La collecte des archives électroniques

Gestion des documents
électroniques et niveaux de
maturité des organisations
Orange Labs
Michel Cottin, Recherche & Développement
6 avril 2009, présentation SITA
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un opérateur
mondial
L’un des principaux opérateurs
de télécommunications dans le
monde
Fournissant des services à plus
de 170 millions de clients sur
les cinq continents
Dont 120 millions sous la
marque Orange
à propos d’Orange et du Groupe France Télécom
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Orange Labs :
le réseau mondial d'innovation du
groupe
Les Orange Labs forment le réseau mondial d'innovation du Groupe
Les Orange Labs réunissent
sur 4 continents :
17 laboratoires de recherche et développement dans 9 pays, le
Technocentre (en France ainsi qu'une branche en Jordanie) et
l'Explocentre,
à Paris.
5 000 collaborateurs
(chercheurs, marketeurs, ingénieurs).
Orange Labs
R&D
Explocentre
Technocentre
Orange Vallée
géographies
Innovation
industrialisation
Services Clients
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les Orange Labs : une implantation mondiale
au service de tous les marchés
Boston, centre R&D
UK, centre R&D
technocentre
Varsovie, centre R&D
technocentre
Pékin, centre R&D
Tokyo
centre R&D
San Francisco
centre R&D
Technocentre
et équipes R&D
Madrid & Barcelone
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Technocentre
Le Caire
(Châtillon)
centre R&D
Explocentre (Paris)
8 centres
Orange Labs - Recherche & Développement
- titre R&D
de la présentation – date
Seoul
centre R&D
Amman
Technocentre
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L'archivage électronique c'est quoi
ƒ
Mettre en œuvre un projet d’archivage électronique c’est prendre en
compte un certain nombre de normes / réglementations / guides qui
précisent les exigences que doivent avoir les archives ainsi que
leurs modalités de traitement
ƒ
Ces normes sont à sélectionner en fonction des métiers, de la
législation des pays, des niveaux d’exigences de conservation /
exploitation, des budgets des entreprises et des risques
encourues….
ƒ
Concrètement on fait quoi ?
– On transforme une archive papier en une archive électronique,
(scannérisation)
– dans ce cas l’original, c’est toujours le papier mais on peut
faire une copie électronique
– On créer, valider, diffuser, gérer, archiver un document
totalement électronique
– dans ce cas, l’original c’est un original électronique. La
copie papier n'a pas de valeur.
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On archive quoi ?
– des documents
– des dossiers
– des données
– des références
5000 formats de fichiers
56 To
Accroissement 20%/an
1500 "projets en cours"
Document :
Norme ISO 15489 : « tout écrit ou enregistrement considéré
comme une unité »
Dossier : c’est un regroupement de documents sur un sujet donné
Donnée :
Norme AFNOR XP -X 50 465 : « représentation ré interprétable
d’une information sous forme conventionnelle convenant à la
communication, à l’interprétation ou au traitement »
Wikipédia : une donnée est une description élémentaire, souvent
codée , d'une chose, d'une transaction d’affaire, d'un évènement, etc.
Référence :
Wikipédia : une référence n'est pas la donnée elle même mais
seulement une information de localisation
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Dans les entreprise on utilise souvent des normes
ƒ
Les normes les plus citées dans les cahiers des charges :
–
–
–
–
–
–
–
–
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ISO 15489 Records management - guide qui détaille les processus
organisationnels et les niveaux d’exigences à mettre en œuvre pour l’archivage.
NF Z42-013 : Spécifications pour la conception et à l'exploitation de systèmes
informatiques en vue d'assurer la conservation et l'intégrité des documents stockés
dans ces systèmes
DOD 5015.2 : Design criteria standard for electronic records management software
applications – « US Department of Defense Records Management program »
ISO 19005 : utilisation du pdf/a comme format d’archivage sur le long terme
CCSDS 650.0B-1 Modèle de référence pour un système ouvert d’archivage
d’information (OAIS). Comité consultatif pour les systèmes de données spatiales.
Recommandation technique pour l’archivage numérique : fonctions liées à la
conservation, processus de gestion, migrations, modèle de données, interfaces….
BP Z74-500 : référentiel de bonnes pratiques pour assurer la «Qualité de la
confiance» qu'une structure peut accorder, à son organisation et à celle de ses
partenaires, lorsqu'il s'agit de protéger la confidentialité des informations
FD X50-185 : fournir des pistes de réflexion pour la mise en place de dispositions
de management de l'information en tant que support à la fonction de direction, aux
fonctions opérationnelles et aux autres fonctions de support de l'organisme
Il existe aussi des léglislations
– > l’article 17 de la Loi de finances rectificative du 30 décembre 2002 et au décret du 18
juillet et d’août 2003.
– > au Bulletin officiel des Impôts 3 E-1-07 N° 4 du 11 janvier 2007 de la Direction Générale
des Impôts
– > Ainsi que à l’instruction 3 CA n° 136 du 7 août 2003, n° 324 et suivants.
– > (CGI, art. 286 et 289 ; LPF, art. L. 102 B).
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En résumé
– L’écrit sur support électronique a la même force probante que l’écrit
sur support papier. pas de "préséance" des écrits, le processus de
mise à disposition des preuves peut être plus important que le
suuport de cette dernière
– Il revient au juge de régler les conflits de preuve entre une preuve
littérale sous forme électronique et une preuve littérale
traditionnelle, à savoir le papier
–
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La fiabilité de la signature électronique en tant que procédé est présumée, jusqu’à preuve contraire,
lorsque la signature électronique est créée, l’identité du signataire assurée et l’intégrité de l’acte
garantie, dans des conditions fixées par décret en Conseil d’État.
ƒ
Votre système d'archivage doit garantir l’authenticité, l’intégrité, la
confidentialité, la pérennité et la fiabilité des archives
ƒ
Voir le forum. On ne peut pas présumé de la disparition de l'original, les copies informatiques doivent présenter des garanties
d'intégrité, d'inaltérabilité (arrêt de la Cour de cassation de 4 décembre 2008)
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Dans la pratique, ça fonctionne comment
9
»
En règle générale ce sont les outils informatiques existants
dans l'entreprise qui vont servir d'outils d'archivage
électronique. Cette notion est importante à comprendre car
c'est celle des utilisateurs et des équipes SI
»
Il y a un "niveau de maturité" de l'organisation que le
Records Manager doit comprendre et accompagner
»
Applications informatiques métiers, messagerie, disques
durs, réseau
»
Les outils de GED sont utilisés pour l’archivage électronique.
Ces outils sont couplés avec des modules spécifiques pour
répondre à toutes les autres fonctions non couvertes
»
Les outils collaboratifs sont aussi utilisés pour "préparer"
l'archivage
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La GED dans le contexte de la dématérialisation des processus métier
Gestion des
Processus :
On positionne
les "événements documentaires"
management de projet
Modélisation graphique,
distribution /
attribution,
Gestion corbeilles
etc.
Gestion Électronique
de Documents :
- Acquisition – scannérisation
- Lad – rad, vidéo codage
-Catégorisation,
Plans de classement,
Versionning ,
Recherche documentaire
Gestion du cycle de vie
Archivage électronique :
Versement, conservation, migration, restitution, destruction,
traçabilité, horodatage
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Qualification initiale des besoins …
Cartographier les besoins
• Besoins opérationnels
• Besoins des applicatifs
• Besoins réglementaires
ƒ
Qualifier les besoins :
• tout n’a pas la même valeur
• tout n’a pas nécessité à être restitué
en temps réel
• tout n’a pas vocation à être archivé
Définir les besoins fonctionnels
– Définir les objets => nature, format, volumétrie, granularité / taille
unitaire
– Sélectionner => organiser l’acquisition des documents / leur versement
– Indexer => gérer le contenu, classer
– Tracer les flux et opérations => suivre la vie de l’objet documentaire
– Protéger => exploiter une solution technique et gérer les droits d’accès
– Détruire => gérer un objet sur la totalité de son cycle de vie
ƒ
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Définir des règles de gestion
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Nouveaux services avec la collecte d'archives
électronique
ƒLes
utilisateurs sont face au dispositif en direct (équilibre à
trouver entre rapport local ou central)
ƒNouvelles
formes de médiation pour les professionnels
ƒOpérations
de collecte beaucoup plus liées à l'évènementiel ou
le jalonnement des projets (effet déménagement)
ƒIntervention
dans les processus métiers (cartographies,
processus projets à R&D)
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Quand arrive-t-on à démontrer qu'on a réussi un
archivage électronique
1. On démontre qu'on sait faire pour les documents les plus
"emblématiques" (théorie des 5 documents)
2. Si le dispositif est auditable par les autorités de contrôles
3. La pérennité – pas de formats "propriétaires" –
indépendance technologique
4. Nouvelles entrées (nouveau versements, nouveau clients)
5. Un bilan économique maîtrisé
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merci
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