidés
Description de travail
Titre du poste : Directeur général ou directrice générale
Connaissances
Le ou la titulaire possède un bagage de connaissances reliées à la gestion des ressources humaines
et financières. Il ou elle possède également un ensemble de connaissances reliées aux aspects
techniques des communications, du marketing et de la gestion de projets.
Ressources humaines
Le directeur général ou la directrice générale veille à ce que toutes les ressources humaines soient
utilisées efficacement. Il ou elle prend en compte les besoins, les compétences et les responsabilités
de chacun des membres du personnel et s’assure que les tâches leur sont assignées d’une façon
juste et optimale. Il ou elle guide de manière efficace le personnel dans l’exécution de son travail. Il
ou elle favorise l’apprentissage continu et appuie les activités de perfectionnement appropriées. Le
ou la titulaire dirige un groupe de dix personnes qui travaillent dans différents secteurs de
l’organisation : financier, ressources humaines, marketing et production.
Secteur financier
Le directeur général ou la directrice générale de MUDANTE voit à ce que les ressources
financières soient utilisées au mieux et établit les mécanismes de rétroaction nécessaires pour le
contrôle des activités et des coûts. Il ou elle identifie les priorités budgétaires et établit les budgets
de production en consultation avec la directrice artistique. Le directeur général ou la directrice
générale collabore et négocie avec les représentants de divers organismes gouvernementaux au
sujet du financement des productions nationales et internationales. Le ou la titulaire supervise
l’élaboration d’une stratégie de marketing et la mise en oeuvre de diverses activités de promotion,
de collecte de fonds et de commandite.
Exploitation
Alors que la directrice artistique a la responsabilité de toutes les décisions artistiques se rapportant
à une production, y compris le budget connexe, le directeur général ou la directrice générale a la
responsabilité des coûts et du calendrier des productions. Le ou la titulaire a donc la responsabilité
de la négociation des contrats avec les artistes et les techniciens que lui présente la directrice
artistique en conformité avec les politiques de l’organisation. Il ou elle approuve et recommande
les remboursements aux clients conformément aux conditions des contrats.
Politique
Le ou la titulaire a la responsabilité de mettre en oeuvre les politiques organisationnelles,
financières et les politiques en matière de ressources humaines et d’en établir au besoin.
Documentation de base :
Pièce D - Description de travail
Réglementations
Le ou la titulaire a la responsabilité de voir à ce que toutes les activités de production se font
conformément aux règlements gouvernementaux pertinents.
Partenariats
Le ou la titulaire a la responsabilité de l’établissement de partenariats sûrs avec divers
représentants du gouvernement au sujet des possibilités de financement. Il ou elle a également la
responsabilité d’établir et de maintenir une relation efficace avec les commanditaires et les
donateurs et de maintenir une présence active dans le milieu artistique. Le ou la titulaire doit
également suivre les directives émanant du conseil d’administration de MUDANTE. Il ou elle
établit des relations de travail efficaces avec la directrice artistique sur des questions qui
concernent son secteur afin d’atteindre les objectifs de l’organisation au moyen d’échanges entre
les divers niveaux de celle-ci.
Avril 2008
Documentation de base :
Pièce D - Description de travail
Avril 2010
Juin 2010
D
L
M
M
J
V
S
4
11
18
25
5
12
19
26
6
13
20
27
7
14
21
28
1
8
15
22
29
2
9
16
23
30
3
10
17
24
Dimanche
Lundi
Mardi
Mercredi
Jeudi
D
L
M
M
J
V
S
6
13
20
27
7
14
21
28
1
8
15
22
29
2
9
16
23
30
3
10
17
24
4
11
18
25
5
12
19
26
Vendredi
Samedi
1
Mai 2010
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
18
19
20
21
22
25
26
27
28
29
Réunion mensuelle du personnel
16
17
Jour férié
23
24
30
31