Job Posting Executive Secretary May 10, 2013_FR
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Job Posting Executive Secretary May 10, 2013_FR
Offre d’emploi SECRÉTAIRE EXÉCUTIF OU EXÉCUTIVE Résumé : Le secrétaire exécutif ou la secrétaire exécutive est responsable de la provision de services cléricaux auprès du personnel administratif afin qu’il puisse assurer un appui au Conseil juridique dans le cadre de son travail conjoint avec la Commission Constitutionnelle Mi’gmawei Mawiomi. La personne qui occupera ce poste fournira la prestation desdits services d’une façon efficace et fiable. Tâches et responsabilités : La personne embauchée : • traitera des textes et proposera de l’appui administratif au Conseil juridique; • utilisera une variété d’appareils bureautiques, y compris un ordinateur personnel, plusieurs logiciels, le téléphone, le télécopieur, la déchiqueteuse et la photocopieuse; • organisera les archives et, conformément aux systèmes de classement en place, facilitera l’accès au matériel archivé et son entreposage; • préparera les archives et, conformément aux systèmes de classement en place, facilitera son accès et son entreposage; • préparera les archives, notamment les descriptions de document, afin d’accéder facilement aux renseignements; • prendra soin des documents et des objets, transférera des exemplaires en format papier sur du matériel d’enregistrement audio, vidéo, sur disque ou en formatage numérique, le cas échéant; • fera de la recherche sur les origines et l’importance historique du matériel archivé tout en assurant sa sauvegarde; • coordonnera les services de préparation de réunions du groupe de travail désignées par la CCMM dans le but d’appuyer le travail de la Commission Constitutionnelle Mi’gmawei Mawiomi, y compris la remise ultérieure de rencontres et la création de leur nouvel horaire, les préparatifs dans le cadre des voyages d’affaires, le transport des participants, la préparation de conférences et de leurs lieux, les services d’alimentation, la signalisation, l’affichage, la traduction en plus de voir aux besoins spéciaux, à l’équipement audio-visuel, au matériel imprimable, etc.; • distribuera au préalable les ordres du jour et les autres documents d’appui selon les consignes; • assurera la disponibilité opportune de tout matériel affecté aux réunions; • assurera l’organisation rigoureuse des documents et du matériel afin d’appuyer chaque groupe conformément aux procédures de classement de documents approuvées par le Secrétariat; • rédigera les brouillons de la correspondance destinée à plusieurs niveaux gouvernementaux; • rédigera des notes de breffage, des exposés sur des prises de position et d’autres mémorandums à l’interne; • révisera des documents de cas, fera la cueillette de données nécessaires et proposera des mises à jour sur la progression de cas; • fera de la recherche de cas, enquêtera sur les faits relatifs à des cas de jurisprudence et de constitutions autochtones ou sur tout autre sujet qui s’y rattache en plus de fournir des suggestions relatives au contexte actuel; • fera un suivi du matériel juridique en plus d’assurer la mise-à-jour continue de la bibliothèque juridique interne. ÉDUCATION ET QUALIFICATIONS : La personne embauchée aura : Posted May 10, 2013 End Date May 24, 2013 • • • • • complété un programme collégial en techniques administratives ou en d’autres disciplines relatives; acquis une expérience de travail minimale de deux à trois ans en Études de secrétariat; suivi des formations professionnelles et / ou acquis de l’expérience professionnelle; acquis des connaissances spécialisées, notamment en création et en entretien de matériel offrant l’accès à des bases de données, à des systèmes de catalogage, de préparation et d’élimination de matériel et à leur usage en plus de trouver l’aide nécessaire; en sa possession un permis de conduite valide. CONDITIONS D’EMPLOI • • • Environnement de bureau Attitude de vigilance Communication professionnelle avec d’une grande variété de clients. LANGUES DE TRAVAIL • Bilinguisme : l’usage courant du français et de l’anglais sont obligatoires; la connaissance de la langue Mi’gmaq représentera un atout important. DURÉE DU MANDAT : Contrat de 35 heures par semaine Du lundi au vendredi (quoique des heures additionnelles peuvent s’ajouter de temps à autres). Rémunération : Conforme à l’échelle salariale Les personnes intéressées sont priées de soumettre leur lettre d’intérêt et leur curriculum vitae avant vendredi, le 24 mai 2013 (16 h, heure du Nouveau-Brunswick) au : Secrétariat Mi’gmawei Mawiomi MADAME CHASTITY MITCHELL-VICAIRE directrice des opérations 2, chemin Riverside West Listuguj (QC) G0C 2R0 [email protected] Pour obtenir une description complète, veuillez consulter notre page Facebook ou visiter notre site web au URL suivant : www.migmawei.ca . Nous ne communiquerons qu’avec les personnes choisies. Nous accorderons la priorité aux membres des Premières Nations. Le Secrétariat Mi’gmawei Mawiomi agit en tant que conseiller et consultant auprès des collectivités membres de Listuguj, de Gesgapegiag et de Gespeg sur des enjeux qui leur sont communs en plus de promouvoir l’essor d’un territoire Gespe’gewa’gi fort et autosuffisant. Posted May 10, 2013 End Date May 24, 2013