FICHE DE POSTE Concours 2016

FICHE DE POSTE
Concours 2016
N° de poste :
Corps :
BAP :
Emploi-type :
Nature du concours :
Intitulé du poste :
Catégorie :
Quotité :
60 115 T
ADT
J
Adjoint en gestion administrative
SAUVADET
Gestionnaire de scolarité
C
100%
ETABLISSEMENT:
SERVICE ou U.F.R.:
VILLE:
Université de Lorraine
Faculté de médecine, Service scolarité 1er et 2e et 3e cycles
VANDOEUVRE
Description du poste :
 Missions :
Organisation matérielle de tous les examens de 1er et 2e cycle (environ 1800 étudiants), en charge de
l’organisation des séances de docimologie.
 Activités principales :
1) Pour tous les examens :
 Préparer le cahier annuel des surveillances (convocation des enseignants responsables d’UE ainsi que
d’autres enseignants pour chaque épreuve),
 Préparer et envoyer toutes les convocations d'examens du FGSM2 au FASM3 (professeurs, Assistants,
personnels administratifs retraités: + 500 convocations),
 Préparer et constituer tous les procès-verbaux (+ 300 PV),
 Préparer les salles: étiquetage des places, affichage des listes, signalisation,
 Au démarrage des épreuves: vérification de la présence des surveillants, distribution du matériel,
émargement.
2) Pour les examens du 1er cycle sur papier :
 Assurer la logistique du matériel d'examen par salle : sujets, copies, brouillon, grille de QCM,
 Commande de l’impression des sujets auprès du service de reprographie de l’université,
 Réceptionner les sujets commandés, répartition par salles des sujets,
 Préparer les enveloppes de ramassage et étiquettes (une enveloppe par épreuve),
 Assurer la réception des copies au service des examens, vérification des copies,
 Procéder à l'anonymat des copies (sujet sous forme de questionnaire),
 Envoyer les copies aux correcteurs,
 Saisir les notes dans APOGÉE.
3) Pour les examens du 2e cycle sur tablettes numériques (SIDES)
 Répartir les chariots de tablettes auprès des surveillants, acheminement des chariots vers les salles
d’examens, mise en place pour les épreuves,
 Contrôler la remise en état des chariots après épreuves (tablettes rangées dans l’ordre établi,
rechargement des tablettes)
4) Planning des séances de docimologie SIDES
 Fixer les dates des séances une fois les calendriers des examens arrêtés avec les responsables du
groupe de docimologie (1 à 2 séance(s) hebdomadaires),
 Prévoir la réservation des salles avec le décanat et autre matériel informatique au besoin,
 Envoyer les convocations à ces séances aux enseignants, faire un rappel par mail,
 Tenir à jour ce planning (présence des enseignants, désistements, changements éventuels) en fonction
de la liste d’émargement de chaque séance.
 Activités associées:
 Assurer l'affichage des résultats,
 Etats de rémunération des surveillants,
 Informer les étudiants, communication des copies à leur demande et réponse aux demandes de
révision,
 Archiver les dossiers de l'année écoulée.
Contribution à l’activité du service :
 Participation active aux inscriptions administratives des étudiants (1er, 2e et 3e cycle et DU/DIU) au
cours des mois de septembre à décembre,
 Participation aux examens de DU,
 Tenue des urnes lors des différentes élections facultaires et universitaires.
 Savoir faire :
 Mise en ligne des cours sur la plateforme « ARCHE »
 Connaissance appréciée des procédures et la réglementation en matière d’examens (règles générales
et particulières aux études médicales).
 Maitriser les logiciels de bureautique et des technologies de l’information et de la communication,
 Savoir planifier et hiérarchiser ses activités
 Gérer et suivre des dossiers administratifs
 Respecter le planning et l’organisation du service
 Savoir faire les comptes journaliers sur APOGEE (formation possible)
 Savoir être :
 Connaître l’organisation, l’environnement réglementaire et institutionnel de l’Université et de ses
principaux partenaires
 Avoir le sens de l’organisation
 Faire preuve de discrétion
 Etre autonome et disponible
 Savoir travailler en équipe
 Savoir faire preuve d’initiative et de rigueur
 Partenaires :
 L’ensemble du service de la scolarité (1er, 2e et 3e cycle), le service informatique, le service du
personnel, le corps professoral, les secrétariats des services hospitaliers, la DFOIP, la Santé Universitaire,
les surveillants (anciens instituteurs à la retraite), Institut des jeunes sourds de Jarville
 Spécificités du poste, contraintes :
 Période d’examens, journée continue
 Période d’inscriptions administratives, activité dense