Constitution de l`Association

Constitution
Association des étudiant.e.s de 2ème et 3ème cycles
Département d’études françaises de l’Université Western Ontario
Article 1 : Terminologie
Association :
Membre :
Département :
Université :
Association des étudiant.e.s de 2ème et 3ème cycles du Département
d’études françaises.
Tout.e étudiant.e à temps partiel ou à temps plein de 2ème et 3ème
cycles au Département d’études françaises.
Le Département d’études françaises de l’Université Western Ontario.
L’Université Western Ontario.
Article 2 : Objectifs
Le présent document se donne les objectifs suivants :
1.
orienter les étudiant.e.s futur.e.s dans le fonctionnement traditionnel de
l’Association préalablement établi avant la rédaction de cette constitution, et que
celle-ci ne fait qu’expliciter;
2.
établir de nouvelles règles pour assurer un fonctionnement intègre et
transparent;
3.
établir des lignes de conduite concernant les finances;
4.
servir de liaison entre les Membres de l’Association et le Département ainsi
qu’avec l’Université.
Article 3 : Adhésion
1.
Tout.e étudiant.e à temps partiel ou temps plein de 2ème et 3ème cycles au
Département est automatiquement Membre à part entière de l’Association.
Il/elle a le droit de vote dans toute décision et toute élection relevant de
l’Association.
2.
Tout Membre a droit à la parole lors des réunions de l’Association, à la discrétion
de la Présidence.
Article 4 : Compétences
Les affaires administratives et financières de l’Association mentionnées dans cette
constitution sont gérées exclusivement par ses Membres. Cette constitution établit que
les élections, les réunions et les autres dispositifs du fonctionnement de l’Association
sont indépendants de la hiérarchie du Département. L’Article établi ici fait trois
exceptions à cet égard :
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1. L’adhésion à l’Association dépend entièrement de l’inscription de l’étudiant.e à
un programme de 2ème et 3ème cycles au Département.
2. Vu la nature éphémère de la régie de l’Association (les étudiant.e.s n’étant à
l’Université que pour un certain nombre d’années), le Département offre, à travers
l’assistance administrative, un moyen d’assurer une certaine permanence. La
personne occupant le poste d’assistance administrative a accès au compte bancaire
de l’Association et assure la garde de documents importants tels que les relevés de
compte.
3. Une salle, un créneau horaire et un goûter sont attribués à l’Association par le
Département en vue de la réunion de septembre.
Article 5 : Élection des représentant.e.s
Est représentant.e tout Membre élu à un poste où il/elle parle au nom de l’Association.
L’Association comporte quatre types de représentant.e.s : une personne assurant la
Présidence, une autre pour la Vice-présidence, des représentant.e.s SOGS (deux, à
l’heure actuelle) et un.e représentant.e syndical.e (GTA union) (voir l’Annexe A).
Les Membres peuvent aussi élire une personne pour toute autre organisation qui
nécessite une représentation de la part de l’Association.
1. Mise en candidature :
a. L’élection a lieu en présence des Membres, normalement à la réunion de
l’Association en septembre.
b. Pour chaque poste, tout Membre peut soit proposer la candidature d’un
autre Membre, soit se porter candidat.e. Tout Membre ayant occupé un
poste au sein de l’Association peut se porter candidat.e pour des mandats
ultérieurs, mais doit tout de même se soumettre au vote contre les autres
candidat.e.s éventuellement proposé.e.s.
c. Tout.e représentant.e est élu.e pour un mandat d’un an. Une exception :
les représentant.e.s élu.e.s lors de réunions exceptionnelles en cours
d’année académique ont un mandat plus court, qui couvre la période
entre la date d’élection et la première semaine de septembre.
2. Procédure :
a. Un résumé des responsabilités de chaque poste (voir l’Article 6) est mis à
la disposition des Membres avant la réunion.
b. À l’aide d’une liste mise à jour des étudiant.e.s, la Présidence,
conjointement avec la Vice-présidence, s’assure que toute personne qui
vote soit Membre.
c. L’élection des représentant se fait dans l’ordre suivant : 1. Présidence 2.
Vice-présidence 3. Représentant.e.s SOGS et GTA
d. S’il n’y a qu’un.e candidat.e pour un poste donné, il y peut y avoir
élection par acclamation. Lorsqu’il y a compétition, le vote se fait par
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bulletin secret. Les représentant.e.s sont élu.e.s à la pluralité, soit le plus
grand nombre de voix exprimées. Dans le cas improbable où deux
Membres obtiendraient le même nombre de votes, la possibilité leur est
donnée d’assumer le poste à deux. Une autre possibilité d’arbitrage est de
procéder à un deuxième tour; à cet effet, un
petit discours
supplémentaire de chaque candidat pourrait permettre une évolution des
résultats.
e. Dans le cas où une élection a lieu hors des réunions normales de
septembre et de janvier, il incombe à la Présidence de choisir un dispositif
approprié. Idéalement, une réunion exceptionnelle devrait être
convoquée pour donner aux Membres l’occasion de poser leur vote.
Néanmoins, sachant qu’il est parfois difficile de réunir les Membres, et
compte tenu de l’importance de la participation de ceux-ci, d’autres
options peuvent être envisagées, après un vote d’approbation des
Membres. Le suffrage par courriel est possible seulement si une personne
neutre (l’assistance administrative du Département, par exemple)
s’engage à dépouiller les votes. Si une personne fiable peut se charger de
la tâche, un vote via la page web de l’Association est également
envisageable (voir aussi Article 7, point 1 : réunions exceptionnelles et
votes de destitution).
f. Dans tous les cas le vote doit demeurer confidentiel et chaque Membre
n’a droit qu’à un seul vote.
3. Recommandations :
De manière générale, il est dans le meilleur intérêt de l’Association
a. d’élire à la Présidence la personne terminant son mandat à la Viceprésidence, ceci afin de garantir une certaine continuité. Bien que seul un
vote puisse le confirmer, il est suggéré que toute personne qui envisage
d’assurer la Vice-présidence soit disposée, au terme de son mandat, à se
charger de la Présidence l’année suivante. Notons cependant qu’il ne
s’agit que d’une recommendation, l’intention n’étant nullement de
décourager la candidature d’un.e étudiant.e de Maîtrise qui n’aurait pas
comme objectif de s’inscrire au Doctorat à l’Université l’année suivante.
b. que la variété disciplinaire du Département soit reflétée à travers les
personnes assurant la Vice-présidence et la Présidence. Ainsi, l’un.e de
ces représentant.e.s devrait être inscrit.e en linguistique et l’autre en
études littéraires. Idéalement, on peut aussi souhaiter avoir un.e
représentant.e inscrit.e à la Maîtrise, et l’autre au Doctorat.
c. d’élire des représentant.e.s (au département, à SOGS ou au GTA) qui
puissent assurer une présence continue aux réunions demandées par leur
poste.
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Article 6 : Responsabilités des représentant.e.s
1. Règles générales :

Chaque représentant.e est dans l’obligation de représenter les intérêts de tous les
Membres, peu importe les différences raciales, sexuelles ou académiques (M.A.,
Ph.D., littérature, linguistique, temps partiel, plein temps, etc.). À noter que cette
liste de discriminations ne se veut pas exhaustive. Pour d’autres informations,
consulter le site http://www.ohrc.on.ca/fr/commission/about de la
Commission ontarienne des droits de la personne.

Tout.e représentant.e peut être démis.e de ses fonctions à tout moment de son
mandat, lors d’une réunion exceptionnelle ou autre dispositif jugé approprié
(voir Article 7, point 1 sur les réunions exceptionnelles). Le vote de destitution se
fait à la majorité des deux tiers des voix exprimées. À l’exception du poste de
représentant.e GTA (voir point 4 du présent Article), la possibilité d’une
destitution est votée par les Membres de l’Association.

Tout.e représentant.e a le même droit de vote que les autres Membres, à
l’exception de la personne qui préside les réunions de l’Association, à savoir la
Présidence ou le/la Membre suppléant.e, indépendamment de sa fonction (élue,
ou autre).
2. Représentant.e.s au Département
Deux Membres représentent l’ensemble de l’Association aux assemblées du
Département, à travers les fonctions respectives de Présidence et de Vice-présidence.
Présidence :

La Présidence assiste à chaque assemblée départementale dans le but
o d’y transmettre les questions, commentaires et préoccupations des
Membres.
o de donner un compte rendu de chaque assemblée aux Membres.

Elle convoque, annonce et préside (voir Annexe B) les réunions de l’Association
qui ont lieu au cours de son mandat, c'est-à-dire à partir de son élection et
jusqu’à la fin de la réunion où son mandat arrive à terme (de septembre à
septembre; voir l’Article 5, point 2 et l’Article 7).

La Présidence sollicite des questions auprès des Membres pour l’ordre du jour
des assemblées départementales et celui des réunions de l’Association.

Par défaut, la Présidence occupe le rôle de Président.e (chair) de réunion de
l’Association, par conséquent elle ne peut exercer son droit de vote que dans le
cas où un vote arrive à égalité, et où un arbitrage est donc nécessaire.
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
Après chaque réunion de l’Association et chaque assemblée du Département, la
Présidence est responsable de la transmission des points pertinents aux
Membres.

La Présidence sollicite des fonds éventuels du Département pour les réunions et
d’autres initiatives.

La Présidence a accès au compte bancaire des étudiant.e.s (par l’entremise de
l’assistance administrative du Département) et communique l’état des comptes à
chaque réunion de l’Association.

La Présidence est responsable du classement des dossiers de l’Association (la
constitution, par exemple).

La Présidence s’assure que
o les règles et les conventions telles qu’inscrites dans la constitution sont
respectées.
o chaque représentant.e GTA et SOGS de l’Association occupe son poste de
manière convenable en suivant les responsabilités établies par la présente
constitution (voir points 3 et 4 du présent Article).

En septembre et en janvier, la Présidence s’assure que tous les Membres figurent
sur la liste d’envoi « [email protected] », cette liste faisant figure de dispositif de
communication officielle.

La Présidence et la Vice-présidence supervisent les élections. La Présidence
supervise également l’élection de la succession à son poste; elle veille à ce que la
Présidence qui lui succède sache représenter de façon éthique les intérêts des
Membres de l’Association. La Présidence qui termine son mandat communique
le nom de la personne qui prend sa suite aux personnes du Département
occupant les fonctions suivantes : la direction, l’assistance administrative, ainsi
que le secrétariat et la direction des études de 2ème et 3ème cycles.

Si la Présidence est dans l’impossibilité d’assister à une assemblée
départementale, elle doit désigner un Membre qui y participera aux côtés de la
Vice-présidence. Dans le cas d’une absence prolongée, la Présidence doit
désigner une Présidence intérimaire (la personne à la Vice-présidence, par
exemple) lorsque cela s’avère nécessaire; cette décision est soumise au vote de
pluralité (soit le plus grand nombre de voix exprimées), soit lors d’une réunion
de l’Association, soit par voie électronique.
Vice-présidence :

La Vice-présidence (VP) travaille étroitement avec la Présidence dans son rôle de
consultation et de communication entre l’Association et le Département, comme
la section « Présidence » ci-dessus le souligne.
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
La VP aide la Présidence dans l’organisation des réunions de l’Association qui
ont lieu au cours de son mandat, c’est-à-dire à partir de son élection et jusqu’à la
fin de la réunion où son mandat arrive à terme (de septembre à septembre; voir
l’Article 5, point 2 et l’Article 7).

La VP se charge, avec l’aide du secrétariat de 2ème et 3ème cycles du Département,
d‘orienter et de répondre aux questions de tout nouveau Membre ou toute
nouvelle Membre au cours de ses premiers jours sur le campus, que ce soit en
septembre ou en janvier.

Lors de chaque réunion de l’Association, la VP établit un procès-verbal qui inclut
un résumé de la réunion, l’endroit et la date où elle a lieu, les noms des Membres
présents, les absences motivées, etc. Elle remet ce compte rendu à la Présidence
pour que celle-ci y apporte les modifications nécessaires, le cas échéant.

La VP assiste aux assemblées départementales avec la Présidence. Si elle est dans
l’impossibilité de le faire, elle doit désigner un Membre qui la remplacera aux
côtés de la Présidence.

La VP doit remplacer la Présidence en cas de nécessité (lors de réunions de
l’Association, etc.).

Tel que spécifié dans l’Article 5, point 3.a, il est souhaitable que tout Membre élu
au poste de VP soit disposé, à la fin de son mandat, à exercer la fonction de
Présidence.
3. Représentant.e.s à SOGS (Society of Graduate Students)

Tout Membre de l’Association est automatiquement membre de SOGS.

SOGS demande que chaque association d’étudiants de 2ème et 3ème cycles ait un.e
(1) représentant.e pour vingt-cinq (25) étudiants, ce qui porte le nombre de
représentant.e.s SOGS de notre Association à deux (2) à l’heure actuelle.

SOGS représente les intérêts de tou.te.s les étudiant.e.s de 2ème et 3ème cycles
auprès de l’Université. Son organisme parapluie au niveau national est la
Fédération Canadienne des Étudiantes et Étudiants (voir l’Annexe A).

Les représentant.e.s SOGS assistent à chaque réunion mensuelle de SOGS (qui
vont d’octobre à octobre, y compris l’été) dans le but
o de transmettre les informations et les préoccupations des Membres à
l’ensemble des membres de SOGS.
o d’envoyer, par voie électronique, un compte rendu des points saillants de
chaque réunion aux Membres.

Les représentant.e.s SOGS ont un rôle crucial dans l’accumulation des finances
de l’Association; chaque présence aux réunions équivaut à une petite somme
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d’argent versée à son compte. Il est donc indispensable que chaque
représentant.e assiste à chaque réunion de SOGS. Si cela s’avère impossible, il est
essentiel que les représentant.e.s se fassent remplacer en remplissant un
formulaire de procuration (proxy) téléchargeable à l’adresse suivante :
http://www.uwo.ca/sogs/About/Forms/alternate_proxy.pdf
Dans tous les cas, une présence de notre Association doit être assurée.

Les représentant.e.s SOGS ont la responsabilité d’encourager les Membres à
assister aux réunions ouvertes à tous, en particulier l’Assemblée Générale
Annuelle (AGM) de février-mars. Certains événements passés nous indiquent
que les votes sur le budget annuel ou sur d’autres questions relevant de SOGS
ont des répercussions importantes pour tous les Membres de l’Association
(exemple : le passage du Grad Club à un espace non-fumeur).
4. Représentant.e au syndicat GTA (Graduate Teaching Assistant Union)

En règle générale, une majorité des Membres de l’Association font
automatiquement partie du syndicat GTA. Le syndicat GTA représente les
intérêts des étudiant.e.s de 2ème et 3ème cycles qui sont sous la Convention
Collective GTA avec l’Université (pendant la Maîtrise ou les quatre premières
années du Doctorat). Les syndiqué.e.s GTA du Département ont droit à un.e (1)
représentant.e GTA.

Le/La représentant.e GTA doit assister à chaque réunion du syndicat dans le but
de
o représenter les intérêts des syndiqué.e.s GTA du Département.
o transmettre aux syndiqué.e.s les questions et préoccupations du
syndicat concernant des points de la Convention Collective signée
entre le syndicat GTA et l’Université : par exemple, la charge de
travail (workload), ou les avantages sociaux offerts (tels que les
remboursements de certains frais paramédicaux).

Sauf année exceptionnelle (ex : pendant les négociations), les réunions du
syndicat GTA sont moins régulières que celles de SOGS. La participation de tous
les membres de l’unité de négociation GTA est sollicitée au moment de votes
cruciaux (tels que l’approbation de la nouvelle Convention Collective).

Le/La représentant.e GTA peut être démis.e de ses fonctions par un vote à la
majorité des deux tiers des syndiqué.e.s GTA du Département présents (voir
Article 7, point 1 sur les réunions exceptionnelles; dans le cas présent, une telle
réunion ne peut être convoquée que par les syndiqué.e.s GTA).

Seuls les Membres qui ont un contrat GTA peuvent 1. être un.e représentant.e
GTA 2. participer à l’élection d’un.e représentant.e GTA. Ceci exclut notamment
les étudiant.e.s à temps partiel et les Membres qui ont des contrats « Limited
Duties ». (En ce qui concerne ces derniers, s’ils ont une charge d’au moins 1.0
cours pendant la même année, ils sont automatiquement membres du syndicat
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UWOFA et y sont représenté.e.s par le ou la délégué.e syndical.e du
Département.)
Article 7 : Réunions et votes de motions
1.
L’Association se réunit au moins deux fois par an : en septembre et en janvier.

La réunion de septembre est de loin la plus importante car on y accueille
le plus grand nombre de nouveaux/nouvelles étudiant.e.s; c’est
également pendant cette réunion qu’ont lieu les élections des
représentant.e.s. La réunion de septembre est organisée selon les
modalités suivantes :
o Le Département fournit une salle et un espace dans l’emploi du
temps, en début du semestre d’automne, pour que l’Association
puisse se rencontrer une première fois avant d’entamer l’année
académique.
o Idéalement, cette réunion est organisée par la Présidence et la
Vice-présidence dont le mandat se termine. Si ces deux
représentant.e.s sont absent.e.s ou ont quitté l’Université, il leur
incombe de s’organiser pour que la réunion se déroule en leur
absence.

La réunion de janvier permet l’accueil des nouveaux/nouvelles
étudiant.e.s au programme. Elle offre aussi l’occasion de faire le point sur
des problèmes éventuels qui auraient surgi à l’automne.

La Présidence doit communiquer aux Membres le procès-verbal de la
dernière réunion et l’ordre du jour au moins deux (2) semaines avant la
réunion. Ce délai permet aux Membres d’envoyer des propositions
supplémentaires à l’ordre du jour, au moins une (1) semaine avant la
réunion.

Les réunions étant la procédure normale de déroulement des affaires de
l’Association, il incombe aux Membres de prendre connaissance de
l’ordre du jour, et d’assister à toutes les réunions de l’Association.

Au début de chaque réunion, le procès-verbal de la dernière réunion et
l’ordre du jour font chacun l’objet d’un vote d’approbation (voir Annexe
B).

Des réunions exceptionnelles peuvent être convoquées à tout moment de
l’année : en cas d’urgence, pour un vote, ou pour l’organisation d’un
événement particulier. Ces réunions peuvent être convoquées par la
Présidence, la Vice-présidence, ou un groupe d’au moins trois (3)
Membres dont les noms doivent être communiqués à l’Association. Dans
le cas où il s’agit de proposer le vote de destitution d’un représentant
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(voir aussi Article 5, point 2.e sur les élections), ou d’une autre question
importante, un préavis d’au moins une (1) semaine doit être donné.

2.
Avec l’approbation informelle des Membres, la Présidence peut nommer
des comités ad hoc afin d’étudier des questions ponctuelles qui concernent
l’Association, d’en disséminer l’information et/ou d’en faire approuver
les résultats par un vote.
Tout vote qui ne vise pas l’élection d’un.e représentant.e est organisé par la
Présidence et doit suivre les consignes suivantes :

Une motion est adoptée lorsqu’elle est acceptée à la majorité simple (50%
+ 1 des voix exprimées, en excluant les abstentions possibles). Les
modifications à la constitution sont dictées par l’Article 9.

Dans la mesure du possible, les votes de motion ont lieu lors des réunions
de septembre et de janvier, avec une liste à jour des Membres. Les votes se
font généralement à main levée, pour alléger la procédure. Tout Membre
peut par contre demander un vote confidentiel sur toute question, sujet à
l’approbation (à main levée) des Membres présent.e.s.

Si le vote ne peut avoir lieu lors d’une réunion normale, il incombe à la
Présidence de choisir un autre dispositif approprié qui garantisse un vote
en bonne et due forme. (voir l’Article 5, points 2.e et 2.f).
3.
Les communications officielles concernant les réunions et les votes se font par
voie électronique.
4.
Le quorum est de huit (8) Membres ou de 20% de la population totale de
l’Association, à savoir le plus petit des deux.
5.
Une personne qui n’est pas Membre peut participer aux réunions si elle est
invitée par la Présidence ou par tout autre Membre, sujet à l’approbation des
Membres présents. En outre, les personnes occupant les fonctions suivantes sont
normalement admises lors de la réunion de septembre : un.e représentant.e du
syndicat GTA (membre exécutif), un.e représentant.e de SOGS (membre
exécutif), et le secrétariat des études de 2ème et 3ème cycles au Département.
D’autres personnes peuvent être invitées, comme la direction des études de 2ème
et 3ème cycles au Département ou d’anciens Membres de l’Association toujours
membres du Département. Cependant, seuls les Membres ont le droit de
participer aux votes et aux mises en candidature.
Article 8 : Finances
1.
L’Association doit décider de l’affectation des fonds au bénéfice de l’ensemble
des Membres. Ces fonds comprennent, mais ne sont pas limités aux subventions
de SOGS.
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2.
a.
Possibilités envisageables : l’achat d’un réfrigérateur auquel auraient
accès tous les Membres; le financement d’un colloque organisé par les
Membres.
b.
Usages non appropriés des fonds (tirés d’expériences passées et qui ne
constituent pas des dépenses au bénéfice de l’ensemble des Membres) : le
remboursement de frais liés à l’enseignement (ex : photocopies), l’achat
d’un cadeau de naissance pour le bébé de l’un des Membres, ou l’achat
d’un cadeau pour le départ à la retraite d’une personne du secrétariat.
Pour de tels cadeaux, il est conseillé aux Membres de se cotiser entre eux,
sans avoir à toucher aux fonds de l’Association.
Seule la Présidence a accès au compte bancaire de l’Association, et toujours par
l’entremise de l’assistance administrative du Département. Il est donc crucial que
la Présidence quittant son poste informe l’assistance administrative du résultat
des élections au terme de la réunion de septembre. Dans le cas où la Présidence
n’est pas disponible à un moment crucial de son mandat, la Vice-présidence peut
communiquer avec l’assistance administrative du Département pour les
transactions bancaires. L’accès aux fonds se fait suivant les modalités suivantes :
a.
La Présidence a accès, pendant son mandat, à un maximum de 50$ pour
acheter le nécessaire pour le fonctionnement de l’Association (breuvages
et goûter pour réunions, matériel pour les votes, etc.)
b.
Ces achats devront être payés par la Présidence, après quoi elle pourra se
faire rembourser en soumettant les reçus à l’assistance administrative.
c.
Toute dépense dépassant ces 50$ doit être approuvée par les Membres.
Article 9 : Amendements à la Constitution
Tout changement à la constitution se fait en deux temps : un amendement doit être
proposé et accepté; ensuite, il doit être rédigé et passer l’épreuve d’un deuxième vote.
1.
Toute proposition d’amendement à la constitution devra être soumise par écrit à
la Présidence, soit avant le 1er août (pour un vote à la réunion de septembre), soit
avant le 1er décembre (pour un vote à la réunion de janvier).
2.
Suivant un vote (voir l’Article 7, point 2) reflétant un désir majoritaire, la
rédaction de l’amendement peut aller de l’avant.
3.
La rédaction d’un amendement à la constitution nécessite un comité d’au moins
quatre (4) Membres, dont idéalement la Présidence et la Vice-présidence. Ce
processus peut inclure des consultations diverses et des forums où tous les
Membres sont invités. Dans tous les cas, la rédaction d’un amendement doit se
faire dans la transparence.
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4.
Une fois rédigée, l’amendement est ensuite soumis au vote. Le vote se fait par
bulletin secret, et est accessible à l’ensemble des Membres de l’Association
pendant une période déterminée au secrétariat du Département. Pour être
adopté, un amendement doit recueillir une majorité des deux tiers des Membres
ayant voté.
Cette constitution est rédigée en 2007-2008 par un comité ad hoc constitué des Membres
suivants : Sophia Bello, Stephanie Kelly, Nicholas Moroz, Valérie Prat et Benoît Trudel. Elle est
approuvée par le Chef du Département qui consent ainsi à l’engagement dudit Département (voir
Article 4). Elle est présentée à l’Association en septembre 2008 pour être soumise à un vote des
Membres. Le vote se fait au secrétariat du Département, par scrutin secret, et l’adoption est
conditionnelle à une approbation par une majorité des 2/3 des voix exprimées.
________________________________
_______________________________
Audrey Restorick
Présidente de l’Association
Dr. Jeff Tennant
date
Chef du Département d’études françaises
date
_______________________________
Témoin
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12/11
Annexe B : Aide-mémoire pour les réunions et les élections de l’Association
Ce petit guide résume les étapes à respecter pour le bon déroulement des réunions. Quelques points
sont à noter :
-seuls les éléments du numéro 4 sont interchangeables et supprimables
-il demeure nécessaire de consulter l’Article 7 pour toute information complémentaire
-n’importe quel Membre peut proposer et appuyer à l’exception du / de la président.e de la réunion
-plus de détails sur le déroulement des réunions peuvent être obtenus en consultant Robert's rules of
order par Henry M. Robert; cet ouvrage constitue la base des assemblée du Département et de SOGS.
Étapes à suivre :
1. Vérification du quorum
Afin que les décisions prises lors des réunions restent démocratiques, il est nécessaire de
respecter le quorum, à savoir un nombre minimum de Membres présents. Le quorum est de
huit (8) Membres ou de 20% de la population totale de l’Association, à savoir le plus petit des
deux. Si l’Association n’a pas le quorum nécessaire, la réunion est automatiquement reportée
à une date ultérieure, assortie d’un avis électronique soulignant explicitement la nécessité
d’une plus grande participation des Membres à l’avenir.
2. Approbation du procès-verbal de la dernière réunion
Cette étape permet de corriger les erreurs qui auraient pu se glisser dans le procès-verbal
et de s’assurer que ce dernier contient les éléments suivants : le résumé et la date de la
dernière réunion, le nom des Membres présents, les absences excusées, etc.
1. proposée par ____________
2. appuyée par ____________
3. objections, corrections, discussions
4. si nécessaire, vote à main levée
3. Approbation de l’ordre du jour
Cette étape permet de faire approuver des modifications mineures, comme le changement
d’ordre des points à aborder, ou l’ajout/le retrait de points jugés non cruciaux.
1. proposée par ____________
2. appuyée par ____________
3. objections, corrections, discussions
4. si nécessaire, vote à main levée
4. Points d’actualité :
a. Élections :
1. appel aux mises en candidatures pour le poste de ____________
2. dernier appel aux mises en candidatures pour le poste de ____________
3. un.e candidat.e est élu par acclamation s’il n’y a aucune compétition;
autrement, l’élection se fait par vote secret (voire Article 5)
b. Votes de motions
c. État des finances
d. Comptes rendus des représentants
e. Annonces diverses / questions des Membres
5. Vote d’ajournement.
1. proposé par ____________
2. appuyé par ____________
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