Manuel utilisateur - Espace Clients

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Pour les professionnels de l’habitat social
Salvia Patrimoine
Gestion des immobilisations
Manuel utilisateur
Salvia Développement
Tél. +33 (0)9 72 72 66 66
45 avenue Victor Hugo
93300 Aubervilliers
www.salviadeveloppement.fr
Manuel utilisateur Salvia Patrimoine
Gestion des immobilisations
juin 2015
Sommaire
1
2
3
Introduction ....................................................................................................................... 8
1.1
Bienvenue sous Salvia Patrimoine ............................................................................................8
1.2
Visitez notre site Internet .........................................................................................................8
Salvia Patrimoine: la navigation .......................................................................................... 9
2.1
Page d’accueil ..........................................................................................................................9
2.2
Choix d’une base, changement de base .................................................................................. 10
2.3
L’arbre de navigation ............................................................................................................. 10
2.4
La navigation par onglets ....................................................................................................... 12
Configuration du logiciel ................................................................................................... 13
3.1
3.1.1
Les paramètres généraux ......................................................................................................... 13
3.1.2
Le paramétrage de la gestion des exercices ............................................................................. 20
3.1.3
La vie d’un exercice .................................................................................................................. 22
3.1.4
Les paramétrages comptables .................................................................................................. 25
3.1.5
Paramétrages du traitement des subventions ......................................................................... 32
3.1.6
Les champs obligatoires ........................................................................................................... 34
3.1.7
Le taux de TVA .......................................................................................................................... 35
3.1.8
Personnalisation du numéro d’inventaire. ............................................................................... 36
3.2
4
Les tables de données ............................................................................................................ 37
3.2.1
Manipulation des tables de données ....................................................................................... 37
3.2.2
Les tables « Comptabilité » ...................................................................................................... 39
3.2.3
Les tables « Nature du bien » ................................................................................................... 40
3.2.4
Les tables « Identification » ...................................................................................................... 43
3.2.5
Les tables « Localisation » ........................................................................................................ 46
3.2.6
Les tables « Juridique »............................................................................................................. 47
3.2.7
Les tables « Paramètres » ......................................................................................................... 48
3.2.8
Les tables « Subvention » ......................................................................................................... 49
3.2.9
Les tables « Contrats ».............................................................................................................. 49
3.2.10
Les tables « Indices » ................................................................................................................ 49
Gestion des immobilisations avec Salvia Patrimoine ......................................................... 51
4.1
5
Paramétrage général du logiciel ............................................................................................. 13
Les différents types de fiches.................................................................................................. 51
4.1.1
Les fiches de biens Autres ........................................................................................................ 52
4.1.2
Les fiches de biens Immobilières (non ventilables) .................................................................. 52
4.1.3
Les fiches de Sous ensembles (ventilables) .............................................................................. 53
4.1.4
Les fiches d’Ensembles ............................................................................................................. 54
Les regroupements et les sélections de fiches ................................................................... 55
© Salvia Développement 2015
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Manuel utilisateur Salvia Patrimoine Gestion des immobilisations
6
juin 2015
5.1
Les regroupements de fiches .................................................................................................. 55
5.2
Les sélections de fiches .......................................................................................................... 57
5.2.1
Les fonctionnalités des sélections de fiches ............................................................................. 58
5.2.2
Les sélections de fiches personnalisées ................................................................................... 66
Création des fiches d’immobilisations ............................................................................... 72
6.1
Généralités ............................................................................................................................ 72
6.1.1
Procédure de création .............................................................................................................. 72
6.1.2
Modification d’une fiche de bien ............................................................................................. 73
6.1.3
Principes de saisie ..................................................................................................................... 74
6.1.4
Notion de fiche fictive .............................................................................................................. 74
6.1.5
Les fiches enfants et les fiches parents .................................................................................... 75
6.2
Les immobilisations Autres ..................................................................................................... 76
6.2.1
Onglet « Identification » ........................................................................................................... 76
6.2.2
Onglet « Juridique ».................................................................................................................. 78
6.2.3
Onglet « Localisation » ............................................................................................................. 79
6.2.4
Onglet « Comptabilité »............................................................................................................ 80
6.2.5
Onglet « Facture » .................................................................................................................... 81
6.2.6
Onglet « Amortissement »........................................................................................................ 83
6.2.7
Onglet « Sortie » ....................................................................................................................... 85
6.2.8
Onglet « Options » .................................................................................................................... 86
6.3
Les immobilisations immobilières non ventilables................................................................... 87
6.3.1
6.3.2
6.3.3
6.3.4
Onglet « Eléments » ................................................................................................................. 91
6.3.5
Onglet « Comptabilité »............................................................................................................ 93
6.3.6
Onglet « Facture » .................................................................................................................... 94
6.3.7
Onglet « Amortissement »........................................................................................................ 94
6.3.8
Onglet « Sortie » ....................................................................................................................... 94
6.3.9
Onglet « Cadastre » .................................................................................................................. 95
6.3.10
Onglet « Options » .................................................................................................................... 97
6.4
Les sous-ensembles (biens immeubles ventilables) ................................................................. 97
6.4.1
6.4.2
Onglet « Modèles » .................................................................................................................. 98
6.4.3
6.4.4
6.4.5
Onglet « Eléments » ............................................................................................................... 100
6.4.6
Onglet « Comptabilité ».......................................................................................................... 101
6.4.7
Onglet « Facture » .................................................................................................................. 104
3/254
6.4.8
Onglet « Composant » ............................................................................................................ 106
6.4.9
Onglet « Amortissement »...................................................................................................... 109
6.4.10
Onglet « Cadastre » ................................................................................................................ 109
6.4.11
Onglet « Options » .................................................................................................................. 109
6.4.12
Onglet « Sortie » ..................................................................................................................... 109
6.5
7
Les fiches d’Ensemble .......................................................................................................... 110
6.5.1
Création d’une fiche d’ensemble ........................................................................................... 110
6.5.2
Onglet « Identification » ......................................................................................................... 111
6.5.3
Onglet « Eléments » ............................................................................................................... 112
6.5.4
Onglet « Amortissement »...................................................................................................... 113
6.5.5
Onglet « Entrées » .................................................................................................................. 114
6.5.6
Onglet « Sorties » ................................................................................................................... 115
6.5.7
Création automatisée des ensembles .................................................................................... 115
Gestion des subventions ................................................................................................. 117
7.1
Les subventions avec Salvia Patrimoine ................................................................................ 117
7.1.1
Les fiches de subventions classiques ...................................................................................... 117
7.1.2
Les fiches de subventions génériques .................................................................................... 117
7.2
Création d’une fiche de subvention ...................................................................................... 117
7.2.1
Généralités.............................................................................................................................. 117
7.2.2
Modification d’une subvention .............................................................................................. 118
7.3
Les fiches de subventions classiques ..................................................................................... 119
7.3.1
7.3.2
Onglet « Versement » ............................................................................................................. 121
7.3.3
Onglet « Sortie » ..................................................................................................................... 124
7.3.4
Onglet « Amortissement » (tableau de reprise) ..................................................................... 124
7.3.5
Onglet « Options » .................................................................................................................. 127
7.4
8
juin 2015
Les fiches de subventions génériques ................................................................................... 128
7.4.1
7.4.2
Onglet « Versement » ............................................................................................................. 130
7.4.3
Onglet « Répartition » ............................................................................................................ 131
7.4.4
Onglet « Amortissement » (tableau de reprise) ..................................................................... 134
7.4.5
Onglet « Sortie » ..................................................................................................................... 135
7.4.6
Onglet « Composants » .......................................................................................................... 135
7.4.7
Onglet « Options » .................................................................................................................. 135
Opérations sur les biens et subventions .......................................................................... 136
8.1
La mise en service d’une construction................................................................................... 136
8.1.1
Suivi des en cours d’une immobilisation non ventilable ........................................................ 136
8.1.2
Mise en service d’une immobilisation non ventilable ............................................................ 136
4/254
8.2
La mise en service d’un sous ensemble (immobilisation ventilable) ....................................... 137
8.2.1
Configuration de la ventilation de l’immobilisation ............................................................... 137
8.2.2
Ventilation forfaitaire ............................................................................................................. 138
8.2.3
Ventilation manuelle .............................................................................................................. 140
8.2.4
Mise en service de la construction ......................................................................................... 144
8.2.5
Annulation de la mise en service d’une construction ............................................................ 145
8.3
Les réhabilitations/améliorations avec Salvia Patrimoine ...................................................... 146
8.3.1
Généralités et configuration préalable................................................................................... 146
8.3.2
Traitement d’une facture de réhabilitation............................................................................ 148
8.4
Les sorties de biens .............................................................................................................. 157
8.4.1
Paramétrage préalable ........................................................................................................... 157
8.4.2
Sortie d’une immobilisation de structure............................................................................... 157
8.4.3
Sortie d’un bien immeuble ..................................................................................................... 162
8.4.4
L’assistant à la sortie............................................................................................................... 167
8.4.5
Suppression d’une sortie ........................................................................................................ 170
8.5
9
juin 2015
Les assistants ....................................................................................................................... 171
8.5.1
Assistant de mise en service d’une opération ........................................................................ 171
8.5.2
Assistant de mise en service des immobilisations de structure ............................................. 174
8.5.3
Assistant de virement de poste à poste ................................................................................. 176
8.5.4
Assistant de ventilation automatique des factures ................................................................ 177
8.5.5
Assistant Gestion des démolitions ......................................................................................... 178
8.5.6
Suivi des dépréciations ........................................................................................................... 180
Restituer les informations : les états ............................................................................... 184
9.1
Modalités d’utilisation des états........................................................................................... 184
9.1.1
États comptables .................................................................................................................... 184
9.1.2
Personnalisez l’affichage d’un état ......................................................................................... 186
9.1.3
Impression d’un état............................................................................................................... 187
9.1.4
Export, enregistrement et ouverture d’un état...................................................................... 189
9.2
Sélection des informations ................................................................................................... 191
9.2.1
Sélection ................................................................................................................................. 191
9.2.2
Sélection par champ numérique ou par caractère ................................................................. 192
9.2.3
Sélection par élément d’une table ......................................................................................... 193
9.2.4
Sélection de type Oui/Non ..................................................................................................... 194
9.2.5
Sélection par date ................................................................................................................... 194
9.3
Totalisation.......................................................................................................................... 195
9.3.1
9.4
Pour sélectionner les totaux apparaissant dans un état ........................................................ 195
États personnalisés .............................................................................................................. 196
9.4.1
Création d’un état personnalisé à partir d’un état comptable.............................................. 197
9.4.2
Création d’un état personnalisé utilisateur ............................................................................ 200
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10
juin 2015
Présentation des états comptables .............................................................................. 205
10.1
État de l’actif immobilisé .................................................................................................. 205
10.2
État des immobilisations en cours ..................................................................................... 206
10.3
État : Amortissement ........................................................................................................ 207
10.3.1
État : situation et mouvements .............................................................................................. 207
10.3.2
État : amortissements, diminutions ....................................................................................... 207
10.4
État : mouvement de l’actif immobilisé ............................................................................. 208
10.5
Rapprochement des amortissements techniques et financiers ........................................... 208
10.5.1
État : rapprochement amortissement technique et financier ............................................... 208
10.5.2
Préparation de l’exportation des données d’emprunts sous Salvia Financements ............... 209
10.5.3
Importation des données de Salvia Financements vers Salvia Patrimoine ............................ 211
10.5.4
Neutralisation et correction en cas de cession ...................................................................... 212
10.5.5
Ajout ou modification d’un emprunt importé ........................................................................ 213
10.5.6
État des emprunts .................................................................................................................. 214
10.5.7
Tableaux de rapprochement des amortissements techniques et financiers ......................... 215
10.5.8
État des amortissements dérogatoires par programme ou sous-programme....................... 216
10.5.9
État des amortissements dérogatoires futurs ........................................................................ 217
10.6
État des amortissements et reprises exceptionnels ............................................................ 217
10.7
État des sorties ................................................................................................................. 218
10.8
État des virements poste à poste ...................................................................................... 218
10.9
État des biens complètement amortis dans l’année ........................................................... 218
10.10
Tableau d’amortissement ................................................................................................. 219
10.11
État des dotations futures ................................................................................................. 219
10.12
État de la PGR ................................................................................................................... 219
10.13
État de la PGR future ........................................................................................................ 220
10.14
État de financement de biens ............................................................................................ 220
10.15
État d’impact sur les fonds propres ................................................................................... 221
10.16
Suivi des immobilisations .................................................................................................. 221
10.17
Etat de suivi des dépréciations. ......................................................................................... 221
10.18
État des subventions......................................................................................................... 221
10.19
États des restes à percevoir............................................................................................... 221
10.20
Etat des reprises futures sur subventions .......................................................................... 222
10.21
État échéancier des subventions ....................................................................................... 222
10.22
État des sorties des subventions ....................................................................................... 222
10.23
Suivi des subventions........................................................................................................ 223
10.24
Tableau d’amortissement des subventions ........................................................................ 223
11
Les interfaces d’import et d’export .............................................................................. 224
11.1
Structure générale ............................................................................................................ 224
11.2
Export des écritures comptables ....................................................................................... 224
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juin 2015
11.2.1
Reprise sur subvention : Amosub.txt ..................................................................................... 224
11.2.2
Dotation d’amortissement : Amotech.txt .............................................................................. 225
11.2.3
Écriture de cession : E_sortie.txt ............................................................................................ 226
11.3
Import des données .......................................................................................................... 227
11.3.1
Import des factures : .............................................................................................................. 227
11.3.2
Import des subventions : Fichier texte ................................................................................... 231
12
Gestion des contrats .................................................................................................... 234
12.1
Modalités de création des fiches de contrats ..................................................................... 234
12.2
Saisie d'un contrat d'assurance ......................................................................................... 235
12.3
Saisie d'un contrat de maintenance ................................................................................... 238
12.3.1
Saisie d'un contrat de location ............................................................................................... 241
12.3.2
Les états dédiés aux contrats ................................................................................................. 245
13
Les outils Salvia Patrimoine ......................................................................................... 247
13.1
Les outils de contrôle ........................................................................................................ 247
13.1.1
L’outil de diagnostic ................................................................................................................ 247
13.1.2
Journal des modifications ....................................................................................................... 248
13.1.3
Les tâches à réaliser................................................................................................................ 249
13.2
Les outils de traitement .................................................................................................... 251
13.2.1
Les tables de transfert ............................................................................................................ 251
13.2.2
Les tables de correspondance ................................................................................................ 251
13.2.3
Transfert du compte de l’immobilisation vers la subvention................................................. 252
13.2.4
L’outil de déménagement ...................................................................................................... 252
13.3
Les outils divers ................................................................................................................ 254
13.3.1
Modification du mot de passe ................................................................................................ 254
13.3.2
Paramétrage des exports........................................................................................................ 254
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1 Introduction
1.1 Bienvenue sous Salvia Patrimoine
Bienvenue sous Salvia Patrimoine, logiciel de gestion des immobilisations et des subventions.
Salvia Patrimoine vous permet de stocker les données de vos biens (mobiliers, immobiliers, fonciers,
etc.) dans des fiches et de constituer une base de données. Ces données sont ensuite réutilisées pour
calculer les dotations aux amortissements et générer des états réglementaires, des états de gestion ou
des états personnalisés.
Un module de gestion des biens physiques est également disponible : il vous permet d’aller au-delà de
la gestion comptable des immobilisations et de procéder à un suivi précis de l’affectation et de la
localisation de vos biens meubles en associant les différents services de votre organisme. Ce module
peut être utilisé conjointement avec un terminal portable pour scanner les étiquettes à codes-barres de
vos biens meubles et alimenter votre base de données Salvia Patrimoine à partir des informations
provenant du terrain.
1.2 Visitez notre site Internet
Visitez notre site http://www.salviadeveloppement.fr pour vous informer sur les produits, les éléments et
les séminaires ou pour toute demande d’informations.
L'accès à l’espace Clients via notre site Internet, avec votre code client, vous permet de télécharger les
dernières mises à jour ou d’effectuer une demande d’assistance en complétant le formulaire en ligne.
Vous pouvez également nous appeler gratuitement en composant notre n° vert au 0 800 10 31 24.
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juin 2015
2 Salvia Patrimoine: la navigation
2.1 Page d’accueil
Une nouvelle page d’accueil apparaît maintenant à chaque ouverture Salvia Patrimoine :
Vous pouvez cependant désactiver l’affichage de cette page en décochant l’option « Afficher la page
d’accueil au démarrage » dans le menu [Paramètres]. Elle reste accessible à tout moment en cliquant
sur « Accueil » dans la partie Gestion de l’arbre de navigation.
Cette page reprend notamment les informations suivantes :
Mes tâches à réaliser :
Salvia Patrimoine liste les fiches de sous-ensembles dont les factures ne sont pas
encore ventilées, les immobilisations non mises en service etc…
Voir aussi dans l’arbre de navigation [Gestion] [Tâches à réaliser].
Mes dernières modifications :
Les références des dernières fiches créées ou modifiées sont ici présentées. Elles
peuvent être ouvertes par un simple clic sur le lien.
Mes paramètres :
Les principaux choix de gestion concernant les immobilisations et les subventions
amorties par composants sont rappelés de manière synthétique. Ils correspondent aux
paramétrages du menu [Paramètres]. Les liens de la page d’accueil permettent
d’ailleurs de vous rendre directement dans les boîtes de dialogue de paramétrage.
Mes factures et mes versements en attente :
Cette partie ne s’adresse qu’aux clients disposant du module d’interface Salvia LF
(Salvia Liaison Financière) entre leur logiciel de gestion comptable et Salvia Patrimoine.
Toutes les factures (et versements) en attente, c’est-à-dire importés de la comptabilité
mais non encore injectés dans les fiches d’immobilisations (ou de subventions) sont
listées.
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juin 2015
2.2 Choix d’une base, changement de base
Une fois Salvia Patrimoine lancé, vous obtenez l’écran suivant :
Vous n’avez plus qu’à choisir la base de données qui vous intéresse. Si cette base de données
n’apparaît pas dans la liste, il faut la connecter au préalable à l’aide du programme DB Manager.
NB : notez bien que, contrairement aux versions antérieures Salvia Patrimoine, il n’est plus nécessaire de fermer et
relancer l’application pour travailler sur une autre base de données avec Salvia Patrimoine. Il suffit de cliquer droit
sur Salvia Patrimoine et de choisir [Changer de base] et de recommencer la procédure présentée dans ce chapitre.
2.3 L’arbre de navigation
L’arbre de navigation permet d’accéder à toutes les fonctionnalités Salvia Patrimoine à partir de la
même fenêtre graphique. S’il n’est pas visible, vous pouvez l’appeler en cliquant sur le bouton
ou
allez dans [Affichage] [Arbre de navigation].
L’arbre de navigation comporte deux parties : « Gestion » et « Analyse ». Vous passez facilement de
l’un à l’autre en utilisant les onglets
.
L’onglet « Gestion » permet l’accès aux listes d’immobilisations, de subventions, aux modèles et aux
tables de données :
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juin 2015
L’onglet « Analyse » est consacré à la restitution des informations : il donne accès aux
états standards, dits comptables, et personnalisés. On y trouve aussi toutes les
fonctionnalités du module Expertise de simulations au passage aux normes IFRS
(module optionnel) :
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juin 2015
2.4 La navigation par onglets
Les onglets figurent en bas de l’écran. Dans l’hypothèse, par exemple, de deux états lancés
simultanément et affichés en plein écran, vous pouvez facilement basculer d’un état vers l’autre en
cliquant sur l’onglet correspondant :
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3 Configuration du logiciel
3.1 Paramétrage général du logiciel
Le contenu du menu Paramètres est réparti en plusieurs rubriques thématiques :






les paramètres généraux ;
le paramétrage de la gestion des exercices ;
les paramétrages comptables ;
les paramétrages relatifs au traitement des factures ;
les paramétrages relatifs au traitement des sorties ;
les paramétrages relatifs au traitement des subventions.
Enfin, d’autres paramétrages subsistent dans le menu Paramètres en dehors de ces rubriques.
Les paramétrages propres aux opérations sur les biens et subventions (traitement des factures, des
sorties et des subventions) seront abordés ultérieurement dans le chapitre concernant les opérations
sur les immobilisations et subventions.
3.1.1
Les paramètres généraux
3.1.1.1
Personnalisation
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juin 2015
Entrez ici le nom et l’adresse de votre organisme. Ces informations apparaîtront en entête en haut à gauche de tous les états que vous lancerez avec Salvia Patrimoine.
NB : la ville doit avoir auparavant été saisie dans la table Ville (voir paragraphe Les tables « Localisation »/Ville).
Vous avez également la possibilité de faire apparaître le logo de votre organisme en
cliquant sur
et en indiquant le chemin d’accès et le nom du
fichier d’image souhaité (extension .bmp ou .jpeg) :
Il convient aussi de sélectionner le statut juridique de votre organisme : OPHLM/OPAC
ou SA HLM.
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3.1.1.2
juin 2015
Format du code Programme
Ne choisissez ici « Utiliser le nouveau format (15 caractères) » que si vous avez des
codes programmes excédant 15 caractères sous Salvia Financements ou que si vous
avez l’intention d’utiliser dans l’avenir des codes d’une longueur supérieure à 15
caractères.
3.1.1.3
Paramètres libres
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En fonction des affectations et des choix effectués, vous avez ici la possibilité de
renommer les intitulés des paramètres libres suivants :

paramètres libres liés à une table pour les immobilisations ;

paramètres libres non liés à une table pour les immobilisations ;

paramètres libres liés à une table pour les biens physiques (utilisateurs du module
de gestion des biens physiques uniquement) ;

paramètres libres non liés à une table pour les biens physiques (utilisateurs du
module de gestion des biens physiques uniquement) ;

paramètres libres liés à une table pour les subventions ;

paramètres libres non liés à une table pour les subventions ;

paramètres libres liés à une table pour les contrats d’assurance ;

paramètres libres non liés à une table pour les contrats d’assurance ;

paramètres libres liés à une table pour les contrats de maintenance ;

paramètres libres non liés à une table pour les contrats de maintenance ;

paramètres libres liés à une table pour les contrats de location ;

paramètres libres non liés à une table pour les contrats de location.
Dans cette même boîte de dialogue, vous pouvez aussi attribuer un nom différent aux
notions d’ensemble, type de fiche et clé de sortie :
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3.1.1.4
juin 2015
Composant principal :
Sélectionnez ici le composant que vous désirez utiliser en tant que composant principal,
pour affectation des subventions inférieures au seuil de significativité.
3.1.1.5
Passage en réel
Ce paramétrage consiste à indiquer le nombre de fiches maximal pour une sélection en
vue du traitement de passage aux normes IFRS de ces fiches. Le temps de traitement
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est en effet fonction du nombre de fiches à traiter. Nous préconisons un nombre
maximal de fiches à traiter de 100.
3.1.1.6
Rattachement Contrat
Ce paramétrage vous permet d’indiquer à quel type de fiche seront rattachés les
contrats d’assurance, de maintenance et de location.
3.1.1.7
Exercice décalé
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Ce paramétrage est destiné aux sociétés dont l’exercice comptable ne coïncide pas
avec l’année civile.
3.1.1.8
Paramètres FSFC
Pour les organismes ayant mis en place le progiciel Salvia Réaffectation Financements,
qui permet le suivi des FSFC. Vous trouvez dans cet onglet la référence de la base
Salvia Financements rattachée à la base Salvia Patrimoine ainsi que le paramétrage
choisit sur la codification du numéro FSFC.
19/254
3.1.1.9
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Affectation de la dotation pour Dépréciation
Pour les organismes bénéficiant de l’option Suivi de dépréciations, il est possible de
paramétrer la règle d’affectation de la dotation pour dépréciation calculée suite à la
saisie des valeurs actualisées des opérations. Trois options sont possibles :
-
Option manuelle : implique une saisie manuelle sur la fiche de votre choix de la
dotation pour dépréciation
-
Option Affectation proportionnelle : le montant de dotation pour dépréciation est
affecté proportionnellement à la valeur de chaque bien composant l’ensemble.
-
Option Affectation prioritaire : : le montant de dotation pour dépréciation est affecté
au composant structure de la lus ancien de l’ensemble.
3.1.2
Le paramétrage de la gestion des exercices
Afin de gérer au mieux l’ouverture et la clôture d’un exercice comptable et à fortiori les
périodes le composant. La fonction Clôture d’exercice précédemment disponible dans
le Paramètres\ Paramètres Généraux\ Clôture d’exercice disparaît au profit du menu
Paramétrage gestion des exercices disponible dans le menu Paramètres\ Paramétrage
gestion des exercices. L’accès à ce menu vous permet d’ouvrir un exercice, de déclarer
le nombre de période le composant et bien évidemment de clôturer une période et/ou
un exercice.
Il est impératif d’ouvrir un exercice afin de pouvoir saisir toute nouvelle action sur un
exercice comptable, tel que des factures, des sorties, la saisie d’une nouvelle fiche.
L’ouverture d’un exercice sur une période infrannuelle déclenchera aussi le calcul des
dotations périodiques.
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Attention : Seuls les organismes détenteurs de l’option Infra annuelle ont accès au choix des périodicités.
3.1.2.1
Création d’un exercice
Via le menu Paramètres\ Paramétrage gestion des exercices, vous accédez au masque
suivant :
Pour ouvrir un nouvel exercice, cliquez sur le bouton
ainsi vous accédez à
l’assistant de création d’un exercice.
Cet assistant se déroule en deux étapes :
Étape 1 : Choix de la périodicité.
C’est à cette étape que vous définissez la périodicité sur laquelle vous souhaitez
travailler sur vos immobilisations et subventions. Salvia Patrimoine vous propose par
défaut à la première ouverture de travailler sur une période annuelle mais vous avez la
possibilité de choisir une périodicité mensuelle, trimestrielle ou semestrielle.
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Une fois le choix de la périodicité réalisée, cliquez sur suivant :
- Etape 2 : Validation
Cette étape est un récapitulatif du choix de la périodicité que vous avez réalisé à l’étape
précédente, elle vous présente la décomposition de l’exercice comptable en fonction de
la période choisie et vous indique les nombres de jours qui sont pris en compte sur
chaque période.
Cliquez sur Terminer pour créer votre exercice.
3.1.3
La vie d’un exercice
3.1.3.1
Les statuts d’une période et/ou d’un exercice
Pour pouvoir travailler sur un exercice et à fortiori sur une période ceux-ci devront être
ouverts. On ne peut pas créer de fiches et/ou de subventions, réaliser des ajouts de
factures, des sorties, des virements de postes à postes enfin tout type d’événements
sur un exercice ou sur une période qui ne seraient pas ouverts.
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Le statut d'une période conditionne les actions et événements sur les fiches de biens et
de subventions : comptabilisation des dotations, virement de compte à compte (mise en
service), ajout de factures, sorties etc.… Ce statut peut avoir pour valeur :
Clôturé (suite au traitement de Clôture périodique), signifie que les dotations de la
période sont arrêtées définitivement, aucun ajout de facture ou de sortie ne peut
entraîner une modification sur le calcul des dotations clôturées.
En cours, correspond à la période ou à l’exercice qui suit la période ou l’exercice
clôturé, un exercice en cours est forcément clôturé à la clôture de la dernière période.
Ouvert, les périodes ou exercices qui suivent l’exercice en cours peuvent être ouverts
cela signifie que l’on a le droit de mener des actions sur ces périodes (ajout de factures,
sorties de biens….)
3.1.3.2
La clôture d’une période et/ou d’un exercice
Pour clôturer une période et/ou un exercice, vous devez cliquer sur l’icône
du
masque gestion des exercices.
Cependant vous n’aurez pas le choix de la période à clôturer. En effet afin de respecter
un ordre chronologique, Salvia Patrimoine clôture exclusivement la période en cours.
Lors de la clôture des périodes et/ou de l’exercice comptable, Salvia Patrimoine réalise
le contrôle suivant, il vérifie qu’entre les données exportées et les données stockées
dans les tables de la base de données on a bien une stricte correspondance. S’il existe
un écart sur une ou plusieurs fiches alors la clôture est stoppée. On liste les fiches
présentant une différence. Deux possibilités pour régulariser, remettre la ou les fiches à
l’image de ce qu’elles étaient au moment de l’export ou relancer l’export pour cette
période uniquement pour les fiches en erreur, une fois la situation régularisée la clôture
peut être relancée.
3.1.3.3
Modification d’une période
Si vous avez défini une périodicité trimestrielle pour une année et que vous souhaitez
changer cette périodicité pour la passer en semestrielle par exemple. Cette action est
possible uniquement si aucune période n’est close. Dès lors qu’une période est close
sur l’exercice alors toute modification de périodicité est interdite.
Pour modifier la périodicité d’un exercice, vous devez vous positionner sur le masque
gestion des exercices et double cliquez sur l’exercice que vous souhaitez modifier.
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Vous obtenez alors le masque suivant :
Par défaut, la zone périodicité est alimentée par la périodicité actuelle, cliquez sur le
bouton
pour faire appel à la liste déroulante permettant de choisir une autre
périodicité. La modification de la périodicité entraîne le recalcul de tous les tableaux
d’amortissements périodiques pour l’exercice modifié.
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3.1.4
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Les paramétrages comptables
3.1.4.1

Règles d’amortissement
Pour que le calcul des amortissements s'effectue sur la base 30/360, sélectionnez
360 dans la zone Prorata temporis.

Pour que le calcul des amortissements s'effectue sur la base nombre de jours exacts
sur 365, sélectionnez 365.

Dans la plupart des cas, le calcul s'effectue sur 365 jours.
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3.1.4.2
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Profil de PGR
Le bouton
vous permet de créer un nouveau profil de PGR :

Indiquez le code du profil dans la zone Code.

Ce code sera repris dans l'onglet Comptabilité.

Indiquez le nom du profil dans la zone Libellé.

Cliquez dans les cellules de la colonne Taux en regard des années pour
lesquelles il faut modifier le taux de PGR par défaut, puis entrez le nouveau
taux.
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
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Indiquez 0 dans la cellule en regard des années pour lesquelles il ne faut pas
calculer de PGR.

Cliquez sur OK.

Pour modifier une ligne, la sélectionner, cliquez sur Modifier, puis répétez les
étapes ci-dessus.

Pour supprimer une ligne, la sélectionner, cliquez sur
, puis sur Oui dans la
boîte de message qui apparaît.
Comme le modèle d’amortissement, un profil de PGR peut être associé à une nature ou
une sous-nature de bien dans les tables de données.
3.1.4.3
Options de la PGR
La PGR (Provision pour Grosses Réparations) n’est plus prévue par les normes IFRS,
mais il faut pouvoir toujours la calculer pour les foyers, ceux-ci faisant l’objet de
conventions particulières.
Le paramétrage porte ici principalement sur le choix des trimestres de l’indice INSEE du
coût de la construction de l’année d’origine (année de mise en service de la
construction) et l’indice de l’année en cours pour le calcul de la valeur réactualisée de la
construction.
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Pour rappel, la provision sur les grosses réparations (PGR) est une provision calculée
tous les ans à partir de la valeur réactualisée du bien multipliée par le taux de PGR. Les
indices INSEE de la construction servant au calcul de cette provision sont stockés dans
la table « Indices INSEE du coût de la construction ».
Il est possible d’utiliser différents profils de calcul de la PGR, prenant en compte par
exemple la qualité du site.
La valeur par défaut utilisée sous Salvia Patrimoine correspond au minimum
réglementaire.
Il est également possible de définir des taux de PGR sur les dix premières années du
bien.
La valeur réactualisée du bien est calculée à partir de sa valeur initiale, de l’indice
INSEE d’origine qui est celui du quatrième trimestre de l’année de la mise en service, et
de l’indice INSEE du deuxième trimestre de l’année du calcul de la PGR selon la
formule suivante :
Valeur réactualisée = Valeur initiale * (Indice année / Indice origine)
3.1.4.4
Écritures comptables
Saisissez ici les comptes tels qu’ils apparaissent dans votre progiciel de gestion
financière pour la PGR et la dotation à la PGR, les amortissements dérogatoires et les
dotations et reprises aux amortissements dérogatoires et les comptes des valeurs
comptables des éléments d’actifs cédés.
Les comptes 675 peuvent ensuite être modifiés pour chaque compte de classe 2 dans
la table « Compte ».
28/254
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Ces comptes sont utilisés par Salvia Patrimoine au niveau des fichiers d’interface en
export (export d’écritures Salvia Patrimoine vers la gestion financière).
3.1.4.5
Rapprochement AT/AF
Le principe de rapprochement des amortissements techniques et des amortissements
financiers et de dotation d’un amortissement dérogatoire en cas d’insuffisance de
l’amortissement technique pour couvrir l’amortissement financier a été conservé par les
normes IFRS pour le secteur du logement social.
Précisez ici si vous effectuez ce rapprochement pour chacun des programmes ou
opérations ou si vous l’effectuez de manière globale. Dans la première hypothèse, le
choix entre programme ou sous-programme doit être paramétré dans le menu [Options]
[Liaison Salvia Patrimoine] de Salvia Financements.
Exemple illustrant la différence entre le rapprochement par programme et le
rapprochement global :
Par programme
Amortissement
Amortissement
Amortissement
financier
technique
dérogatoire
Programme 1
50
40
10
Programme 2
20
30
0
Programme 3
10
20
0
Résultat
80
90
10
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Mode global (avec le détail par programme) :
Amortissement
Amortissement
Amortissement
financier
technique
dérogatoire
Programme 1
50
40
10
Programme 2
20
30
-10
Programme 3
10
20
-10
Résultat
80
90
0 (*)
(*)
L'amortissement
financier
étant
inférieur
à
l'amortissement
technique,
l'amortissement dérogatoire est nul.
Ce mode de comptabilisation est ensuite appliqué à tous les nouveaux états de
rapprochement des amortissements techniques et financiers.
3.1.4.6
Modèle d’amortissement
Un modèle d’amortissement est l’association d’une méthode de calcul (exclusivement
linéaire avec les normes IFRS) et d’une durée d’amortissement. Il y a lieu de créer dans
ce paramétrage tous les modèles d’amortissement qui vous seront nécessaires pour
l’amortissement des composants des constructions mais aussi l’amortissement de
l’ensemble des immobilisations de structure.
30/254
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Les modèles d’amortissement ont vocation à être reliés aux codes natures et sous
natures (voir chapitre Les tables « Nature du bien »), ainsi qu’aux composants dans le
cadre des modèles.
Le bouton
vous permet de créer un nouveau modèle :
Champ
Utilisation
Code
Indiquer le code à attribuer au modèle. Sélectionner ce code lors de
la création d'une nature ou d'une sous-nature.
Libellé
Indiquer le libellé à attribuer au modèle.
Durée
Durée d'amortissement du bien en années. Le cas échéant, modifier
la valeur par défaut, qui correspond à la durée d'amortissement
correspondant à la nature ou à la sous-nature choisie dans l'onglet
Identification.
Mode
Le seul mode d'amortissement admis par les normes IFRS est le
mode Linéaire.
Nous détaillons ici cependant les autres modes d’amortissement
gérés par Salvia Patrimoine :
- Autre : ce mode vous permet de saisir les dotations manuellement.
- Dégressif : la dotation est plus forte au début du tableau, puis
diminue. Le taux ne peut pas être inférieur au taux linéaire.
- Financier : ce mode est destiné aux organismes utilisant le
montant des amortissements des emprunts comme amortissement
technique. Dans ce cas, le tableau est généré avec des dotations
nulles. Les dotations doivent donc être importées de Salvia
Financements.
- Progressif par palier : c’est un amortissement linéaire par paliers,
le taux progressant à chaque palier. Vous pouvez, dans ce cas,
appliquer ou non un prorata à l'année de transition. (Voir Règles
d’amortissement dans le menu Paramètres).
- Progressif annuel : le taux de progression est calculé
automatiquement en fonction de la durée. Par exemple, sur une
durée de 20 ans, le taux est de 5% avec un ajustement sur la fin du
tableau d’amortissement. Chaque dotation est calculée ainsi :
Dotation N+1 = Dotation, dans l’exemple ci-dessus, N  1,05.
- Progressif : cette dernière méthode a été créée spécifiquement
pour les SEM selon les modalités indiquées par la fédération. Le
taux de progression fait l’objet d’un calcul interactif correspondant à
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la valeur cible d’Excel. La première dotation est calculée en fonction
d’un taux défini au préalable. Ce taux est paramétré dans le menu
Paramètres, Règles d’amortissement dans la zone Mode
d’amortissement.
- Progressif géométrique : dans cette méthode, c’est l’utilisateur qui
fixe la durée et le taux de progression de l’amortissement.
Taux
Si le mode d'amortissement du bien est dégressif, indiquer le taux de
dégressivité.
Taux multiple
Si le mode d'amortissement du bien est progressif, cliquer sur Taux
multiples. Indiquer dans la boîte de dialogue Taux multiples les
différents taux applicables dans la colonne Taux ; la somme des taux
doit être égale à 100. Indiquer les paliers en années dans colonne
de droite ; la somme des durées des paliers doit être égale à la
durée indiquée dans le champ Durée de la boîte de dialogue
Caractéristiques du tableau d'amortissement. Cliquer ensuite sur
OK.
Le bouton
a pour fonction de supprimer un modèle d’amortissement. La
suppression n’est cependant possible que si ce modèle n’est pas utilisé.
3.1.5
Paramétrages du traitement des subventions
Les subventions sont en général éclatées en composants et leurs reprises recalculées
selon les mêmes modalités que les biens qu’elles financent. Vous pouvez cependant
définir pour les subventions un seuil de significativité en dessous duquel elles sont
affectées au composant principal.
3.1.5.1
Répartition de la subvention générique
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juin 2015
Définissez selon quelles règles les subventions sont ventilées, éclatées en
composants : en fonction de ratios calculés sur les montants prévisionnels ou en
fonction de ratios sur les montants réels. Vous pouvez également effectuer cette
répartition de manière manuelle : Salvia Patrimoine ne propose alors aucun traitement
par défaut.
3.1.5.2
Appréciation du seuil de significativité
Une subvention peut être ventilée sur autant de composants que le bien qu’elle finance
si elle est significative ou affectée au seul composant structure si elle n’est pas
significative.
Les modalités d’appréciation du caractère significatif d’une subvention ne sont pas
précisées par les nouvelles dispositions règlementaires. Salvia Patrimoine vous permet
de déterminer la significativité d’une subvention de deux manières différentes :

Soit subvention par subvention par rapport au montant de la construction financée (fiche de
sous-ensemble).

Soit globalement, en prenant en compte toutes les subventions finançant une opération
immobilière. Vous devez alors choisir un critère de regroupement, de rapprochement pour ces
subventions : n° fiche, programme, sous-programme ou numéro d’ensemble.
33/254
3.1.5.3
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Paramétrage du seuil de significativité
Le ratio de significativité est le rapport du montant de la subvention sur le montant total
du bien subventionné, cependant ce rapport peut être calculé selon des modalités
différentes :

prise en compte du montant notifié de la subvention ou du total des montants
versés de la subvention ;

prise en compte du montant prévisionnel ou réel du bien.
En ce qui concerne le seuil lui-même, saisissez la valeur en % souhaitée entre 0 (toutes
les subventions sont significatives) et 100 (aucune subvention n’est significative).
3.1.6
Les champs obligatoires
Les utilisateurs ayant le niveau d’administrateur ou de superviseur peuvent définir les
champs à saisir obligatoirement dans les onglets d'une fiche.
En refermant une fiche dont tous les champs obligatoires n’ont pas été saisis, un
message apparaît. Il faudra compléter ces champs ou refermer la fiche. Pour les fiches
sur lesquelles au moins un champ obligatoire manque, un signet
apparaît en regard
de la fiche dans la liste des biens. Il sera possible de compléter ultérieurement les
fiches ainsi identifiées ; le signet alors disparaîtra. Pour afficher toutes les fiches non
complétées, effectuer une sélection à l'aide du filtre Signet.
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Pour indiquer les champs obligatoires : choisissez Champs obligatoires dans le menu
Paramètres.
Pour indiquer les champs obligatoires relatifs aux biens immobiliers, sélectionnez le
type de bien concerné dans la zone Type de fiche.
Les choix possibles sont :

bien de type immobilier ;

bien de type autre ;

subvention.
Sélectionnez un type d'informations dans la boîte à liste déroulante située sous la zone
Type de fiche.
Sélectionnez tous les champs obligatoires pour tous les types d'informations
nécessaires, puis cliquez sur OK.
3.1.7
Le taux de TVA
Pour ajouter ou modifier les taux de TVA disponibles pour la conversion d'un montant
hors taxes (HT) en montant toutes taxes comprises (TTC), rendez-vous dans ce
paramétrage.
Pour indiquer un montant de TVA : choisissez Taux de TVA dans le menu Paramètres.
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Double-cliquez dans une cellule, indiquez le nouveau taux de TVA, puis cliquez sur OK.
Le nouveau taux est maintenant disponible pour les saisies ultérieures.
3.1.8
Personnalisation du numéro d’inventaire.
En plus du numéro de fiche, vous pouvez mettre vous-même en place une seconde
numérotation de vos fiches d’immobilisations. Cette numérotation peut être configurée
de trois manières différentes :

Saisie manuelle :
Aucun numéro d’inventaire n’est proposé par défaut par Salvia Patrimoine. C’est à
l’utilisateur de le saisir.

Reprise du numéro de la fiche
Au moment de la création de la fiche, Salvia Patrimoine inscrit en numéro d’inventaire le
même numéro que le numéro de fiche.

Numéro d’inventaire généré automatiquement à partir de
Cette option ne fonctionne qu’avec un numéro d’inventaire exclusivement numérique :
l’utilisateur saisit un premier numéro et pour chaque fiche créée, Salvia Patrimoine
incrémente le numéro d’inventaire de 1.
36/254
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3.2 Les tables de données
Les tables de données sont des listes contenant des données de référence qui sont ensuite utilisées
par les utilisateurs au moment de la création des fiches. Ces tables doivent donc impérativement être
renseignées avant la création de fiches d’immobilisations et de subventions.
Les tables de données sont situées dans l’onglet « Gestion » et elles sont regroupées dans des
rubriques thématiques (par exemple « Identification », « Juridique »…) :
3.2.1
Manipulation des tables de données
Les modalités d’utilisation présentées ici sont communes à l’ensemble des tables de
données.
Pour ouvrir une table, il suffit de double-cliquer sur son nom. Ici, la table « Catégorie »
est ouverte :
37/254
3.2.1.1
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Ajout d’une entrée
Dans la zone « Détail », saisissez le Code, puis le Libellé etc… voulus. Le Code
représente de manière abrégée et succincte le libellé.
Cliquez sur le bouton
pour valider votre saisie. Une nouvelle ligne apparaît dans la
liste.
3.2.1.2
Modification d’une entrée
Double cliquez sur la ligne à modifier puis effectuez vos correctifs dans les rubriques
Code, Libellé de la zone « Détail ». Une fois que vous avez terminé, cliquez sur le
bouton
3.2.1.3
pour enregistrer les modifications.
Suppression d’une entrée
Double cliquez sur la ligne à supprimer, puis cliquez sur le bouton
. Après
apparition et validation d’un message de confirmation, la ligne est supprimée.
NB : Une entrée ne peut être supprimée que si elle n’est utilisée par aucune fiche de
bien ou de subvention, le cas échéant.
3.2.1.4
Impression d’une table
Au niveau de l’onglet « Gestion », sélectionnez la table que vous souhaitez imprimer et
faites un clic-droit. Vous pouvez alors choisir parmi d’autres la fonction « Imprimer ».
3.2.1.5
Importer / exporter des données dans une table
Pour gagner du temps, il peut être intéressant d’importer des données déjà contenues
dans un fichier pour alimenter une table de données. Ce fichier doit être un fichier texte
(extension « .txt ») avec des séparateurs point-virgule.
Il convient de sélectionner la table souhaitée, de faire un clic-droit et choisir « Importer »
(ou « Exporter »). Une boîte de dialogue apparaît alors, où vous devez indiquer dans
quel chemin ouvrir (ou enregistrer) le fichier et quel nom de fichier choisir (ou attribuer).
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3.2.2
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Les tables « Comptabilité »
Ce sont les tables à configurer en premier lieu.
3.2.2.1
Table Compte
Cette table doit être alimentée avec l’ensemble des comptes de classe 2 pour le suivi
des immobilisations, mais aussi les comptes 13x pour la gestion des subventions
d’investissement à recevoir :
Les zones « Dotation débitée » et « Amortissement crédité » doivent être renseignées
pour tous les comptes de biens amortissables et de subventions transférables.
Suite à une évolution réglementaire, tous les comptes de valeurs comptables des
éléments d’actifs cédés (comptes 675) sont maintenant indiqués en fonction des motifs
de sortie pour les immobilisations corporelles :
 Renouvellement de composants (suite à réhab.) : compte 67521.
 Cession d’immobilisations : compte 67522.
 Démolition ou mise au rebut : compte 67523.
A chaque compte d’immobilisation on vient renseigner les comptes de dotations et de
reprises exceptionnelles, ainsi que les comptes rattachés aux écritures de
dépréciations.

Les comptes de valeurs comptables des éléments d’actifs cédés restent inchangés pour les
immobilisations incorporelles et financières.
3.2.2.2
Table Unité d’analyse
Les codes de cette table permettent d'effectuer une classification comptable
personnalisée, selon les besoins de la société, en cas de comptabilité analytique. Pour
39/254
juin 2015
un OPAC ou un office départemental notamment, cette table peut aussi servir à
référencer les différentes agences de l’organisme.
3.2.2.3
Table Secteur de TVA
Les codes de cette table (facultative) correspondent aux différents prorata TVA
récupérée auxquels la société est soumise. Ces prorata de TVA fluctuent
régulièrement. Pour vous ajuster, vous pouvez par la suite cliquer sur Révision pour
procéder à une révision de taux.
3.2.2.4
Table Fournisseur
Les fournisseurs sont principalement utilisés pour les acquisitions de matériels et
mobiliers comme critère d’identification et de suivi supplémentaire.
Il est maintenant possible d’ajouter de nouveaux codes Ville pour les fournisseurs dans
la table Ville à partir de la table Fournisseur en cliquant sur la rubrique Ville :
Table Types de TA (Tableau d’Amortissement)
3.2.2.5
Pour
des motifs fiscaux, pour effectuer ultérieurement une consolidation ou pour
réaliser des simulations d’amortissement, une société peut avoir besoin de générer
plusieurs plans d’amortissement basés sur des règles différentes pour un même bien
ou une même nature de bien. Vous pouvez alors créer des types de TA
supplémentaires en plus des codes « TAHISTO » (tableau d’amortissement historique
correspondant au TA avant passage à la comptabilisation des amortissements par
composants) et « TATECH » (tableau d’amortissement technique) existants.
3.2.3
Les tables « Nature du bien »
3.2.3.1
Tables Catégorie, Famille, Nature, Sous-nature
Ces quatre tables sont réservées à la classification typologique du bien. Le
paramétrage de ces quatre tables est laissé à l’appréciation de l’utilisateur, selon le
degré de finesse de la classification souhaité.
La classification reprend la philosophie suivante :
40/254
3.2.3.1.1
juin 2015
Catégorie
Cette table représente un premier niveau dans la définition des biens saisis.
La catégorie permet de distinguer les différents types de biens dans leur
globalité : par exemple, les biens corporels, les biens incorporels et les biens
financiers.
3.2.3.1.2
Famille
La table Famille constitue un deuxième niveau dans la définition du bien. Elle
permet de détailler plus finement la catégorie, dont elle est une subdivision.
Il est important de lier la table Famille à la table Catégorie dont elle dépend.
Ainsi, lors de la création d’une fiche de biens cette liaison permettra de faire
apparaître automatiquement la catégorie du bien à partir du moment où sa
famille a été sélectionnée.
3.2.3.1.3
Nature
Ce troisième niveau de classification, détaille plus finement les familles de
biens. Cette table doit être liée à la table Famille.
Cette table doit comporter les différentes sortes de biens répondant à une
définition assez précise, en tout cas plus précise que la famille dont elle doit
en être une subdivision. A ce niveau, il convient de savoir s’il est opportun
pour l’organisme de subdiviser encore davantage la classification en une
sous-nature (par exemple le matériel informatique se subdivisant en
ordinateurs, imprimantes, scanners, etc…).
Une fois vos natures définies, afin d’accélérer et fiabiliser la saisie des fiches
d’immobilisation, il est vivement recommandé de rattacher à chaque code
nature le compte adéquat et le cas échéant le ou les modèles
d’amortissement pour chacun des types de TA que vous souhaitez utiliser et
le profil de PGR retenu pour cette nature. Si toutefois vous descendez
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juin 2015
jusqu’aux sous-natures, il est parfois plus pertinent de mettre en place ces
rattachements au niveau des Sous natures.
Il est donc important de configurer au préalable les tables Compte, Modèles
d’amortissement, Types de TA et Profil de PGR.
Pour effectuer ces rattachements, double cliquez sur la Nature sur laquelle
sous souhaitez travailler.
L’ensemble des informations saisies à ce jour
apparaît en clair dans la zone « Détail » :
Pour lier à cette Nature plusieurs modèles d’amortissement en fonction des
types de TA, cliquez sur
et l’écran suivant s’affiche :
42/254
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Il ne reste qu’à choisir les modèles d’amortissement adéquats pour cette
nature en fonction des types de TA.
3.2.3.1.4
Sous-nature
Ce quatrième niveau de classification est le plus fin. Il est une subdivision de
la nature. Si ce niveau est retenu, saisir les tables selon les indications
mentionnées ci-dessus.
La table Sous-nature possède la même structure que la table Nature.
3.2.3.2
Table Eléments
Une construction (ou un ensemble de constructions) est généralement constituée de
plusieurs éléments tels que les logements (collectifs et individuels), les garages (ou
parkings), les commerces, les locaux associatifs… Le nombre et la surface de ces
éléments peuvent être renseignés sur chaque fiche de construction.
La table Eléments est alimentée par défaut avec les éléments TERRAIN et
LOGEMENT, mais vous pouvez ajouter d’autres éléments que vous souhaitez suivre.
Doit être associé à chaque nature d’éléments un élément référent afin d’avoir des
éditions cohérentes (exemple : calcul du nombre de logements que sur des éléments
du type ‘logements’ et ‘foyers’).
3.2.3.3
Table Composants
Cette table liste les composants des constructions qui font l’objet d’un plan
d’amortissement différencié. Elle contient par défaut les 8 composants proposés par le
C.S.T.B., mais vous pouvez naturellement ajouter d’autres composants.
3.2.4
Les tables « Identification »
3.2.4.1
Table Programme
Cette table permet de lier les biens immobiliers et les subventions à des programmes
immobiliers. La notion de programme est notamment utilisée dans l'état de
La notion de programme Salvia Patrimoine doit correspondre à celle de Salvia
Financements. Ainsi, les amortissements financiers (somme des emprunts et des
subventions) peuvent être calculés en reprenant programme par programme les
subventions gérées sous Salvia Patrimoine et les emprunts importés de Salvia
Financements.
Les amortissements financiers sont comparés aux amortissements techniques des
biens gérés sous Salvia Patrimoine programme par programme ou globalement.
43/254
3.2.4.2
juin 2015
Table Sous-programme
Les codes Sous-programme permettent d'ajouter un niveau de suivi plus fin que les
programmes pour les biens immobiliers et les subventions, par exemple pour suivre les
tranches d’améliorations et de réhabilitations successives. Leur import se fait selon la
même procédure.
3.2.4.3
Table Type d’immeuble
Les Types d’immeuble étaient généralement utilisés pour classer en plusieurs
catégories les constructions de l’organisme de logement social : constructions neuves,
acquisitions améliorations, bâtiments administratifs, terrains… Ces informations ont plus
maintenant vocation d’être suivies au niveau des Natures d’opération.
Les types d’immeubles peuvent aussi être alimentés à partir des codes Destination à
l’aide de l’outil [Outil] [Tables de correspondance] (voir paragraphe suivant).
3.2.4.4
Table Destination
Il s’agit d’une nouvelle table correspondant à la table Destination de Salvia
Financements. Son utilisation est destinée à être temporaire, en effet les codes
Destination qui sont pertinents pour le suivi des immobilisations ont vocation à être
transférés dans la table Type d’immeuble à l’aide de l’outil [Outil] [Tables de
correspondance].
3.2.4.5
Table Etat d’avancement
Salvia Patrimoine 6 vous permet maintenant de suivre également le niveau
d’avancement d’une opération immobilière : en cours d’études, en cours de
construction, terminée non soldée, terminée soldée…
3.2.4.6
Table Direction
En fonction de l’organisation de l’office ou de la société, un bien peut être rattaché à un
centre de responsabilité, de gestion ou à une direction fonctionnelle. Reprendre
l’organigramme de la société sur deux niveaux : Direction et Service.
44/254
3.2.4.7
juin 2015
Table Service
Lors de la création de la table service, il est important de la lier à la table direction dont
elle dépend. Ainsi, lors de la saisie d’une fiche de bien, la sélection d’un service
gestionnaire du bien provoquera la saisie automatique de la table direction dans l'onglet
identification.
3.2.4.8
Table Nature d’opération
Nature d’opération est une table représentant les grands types de travaux ou
d’acquisition pour les biens immeubles : acquisition/amélioration, construction neuve,
amélioration, réhabilitation… Ces codes sont pré-créés dans Salvia Patrimoine 6 :
Une règle de ventilation des subventions (sur n composants dans tous les cas ou sur n
composants ou sur le composant structure selon la significativité de la subvention) est
renseignée par défaut pour chaque nature d’opération, information devant figurer sur
les fiches des biens financés par ces subventions. Pour plus de précisions, voir les
chapitres Appréciation du seuil de significativité et Paramétrage du seuil de
significativité.
De plus, afin de réponde aux maquettes des états réglementaires, la table nature
d’opération dispose d’une colonne nature d’opération réglementaire. Cette nouvelle
colonne est paramétrée par Salvia Patrimoine et non modifiable. Les natures
d’opérations réglementaires vont permettre d’identifier dans les états les opérations de
construction (code C), des opérations d’interventions (code I), comme le demande
l’instruction d’octobre 2005.
45/254
3.2.5
juin 2015
Les tables « Localisation »
3.2.5.1
Ville
Cette table sert à indiquer les villes dans la table Site, dans le cas où l’organisme
immobilier dispose de biens situés dans plusieurs communes. La table Ville est
également utilisée si vous souhaitez indiquer la Ville pour chaque Fournisseur.
Renseignez le code postal ou le code INSEE de la commune dans la zone Code, et son
nom dans la zone Libellé.
3.2.5.2
Type de site
La table type de site permet de regrouper les sites dans lesquels sont localisés les
biens ou les bâtiments par grands groupes : par exemple, bâtiment administratif,
pavillons, immeubles de logements collectifs…
3.2.5.3
Site
La table site permet de préciser :

le lieu dans lequel se trouve le bien matériel ou mobilier saisi ;

le bâtiment (ou ensemble de bâtiments) correspondant au bien immobilier saisi.
Il est possible d’indiquer dans la table l’adresse du site. Pour cela, il est indispensable
de créer au préalable la table ville.
Ainsi, lors de la saisie d’une fiche, il suffira de sélectionner le site du bien pour que son
type de site soit automatiquement renseigné.
3.2.5.4
Bâtiment/Zone
Cette rubrique représente un niveau intermédiaire entre la notion de Site et celle de
Pièce. En effet, un même Site peut englober plusieurs bâtiments ou zones distinctes.
C’est le cas par exemple d’un immeuble de rapport : sur un même site, il peut
comprendre un bâtiment A, un bâtiment B… La problématique peut être identique pour
un site administratif.
Il est fortement conseillé de relier le Bâtiment créé au Site correspondant de manière à
ce que la simple saisie de la Pièce renseigne automatiquement toutes les autres
rubriques de Localisation.
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3.2.5.5
juin 2015
Pièce
Le paramétrage et l’utilisation des codes Pièce concernent les organismes de logement
social qui veulent localiser de manière précise leurs matériels et mobiliers.
3.2.6
Les tables « Juridique »
3.2.6.1
Origine
Cette table permet d'indiquer le mode d'entrée d'un bien dans l'actif, pour distinguer par
exemple les biens acquis, construits, les dons, etc.
Des codes et leurs libellés sont pré-saisis dans la table. Le cas échéant, créer des
codes supplémentaires.
3.2.6.2
Type d’acte
Il est possible de préciser la nature de l’acte d’entrée d’un bien dans le patrimoine de
façon à distinguer par exemple, les délibérations, les actes notariés, actes
administratifs, etc.
Des codes et leurs libellés sont pré-saisis dans la table. Si besoin, il est possible de
créer des codes type d’acte supplémentaires.
3.2.6.3
Motif de sortie
Cette table permet d'indiquer pour quelle cause un bien sort de l'actif : bien vendu, bien
démoli, mis hors-service, etc. Les motifs « Cession », « HS » « Démol », « Abandon »
sont pré-créés et sont ensuite utilisés dans l'état « Amortissements- diminutions ».
Il est maintenant nécessaire d’associer à chaque motif de sortie créé dans la table un
type de motif prédéfini dans Salvia Patrimoine :
47/254
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La colonne type de motif doit en effet être complétée pour que les comptes 675 de
valeur comptable des éléments d’actifs cédés soient correctement alimentés dans
l’export des cessions (E_cessions.txt).
3.2.6.4
Organisme émetteur
Vous entrez dans cette table les noms des différents organismes émetteurs (banques,
SEM…) de titres de participations ou autres immobilisations financières.
3.2.7
Les tables « Paramètres »
Ces tables correspondent à des paramètres libres, c’est-à-dire des critères de suivi que
chaque utilisateur met en place en fonction de ses besoins et objectifs. La table d’un
paramètre libre est donc remplie avec des données correspondant à l’affectation du
paramètre libre. Une table « Type de chauffage » aura donc par exemple les entrées
« Coll » (chauffage collectif) et « Indiv » (chauffage individuel).
Quatre nouveaux paramètres libres regroupés au sein d’un nouvel onglet « Options »
dans les fiches d’immobilisations ont été ajoutés dans Salvia Patrimoine 6 en plus des
trois paramètres libres existant :




ParamLie 1 ;
ParamLie 2 ;
ParamLie 3 ;
ParamLie 4 .
Ces paramètres libres peuvent être reliés entre eux, à l’instar des rubriques
« Catégorie », « Famille », « Nature » et « Sous nature ».
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3.2.8
juin 2015
Les tables « Subvention »
3.2.8.1
Origine de la subvention
Cette table a pour objet d’effectuer un suivi en fonction des organismes qui accordent et
versent des subventions à votre organisme, en général : Etat, Département,
Communes, Organismes collecteurs du 1 %, etc.
3.2.8.2
Paramètres libres
Ils ont la même finalité que ceux qui existent pour les biens. De même, quatre
nouveaux paramètres libres regroupés au sein d’un nouvel onglet « Options » dans les
fiches de subventions ont été ajoutés dans Salvia Patrimoine 6 en plus des trois
paramètres libres existant :




Sub_ParamLie 1 ;
Sub_ParamLie 2 ;
Sub_ParamLie 3 ;
Sub_ParamLie 4.
3.2.9
Les tables « Contrats »
Salvia Patrimoine 6 vous offre maintenant la possibilité de procéder à un suivi des
contrats d’assurances, de maintenance et de location à travers des fiches dédiées et de
rattacher ces fiches aux fiches d’immobilisations correspondantes.
Pour chacun des types de contrat, vous disposez des rubriques suivantes au niveau
des tables :
 personne ou société co-contractante (tables Assureur, Locataire, Société) ;
 trois paramètres libres (tables Paramètre 1, Paramètre 2, Paramètre 3).
En plus de ces tables, il convient de configurer la table « Périodicité de versement »
avec par exemple les entrées suivantes : annuelle, mensuelle, trimestrielle…
3.2.10 Les tables « Indices »
3.2.10.1 Indice INSEE de la construction
Cette table contient tous les indices trimestriels INSEE du coût de la construction de
1954 à 2003. Il convient de la mettre à jour au fur et à mesure de la publication des
nouveaux indices par l’INSEE.
Ces indices permettent à Salvia Patrimoine 6 de :
 calculer les valeurs réactualisées des biens concernés par la PGR ;
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juin 2015
 calculer la valeur déflatée d’une nouvelle réhabilitation pour obtenir la quote-part à sortir du
composant principal le cas échéant.
3.2.10.2 Taux d’inflation
Les indices INSEE des prix à la consommation annuels sont contenus dans cette table
de données. Comme les indices INSEE du coût de la construction, ils permettent en
effet également de déterminer la valeur déflatée d’une nouvelle réhabilitation pour
obtenir la quote-part à sortir du composant principal.
50/254
4 Gestion des
Patrimoine
immobilisations
juin 2015
avec
Salvia
4.1 Les différents types de fiches
La version 6 Salvia Patrimoine prend en charge la gestion des constructions et des subventions
associées en tenant compte des normes IFRS (notamment calcul
des amortissements par
composants).
A cet effet, de nouveaux types de fiches ont été créés :




les fiches de biens Autres (Autres) ;
les fiches de biens Immeubles non ventilables en composants (Immo.) ;
les fiches de Sous-ensembles correspondant aux biens Immeubles ventilables en
composants (Sous ensemble) ;
les fiches d’Ensembles.
Quel que soit leur type, ces fiches reprennent en grande partie les mêmes rubriques et la même
ergonomie avec le système d’onglets que celles que vous connaissez.
51/254
4.1.1
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Les fiches de biens Autres
Ce sont les fiches d’immobilisations de type A qui existaient déjà dans les versions
antérieures Salvia Patrimoine. Il convient d’utiliser ces fiches pour le suivi de certaines
immobilisations incorporelles (études, logiciels), des biens meubles (véhicules,
matériels et mobilier) et des immobilisations financières. En d’autres termes, le
périmètre d’utilisation de ces fiches correspond aux immobilisations dites de structure,
plus les immobilisations financières.
Voici un exemple de type de fiche A (Autre) :
Les différentes rubriques et onglets sont présentés de manière détaillée dans le chapitre
« Création d’une nouvelle immobilisation ».
4.1.2
Les fiches de biens Immobilières (non ventilables)
Elles correspondent aux fiches d’immobilisations de type I. Elles ont vocation à suivre
les biens immeubles non concernés par la gestion des amortissements par
composants, par exemple : les terrains, la VRD, les anciennes réhabilitations, les
travaux en cours…
Ci-dessous, un exemple de fiche immobilière :
52/254
4.1.3
juin 2015
Les fiches de Sous ensembles (ventilables)
Il s’agit d’un nouveau type de fiches prenant en charge les biens immeubles
amortissables par composant, à savoir les fiches de constructions (immeubles de
rapport, bâtiments administratifs…). Ces fiches comportent un nouvel onglet
« Composants » qui permet de visualiser les caractéristiques propres à chaque
composant, notamment le tableau d’amortissement :
53/254
juin 2015
L’exercice 2005, premier exercice à partir duquel les nouvelles normes sont mises en
œuvre, est toujours présenté en gras et l’impact du passage aux nouvelles normes
s’affiche de manière distincte sur la partie droite du tableau.
Toutes les opérations sur les tableaux d’amortissement (dotations exceptionnelles
etc…) s’effectuent au niveau des composants ; l’onglet « Amort. » permet de visualiser
uniquement le tableau d’amortissement au niveau de la construction.
4.1.4
Les fiches d’Ensembles
Les fiches d’Ensembles vous permettent d’obtenir une vision générale, au niveau du
programme (de l’opération), des mouvements d’entrées, de sorties, de l’amortissement,
du financement etc… des biens et des subventions constitutifs du programme :
Une fiche d’Ensemble reporte les informations de manière synthétique à partir des
fiches d’immobilisations ventilables et non ventilables et des fiches de subventions. Elle
ne donne lieu à aucun travail de saisie.
54/254
juin 2015
5 Les regroupements et les sélections de fiches
Ce chapitre traite des fonctionnalités attachées aux listes de fiches (fiches de biens et fiches de
subventions). Les sélections de fiches n’affichent que les fiches répondant à un ou plusieurs critères que
vous définissez alors que les regroupements affichent toutes les fiches existantes mais classées selon le ou
les critères de regroupement choisis.
5.1 Les regroupements de fiches
A titre d’exemple, nous allons ici effectuer ici un regroupement par comptes : les fiches
d’immobilisations seront regroupées par comptes dans l’ordre croissant des comptes pour tous les
comptes utilisés.
Activez l’onglet
de l’arbre de navigation Salvia Patrimoine :
Allez dans [Salvia Patrimoine] [Sélections] [Immobilisations comptables]. Faites un double-clic et
sélectionnez la fonctionnalité « Créer regroupement » :
55/254
juin 2015
Donnez un nom explicite à votre regroupement en fonction du ou des critères de regroupement que
vous souhaitez. Passez à l’onglet « Totalisation » :
Indiquez dans les rubriques « Total1 » etc… les critères de regroupement voulus. Cliquez sur « OK »
pour valider la création du regroupement.
Le résultat obtenu est le suivant :
56/254
juin 2015
Chaque regroupement par compte fournit ici la liste de toutes les fiches renseignant le compte.
NB : la fonctionnalité de regroupement n’existe pas pour les fiches de subventions.
Pour supprimer un regroupement, sélectionnez le regroupement voulu, faites un clic-droit et choisissez
« Supprimer ».
5.2
Les sélections de fiches
Les sélections de fiches concernent les fiches de biens et les fiches de subventions et sont accessibles
dans l’onglet
de l’arbre de navigation.
Les sélections de fiches de biens sont subdivisées de la manière suivante :
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 Liste complète : c’est la sélection par défaut. Elle liste toutes les fiches présentes dans la
base.
 Liste par Ensemble : c’est la liste des fiches d’Ensemble créées à ce jour.
 Listes par sélection : cette liste contient toutes les sélections personnalisées que vous avez
créé. La liste est donc vide au départ.
Pour les sélections de fiches de subventions, la présentation est similaire en dehors des fiches – et
donc des listes - d’Ensemble qui n’existent pas.
5.2.1
Les fonctionnalités des sélections de fiches
Toutes les sélections de fiches ont la même apparence :
Les filtres mis en place sont toujours affichés en bas à gauche et le nombre de fiches
de la sélection toujours en bas à droite.
Pour les biens ou les subventions amortis en composants, certaines informations
comme la durée d’amortissement, le modèle d’amortissement, le programme (pour les
subventions)… ne sont disponibles que sur les fiches de composants.
Avant d’effectuer des sélections de fiches basées sur ces critères, il est donc
nécessaire d’afficher les composants dans les listes en cochant l’option « Détailler par
composants ». Quand cette case est cochée, les fiches de sous ensemble sont alors
remplacées par les fiches de composants.
 Bouton
<créer une nouvelle fiche>
Voir chapitre « Création d’une nouvelle fiche de bien ».
58/254
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 Bouton
<ouvrir une fiche>
Sélectionnez la ligne matérialisant la fiche que vous souhaitez ouvrir et cliquez sur ce
bouton ou bien double cliquez sur cette ligne.
 Bouton
<supprimer une fiche> (attention : toute suppression de fiche est définitive) :
Sélectionnez la ligne correspondant à la fiche que vous souhaitez supprimer et cliquez
sur ce bouton. Après validation d’un message de confirmation, la fiche sélectionnée est
supprimée.
 Bouton
<rafraîchir l’affichage de la liste>
Cliquer sur ce bouton met à jour l’affichage de la liste suite aux modifications effectuées
sur les fiches le cas échéant.
 Bouton
<mise en place de filtres>
Mettre en place des filtres consiste à définir des critères de restriction de façon à
n’afficher que les fiches répondant à ces critères. Les filtres sont notamment utilisés à
des fins de recherche.
La boîte de dialogue suivante s’affiche :
Il convient de :
 choisir le critère de filtre dans la liste puis valider le choix en cliquant sur « Ajouter » ;
 indiquer quelle(s) valeur(s) peut prendre ce critère :
Les opérateurs disponibles dans la liste déroulante sont : « «égal à », « différent de »,
« supérieur à », « supérieur ou égal à », « inférieur à », « inférieur ou égal à » et
« commence par ».
59/254
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Pour l’opérateur « égal à », sélectionnez les valeurs possibles dans la liste OU
saisissez ces valeurs dans la zone entourée.
Pour les autres opérateurs, il est impératif de saisir les valeurs dans la zone entourée,
séparées par des points virgules s’il y en a plusieurs.
Pour mettre en place plusieurs filtres différents, reprenez successivement toutes les
étapes.
 Bouton
<trier les fiches>
La boîte de dialogue suivante s’affiche alors :
Il est donc possible de trier en croissant ou décroissant avec jusqu’à trois clés de tri
successives.
NB : pour effectuer un tri simple, il est parfois plus rapide de cliquer sur la rubrique voulue comme clé de tri dans
la ligne d’en-tête de la liste :

Bouton
<Transformation sur la sélection de fiches>
Ce bouton permet d’accéder 4 assistants permettant de travailler sur une sélection de
fiches, Les assistants
Les fonctionnalités du menu contextuel dans les sélections de fiches.
Le menu contextuel apparaît lorsqu’un clic droit est effectué sur l’une des fiches de la
sélection. Les fonctionnalités proposées sont les suivantes :
5.2.1.1
Dupliquer
Vous pouvez effectuer autant de copies d’une fiche que vous souhaitez. Il est aussi
possible de copier tout ou partie de la fiche sélectionnée :
60/254
5.2.1.2
juin 2015
Imprimer une fiche
Pour faire une sortie papier de la fiche sélectionnée. En fonction de vos besoins, il est
possible de n’imprimer qu’une partie de la fiche :
Le paramétrage de l’impression s’effectue dans le menu [Fichier] [Configuration de
l’impression].
5.2.1.3
Imprimer toutes les fiches
Cette commande permet d’éditer tout ou partie de toutes les fiches présentes dans la
sélection à partir de laquelle vous avez lancé cette commande.
5.2.1.4
Supprimer toutes les fiches
Pour supprimer toutes les fiches présentes dans la sélection.
Attention : la suppression des fiches est définitive.
Cette commande fait d’ailleurs apparaître deux messages de confirmation successifs. Le premier message de
confirmation indique maintenant le nombre de fiches sur le point d’être supprimées. Veuillez bien contrôler que
toutes les fiches présentes dans la sélection ont vocation à être supprimées.
61/254
juin 2015
Pour plus de sécurité, il est possible de supprimer l’accès à cette fonctionnalité pour
certains utilisateurs. Par ailleurs, les fiches dont la date d’entrée est antérieure au 31
décembre de l’année de clôture de la base ne peuvent être supprimées.
5.2.1.5
Fiches rattachées
En utilisant cette fonctionnalité à partir d’une fiche parent, il est possible de visualiser
toutes les fiches enfants. Une fiche enfant représente une adjonction sur la fiche
d’immobilisation :
5.2.1.6
Pour
Subventions rattachées
connaître
toutes
les
fiches
de
subventions
rattachées
à
une
fiche
d’immobilisation :
Double cliquez sur la(es) fiche(s) de subvention pour l’ouvrir.
62/254
5.2.1.7
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Exporter les données
Cette fonctionnalité permet d’exporter toutes les informations des fiches inclues dans la
sélection correspondant aux rubriques cochées dans la liste dans un fichier texte
normé.
Ce fichier peut ensuite par exemple être récupéré dans un tableur.
5.2.1.8
Recalcul de la PGR
Salvia Patrimoine 6 vous permet en une seule manipulation de relancer le calcul des
tableaux de PGR de toutes les fiches de la sélection en comportant déjà un selon deux
modalités différentes :
Recalcul depuis l’origine :
Le recalcul des tableaux est effectué en fonction des dates de PGR renseignées dans
les fiches et en fonction du profil de PGR choisi par l’utilisateur.
63/254
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Le paramétrage général de la PGR s’effectue dans le menu [Paramètres]
[Paramétrages comptables] (voir le paragraphe Les paramètrages comptables).
Recalcul depuis un exercice N :
Salvia Patrimoine recalcule les tableaux de PGR des fiches contenues dans la sélection
à partir de l’exercice N et de l’indice INSEE I que vous avez saisi. L’antériorité n’est pas
modifiée.
5.2.1.9
Calcul des tableaux
Avec cette fonctionnalité, les tableaux d’amortissements des fiches de la sélection
peuvent être recalculés en masse :
Il est possible de lancer les tableaux d’amortissement pour toutes les fiches de la
sélection ou seulement pour les fiches de la sélection pour lesquelles le tableau
d’amortissement n’a pas encore été généré.
Salvia Patrimoine vous demande ensuite de saisir une date de mise en service :
Seules les fiches dont la date de mise en service est antérieure à la date de mise en
service saisie dans la boîte de dialogue seront traitées.
NB : les fiches comportant des ajouts de factures et/ou des sorties après leur date de mise en service ne sont pas
recalculées.
Toutes les modifications manuelles réalisées sur les dotations, les reprises d’amortissements, les bases
amortissables ne sont pas prises en compte dans le recalcul des tableaux.
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Pour qu’un tableau puisse être généré dans le cas d’une fiche initialement sans tableau, il est nécessaire qu’un
modèle d’amortissement soit rattaché à la nature ou à la sous nature renseignée dans cette fiche.
A l’issue du traitement, un fichier « log » au format texte listant les références des fiches
recalculées et les problèmes éventuellement rencontrés apparaît.
5.2.1.10 Transfert des codes sous-nature
Avec cette fonctionnalité vous avez la possibilité de renseigner sur une sélection de
fiche de type Autre ayant la même nature un code sous-nature sans avoir à ouvrir
chacune des fiches de la sélection.
En choisissant Transfert des codes sous-nature le masque suivant apparaît :
Le code sous-nature choisi, ira se renseigner sur chacune des fiches de la sélection.
5.2.1.11 Transfert de comptes
65/254
Avec
juin 2015
cette fonctionnalité vous avez la possibilité de procéder aux changements de
comptes en masse sur les fiches, et ainsi de suivre facilement l’évolution réglementaire
des plans de comptes.
Indiquez dans la zone « Nouveau code » le compte de
remplacement. En cliquant sur OK, le transfert de compte est immédiat et toutes les
informations sur les fiches faisant référence au code 1392 disparaissent au profit du code
139171.
5.2.2
Les sélections de fiches personnalisées
5.2.2.1
Création d’une sélection personnalisée
Nous rappelons ici la procédure décrite plus haut :
Choisissez [Salvia Patrimoine] [Sélections] [Immobilisations comptables] [Listes par
sélection]. Faites un clic-droit et optez pour « Créer une nouvelle sélection » :
Choisissez un nom pour votre sélection en rapport avec son objet et mettez en place le
ou les filtres nécessaires pour ne grouper que les fiches qui vous intéressent.
Pour mettre en place un filtre, il convient de :
Choisir le critère de filtre dans la liste puis valider le choix en cliquant sur « Ajouter ».
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Indiquer quelle(s) valeur(s) peut prendre ce critère :
« commence par ».
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Ici, par exemple, un seul filtre sur la rubrique Type de site=COLLECTIF a été mis en
place.
étapes.
La sélection personnalisée « Logements collectifs » est maintenant inscrite dans l’arbre
de navigation dans [Salvia Patrimoine] [Sélections] [Listes par sélection] à la suite des
sélections personnalisées existantes :
68/254
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Pour visualiser le contenu d’une sélection de fiches personnalisée, il suffit de double
cliquer dessus ou faire un clic-droit « Visualiser la sélection ».
5.2.2.2
Modifier, dupliquer, renommer, supprimer une sélection personnalisée
Toutes ces fonctionnalités sont accessibles dans le menu contextuel en faisant un clicdroit sur la sélection personnalisée sur laquelle vous souhaitez travailler.
Avec la fonctionnalité « Dupliquer », vous pouvez copier une sélection personnalisée du
« réel » vers le module « expertise », c’est-à-dire le module optionnel de simulations de
pasSalvia aux normes IFRS et réciproquement.
69/254
5.2.2.3
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Classez et rangez vos sélections personnalisées
Les sélections personnalisées peuvent être nombreuses. Il devient alors utile voire
nécessaire de les classer en rubriques pour les retrouver plus facilement.
Salvia Patrimoine 6 vous offre la possibilité de créer des dossiers de classement, à la
façon de l’Explorateur de MS Windows.
Pour créer un dossier, positionnez vous dans l’arbre de navigation sur [Salvia
Patrimoine] [Sélections] [Listes par sélection], faites un clic droit et choisissez « Créer
un nouveau dossier » :
Nommez ce dossier en fonction du type de classement que vous souhaitez
(thématique,
par
utilisateur…).
Vous
pouvez
ensuite
choisir
les
sélections
personnalisées à classer et les stocker dans le dossier nouvellement créé en les faisant
glisser à l’aide de la souris.
70/254
juin 2015
Vous obtenez par exemple un classement de ce type :
NB : sur Salvia Patrimoine, les sélections doivent être sélectionnées et déplacées une par une.
Rien ne vous empêche de créer des sous dossiers dans les dossiers si besoin et bien
sûr de renommer et déplacer les dossiers.
Attention : la suppression d’un dossier entraîne la suppression définitive de l’ensemble des sélections
personnalisées incluses dans le dossier. Un message d’avertissement apparaît d’ailleurs lorsque vous vous
apprêtez à supprimer un dossier.
71/254
juin 2015
6 Création des fiches d’immobilisations
6.1 Généralités
Les données relatives aux biens gérés dans Salvia Patrimoine sont placées dans des fiches découpées
en onglets, et regroupant différents champs de saisie. Tous ces champs peuvent être restitués dans
des états et faire l’objet de requêtes personnalisées. L'utilisateur de niveau Administration ou
Supervision peut définir les champs dont la saisie est obligatoire (voir paramétrage des champs
obligatoires au chapitre Les champs obligatoires).
6.1.1
Procédure de création
Pour créer une nouvelle fiche d’immobilisation, deux possibilités s’offrent à vous :
 Première possibilité :
situé sous [Outils] :
Choisissez « Immobilisation » puis validez :
 Deuxième possibilité :
lorsque vous êtes dans une sélection de fiches de biens (liste
complète ou liste par sélection). La boîte de dialogue suivante s’affiche directement :
72/254
6.1.2
juin 2015
Modification d’une fiche de bien
Pour ouvrir une fiche de bien existante, cliquez sur le bouton
:
Saisissez le numéro de la fiche de bien que vous souhaitez consulter et valider par OK.
Il est possible aussi d’ouvrir une fiche de bien en l’appelant par son numéro
d’inventaire. Si plusieurs fiches renseignent le même numéro d’inventaire, Salvia
Patrimoine vous alerte et vous liste toutes les fiches comportant le numéro d’inventaire
que vous avez saisi :
Il ne vous reste qu’à choisir dans la liste la fiche voulue et valider par « OK ».
73/254
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NB : si le nombre de fiches affichées est trop élevé, vous pouvez accélérer votre recherche en mettant en place un
ou plusieurs filtres.
6.1.3
Principes de saisie
Les rubriques autres que des dates présentant un symbole
ou
situé à droite de
la zone de saisie sont des rubriques reliées à une table de données. Cela signifie qu’il
faut impérativement renseigner un code existant dans la table sinon le message
« <Code inexistant> » apparaît et il est impossible d’enregistrer la fiche.
Il est donc primordial de configurer les tables de données avant de passer en phase de
saisie.
Pour les rubriques au format date, vous pouvez cliquer sur le symbole
pour faire
apparaître le calendrier de saisie suivant :
Les informations saisies dans les rubriques “Quantité” et “Surface” doivent être
impérativement différentes de 0 (zéro).
Saisissez les informations dans chaque onglet et n’enregistrez la fiche qu’à la fin de
votre travail.
6.1.4
Notion de fiche fictive
Une fiche fictive n’est plus restituée dans aucun état comptable sauf si on a coché
l’option « Inclure les fiches fictives » au moment du lancement de l’état.
Cette propriété permet notamment de créer des fiches par anticipation (correspondant à
des biens non encore acquis ou mis en service) contenant des tableaux
d’amortissement prévisionnels afin de visualiser l’impact sur l’amortissement pour les
exercices futurs, sans pour autant fausser les états réglementaires.
Pour déclarer une fiche comme fictive, il suffit de cocher la case « Fictif » présent dans
l’onglet Identification sur tous les types de fiches.
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6.1.5
juin 2015
Les fiches enfants et les fiches parents
Les dépenses de réhabilitation et d'amélioration entraînent un accroissement de la
valeur des immeubles ou de leur rentabilité. Ces dépenses doivent donc être portées à
l'actif du bilan ; elles sont considérées comme des immobilisations.
Dans Salvia Patrimoine, ces opérations sont saisies comme des immobilisations à part
entière, et une durée d'amortissement leur est assignée.
Pour lier une telle opération au programme de construction correspondant, rattacher un
ensemble les fiches enfants à leur fiche parent. Dans le cas d'un terrain, d'une
construction et de plusieurs réhabilitations, par exemple, rattacher les fiches de la
construction et des réhabilitations à la fiche du terrain. En cas de cession partielle de la
construction, il sera plus facile de répercuter les opérations de diminution
d'amortissement de la construction sur chacune des fiches identifiées comme enfants.
Si une réhabilitation porte sur un programme concernant plusieurs biens, créer une
fiche par bien. Par exemple, plusieurs fichiers doivent être créés dans le cas du
remplacement du moteur d'un véhicule. Ceci permet d'éviter les oublis lors d'une
cession.
6.1.5.1
Rattacher une fiche à une fiche parent
Dans l’onglet « Identification » d’une fiche d’immobilisation cliquez sur le bouton
situé à droite de la rubrique « Fiche Parent » : la liste des immobilisations s’affiche :
Cliquez sur la ligne correspondant à la fiche voulue puis validez par « OK ». Utilisez le
bouton de Filtre pour trouver plus facilement la fiche parent à l’aide de critères de
recherche, si c’est nécessaire.
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6.1.5.2
juin 2015
Visualiser la liste des fiches Enfant
Cliquez sur le bouton « Fiches rattachées ».
6.2 Les immobilisations Autres
Les fiches Autres sont à réserver aux biens meubles et aux immobilisations financières. Les fiches
Autres comportent huit onglets que nous allons ici détailler :
6.2.1
Onglet « Identification »
Rubrique
Définition
Désignation
Descriptif de l’immobilisation
N° inventaire
Numéro d'inventaire affecté à l’immobilisation (facultatif)
Fictif
Voir paragraphe Principes de saisie
Fiche parent
Permet de relier le bien saisi à une autre fiche de bien (la fiche parent) : à
utiliser quand l’immobilisation constitue une adjonction d’une immobilisation
déjà présente dans la base de donnée
Direction
Direction gestionnaire ou utilisatrice du bien
Service
Service gestionnaire ou utilisatrice du bien – rubrique reliée à la Direction
Catégorie
Catégorie du bien (corporel, financier, incorporel, etc.)
Famille
Famille du bien (matériel, mobilier, incorporel, etc.) – rubrique reliée à la
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Catégorie
Nature du bien(mobilier, matériel informatique, etc.) – rubrique reliée à la
Nature
Famille
Rubrique
Définition
Sous-nature
Sous-nature du bien (table, chaise, ordinateur, etc.) – rubrique reliée à la
Nature
Programme
Pour les organismes renseignant un code Programme (ou Opération) pour
leurs immobilisations de structure
Sous-programme
Pour les organismes renseignant un code Sous Programme (ou Tranche)
pour leurs immobilisations de structure
Param 1, 2 et 3
Paramètres libres permettant d'effectuer des requêtes sur des critères que
vous définissez
Libellés 1, 2 et 3
vous définissez.
Utilisateur
Nom de la personne utilisatrice, le cas échéant
Quantité
A renseigner en cas d’acquisition d’un lot de biens notamment. La quantité
doit impérativement être non nulle.
La rubrique « Fiches rattachées » vous permet de visualiser toutes les fiches
d’immobilisation « enfant » et toutes les fiches de subvention que vous avez reliées à la
fiche. Pour ouvrir l’une de ces fiches directement, double cliquez
sur la ligne
correspondant à la fiche voulue.
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6.2.2
juin 2015
Onglet « Juridique »
Rubrique
Définition
Date d’entrée
Date à laquelle le bien est entré dans le patrimoine
Date de mise
Date à laquelle le bien est mis en service. Elle reprend automatiquement
en service
par défaut la date de mise en service
Origine
Modalité selon laquelle le bien entre dans le patrimoine de l’organisme :
acquisition, construction…
Bien aliénable
Cochez cette case si le bien est aliénable
Bien
Cochez cette case si l’office ou la société est propriétaire du bien
propriétaire
Durée garantie
Le cas échéant, indiquez la durée pendant laquelle le bien est garanti
Document joint
Cliquez sur
pour indiquer le chemin d’accès et le nom d’un document
(image, photographie ou document issu d’un traitement de texte ou d’un
tableur) que vous souhaitez lier à la fiche. Le bouton « Ouvrir » permet de
consulter directement ce document sans avoir à fermer la fiche
Rubriques dédiées aux immobilisations financières
Valeur du
Rubrique à mettre à jour chaque année (dans les états, elle est multipliée
marché à
par la quantité)
l’unité
Date de la
Date de la valeur
valeur
N° des titres
Référence des titres
Organisme
Nom de l’organisme qui a émis les participations ou les titres
émetteur
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6.2.3
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Onglet « Localisation »
Rubrique
Définition
Pièce
Local ou pièce dans lequel le ou les biens sont situés
Bâtiment/Zone
Bâtiment dans lequel le ou les biens sont situés. Un Site peut en effet être
découpé en plusieurs bâtiments. Par défaut, la table Bâtiments reprend le
contenu de la table Site
Site
Site dans lequel le ou les biens sont situés. Lorsque vous avez sélectionné
un site, ses coordonnées apparaissent dans les champs appropriés, en
fonction des informations saisies dans la table correspondante
Ville
Code postal ou code INSEE de la commune correspondant au site dans
lequel le bien est situé
Type site
Type du bien immobilier. Il s'agit d'un critère de regroupement des sites
(bâtiments administratifs, immeubles collectifs ou individuels, par exemple)
Commentaire
Le bouton
Commentaire libre
n’est actif que si la quantité saisie dans l’onglet
« Identification » est strictement supérieure à 1. Il permet à l’utilisateur d’indiquer
précisément dans quelles pièces les biens d’un lot sont localisés, par exemple :
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Sur trois biens, un bien est dans la pièce 0001 et deux sont dans la pièce 0002.
6.2.4
Onglet « Comptabilité »
Rubrique
Définition
Compte
Imputation comptable de l’immobilisation
Unité d’analyse
Codification analytique supplémentaire au programme
Fournisseur
Code fournisseur du bien
La plupart des informations ne sont pas accessibles et sont en grisé : il convient de
réaliser les éventuelles modifications et corrections dans l’onglet Facture.
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6.2.5
juin 2015
Onglet « Facture »
L’onglet Facture contient toutes les lignes de facture constitutives du montant total de
l’immobilisation.
6.2.5.1
Ajouter une ligne dans l’onglet « Facture »
. La boîte de dialogue suivante s’affiche :
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Rubrique
Définition
Libellé
Désignation de la facture
Date facture
Date de la facture
N° facture
Références de la facture
Montant
Montant de la facture (généralement TTC)
Pour calculer le montant TTC après saisie du montant HT
Fournisseur
Code fournisseur
Bordereau
Pour les offices publics : numéro de bordereau
Mandat
Pour les offices publics : numéro de mandat
Ordre
Pour les offices publics : numéro d’ordre
Après saisie d’une nouvelle facture, le tableau d’amortissement est mis à jour le cas
échéant.
6.2.5.2
Modifier une ligne dans l’onglet « Facture »
Il suffit de double cliquer sur la ligne à modifier et de revalider la saisie avec le bouton
« OK ».
6.2.5.3
Supprimer une ligne dans l’onglet Facture :
Sélectionnez la ligne à supprimer et cliquez sur
.
Attention : une ligne dont la date de facture est antérieure au 31 décembre de l’année saisie en clôture d’exercice
ne sera pas supprimée.
Le tableau d’amortissement est remis à jour suite à la suppression d’une ligne de facture.
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6.2.6
juin 2015
Onglet « Amortissement »
6.2.6.1
Générer le tableau d’amortissement
Choisissez le type de TA que vous désirez générer (par exemple TATECH).
Cochez la case « Amortissable » et cliquez sur le bouton
:
La valeur brute est alimentée par le coût d’origine.
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Si un modèle d’amortissement a été attaché à la nature ou à la sous nature renseignée
dans la fiche, ce modèle s’affiche dans la rubrique « Modèle ». Sinon, renseignez
manuellement le modèle en consultant la table.
La rubrique « Date début » reprend par défaut la date de mise en service saisie ; elle
reste modifiable le cas échéant.
Validez par « OK » pour lancer le tableau d’amortissement.
6.2.6.2
Effectuer une dotation ou une reprise exceptionnelle
Sélectionnez dans le tableau d’amortissement l’année sur laquelle vous voulez
effectuer une dotation exceptionnelle (2004 dans l’exemple qui suit) :
et choisissez « Dotation exceptionnelle » ou
« Reprise exceptionnelle » selon l’action voulue :
Saisissez le montant, de dotation exceptionnelle, souhaité et validez. Le tableau
d’amortissement est mis à jour : la nouvelle valeur nette comptable obtenue est répartie
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juin 2015
sur la durée résiduelle d’amortissement. Par ailleurs, le montant de la dotation
exceptionnelle est présenté dans une colonne distincte :
NB : afin d’obtenir une traçabilité des modifications apportées sur les dotations ou reprises, ces modifications ne
sont possibles qu’en dotations ou en reprises exceptionnelles.
Les bases amortissables ne sont également plus modifiables sous Salvia Patrimoine.
6.2.6.3
Supprimer une dotation ou une reprise exceptionnelle
Le mode opératoire est identique à celui qui correspond à une dotation exceptionnelle,
à la différence qu’il faut saisir « 0,00 » en montant de dotation.
6.2.7
Onglet « Sortie »
Cet onglet est dédié à la saisie des ventes, démolitions ou mises au rebut pouvant
concerner l’immobilisation. Les modalités d’utilisation sont développées dans le chapitre
VIII.
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6.2.8
juin 2015
Onglet « Options »
Il s’agit d’un nouvel onglet ajouté sur les fiches d’immobilisations donnant accès à 18
nouveaux paramètres libres :
Neuf paramètres libres (dont quatre paramètres reliés à des tables et pouvant être
reliés entre eux) contiennent des données de format alphanumérique.
Cinq paramètres libres ont un format de date.
Quatre paramètres libres ont un format de données numériques.
Ces paramètres libres permettent de mettre en place de nouveaux critères de suivi en
plus des 6 paramètres libres existant jusqu’alors et fortement sollicités avec les
simulations aux normes IFRS (suivi du type de chauffage, de la présence d’un
ascenseur…).
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6.3 Les immobilisations immobilières non ventilables
Les fiches Immobilières non ventilables ont vocation à suivre tous les biens immeubles qui ne sont pas
concernés par l’amortissement par composants : terrains, aménagements de terrains, VRD, travaux en
cours. Ces fiches comportent dix onglets superposés.
6.3.1
Comme pour les fiches Autres, il contient les informations descriptives d’une
immobilisation :
Rubrique
Définition
Désignation
Descriptif de l’immobilisation
N° inventaire
Numéro d'inventaire affecté à l’immobilisation (facultatif)
Fictif
Voir paragraphe Principes de saisie
N° ensemble
Numéro de la fiche d’ensemble correspondant au programme ou à
l’opération, le cas échéant
Fiche parent
Permet de relier le bien saisi à une autre fiche de bien (la fiche parent) : à
utiliser quand l’immobilisation constitue une adjonction d’une immobilisation
déjà présente dans la base de donnée
N°FSFC
Après la mise en place de Salvia Réaffectation Financements, ce champ
sera alimenté de la clef permettant le rapprochement entre Salvia
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juin 2015
Financements et Salvia Patrimoine.
Rubrique
Définition
Programme
Code Programme (Groupe ou Opération)
Sous-programme
Pour les organismes renseignant un code Sous-Programme (ou Tranche)
pour leurs biens immeubles
Type immeuble
Catégorie de bien immeuble : terrain, voirie…
Destination
Correspond à la rubrique Destination de Salvia Financements, le cas
échéant
Etat d’avancement
Indique à quel stade se situe l’immobilisation d’un point de vue
chronologique, par exemple : en étude, en cours, terminé non soldé,
terminé…
Catégorie
Catégorie du bien (corporel, financier, incorporel, etc.)
Famille
Famille du bien (matériel, mobilier, incorporel, etc.) – rubrique reliée à la
Catégorie
Nature du bien(mobilier, matériel informatique, etc.) – rubrique reliée à la
Nature
Famille
Sous-nature
Sous-nature du bien (table, chaise, ordinateur, etc.) – rubrique reliée à la
Nature
Nature opération
Représente un découpage des immeubles plus large que les natures / sous
natures: acquisition/amélioration, construction neuve etc.
Param 1, 2 et 3
vous définissez
Libellés 1, 2 et 3
vous définissez
La rubrique « Fiches rattachées » vous permet de visualiser toutes les fiches
d’immobilisation « enfant » et toutes les fiches de subvention que vous avez reliées à la
fiche. Pour ouvrir l’une de ces fiches directement, double cliquez
sur la ligne
correspondant à la fiche voulue.
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6.3.2
juin 2015
Rubrique
Définition
Date d’entrée
Date à laquelle le bien est entré dans le patrimoine
Date de mise en
Date à laquelle le bien est mis en service.
service
Origine
Manière selon laquelle le bien entre dans le patrimoine de l’organisme :
acquisition, construction…
Durée Garantie
Durée de la garantie associée au bien.
Bien aliénable
Cochez cette case si le bien est aliénable.
Bien propriétaire
Cochez cette case si l’office ou la société est propriétaire du bien.
Durée garantie
Le cas échéant, indiquez la durée pendant laquelle le bien est garanti.
Date acte
Date de signature de l’acte notarié ou administratif
Référence acte
Référence ou numéro de l’acte. Cette rubrique peut éventuellement contenir
également le nom du notaire.
Type acte
Type de document pour l’acte d’acquisition
Frais acte
Montant des frais totaux d’acquisition
Nom du
Nom de la personne ayant cédé le bien à votre organisme.
propriétaire
N° d’hypothèque
Numéro de volume par lequel la transaction est enregistrée auprès de la
Conservation des Hypothèques.
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Rubrique
Définition
Valeur vénale
La valeur vénale réelle d'un immeuble est constituée par le prix qui pourrait
être obtenu par le jeu de l'offre et de la demande dans un marché réel
compte tenu de l'état dans lequel se trouve l'immeuble avant la mutation et
des clauses de l'acte de vente.
Date de
Date à laquelle la valeur vénale saisie a été estimée.
valorisation
Document joint
Cliquez sur
pour indiquer le chemin d’accès et le nom d’un document
(image, photographie ou document issu d’un traitement de texte ou d’un
tableur) que vous souhaitez lier à la fiche. Le bouton « Ouvrir » permet de
consulter directement ce document sans avoir à fermer la fiche.
6.3.3
Rubrique
Définition
Bâtiment/Zone
Bâtiment correspondant à l’emplacement de l’immeuble. Un Site peut être
découpé en plusieurs bâtiments. Par défaut, la table Bâtiments reprend le
contenu de la table Site.
Site
Site correspondant à la localisation du bien. Lorsque vous avez sélectionné
un site, ses coordonnées apparaissent dans les champs appropriés, en
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juin 2015
fonction des informations saisies dans la table correspondante.
Ville
Code postal ou code INSEE de la commune correspondant au site dans
lequel le bien est situé
Type site
Type du bien immobilier. Il s'agit d'un critère de regroupement des sites
(bâtiments administratifs, immeubles collectifs ou individuels, par exemple).
Commentaire
6.3.4
Commentaire libre.
Onglet « Eléments »
Il vous permet de saisir les nombres et surfaces des différents éléments constituant
votre immobilisation :
6.3.4.1
Ajouter une ligne dans l’onglet « Eléments »
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Rubrique
Définition
Elément
Elément constituant votre immobilisation. Par exemple : terrain,
VRD, logement, garage…
Nombre
Nombre d’éléments
Surface
Surface en m2 du ou des éléments
SHON
Surface Hors Œuvre Nette
SHOB
Surface Hors Œuvre Brute
Clé de sortie n°1
Renommée ici « Surface corrigée ». Une clé de sortie vous permet
de calculer vos valeurs brutes sorties sur d’autres critères de
surfaces ou d’autres critères que la surface, par exemple : surface
habitable, millième…
Clé de sortie n°2
Une autre clé de sortie possible.
Renommer une clé de sortie s’effectue dans [Paramètres] [Paramètres généraux]
[Paramètres libres]. Choisissez alors « Clé de sortie n°1 » ou « Clé de sortie n°2 ».
6.3.4.2
Modifier une ligne dans l’onglet « Elément »
Il suffit de double cliquer sur la ligne à modifier et de revalider la ligne après
modifications en cliquant sur le bouton « OK ».
6.3.4.3
Supprimer une ligne dans l’onglet « Elément »
6.3.4.4
.
Visualiser le nombre d’éléments résiduels
Double cliquez sur la ligne correspondant à l’élément dont vous souhaitez voir les
détails :
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juin 2015
Les nombre et nombre résiduels d’éléments s’affichent.
6.3.5
Rubrique
Définition
Compte
Imputation comptable de l’immobilisation
Unité d’analyse
Codification analytique supplémentaire au programme
Fournisseur
Code fournisseur du bien
Avancement
Reprend l’information saisie dans la rubrique « Etat d’avancement » de
l’onglet Identification.
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juin 2015
Les notions de « Prévision » et de « PGR » seront abordées au niveau des fiches
d’immobilisations ventilables (fiches de sous ensembles) car ces notions sont
applicables aux constructions.
6.3.6
Le contenu et le fonctionnement de cet onglet pour une fiche immobilière non ventilable
sont similaires à ceux d’une fiche autre non ventilable, avec les deux rubriques
suivantes en plus :
Rubrique
Définition
Début des travaux
Date de début des travaux, c’est-à-dire de l’ordre de service le plus souvent.
Fin des travaux
Date de fin des travaux. Il s’agit souvent soit de la date de déclaration
d’achèvement des travaux, soit de la date de signature du premier bail.
6.3.7
Voir le chapitre concernant l’onglet Amortissement d’une fiche Autre non ventilable.
6.3.8
Onglet « Sortie »
Voir le chapitre consacré aux opérations sur les immobilisations, sur la partie « Sortie
d’une immobilisation ».
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6.3.9
juin 2015
Onglet « Cadastre »
Cet onglet vous permet de suivre les références des parcelles cadastrales constituant
un terrain. Chaque ligne correspond à une parcelle cadastrale ou à un ensemble de
parcelles cadastrales. La somme des surfaces cadastrales est affichée en bas de la
fiche en regard de la surface saisie dans l’onglet Identification (corrigée le cas échéant
des surfaces sorties).
6.3.9.1
Ajouter une ligne dans l’onglet « Cadastre »
95/254
Rubrique
Définition
Référence
Section de la parcelle cadastrale
N°parcelle
Numéro de la parcelle cadastrale
Superficie
Surface en m2 de la parcelle cadastrale
SHON
Surface Hors Œuvre Nette
SHOB
Surface Hors Œuvre Brute
Date de sortie
Date de sortie de la parcelle
Motif de sortie
Motif (cause) de sortie pour cette parcelle
N° du plan
Numéro du plan d’urbanisme
Lieu de dépôt
Ville de dépôt du plan d’urbanisme
Référence du POS
Référence du POS (Plan d’Occupation des Sols)
Lieu d’approbation
Lieu d’approbation du POS
Zonage
Zonage
COS (%)
Coefficient d’Occupation des Sols en %
ZAC
Référence de la Zone d’Aménagement Concertée
N°permis de
Référence du permis de construire
juin 2015
construire
Date de permis de
Date du permis de construire
construire
N°permis de
Référence du permis de démolir
démolir
Date de permis de
Date de permis de démolir
démolir
Observations
Zone de saisie libre
96/254
6.3.9.2
juin 2015
Modifier une ligne dans l’onglet « Cadastre »
Il suffit de double cliquer sur la ligne à modifier et de revalider la ligne après
modifications en cliquant sur le bouton « OK ».
6.3.9.3
Supprimer une ligne dans l’onglet « Cadastre »
.
6.3.10 Onglet « Options »
Il s’agit d’un nouvel onglet ajouté sur les fiches d’immobilisations donnant accès à 18
Neuf paramètres libres (dont quatre paramètres reliés à des tables et pouvant être
reliés entre eux) contiennent des données de format alphanumérique.
Ces paramètres libres permettent de mettre en place de nouveaux critères de suivi en
plus des 6 paramètres libres existant jusqu’alors et fortement sollicités avec les
simulations aux normes IFRS (suivi du type de chauffage, de la présence d’un
ascenseur…).
6.4 Les sous-ensembles (biens immeubles ventilables)
Les fiches Immobilières ventilables sont destinées au suivi des biens immeubles dont l’amortissement
est calculé par composants, c’est-à-dire les constructions. Ces fiches intègrent en effet en leur sein des
informations sur leurs composants. Elles comportent douze onglets différents.
6.4.1
Il est proche de l’onglet Identification d’une fiche immobilière non ventilable.
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6.4.2
juin 2015
Onglet « Modèles »
98/254
juin 2015
Un modèle contient les composants voulus pour une immobilisation ou un groupe
d’immobilisation donnée avec les pourcentages de ventilation et les durées
d’amortissement. Le modèle a pour finalité de préciser pour une fiche de construction
les modalités d’éclatement en composants et de recalcul des amortissements. Il reste
cependant possible de définir les montants des composants manuellement.
Toutes les modalités relatives à l’utilisation des modèles sont présentées de manière
détaillée au chapitre suivant.
Pour affecter un modèle au niveau de votre fiche, il suffit de le sélectionner dans la liste
déroulante au niveau de « Modèle de référence ».
6.4.2.1
Modification du modèle de référence
Il est possible d’ajouter ou supprimer un ou plusieurs composants dans le modèle à
l’aide des boutons
et
. Vous pouvez également changer les durées
d’amortissement et les comptes attribués aux composants (les données modifiables
sont toujours inscrites en bleu). En choisissant la méthode forfaitaire (coche forfaitaire),
les pourcentages de ventilation sont aussi accessibles et modifiables :
La sélection de la case à cocher « Forfaitaire » permettra l’application automatique du
modèle sélectionné lors de la saisie des factures et de leurs ventilations.
6.4.3
Cet onglet est similaire à celui d’une fiche immobilière non ventilable.
6.4.4
Cet onglet est similaire à celui d’une fiche immobilière non ventilable.
99/254
6.4.5
juin 2015
L’onglet Eléments a pour finalité de détailler les quantités et/ou surfaces des différents
éléments constituant une construction : logements, loges, commerces, garages…
Les modalités d’utilisation de cet onglet sont détaillées plus haut.
100/254
6.4.6
juin 2015
Le contenu de cet onglet correspond à celui de l’onglet Comptabilité d’une fiche
immobilière non ventilable. Nous détaillerons plus spécialement les fonctionnalités
« Prévisions » et « PGR » :
Les
Cette fonctionnalité n’est utile que pour les utilisateurs du progiciel Salvia Etats
Fiscaux : les montants saisis en Prévisions dans Salvia Patrimoine seront repris
dans.S.E.F. via le fichier d’interface pour alimenter les rubriques de montants
prévisionnels dans les états « Fiches de Situation Financière et Comptable ».
La boîte de dialogue des Prévisions se présente de la manière suivante :
101/254
Vous utiliserez les boutons
et
juin 2015
pour ajouter ou supprimer une ligne. Le montant
saisi pour chaque ligne s’ajoute au montant initial.
Cliquez sur ce bouton pour calculer le cas échéant les dotations à la Provision pour
Grosses Réparations. Le calcul de la PGR est maintenu dans Salvia Patrimoine 6 pour
la gestion des foyers.
Cochez la coche PGR puis cliquez sur “Caractéristiques” :
102/254
juin 2015
Vérifiez auparavant que les indices INSEE du coût de la construction sont saisis.
Rubrique
Définition
Base de PGR
Base de calcul de la PGR : laisser à 0,00
Date de PGR
Doit correspondre à la date de mise en service
Profil de PGR
Indique le pourcentage de dotation et le nombre d’années de différé. Voir le
chapitre consacré aux Paramétrages comptables
Calcul PGR
Il peut se faire sur le coût d’ origine ou sur la valeur réactualisée à partir des
indices INSEE du coût de la construction.
Indice origine
Indiquez ici le trimestre de l’année de la mise en service du bien à prendre
en compte pour le choix de l’indice INSEE du coût de la construction.
Indice en cours
Indiquez ici le trimestre de l’année en cours (année N ou année N-1) à
prendre en compte pour le choix de l’indice INSEE du coût de la
construction.
NB : en choisissant “Foyers” puis “Calcul PGR Foyers propre à chaque exercice », vous pouvez calculer la dotation
de PGR avec l’indice INSEE du coût de la construction (choix de l’année et du trimestre) que vous souhaitez pour
chaque exercice :
103/254
6.4.7
juin 2015
L’onglet Facture contient le montant cumulé de la construction sur une ligne et aura
vocation à recueillir toutes les dépenses de réhabilitation et d’amélioration futures pour
cette construction.
6.4.7.1
Ajouter une ligne dans l’onglet « Facture »
104/254
juin 2015
Rubrique
Définition
Libellé
Désignation de la facture / de la construction
Date facture
Date de la facture
N° facture
Mandat
Compte
Compte correspondant au composant le cas échéant
Nature d’opération
Représente un découpage des immeubles plus large que les
natures / sous natures: acquisition/amélioration, construction
neuve, etc.
Fournisseur
Code fournisseur
Composant
Code composant
Rempl. Du
Dans le cas des dépenses de réhabilitation, indiquez ici si le
composant
composant est renouvelé ou non.
Bordereau
Ordre
Montant
Montant de la facture / du bien
Dont
Pour les réhabilitations, indiquez ici le montant correspondant à la
renouvellement
part renouvellement du bien.
6.4.7.2
Modifier une ligne dans l’onglet Facture
« OK ».
6.4.7.3
Supprimer une ligne dans l’onglet Facture
.
Attention : une ligne dont la date de facture est antérieure au 31 décembre de l’année saisie en clôture d’exercice
ne sera pas supprimée.
Après suppression de la facture, le tableau d’amortissement est remis à jour, tel qu’il figurait avant l’ajout de la
facture.
105/254
6.4.8
juin 2015
Onglet « Composant »
Cet onglet permet de visualiser l’ensemble des composants créés. Les composants
sont listés sur la partie gauche. Pour chaque composant, les informations sont réparties
dans quatre onglets ; ces informations ne sont pas modifiables.
6.4.8.1
Présentation des composants

Onglet « Identification » : cf. copie d’écran ci-dessus

Onglet « Juridique » :
106/254

Onglet « Facture » :

Onglet « Amortissement » :
juin 2015
Le tableau d’amortissement d’un composant n’est généré qu’à l’issue de la mise en
service de la construction (ou de la réhabilitation) à l’aide de la fonctionnalité dédiée
dans Salvia Patrimoine. Toute opération de modification d’une dotation, d’une dotation
ou d’une reprise exceptionnelle s’effectue de la même manière que pour une
immobilisation autre à l’aide du bouton
.
L’onglet Sortie sera présenté ultérieurement.
107/254
6.4.8.2
juin 2015
Affichez en grand les caractéristiques de vos composants
pour contracter la liste des composants et élargir la zone de
droite consacrée aux onglets des composants :
Cela vous permet notamment de visualiser le tableau d’amortissement d’un composant
dans sa globalité. Cliquez à nouveau sur le bouton
pour figer l’affichage de la liste
des composants.
108/254
6.4.9
juin 2015
Le tableau d’amortissement présenté dans l’onglet Amortissement est automatiquement
alimenté par les données figurant dans les tableaux d’amortissement des composants.
Il permet une lecture des dotations d’amortissement au niveau de la construction :
Vous avez toujours accès au bouton
pour effectuer des dotations ou
des reprises exceptionnelles. Ces dotations/reprises exceptionnelles sont alors
répercutées au prorata au niveau de l’amortissement des composants.
6.4.10 Onglet « Cadastre »
Voir le paragraphe sur l’onglet «Cadastre» d’une fiche immobilière non ventilable.
Voir le paragraphe sur l’onglet «Options» d’une fiche immobilière non ventilable.
6.4.12 Onglet « Sortie »
Les sorties d’immobilisations sont traitées ultérieurement.
109/254
juin 2015
6.5 Les fiches d’Ensemble
Les nouvelles fiches d’ensemble fournissent des informations générales au niveau du programme
immobilier : elles rassemblent les données contenues
dans les fiches immobilières, les fiches
ventilables et les fiches de subventions de manière synthétique. Elles ne font donc pas l’objet d’un
travail de saisie. De plus, en fonction des sélections effectuées au sein de la fiche, les informations
chiffrées sont mises à jour de manière dynamique.
Les fiches d’ensemble vous délivrent un niveau d’information plus global mais leur utilisation n’est pas
obligatoire pour la gestion de vos immobilisations et subventions.
6.5.1
Création d’une fiche d’ensemble
Activez l’onglet
de l’arbre de navigation Salvia Patrimoine :
Choisissez [Salvia Patrimoine] [Sélections] [Immobilisations comptables] [Listes par
Ensemble]. Faites un clic-droit et optez pour « Créer Ensemble ». Salvia Patrimoine
vous propose alors un numéro de fiche pour votre fiche d’Ensemble.
110/254
6.5.2
juin 2015
L’onglet « Identification » offre une vision générale sur le financement et les différents
éléments constitutifs d’un programme (terrain, construction…). Pour alimenter ces
tableaux :

Saisissez un libellé explicite pour votre Ensemble.

Cliquez sur l’icône


Sélectionnez les lignes correspondant aux fiches de sous-ensembles que vous souhaitez voir figurer dans
l’Ensemble que vous créez en cliquant sur les de la première colonne de gauche. Pour n’afficher que les
située à droite de l’écran (zone entourée).
fiches du programme qui vous intéresse, utilisez l’outil de Filtre en cliquant sur le bouton «
Vos choix effectués, validez par
”.
.
111/254

Pour retirer une fiche retenue à tort, sélectionnez la et cliquez sur
juin 2015
.
Il n’est pas nécessaire de sélectionner les fiches de subventions liées : toutes les
subventions rattachées aux sous-ensembles seront prises en compte.
La partie [Passif] est alimentée grâce au lien établi entre Salvia Patrimoine et Salvia
Financements au travers de la mise en place de Salvia Réaffectation Financements et
donc du code FSFc alimentée sur les fiches de bien et les fiches d’emprunts.
6.5.3
Pour chaque ligne sélectionnée (voir zone entourée), Salvia Patrimoine affiche le
nombre total et la somme des surfaces, clé de sortie 1 (renommée ici « Surface
corrigée ») et clé de sortie 2.
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6.5.4
juin 2015
Pour chaque ligne sélectionnée (voir zone entourée), Salvia Patrimoine fait apparaître
le tableau d’amortissement détaillé correspondant. Le bouton «
» vous
permet d’affiner votre sélection.
Dans « Type de TA », « TATECH » est sélectionné par défaut, mais vous pouvez
choisir ici facilement un autre type de tableau d’amortissement, si vous utilisez plusieurs
types de tableaux d’amortissement.
113/254
6.5.5
juin 2015
Onglet « Entrées »
Pour chaque ligne sélectionnée (voir zone entourée), Salvia Patrimoine affiche ici les
montants détaillés de chaque élément des programmes. La fiche 4 s’affiche sur
plusieurs lignes correspondant aux différents composants de la construction.
Si vous choisissez « Versements de subventions » dans la rubrique « Type de
mouvements », vous obtenez à l’écran la liste des versements de subventions reçus
correspondant aux programmes sélectionnés.
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6.5.6
juin 2015
Onglet « Sorties »
Pour chaque ligne sélectionnée (voir zone entourée), Salvia Patrimoine liste les valeurs
brutes cédées, les prix de cession…pour toutes les sorties affectant les immobilisations
de l’ensemble.
Si vous choisissez « Sorties de subventions » dans la rubrique « Type de
mouvements », vous obtenez à l’écran la liste des valeurs sorties, reprises etc…
correspondant aux subventions des programmes sélectionnés.
6.5.7
Création automatisée des ensembles
Les ensembles peuvent être créés de manière automatisée en fonction de critères que
vous précisez au niveau de n’importe quelle liste personnalisée située dans [Salvia
Patrimoine] [Sélections] [Immobilisations comptables] [Listes par sélection], par
exemple :
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juin 2015
Faites un clic-droit sur n’importe quelle fiche de la sélection et choisissez « Création des
ensembles » :
Dans « Critères de regroupements », indiquez en fonction de quels critères vous allez
regrouper les fiches de votre sélection pour créer votre ensemble ou groupe immobilier.
L’ensemble créé s’ajoute à la suite des autres ensembles dans [Salvia Patrimoine]
[Sélections] [Immobilisations comptables] [Listes par Ensemble].
116/254
juin 2015
7 Gestion des subventions
7.1 Les subventions avec Salvia Patrimoine
Salvia Patrimoine gère tous types de subventions, y compris les subventions non transférables. Les
subventions peuvent être liées aux biens qu'elles financent. Elles doivent l'être en cas de recours à
l'assistant à la sortie. Deux grands types de fiches de subventions existent dans Salvia Patrimoine: les
fiches de subventions classiques et les fiches de subventions génériques.
7.1.1
Les fiches de subventions classiques
Ce sont les fiches de subventions telles qu’elles existaient dans les versions antérieures
Salvia Patrimoine. Elles ont vocation à suivre les subventions finançant des
immobilisations non amortissables en composants c’est-à-dire les terrains, les
aménagements de terrains, les VRD et les immobilisations de structure.
Les fiches classiques concernent donc les subventions qui ne sont pas affectées par les
nouvelles normes comptables IFRS.
7.1.2
Les fiches de subventions génériques
Leur finalité est de suivre les subventions reprises par composants, en d’autres termes
les subventions finançant les constructions. Ces fiches de subventions contiennent un
onglet Composants pour pouvoir gérer les reprises de subventions pour chaque
composant.
7.2 Création d’une fiche de subvention
7.2.1
Généralités
Les informations concernant les subventions sont situées dans des fiches découpées
en onglets, et regroupant différents champs de saisie. Tous ces champs peuvent être
restitués dans des états et faire l’objet de requêtes personnalisées. L'utilisateur de
niveau Administration ou Supervision peut définir les champs dont la saisie est
obligatoire (voir paramétrage dans paragraphe Champs obligatoires).
7.2.1.1
Pour créer une nouvelle fiche de subvention, deux possibilités s’offrent à vous :
Première possibilité :
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juin 2015
Choisissez « Subvention » puis validez :
Deuxième possibilité :
lorsque vous êtes dans une sélection de fiches de
subventions (liste complète ou liste par sélection). La boîte de dialogue suivante
s’affiche directement :
7.2.2
Modification d’une subvention
Pour ouvrir une fiche de subvention existante, cliquez sur le bouton
:
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juin 2015
Saisissez le numéro de la fiche de subvention que vous souhaitez consulter et valider
par OK.
7.3 Les fiches de subventions classiques
7.3.1
Si la subvention est destinée au financement d'une immobilisation locative, cochez la
case Locatif. Cette information sert au calcul du rapprochement entre amortissement
technique et financier, seules les subventions de ce type étant prises en compte dans
cet état.
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juin 2015
Comme pour les immobilisations ventilables, les zones accessibles avec le bouton
n’ont exclusivement d’intérêt que pour les utilisateurs du progiciel Salvia
Etats Fiscaux : les montants saisis en Prévisions dans Salvia Patrimoine seront repris
dans S.E.F. via le fichier d’interface pour alimenter les rubriques de montants
prévisionnels dans les états « Fiches de Situation Financière et Comptable » :
Utilisez le bouton
bouton
pour ajouter des lignes à ce tableau (affiner les prévisions) ou le
pour supprimer des lignes.
Cocher la case Fictif pour rendre votre fiche fictive : elle ne sort pas par défaut dans les
états mais vous pouvez la faire ressortir en indiquant « Inclure les fiches fictives ». Les
fiches fictives de subvention sont notamment utiles pour estimer les montants de
reprises de subventions prévisionnelles.
Il est très important d’indiquer le numéro du bien auquel se rattache la subvention. En
effet, les caractéristiques du tableau de reprises (durée, mode et date de début de
reprise) sont déduites automatiquement des caractéristiques de la fiche de bien. Vous
êtes ainsi certain de reprendre la subvention avec les mêmes conditions
d’amortissement que le bien.
Pour mettre en place ce lien, dans la zone N° du bien, cliquez sur
, sélectionnez un
bien, puis cliquer sur OK. Pour restreindre le nombre de fiches de biens affiché,
saisissez d’abord le code Programme avant de rattacher votre subvention au bien :
ainsi, seules les fiches de bien renseignant le même code programme que celui de la
subvention seront listées.
Champ
Utilisation
Origine de la
Organisme accordant la subvention ; table liée à la notion de compte.
subvention
Programme
Programme immobilier auquel appartient le bien correspondant à la
subvention. Indiquer le code programme Salvia Financements de l'emprunt
servant au financement du bien.
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Sous-programme
juin 2015
Sous-programme du programme immobilier auquel est affectée la
subvention.
Compte
Compte comptable de la subvention (compte de la classe 13) ; table liée à
la notion d'origine de la subvention.
Champ
Utilisation
Unité d’analyse
Cette rubrique vous permet d’ajouter un critère analytique de suivi
supplémentaire (en plus de la notion de programme).
Montant notifié
Montant total de la subvention. Champ obligatoire.
Subvention reçue
Champ rempli automatiquement par la somme des versements saisis dans
l’onglet Versement.
Date de signature
Date de signature du contrat de subvention. Champ obligatoire.
Sub Param (1 à 6)
Paramètres libres permettant d'effectuer des filtrages
7.3.2
Onglet « Versement »
 Liste des montants notifiés :
La version 6.1 Salvia Patrimoine intègre un module de gestion des montants notifiés. Il sert à mettre à
jour le montant de subvention attribué en cas de révision de celui-ci par l’organisme attributaire.
 Liste des versements :
Quel que soit le nombre de versements, indiquer la date et le montant de chaque
versement sous Salvia Patrimoine. Ces versements sont visualisés dans l'état
Echéancier des subventions.
121/254
7.3.2.1
juin 2015
Mise à jour du montant notifié
.
Rubrique
Définition
Date
Date de révision du montant notifié
Montant
Montant de la diminution (ou augmentation) du montant notifié.
Date de titre
Pour les offices publics : date d’émission du titre de réduction ou
du mandat.
N° de titre
Pour les offices publics : numéro du titre de réduction ou du
mandat.
Après saisie de la révision du montant notifié, le montant notifié dans l’onglet
Identification et la base du tableau de reprises (amortissement sur le montant notifié)
sont mis à jour :
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7.3.2.2
juin 2015
Suppression d’une mise jour du montant notifié
. Un mesSalvia de demande de
confirmation apparaît. Si vous répondez par l’affirmative, la suppression devient
effective.
7.3.2.3
Ajout d’un versement de subvention
Rubrique
Définition
Date
Date d’encaissement du versement
Montant
Montant du versement
Date de titre
Pour les offices publics : date d’émission du titre de recette
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N° de titre
juin 2015
Pour les offices publics : numéro du titre de recette
Après saisie d’un nouveau versement, le tableau de reprise est mis à jour le cas
échéant (si vous reprenez les montants versés).
7.3.2.4
Modifier une ligne dans l’onglet « Versement »
« OK ». Attention, la date de versement n’est elle pas modifiable.
7.3.2.5
Supprimer une ligne dans l’onglet « Versement »
.
Attention : une ligne dont la date de versement est antérieure au 31 décembre de l’année saisie en clôture
d’exercice ne sera pas supprimée.
Le tableau des reprises est maintenant bien remis à jour après la suppression d’une ligne de versement (reprises
de subventions paramétrées sur les montants versés).
7.3.3
Onglet « Sortie »
Les modalités de traitement des sorties de subventions avec Salvia Patrimoine sont
traitées ultérieurement.
7.3.4
Onglet « Amortissement » (tableau de reprise)
124/254
juin 2015
Salvia Patrimoine gère des subventions amortissables ou non amortissables.
Deux possibilités s’offrent à l’utilisateur pour la gestion des reprises de subventions :
 Durée du TA du bien associé, dans ce cas, Salvia Patrimoine se calque sur le mode
d’amortissement du bien. Par exemple, si le bien est en linéaire 40 ans, les reprises de
subventions sont calculées en linéaire 40 ans.
 Dotations du TA du bien associé. Il permet de calquer les reprises de subventions sur les
dotations du bien et ainsi d’amortir plus vite la subvention. Dans ce cas, en cliquant sur le
bouton Caractéristiques, saisir le pourcentage de reprise des dotations du bien.
Ce paramétrage s’effectue dans le menu [Paramètres] [Paramétrages comptables]
[Règles d’amortissement] (voir paragraphe Les paramétrages comptables).
7.3.4.1
Générer un tableau de reprises
Choisissez le type de TA que vous désirez générer (par exemple TATECH).
Cochez la case « Amortissable » et cliquez sur le bouton
:
125/254
juin 2015
La valeur brute est alimentée par la somme des versements ou le montant notifié selon
le paramétrage.
Si un modèle d’amortissement a été attaché à la nature ou à la sous nature renseignée
dans la fiche du bien reliée à la subvention, ce modèle s’affiche dans la rubrique
« Modèle ». Sinon, renseignez manuellement le modèle en consultant la table.
La rubrique « Date début » reprend par défaut la date de mise en service du bien
rattaché à la subvention ; elle reste modifiable le cas échéant.
Validez par « OK » pour lancer le tableau d’amortissement.
7.3.4.2
Effectuer une reprise ou une dotation exceptionnelle
Sélectionnez dans le tableau de reprise l’exercice comptable sur lequel vous souhaitez
effectuer une reprise exceptionnelle, cliquez sur le bouton
et
choisissez « Reprise exceptionnelle » ou « Dotation exceptionnelle » selon l’action
voulue :
Saisissez le montant de reprise exceptionnelle souhaité et validez. Le tableau de
reprise est mis à jour : la nouvelle valeur nette comptable obtenue est répartie sur la
durée résiduelle de reprise.
Les bases amortissables ne sont également plus modifiables sous Salvia Patrimoine 6.
126/254
7.3.4.3
juin 2015
Supprimer une reprise exceptionnelle
Le mode opératoire est identique à celui qui correspond à une reprise exceptionnelle, à
la différence qu’il faut saisir « 0,00 » en montant de reprise.
7.3.4.4
Lisser la valeur résiduelle sur une autre durée résiduelle
Sélectionnez l’exercice à partir duquel vous souhaitez lisser la valeur résiduelle et
cliquez sur le bouton
:
Saisissez dans « Nouvelle durée » la nouvelle durée résiduelle devant courir à partir de
l’exercice sélectionné. Après validation, des nouvelles lignes sont ajoutées dans le
tableau pour lisser la valeur résiduelle.
7.3.5
Il s’agit d’un nouvel onglet ajouté sur les fiches de subventions ouvrant l’accès à 18
127/254
juin 2015
Neuf paramètres libres (dont 4 reliés à des tables) peuvent contenir des données de
format alphanumérique.
Quatre paramètres libres ont un format de données numérique.
7.4 Les fiches de subventions génériques
Ces fiches sont consacrées au suivi des subventions perçues pour le financement des immobilisations
ventilables, à savoir principalement les constructions. Elles contiennent deux onglets de plus que les
fiches de subvention classiques : l’onglet Répartition et l’onglet Composants.
128/254
7.4.1
juin 2015
L’onglet Identification de la subvention générique est très proche de celui de la
subvention classique. On remarque toutefois l’absence des rubriques « N° de bien
financé », « Programme » et « Sous programme ». En effet, la gestion de l’affectation
d’une subvention générique à un ou plusieurs biens s’effectue dans l’onglet
« Répartition ».
Champ
Utilisation
Origine de la
Organisme accordant la subvention ; table liée à la notion de compte.
subvention
Compte
Compte comptable de la subvention (compte de la classe 13) ; table liée à
la notion d'origine de la subvention.
Unité d’analyse
Cette rubrique vous permet d’ajouter un critère analytique de suivi
supplémentaire (en plus de la notion de programme).
Montant notifié
Montant total de la subvention. Champ obligatoire.
Subvention reçue
Champ rempli automatiquement par la somme des versements saisis dans
l’onglet Versement.
Date de signature
Date de signature du contrat de subvention. Champ obligatoire.
Sub Param (1 à 6)
Paramètres libres permettant d'effectuer des filtrages
129/254
7.4.2
juin 2015
Onglet « Versement »
Le contenu et le fonctionnement de cet onglet sont identiques à ceux de l’onglet
versement d’une fiche de subvention classique.
130/254
7.4.3
juin 2015
Onglet « Répartition »
Pour affecter la subvention à une ou plusieurs immobilisations : cliquez sur
, la boîte
de dialogue suivante s’affiche :
Cliquez dans la première colonne sur les
situés au niveau des fiches de biens pour
lesquels vous souhaitez affecter une quote-part de la subvention. Sélectionnez ici
toutes les fiches d’immobilisations parmi lesquelles vous allez affecter le montant notifié
de votre subvention :
131/254
juin 2015
Il est aussi possible d’affecter une subvention à des biens de nature différente et dont
les codes programme ne sont pas les mêmes.
La répartition de la subvention entre les fiches de biens choisies s’effectue selon les
modalités définies dans le paramétrage général Salvia Patrimoine dans [Paramètres]
[Paramétrages traitement des subventions] [Répartition de la subvention générique].
Elle est réalisée au prorata des montants des biens ou manuellement.
Pour modifier cette répartition, pour chaque ligne, double-cliquez sur le pourcentage
dans la colonne “% de répartition” :
Vous pouvez aussi supprimer une ligne en la sélectionnant et en cliquant sur
.
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juin 2015
Le ratio de significativité (importance relative de la subvention par rapport au bien
financé) de la subvention est calculé dans cet onglet répartition :
Le ratio de significativité est calculé en fonction des choix effectués dans le
paramétrage Salvia Patrimoine (menu [Paramètres] [Paramétrages traitement des
subventions] [Appréciation du seuil de significativité] et [Paramétrage du seuil de
significativité]).
Le bouton
a pour fonction de réactualiser la répartition de la subvention générique
et le calcul du ratio de significativité de la subvention après, par exemple, une mise à
jour du montant notifié ou un changement des règles de traitement des subventions
dans [Paramètres] [Paramétrages traitement des subventions].
7.4.3.1
Cas des subventions finançant un ou plusieurs corps de métier
particuliers
Le cadre Ventilation vous permet de choisir les composants à prendre en compte pour
l’éclatement de la subvention. Celui-ci se fait au moment de la mise en service du bien
dans l’onglet Composants de la subvention.
Cliquez sur
et sélectionnez un composant dans la liste suivante :
133/254
juin 2015
Par exemple, pour une subvention attribuée par EDF, choisissez le composant « 06 –
ELECTRICITE » :
7.4.4
Onglet « Amortissement » (tableau de reprise)
Il a la même apparence que l’onglet Amortissement d’une fiche de subvention
classique, par contre ce tableau n’est alimenté qu’à partir des tableaux d’amortissement
des composants.
Les modifications doivent avoir lieu le cas échéant dans les onglets amortissement des
composants.
134/254
7.4.5
juin 2015
Onglet « Sortie »
Les modalités de traitement des sorties de subventions avec Salvia Patrimoine sont
traitées ultérieurement.
7.4.6
Onglet « Composants »
Pour une fiche de subvention générique, cet onglet reprend le fonctionnement des
composants d’une fiche d’immobilisation ventilable :
Il reste à cliquer sur le bouton
pour ventiler les montants versés et notifiés et
calculer les reprises de subvention en fonction de ce qui a été défini dans l’onglet
“Répartition” et des modalités d’amortissement du bien financé par la subvention.
Salvia Patrimoine gère automatiquement les subventions qui financent les terrains. En
effet pour ces subventions, un composant est créé automatiquement et amorti sur 10
ans selon les textes.
7.4.7
Il est identique à celui d’une fiche de subvention classique.
135/254
juin 2015
8 Opérations sur les biens et subventions
8.1 La mise en service d’une construction
8.1.1
Suivi des en cours d’une immobilisation non ventilable
C’est le cas par exemple de travaux de VRD.
Une immobilisation en cours est une immobilisation non terminée à la fin de l'exercice.
Pour générer un état des immobilisations en cours, saisir les factures des
immobilisations en cours au fur et à mesure ou entrer un montant cumulé en fin
d'année. Dès le début des travaux, l'immobilisation et le montant de la première facture
sont saisis en comptabilité et sous Salvia Patrimoine. Au fur et à mesure de
l'avancement des travaux, saisir les nouvelles factures dans l'onglet « Facture ».
Si les travaux ne sont pas achevés à la fin de l'exercice, visualiser l'immobilisation en
cours et le total des dépenses correspondantes dans l'état des immobilisations en
cours.
Lorsque l'immobilisation est achevée, procéder au passage du compte 23 au compte 21
en effectuant un virement de poste à poste. Cette opération consiste à changer
l'affectation comptable du bien ; elle doit intervenir après l'achèvement des travaux.
Lors du virement poste à poste, le tableau d'amortissement est créé automatiquement
si un modèle d'amortissement est lié à la nature ou à la sous-nature correspondante. Le
total des factures devient alors le coût d'origine du bien et la date de début
d'amortissement est celle indiquée dans le virement poste à poste.
Si une nouvelle facture intervient alors que l'amortissement du bien a débuté, l’indiquez
dans
l'onglet
« Facture ».
Le
tableau
d'amortissement
est
alors
modifié
automatiquement.
8.1.2
Mise en service d’une immobilisation non ventilable
Le virement de poste à poste a pour finalité le changement de l’imputation comptable
d'un bien. Les biens placés dans le compte 23 peuvent être transférés sur le compte 20
ou 21 en fin de constitution, avant amortissement.
8.1.2.1
Pour effectuer la mise en service
Ouvrez la fiche de bien, allez dans l’onglet Amortissement et Déclenchez la mise en
service en cliquant sur l’icône
.
136/254
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Saisissez la date de mise en service (généralement, date de déclaration d’achèvement des travaux ou date
de signature du premier bail).
Indiquez la date du virement dans la zone Date de virement.
Indiquez le compte d'arrivée (le compte 21) dans la zone Compte d'arrivée.
Si besoin, cliquez sur
pour sélectionner un compte d'arrivée dans la table des comptes.
Si le bien est amortissable cochez amortissable et renseigner les caractéristiques d’amortissement du bien.
Validez par OK.
8.1.2.2
Conséquences du virement de poste à poste
Le virement poste à poste est effectué. Afficher l'historique des virements poste à poste
dans l'état Etat des virements poste à poste. Le virement est stocké dans l'onglet
Comptabilité.
Le nouveau compte est inscrit dans le champ Compte de l'onglet Comptabilité de la
fiche de bien correspondante. Si un modèle d'amortissement a été indiqué lors de la
création de la fiche de bien, le tableau d'amortissement sera calculé automatiquement.
La saisie des virements du compte 23 en compte 21 permet de renseigner
automatiquement l’état réglementaire Mouvements de l’actif immobilisé.
8.2 La mise en service d’un sous ensemble (immobilisation
ventilable)
La mise en service des immobilisations ventilables (amortissement calculé par composants) suit deux
grandes étapes après leur saisie en encours (voir saisie d’une fiche d’immobilisation ventilable) : la
ventilation et la mise en service proprement dite.
8.2.1
Configuration de la ventilation de l’immobilisation
La ventilation (c’est-à-dire l’éclatement de la construction en composants) de
l’immobilisation peut se faire selon deux modalités :
137/254
juin 2015
 Ventilation forfaitaire
On a recours à un modèle (une liste type de composants avec leurs comptes et
pourcentages d’éclatement). Cette méthode offre la garantie de ventiler des
immobilisations présentant les mêmes caractéristiques de la même manière et procure
des gains de temps (sélection de la case à cocher forfaitaire au niveau de la fiche
d’immobilisation ventilable).
 Ventilation manuelle :
Pour chaque bien et chaque facture, l’utilisateur choisit le(s) composant(s) concerné(s)
et leur attribue librement soit un montant, soit un pourcentage de ventilation. Le choix
de cette méthode est approprié pour les organismes qui veulent valoriser les
composants de leurs constructions au coût réel.
8.2.2
Ventilation forfaitaire
8.2.2.1
Choix du modèle à appliquer
Au niveau de la fiche de bien, dans l’onglet « Modèles », il convient de cocher la coche
« Forfaitaire » et de sélectionner le modèle à appliquer à la construction dans la liste
déroulante :
NB : il reste possible de modifier les pourcentages de ventilation, les comptes et les durées d’amortissement
(données en bleu), de même qu’ajouter ou supprimer des composants avec les boutons
et
.
138/254
8.2.2.2
juin 2015
Ventilation :
La ventilation s’effectue dans l’onglet « Facture » :
Sélectionnez au niveau des
de la colonne de gauche, la ou les lignes que vous
souhaitez ventiler. Si vous ne saisissez que le montant total de la construction, avant la
mise en service, il n’y aura qu’une ligne. Si vous saisissez chaque facture constitutive
du montant total de la construction, il y aura n lignes.
Cliquez sur
:
La ligne est éclatée en fonction du nombre de composants, des pourcentages de
ventilation définis dans le modèle.
139/254
juin 2015
NB : la colonne « Dont renouvellement » n’est pertinente que pour les réhabilitations.
Après ventilation, les composants sont créés dans l’onglet « composant » :
8.2.3
Ventilation manuelle
8.2.3.1
Choix des composants
Dans l’onglet « Modèles » de la fiche de bien, vous pouvez sélectionner un modèle
comme base de départ puis ajouter ou supprimer des composants à l’aide des boutons
et
par rapport à ce modèle :
140/254
juin 2015
Pour chaque composant, il convient d’indiquer le compte ainsi que la durée
d’amortissement (choix du modèle d’amortissement).
8.2.3.2
Ventilation
La ventilation s’effectue dans l’onglet « Facture » :
141/254
juin 2015
de la colonne de gauche, la ou les lignes que vous
souhaitez ventiler. Si vous ne saisissez que le montant total de la construction, avant la
mise en service, il n’y aura qu’une ligne. Si vous saisissez chaque facture constitutive
du montant total de la construction, il y aura n lignes.
Cliquez sur
:
Pour chaque composant, saisissez le pourcentage d’affectation dans la colonne « %
affecté » ou le montant dans « € ». Le montant met à jour le % et vice-versa.
NB : la colonne « Dont renouvellement » n’est pertinente que pour les réhabilitations.
Après ventilation, les composants sont créés dans l’onglet « Composant » :
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juin 2015
143/254
8.2.4
juin 2015
Mise en service de la construction
L’opération de mise en service remplace le virement de poste à poste. Elle a lieu dans
l’onglet Composant en cliquant sur le bouton
:
144/254
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Comme pour le virement de poste à poste, il convient de saisir les dates de virement et
date de mise en service. Les comptes d’arrivée sont eux liés aux composants.
La validation par « OK » entraîne :
 le lancement des tableaux d’amortissement pour chaque composant ;
 le lancement du tableau d’amortissement général ;
 le renseignement des comptes pour chacun des composants.
8.2.5
Annulation de la mise en service d’une construction
En cas d’erreur, vous avez la possibilité de revenir en arrière en annulant l’opération de
mise en service. Il convient d’aller dans l’onglet « Composants » de la fiche de sousensemble concernée :
et répondez positivement au mesSalvia de confirmation.
Salvia Patrimoine a annulé la mise en service (et la ventilation des factures) : les
composants et les tableaux d’amortissement sont supprimés.
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8.3 Les réhabilitations/améliorations avec Salvia Patrimoine
8.3.1
Généralités et configuration préalable
Le traitement des factures pour une réhabilitation reprend le même cheminement que
celui de la mise en service d’une construction, avec toutefois la différence qu’une
nouvelle dépense de réhabilitation entraîne la sortie d’une quote-part du montant du ou
des composants concernés.
En plus du paramétrage de traitement des nouvelles factures, d’autres paramétrages
doivent être définis :
8.3.1.1
Critère de rapprochement pour le renouvellement du composant
Indiquez si le rapprochement entre une nouvelle facture d’une fiche de réhabilitation et
un composant existant d’une fiche de construction doit se faire au niveau du
programme, du sous-programme ou de l’ensemble.
Case « Sortie obligatoire pour la validation d’une facture de renouvellement » : si cette
case est cochée, Salvia Patrimoine empêche la validation d’une facture entraînant un
renouvellement de composants si les valeurs brutes cédées sont nulles pour les
composants d’origine. En d’autres termes, il est alors obligatoire de constater les sorties
sur les composants d’origine en même temps que la mise en service des nouveaux
composants.
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Case « Pas de facture de renouvellement de composant après la mise en service » : Si
cette case est cochée Salvia Patrimoine traite toutes les factures intervenant après la
mise en service sur les immobilisations de renouvellement comme des factures
standards. C’est-à-dire que l’on ne déclenche pas de procédure de renouvellement sur
les ajouts de facture post mise en service de l’immobilisation de renouvellement.
8.3.1.2
Calcul de la valeur brute déflatée
A moins de connaître le montant de la facture d’origine, la quote-part à sortir sur le
composant structure (si le composant concerné n’est pas identifié) doit être valorisée à
sa valeur déflatée. Il s’agit de la traduction en termes de coût au moment de la mise en
service initiale du montant actuel de la réhabilitation.
La valeur déflatée peut être déterminée en utilisant soit l’indice INSEE du coût de la
construction, soit l’indice INSEE du coût de la vie (ou taux d’inflation). Il vous appartient
de choisir l’indice que vous souhaitez utiliser ainsi que les trimestres à prendre en
compte pour cet indice pour les années d’origine et en cours. Les indices sont stockés
dans des tables de données dans Salvia Patrimoine :
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NOTA : si vous optez pour le taux d’inflation, il est alors nécessaire d’alimenter le
contenu de la table « Taux d’inflation ».
8.3.2
Traitement d’une facture de réhabilitation
Ce traitement reprend les étapes vues pour la mise en service d’une construction :
 Saisie de la facture dans l’onglet « Facture » ;
 Ventilation de la facture toujours dans l’onglet « Facture » ;
 Mise en service de la réhabilitation / renouvellement des composants
8.3.2.1
Saisie de la facture
Il convient de créer une nouvelle fiche de sous-ensemble pour la réhabilitation, et de la
relier à la fiche de construction (liaison enfant/parent). Dans l’onglet « Modèles »,
choisissez un modèle contenant tous les composants concernés par la réhabilitation et
laissez décochée la coche « Forfaitaire ».
Placez-vous ensuite dans l’onglet Facture et cliquez sur
:
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Nous prenons ici l’exemple d’une facture concernant le remplacement du chauffage
d’un immeuble.
Les rubriques à saisir sont les suivantes :
Rubrique
Définition
Libellé
Désignation de la facture
Date facture
Date de la facture
N° facture
Compte
Compte correspondant au composant, si la facture ne concerne
qu’un seul composant
Nature d’opération
Représente un découpage des immeubles plus large que les
natures / sous natures: réhabilitation, amélioration etc…
Fournisseur
Code fournisseur
Composant
Code composant, si la facture ne concerne qu’un seul composant
Rempl. Du
Vous pouvez préciser s’il est Total, Partiel ou s’il n’a pas lieu
composant
(Non) :
Non : la facture de travaux n’entraîne pas de renouvellement
de composants.
Total : le montant total de la facture est consacré à un
renouvellement de composants.
Partiel : seule la quote-part de montant saisie dans « Dont
renouvellement »
concerne
un
renouvellement
de
composants.
Bordereau
Mandat
Ordre
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Rubrique
Définition
Montant
Montant de la facture
Dont
Pour les réhabilitations, indiquez ici le montant correspondant à la
renouvellement
part de renouvellement du bien. Dans l’assistant au
renouvellement des composants, les valeurs déflatées et valeurs
brutes cédées sont calculées à partir de ce montant.
8.3.2.2
Ventilation de la facture
de la colonne de gauche la ou les factures que vous
souhaitez ventiler, puis cliquez sur
:
Dans ce cas précis, la facture de réhabilitation concerne exclusivement le
remplacement de la chaudière et le montant total de celle-ci doit être affecté au
composant 04- Chauffage. Il est donc ici plus pertinent de laisser décochée l’option
« Ne pas tenir compte de l’affectation » :
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

Comme il a été précisé que le remplacement du composant est total, le montant de la
colonne « Dont renouvellement » reprend le montant total de la facture (colonne « € »).
L’ option « Ne pas tenir compte de l’affectation » sera plutôt cochée dans les cas où
vous aurez besoin de répartir manuellement les montants de plusieurs factures sur
plusieurs composants.
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Il convient de saisir dans la rubrique « Factures en attente d’affectation » le % affecté
ou le montant à attribuer de la (ou des) facture(s) sélectionnée(s) pour chacune des
lignes correspondant aux composants existant dans l’onglet « Modèles ». Salvia
Patrimoine vous indique en permanence les montants et % ventilés et restant à ventiler.
Après validation de la ventilation des factures, les composants sont créés dans l’onglet
« Composants ». Il ne reste alors plus qu’à effectuer la mise en service de la
réhabilitation.
8.3.2.3
Mise en service et renouvellement des composants
Comme pour la mise en service d’une fiche de construction neuve, il convient de se
rendre sur l’onglet « Composant » et de cliquer sur le bouton
:
Salvia Patrimoine vous propose alors la boîte de dialogue suivante :
152/254
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Cet écran est dédié à la mise en service des nouveaux composants ; il convient de
saisir la date de mise en service adéquate.
Cliquez sur « Suivant » :
La boîte de dialogue qui s’affiche est consacrée au renouvellement des composants.
Elle comporte trois sous parties :
153/254


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Mise en service des nouveaux composants :
Ici le chauffage collectif avec un rappel de la quote-part correspondant à du
renouvellement de composants. Celle-ci reste modifiable à ce niveau.


Liste des composants existant avec leurs valeurs brutes résiduelles :
Salvia Patrimoine liste ici tous les composants de la construction d’origine plus ceux
des premières réhabilitations, le cas échéant. Ces composants apparaissent grâce à
une recherche effectuée par Salvia Patrimoine sur les fiches rattachées au même sous
ensemble, ensemble… que la fiche de renouvellement de composant. Les critères de
rapprochement sont paramétrés dans [Paramètres] [Paramétrages traitement des
sorties]
[Renouvellement].
Les
composants
effectivement
concernés
par
un
renouvellement sont précédés d’une coche. Il est possible de modifier les sélections de
composants proposées par défaut par Salvia Patrimoine.


Ventilation des montants de renouvellement :
Il s’agit ici du traitement du ou des renouvellements proprement dit. Salvia Patrimoine
rappelle les références et date de mise en service du composant d’origine et présente
la valeur déflatée calculée à partir du montant de renouvellement et des indices
d’origine et de l’année en cours paramétrés dans l’application :


La valeur brute cédée proposée par défaut reprend la valeur brute déflatée du
composant. Cette valeur reste modifiable par l’utilisateur.


Si vous désirez mettre en service les nouveaux composants (ou ajouts sur les
composants existant) et ne souhaitez pas constater le renouvellement de
composants sur la construction d’origine, mettez la ou les valeur(s) brute(s)
cédée(s) à 0,00 et cliquez sur « Terminer ».
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
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Vous pourrez revenir ultérieurement sur la saisie du renouvellement en cliquant
sur le bouton
dans l’onglet « Composant » de la fiche de réhabilitation
concernée :


Vous revenez alors dans l’assistant au renouvellement de composants.


Les fiches de renouvellement non suivies de sorties sont listées dans :

« Tâches à réaliser » dans l’onglet « Gestion » de l’arbre de navigation.

L’état « Etat des immos de renouvellement non suivies de sorties » :


NOTA : pour constater le renouvellement dans un deuxième temps, il faut que la
case « Sortie obligatoire pour la validation d’une facture de renouvellement » dans
[Paramètres] [Paramètrages traitement des sorties…] [Renouvellement] soit décochée.

Si vous préférez constater immédiatement le renouvellement de façon définitive, validez
la valeur brute cédée proposée pour chaque composant puis cliquez en haut à gauche
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dans la colonne « Traité » pour chacun des composants concernés afin d’entériner les
renouvellements de composants :



Les écrans de l’assistant au renouvellement des composants peuvent être imprimés
(bouton
) et exportés vers Excel (bouton
).
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8.4 Les sorties de biens
8.4.1
Paramétrage préalable
Dans le menu [Paramètres] [Paramétrages traitement des sorties…] [Critère principal
de sortie] :
Choisissez selon quel critère vous souhaitez déterminer le % de valeur brute sortie :
 surface ;
 clé de sortie 1 ;
 clé de sortie 2.
Les clés de sortie peuvent par exemple être utilisées pour définir ultérieurement des
ratios de sortie sur la surface habitable, corrigée…
8.4.2
Sortie d’une immobilisation de structure
Les immobilisations de structure, c’est-à-dire principalement le matériel et le mobilier
sont gérées dans les fiches d’immobilisations non ventilables autres. La sortie d’un bien
meuble de l’actif peut être motivée par une vente, une mise au rebut ou provoquée par
un sinistre. Dans Salvia Patrimoine 6, elle doit être effectuée dans l’onglet Sortie de
l’immobilisation concernée :
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Pour saisir une sortie, cliquez sur le bouton
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:
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Saisissez les différentes rubriques :
Champ
Utilisation
Date
Indiquez la date de sortie du bien.
Motif
Sélectionnez l'un des motifs de sortie définis dans les tables Salvia
Patrimoine. Les motifs Transfert à l'actif, Cession et Mise hors-service sont
utilisés dans l'état « Amortissement : diminutions »
Libellé
Entrez un nom identifiant la sortie. Champ facultatif.
Prix de vente
Saisissez ici le prix de vente total du bien, le cas échéant
global
Avec RA
Avec remboursement anticipé. Cette case ne concerne que les sorties de
biens immeubles : cochez la si l'emprunt finançant le bien est remboursé
par anticipation à la suite d'une cession. Cette information est utilisée pour
rapprocher les amortissements technique et financier pour les opérations
de correction et de neutralisation.
Quantité
Quantité cédée ou mise au rebut.
% VB cédée
Pourcentage de sortie du bien. Il est déduit de la quantité cédée saisie.
VB cédée
Valeur brute cédée : ce montant est calculé en fonction de la valeur brute
totale et du % de VB cédée
Prix de vente
Prix de vente de l’immobilisation. Cette valeur reprend par défaut ce qui a
été saisi dans la rubrique « Prix de vente global ».
Cliquez sur
:
Salvia Patrimoine vous propose de traiter la ou les subventions rattachées à
l’immobilisation sortie la cas échéant. En effet, en cas de sortie, les subventions
rattachées à une immobilisation sortant doivent être reprises. Les subventions perçues
pour du matériel ou mobilier sont cependant assez rares.
159/254
Cliquez sur
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:
Les informations suivantes ont été calculées :
Champ
Utilisation
Diminution de
Ou Reprise de l’amortissement : elle correspond au cumul d’amortissement
l’amortissement
calculé entre la date de début d’amortissement et la date de sortie pour la
quote part sortie d’immobilisation
Dotation cédée
Dotation aux amortissements pour l’année de sortie correspondant à
l’immobilisation (ou à la quote-part) cédée et reprise dans l’année
Plus value
Différence entre le prix de vente et la VNC du bien au moment de la sortie.
VB résiduelle
Valeur brute restante après cession(s) ou mise(s) au rebut
Quantité résiduelle
Quantité restante après cession(s) ou mise(s) au rebut
Salvia Patrimoine a également mis à jour le tableau d’amortissement du bien :
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La reprise d’amortissement a été déduite en 2002 du montant cumulé de
l’amortissement et celui-ci se poursuit sur la valeur brute résiduelle.
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8.4.3
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Sortie d’un bien immeuble
La sortie de l’actif d’un bien immeuble s’effectue dans l’onglet « Sortie » de la fiche
concernée (comme pour un matériel et mobilier). En cas de sortie d’un ensemble
immobilier important, constitué de plusieurs biens immeubles (un terrain, deux
constructions, trois réhabilitations etc… par exemple), il est possible de constater dans
Salvia Patrimoine les sorties fiche par fiche. Toutefois, dans ce cas de figure, pour plus
de simplicité, nous vous conseillons vivement d’utiliser l’assistant à la sortie.
Exemple de sortie d’une fiche immobilière ventilable :
Onglet « Sortie » avant sortie :
La Valeur Brute résiduelle ainsi que la surface et le nombre d’éléments résiduels
s’affichent en bas de l’onglet. Ces données sont bien entendu réactualisées à l’issue de
chaque sortie.
En cliquant sur le bouton
, vous obtenez la boîte de dialogue suivante :
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Pour renseigner de manière précise les nombres, les surfaces habitables, corrigées (à
travers les clés de sortie 1 et 2 que vous aurez choisi et renommé)… des éléments
(logements, commerces…) vendus, cliquez sur le bouton
“Détail par éléments » :
Double-cliquez sur la ou les lignes des éléments souhaités :
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Saisissez la surface cédée en fonction du critère retenu dans le paramétrage (ici, la
surface). Vous pouvez saisir plusieurs critères de valeurs cédées, mais la valeur brute
cédée sera calculée en fonction du critère retenu dans le paramétrage. Elle figure alors
dans la rubrique « % VB cédée ».
Cliquez ensuite sur
:
Si le bien cédé est rattaché à une ou plusieurs subventions, Salvia Patrimoine vous
propose de reprendre ces subventions dans la même proportion que celle appliquée
aux biens (% des ventes correspondant au % VB cédée).
Terminez le traitement en cliquant sur
.
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Les valeurs résiduelles des éléments sont mises à jour.
Les tableaux d’amortissement des composants ainsi que le tableau d’amortissement
général de la fiche de construction sont simultanément impactés par la sortie (les
reprises d’amortissement sont calculées et en cas de sortie partielle l’amortissement
continue sur la valeur résiduelle) :
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8.4.4
juin 2015
L’assistant à la sortie
L’assistant à la sortie permet de sortir plusieurs fiches de biens et de subventions en
une seule opération. Il prend également en charge la ventilation du prix de vente global
entre plusieurs biens. Cet outil est donc très utile pour le traitement de la sortie d’un
ensemble immobilier.
Avant d’utiliser l’assistant à la sortie, il y a lieu de définir selon quel critère Salvia
Patrimoine va rassembler et lister les fiches à céder dans l’assistant à la sortie. Le choix
de ce critère de regroupement s’effectue dans [Paramètres][Paramétrages traitement
des sorties…] [Renouvellement] :
Si vous choisissez « Programme » comme critère de regroupement et lancez ensuite
l’assistant à la sortie à partir d’une fiche renseignant le programme N, Salvia Patrimoine
vous proposera de procéder à la cession de toutes les fiches dont le programme est N.
Pour lancer l’assistant à la sortie, sélectionnez l’une des fiches du Programme ou de
l’Ensemble que vous souhaitez céder, faites un clic droit et choisissez « Assistant à la
sortie ». Une boîte de dialogue similaire à celle apparaissant au niveau de l’onglet
Sortie s’affiche :
167/254
Le bouton
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permet de saisir les nombres et surfaces d’éléments cédés (voir
paragraphe Les sous-ensembles/Onglet «Eléments» ).
Il convient de renseigner les rubriques suivantes :
Champ
Utilisation
Date
Indiquez la date de sortie du bien.
Motif
Sélectionnez l'un des motifs de sortie définis dans les tables Salvia
Patrimoine. Les motifs Transfert à l'actif, Cession et Mise hors service sont
utilisés dans l'état « Amortissement : diminutions »
Libellé
Entrez un nom identifiant la sortie. Champ facultatif.
Prix de vente
Saisissez ici le prix de vente total du bien, le cas échéant
global
Avec RA
Avec remboursement anticipé. Cochez-la si l'emprunt finançant le bien est
remboursé par anticipation à la suite d'une cession. Cette information est
utilisée pour rapprocher les amortissements technique et financier pour les
opérations de correction et de neutralisation.
% VB cédée
Pourcentage de sortie du bien. Il est issu du rapport surface cédée / surface
résiduelle ou clé de sortie n cédée / clé de sortie n résiduelle. Vous pouvez
également saisir directement le pourcentage.
VB cédée
Valeur brute cédée : ce montant est calculé en fonction de la valeur brute
totale et du % de VB cédée
Prix de vente
Prix de vente de l’immobilisation. Cette valeur reprend par défaut ce qui a
été saisi dans la rubrique « Prix de vente global ».
Cliquez ensuite sur
:
168/254
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Même vue avec les colonnes situées plus à droite :
Salvia Patrimoine propose par défaut d’appliquer à l’ensemble des fiches le même
pourcentage de ventes correspondant au % de VB cédée sur la VB totale.
Les prix de vente par fiche sont calculés au prorata en fonction de la part de la valeur
brute cédée de la fiche sur la valeur brute cédée totale de l’ensemble. Le pourcentage
des ventes et les prix de vente proposés pour chaque fiche restent cependant
accessibles et modifiables.
Si un remboursement anticipé a été réalisé sur les emprunts correspondant à un bien, il
convient de cocher la case dans la colonne « Avec RA ».
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Cliquez encore sur
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:
Ce sont cette fois les fiches de subventions reliées aux immobilisations qui sont listées
pour traitement. Salvia Patrimoine vous propose de les traiter avec le même % des
ventes.
A tout moment vous pouvez revenir en arrière en cliquant sur
la liste en cours en cliquant sur
et imprimer
.
Pour lancer effectivement les traitements de sorties, cliquez sur
.
Comme pour une sortie classique, les reprises d’amortissements, dotations cédées et
plus ou moins values sont calculées pour chaque fiche traitée. De même, les tableaux
d’amortissement (des composants et les tableaux généraux) sont mis à jour.
NB : l’assistant à la sortie ne fonctionne que sur les biens immeubles
8.4.5
Suppression d’une sortie
Depuis la version 6.0 Salvia Patrimoine, la suppression de la dernière sortie saisie dans
l’onglet Sortie entraîne la mise à jour du tableau d’amortissement. Celui-ci est recalculé
pour figurer tel qu’il était avant la saisie de la dernière cession.
NOTA : sur une même fiche, il n’est pas possible de supprimer une sortie dont la date
est antérieure à une autre sortie.
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8.5 Les assistants
Tous les assistants présentés ci-dessous sont accessible à partir d’une liste par sélection grâce à un nouvel icône qui se
nomme Transformation sur la sélection.
8.5.1
Assistant de mise en service d’une opération
Cette fonctionnalité vous permet de mettre en service une opération, en une seule manipulation vous avez donc la
possibilité de mettre en service plusieurs fiches de biens et leurs subventions rattachées. Pour accéder à cette
fonctionnalité vous devez réaliser une liste par sélection identifiant les opérations sur lesquelles vous souhaitez
travailler.
Définition Opération : Programme, sous-programme ou N° d’ensemble, tout dépend de votre méthode de gestion
dans Salvia Patrimoine.
Une fois les fiches identifiées, sélectionnez dans la barre des tâches de la sélection le bouton transformation sur la
sélection et choisissez Mise en service des fiches I et S.
L’assistant de mise en service vous sera alors présenté de la manière suivante :
171/254
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Etape 1 :
Dans cet écran vous sont présentées toutes les opérations non mises en service dans la sélection, sélectionnez en
cochant manuellement la colonne Traiter ou cliquez sur le bouton Tout Sélectionner, pour indiquer les opérations sur
lesquelles vous souhaitez travailler, indiquez ensuite pour chacune des opérations leur date de mise en service. Par
défaut, la date de mise en service est reprise dans la colonne date de virement de poste à poste mais vous pouvez
modifier aussi cette zone. Une fois, les informations saisies vous pouvez cliquer sur le bouton Suivant.
Etape 2 :
Sur cette seconde étape sont présentées toutes les fiches de bien qui sont rattachées à l’opération. En colonne sont
présentées les informations suivantes :
Champ
Utilisation
Traiter
Par défaut, toutes les fiches rattachées à l’opération sont cochées,
vous avez toutefois la main pour les décocher
N° de fiche
Référence du numéro fiche dans Salvia Patrimoine
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Champ
Utilisation
Libellé
Désignation de la fiche de bien
Programme
Selon le paramétrage réalisé dans Salvia Patrimoine, cette zone fait
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apparaître le code programme, sous-programme ou n° Ensemble
Date de mise en
Rappel de la date de mise en service renseignée à l’étape 1
service
Date de virement
Rappel de la date de virement renseignée à l’étape 1
Compte initial
Champ qui présente le compte utilisé par la fiche avant la mise en
service
Compte d’arrivée
Champ qui présente le compte à affecter à la fiche. Pour les fiches
de sous-ensemble, les numéros de compte sont automatiquement
rapatriés, en fonction des informations saisies dans l’onglet modèle,
ils ne sont pas modifiables. Pour les fiches de type I, c’est à
l’utilisateur de saisir le n° de compte d’arrivée.
TATECH
Champ qui indique le modèle d’amortissement qui sera utilisé sur la
fiche après mise en service. Pour les fiches de sous-ensemble, les
profils d’amortissement sont automatiquement rapatriés, en fonction
des informations saisies dans l’onglet modèle, ils ne sont pas
modifiables. Pour les fiches de type I, c’est à l’utilisateur de saisir un
profil d’amortissement s’il y a lieu.
Vous pouvez imprimer et/ou exporter cette liste grâce aux icones suivants :
Etape 3 :
Dans cette étape sont listées toutes les subventions qui sont rattachées aux fiches de bien qui vont être mises en
service. En colonne sont présentées les informations suivantes :
173/254
Champ
Utilisation
Traiter
Par défaut, toutes les fiches rattachées à l’opération sont cochées,
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vous avez toutefois la main pour les décocher
N° Subvention
Référence du numéro de la fiche de subvention dans Salvia
Patrimoine
N° de fiche
Référence du numéro de la fiche de bien de rattachement dans
Salvia Patrimoine
Libellé
Désignation de la fiche de bien dans Salvia Patrimoine
Programme
Selon le paramétrage réalisé dans Salvia Patrimoine, cette zone fait
apparaître le code programme, sous-programme ou n°Ensemble
Champ qui indique le modèle d’amortissement qui sera utilisé sur la
TATECH
fiche après mise en service. Pour les fiches de subvention générique,
les profils d’amortissement sont automatiquement rapatriés, en
fonction des informations saisies dans l’onglet modèle de la fiche de
bien, ils ne sont pas modifiables. Si la fiche de subvention est multi
ventilée, le profil d’amortissement sur les fiches de type I est
renseigné par défaut sur 10 ans mais cette zone est modifiable. Pour
les fiches de subvention classique, le profil d’amortissement est
renseigné par défaut à 10 ans mais cette zone est modifiable.
A la fin de cette étape si vous cliquez sur Terminer ; toutes les fiches de bien sélectionnées et leurs subventions
rattachées, la mise en service sera réalisée ainsi que la création des tableaux d’amortissements respectifs.
8.5.2
Assistant de mise en service des immobilisations de structure
Cet assistant vous permet de déclencher la mise en service sur une sélection d’immobilisation de structure.
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juin 2015
En colonne sont présentées les informations suivantes :
Champ
Utilisation
Traité
Par défaut, la coche « Traité » n’est pas activée, vous pouvez
sélectionner toutes les fiches de la liste en cliquant sur le bouton
sélectionner ou vous pouvez sélectionner une à une les fiches.
N° Bien
Référence du numéro de la fiche de bien dans Salvia Patrimoine
Libellé
Date mise en service
Champ qui vous permet de renseigner la date de mise en service du
bien, cette date sera considérée comme la date de début
d’amortissement.
Date de virement
Champ qui vous permet de renseigner la date de virement de poste à
poste si vous souhaitez en réaliser un en même temps que la mise
en service
Compte initial
Compte qui est porté par la fiche dans l’onglet comptabilité.
Compte d’arrivée
En cas de virement de poste à poste lors de la mise en service, vous
devez renseigner dans cette zone le compte d’arrivée.
TATECH
Champ qui indique le modèle d’amortissement qui sera utilisée sur la
fiche après mise en service. Cette zone peut être alimentée
automatiquement grâce au champ nature ou sous-nature. Sinon vous
devez sélectionner pour chacune des fiches le profil
d’amortissement.
Si vous souhaitez déclencher la mise en service à une date unique pour toutes les fiches de la sélection, alors cochez la
zone :
175/254
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Ensuite saisissez sur la première fiche sélectionnée la date de mise en service et celle-ci sera reportée sur toutes les
fiches de la sélection.
8.5.3
Assistant de virement de poste à poste
Cet assistant vous permet de modifier l’imputation comptable d’une ou de plusieurs fiches à la fois même si les
immobilisations sont déjà mises en service.
En lançant l’assistant vous obtenez le résultat suivant :
Champ
Utilisation
N° de fiche
Libellé
Programme
Rappel du code programme qui est saisi sur la fiche dans l’onglet
Identification.
Date de virement
Permet de saisir la date à laquelle le virement de poste est effectif. Si
vous saisissez une date sur la fiche de sous-ensemble alors cette
date est reportée automatiquement sur toutes les fiches de
composant.
Compte initial
Pour information, on présente le compte utilisé actuellement sur la
fiche, sur la fiche de sous-ensemble on présente le compte racine.
Compte d’arrivée
Champ que vous devez renseigner en indiquant quel est le nouveau
compte de l’immobilisation. Pour la ligne de fiche de sous-ensemble
cette zone n’est pas accessible, car le compte de la fiche de sousensemble n’est qu’un compte racine.
176/254
8.5.4
juin 2015
Assistant de ventilation automatique des factures
Cet assistant vous permet de ventiler automatiquement des factures sur une sélection de fiches. Cet assistant vous
sera notamment utile pour ventiler les factures saisies après mise en service de l’immobilisation.
Pour une utilisation optimale nous vous conseillons d’exploiter dans la page d’accueil, les ‘Tâches à réaliser’ qui se
nomment « Biens ayant des factures à ventiler » ou « Biens mis en service ayant des factures à ventiler »
Cette requête vous permet d’identifier immédiatement les fiches de biens qui ont des factures non ventilées ; vous
pouvez ensuite affiner cette sélection en fonction de vos critères personnels.
Une fois les fiches identifiées, vous pouvez lancer l’assistant ventilation automatique des factures, vous obtenez le
résultat suivant :
Champ
Utilisation
Traiter
Par défaut, la coche « Traité » n’est pas activée, vous pouvez
sélectionner toutes les fiches de la liste en cliquant sur le bouton
sélectionner ou vous pouvez sélectionner une à une les fiches.
N° de fiche
Libellé
Date de mise en
Si le champ est alimenté, cela signifie que la fiche a débuté son
service
amortissement, s’il n’y a rien cela signifie que la mise en service n’a
pas encore été réalisée
Compte
Rappel du compte en cours sur la fiche de bien.
Montant à ventiler
Donne l’information sur le montant des factures à ventiler sur la fiche
de bien.
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8.5.5
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Assistant Gestion des démolitions
Ce nouvel assistant vous permet lors d’une démolition d’identifier la valeur de la partie démolie, de procéder à
l’accélération de l’amortissement pour avoir une VNC à zéro lors de la sortie (dotation exceptionnelle) en éclatant la
fiche d’origine. De cette manière, la nouvelle fiche créée correspondant à la partie démolie, porte les dotations
exceptionnelles pour démolition ainsi la vie de la fiche d’origine n’est pas gênée et lors de la réalisation de la sortie
pour motif de démolition c’est la nouvelle fiche qui porte cette information et la reprise de la dotation exceptionnelle
se réalise dans son intégralité.
Cet assistant est disponible à partir de la liste des biens dans le bouton transformation sur la sélection.
Etape 1 :
Sélectionnez la ou les opérations sur lesquelles vous devez réaliser une démolition. La notion s’opération correspond
au paramétrage du critère de rapprochement pour les renouvellements, cela signifie qu’en fonction de votre
paramétrage l’opération correspond à la notion d’Ensemble, de Programme ou de Sous-programme.
Champ
Utilisation
Traiter
Cocher cette case, si vous souhaitez traiter cette opération.
Programme
Selon votre paramétrage, cette colonne se nommera Ensemble,
Programme ou Sous-programme.
Libellé
Libellé de l’opération.
Date de début de
Renseigner la date de début de l’opération de démolition, cette date
l’opération
enclenchera le calcul des dotations exceptionnelles.
Date de démolition
Renseigner la date de fin prévisionnelle de l’opération de démolition,
prévisionnelle
cette date ainsi que la date de début d’opération permet à
Patrimoine de connaître la durée de la phase de démolition et donc
de calculer les dotations exceptionnelles nécessaires afin de
ramener la VNC à zéro sur la partie démolie.
%VB démolie
Renseigner la valeur démolie en pourcentage de la fiche d’origine.
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Etape 2 :
Lors de cette étape vous retrouvez l’intégralité des fiches de bien qui sont concernées par la démolition si vous
souhaitez exclure du périmètre du traitement une ou plusieurs d’entre elles, il vous suffit de décochez la coche traiter.
Champ
Utilisation
Traiter
Cocher cette case, si vous souhaitez traiter la fiche de bien.
N° de fiche
Référence de la fiche de bien
Libellé
Libellé de la fiche de bien.
Programme
VB d’origine
Donne la valeur de l’immobilisation avant de le début de l’opération
de démolition
% démoli
Reprend le % de VB démoli saisie dans l’étape 1
VB démolie
Par défaut Patrimoine calcule la VB en fonction de la VB d’origine et
du % démoli cependant vous avez la possibilité de modifier
manuellement cette zone si vous souhaitez ajuster le montant.
Eléments démolis
Si vous avez renseigné l’onglet Eléments sur la fiche d’origine, en
cliquant sur les trois petits points vous avez la possibilité de
personnaliser l’éclatement des éléments.
Etape 3 :
179/254
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Champ
Utilisation
Traiter
Cocher cette case, si vous souhaitez traiter la fiche de bien.
N° subvention
Référence de la fiche de subvention
N° de fiche
Référence de la fiche de bien
Libellé
Libellé de la fiche de bien.
Programme
VB d’origine
Donne la valeur de l’immobilisation avant de le début de l’opération
de démolition
% démoli
Reprend le % de VB démoli saisie dans l’étape 1
VB démolie
Par défaut Patrimoine calcule la VB en fonction de la VB d’origine et
du % démoli cependant vous avez la possibilité de modifier
manuellement cette zone si vous souhaitez ajuster le montant.
Pour lancer le traitement cliquez sur le bouton Terminer.
8.5.6
Suivi des dépréciations
Cet assistant vous permet de saisir et de suivre l’évolution des valeurs actualisées sur vos opérations. Lors de la saisie
de la valeur actualisée si celle-ci se trouve être inférieure à la VNC de l’opération alors un calcul de dotation pour
dépréciation est activé.
8.5.6.1
Présentation du masque
En lançant Suivi des dépréciations, vous obtenez le masque suivant :
180/254
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Sur cet écran, vous visualisez la liste des valeurs actualisées saisies ainsi que la dotation de dépréciation qui peut être
rattachée à cette valeur.
Champ
Utilisation
Date
Date de saisie de la valeur actualisée.
Valeur actualisée
Montant de la valorisation de l’opération et/ou du bien
VNC
Montant de la VNC avant valorisation.
Dotation
Si la Valeur Actualisée est inférieure à la VNC alors on calcul une
dotation pour dépréciation.
Reprise
S’il existe déjà un stock de dépréciation et que la valeur actualisée
nouvellement saisie est supérieure à la VNC alors on reprend le
différentiel sur le stock de dépréciation.
Reprise Sortie
Reprise sur le stock de dépréciation lors de la sortie du bien
Stock
Correspond au cumul de dotation pour dépréciation – reprise sur
dépréciation passées sur les différents exercices.
A partir de cet écran vous avez la possibilité :
: de saisir une nouvelle valeur actualisée
: de modifier une valeur actualisée
: de supprimer une valeur actualisée
: d’exporter le tableau de suivi sous Excel.
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8.5.6.2
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Dotation pour dépréciation
Lors de la saisie de la valeur actualisée, si celle-ci se trouve être inférieure à la VNC de l’ensemble alors Salvia
Patrimoine calcule une dotation pour dépréciation. Cette dotation peut être affectée de manière différente voir
Affectation de la dotation pour Dépréciation.
Champ
Utilisation
Date
Date de saisie de la valeur actualisée.
Valeur
Montant de la valorisation de l’opération et/ou du bien
actualisée
Calculer la
En cliquant sur ce bouton, Salvia Patrimoine compare la valeur
dépréciation
actualisée au montant de total de VNC, si celui-ci est inférieur à la valeur
actualisée alors une dotation pour dépréciation est calculée.
Type TA
Indique sur quel type de Tableau, on travaille. Par défaut Patrimoine
Travaille toujours sur le TATECH.
Variation à
Si la valeur actualisée est inférieure à la VNC alors le montant affiché
affecter
sera une dotation pour dépréciation. Si la valeur actualisée est
supérieure à la VNC alors le montant affiché sera une reprise pour
dépréciation. Le montant calculé par Défaut par Salvia Patrimoine est
modifiable.
N° Fiche
Référence des fiches de biens qui composent la valeur de l’ensemble et
sur lesquelles on peut attribuer une dotation pour dépréciation.
Libellé
Libellé de la fiche
VNC
VNC de la fiche avant impact de la dotation/reprise pour dépréciation.
Stock
Cumul de dépréciation existant au moment de la saisie de la valeur
actualisée
Variation
Dotation/reprise pour dépréciation induit par la saisie de la valeur
actualisée. En cas de répartition manuelle, saisissez les montants
directement dans cette zone.
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Champ
Utilisation
Stock après
Cumul de dépréciation après saisie de la valeur actualisée.
VNC après
VNC du bien après impact de la dotation pour dépréciation. On présente
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ici la nouvelle VNC qui est appliquée sur le tableau d’amortissement du
bien.
183/254
juin 2015
9 Restituer les informations : les états
9.1 Modalités d’utilisation des états
Salvia Patrimoine permet de générer des états comptables et financiers, de visualiser des états
standards, de créer des états personnalisés et de réaliser des simulations.
9.1.1
États comptables
Les états suivants sont des états comptables réglementaires que vous pourrez annexer
à votre bilan :
état de l'actif immobilisé ;
état des immobilisations en cours ;
amortissements, situation et mouvements ;
amortissements, diminutions ;
mouvements de l'actif immobilisé ;
Les autres états sont des états de gestion.
Les états comptables sont stockés dans l’onglet « Analyse » de l’arbre de navigation :
Les états sont regroupés de manière thématique dans des rubriques comme par
exemple « Etat de l’actif immobilisé ».
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juin 2015
Pour développer un niveau de l'arborescence, cliquez sur +.
Pour réduire un niveau de l'arborescence, cliquer sur -.
Pour sélectionner un élément, cliquez dessus.
9.1.1.1
Ouverture d’un état
Sélectionnez un état dans la liste des états disponibles, puis double-cliquez sur l’état ou
faites un clic droit et sélectionnez « Lancer l’état ».
Indiquez l'exercice voulu dans la zone Exercice.
Pour éditer un état partiel, modifier le mois de fin de période; l'état couvrira alors la
période comprise entre le 01/01/n et la fin de mois indiqué.
Pour afficher les fiches une à une en fonction des critères de tri et de totalisation
sélectionnés, cochez la case à cocher Forme détaillée ou, pour afficher les totaux sans
le détail des fiches, en fonction des critères de tri et de totalisation sélectionnés,
annulez la sélection de la case Forme détaillée.
9.1.1.2
Pour faire figurer les fiches fictives dans l'état
Cochez la case Fiches fictives.
Cliquez sur OK.
Sélectionnez les options appropriées dans les onglets Filtre et Totalisation, puis cliquez
sur OK.
9.1.1.3
Affichage des données relatives aux composants
Cochez la case Par composants.
Cliquez sur OK.
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juin 2015
sur OK.
Au lieu d’une ligne dans l’état correspondant à la fiche de construction, Salvia
Patrimoine affiche autant de lignes qu’il y a de composants pour cette construction.
9.1.1.4
Choix du type de tableau d’amortissement
Salvia Patrimoine vous permet de gérer plusieurs tableaux d’amortissement pour une
même fiche de bien. TATECH est le type de tableau par défaut et TAHISTO est le type
de tableau correspondant à l’amortissement avant passage aux normes IFRS.
Choisissez le Type de tableau que vous souhaitez dans la liste déroulante.
Cliquez sur OK.
sur OK.
L'état sélectionné apparaît. Il est en mesure d’être imprimé ou exporté.
9.1.2
Personnalisez l’affichage d’un état
Exemple d’un état de l’actif :
186/254
9.1.2.1
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Contractez ou détaillez les sous totaux
Cliquez successivement sur les lignes de sous totaux pour afficher ou masquer le
contenu détaillé. Ainsi, pour certains comptes les lignes sont affichées, pour d’autres
seul le sous total est visible.
9.1.2.2
Triez les lignes de votre état
, la boîte de dialogue suivante s’affiche :
Vous avez la possibilité de trier votre état en choisissant jusqu’à trois clés de tri, dans
l’ordre croissant ou décroissant pour chacune de ces clés. Les clés de tri proposées
correspondent aux rubriques des colonnes de l’état.
9.1.3
Impression d’un état
9.1.3.1
Impression standard
Lorsque la fenêtre de l'état est active, cliquez sur
ou choisissez Imprimer dans le
menu Fichier, la boîte de dialogue suivante s’affiche :
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Vous retrouvez les paramétrages classiques d’impression, dont notamment le choix de
l’imprimante, des pages à éditer… Une fonction d’aperçu avant impression a été
ajoutée : elle est accessible en cliquant sur
:
La fenêtre représentant cet aperçu peut naturellement être agrandie de manière
significative.
9.1.3.2
Impression Personnalisée
Grâce à l’icône
, disponible dans la barre des Taches, pour pouvez ajuster la
largeur de vos colonnes, pour cela suivez la procédure suivante :
188/254
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1 - Lancez l’état que vous souhaitez imprimer.
2 - Quand vous avez l’état sous les yeux cliquez sur le bouton
et sélectionnez
« Afficher les entêtes ».
L’écran fait apparaître des entêtes de colonnes comme sur n’importe quel tableur.
Grâce à ces entêtes, vous pouvez réduire ou agrandir la taille de chacune des
colonnes. Lancez votre impression celle-ci tiendra compte de vos ajustements.
9.1.4
Export, enregistrement et ouverture d’un état
Vous avez la possibilité d’exporter un état Salvia Patrimoine vers un tableur tel que
Excel. Il est également possible d’enregistrer un état affiché, puis de l'ouvrir
ultérieurement.
9.1.4.1
Exportez un état vers une feuille Excel
Quand l’état est ouvert, cliquez sur le bouton
pour afficher la boîte de dialogue
suivante :
189/254
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L’état affiché dans Excel prend l’apparence suivante :
Les données chiffrées sont au format nombre : vous pourrez facilement les réutiliser
dans des formules de calcul.
9.1.4.2
Enregistrez un état
Vous avez également toujours la possibilité d’enregistrer votre état en utilisant la
fonctionnalité Enregistrer sous du menu Fichier.
Indiquez l'emplacement et le nom du fichier vers lequel exporter l'état dans les zones
Dans et Nom.
190/254
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Sélectionnez Fichier Excel (xls) dans la boîte à liste déroulante Type, puis cliquez sur
Enregistrer. L’état ainsi enregistré pourra être récupéré dans Excel. Pour l’exploiter
dans Excel, sélectionnez toutes les protections.
Cette récupération sous Excel est compatible avec toutes les versions Excel 97 et
supérieures.
Il est possible aussi d’enregistrer un fichier au format binaire (.ss3), ouvrable avec
Salvia Patrimoine.
9.1.4.3
Pour ouvrir un état enregistré
Choisissez Ouvrir dans le menu Fichier.
Indiquez le nom et l'emplacement du fichier de l'état dans la boîte de dialogue Ouvrir un
état, puis cliquez sur OK.
L'état apparaît. Les données qu'il contient ne sont pas mises à jour ; il s'agit de celles
en cours lors de l'enregistrement de l'état.
9.2 Sélection des informations
9.2.1
Sélection
Filtrez les informations apparaissant dans les états ou dans les listes. Ne faites
apparaître que les éléments répondant aux critères que vous définissez en fonction de
vos besoins.
9.2.1.1
Pour filtrer les informations apparaissant dans un état
Sélectionnez l'onglet Filtre de la boîte de dialogue appropriée.
Sélectionnez l'élément sur lequel effectuer la sélection, puis cliquez sur Ajouter (ou
double cliquez sur cet élément).
Une boîte de dialogue apparaît :
191/254
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Voir :




Sélection par champ numérique ou par caractère
Sélection par élément d'une table
Sélection de type Oui/Non
Sélection par date
Effectuez les sélections appropriées dans la boîte de dialogue (égal à, différent de,
supérieur à, supérieur ou égal à, inférieur à, inférieur ou égal à ou commence par),
puis cliquez sur OK.
Indiquez des plages de valeurs séparées par des tirets (-), et plusieurs valeurs ou
plages de valeurs séparées par des points virgules (;).
Sélectionnez autant d'éléments de sélection que nécessaire.
Pour retirer le dernier filtre défini, cliquez sur « Retirer le dernier ».
Pour retirer tous les filtres définis, cliquez sur « Tout retirer ».
9.2.2
Sélection par champ numérique ou par caractère
Filtrer les informations selon différents filtres ; Une fois une clé de sélection de type
numérique ou alphanumérique sélectionnée, une boîte de dialogue apparaît.
192/254
9.2.2.1
juin 2015
Pour définir les options de sélection
Sélectionnez un opérateur dans la boîte à liste déroulante située en haut de la boîte de
dialogue.
Indiquez la valeur servant de référence à l'opérateur dans la zone de saisie située en
bas de la boîte de dialogue.
Cliquez sur OK.
9.2.3
Sélection par élément d’une table
Filtrez les informations selon différents filtres. Après avoir choisi un critère de filtre
correspondant à une rubrique reliée à une table de données, une boîte de dialogue
apparaît.
193/254
9.2.3.1
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Sélectionnez un ou plusieurs éléments dans la liste située en haut de la boîte de
dialogue.
Le cas échéant, sélectionnez un opérateur dans la boîte à liste déroulante située au
milieu de la boîte de dialogue, puis indiquez la valeur servant de référence à l'opérateur
dans la zone de saisie située en bas de la boîte de dialogue.
Sélectionnez par exemple les codes supérieurs à 100, différents de 6 ou commençant
par 23.
Cliquez sur OK.
9.2.4
Sélection de type Oui/Non
Filtrez les informations selon différents filtres. Une fois une clé de sélection de type oui
ou non sélectionnée, présence ou absence, une boîte de dialogue apparaît :
9.2.4.1
Pour que les fiches apparaissant dans l'état contiennent l'élément sélectionné, cliquez
sur Oui ou, pour que les fiches apparaissant dans l'état ne contiennent pas l'élément
sélectionné, cliquez sur Non.
Cliquez sur OK.
9.2.5
Sélection par date
Filtrez les informations selon différents filtres. Une fois critère de filtre de type date
sélectionné, une boîte de dialogue apparaît :
194/254
9.2.5.1

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Sélectionnez un opérateur dans la liste déroulante située en haut de la boîte de
dialogue.

Indiquez la date sur laquelle porte l'opérateur dans la liste déroulante située au

Cliquez sur OK.
Exemple : Pour sélectionner les biens dont la date d'entrée de l'onglet « Juridique » est
comprise entre le 23/09/2002 et le 23/09/2003 inclus :

double-cliquez sur Date d'entrée dans la boîte de dialogue Filtre ;

sélectionnez Supérieur ou égal à dans la liste déroulante du haut ;

sélectionnez 23/09/2002 dans la liste déroulante du bas ;

cliquez sur OK ;

double-cliquez sur Date d'entrée ;

sélectionnez Inférieur ou égal à dans la liste déroulante du haut ;


cliquez sur OK.
9.3 Totalisation
9.3.1
Pour sélectionner les totaux apparaissant dans un état
Sélectionnez l'onglet « Totalisation » de la boîte de dialogue appropriée.
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Le cas échéant, sélectionnez les éléments devant correspondre au premier, deuxième
et troisième sous-total dans les boîtes à liste déroulante Total 1, Total 2 et Total 3.
Le cas échéant, indiquez le nombre de caractères sur lequel doit s'effectuer la
totalisation dans la zone premiers caractères.
Effectuez ainsi un total sur les deux premières positions d'un compte, par exemple. Les
compte 20, 21 et 23 seront alors affichés.
Pour effectuer un tri, sélectionnez une clé de tri dans la zone Tris.
9.4 États personnalisés
Salvia Patrimoine dispose d'un générateur d'états avec lequel vous pouvez créer toutes sortes d’états
personnalisés qu’il est possible d’ouvrir à tout moment. Un état personnalisé est associé au nom de son
créateur.
Les états personnalisés sont situés dans l’onglet « Analyse » de l’arbre de navigation à la suite des
états comptables :
196/254
9.4.1
juin 2015
Création d’un état personnalisé à partir d’un état comptable
Si vous appliquez régulièrement les mêmes filtres et/ou les mêmes totalisations à
certains états comptables, nous vous recommandons de mémoriser ces filtres et
totalisations en créant des états personnalisés comptables bâtis sur les états dont vous
avez besoin.
9.4.1.1
Pour créer un état personnalisé à partir d'un état comptable
Faites un clic-droit sur « Etats comptables » dans la rubrique « Etats comptables
personnalisés » et choisissez Nouvel état comptable. La liste des états comptables
existants apparaît :
197/254
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Choisissez ici à partir de quel état comptable vous souhaitez construire votre état
comptable personnalisé. Validez par « OK ». La fenêtre suivante s’affiche :
Indiquez le titre de l'état dans la zone Titre de l'onglet « Général », puis, le cas échéant,
saisissez un commentaire dans la zone Commentaire.
Pour ne faire apparaître dans l'état que les champs répondant à certains critères,
effectuez les sélections nécessaires dans l'onglet « Filtre ». Ici, par exemple :
198/254
juin 2015
Pour sélectionner les totaux apparaissant dans un état, effectuez les sélections
nécessaires dans l'onglet « Totalisation ».
Cliquez sur OK.
Votre état apparaît dans la liste à la suite des autres états comptables personnalisés
dans la rubrique « Etats comptables » de « Etats comptables personnalisés » :
Pour lancer l’état, il suffit de double-cliquer dessus ou de faire un clic-droit et choisir
Lancer l’état.
9.4.1.2
Pour modifier les filtres ou les totalisations d'un état personnalisé
Cliquez dessus à l'aide du bouton droit de la souris, puis choisissez Propriétés.
Répétez ensuite les étapes ci-dessus.
9.4.1.3
Pour renommer un état personnalisé
Cliquez dessus à l'aide du bouton droit de la souris, puis choisissez Renommer.
199/254
juin 2015
Entrez ensuite le nouveau nom.
9.4.1.4
Pour supprimer un état personnalisé
Cliquez dessus à l'aide du bouton droit de la souris, puis choisissez Supprimer.
Un mesSalvia de confirmation apparaît.
9.4.1.5
Classez et rangez vos états personnalisés comptables
Salvia Patrimoine 6 vous offre la possibilité de créer des dossiers de classement pour
vos états personnalisés, comme avec l’explorateur de MS Windows.
Pour créer un dossier, positionnez vous dans l’arbre de navigation sur [Salvia
Patrimoine] [Etats] [Etats comptables personnalisés] [Etats comptables], faites un clic
droit et choisissez « Créer un nouveau dossier ».
(thématique,
par
utilisateur…).
Vous
pouvez
ensuite
sélectionner
les
états
personnalisés à classer et les stocker dans le dossier nouvellement créé en les faisant
Attention : la suppression d’un dossier entraîne la suppression définitive de l’ensemble des états personnalisés
compris dans le dossier. Un mesSalvia d’avertissement s’affiche lorsque vous vous apprêtez à supprimer un
dossier.
9.4.2
Création d’un état personnalisé utilisateur
Avec ce type d’état, c’est vous même qui en plus des filtres et des totalisations
choisissez les colonnes correspondant aux données que vous souhaitez faire ressortir
dans l’état.
9.4.2.1
Faites un clic-droit sur « Etats utilisateurs » dans la rubrique « Etats comptables
personnalisés » et choisissez Nouvel état utilisateur. La liste thématique suivante
apparaît à l’écran :
200/254
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Les rubriques disponibles pour le choix des colonnes varient selon le thème de départ
(type d’état) choisi : avec « Amortissement » par exemple, vous avez « VNC »,
« dotation aux amortissements »…qui ne seront pas proposées avec d’autres types
d’état.
Sélectionnez un type d'état dans la boîte de dialogue Etats utilisateurs, puis cliquez sur
OK ou double-cliquez sur un type d'état.
entrez un commentaire dans la zone Commentaire.
201/254
juin 2015
Cliquez sur l'onglet « Colonnes », puis sélectionnez les colonnes à faire figurer dans
l'état, à l’aide de la flèche gauche/droite ou en double-cliquant dessus.
L'ordre des colonnes dans la zone Colonnes sélectionnées sera celui des rubriques de
l'état. Par défaut, toutes les colonnes montant seront cependant placées en fin de liste.
Pour déplacer une colonne dans cette zone, sélectionnez-la, puis faites la glisser.
Pour ne faire apparaître dans l'état que les colonnes répondant à certains critères,
effectuer les sélections nécessaires dans l'onglet Filtre.
Pour sélectionner les totaux apparaissant dans un état, effectuer les sélections
Cliquez sur OK.
dans la rubrique « Etats utilisateurs » de « Etats comptables personnalisés » :
202/254
juin 2015
Pour lancer l’état, il suffit de double-cliquer dessus ou de faire un clic-droit et choisir
Lancer l’état.
9.4.2.2
Choix des libellés à la place des codes dans un état personnalisé
utilisateur
Au moment du lancement d’un état personnalisé utilisateur, vous pouvez choisir l’option
« Afficher les libellés » pour que les libellés des rubriques (rubriques liées à des tables)
soient affichées à la place des codes des rubriques à l’intérieur des colonnes
concernées de l’état.
Cela permet d’obtenir plus de lisibilité.
9.4.2.3
Cliquez dessus à l'aide du bouton droit de la souris, puis choisissez Propriétés. Répétez
ensuite les étapes ci-dessus.
9.4.2.4
Cliquez dessus à l'aide du bouton droit de la souris, puis choisissez Renommer. Entrez
ensuite le nouveau nom.
9.4.2.5
Cliquez dessus à l'aide du bouton droit de la souris, puis choisissez Supprimer.
Un message de confirmation apparaît.
Les états personnalisés que vous avez créés peuvent être lancés à tout moment. Ces
états présentent les données à jour au moment de leur lancement.
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juin 2015
Pour modifier les filtres ou les totalisations d'un état personnalisé, cliquez dessus à
l'aide du bouton droit de la souris, puis choisissez Propriétés. Répétez ensuite les
étapes ci-dessus.
9.4.2.6
Classez et rangez vos états personnalisés utilisateurs
Salvia Patrimoine 6 vous offre la possibilité de créer des dossiers de classement pour
Pour créer un dossier, positionnez-vous dans l’arbre de navigation sur [Salvia
Patrimoine] [Etats] [Etats comptables personnalisés] [Etats utilisateurs], faites un clic
(thématique,
par
utilisateur…).
Vous
pouvez
ensuite
sélectionner
les
états
compris dans le dossier. Un message d’avertissement s’affiche lorsque vous vous apprêtez à supprimer un dossier.
204/254
juin 2015
10 Présentation des états comptables
État de l’actif immobilisé
10.1
Plusieurs états de l'actif immobilisé sont disponibles, selon les catégories de biens :

neuf états sont spécifiques à certaines catégories de biens et sont filtrés par défaut sur le
numéro de compte indiqué ;

un état Générique présente toutes les fiches, en particulier les fiches de biens mobiliers. Il est
possible d’en modifier les options de tri et de totalisation.
Pour qu'un bien figure dans les états d'actifs, il est nécessaire que :


la zone Date d'entrée de l'onglet Juridique soit remplie ;
le bien n'ait pas fait l'objet d'une cession totale.
La plupart des états d'actifs affichent des colonnes communes :
Rubrique
Utilisation
Date de mise en
Information de l'onglet Juridique
service
Valeur initiale ou
Colonne Base au 31/12 de l'année N du tableau d'amortissement du bien ou valeur
réévaluée
d'acquisition (non amortissable).
Dotation
Dotation d'amortissement de l'exercice au 31/12 de l'année N.
amortissements
Cumul dotations
Somme des amortissements au 31/12 de l'année N.
Valeur comptable
Valeur nette comptable au 31/12 du tableau d'amortissement du bien.
Liste des états d’actif :
20
Immobilisations incorporelles : état de l'actif spécifique pour les immobilisations
incorporelles qui ne reprend que les fiches des comptes de classe 20.
211
Terrains : état de l'actif spécifique pour les terrains qui ne reprend que les fiches
des comptes 211. Cet état est différent des autres puisque les terrains ne sont pas
amortissables. Il indique notamment : la superficie en m2 : information de l'onglet
Identification, la nature et la date de l'acte : informations de l'onglet Juridique, la
valeur d'acquisition : information de l'onglet Comptabilité.
212
Aménagements de terrains : état de l'actif spécifique pour les aménagements de
terrains qui ne reprend que les fiches des comptes 212.
213
Constructions (sauf 2138) : état de l'actif spécifique pour les constructions qui ne
reprend que les fiches des comptes 213 à l'exception du compte 2138.
2138
Voiries et réseaux divers : état de l'actif spécifique pour les voiries et réseaux
divers qui ne reprend que les fiches du compte 2138.
214
Constructions sur sol d'autrui : état de l'actif spécifique pour les constructions sur
sol d'autrui qui ne reprend que les fiches des comptes 214.
205/254
215, 218
juin 2015
Autres immobilisations corporelles : état de l'actif spécifique pour les fiches des
comptes 215 et 218.
221, 222
Immeubles en location-vente ou reçus en affectation : état de l'actif spécifique pour
les immeubles en location-vente ou reçus en affectation qui ne reprend que les
fiches des 221 et 222.
Cet état permet d’éditer les participations saisies dans l’onglet Juridique des
26, 27
fichiers de type autre ou fiches mobilier.
10.2
État des immobilisations en cours
Plusieurs états des immobilisations en cours sont disponibles, selon les catégories de biens :

six états sont spécifiques à certaines catégories de biens et sont filtrés par défaut sur le numéro
de compte indiqué ;

un état dit Générique permet d'obtenir toutes les fiches, en particulier les fiches de biens
mobiliers. Cet état peut être trié et totalisé comme tous les états Salvia Patrimoine.
Pour qu'un bien figure dans les états des immobilisations en cours, il faut que le compte de l'onglet
Comptabilité soit de la classe 23.
Les états des immobilisations en cours reprennent les informations de l'onglet « Facture » et
notamment :
Rubrique
Utilisation
Date de début des
Information de l'onglet Facture.
travaux
Dépenses des
Somme des montants des années antérieures à N.
exercices
précédents
Dépenses de
Somme des montants de l'année N.
l'exercice
Dépenses totales
Somme des montants fin N.
Liste des états des immobilisations en cours :
État
Description
232, 237
Immobilisations incorporelles en cours : état des immobilisations en cours
spécifique pour les immobilisations incorporelles qui ne reprend que les fiches des
comptes 232 et 237.
238
Avances et acomptes sur immobilisations corporelles : état des immobilisations en
cours spécifique pour les avances et acomptes sur immobilisations corporelles qui
ne reprend que les fiches des comptes 238.
2312
Terrains : état des immobilisations en cours spécifique pour les terrains qui ne
reprend que les fiches des comptes 2312.
2313
Constructions : état des immobilisations en cours spécifique pour les constructions
206/254
juin 2015
qui ne reprend que les fiches des comptes 2313.
2314
Constructions sur sol d'autrui : état des immobilisations en cours spécifique pour
les constructions sur sol d'autrui qui ne reprend que les fiches des comptes 2314.
2318
Autres immobilisations corporelles en cours : état des immobilisations en cours
spécifique pour les fiches des comptes 2318.
10.3
État : Amortissement
10.3.1 État : situation et mouvements
Cet état reprend tous les biens amortissables immobiliers et mobiliers. Le cas échéant,
il est possible d’en modifier les options de filtre et de totalisation.
Cet état présente notamment les informations suivantes :
Rubrique
Utilisation
Cumul des
Somme des amortissements de l'année N-1.
amortissements
Dotation de
Dotation de l'année N pour les biens calculés en mode linéaire ou progressif
l'exercice linéaire
par paliers.
Dotation de
Dotation de l'année N pour les biens calculés avec une autre méthode que
l'exercice autre
linéaire (dégressif ou autre).
méthode
Reprise de
Reprise d’amortissement de l'année N. Cette colonne reprend les montants
l'exercice
de la colonne Reprise du tableau d'amortissement .
Cumul des
Somme des dotations.
amortissements en
fin d’année
10.3.2 État : amortissements, diminutions
Cet état reprend toutes les sorties effectuées sur les biens amortissables immobiliers et
mobiliers. Le cas échéant, il est possible d’en modifier les options de filtre et de
totalisation.
Les montants des diminutions de dotations sont répartis dans différentes colonnes en
fonction du motif de sortie indiqué dans l'onglet « Sortie ».
La table Motif de sortie contient par défaut des informations que non modifiables :
Cession, Transfert et Hors-service.
207/254
juin 2015
État : mouvement de l’actif immobilisé
10.4
En cas de virement de poste à poste, la même fiche peut apparaître deux fois dans cet état, associée à
des comptes différents.
Cet état reprend tous les biens immobiliers et mobiliers, amortissables ou non. Il est trié par compte
Cet état présente notamment les informations suivantes :
Rubrique
Utilisation
Valeur brute
Valeur du premier jour de l'année N.
Acquisitions et
Valeur brute des biens acquis au cours de l'exercice (date d'entrée dans l'année N)
créations
ou si compte 23 montant des factures de l'exercice N.
Augmentation par
Valeur brute des biens ayant fait l’objet d'un virement de poste à poste. Le montant
virement poste à
pour le compte de départ apparaît dans la colonne Diminution. Le montant pour le
poste
compte d'arrivée apparaît dans la colonne Augmentation.
Diminution par
Valeur brute des biens ayant fait l’objet d'un virement de poste à poste ou d’un
virement poste à
abandon de projet. Le montant pour le compte de départ apparaît dans la colonne
poste
Diminution. Le montant pour le compte d'arrivée apparaît dans la colonne
Augmentation.
Cession ou mise
Somme des valeurs cédées au cours de l'exercice. Pour un bien immobilier, la
hors service
valeur cédée est calculée comme un pourcentage fonction de la superficie initiale
et de la superficie cédée. Pour un bien mobilier, elle est calculée comme un
pourcentage d'une quantité cédée par rapport à la quantité initiale.
Valeur brute fin
Valeur brute du 31/12 de l'année N.
exercice
10.5 Rapprochement des amortissements techniques et
financiers
Le rapprochement des amortissements financiers et techniques peut être effectué par programme ou
par sous-programme. Cette information doit être paramétrée dans le progiciel Salvia Financements
dans le menu Options, Liaison Salvia Patrimoine.
10.5.1 État : rapprochement amortissement technique et financier
Trois types d'états sont disponibles :
 les tableaux de rapprochement des amortissements techniques et financiers ;
 un état des amortissements dérogatoires par programme ou sous-programme ;
 un état des amortissements dérogatoires futurs.
Ils ne concernent que les immobilisations locatives.
208/254
Précisez
le
mode
de
comptabilisation
juin 2015
des
amortissements
dérogatoires (par
programme ou en global) que vous utilisez dans le menu [Paramètres] [Paramétrages
comptables..] [Rapprochement AT / AF].
Les données des emprunts étant nécessaires au calcul des amortissements financiers,
la liaison entre Salvia Financements et Salvia Patrimoine comprend deux étapes :
 préparer l'exportation des données d'emprunts dans Salvia Financements ;
 importer les données de Salvia Financements sous Salvia Patrimoine.
10.5.2 Préparation de l’exportation des données d’emprunts sous Salvia
Financements
Pour effectuer le rapprochement entre amortissements financiers et amortissements
techniques, Salvia Patrimoine utilise :
 les informations des emprunts extraites de Salvia Financements ;
 les subventions saisies dans Salvia Patrimoine ;
 les amortissements des biens calculés avec Salvia Patrimoine.
Pour transférer les données d'emprunts nécessaires au rapprochement, il faut tout
d'abord créer un fichier d’interface dans Salvia Financements.
10.5.2.1 La préparation de l’export depuis Salvia Financements
Dans Salvia Financements, aller dans : [Options] [Dette] [Export].
Indiquez dans Répertoire d’export le chemin où enregistrer le fichier d’interface.
Indiquez le regroupement des amortissements d’emprunt dans Liaison Salvia
Patrimoine : par programme ou par sous-programme.
Lors du premier rapprochement, utiliser l'état des amortissements futurs à partir de la
date de création de l'organisme. Cette opération peut s'avérer assez longue. Exporter
ensuite les données d'un exercice pour mettre à jour certaines données.
209/254
juin 2015
10.5.2.2 La réalisation de l’export depuis Salvia Financements
Dans Salvia Financements, aller dans le menu [Salvia Financements] [Dette] [Exports]
[Liaison Salvia Patrimoine] [Rapprochement AT/AF].
Année
Pour avoir un historique juste, sélectionnez l’année de
départ de l’emprunt le plus ancien.
Sinon, sélectionnez l’année en cours, le cumul des
amortissements financiers sera de toute façon repris,
mais sans être détaillé pour les années antérieures.
Durée
Si l’interface concerne la récupération de l’historique au
plus juste, indiquez le nombre d’années allant de l’année
de départ de l’emprunt le plus ancien à celle en cours
incluses.
Sinon, indiquez uniquement l’année en cours N plus
l’année N-1.
Cliquez sur Suivant. Validez les critères de sélection et cliquez sur Terminer. Le fichier
d’interface entre Salvia Financements et Salvia Patrimoine s’appelle EMPTAMOF.TXT.
La partie concernant Salvia Financements est terminée.
210/254
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Les données extraites sont les suivantes :
Rubrique
Utilisation
Remboursements antérieurs
Sommes des amortissements antérieurs pour les
emprunts.
Remboursements de
Amortissements de l'année N lus dans les tableaux
l'exercice
d'amortissements d'emprunts.
Amortissements courus non
échus de l'exercice N
Nominal
Capital initial des emprunts.
10.5.3 Importation des données de Salvia Financements vers Salvia
Patrimoine
Pour afficher les états de rapprochement amortissements techniques et amortissements
financiers, importez le fichier de données d'emprunts de Salvia Financements. Les
remboursements anticipés sont exclus des informations importées de Salvia
Financements.
10.5.3.1 Pour importer le fichier de données d'emprunts de Salvia Financements
Allez dans [Fichier] [Liaison Salvia Loan] [Importer des emprunts].
La boîte de dialogue Import de données Salvia Financement apparaît.
Indiquez le chemin du répertoire où est situé le fichier EMPTAMOF.TXT généré à partir
de Salvia Financements, puis cliquez sur OK.
Le fichier préparé dans Salvia Financements est maintenant intégré dans Salvia
Patrimoine.
Une fois importées, les données du fichier Salvia Financements sont conservées en
historique sous Salvia Patrimoine. Pour mettre à jour et/ou corriger ces données,
recréez le fichier de données d'emprunt sous Salvia Financements pour l'exercice
souhaité et procédez de nouveau aux étapes ci-dessus.
211/254
juin 2015
Lors de la première mise en place de la procédure de rapprochement, il faut procéder à
deux opérations d'importation/exportation de Salvia Financements vers Salvia
Patrimoine de façon à récupérer les montants d'amortissements courus non échus de
l'année N-1.
Créez le fichier de données d'emprunts sous Salvia Financements pour l'année N-1.
Exportez ce fichier sous Salvia Patrimoine.
Créez le fichier de données d'emprunts sous Salvia Financements pour l'année N.
Exportez ce fichier sous Salvia Patrimoine.
Vous pouvez également choisir l'option Liaison Salvia Patrimoine : exercices futurs puis
indiquer une période commençant à l'année N-1.
10.5.4 Neutralisation et correction en cas de cession
 Le contexte
Lorsqu’un bien est cédé partiellement ou totalement, l’amortissement technique est
recalculé en écartant les dotations revenant à la partie cédée. Autrement dit, on enlève
les dotations de la part cédée non seulement pour l’année de la cession mais aussi
toutes les années antérieures. Ce montant est calculé et présenté en Diminution.
 La réglementation
Les organismes HLM doivent effectuer un rapprochement des amortissements
techniques et des amortissements financiers (les emprunts en provenance de Salvia
Financements).
 L’objectif
Si des éléments sont neutralisés du côté des amortissements techniques, ils doivent
aussi l’être du côté des amortissements financiers
 Traitement de l’import
C’est dans ce cadre qu’interviennent deux colonnes dans l’import des données de
Salvia Financements, dans le menu [Fichier] [Liaison Salvia Financements] [Voir les
emprunts]. Ces deux colonnes sont « Neutralisation » et « Taux de correction ». Elles
permettent de neutraliser les montants d’amortissement financier liés aux cessions :
soit par un calcul automatique proposé par Salvia Patrimoine ;
soit par une saisie manuelle effectuée par l’utilisateur grâce au bouton Modifier.
 L’initiative Salvia Patrimoine
Elle est différente selon ce qui est arrivé à l’emprunt :
 soit un remboursement anticipé correspondant à la cession a été effectué,
dans ce cas, seuls les amortissements financiers antérieurs à l’année de la
cession sont à neutraliser ;
 soit il n’y a pas eu de remboursement anticipé sur l’emprunt et le montant lié
à la cession est à neutraliser pour l’année en plus des années précédentes.
 Le calcul
212/254
juin 2015
Le montant de neutralisation est calculé grâce à un taux de correction, ce taux
correspond au pourcentage de cession : surface cédée/surface résiduelle.
Par exemple, si un remboursement anticipé a été effectué, on multiplie le montant des
amortissements antérieurs par le taux de correction.
Si 50% de l’immeuble a été vendu, on neutralise 50% des amortissements antérieurs
Si aucun remboursement a été effectué, on neutralise en plus la colonne
« Remboursements payés ».
La neutralisation est stockée et prise en compte à chaque exercice suivant.
L’information concernant la présence d’un remboursement anticipé dans l’emprunt, est
saisie directement dans la fiche de bien sur laquelle a été effectuée la cession (Coche
R.A.).
10.5.5 Ajout ou modification d’un emprunt importé
Il est possible d’ajouter des emprunts à la liste des emprunts importés ou de modifier
les emprunts existants.
10.5.5.1 Pour ajouter ou modifier un emprunt
Allez dans [Fichier] [Liaison Salvia Financements] [Voir les emprunts] :
Vous pouvez alors visualiser les informations suivantes :






Exercice ;
Programme ;
Remboursements antérieurs ;
Remboursements payés ;
ACNE (Amortissements Courus Non Echus) ;
Nominal ;
213/254
juin 2015
 Neutralisation (surface cédée avec RA dans l’année / surface totale du programme) * cumul
emprunts + montant de neutralisation précédent ;
 Correction (surface cédée sans RA de l’année/surface totale du programme) + taux de
correction précédent.
10.5.5.2 Pour ajouter un emprunt
Cliquez sur Ajouter. Vous pouvez saisir vos informations dans les différentes rubriques :
10.5.5.3 Pour modifier un emprunt
Sélectionnez la ligne correspondante, puis cliquez sur Modifier.
Effectuez les modifications nécessaires, puis cliquez sur OK.
L'emprunt est modifié ou le nouvel emprunt est créé.
10.5.5.4 Pour purger la liste des emprunts importés
Cliquez sur Purger dans la boîte de dialogue « Visualisation des emprunts importés de
Salvia Financements ». Saisissez la date jusqu'à laquelle Salvia Patrimoine doit effacer
les informations sur les emprunts importés de Salvia Financements.
Cliquez sur OK.
La liste des emprunts importés est purgée. Nous vous recommandons de purger
toujours la liste d’emprunts avant d’importer une nouvelle fois des emprunts de Salvia
Financements.
10.5.6 État des emprunts
Cet état a été créé afin de simplifier le contrôle des informations importées.
Salvia Patrimoine permet d’afficher les informations entre deux exercices.
Cet état affiche le détail des informations importées de Salvia Financements et des
informations corrigées après neutralisation des cessions.
214/254
juin 2015
10.5.7 Tableaux de rapprochement des amortissements techniques et
financiers
Cet état est composé de deux tableaux :
les amortissements techniques ;
le rapprochement des amortissements techniques et financiers.
Cet état est calculé de manière différente selon le mode de calcul sélectionné (mode
global ou par programme).
10.5.7.1 Amortissements techniques
Pour les comptes des classes 20 et 21 et le compte 2224, ce tableau reprend les
informations des tableaux des fiches de biens Salvia Patrimoine, selon le découpage
réglementaire.
La ligne Amortissement dérogatoire est calculée en fonction des Amortissements dits
financiers de la dernière ligne du tableau suivant de rapprochement.
10.5.7.2 Rapprochement des amortissements techniques et financiers
Ce tableau reprend les informations extraites de Salvia Financements.
Rubrique
Utilisation
Ligne 1
Amortissements comptabilisés (dits techniques) :
dernière ligne du 1er tableau.
Ligne 2
Réserve pour couverture du financement des
immobilisations non amortissables : calculée par
rapprochement entre les amortissements dits financiers
et la valeur brute des immobilisations amortissables
Ligne 3
Remboursements d'emprunts : les amortissements des
emprunts de Salvia Financements.
Ligne 4
Remboursements d'emprunts courus non échus :
montants des Amortissements courus non échus de
Salvia Financements (ACNE). Pour la colonne
Augmentations de l'exercice, il s'agit des ACNE de
l'année N. Pour la colonne Diminution de l'exercice, il
s'agit des ACNE de l'année N-1. Si la colonne
"Diminution de l'exercice" est nulle, exporter les données
de Salvia Financements pour l'année N-1.
Ligne 5
Subventions affectées au secteur locatif : montant des
subventions pour lesquelles l'option Locatif a été
sélectionnée.
Ligne 6
Total amortissements dits financiers : somme des lignes
215/254
juin 2015
3, 4 et 5.
Ligne 7
Ecart AT-AF.
10.5.8 État des amortissements dérogatoires par programme ou sousprogramme
Le rapprochement entre amortissements techniques et amortissements financiers se
faisant sur la notion de Programme, commune entre Salvia Financements et Salvia
Patrimoine, il est indispensable que les codes programmes soient identiques sous ces
deux logiciels.
Par défaut, tous les programmes sont pris en compte. Pour ne prendre en compte qu'un
ou plusieurs programme, sélectionnez-les, puis cliquez sur OK.
Cet état indique en montant de l'exercice et en cumul les informations suivantes :
Rubrique
Utilisation
Amortissements techniques
Dotations des fiches de biens Salvia Patrimoine.
Subventions
Dotations des fiches de subventions Salvia Patrimoine.
Emprunts
Montants d'amortissements d'emprunts exportés de Salvia
Financements.
Amortissements financiers
Somme des colonnes Subventions et Emprunts.
Amortissements
Différence des colonnes Amortissements financiers et
dérogatoires
Réserve
Réserve pour couverture pour financement des immobilisations
non amortissables. Cette réserve représente la différence entre le
cumul des amortissements financiers et la valeur amortissable
des biens. Elle n'est calculée qu'à partir du moment où le cumul
des amortissements financiers est supérieur au cumul des
amortissements techniques.
Si la méthode globale a été retenue, l'écart positif ou négatif entre amortissements
techniques et financiers est inscrit dans la colonne Amortissement dérogatoire.
Si la méthode par programme a été retenue, l'écart négatif entre amortissements
techniques et financiers n'apparaît que s'il s'agit d'une reprise sur dérogatoire antérieur.
216/254
juin 2015
10.5.9 État des amortissements dérogatoires futurs
Avant de générer cet état, il convient d’indiquer à partir de quel exercice et sur quel
nombre d'années réaliser l’édition. Ces informations doivent correspondre à celles
relatives aux données importées de Salvia Financements.
Si la base de Salvia Financements contient plus de 2000 emprunts, indiquez une durée
inférieure ou égale à 10 ans. Le calcul peut s'avérer très long, planifiez cette opération
en conséquence.
Effectuez un calcul global ou par programme. Dans le premier cas, le calcul du
dérogatoire par programme est équivalent à la somme des amortissements financiers
moins la somme des amortissements techniques. Dans le second cas, le calcul du
dérogatoire s'effectue programme par programme, sans compensation. Le calcul par
programme donne un résultat supérieur au calcul global.
Cet état indique en montant de l'exercice et en cumul les informations suivantes :
Rubrique
Utilisation
Dotations des fiches de biens Salvia Patrimoine.
Subventions
Dotations des fiches de subventions Salvia Patrimoine.
Emprunts
Montants d'amortissements d'emprunts exportés de Salvia
Financements.
Amortissements financiers
Somme des colonnes Subventions et Emprunts
Amortissements
Différence des colonnes Amortissements financiers et
dérogatoires
Amortissements techniques.
Réserve
Réserve pour couverture pour financement des immobilisations
non amortissables. Cette réserve représente la différence entre le
cumul des amortissements financiers et la valeur amortissable
des biens. Elle n'est calculée qu'à partir du moment où le cumul
des amortissements financiers est supérieur au cumul des
amortissements techniques.
AT-AF+AD+
Amortissement technique - amortissement financier +
Réserve
amortissement dérogatoire + réserve.
Pour afficher un graphe : cliquez sur
10.6
.
État des amortissements et reprises exceptionnels
Cet état fait ressortir de manière détaillée les dotations et les reprises exceptionnelles dans des
colonnes distinctes :
217/254
Rubrique
Utilisation
Cumul des amortissements
Somme des amortissements de l'année N.
Dotation de l'exercice
Dotation globale de l'année N.
Dont dotation exceptionnelle
Dotation exceptionnelle aux amortissements de l'année N.
Reprise de l’exercice
Reprise d’amortissement de l’exercice N.
Dont reprise exceptionnelle
Reprise exceptionnelle d’amortissement de l’exercice N.
Cumul des amortissements
Cumul des amortissements en début d’année.
juin 2015
antérieurs
Valeur nette comptable soit valeur brute moins cumul d’amortissement
V.N.C.
en fin d’exercice.
10.7
État des sorties
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Description
Affiche toutes les sorties réalisées sur les exercices compris entre le
31/12/A et le 31/12/B. Vous pouvez en modifier les options de filtre et de
totalisation. Il peut être par exemple totalisé par motif de sortie. Il reprend
notamment les valeurs sorties et les plus ou moins values réalisées.
Si l'assistant à la sortie a été utilisé, effectuer un total par date de cession pour visualiser l'opération de
cession complète et la plus-value finale.
10.8
État des virements poste à poste
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Description
Affiche tous les biens ayant fait l'objet d'un virement de poste à poste sur
les exercices compris entre le 31/12/A et le 31/12/B.
10.9
État des biens complètement amortis dans l’année
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Sélectionner des options de filtrage et de totalisation.
Description
Affiche tous les biens dont la date de fin d'amortissement ou la date de
dernier amortissement (en cas de cession totale) se situe dans l'exercice
choisi. Identifier facilement les biens soldés dans l'exercice.
218/254
juin 2015
10.10 Tableau d’amortissement
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Sélectionner des options de filtrage.
Description
Affiche un tableau d’amortissement globalisé de toutes les fiches de la
sélection. Ce tableau est le reflet du tableau d’amortissement présent
dans les fiches et permet de fournir un profil d’extinction de
l’amortissement des immobilisations sélectionnées.
10.11 État des dotations futures
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Description
Affiche sur la période retenue les dotations d'amortissement des
exercices à venir et permet ainsi de réaliser des prévisions financières.
Pour afficher un graphe, cliquez sur
.
10.12 État de la PGR
Cet état ne porte que sur les comptes 213 et 214, à l'exception des comptes 2133 et 2143.
Attention : sélectionner les comptes sur lesquels la PGR doit être calculée.
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Préciser si un prorata temporis doit être calculé.
Description
Si aucun profil de PGR n’a été saisi, la PGR est calculée en fonction de
la sixième année du bien et du taux indiqué lors de la création de l'état
(le taux proposé par défaut correspond au dernier taux saisi). Si un profil
a été saisi, la PGR est calculée en fonction des taux contenus dans ce
profil. Le taux correspondant à la sixième année est utilisé pour le calcul
des années suivantes.
Date de PGR
Date saisie dans l'onglet Comptabilité de la fiche de bien.
Indice d'origine
Indice provenant de la table des indices INSEE. Il s'agit de l'indice du
quatrième trimestre de l'année correspondant à la date de PGR.
219/254
Profil de PGR
Profil indiqué dans l'onglet Comptabilité de la fiche de bien.
Taux de PGR
Taux par défaut de la PGR, ou taux contenu dans le profil de PGR.
Base de la PGR ou Valeur
Valeur amortissable, ou base de calcul.
juin 2015
brute
Valeur réactualisée
Valeur initiale * Indice Insee du 2ème trimestre de l'exercice concerné /
Indice Insee d'origine.
Montant de la PGR
Valeur réactualisée * taux de PGR.
Reprise de la PGR
Montant des reprises de PGR saisies dans les tableaux de PGR.
Cumul de la PGR
Montant cumulé des dotations de PGR diminué des reprises au 31/12/N.
10.13 État de la PGR future
Attention : Sélectionnez les comptes sur lesquels calculer la PGR.
Avant lancement, Salvia Patrimoine demande deux types d’informations :
 nombre d’années futures sur lesquelles il doit calculer les dotations de PGR ;
 quel pourcentage d’évolution le logiciel doit-il appliquer aux indices INSEE des années en
cours pour calculer les valeurs réactualisées des années futures ?
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Description
Si aucun profil de PGR n’a été saisi, la PGR est calculée en fonction de
la sixième année du bien et du taux indiqué lors de la création de l'état
(le taux proposé par défaut correspond au dernier taux saisi). Si un profil
a été saisi, la PGR est calculée en fonction des taux contenus dans ce
profil. Le taux correspondant à la sixième année est utilisé pour le calcul
des années suivantes.
Dotations de PGR
Indique les dotations de PGR pour chaque année à venir demandée.
.
10.14 État de financement de biens
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Description
Cet état permet de contrôler la cohérence des informations et rassemble
les données sur les biens et leur financement.
220/254
juin 2015
Les fonds propres sont calculés par déduction.
10.15 État d’impact sur les fonds propres
Cet état indique notamment pour les biens et les subventions, les montants cumulés des
amortissements (ou des reprises) au 31/12/2004, l’impact du changement de méthode en 2005 et les
montants cumulés des amortissements (ou des reprises) au 31/12/2005.
10.16 Suivi des immobilisations
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Description
Cet état permet de réaliser une présentation synthétique des
caractéristiques comptables du bien et du montant de subvention
qui lui est attribué.
10.17 Etat de suivi des dépréciations.
Cet état permet de réaliser le suivi des soldes des comptes pour dépréciations. Il présente les soldes en
début d’exercice, las variations intervenues dans l’exercice et donc le solde à fin d’exercice.
10.18 État des subventions
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Description
Cet état reprend toutes les subventions Salvia Patrimoine et peut être trié
et totalisé sur les critères de votre choix. Il reprend les montants des
tableaux d'amortissements des subventions.
L’état des subventions vous présente la valeur brute n-1, les augmentations, les diminutions et les
sorties de l’exercice de façon à recalculer la valeur brute de l’exercice N.
Vous retrouvez vos colonnes équivalentes à l’état de l’actif à la suite de la colonne valeur brute N.
La base de calcul (notifié ou versé) appliquée est précisée fiche à fiche.
10.19 États des restes à percevoir
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
221/254
Description
juin 2015
L’états des restes à percevoir est consacré au suivi des notifications et des versements.
Cet état a pour objectif de suivre le détail de vos notifications et de suivre l’encaissement de vos
subventions pour vous indiquer le reste à percevoir.
Cet état est lancé sans détail par composant. Il s’appuie sur les valeurs saisies au niveau de la fiche de
subventions.
La version 7.0 de Salvia Patrimoine intègre une nouvelle option permettant de faire apparaître les
sorties dans l’état des restes à percevoir des subventions.
Ces colonnes complémentaires permettent d’appliquer aux montants notifiés et aux montants versés
les sorties effectuées dans vos fiches d’amortissements quel que soit votre paramétrage (versé ou
notifié).
Ces colonnes s’activent par défaut au lancement de l’état au travers de la coche « Appliquer les sorties
».
10.20 Etat des reprises futures sur subventions
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Description
.
10.21 État échéancier des subventions
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Cet état récapitule les versements des subventions.
10.22 État des sorties des subventions
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Cet état récapitule les sorties des subventions.
222/254
juin 2015
10.23 Suivi des subventions
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Description
Cet état vous permet de visualiser pour chacune des subventions sa
ventilation et comparez son profil d’amortissement au regard des biens
financés.
10.24 Tableau d’amortissement des subventions
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Sélectionner des options de filtrage.
Description
Affiche un tableau de reprises globalisé de toutes les fiches de la
sélection. Ce tableau est le reflet du tableau de reprises présent dans les
fiches et permet de fournir un profil d’extinction de des reprises des
subventions d’investissement à recevoir.
223/254
juin 2015
11 Les interfaces d’import et d’export
L’import ou l’export de données dans Salvia Patrimoine a lieu au moyen de fichiers au format texte. Ces
manipulations s’effectuent dans [Fichier] [Préparer les données pour LF]
11.1
Structure générale
En règle générale, sauf indication contraire, le fichier généré est de type texte délimité avec comme
séparateur le signe ";". En fin de ligne, on met le code “ retour chariot ” (ASCII n° 13) suivi du code
“ avance ligne ” (ASCII n° 10).
Les champs ne sont pas de longueur fixe ; la taille maximale des données fournie est indicative. La
notation 15.2 signifie précision de 15 chiffres maximum, y compris les 2 décimales.
Les dates sont au format AAAAMMJJ.
Les valeurs numériques utilisent le point comme séparateur décimal.
Les types sont : N pour numérique, C pour alphanumérique, D pour date, B pour booléen (1 pour Vrai, 0
pour Faux).
11.2
Export des écritures comptables
11.2.1 Reprise sur subvention : Amosub.txt
La récupération de ce fichier après traitement par votre système comptable peut vous
permettre de réaliser les écritures comptables de reprise sur subvention. Chaque
enregistrement correspond à une fiche de subvention.
Zone
Type
Taille
Commentaire
1
Exercice
N
4
Année de l’exercice
2
Numéro de la subvention
N
10
Numéro de fiche dans Salvia
Patrimoine
3
Numéro de contrat
C
15
4
Libellé
C
50
5
Compte subvention
C
14
13X
6
Compte débité
C
14
139X
7
Compte crédité
C
14
777
8
Dotation de l'année
N
15.2
Montant de la reprise sur
subvention
224/254
juin 2015
9
Base d’amortissement
N
15.2
10
Diminution de l’année
N
15.2
11
Cumul amortissements fin
N
15.2
exercice
12
Mode d'amortissement
C
1
L (linéaire) ou A (autre)
13
Durée d'amortissement
N
2
durée en années
14
Date de début d’amortissement
D
15
Code monnaie
C
1
E (Euro)
16
Programme
C
12
17
Sous-programme (=Tranche)
C
12
18
Paramètre libre n°1
C
10
19
C
10
20
C
10
11.2.2 Dotation d’amortissement : Amotech.txt
La récupération de ce fichier après traitement par votre système comptable peut vous
aider à effectuer les écritures comptables de dotation d’amortissement. Chaque
enregistrement correspond à une fiche de bien.
Zone
Type
Taille
Commentaire
1
Exercice
N
4
Année de l’exercice
2
Numéro du bien
N
10
Numéro
de
fiche
dans
Salvia Patrimoine
3
Numéro d’inventaire
C
25
4
Désignation
C
100
5
Compte immobilisation
C
14
20X ;21X
6
Compte dotation débité
C
14
6811X
7
Compte
amortissement C
14
280X ; 281X
crédité
8
Dotation de l'année
N
15.2
9
Base d’amortissement
N
15.2
225/254
juin 2015
10
Diminution de l’année
N
15.2
11
Cumul amortissements fin N
15.2
exercice
12
Mode d'amortissement
C
1
L (linéaire) ou A (autre)
13
Durée d'amortissement
N
2
durée en années
14
Date
E (Euro)
de
début D
d’amortissement
15
Code monnaie
C
1
16
Catégorie
C
10
17
Famille
C
10
18
Nature
C
10
19
Sous nature
C
10
20
Programme
C
12
HLM
21
Sous-programme
C
12
HLM
(=Tranche)
22
Unité d’analyse
C
10
23
C
10
24
C
10
25
C
10
26
C
10
27
C
10
28
C
10
11.2.3 Écriture de cession : E_sortie.txt
Chaque enregistrement correspond à une cession.
226/254
1
juin 2015
Zone
Type
Taille
Commentaire
Numéro du bien
N
10
Numéro de fiche dans Salvia
Patrimoine
2
Numéro d’inventaire
C
25
3
Désignation
C
50
4
Programme
C
12
5
Sous-programme
C
12
6
Monnaie
C
1
E pour Euro
7
Date de cession
D
8
Compte immobilisation
C
14
2X (compte à créditer)
9
Valeur brute cédée
N
15.2
valeur brute comptable de l'actif
cédé
11.3
10
Compte amortissement
C
14
28X (compte à débiter)
11
Diminution
N
15.2
reprise sur amortissement
12
Compte actif cédé
C
14
675 (compte à débiter)
13
Valeur nette comptable cédée
N
15.2
Import des données
Salvia Développement a développé un nouvel outil, Salvia Liaison Financière (S.L.F.), dont la finalité
est de récupérer au moyen de connecteurs les informations comptables et financières voulues par
l’utilisateur à partir de la base du logiciel de gestion financière. Ces informations sont stockées dans
une table d’attente. Cette table peut ensuite être enrichie avec d’autres informations, à partir de règles
de déduction notamment. Les informations contenues dans cette table viennent ensuite compléter ou
créer de nouvelles fiches dans la base Salvia Patrimoine.
Les protocoles existants d’import de données dans Salvia Patrimoine sont conservés et présentés dans
les chapitres suivants :
11.3.1 Import des factures :
Ce document présente la liste des champs nécessaires pour effectuer l’import des
factures.
Chaque ligne représente une facture ou une fiche d'immobilisation.
Assurez-vous de la présence du champ dans la version que vous utilisez et respectez
les conventions.
Les dates sont au format JJ/MM/AAAA.
Conventions :
O : obligatoire
NA : ne s’applique pas
227/254
juin 2015
COL : ne s’applique qu’au produit ‘Collectivité locale’
HLM : ne s’applique qu’au produit ‘HLM’
Zone
1
2
Opération
Num bien
3
Num invent
4
Libelle
5
6
Nature bien
Type
Taille
C
1
N
10
C
25
C
50
C
1
N
10
Quantité
Commentaire
A (ajout) ou C
(création)
Numéro de fiche
(interne)
N° inventaire
Ajout
Création
O
O
Produit
O*
O*
Désignation de la
facture ou du bien
I (immobilier) ou A
(autre)
NA
O
NA
O
NA
O
O
O
O
O
O
O
NA
O
Quantité (>=1)
pour fiche Autre. 1
par défaut.
7
Surface
Surface totale pour
N
15.2
fiche immobilière.
1 par défaut.
8
Date
Date_facture si
Opération = A,
D
date_entrée si
Opération = C
9
Num facture
10
Montant
C
10
Numéro de facture
Montant_facture
N
15.2
ou montant
amortissable
11
Monnaie
C
1
12
Compte
C
14
13
Analyse
C
10
14
Bordereau
N
10
15
Mandat
N
10
16
Ordre
N
10
17
Date départ
amort.
E=Euro
code analytique
NA
= date_entrée si
D
prorata ou 1/1/N+1
NA
(1)
(1)
sinon
18
Durée amort.
N
2
NA
19
Fournisseur
C
15
NA
20
Type bien
C
2
21
Budget
C
22
Opération
C
Au sens indigo
NA
COL
10
NA
COL
10
NA
COL
228/254
23
Fonction\
chapitre
C
10
juin 2015
NA
24
Chapitre
C
4
25
Direction
C
10
NA
26
Service
C
10
NA
27
Programme
C
12
NA
28
Sous-
C
12
NA
programme
COL M51
NA
29
Paramètre 1
C
10
NA
30
Paramètre 2
C
10
NA
31
Paramètre 3
C
10
NA
32
Paramètre 4
C
10
NA
33
Paramètre 5
C
10
NA
34
Paramètre 6
C
10
NA
35
Catégorie
C
10
NA
36
Famille
C
10
NA
37
Nature
C
10
NA
38
Sous-nature
C
10
NA
39
Date service
D
40
Origine
C
10
NA
41
Aliénable
B
1
NA
42
Propriétaire
B
1
NA
43
Durée
garantie
44
Pièce
N
C
15
Pour une nature de
bien ‘A’
10
NA
46
Type de site
C
10
NA
47
Modèle
C
15
C
15
C
15
C
10
C
10
50
51
Type
Utilisateur
Type
immeuble
52
Nb de
logement
N
HLM
NA
C
49
HLM
NA
Site
Marque
COL
NA
45
48
COL
Pour une nature de
bien ‘A’
Pour une nature de
bien ‘A’
Pour une nature de
bien ‘A’
Pour une nature de
bien ‘A’
NA
NA
NA
NA
NA
Pour une nature de
bien ‘I’
HLM
NA
229/254
53
54
55
Date acte
Type acte
Référence
acte
56
57
Frais acte
Ancien
propriétaire
58
N°
hypothèque
59
60
61
Valeur vénale
Date de valeur
Date début
travaux
62
Date fin
travaux
Pour une nature de
D
bien ‘I’
C
10
C
10
Pour une nature de
bien ‘I’
Pour une nature de
bien ‘I’
Pour une nature de
N
bien ‘I’
C
30
C
10
Pour une nature de
bien ‘I’
Pour une nature de
bien ‘I’
Pour une nature de
N
bien ‘I’
Pour une nature de
D
bien ‘I’
juin 2015
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
NA
D
N
D
NA
63
PGR
C
64
Base PGR
65
10
NA
HLM
N
NA
HLM
Date PGR
D
NA
HLM
66
Commentaire
C
250
67
Servitude
C
15
68
Date servitude D
69
Exploitant
C
70
Mode gestion
C
71
72
nature de bien ‘I’
NA
COL
NA
COL
15
NA
COL
10
NA
COL
Valeur marché N
nature de bien ‘A’
NA
HLM
Date marché
date délib pour
D
73
N° titres
C
15
74
Emetteur
C
10
75
Compte
C
10
C
10
C
10
prévisionnel
76
Fonction
prévisionnelle
77
Opération
prévisionnelle
78
NA
Montant
prévisionnel
N
NA
NA
COL
HLM
NA
NA
NA
NA
NA
COL
COL
COL
COL
230/254
juin 2015
(1) : si un bien est amortissable en mode linéaire et que vous souhaitez calculer le
tableau d’amortissement à la création de la fiche, vous devez renseigner la durée
d’amortissement et la date de départ de l’amortissement.
O* : pour ajouter une facture à une fiche de bien, vous devez fournir au moins l’un des
deux numéros : le numéro de fiche (interne), ou le numéro d’inventaire.
Pour la création d’une nouvelle fiche de bien, si le numéro de fiche est fourni, on
l’utilise, sinon on génère un numéro automatique.
Suite à l’ajout d’une facture, nous modifions le tableau d’amortissement.
L’import des factures génère un fichier TRACE.LOG permettant de suivre les différentes
étapes de l’importation.
L’import des factures nécessite de renseigner les champs obligatoires ; par contre, les
champs optionnels ne sont pas obligatoires. Cependant, si vous souhaitez renseigner
un champ optionnel, vous devez le renseigner en tenant compte de sa position exacte
(entre le dernier champ renseigné et ce champ optionnel, vous devez compléter par des
séparateurs de champs ‘ ;’).
Exemple :
La ligne suivante :
“ C ; ; ;Test de fiche ;A ;1 ; ;15/04/1999 ; ;10000 ;F ;21 ; ”
présente des informations susceptibles de créer une fiche de bien avec une facture
donnée. La donnée “ 21 ” correspond au ‘Compte’ (dernière information obligatoire). Si
je souhaite indiquer le fournisseur, je dois compléter la ligne avec autant de séparateur
de champs qu’il faut pour atteindre le champ ‘Fournisseur’. Ainsi, la ligne précédente
deviendra :
“ C ; ; ; Test de fiche ;A ;1 ; ;15/04/1999 ; ;10000 ;F ;21 ; ; ; ; ; ; ;Carrefour ; ”.
11.3.2 Import des subventions : Fichier texte
L’accès à l’import des subventions se fait de façon similaire à l’import des factures. Un
fichier .log permet de visualiser un compte rendu de l’ensemble des opérations
effectuées lors de l’import (liste des fiches créées…).
Le tableau suivant présente la liste des champs nécessaires pour effectuer l’import des
subventions.
Chaque ligne représente un versement de subventions. Une ligne doit engendrer la
création d’une fiche ou alimenter les versements d’une fiche déjà existante.
Les champs ne sont pas de longueur fixe ; la taille maximale des données fournie est
indicative. La notation 15.2 signifie précision de 15 chiffres maximum, y compris les 2
décimales.
Les dates sont au format AAAAMMJJ.
Les valeurs numériques utilisent le point comme séparateur décimal.
231/254
juin 2015
Les types sont : N pour numérique, C pour alphanumérique, D pour date, B pour
booléen (1 pour Vrai, 0 pour Faux)
01
Zone
Type
Taille
Commentaire
Ajout
Création
Opération
C
1
N : nouvelle fiche de
O
O
O
O
subvention
O : ajout à une fiche
de subvention
existante
02
Numéro de
N
10
Numéro de fiche de
la
fiche de subvention
subvention
dans Salvia
Patrimoine
03
Libellé
C
50
NA
04
N° de
C
25
NA
N
10
contrat
05
Numéro du
Numéro de fiche de
bien
bien dans Salvia
associé
Patrimoine
NA
06
Programme
C
12
NA
07
Sous
C
12
NA
C
10
NA
14
programme
08
Origine de
la
subvention
09
Compte
C
10
Date de
D
13xxx
NA
NA
O
signature de
la
subvention
11
Locatif
B
12
Montant
1
1 : oui / 0 : non
NA
N
15.2
NA
O
N
15.2
O
O
O
O
notifié
13
Montant du
versement
14
Date de
D
versement
15
Date de titre
D
16
Numéro de
C
10
titre
17
Date de
D
début
232/254
18
Durée de
N
juin 2015
En années pleines
NA
Mode
L : linéaire
NA
reprise
A : autre
reprise
19
20
Code
C
1
monnaie
21
Paramètre
F (Francs) ou E
NA
O
(Euro)
C
10
NA
C
10
NA
C
10
NA
libre 1
22
Paramètre
libre 2
23
Paramètre
libre 3
La première ligne du fichier contient l’en-tête qui permet d’identifier le format :
AMOFI_IMPORT_SUBVENTION ;2
Conventions :
O : obligatoire
NA : ne s’applique pas
233/254
juin 2015
12 Gestion des contrats
Salvia Patrimoine 6 intègre également la gestion de fiches de contrats (assurances, maintenance ou
location). Ces fiches de contrats peuvent être reliées aux fiches d’immobilisations qu’elles concernent. Ainsi,
lorsqu’une sortie est effectuée sur un bien, il est possible avec l’outil de diagnostic de savoir quels sont les
contrats à résilier.
12.1
Modalités de création des fiches de contrats
Les fiches de contrats sont accessibles dans l’onglet « Gestion » de l’arbre de navigation :
Comme pour les fiches d’immobilisations et de subventions, vous pouvez créer à votre convenance des
sélections personnalisées et des dossiers de classement pour les fiches de contrat.
Pour créer une fiche de contrat, cliquez sur le bouton
situé en haut sous [Outils] :
Puis choisissez le type de contrat que vous souhaitez créer :
234/254
12.2
juin 2015
Saisie d'un contrat d'assurance
Il est possible de créer des fiches pour gérer les caractéristiques des polices d'assurance des biens
gérés sous Salvia Patrimoine.
Cliquez sur l’onglet « Identification ».
235/254
juin 2015
Rubrique
Utilisation
Libellé
Pour préciser le contrat d’assurances et son objet
Prime annuelle
Montant de la prime annuelle du contrat.
N° police
Numéro de la police d'assurance. Il s'agit du numéro réel du contrat, et
non pas du numéro de la fiche correspondante, utilisé uniquement sous
Salvia Patrimoine.
Assureur
Compagnie d'assurance auprès de laquelle a été souscrit le contrat.
Paramètres
6 Paramètres libres (dont 3 reliés à des tables) vous permettant
d’effectuer des filtrages sur des critères définis par vous sont disponibles
Commentaire
Commentaire libre.
Vous pouvez entrer directement la valeur appropriée ou cliquer sur
. Sélectionnez alors une valeur
dans la liste qui apparaît, puis cliquez sur OK. Les valeurs correspondantes apparaissent alors en
regard du champ. Les valeurs disponibles ont été définies dans les tables Salvia Patrimoine . Si vous
entrez une valeur qui n'a pas été définie dans les tables, le commentaire <<code inexistant>> apparaît
en regard du champ. L’apparition de ce mesSalvia rend impossible l’enregistrement de la fiche.
La case Assuré apparaît alors dans l'onglet Juridique de la fiche correspondante.
La saisie du contrat se poursuit à travers l’onglet Suivi :
236/254
Rubrique
Utilisation
Date signature
Date de signature du contrat d’assurance.
Durée du contrat
Durée du contrat d’assurance
Délai de préavis
Délai de préavis de dénonciation du contrat.
Date d’effet
Correspond à la date de première échéance
Reconduction
Cochez cette case si le contrat est reconductible (cas notamment des
juin 2015
reconductions tacites). Si le contrat est dénoncé, décochez cette case.
Durée maxi
Durée maximale de reconduction du contrat
Initiateur
Désignation de la partie (personne morale ou physique) du contrat qui a
reconduit ou dénoncé le contrat
Dénoncé le
Date de dénonciation du contrat (zone désactivée lorsque reconduction
est coché)
Renouvelé le
Date de renouvellement, de reconduction du contrat. Cela peut-être
également la date de signature de l’avenant.
Dossier clos
Lorsqu’un contrat est définitivement clôturé, cochez ici, il ne ressortira
dans aucun état.
Allez ensuite vers l’onglet Compta pour terminer la saisie du contrat d’assurances :
237/254
Rubrique
Utilisation
Valeur assurée
Valeur couverte par le contrat d'assurance.
Date échéance contrat
Date de fin du contrat
Récupération de charges
Cochez Oui si votre organisme récupère les charges associées à ce
juin 2015
contrat
Périodicité de versement
Vous pouvez indiquer si vos échéances sont Annuelles (A), Mensuelles
(M), Semestrielles (S) ou Trimestrielles (T).
Montant périodique
Montant de l’échéance calculé en fonction de la périodicité.
Compte
Compte sur lequel les paiements relatifs au contrat seront imputés
Unité analyse
Pour ajouter un critère de suivi analytique supplémentaire.
12.3
Saisie d'un contrat de maintenance
De même que pour les contrats d’assurances, vous avez également la possibilité de créer et gérer des
fiches pour gérer les caractéristiques des contrats de maintenance des biens gérés sous Salvia
Patrimoine. Des contrats de maintenance sont en effet fréquemment souscrits pour des biens tels que
les véhicules, les copieurs, les ordinateurs…
Cliquez sur l’onglet « Identification » pour saisir les caractéristiques d’un contrat de maintenance :
238/254
juin 2015
Rubrique
Utilisation
Libellé
Pour préciser le contrat de maintenance et son objet
N° contrat
Référence du contrat de maintenance. Il s'agit de la référence réelle du
contrat, et non pas du numéro de la fiche correspondante, utilisé
uniquement sous Salvia Patrimoine.
Société
Société de maintenance co-contractante du contrat
Paramètres
d’effectuer des filtrages sur des critères définis par vous sont disponibles
Commentaire
Commentaire libre.
. Sélectionnez alors une valeur
dans la liste qui apparaît, puis cliquez sur OK. Les valeurs correspondantes apparaissent alors en
regard du champ. Les valeurs disponibles ont été définies dans les tables Salvia Patrimoine . Si vous
entrez une valeur qui n'a pas été définie dans les tables, le commentaire <<code inexistant>> apparaît
en regard du champ. L’apparition de ce mesSalvia empêche l’enregistrement de la fiche.
Pour préciser les biens concernés par le contrat, cliquez sur Ajouter.
La case Maintenance apparaît alors dans l'onglet Juridique de la (des) fiche(s) correspondante(s).
Pour retirer un bien, sélectionnez-le dans la zone située en bas de la fiche, puis cliquez sur Retirer.
Vous disposez également du bouton Tout retirer pour supprimer la liste de tous les biens couverts par
le contrat.
239/254
Rubrique
Utilisation
Date signature
Date de signature du contrat de maintenance
Durée du contrat
Durée du contrat de maintenance
Délai de préavis
Date d’effet
Reconduction
Cochez cette case si le contrat est reconductible (cas notamment des
juin 2015
reconductions tacites). Si le contrat est dénoncé, décochez cette case.
Durée maxi
Initiateur
Désignation de la partie (personne morale ou physique) du contrat qui a
reconduit ou dénoncé le contrat
Dénoncé le
Date de dénonciation du contrat (zone désactivée lorsque reconduction
est coché)
Renouvelé le
Date de renouvellement, de reconduction du contrat. Cela peut-être
également la date de signature de l’avenant.
Dossier clos
Lorsqu’un contrat est définitivement clôturé, cochez ici, il ne ressortira
dans aucun état.
Allez ensuite vers l’onglet Compta pour poursuivre la saisie du contrat de maintenance.
240/254
Rubrique
Utilisation
Redevance
Montant annuel du contrat
Cochez Oui si votre organisme récupère les charges associées à ce
juin 2015
contrat
Vous pouvez indiquer si vos échéances sont Annuelles (A), Mensuelles
(M), Semestrielles (S) ou Trimestrielles (T).
Montant périodique
Montant de l’échéance calculé en fonction de la périodicité.
Compte
Unité analyse
12.3.1 Saisie d'un contrat de location
Salvia Patrimoine vous offre enfin la possibilité de créer et gérer des fiches pour
effectuer un suivi de vos baux de location que vous pouvez rattacher à vos fiches de
constructions. Il s’agit cependant d’une gestion simplifiée des contrats de location.
Cliquez sur l’onglet Identification pour saisir les caractéristiques d’un contrat de
location :
241/254
juin 2015
Remplissez les zones de cet onglet.
Rubrique
Utilisation
Libellé
Pour préciser le contrat de location et son objet
N° contrat
Référence du bail de location. Il s'agit de la référence réelle du
contrat, et non pas du numéro de la fiche correspondante, utilisé
uniquement sous Salvia Patrimoine.
Locataire
Personne morale ou physique co-contractante du contrat
Paramètres
d’effectuer des filtrages sur des critères définis par vous sont
disponibles
Commentaire
Commentaire libre.
. Sélectionnez
alors une valeur dans la liste qui apparaît, puis cliquez sur OK. Les valeurs
correspondantes apparaissent alors en regard du champ. Les valeurs disponibles ont
été définies dans les tables Salvia Patrimoine. Si vous entrez une valeur qui n'a pas été
définie dans les tables, le commentaire <<code inexistant>> apparaît en regard du
champ. L’apparition de ce message rend bloquant la validation de la fiche.
Pour préciser le bien loué par le contrat, cliquez sur Bien loué.
242/254
juin 2015
La case Location apparaît alors dans l'onglet Juridique de la fiche correspondante.
Pour retirer un bien, sélectionnez-le dans la zone située en bas de la fiche, puis cliquez
sur Retirer.
Cliquez sur OK. Vous disposez également du bouton Tout retirer pour supprimer la liste
de tous les biens couverts par le contrat.
Rubrique
Utilisation
Date signature
Date de signature du contrat de location
Durée du contrat
Durée du contrat de location
Délai de préavis
Date d’effet
Reconduction
Cochez cette case si le contrat est reconductible (cas notamment
des reconductions tacites). Si le contrat est dénoncé, décochez
cette case.
Durée maxi
Initiateur
Désignation de la partie (personne morale ou physique) du contrat
qui a reconduit ou dénoncé le contrat
Dénoncé le
Date de dénonciation du contrat (zone désactivée lorsque
reconduction est coché)
Renouvelé le
Date de renouvellement, de reconduction du contrat. Cela peut-
243/254
juin 2015
être également la date de signature de l’avenant.
Dossier clos
Lorsqu’un contrat est définitivement clôturé, cochez ici, il ne
ressortira dans aucun état.
Allez ensuite vers l’onglet « Compta » pour poursuivre la saisie du bail.
Rubrique
Utilisation
Loyer annuel
Montant du loyer annuel
Cochez Oui si votre organisme récupère les charges associées à
ce contrat
Vous pouvez indiquer si les échéances sont Annuelles (A),
Mensuelles (M), Semestrielles (S) ou Trimestrielles (T).
Montant périodique
Montant du loyer calculé en fonction de la périodicité.
Compte
Unité analyse
244/254
juin 2015
12.3.2 Les états dédiés aux contrats
12.3.2.1 État des assurances en fin de contrat
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Lors de la création de cet état, vous pouvez sélectionner des
options de filtrage et de totalisation.
Description
Cet état présente les contrats d’assurance dont la date
d'expiration est comprise dans la période choisie
12.3.2.2 État des primes d'assurance
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Description
Cet état présente les montants de primes d'assurance à régler
dans l'année.
12.3.2.3 État des maintenances de fin de contrat
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Description
Cet état présente les contrats de maintenance dont la date
d'expiration est comprise dans la période choisie
12.3.2.4 État des primes de maintenance
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Description
Cet état présente les montants de primes de maintenance à
régler.
245/254
juin 2015
12.3.2.5 État des locations en fin de contrat
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Description
Cet état présente les contrats de location dont la date d'expiration
est comprise dans la période choisie.
12.3.2.6 État des loyers de location
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de gestion.
Remarque
Description
Cet état présente les montants des loyers de l'année.
246/254
juin 2015
13 Les outils Salvia Patrimoine
13.1
Les outils de contrôle
13.1.1 L’outil de diagnostic
L’outil de diagnostic consiste en une série de contrôles sur l’exhaustivité des
informations contenues dans vos fiches et sur l’intégrité de leurs tableaux
d’amortissement. 28 contrôles concernent les fiches de biens, 18 les subventions, 7 les
tables et 1 les emprunts rapatriés de Salvia Financements vers Salvia Patrimoine.
Nous vous conseillons vivement d’effectuer un diagnostic de votre base avant la
ventilation en composants et le recalcul des amortissements de vos fiches de
constructions (et des fiches de subventions associées). En effet, les éventuelles
anomalies existantes vont se répercuter et fausser les calculs lors de ces opérations.
De manière plus générale, il est pertinent de réaliser régulièrement (par exemple tous
les mois) un diagnostic de votre base pour vous assurer de la fiabilité de vos données.
Vous accédez à l’outil de diagnostic en cliquant sur [Outils] [Diagnostic] :
A chaque lancement de l’outil de diagnostic, tous les contrôles sont sélectionnés par
défaut. Pour désactiver temporairement tous les contrôles d’une rubrique (« Biens » par
exemple), faites un clic droit sur « Biens » et choisissez l’option « Désélectionner tout le
contenu ». Pour les rétablir, choisissez au contraire « Sélectionner tout le contenu ».
Les résultats de chaque contrôle sont listés dans un fichier au format texte nommé
« Diagnostic.txt » que vous pouvez aisément sauvegarder et éditer.
247/254
juin 2015
13.1.2 Journal des modifications
Le progiciel Salvia Patrimoine propose également un « journal des modifications »
enregistrant les opérations effectuées pour chaque fiche (de bien ou de subvention) :
Il reprend les informations suivantes :






date.
heure.
nom de l’utilisateur.
type de fiche (Autre, Immobilière, Sous ensemble, Subvention, Subv. Générique)
n° de fiche.
module (onglet concerné : Comptabilité, Tableau, Sortie, Autres ou Suppression).
Les lignes du journal des modifications peuvent être triées selon chaque colonne en
cliquant sur les en-têtes.
Le journal des modifications peut être sauvegardé et purgé jusqu’à une date donnée
choisie par l’administrateur. Pour purger l'historique : cliquez sur Purger et choisissez
jusqu’à quelle date précisément vous souhaitez purger les inscriptions dans le journal
des modifications.
Pour désactiver l'enregistrement de l'historique des modifications, annulez la sélection
de la case à cocher Activer l'enregistrement des modifications.
248/254
juin 2015
13.1.3 Les tâches à réaliser
Cet outil est accessible dans l’onglet « Gestion » de l’arbre de navigation. Il liste toutes
les fiches en attente des traitements suivants :
Salvia Patrimoine liste les fiches en attente pour chaque type de traitement, ici les
fiches de sous-ensembles dont les factures sont ventilées mais pas encore mises en
service :
Liste des biens physiques sortis
Cette liste identifie tous les biens physiques ayant l’objet d’une sortie pour lesquels la
sortie sur la partie comptable est à réaliser.
249/254
juin 2015
Grâce à cette liste vous identifiez toutes les fiches qui doivent faire l’objet d’une sortie
pour être en synchronisation parfaite avec le suivi des biens physiques. Les sorties
peuvent être réalisées sur plusieurs fois à la fois.
250/254
13.2
juin 2015
Les outils de traitement
13.2.1 Les tables de transfert
Cet outil vous permet de modifier les informations figurant dans la base de données
pour les rubriques « Service » et « Composants ». Ainsi, la base peut facilement être
mise à jour en cas de modification de la nomenclature comptable applicable à votre
organisme ou de changement dans l’organigramme des services de celui-ci :
Dans cet exemple, toutes les fiches renseignant le code service « SACH »
renseigneront le code « ACH » après transfert.
La fonction « Tables de transfert\Composants » du menu « Outils\Tables de transfert »
permet de renommer un composant. Suite à ce transfert, le code composant, le libellé
associé et désormais le libellé de la fiche de composant sera modifiée de la façon
suivante : libellé fiche de sous ensemble - nom du composant.
13.2.2 Les tables de correspondance
Cet outil vous offre la possibilité d’alimenter la rubrique « Destination » des fiches en
fonction des Types d’immeubles existant dans ces fiches :
251/254
juin 2015
Pour chaque code « Type d’immeuble », choisissez dans la liste déroulante un code
« Destination ».
13.2.3 Transfert du compte de l’immobilisation vers la subvention
Pour traiter les fiches de subventions de manière à ce que leurs tableaux de reprises
soient présentés et calculés par composants, vous avez besoin d’identifier et de
dissocier les subventions finançant les constructions.
Afin de faciliter ce travail, vous pouvez utiliser l’outil « Transfert du compte de
l’immobilisation » pour inscrire le compte du bien financé dans un des paramètres libres
de la subvention. Si les paramètres libres sont tous utilisés, vous pouvez aussi grâce à
cet outil en vider un :
13.2.4 L’outil de déménagement
Pour les organismes gérant la localisation de leurs biens au niveau de la pièce (du
local), l’outil de déménagement facilite la mise à jour des localisations des biens
meubles lorsqu’un matériel change de pièce.
252/254
juin 2015
Cliquez sur [Outil] [Déménagement], puis sélectionnez le ou les site(s) concernés par le
déménagement :
La fenêtre suivante apparaît :
Toutes les pièces rattachées au(x) site(s) sélectionné(s) sont listées dans la partie
gauche.
253/254
juin 2015
Sélectionnez les biens qui ont déménagé et faites les glisser avec la souris vers la
pièce de destination, située dans la liste de gauche. Salvia Patrimoine vous demande
alors de saisir la date du déménagement :
13.3
Les outils divers
13.3.1 Modification du mot de passe
 Allez dans [Paramètres] [Utilisateurs] [Changer le mot de passe] :




Entrez votre mot de passe actuel dans la zone Ancien code.
Entrez votre nouveau mot de passe dans la zone Nouveau code.
Entrez de nouveau votre mot de passe dans la zone Confirmation.
Cliquez sur OK.
Le nouveau mot de passe est pris en compte. Il devra être saisi lors de la prochaine
utilisation Salvia Patrimoine.
13.3.2 Paramétrage des exports
Vous avez la possibilité d’intégrer ou non les rubriques suivantes dans le fichier texte
créé par Salvia Patrimoine en vue d’export de données :
254/254
Pour les professionnels de l’habitat social
Salvia Patrimoine
Gestion des biens physiques
Manuel utilisateur
Salvia Développement
Tél. +33 (0)9 72 72 66 66
45 avenue Victor Hugo
93300 Aubervilliers
www.salviadeveloppement.fr
juin 2015
Sommaire
1
2
Introduction ....................................................................................................................... 5
1.1
Bienvenue sous Salvia Patrimoine ............................................................................................5
1.2
Visitez notre site Internet .........................................................................................................5
Nouvelle présentation de Salvia Patrimoine et du module de gestion des biens physiques .. 6
2.1
3
Configuration du logiciel ..................................................................................................... 8
3.1
Paramétrage général du logiciel ...............................................................................................8
3.1.1
Les paramètres libres ................................................................................................................. 8
3.1.2
Le rattachement des contrats .................................................................................................... 8
3.1.3
Les champs obligatoires ............................................................................................................. 9
3.1.4
Personnalisation du numéro de codes à barres ....................................................................... 10
3.2
4
L’arbre de navigation ...............................................................................................................6
Les tables de données ............................................................................................................ 11
3.2.1
Manipulation des tables de données ....................................................................................... 11
3.2.2
Les tables « Comptabilité » ...................................................................................................... 12
3.2.3
Les tables « Nature du bien » ................................................................................................... 13
3.2.4
Les tables « Identification » ...................................................................................................... 17
3.2.5
Les tables « Localisation » ........................................................................................................ 17
3.2.6
Les tables « Juridique »............................................................................................................. 19
3.2.7
Les tables « Biens physiques ».................................................................................................. 19
3.2.8
Les tables « Interventions » ...................................................................................................... 20
Création des fiches de biens physiques ............................................................................. 21
4.1
Généralités ............................................................................................................................ 21
4.1.1
Procédure de création .............................................................................................................. 21
4.1.2
Modification d’une fiche de bien ............................................................................................. 22
4.1.3
Principes de saisie ..................................................................................................................... 22
4.1.4
Les fiches enfants et les fiches parents .................................................................................... 23
4.2
Les fiches de biens physiques ................................................................................................. 25
4.2.1
4.2.2
Onglet « Références » .............................................................................................................. 27
4.2.3
4.2.4
Onglet « Historique »................................................................................................................ 29
4.2.5
Onglet « Immobilisation comptable » ...................................................................................... 30
4.2.6
Onglet « Options » .................................................................................................................... 31
4.2.7
Onglet « Interventions » ........................................................................................................... 33
4.3
Les sorties de biens physiques ................................................................................................ 34
4.3.1
Saisie d’une sortie de bien physique unitaire........................................................................... 34
2/101
Manuel utilisateur Salvia Patrimoine Gestion des biens physiques
4.3.2
5
7
Assistant à la sortie des biens physiques.................................................................................. 34
Les sélections de fiches ..................................................................................................... 36
5.1
6
juin 2015
Les sélections de fiches .......................................................................................................... 36
5.1.1
Les fonctionnalités des sélections de fiches ............................................................................. 36
5.1.2
Les fonctionnalités du menu contextuel dans les sélections de fiches. ................................... 39
5.1.3
Les sélections de fiches personnalisées ................................................................................... 41
Import de biens physiques ................................................................................................ 46
6.1
Paramétrage de l’import des biens physiques ......................................................................... 46
6.2
Structure du fichier texte ....................................................................................................... 47
6.3
Intégration du fichier texte..................................................................................................... 49
Utilisation du Terminal Portable (TP) ................................................................................ 52
7.1
Impression des étiquettes de codes à barres (utilisateurs en possession de l’imprimante Zebra)
52
7.2
7.2.1
Paramétrage du programme SAGE2......................................................................................... 53
7.2.2
Téléchargement du logiciel de synchronisation ActiveSync..................................................... 53
7.2.3
Utilisation d’ActiveSync ............................................................................................................ 53
7.2.4
Installation du logiciel de gestion sur le terminal portable code à barres ............................... 54
7.3
Définition de la procédure d’inventaire ................................................................................... 55
7.3.2
Paramétrage du Terminal Portable .......................................................................................... 55
7.3.3
Lancement de l’application SAGE2 sur ..................................................................................... 57
Utilisation du Terminal Portable ............................................................................................. 59
7.4.1
Transfert des données du Terminal Portable vers Salvia Patrimoine ...................................... 59
7.4.2
Listes synthétiques des biens physiques issus du TP................................................................ 59
7.4.3
Historique des imports de fichiers............................................................................................ 61
Menu Inventaire ............................................................................................................... 63
8.1
Rapprochement des biens physiques et immobilisations ......................................................... 63
8.1.1
Étape 1 - Filtre sur les immobilisations comptables ................................................................. 63
8.1.2
Étape 2 - Filtre sur les biens physiques..................................................................................... 64
8.1.3
Étape 3 - Les lois de rapprochements ...................................................................................... 65
8.1.4
Étape 4 - Réalisation et Validation du rapprochement ............................................................ 67
8.2
9
Paramétrage du terminal portable ......................................................................................... 55
7.3.1
7.4
8
Nouveau terminal portable SYMBOL MC 3000 ........................................................................ 53
Initialisation automatisée de la liste des biens physiques ........................................................ 69
Restitution des informations : les états ............................................................................. 71
9.1
Modalités d’utilisation des états............................................................................................. 71
9.1.1
Affichage d’un état prédéfini sur les biens physiques .............................................................. 71
9.1.2
Triez les lignes de votre état ..................................................................................................... 72
3/101
juin 2015
9.1.3
Impression d’un état................................................................................................................. 73
9.1.4
Export, enregistrement et ouverture d’un état........................................................................ 74
9.2
Sélection des informations ..................................................................................................... 76
9.2.1
Sélection ................................................................................................................................... 76
9.2.2
Sélection par champ numérique ou par caractère ................................................................... 77
9.2.3
Sélection par élément d’une table ........................................................................................... 77
9.2.4
Sélection de type Oui/Non ....................................................................................................... 78
9.2.5
Sélection par date ..................................................................................................................... 79
9.3
Sélection d’un agrégat............................................................................................................ 79
9.4
Définition d’un axe d’analyse ................................................................................................. 81
9.5
États personnalisés ................................................................................................................ 81
9.5.1
Création d’un état personnalisé à partir d’un état comptable standard ................................. 82
9.5.2
Création d’un état personnalisé utilisateur .............................................................................. 86
10
Présentation des états du module de gestion des biens physiques ................................. 91
10.1
États de structure du patrimoine comptable et physique ..................................................... 91
10.1.1
Structure du patrimoine immobilier et foncier ........................................................................ 91
10.1.2
Structure du patrimoine mobilier et autre ............................................................................... 91
10.1.3
Structure du patrimoine physique............................................................................................ 92
10.1.4
Représentation graphique des états de structure.................................................................... 92
10.2
États d’inventaire physique ................................................................................................. 93
10.2.1
Catalogue des sous-natures ..................................................................................................... 93
10.2.2
Catalogue des services.............................................................................................................. 93
10.2.3
Catalogue des Alphanum1 (paramètre 1 alphanumérique) ..................................................... 95
10.2.4
Catalogue des Alphanum2 (paramètre 2 alphanumérique)..................................................... 95
10.3
Tableaux de bord ................................................................................................................ 95
10.3.1
Projections budgétaires de renouvellements .......................................................................... 95
10.3.2
Taux de renouvellement par axe d’analyse .............................................................................. 96
10.3.3
Flux d’entrée / sortie ................................................................................................................ 97
10.3.4
Ratio / effectif ........................................................................................................................... 97
10.3.5
Évolution des valeurs d’acquisition .......................................................................................... 98
11
Les outils de Salvia Patrimoine ....................................................................................... 99
11.1
L’outil de déménagement ................................................................................................... 99
11.2
Le journal des modifications ............................................................................................. 100
4/101
juin 2015
1 Introduction
1.1 Bienvenue sous Salvia Patrimoine
Bienvenue sous Salvia Patrimoine, module de gestion des biens physiques.
Ce module vous permet d’aller au-delà de la gestion comptable des immobilisations et de procéder à un
suivi précis de l’affectation et de la localisation de vos biens meubles en associant les différents
services de votre organisme. Ce module peut être utilisé conjointement avec un terminal portable pour
scanner les étiquettes à codes-barres de vos biens meubles et alimenter votre base de données Salvia
Patrimoine à partir des informations provenant du terrain.
1.2 Visitez notre site Internet
Visitez notre site http://www.salviadeveloppement.fr/collectivites-locales ou
http://www.salviadeveloppement.fr/habitat-social pour vous informer sur les produits, les éléments et les
séminaires ou pour toute demande d’informations.
L'accès à l’espace Clients via notre site Internet, avec votre code client, vous permet de télécharger les
dernières mises à jour ou d’effectuer une demande d’assistance en complétant le formulaire en ligne.
Vous pouvez également nous appeler gratuitement en composant notre n° vert au 0 800 10 31 24.
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juin 2015
2 Nouvelle présentation de Salvia Patrimoine et du
module de gestion des biens physiques
2.1 L’arbre de navigation
Importé du logiciel Salvia Financements, l’arbre de navigation permet d’accéder à toutes les
fonctionnalités de Salvia Patrimoine à partir de la même fenêtre graphique. S’il n’est pas visible, vous
pouvez l’appeler en cliquant sur le bouton
ou allez dans [Affichage] [Arbre de navigation].
L’arbre de navigation comporte deux parties : « Gestion » et « Analyse ». Vous passez facilement de
l’un à l’autre en utilisant les onglets
.
 L’onglet « Gestion » permet l’accès aux listes complètes et personnalisées de biens physiques :
 L’onglet « Analyse » est consacré à la restitution des informations : il donne accès aux états
standards et personnalisés dédiés aux biens physiques :
6/101
juin 2015
7/101
juin 2015
3 Configuration du logiciel
3.1 Paramétrage général du logiciel
Pour les biens physiques, le paramétrage général de Salvia Patrimoine concerne principalement
l’utilisation des paramètres libres, le rattachement des contrats d’assurances, de maintenance et de
location et la définition des champs obligatoires.
3.1.1 Les paramètres libres
Dans [Paramètres] [Paramètres généraux] [Paramètres libres] :
En fonction des affectations et des choix effectués, vous avez ici la possibilité de renommer les
intitulés des paramètres libres suivants pour les biens physiques :
 paramètres libres liés à une table pour les biens physiques ;
 paramètres libres non liés à une table pour les biens physiques ;
Il suffit de saisir le libellé voulu dans la zone jaune pour chaque rubrique que vous souhaitez
utiliser.
3.1.2 Le rattachement des contrats

Dans [Paramètres] [Paramètres généraux] [Rattachement Contrat] :
8/101
juin 2015
Les fiches de contrats saisies dans Salvia Patrimoine peuvent indifféremment être rattachées
aux fiches d’immobilisations comptables, aux fiches de biens physiques ou aux deux.
3.1.3 Les champs obligatoires
Dans [Paramètres] [Champs obligatoires], les utilisateurs ayant le niveau d’administrateur ou de
superviseur peuvent définir les champs à saisir obligatoirement dans les onglets d'une fiche de
bien physique.
En refermant une fiche dont tous les champs obligatoires n’ont pas été saisis, un message
apparaît. Il faudra compléter ces champs ou refermer la fiche (les informations saisies sont
cependant enregistrées). Pour les fiches sur lesquelles au moins un champ obligatoire manque,
une coche
apparaît dans la première colonne intitulée « Incomplète » en regard de la fiche
dans la liste des biens. Il sera possible de compléter ultérieurement les fiches ainsi identifiées ;
la coche alors disparaîtra.
Pour indiquer les champs obligatoires : choisissez [Champs obligatoires] dans le menu
[Paramètres] :
9/101
juin 2015
Pour indiquer les champs obligatoires relatifs aux biens physiques, sélectionnez « Bien
physique » dans la zone « Type de fiche ». Sélectionnez ensuite l’onglet pour lequel vous
voulez définir les champs obligatoires dans la boîte à liste déroulante située sous la zone
« Type de fiche ».
Sélectionnez tous les champs obligatoires pour toutes les rubriques que vous souhaitez voir
renseignées sur les biens physiques, puis cliquez sur OK.
3.1.4 Personnalisation du numéro de codes à barres
Dans [Inventaire] [Personnalisation du n° de CAB] :
Saisie manuelle : lorsque vous créez une fiche de bien physique, aucun
numéro de code à barres n’est proposé par Salvia Patrimoine sous la rubrique
« N°CAB » de l’onglet Identification. Vous devez donc le saisir.
Numéro de CAB généré automatiquement à partir de N : la rubrique
« N°CAB » de l’onglet Identification de la première fiche de bien physique que
vous allez créer sera alimentée avec N. La seconde fiche de bien physique
10/101
juin 2015
comportera N+1 dans cette rubrique et ainsi de suite. Notez que ces numéros
restent cependant modifiables.
3.2 Les tables de données
Les tables de données sont des listes contenant des données de référence qui sont ensuite utilisées
par les utilisateurs au moment de la création des fiches. Ces tables doivent donc impérativement être
renseignées avant la création des fiches de biens physiques.
Les tables de données sont situées dans l’onglet « Gestion » et elles sont regroupées dans des
rubriques thématiques (par exemple « Identification », « Localisation »…). Seules sont abordées ici les
tables de données utilisées pour la gestion physique des biens.
3.2.1 Manipulation des tables de données
Les modalités d’utilisation présentées ici sont communes à l’ensemble des tables de données.
Pour ouvrir une table, il suffit de double-cliquer sur son nom. Ici, la table « Service » est
ouverte :
3.2.1.1
Ajout d’une entrée
Dans la zone « Détail », saisissez le Code, puis le Libellé, etc., voulus. Le Code
représente de manière abrégée et succincte le libellé.
pour valider votre saisie. Une nouvelle ligne apparaît dans la
liste.
11/101
3.2.1.2
juin 2015
Modification d’une entrée
Double-cliquez sur la ligne à modifier puis effectuez vos correctifs dans les rubriques
Code, Libellé de la zone « Détail ». Une fois que vous avez terminé, Cliquez sur le
bouton
3.2.1.3
pour enregistrer les modifications.
Suppression d’une entrée
Double-cliquez sur la ligne à supprimer, puis cliquez sur le bouton
.
Après apparition et validation d’un message de confirmation, la ligne est supprimée.
NB : une entrée ne peut être supprimée que si elle est utilisée par aucune fiche de bien
physique, le cas échéant.
3.2.1.4
Impression d’une table
Au niveau de l’onglet « Gestion », sélectionnez la table que vous souhaitez imprimer et
faites un clic droit. Vous pouvez alors choisir parmi d’autres la fonction « Imprimer ».
3.2.1.5
Importer/exporter des données dans une table
Pour gagner du temps, il peut être intéressant d’importer des données déjà contenues
dans un fichier pour alimenter une table de données. Ce fichier doit être un fichier texte
(extension « .txt ») avec des séparateurs point virgule.
Il convient de sélectionner la table souhaitée, de faire un clic droit et choisir « Importer »
(ou « Exporter »). Une boîte de dialogue apparaît alors, où vous devez indiquer dans
quel chemin ouvrir (ou enregistrer) le fichier et quel nom de fichier choisir (ou attribuer).
3.2.2 Les tables « Comptabilité »
Dans les tables comptables, seule la table des Fournisseurs est utilisée par les fiches de biens
physiques.
3.2.2.1
Table Fournisseur
Les fournisseurs sont principalement utilisés pour les acquisitions de matériels et
mobiliers comme critère d’identification et de suivi supplémentaire.
NB : il est possible de renseigner l’adresse et la ville pour chacun des fournisseurs. Cependant, la table « Ville »
devra auparavant être complétée avec les villes correspondantes.
12/101
juin 2015
3.2.3 Les tables « Nature du bien »
3.2.3.1
Tables Nature et Sous-nature
Ces deux tables sont communes aux immobilisations et aux biens physiques.
Elles ont été conçues pour vous permettre d ‘établir une classification typologique de
vos biens physiques. Le paramétrage de ces tables est laissé à l’appréciation de
l’utilisateur, selon le degré de finesse de la classification souhaité.
Les Natures sont reliées aux Familles elles-mêmes rattachées aux Catégories (voir la
gestion de ces tables dans le manuel de Salvia Patrimoine)
La classification des tables Catégorie, Famille, Nature et Sous-nature reprend le
schéma suivant :
Catégorie
Meuble
Famille
Incorporel
Bât. Publics
Nature
Sous-nature
Immeuble
Bât. administratif
Hôtel de Ville
Bât. scolaire
Annexe Hôtel de Ville
Financier
Foncier
Autres bât. publics
Théâtre
Foncier non bâti
Immeuble de rapport
Foncier bâti
Foyers
3.2.3.1.1 Nature
La Nature représente un niveau intermédiaire de classification de vos biens
physiques, par exemple : véhicules, matériel et outillage, mobilier, matériel
informatique, etc.
3.2.3.1.2 Sous-nature
La Sous-nature est le niveau de classification le plus fin proposé par Salvia
Patrimoine. Chaque nature est ainsi subdivisée en plusieurs Sous-natures…
Par exemple, les Sous-natures « Imprimante », « Unité centrale »,
« Scanner » etc. sont reliées à la Nature « Matériel informatique ».
Une Sous-nature correspond à un type de bien concret que vous souhaitez
suivre en inventaire et éventuellement immatriculer à l’aide d’une étiquette à
code barres.
Voici un exemple de table Sous-nature :
13/101
juin 2015
La coche « Gestion par lot » permet d’obtenir des fiches de biens physiques
avec une quantité supérieure à 1. Ne cochez cette case que pour les sousnatures de biens dont :
 la gestion en lot est souhaitée
 le suivi individuel ne présente pas d’intérêt
 l’étiquetage avec des codes à barres n’a pas été prévu
 Les biens gérés en lots sont le plus souvent des chaises, tables,
matelas…
14/101
3.2.3.2
juin 2015
Table Indice de valeur à neuf
Indiquez pour les sous-natures dont vous voulez suivre l’évolution des prix, les indices
de prix pour les années voulues. Les données stockées dans cette table servent à
alimenter le tableau de bord « Projection budgétaire de renouvellement ».
15/101
3.2.3.3
juin 2015
Table Fréquence de renouvellement
Pour chaque sous-nature, saisissez la Fréquence, c’est-à-dire la durée moyenne de
détention estimée en jours. Salvia Patrimoine peut également calculer une estimation
de cette Fréquence pour chaque Sous-nature à partir des dates de mise service et des
dates de sortie ou date du jour le cas échéant. Pour cela, cliquez sur le bouton
. L’écart type entre les fréquences est aussi déterminé par Salvia
Patrimoine.
Les données stockées dans la table « Fréquence de renouvellement » sont ensuite
utilisées pour alimenter le tableau de bord « Taux de renouvellement par axe
d’analyse ».
16/101
juin 2015
3.2.4 Les tables « Identification »
3.2.4.1
Table Service
La table Service est commune aux fiches d’immobilisations et aux fiches de biens
physiques. Au niveau des biens physiques, la table Service est utilisée pour les
rubriques suivantes :
- Service gestionnaire ;
- Service utilisateur ;
- Service acheteur.
La table doit donc comporter tous les services potentiellement concernés par ces trois
rubriques.
Une colonne « Effectif » a été ajoutée pour que vous puissiez indiquer le nombre de
personnes appartenant à chacun des services. Ces informations sur les effectifs
peuvent ensuite être restituées dans le tableau de bord « Ratio/effectif ».
3.2.5 Les tables « Localisation »
La rubrique « Localisation » contient par ordre croissant de précision les tables Ville, Type de
site, Site, Bâtiment - Zone, Etage et Pièce. La notion d’effectif a été ajoutée sur ces quatre
dernières tables (Type de site, Site, Bâtiment - Zone, Etage et Pièce). Cette information a
vocation à alimenter le tableau de bord « Ratio/effectif ».
17/101
3.2.5.1
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Ville
Cette table sert à indiquer les villes dans la table des Sites, dans le cas où vous
disposeriez de biens situés dans plusieurs communes. La table Ville est également
utilisée si vous souhaitez indiquer la Ville pour chaque Fournisseur.
Renseignez le code postal ou le code INSEE de la commune dans la zone Code, et son
nom dans la zone Libellé.
3.2.5.2
Type de site
La table type de site permet de regrouper les sites dans lesquels sont localisés les
biens ou les bâtiments par grands groupes : par exemple, immeubles de rapport,
bâtiments administratifs, scolaires…
3.2.5.3
Site
La table Site permet de préciser le lieu (l’implantation physique) dans lequel se trouve le
bien matériel ou mobilier saisi.
Il est possible d’indiquer dans la table l’adresse du site. Pour cela, il est indispensable
de créer au préalable la table ville.
Ainsi, lors de la saisie d’une fiche, il suffira de sélectionner le site du bien pour que son
type de site soit automatiquement renseigné.
3.2.5.4
Bâtiment/Zone
Cette table représente un niveau intermédiaire entre la notion de Site et celle de Pièce.
En effet, un même Site peut englober plusieurs bâtiments ou zones distinctes. C’est le
cas par exemple d’un immeuble de rapport : sur un même site, il peut comprendre un
bâtiment A, un bâtiment B… La problématique peut être identique pour un site
administratif.
Il est fortement conseillé de relier le Bâtiment créé au Site correspondant de manière à
ce que la simple saisie de la Pièce renseigne automatiquement toutes les autres
rubriques de Localisation.
3.2.5.5
Etage
Saisissez dans cette table tous les étages existant dans votre organisme. Les étages
peuvent ensuite être rattachés aux Pièces.
3.2.5.6
Pièce
Les codes de cette table permettent d'indiquer l'emplacement précis des biens de type
« Autre » dans un bâtiment. Cette information, utilisée pour l'inventaire physique,
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permet de suivre les déplacements d'un bien mobilier par l’intermédiaire du matériel
CODES A BARRES.
La codification informatique nécessite l'attribution d'un numéro de pièce unique pour
chaque pièce saisie dans la table. La table ne peut par exemple contenir qu'une seule
pièce B1.
L’emplacement précis des biens de type Autre dans un bâtiment pourra ici être
renseigné. Cette information, utilisée pour l’inventaire physique des biens de type Autre
permet de suivre les déplacements d’un bien mobilier.
Au moment de la création de la table Pièce, il est nécessaire de la lier à la table Site
dont elle dépend.
Ainsi, lors de la saisie, il suffira de sélectionner la pièce dans laquelle se trouve le bien
pour que les tables Site et Type de site soient automatiquement renseignées.
Veillez à indiquer un code unique pour chaque pièce de l'ensemble des bâtiments.
Vous pouvez par exemple affecter un numéro à chaque bâtiment et y adjoindre le
numéro des pièces du bâtiment.
3.2.6 Les tables « Juridique »
3.2.6.1
Motif de sortie
Cette table permet d'indiquer pour quelle cause un bien sort de l’inventaire : bien vendu,
bien démoli, mis hors-service, etc. Les motifs « Cession », « HS » et « Démol » sont
déjà pré-créés.
3.2.7 Les tables « Biens physiques »
3.2.7.1
Statut inventaire
Le statut du bien physique est amené à évoluer en fonction du temps : le bien sera en
attente de livraison, puis livré puis aura disparu ou aura été réformé. Ce statut peut
changer notamment à chaque inventaire de contrôle. Le paramétrage de la table Statut
peut varier en fonction des objectifs de suivi des sociétés.
3.2.7.2
Etat
Cette table sert notamment à indiquer l’état physique du bien. Elle est généralement
paramétrée avec les entrées « Bon », « Mauvais »…
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3.2.7.3
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Les paramètres libres
Ces tables correspondent à des paramètres libres, c’est-à-dire des critères de suivi que
chaque utilisateur met en place en fonction de ses besoins et objectifs. La table d’un
paramètre libre est donc remplie avec des données correspondant à l’affectation du
paramètre libre.
Deux paramètres libres au format alphanumérique sont disponibles dans l’onglet
Identification : Alphanum1 et Alphanum2.
Quatre nouveaux paramètres libres regroupés au sein d’un nouvel onglet « Options »
dans les fiches d’immobilisations ont été ajoutés dans Salvia Patrimoine v5 :

BPH_ParamLie 1 ;

BPH_ParamLie 2 ;

BPH_ParamLie 3 ;

BPH_ParamLie 4.
Ces paramètres libres peuvent être reliés entre eux, à l’instar des rubriques
« Catégorie », « Famille », « Nature » et « Sous-nature ».
3.2.8 Les tables « Interventions »
3.2.8.1
Intervenant
Saisissez dans cette table les noms des personnes et/ou des entreprises effectuant des
interventions techniques sur les matériels dont dispose votre organisme.
3.2.8.2
Nature intervention
Cette table de données vous permet de définir une nomenclature type d’opérations de
maintenance ou réparations propres à votre organisme. Par exemple :

entretien de la toiture ;

révision générale ;

vidange…
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4 Création des fiches de biens physiques
4.1 Généralités
Les données gérées sous Salvia Patrimoine sont situées dans des fiches découpées en onglets,
regroupant chacun par thème, différents champs de saisie. Tous ces champs peuvent être restitués
dans des états et faire l’objet de requêtes personnalisées. L'utilisateur de niveau Administration ou
Supervision peut définir les champs dont la saisie est obligatoire (voir paramétrage des champs
obligatoires au chapitre Les champs obligatoires).
Le bien physique est issu de l’inventaire terrain. L’utilisation des biens physiques est particulièrement
importante pour les biens de type meuble. Les différents services gestionnaires peuvent inclure des
biens dont votre organisme n’est pas propriétaire et effectuer un suivi plus fin qu’avec les biens
comptables (niveaux de découpage, exhaustivité des informations…).
Chaque fiche de bien physique, doit, dans la mesure du possible, être rattachée au bien comptable lui
correspondant. Ce rattachement peut être fait au moment de la création de la fiche ou après, avec l’outil
de rapprochement des biens physiques (cf. paragraphe « Rapprochement des biens physiques et des
immobilisations).
Une fiche de bien physique est composée de sept onglets : Identification, Références, Localisation,
Immobilisation comptable, Historique, Options et Interventions.
4.1.1 Procédure de création
Pour créer une nouvelle fiche d’immobilisation, deux possibilités s’offrent à vous :
Première possibilité :
Choisissez « Bien physique » puis validez :
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Deuxième possibilité :
lorsque vous êtes dans une sélection de fiches de biens (liste
complète ou liste par sélection). La boîte de dialogue suivante s’affiche directement :
4.1.2 Modification d’une fiche de bien
Pour ouvrir une fiche de bien existante, cliquez sur le bouton
:
Saisissez le numéro de la fiche de bien physique que vous souhaitez consulter et valider par
<OK>.
4.1.3 Principes de saisie
Les rubriques autres que des dates présentant un symbole
ou
situé à droite de la zone
de saisie sont des rubriques reliées à une table de données. Cela signifie qu’il faut
impérativement renseigner un code existant dans la table sinon le message « <Code
inexistant> » apparaît et il est impossible d’enregistrer la fiche.
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Il est donc primordial de configurer les tables de données avant de passer en phase de saisie.
Pour les rubriques au format date, vous pouvez cliquer sur le symbole
pour faire apparaître
le calendrier de saisie suivant :
Saisissez les informations dans chaque onglet et n’enregistrez la fiche qu’à la fin de votre
travail.
4.1.4 Les fiches enfants et les fiches parents
Déjà existante pour les fiches d’immobilisations, la notion de fiche parent/fiche enfant a été
transposée aux fiches de biens physiques. Elle peut servir à matérialiser un lien dans la base
de données entre plusieurs fiches, lorsque plusieurs biens ont vocation à être utilisés ensemble,
à former un même ensemble (par exemple : une unité centrale et un écran, une remorque et un
véhicule…). Il est ensuite possible de définir des requêtes sur la notion de numéro de fiche
parent.
Pour rattacher une fiche enfant à une fiche parent :
Dans l’onglet « Identification » d’une fiche de bien physique, cliquez sur le bouton
situé à
droite de la rubrique « Fiche Parent » : la liste des biens physiques s’affiche :
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Cliquez sur la ligne correspondant à la fiche voulue puis validez par <OK>. Utilisez le bouton de
Filtre pour trouver plus facilement la fiche parent à l’aide de critères de recherche, si c’est
nécessaire.
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4.2 Les fiches de biens physiques
Les fiches de biens physiques comportent sept onglets thématiques que nous allons ici détailler :
4.2.1 Onglet « Identification »
Rubrique
Définition
État
Indique l’état physique du bien à la date du dernier inventaire de
contrôle
Statut inventaire
Indique la situation du bien à la date du dernier inventaire de
contrôle réalisé : le bien peut être (toujours) présent, absent,
déplacé…
Libellé
Descriptif du bien physique
Date dernier inventaire
Renseigne la date du dernier inventaire de contrôle. Ce champ est
automatiquement renseigné à l’issue de chaque inventaire. Il
donne une indication sur la validité des informations sur les biens,
en fonction de leur ancienneté.
Rapprochement
A cocher si le bien physique sera relié à une immobilisation. Cette
coche provoque l’affichage de l’onglet « Immobilisation
comptable »
Pour ouvrir la boîte de dialogue dédiée aux sorties de biens
physiques.
N° immatriculation - N° de
Pour le matériel et les véhicules. Permet de repérer de manière
série
précise un bien non immatriculé.
N° CAB
Numéro étiquette de codes à barres du bien
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Fiche parent
Permet de relier un bien physique à un autre bien physique
Nature
Nature du bien (mobilier, matériel informatique, etc.)
Sous-nature
Sous-nature du bien (table, chaise, ordinateur, etc.)
Service gestionnaire
Service responsable juridiquement et techniquement du bien (de
sa validité, de sa conformité aux normes…).
Service utilisateur
Service usufruitier du bien.
Quantité
Toujours égale à 1 pour un bien physique, sauf si « Gestion par
lot » a été coché en regard de la sous-nature du bien.
Utilisateur
Nom de la personne utilisatrice du bien physique, le cas échéant
Modèle
Modèle dans la marque du bien physique
Marque
Marque du fabricant du bien physique
Type
Précise le modèle du bien physique, le cas échéant
Date 1, 2, 3
Trois rubriques au format date sont à votre disposition pour le suivi
des biens physiques. Vous pouvez les renommer dans le menu
[Paramètres] [Paramètres libres].
Alphanum 1, 2, 3
Trois rubriques au format alphanumérique sont à votre disposition
pour le suivi des biens physiques. Vous pouvez les renommer
dans le menu [Paramètres] [Paramètres libres].
Numérique 1, 2, 3
Trois rubriques au format numérique sont à votre disposition pour
le suivi des biens physiques. Vous pouvez les renommer dans le
menu [Paramètres] [Paramètres libres].
La rubrique « Fiches rattachées » vous permet de visualiser toutes les fiches de biens
physiques « Enfant » que vous avez relié à la fiche. Pour ouvrir l’une de ces fiches directement,
double-cliquez sur la ligne correspondant à la fiche voulue.
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4.2.2 Onglet « Références »
L’onglet Références a pour finalité de contenir les informations relatives à l’acquisition du bien :
identités des services concernés, références des documents émis (bon de commande, facture,
bon de livraison…) lors de l’achat du bien…
Rubrique
Définition
Fournisseur
Table identique à la table Fournisseur des biens comptables.
Service acheteur
Ce champ fait appel à la table Service des biens comptables. Vous
pouvez ainsi renseigner le service acheteur : service des achats, des
marchés publics…
N° de commande
Numéro de commande
N°engagement
Numéro du bon d’engagement émis pour la commande du bien
Date
Date de l’engagement comptable
d’engagement
Prix de référence
Prix unitaire du bien.
Prix de référence
Prix unitaire du bien TTC
TTC
N° de BL
Numéro du bon de livraison
Date de livraison
Date de livraison
N° facture
Numéro de la facture
Date de mise en
Date à partir de laquelle le bien est opérationnel.
service
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4.2.3 Onglet « Localisation »
Rubrique
Pièce - Local
Définition
Pièce dans laquelle se trouve le bien. Lorsqu'un bien change de pièce,
vous pouvez ensuite indiquer ce déménagement.
Etage
Etage de la pièce dans laquelle se trouve le bien. Chaque pièce est
rattachée à un étage.
Bâtiment - Zone
Niveau intermédiaire entre la Pièce et le Site. Un Site peut se déployer sur
plusieurs bâtiments.
Site
Site sur lequel se situe le bien. Lorsque vous avez sélectionné un site, ses
coordonnées apparaissent dans les champs appropriés.
Type de Site
Permet de définir des catégories homogènes de Sites. Par exemple :
bâtiments administratifs…A chaque Site est associé un Type de Site.
Ville
Ville correspondant au Site dans lequel est situé le bien. A chaque Site
est rattachée une ville.
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4.2.4 Onglet « Historique »
Cet onglet sert à lister les différents états successifs du bien physique (service, localisation…)
rapportés par les différents inventaires de contrôle ou par l’outil de gestion des
déménagements. Il fournit une traçabilité du bien.
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4.2.5 Onglet « Immobilisation comptable »
Cet onglet n’est activé que si la case « Rapprochement » dans l’onglet Identification de la fiche
de bien physique est cochée.
Cet onglet « Immobilisation comptable » est le pendant de l’onglet « Bien physique » d’une
fiche d’immobilisation pour une fiche de bien physique. Elle permet de créer et visualiser des
liens entre les biens comptables et physiques. Il est possible de rattacher plusieurs fiches de
biens physiques à une fiche d’immobilisation (cas des lots de biens) dans la limite de la quantité
de la fiche d’immobilisation.
Pour lier une fiche d’immobilisation à une fiche de bien physique, cliquez sur « Ajouter ». Salvia
Patrimoine vous propose alors :
Nouveau bien : vous allez créer de toute pièce une nouvelle fiche d’immobilisation reliée au
bien physique.
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Bien existant : vous allez choisir dans la liste des immobilisations une fiche d’immobilisations à
rattacher à la fiche de bien physique :
Au besoin, n’hésitez pas à cliquer sur le bouton
pour n’afficher que les fiches
d’immobilisations répondant à vos critères de recherche (exemple : sous-nature = « UC » pour
trouver une fiche d’immobilisation correspondant à une unité centrale afin de la rattacher à la
fiche de bien physique de l’ordinateur).
En cliquant sur le bouton actif situé sous « Détail » vous accédez directement à la fiche
d’immobilisation.
Il s’agit d’un nouvel onglet ajouté sur les fiches d’immobilisations donnant accès à 18 nouveaux
paramètres libres :
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Neuf paramètres libres (dont quatre paramètres reliés à des tables et pouvant être reliés entre
eux) contiennent des données de format alphanumérique.
Ces paramètres libres permettent de mettre en place de nouveaux critères de suivi en plus des
neuf paramètres libres existants (trois au format alphanumérique, trois au format numérique et
trois au format date).
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4.2.7 Onglet « Interventions »
L’onglet Interventions est consacré à la gestion des opérations de maintenance pouvant être
effectuées sur un bien physique afin de déterminer leur coût et durée totale.
Pour saisir les caractéristiques d’une nouvelle intervention, cliquez sur le bouton
pour
afficher la boîte de dialogue suivante :
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4.3 Les sorties de biens physiques
4.3.1 Saisie d’une sortie de bien physique unitaire
Ce paragraphe traite de la sortie d’un bien physique de l’inventaire ; il convient de bien
différencier cette sortie d’une sortie saisie dans l’onglet « Sortie » d’une immobilisation, qui est
le reflet d’une écriture comptable.
Pour effectuer une opération de sortie, il faut sélectionner dans la liste des fiches, le bien
physique qui doit être sortie et de sélectionner la fonction Liste des sorties dans le bouton
transformation sur la sélection.
Sélectionnez le bouton Ajouter dans la boîte de dialogue qui s’affiche :
Remplissez la boite de dialogue qui s’affiche :
Validez par [OK] : votre sortie est saisie.
Le bouton Modifier vous permet de modifier le libellé et le motif d’une sortie.
Le bouton Supprimer vous permet de supprimer une sortie.
4.3.2 Assistant à la sortie des biens physiques
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L’assistant à la sortie permet de sortir plusieurs fiches de biens physiques en une seule
opération.
Pour lancer l’assistant à la sortie, sélectionnez dans la liste des biens physiques, les fiches qui
font l’objet de la sortie (pour réaliser une sélection cf Les sélections de fiches). Choisissez
« Sortie en masse» dans le bouton Transformation sur la sélection. La boîte de dialogue
suivante s’affiche :
Champ
Utilisation
Coche date de
En activant la coche, la colonne Date de sortie s’alimente automatiquement
sortie
sur toutes les lignes de sorties
Libellé Sortie
Cette donnée sera reprise comme libellé pour toutes les sorties de la liste.
A traiter
Activer la coche pour que la sortie se réalise sur la fiche de bien physique.
N° fiche
Référence de la fiche de bien physique qui fait l’objet de la sortie
Désignation
Libellé de la fiche de bien physique
Date de sortie
Date de constatation de la sortie
Motif de sortie
Motif attribué à la sortie
Quantité sortie
Par défaut Patrimoine indique la quantité résiduelle de la fiche si vous
souhaitez sortie partiellement la fiche, vous devez modifier manuellement la
quantité sortie.
Décision
Reprend l’information saisie dans le champ Décision de l’onglet
Identification d’un bien physique.
Une fois les éléments renseignés, cliquez sur le bouton Terminer.
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5 Les sélections de fiches
Ce chapitre traite des fonctionnalités attachées aux listes de fiches de biens physiques.
5.1 Les sélections de fiches
Les sélections de fiches de biens physiques sont accessibles dans l’onglet
de l’arbre de
navigation.
Les sélections de fiches de biens sont subdivisées de la manière suivante :

liste complète : c’est la sélection par défaut ; elle liste toutes les fiches présentes dans la base ;

liste par sélection : cette liste contient toutes les sélections personnalisées que vous avez
créées. La liste est donc vide au départ.
5.1.1 Les fonctionnalités des sélections de fiches
Toutes les sélections de fiches de biens physiques ont la même apparence :
Les filtres mis en place sont toujours affichés en bas à gauche et le nombre de fiches de la
sélection toujours en bas à droite.
Bouton
<créer une nouvelle fiche>
Voir chapitre « Création d’une nouvelle fiche de bien physique ».
Bouton
<ouvrir une fiche>
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Sélectionnez la ligne matérialisant la fiche que vous souhaitez ouvrir et cliquez sur ce bouton ou
bien Double-cliquez sur cette ligne.
Bouton
<supprimer une fiche> (attention : toute suppression de fiche est définitive)
Sélectionnez la ligne correspondant à la fiche que vous souhaitez supprimer et cliquez sur ce
bouton. Après validation d’un message de confirmation, la fiche sélectionnée est supprimée.
Bouton
<rafraîchir l’affichage de la liste>
Cliquer sur ce bouton met à jour l’affichage de la liste suite aux modifications effectuées sur les
fiches le cas échéant.
Bouton
<mise en place de filtres>
Mettre en place des filtres consiste à définir des critères de restriction de façon à n’afficher que
les fiches répondant à ces critères. Les filtres sont notamment utilisés à des fins de recherche.
Il convient de :
 choisir le critère de filtre dans la liste puis valider le choix en cliquant sur <Ajouter> ;
 indiquer quelle(s) valeur(s) peut prendre ce critère :
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« supérieur à », « supérieur ou égal à », « inférieur à », « inférieur ou égal à » et « commence
par ».
Pour l’opérateur « égal à », sélectionnez les valeurs possibles dans la liste OU saisissez ces
valeurs dans la zone entourée.
Pour les autres opérateurs, il est impératif de saisir les valeurs dans la zone entourée, séparées
par des points virgules s’il y en a plusieurs.
Pour mettre en place plusieurs filtres différents, reprenez successivement toutes les étapes.
Bouton
<trier les fiches>
La boîte de dialogue suivante s’affiche alors :
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Il est donc possible de trier en croissant ou décroissant avec jusqu’à trois clés de tri
successives.
NB : pour effectuer un tri simple, il est parfois plus rapide de cliquer sur la rubrique voulue comme clé de tri dans
la ligne d’en-tête de la liste :
5.1.2 Les fonctionnalités du menu contextuel dans les sélections de
fiches.
Le menu contextuel apparaît lorsqu’un clic droit est effectué sur l’une des fiches de la sélection.
Les fonctionnalités proposées sont les suivantes :
5.1.2.1
Dupliquer
Si vous disposez de lots de biens homogènes, et que vous souhaitez néanmoins gérer
ces biens individuellement, vous pouvez créer une fiche type et la dupliquer en
plusieurs exemplaires. Si cela est nécessaire, vous pouvez ensuite modifier chacune de
ces fiches.
Pour copier une fiche à un ou plusieurs exemplaires : cliquez sur la fiche à copier à
l'aide du bouton droit de la souris dans une sélection de fiches, puis choisissez
<Dupliquer>.
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Indiquez le nombre de copies souhaité dans la zone « Nombre de copies ».
Le cas échéant, indiquez le numéro que vous souhaitez attribuer à la première fiche
copiée dans la zone « A partir de », puis cliquez sur <OK>.
5.1.2.2
Imprimer une fiche
Pour effectuer une sortie papier de la fiche sélectionnée. En fonction de vos besoins, il
est possible de n’imprimer qu’une partie de la fiche :
Choisir ici « Immobilisations comptables » imprime la liste de toutes les fiches
d’immobilisations qui ont été rattachées à la fiche de bien physique sélectionnée.
Le paramétrage de l’impression s’effectue dans le menu [Fichier] [Configuration de
l’impression].
5.1.2.3
Imprimer toutes les fiches
Cette commande permet d’éditer tout ou partie de toutes les fiches présentes dans la
sélection à partir de laquelle vous avez lancé cette commande.
5.1.2.4
Supprimer toutes les fiches
Pour supprimer toutes les fiches présentes dans la sélection.
Attention : la suppression des fiches est définitive.
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Cette commande fait d’ailleurs apparaître deux messages de confirmation successifs. Veuillez bien contrôler que
toutes les fiches présentes dans la sélection ont vocation à être supprimées.
Pour plus de sécurité, il est possible de supprimer l’accès à cette fonctionnalité pour
certains utilisateurs.
5.1.3 Les sélections de fiches personnalisées
5.1.3.1
Création d’une sélection personnalisée
Choisissez [Salvia Patrimoine] [Sélections] [Biens physiques] [Listes par sélection].
Faites un clic droit et optez pour « Créer une nouvelle sélection » :
Choisissez un nom pour votre sélection en rapport avec son objet et mettez en place le
ou les filtres nécessaires pour ne grouper que les fiches qui vous intéressent.
Pour mettre en place un filtre, il convient de :
 Choisir le critère de filtre dans la liste puis valider le choix en cliquant sur « Ajouter ».
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 Indiquer quelle(s) valeur(s) peut prendre ce critère :
« commence par ».
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Ici, par exemple, un seul filtre sur la rubrique Sous-nature=ordinateur a été mis en
place.
étapes.
La sélection personnalisée « Liste des ordinateurs » est maintenant inscrite dans l’arbre
de navigation dans [Salvia Patrimoine] [Sélections] [Listes par sélection] à la suite des
sélections personnalisées existantes :
Pour visualiser le contenu d’une sélection de fiches personnalisée, il suffit de doublecliquer dessus ou faire un clic droit « Visualiser la sélection ».
5.1.3.2
Modifier, dupliquer, renommer, supprimer une sélection personnalisée
Toutes ces fonctionnalités sont accessibles dans le menu contextuel en faisant un clic
droit sur la sélection personnalisée sur laquelle vous souhaitez travailler.
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5.1.3.3
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Classez et rangez vos sélections personnalisées
Les sélections personnalisées peuvent être nombreuses. Il devient alors utile voire
nécessaire de les classer en rubriques pour les retrouver plus facilement.
Salvia Patrimoine v5 vous offre la possibilité de créer des dossiers de classement, à la
façon de l’Explorateur de MS Windows.
Patrimoine] [Sélections] [Listes par sélection], faites un clic droit et choisissez « Créer
un nouveau dossier » :
(thématique, par utilisateur…). Vous pouvez ensuite choisir les sélections
personnalisées à classer et les stocker dans le dossier nouvellement créé en les faisant
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Vous obtenez par exemple un classement de ce type :
NB : sur Salvia Patrimoine, les sélections doivent être sélectionnées et déplacées une par une.
Rien ne vous empêche de créer des sous-dossiers dans les dossiers si besoin et bien
sûr de renommer et déplacer les dossiers.
Attention : la suppression d’un dossier entraîne la suppression définitive de l’ensemble des sélections
personnalisées incluses dans le dossier. Un message d’avertissement apparaît d’ailleurs lorsque vous vous
apprêtez à supprimer un dossier.
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6 Import de biens physiques
La fonctionnalité d’import de biens physiques vous offre la possibilité de créer de nouvelles fiches de biens
physiques à partir d’informations contenues dans un fichier normé au format texte. Nous vous conseillons
vivement de définir précisément les modalités de traitement du fichier d’import avant de procéder aux
imports de biens physiques proprement dits.
6.1 Paramétrage de l’import des biens physiques
Ce paramétrage vous permet de choisir quelles sont les informations relatives aux biens physiques que
vous allez importer dans Salvia Patrimoine. Cliquez sur [Inventaire] [Paramétrage de l’import des biens
physiques] pour afficher l’écran suivant :
Vous pouvez attribuer tout ou partie des trois statuts suivant à chaque rubrique ou colonne :

Modifiable : le contenu de la rubrique modifiable peut être changé ou supprimé dans la boîte de
dialogue « Import de biens physiques » avant la création effective de la fiche de bien physique.

A importer : si vous décochez « A importer », le contenu de la rubrique est affiché dans la boîte
de dialogue « Import de biens physiques » mais n’est pas pris en compte au moment de la
création de la fiche de bien physique.

A visualiser : le contenu des rubriques pour lesquelles « A visualiser » est coché est masqué au
niveau de la boîte de dialogue « Import de biens physiques ».
Par défaut, toutes les rubriques sont cochées dans les trois colonnes.
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6.2 Structure du fichier texte
Le tableau suivant présente la structure du fichier à respecter, c’est-à-dire les rubriques contenues dans
ce fichier, leur ordre et leur format. Les rubriques sont séparées entre elles par des « ; ». L’absence
d’une ou plusieurs rubriques n’est pas bloquante pour procéder à l’import de données dans Salvia
Patrimoine.
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Chaque ligne représente une fiche de bien physique :
Ordre
Rubrique Salvia Patrimoine
Format
Taille max.
1
Libellé
A
50
2
N° immat
A
30
3
Nature
A
10
4
Sous-nature
A
10
5
Service gestionnaire
A
10
6
Service utilisateur
A
10
7
Quantité
N
10
8
Modèle
A
20
9
Marque
A
20
10
Type
A
20
11
Date 1
D
10
12
Date 2
D
10
13
Date 3
D
10
14
Alphanum 1
A
10
15
Alphanum 2
A
10
16
Numérique 1
N
10
17
Numérique 2
N
10
18
Numérique 3
N
10
19
Alphanum 3
A
10
20
fournisseur
A
15
21
Service acheteur
A
10
22
N° d’engagement
A
15
23
Date d’engagement
D
10
24
N° de bon de commande
A
15
25
Prix de réf
N
12:2
26
Prix de réf TTC
N
12:2
27
N° de bon de livraison
A
15
28
Date de livraison
D
10
29
N° de facture
A
15
30
Date de mise en service
D
10
31
Type de site
A
10
32
Site
A
10
33
Bâtiment
A
10
34
Pièce
A
10
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6.3 Intégration du fichier texte
Il convient de passer par la commande [Fichier] [Importer] [Biens physiques] :
Indiquez l’emplacement et le nom du fichier contenant la liste des biens physiques à intégrer dans la
base. Une fois le fichier sélectionné, Salvia Patrimoine affiche la fenêtre suivante :
Tous les biens physiques inclus dans le fichier sont listés et affichés dans la boîte de dialogue. Seules
les rubriques configurées en « visualisables » s’affichent. Le contenu des rubriques paramétrées en
« non modifiables » apparaît en blanc sur fond bleu.
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Vous pouvez modifier le contenu des rubriques modifiables, supprimer les lignes correspondant à des
biens que vous ne souhaitez pas créer. Pour créer des fiches de biens physiques, sélectionnez et
validez les lignes correspondant aux biens que vous souhaitez ajouter à la base des biens physiques.
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Les commandes suivantes sont à votre disposition :
Pour
Supprimer une ligne
Cliquez
sur
Remarque
Vous devez avoir sélectionné la ligne auparavant. Cliquez
ensuite sur Oui dans la boîte de message qui apparaît.
Mettre la liste à jour.
Vous pouvez alors visualiser les dernières modifications.
Sélectionner / Désélectionner
Ce bouton permet successivement de sélectionner /
toutes les lignes
désélectionner toutes les lignes. Pour ne sélectionner
qu’une partie des lignes, utilisez la colonne « Importer »
avec les cases à cocher.
Importer les lignes
Vous importez dans la base des biens physiques les lignes
que vous avez conservées et sélectionnées.
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7 Utilisation du Terminal Portable (TP)
7.1 Impression des étiquettes de codes à barres (utilisateurs
en possession de l’imprimante Zebra)
Vérifiez au préalable les points suivants :

le rouleau d’étiquettes de codes à barres doit être correctement mis en place ;

le rouleau encré d’impression doit être bien installé ;

branchements de l’imprimante : vérifier l’alimentation et la connexion à votre ordinateur via le
port Série.
Pour plus d’informations sur l’installation et la configuration de l’imprimante d’étiquettes codes à barres,
il convient de se reporter au manuel fourni avec l’imprimante.
Les étiquettes codes à barres servent à identifier les biens que vous aurez retenus dans la définition de
votre périmètre d’inventaire, mais aussi à repérer les pièces définies dans la table Pièces.
Menu : [Inventaire] [Impression des étiquettes CAB]
Étiquette de départ :

Indiquer le numéro de départ de la série d’étiquettes que vous souhaitez éditer.

Nombre d’étiquettes : saisissez le nombre d’étiquettes que doit comporter la série.
Salvia Patrimoine affiche alors un message de confirmation récapitulant votre demande :
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Chaque code à barres doit en principe être associé à un numéro unique. Salvia Patrimoine vous laisse
la possibilité d’imprimer plusieurs fois le même numéro en codes à barres mais vous alerte avec un
message.
7.2 Nouveau terminal portable SYMBOL MC 3000
La base des biens physiques est régulièrement alimentée, mise à jour à travers la saisie de nouvelles
fiches de biens physiques (procédure de saisie détaillée dans le chapitre « Les sélections de fiches »).
La base de données Salvia Patrimoine peut aussi être complétée à partir des données récoltées sur le
terrain à l’aide du terminal portable (on parle alors d’ « inventaire initial »). La prise en compte en
inventaire de nouveaux biens est également possible avec le terminal portable
Le terminal portable est aussi utilisé pour scanner les biens afin de valider leur présence et leur
localisation géographique. Les informations issues du terrain peuvent alors mettre à jour la base de
données (on parle alors d’ « inventaire de contrôle »).
7.2.1 Paramétrage du programme SAGE2
Le programme SAGE2 est nécessaire pour gérer les communications entre le Terminal
Portable et la base de données Salvia Patrimoine qui s’effectuent dans les deux sens :

Salvia Patrimoine vers le Terminal Portable : transmission des fichiers de paramétrage
vers le Terminal

Terminal Portable vers Salvia Patrimoine : envoi des fichiers contenant les données
d’inventaire récoltées sur le terrain vers Salvia Patrimoine
Le programme SAGE2 est à installer en même temps que le lecteur Code à barres SYMBOL
MC 3000.
Afin de pouvoir synchroniser le matériel code à barres avec mon poste de travail, l’installation de
l’application ACTIV SYNC est nécessaire.
7.2.2 Téléchargement du logiciel de synchronisation ActiveSync
Eteignez l’appareil mobile et déconnectez-le de votre ordinateur.
Téléchargez la dernière version du logiciel ActiveSync 4.5 sur le site de Microsoft
(http://www.microsoft.fr et http://search.microsoft.com pour effectuer la recherche)
Suivez les étapes pour télécharger le logiciel. Il est possible qu’on vous propose de télécharger
plusieurs fichiers, téléchargez le fichier setup.msi.
7.2.3 Utilisation d’ActiveSync
Installez ActiveSync 4.5 (avec le fichier que vous venez de télécharger) en suivant les étapes.
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Lancez ActiveSync puis allez dans le menu Fichier > Paramètres de connexion. L’icône
d’ActiveSync doit être grisé (aucun appareil mobile connecté)
Sélectionnez le type de connexion que vous utiliserez pour connecter votre appareil mobile à
votre ordinateur. Cochez les cases Afficher l’icône d’état dans la barre des tâches et Ouvrir
ActiveSync lorsque l’appareil se connecte, puis cliquez sur Ok.
Allumez votre appareil mobile et connectez-le à votre ordinateur. Une fenêtre devrait s’ouvrir
pour établir un nouveau partenariat. Si ce n’est pas le cas, répétez l’opération.
Cochez la case Oui puis cliquez sur suivant. Cochez uniquement la case à côté de Fichiers à
synchroniser, cela va créer un dossier de synchronisation sur votre ordinateur dans lequel
vous devrez mettre les fichiers à synchroniser (WindowsCE My Documents sur votre bureau).
Vous pouvez sélectionner d’autres types d’informations à synchroniser si vous en avez. Cliquez
sur suivant et terminez l’assistant. L’icône d’ActiveSync devrait passer en vert.
Pour synchroniser des fichiers sur votre appareil mobile, ajoutez les dans le dossier de
synchronisation qui a été créé à l’étape précédente et cliquez sur Synchroniser. Vous pouvez
également modifier les fichiers et cliquer sur Synchroniser (normalement ActiveSync détecte
automatiquement la modification ou l’ajout d’un fichier et effectue l’opération). Si une opération
de synchronisation est nécessaire l’icône d’ActiveSync est orangé.
Les fichiers que vous avez synchronisés se trouvent dans le dossier My Documents de votre
appareil mobile.
7.2.4 Installation du logiciel de gestion sur le terminal portable code à
barres
Lancez ActiveSync et synchronisez l’appareil mobile avec votre ordinateur (choisir
UNIQUEMENT la synchronisation de fichiers et décocher la synchronisation Outlook).
Double cliquez sur le fichier d’installation SAGE2
Un message va s’afficher en vous demandant si vous voulez installer le logiciel en utilisant le
répertoire par défaut de l’application, cliquez sur oui.
Si vous n’avez plus assez de place sur votre mémoire principale, sélectionner la mémoire sur
laquelle vous voulez installer le logiciel (Application dans le menu déroulant). L’espace
nécessaire pour installer le programme est indiqué. Cliquez sur ok pour lancer la procédure
d’installation. Enregistrez sur Application
Une fenêtre va s’afficher sur votre ordinateur vous demandant de vérifier si une étape
supplémentaire est nécessaire sur votre ordinateur. Cliquez sur ok. Le logiciel est ensuite
installé sur le lecteur mobile.
Cliquez sur Terminer.
Sur le Terminal portable, vous pouvez lancer le programme à partir du Menu démarrer ->
Programs.
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7.3 Paramétrage du terminal portable
Pour paramétrer le Terminal Portable, deux étapes sont nécessaires :

Définir la procédure d’inventaire,

Intégrer dans le Terminal Portable le paramétrage Salvia Patrimoine.
7.3.1 Définition de la procédure d’inventaire
Installez le fichier SAGECFG.EXE sur un poste bureautique qui vous servira de liaison
ActivSync.
Démarrez l’application SAGECFG.EXE et remplissez les champs dans l’ordre de saisie du haut
vers le bas et de gauche à droite.
La coche « Valeur mémorisée » permet de conférer un caractère rémanent à l’affichage de
l’information : les valeurs renseignées pour le champ ne seront donc pas remises à blanc à
chaque validation de fiche.
Le bouton « FICHIER » vous permet de générer le fichier de configuration et de quitter
l’application. Le fichier CFG est créé par défaut dans C:\My Documents
Ce fichier permet d’organiser la procédure d’inventaire.
Il est possible de générer plusieurs fichiers afin d’adapter l’inventaire aux objectifs recherchés
(inventaire initial ou de contrôle) et aux sites de l’inventaire (Ecole, Hôtel de ville, Gymnase…).
7.3.2 Paramétrage du Terminal Portable
Le paramétrage du Terminal Portable nécessite deux éléments :
 le fichier CFG
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 les tables Salvia Patrimoine.
Tous ces éléments devront être dans le fichier WindowsCE My Documents.
Fichier CFG
 Aller dans C:\My Documents
 Copier – Coller le fichier CFG pour le mettre dans WindowsCE My Documents.
Tables Salvia Patrimoine
 Dans l’application Salvia Patrimoine, aller dans le menu Table
 Faire un clic droit sur la table et Exporter
 Enregistrer la table dans WindowsCE My Documents.
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7.3.3 Lancement de l’application SAGE2 sur
Après l’affichage d’un « Splash » le menu suivant apparaît vous demandant de saisir un
numéro de terminal : le numéro saisi doit être STRICTEMENT différent de zéro.
Ce numéro sera stocké dans l’appareil et ne sera plus redemandé par la suite.
Affichage de l’écran de saisie
Les champs qui apparaissent sont ceux sélectionnés par le fichier de configuration SAGECFG
dans l’ordre de saisie.
Le pictogramme de validation permet d’ajouter une ligne au fichier de saisie.
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Dans le cas où un champ de saisie obligatoire ne serait pas rempli, un message demande de
compléter la saisie.
Lorsqu’une fiche est validée, les champs indiqués « mémorisé » ne sont pas mis à blanc.
En cas de saisie d’une fiche utilisant un numéro Inventaire ou Bien physique, vous ne pourrez
valider la fiche (message : Numéro Bien physique / Inventaire déjà utilisé, Impossible de
valider).
Un pictogramme après la table image du fichier de saisie permet de supprimer la ligne grisée.
En fin de saisie un fichier BPHXXX.INV permet de récupérer les informations XXX représentant
le numéro du terminal.
Ce fichier est créé par défaut dans le répertoire de synchronisation Wm_My Documents.
Couper – Coller le fichier BPHXXX.INV pour le stocker dans un répertoire « Inventaire ».
Renommer le fichier en précisant la date et l’objet de l’inventaire.
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7.4 Utilisation du Terminal Portable
7.4.1 Transfert des données du Terminal Portable vers Salvia Patrimoine
La récupération des données se fait en deux temps :

Au niveau du Terminal Portable :
Vous transférez vos données du TP vers Salvia Patrimoine automatiquement à chaque dépose
du terminal portable sur son puits de dévidage. Le fichier « BPH001.INV » est alors transféré
vers votre poste, dans le dossier de transmission paramétré.

Au niveau de Salvia Patrimoine :
Menu : [Inventaire] [Import inventaire TP]
Il convient de récupérer le fichier correspondant au dernier dévidage : « BPH001.INV ».
Pour sauvegarder les fichiers provenant des dévidages successifs d’inventaires antérieurs,
renommez ces fichiers (ici, par exemple : BPH002).
7.4.2 Listes synthétiques des biens physiques issus du TP
Menu : [Inventaire] [Listes inventaires]
Ces états permettent de visualiser la liste des biens physiques ayant les particularités
suivantes :
 liste des biens conformes ;
 liste des biens déplacés ;
 liste des biens modifiés ;
 liste des nouveaux biens (pour l’inventaire initial) ;
 liste des biens disparus.
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Par exemple, la liste des nouveaux biens relevés sur le terrain avec le terminal portable et
absents de la base des biens physiques de Salvia Patrimoine fournit les résultats suivants :
Trente-six biens ont été recensés. Pour valider, c’est-à-dire effectivement intégrer ces biens
dans la base des biens physiques, l’utilisateur coche les cases de la colonne « Valider » en
face des biens concernés puis valide la totalité de ces choix avec le bouton « Valider ». Autant
de fiches de biens physiques que de lignes dans cet état sont alors créées dans la base.
Si ces biens n’ont pas vocation à être intégrés dans la base des biens physiques, il convient de
valider les lignes concernées et de choisir l’option « Supprimer ».
Si le nombre de biens physiques recensés sur le terrain est important, l’utilisateur a la
possibilité de réduire le nombre de lignes affichées en ne faisant apparaître que les lignes pour
lesquelles les biens physiques ne répondent qu’à un ou plusieurs critères définis dans la boîte
de dialogue « Sélection ».
Les manipulations sont équivalentes pour les listes des biens modifiés, déplacés ou conformes.
Pour chaque bien physique, toutes les modifications survenues sur celui-ci sont
successivement stockées dans l’onglet « Historique » de sa fiche.
En ce qui concerne la liste des biens modifiés
La liste des biens modifiés permet de visualiser tous les biens dont les caractéristiques
recensées par terminal portable sont différentes de celles contenues dans la base de données.
Or, en fonction du paramétrage effectué sur le terminal portable, toutes les caractéristiques d’un
bien ne sont pas saisies sur celui-ci. Toutes les caractéristiques non saisies vont donc
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apparaître en différence. En conséquence, pour que les données de la « liste des biens
modifiés » soient exploitables, il est nécessaire d’indiquer à Salvia Patrimoine quelles sont
exactement les caractéristiques qu’il doit comparer et afficher en rouge.
Ce paramétrage s’effectue dans le menu [Inventaire] [Paramétrage liste des inventaires] à
travers la boîte de dialogue suivante :
7.4.3 Historique des imports de fichiers
Menu [Inventaire] [Journal des imports] :
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Salvia Patrimoine intègre une fonction d’historique des imports de fichiers afin que vous
puissiez conserver une trace de tous les imports réalisés avec leurs dates ainsi que les noms et
emplacements des fichiers importés.
Il est nécessaire d’activer au préalable cet historique des imports en cochant la case « Activer
l’enregistrement des imports ».
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8 Menu Inventaire
8.1 Rapprochement des biens physiques et immobilisations
L’outil de rapprochement des biens physiques et des immobilisations a évolué. Il propose maintenant
automatiquement des liens entre biens physiques et immobilisations rapprochables en fonction des
filtres et des lois que vous définirez.
4 étapes constituent l’utilisation du module de rapprochement :
Étape 1 : le filtre sur les biens comptables
Étape 2 : le filtre sur les biens physiques
Étape 3 : le paramétrage des lois de rapprochement
Étape 4 : réalisation du rapprochement et validation du rapprochement
8.1.1
Étape 1 - Filtre sur les immobilisations comptables
Le filtre permet de réduire le périmètre de référence pour le rapprochement. Cette étape n’est
pas obligatoire mais grandement conseillée afin que le volume de biens concernés ne soit pas
trop important.
Pour cela, il convient d’effectuer les sélections appropriées dans la boite de dialogue (égal à,
différent de, supérieur, supérieur à, inférieur, inférieur à, commence par), puis cliquez sur OK.
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Indiquez les plages de valeurs séparées par des tirets (-) ; et plusieurs valeurs ou plages de
valeurs séparées par des points virgules (;).
Sélectionnez autant d’éléments de sélection que nécessaire.
Pour retirer le dernier filtre défini, cliquez sur « Retirer ».
Pour retirer tous les filtres définis, cliquez sur « Réinitialiser ».
8.1.2
Étape 2 - Filtre sur les biens physiques
Le filtre permet de réduire le périmètre de référence pour le rapprochement. Cette étape n’est
pas obligatoire mais grandement conseillée afin que le volume de biens concernés ne soit pas
trop important.
Pour cela, il convient d’effectuer les sélections appropriées dans la boite de dialogue (égal à,
différent de, supérieur, supérieur à, inférieur, inférieur à, commence par), puis cliquez sur OK.
Indiquez les plages de valeurs séparées par des tirets (-) ; et plusieurs valeurs ou plages de
valeurs séparées par des points virgules (;).
Sélectionnez autant d’éléments de sélection que nécessaire.
Pour retirer le dernier filtre défini, cliquez sur « Retirer ».
Pour retirer tous les filtres définis, cliquez sur « Réinitialiser ».
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Astuce : Si une zone n’est pas renseignée pour tous les biens (par exemple : la zone marque n’est
renseigné que pour N biens sur la totalité des biens de la base) ; il conviendra pour considérer que les biens
qui ont une marque d’appliquer la formule suivante : « Marque > 0 ou Marque > (à espace) ».
8.1.3
Étape 3 - Les lois de rapprochements
La ‘Gestion des lois’ permet de créer, modifier ou supprimer les lois (itérations). Autant de lois
que possible peuvent être créées.
A partir de la liste de gauche, l’utilisateur pourra sélectionner le (ou les) lois qu’il désire. Cette
action enverra le nom de la loi choisie dans la liste de droite. Ainsi, la liste de droite contiendra
les lois à appliquer pour rapprocher les immobilisations et les biens physiques.
Les lois seront appliquées ensembles en considérant que l’opérateur de liaison est « ET » et
non « Ou ».
L’ajout de lois dans lois sélectionnées reste possible tant que candidats comptables potentiels
« OU » candidats physiques potentiels est > 0.
Comment créer une loi : Appuyer sur l’icône ‘Créer’ puis sélectionner les critères communs entre
les biens comptables et les biens physiques au travers desquels vous souhaitez que le
rapprochement soit effectué.
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Comme par exemple : Création des lois suivantes :
Loi 1 : identification
: Site
Critère comptable
: Site (choix = Artois)
Opérateur
:=
Critère physique
: Site (choix = Artois)
: Sous nature
Critère comptable : Sous nature (choix = Ordinateur)
Opérateur
:=
Critère physique
: Sous nature (choix = Ordinateur)
: Marque
Critère comptable : Désignation
Opérateur
: Contient
Critère physique
: Marque
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Dans l’écran de droite, la sélection de ces trois lois sera appliquée de la façon suivante : seront
sélectionnés les candidats comptables et physiques qui ont le même Site (Artois) ET la sous
nature (Ordinateur) et dont la désignation contient une marque (elle-même existante dan la
zone marque des biens physiques).
Ces 2 zones de quantité s’alimentent en fonction des lois sélectionnées au travers des zones
quantités résiduelles comptables et physiques.
Actions complémentaires :
« Précédent » : Permet de revenir à l’étape précédente
« Terminer » : Ferme les phases de filtre et de paramétrage des lois et ouvre l’étape 4
d’affichage du rapprochement.
« Annuler » : Ferme la fenêtre de rapprochement
« Aide » : Affiche l’aide (ce document)
8.1.4
Étape 4 - Réalisation et Validation du rapprochement
L’affichage des biens est le résultat des actions, sur les filtres et les lois sélectionnées, menées
sur les étapes précédentes. Aussi en fonction de tels filtres et telles lois, il a été trouvé ces
candidats physiques pour ces candidats comptables. Par défaut, les fiches seront triées par
ordre décroissant de date d’entrée pour les biens comptables et par ordre décroissant de date
de mise en service pour les biens physiques.
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Pour rapprocher le bien comptable du bien physique, il convient de cliquer sur sélectionner la
ligne côté comptable et de faire la même chose côté physique ; Puis de cliquer sur
Rapprocher :
Cette action de rapprochement relie automatiquement les lignes sélectionnées et bascule dans
la fenêtre « rapprochement » les rapprochements sélectionnés. Une fois rapprochées les lignes
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disparaissent de la partie gauche de l’écran et les lignes suivantes remontent vers le haut de la
grille.
Le fait de valider les éléments sélectionnés affirme le rapprochement des biens au sein de
l’application.
Précision sur le rapprochement dit automatique :
A l’issue de l’étape N°3, si les lois sélectionnées permettent un rapprochement automatique
certain, l’étape 4 ne sera pas proposée. En cliquant sur le bouton terminer, l’étape 5 s’affichera
automatiquement.
Ce cas est possible uniquement lorsque dans les lois sélectionnées, il y a :
Nature biens comptables = nature biens physiques
ET
N° de commande comptable = N° de commande physique
Ou
N° d’engagement comptable = N° d’engagement physique
8.2 Initialisation automatisée de la liste des biens physiques
Cette fonctionnalité n’est à utiliser que sous certaines conditions :

la base des immobilisations est à jour pour les biens meubles, notamment, les sorties ont bien
été constatées ;

le niveau de découpage des fiches d’immobilisations est suffisamment fin pour les matériels et
mobiliers. Cela implique l’utilisation de sous-natures précises.
En effet, si ces conditions ne sont pas remplies, la base des biens physiques ainsi constituée ne sera
pas utilisable pour une gestion d’inventaire efficace.
Après sélection de la fonctionnalité [Inventaire] [Initialisation des biens physiques], Salvia Patrimoine
affiche l’écran suivant :
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
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Le bouton <Filtre immo.> sert à ne sélectionner qu’une partie de la base des immobilisations
pour n’initialiser la base des biens physiques que sur une partie des immobilisations.

Rubriques « Service gestionnaire » et « service utilisateur » : il y a lieu de préciser avec quelle
rubrique vous souhaitez alimenter ces notions de service au niveau des fiches de biens
physiques : Direction ou Service.

Choisissez ensuite avec quelles informations vous souhaitez alimenter par défaut les rubriques
« Etat » , « Statut inventaire » et « Date dernier inventaire » pour l’ensemble des fiches de
biens physiques à créer.

Zone « Options d’initialisation » en partie basse de la fenêtre : la première option n’est à utiliser
que si vous avez utilisé la notion de multi-localisation pour situer précisément vos lots
d’immobilisations. Pour une fiche d’immobilisations gérées en lot, la validation de la première
option créera autant de fiches de biens physiques que vous avez renseignés de multilocalisation. Le choix de la seconde option créera un nombre de fiches de biens physiques égal
à la quantité résiduelle.
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9 Restitution des informations : les états
9.1 Modalités d’utilisation des états
Salvia Patrimoine permet de générer des états sur les biens physiques prédéfinis et de créer des états
personnalisés fondés sur vos propres requêtes.
9.1.1 Affichage d’un état prédéfini sur les biens physiques
Les états du module de gestion des biens physiques sont stockés dans l’onglet « Analyse » de
l’arbre de navigation :
Les états sont regroupés de manière thématique dans les trois grandes rubriques suivantes :

Structure du patrimoine comptable et physique : ces trois états fournissent une analyse
détaillée de la structure de vos patrimoines immobilier et mobilier.

Inventaire physique : cette rubrique contient principalement les catalogues de tables à
utiliser conjointement au Terminal Portable sur le terrain.

Tableaux de bord : les tableaux de bord d’analyse vous renseignent sur les flux
d’entrées et sorties de vos biens physiques, les taux de renouvellement.
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Tous ces états font l’objet d’une présentation détaillée au chapitre suivant « Présentation des
états du module de gestion des biens physiques ».
Pour développer un niveau de l'arborescence, cliquez sur +.
Pour réduire un niveau de l'arborescence, cliquer sur -.
Pour sélectionner un élément, cliquez dessus.
9.1.1.1
Ouverture d’un état
Sélectionnez un état dans la liste des états disponibles, puis double-cliquez sur l’état ou
faites un clic droit et sélectionnez « Lancer l’état ».
Indiquez l'exercice voulu dans la zone Exercice ou la période voulue (du 01/01/N au
31/12/N) ou, pour éditer un état partiel, indiquer la date de fin de l'état ; l'état couvrira
alors la période comprise entre le 01/01/N et la date de fin indiquée.
Pour afficher les fiches une à une en fonction des critères de tri et de totalisation
sélectionnés, cochez la case à cocher Forme détaillée ou, pour afficher les totaux sans
le détail des fiches, en fonction des critères de tri et de totalisation sélectionnés,
annulez la sélection de la case Forme détaillée.
9.1.1.2
Pour faire figurer les fiches fictives dans l'état
Cochez la case Fiches fictives.
Cliquez sur OK.
Sélectionnez les options appropriées dans les onglets Filtre et Totalisation, puis cliquez sur OK.
9.1.2 Triez les lignes de votre état
, la boîte de dialogue suivante s’affiche :
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Vous avez la possibilité de trier votre état en choisissant jusqu’à trois clés de tri, dans l’ordre
croissant ou décroissant pour chacune de ces clés. Les clés de tri proposées correspondent
aux rubriques des colonnes de l’état.
9.1.3 Impression d’un état
Lorsque la fenêtre de l'état est active, cliquez sur
ou choisissez Imprimer dans le menu
Fichier, la boîte de dialogue suivante s’affiche :
Vous retrouvez les paramétrages classiques d’impression, dont notamment le choix de
l’imprimante, des pages à éditer… Une fonction d’aperçu avant impression a été ajoutée dans
Salvia Patrimoine v5 : elle est accessible en cliquant sur
:
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La fenêtre représentant cet aperçu peut naturellement être agrandie de manière significative.
9.1.4 Export, enregistrement et ouverture d’un état
Vous avez la possibilité d’exporter un état Salvia Patrimoine vers un tableur tel que Excel. Il est
également possible d’enregistrer un état affiché, puis de l'ouvrir ultérieurement.
9.1.4.1
Exporter un état vers une feuille Excel
Quand l’état est ouvert, cliquez sur le bouton
pour afficher la boîte de dialogue
suivante :
L’état affiché dans Excel prend l’apparence suivante :
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Les données chiffrées sont au format nombre : vous pourrez facilement les réutiliser
dans des formules de calcul.
9.1.4.2
Enregistrer un état
Vous avez également toujours la possibilité d’enregistrer votre état en utilisant la
fonctionnalité Enregistrer sous du menu[Fichier].
Indiquez l'emplacement et le nom du fichier vers lequel exporter l'état dans les zones
Dans et Nom.
Sélectionnez Fichier Excel (xls) dans la boîte à liste déroulante Type, puis cliquez sur
Enregistrer. L’état ainsi enregistré pourra être récupéré dans Excel. Pour l’exploiter
dans Excel, sélectionnez toutes les protections.
Cette récupération sous Excel est compatible avec toutes les versions Excel 97 et
supérieures.
Il est possible aussi d’enregistrer un fichier au format binaire (.ss3), ouvrable avec
Salvia Patrimoine.
9.1.4.3
Pour ouvrir un état enregistré
Choisissez Ouvrir dans le menu Fichier.
Indiquez le nom et l'emplacement du fichier de l'état dans la boîte de dialogue Ouvrir un
état, puis cliquez sur OK.
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L'état apparaît. Les données qu'il contient ne sont pas mises à jour ; il s'agit de celles
en cours lors de l'enregistrement de l'état.
9.2 Sélection des informations
9.2.1 Sélection
Filtrez les informations apparaissant dans les états ou dans les listes. Ne faites apparaître que
les éléments répondant aux critères que vous définissez en fonction de vos besoins.
9.2.1.1
Pour filtrer les informations apparaissant dans un état
Sélectionnez l'onglet Filtre de la boîte de dialogue appropriée.
Sélectionnez l'élément sur lequel effectuer la sélection, puis cliquez sur Ajouter (ou
Double-cliquez sur cet élément).
Une boîte de dialogue apparaît :
Voir aussi :
 Sélection par champ numérique ou par caractère
 Sélection par élément d'une table
 Sélection de type Oui/Non
 Sélection par date
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Effectuez les sélections appropriées dans la boîte de dialogue (égal à, différent de,
supérieur à, supérieur ou égal à, inférieur à, inférieur ou égal à ou commence par), puis
cliquez sur OK.
Indiquez des plages de valeurs séparées par des tirets (-), et plusieurs valeurs ou
plages de valeurs séparées par des points virgules (;).
Sélectionnez autant d'éléments de sélection que nécessaire.
Pour retirer le dernier filtre défini, cliquez sur Retirer le dernier.
Pour retirer tous les filtres définis, cliquez sur Tout retirer.
9.2.2 Sélection par champ numérique ou par caractère
Filtrer les informations selon différents filtres ; Une fois une clé de sélection de type numérique
ou alphanumérique sélectionnée, une boîte de dialogue apparaît.
9.2.2.1
Sélectionnez un opérateur dans la boîte à liste déroulante située en haut de la boîte de
dialogue.
Indiquez la valeur servant de référence à l'opérateur dans la zone de saisie située en
Cliquez sur OK.
9.2.3 Sélection par élément d’une table
Filtrez les informations selon différents filtres. Après avoir choisi un critère de filtre
correspondant à une rubrique reliée à une table de données, une boîte de dialogue apparaît.
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9.2.3.1
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Sélectionnez un ou plusieurs éléments dans la liste située en haut de la boîte de
dialogue.
Le cas échéant, sélectionnez un opérateur dans la boîte à liste déroulante située au
milieu de la boîte de dialogue, puis indiquez la valeur servant de référence à l'opérateur
dans la zone de saisie située en bas de la boîte de dialogue.
Sélectionnez par exemple les codes supérieurs à 100, différents de 5 ou commençant
par 23.
Cliquez sur <OK>.
9.2.4 Sélection de type Oui/Non
Filtrez les informations selon différents filtres. Une fois une clé de sélection de type oui ou non
sélectionnée, présence ou absence, une boîte de dialogue apparaît :
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9.2.4.1
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Pour que les fiches apparaissant dans l'état contiennent l'élément sélectionné, cochez
sur Oui ou, pour que les fiches apparaissant dans l'état ne contiennent pas l'élément
sélectionné, cochez Non.
Cliquez sur <OK>.
9.2.5 Sélection par date
Filtrez les informations selon différents filtres. Une fois le critère de filtre de type date
sélectionné, une boîte de dialogue apparaît :
9.2.5.1

Sélectionnez un opérateur dans la liste déroulante située en haut de la boîte de
dialogue.

Indiquez la date sur laquelle porte l'opérateur dans la liste déroulante située au

Cliquez sur <OK>.

Exemple : pour sélectionner les biens dont la date d'entrée de l'onglet
« Juridique » est comprise entre le 23/09/2002 et le 23/09/2003 inclus :

double-cliquez sur Date d'entrée dans la boîte de dialogue Filtre ;

sélectionnez Supérieur ou égal à dans la liste déroulante du haut ;


cliquez sur OK ;

double-cliquez sur Date d'entrée ;

sélectionnez Inférieur ou égal à dans la liste déroulante du haut ;


cliquez sur <OK>.
9.3 Sélection d’un agrégat

Les états pour lesquels un agrégat devra être indiqué sont les suivants :
79/101

structure du patrimoine mobilier et autre ;

structure du patrimoine physique.
juin 2015
Choisir un ou plusieurs agrégat(s), c’est choisir quelle(s) rubrique(s) fera(ont) l’objet d’une étude
détaillée, c’est-à-dire de la présentation d’informations statistiques précises :
Les tranches d’âges doivent être paramétrées par l’utilisateur au préalable dans [Paramètres] [Tranches
d’âges] :
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Saisissez sur chaque ligne les bornes voulues pour définir vos tranches d’âges en commençant par le
bas. Une fois que vous avez terminé, cliquez sur <Valider>.
9.4 Définition d’un axe d’analyse
Les états suivants proposent le choix d’un ou plusieurs axes d’analyse :

projections budgétaires de renouvellements ;

taux de renouvellements par axes d’analyse ;

flux d’entrée/sortie ;

ratio/effectif ;

évolution des valeurs d’acquisition.
La boîte de dialogue « Axe d’analyse » a l’apparence suivante :
L’axe d’analyse correspond à un premier niveau de totalisation : les données sont calculées et
présentées dans cet exemple pour chacun des services gestionnaires concernés le cas échéant.
Choisissez ensuite si les renseignements doivent être totalisés par nature ou par sous-nature pour
chaque axe d’analyse (chaque service gestionnaire dans cet exemple).
9.5 États personnalisés
Salvia Patrimoine dispose d'un générateur d'états avec lequel vous pouvez créer toutes sortes d’états
personnalisés qu’il est possible d’ouvrir à tout moment. Un état personnalisé est associé au nom de son
créateur.
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Les états personnalisés sont situés dans l’onglet « Analyse » de l’arbre de navigation à la suite des
états comptables :
9.5.1 Création d’un état personnalisé à partir d’un état comptable standard
Si vous appliquez régulièrement les mêmes filtres et/ou les mêmes totalisations à certains états
comptables standards, nous vous recommandons de mémoriser ces filtres et totalisations en
créant des états personnalisés comptables bâtis sur les états dont vous avez besoin.
9.5.1.1
Pour créer un état personnalisé à partir d'un état comptable standard
Faites un clic droit sur « Etats comptables » dans la rubrique « Etats comptables
personnalisés » et choisissez Nouvel état comptable. La liste des états comptables
standards existant apparaît :
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Choisissez ici à partir de quel état vous souhaitez construire votre état personnalisé.
Validez par <OK>. La fenêtre suivante s’affiche :
saisissez un commentaire dans la zone Commentaire.
Pour ne faire apparaître dans l'état que les champs répondant à certains critères,
effectuez les sélections nécessaires dans l'onglet « Filtre ». Ici, par exemple :
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Sélectionnez les agrégats adéquats en fonction de ce que vous souhaitez représenter.
Pour l’état « Analyse matériel informatique par sous-nature », l’agrégat retenu est
« Sous-nature » :
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Cliquez sur <OK>.
dans la rubrique « Etats comptables » de « Etats comptables personnalisés » :
Pour lancer l’état, il suffit de double-cliquer dessus ou de faire un clic droit et choisir
Lancer l’état.
9.5.1.2
9.5.1.3
9.5.1.4
Cliquez dessus à l'aide du bouton droit de la souris, puis choisissez Supprimer. Un
message de confirmation apparaît.
9.5.1.5
Classez et rangez vos états personnalisés comptables
Salvia Patrimoine v5 vous offre la possibilité de créer des dossiers de classement pour
Patrimoine] [Etats] [Etats comptables personnalisés] [Etats comptables], faites un clic
(thématique, par utilisateur…). Vous pouvez ensuite sélectionner les états
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9.5.2 Création d’un état personnalisé utilisateur
Avec ce type d’état, c’est vous-même qui en plus des filtres et des totalisations choisissez les
colonnes correspondant aux données que vous souhaitez faire ressortir dans l’état.
9.5.2.1
Faites un clic droit sur « Etats utilisateurs » sous la rubrique « Etats comptables
personnalisés » et choisissez Nouvel état utilisateur. La liste thématique suivante
apparaît à l’écran :
Les types d’état disponibles pour les biens physiques sont au nombre de 4. Les
colonnes proposées au choix pour bâtir un état ne sont pas les mêmes en fonction du
type d’état. Le type d’état « Biens physiques/Immo. comptables » par exemple donne
accès à des rubriques sur les biens physiques et des rubriques sur les immobilisations.
Sélectionnez un type d'état dans la boîte de dialogue États utilisateurs, puis cliquez sur
OK ou double-cliquez sur un type d'état.
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entrez un commentaire dans la zone Commentaire.
Cliquez sur l'onglet « Colonnes », puis sélectionnez les colonnes à faire figurer dans
l'état, à l’aide de la flèche gauche-droite ou en double-cliquant dessus.
L'ordre des colonnes dans la zone Colonnes sélectionnées sera celui des rubriques de
l'état. Par défaut, toutes les colonnes représentant un montant seront cependant
placées en fin de liste. Pour déplacer une colonne dans cette zone, sélectionnez-la,
puis faites la glisser.
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Pour ne faire apparaître dans l'état que les colonnes répondant à certains critères,
effectuer les sélections nécessaires dans l'onglet Filtre.
Pour sélectionner les totaux apparaissant dans un état, effectuer les sélections
Cliquez sur <OK>.
dans la rubrique « Etats utilisateurs » de « Etats comptables personnalisés » :
Pour lancer l’état, il suffit de double-cliquer dessus ou de faire un clic droit et choisir
Lancer l’état.
88/101
9.5.2.2
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Choix des libellés à la place des codes dans un état personnalisé
utilisateur
Au moment du lancement d’un état personnalisé utilisateur, vous pouvez choisir l’option
« Afficher les libellés » pour que les libellés des rubriques (rubriques liées à des tables)
soient affichés à la place des codes des rubriques à l’intérieur des colonnes concernées
de l’état. Cela permet d’obtenir plus de lisibilité.
9.5.2.3
9.5.2.4
9.5.2.5
Cliquez dessus à l'aide du bouton droit de la souris, puis choisissez Supprimer. Un
message de confirmation apparaît.
Les états personnalisés que vous avez créés peuvent être lancés à tout moment. Ces
états présentent les données à jour au moment de leur lancement.
Pour modifier les filtres ou les totalisations d'un état personnalisé, cliquez dessus à
l'aide du bouton droit de la souris, puis choisissez Propriétés. Répétez ensuite les
étapes ci-dessus.
9.5.2.6
Classez et rangez vos états personnalisés utilisateurs
Salvia Patrimoine v5 vous offre la possibilité de créer des dossiers de classement pour
Patrimoine] [Etats] [Etats comptables personnalisés] [Etats utilisateurs], faites un clic
(thématique, par utilisateur…). Vous pouvez ensuite sélectionner les états
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10 Présentation des états du module de gestion des
biens physiques
Les états standards propres au module de gestion des biens physiques se répartissent en trois grandes
catégories :
 structure du patrimoine comptable et physique ;
 inventaire physique ;
 tableaux de bord.
10.1
États de structure du patrimoine comptable et physique
Les états de structure du patrimoine vous indiquent comment se répartissent vos terrains,
constructions, réseaux, matériel et mobilier en termes d’ancienneté (tranches d’âges), de localisations
(type de site, ville) et de critères analytiques (services, natures, sous-natures, comptes).
10.1.1 Structure du patrimoine immobilier et foncier
Rubrique
Utilisation
Type
État de structure du patrimoine
Biens concernés
Terrains, aménagements de terrains, constructions (fiches de type I
des immobilisations)
Agrégats
Tranches d’âges, types de sites et villes
Informations
Coûts d’origines, cumuls d’amortissements, valeurs nettes comptables,
affichées
surfaces et nombres de logements.
10.1.2 Structure du patrimoine mobilier et autre
Rubrique
Utilisation
Type
État de structure du patrimoine
Biens concernés
Matériels et mobiliers (fiches de type A des immobilisations)
Agrégats
Compte, fonction, opération, catégorie, famille, nature, sous-nature,
tranche d’âge, direction, service (au choix)
Informations
Coûts d’origines, cumuls d’amortissements, valeurs nettes comptables,
affichées
valeurs brutes.
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10.1.3 Structure du patrimoine physique
Rubrique
Utilisation
Type
Etat de structure du patrimoine
Biens concernés
Matériels et mobiliers (fiches de biens physiques)
Agrégats
Nature, sous-nature, tranche d’âge (au choix)
Informations
Quantité, prix HT, prix TTC
affichées
10.1.4 Représentation graphique des états de structure
Les données des trois états de structure du patrimoine peuvent être représentées
graphiquement sous forme de camemberts. Cliquez sur le bouton
pour afficher une
représentation graphique :
Dans la zone « Variables », choisissez la valeur que vous souhaitez représenter
graphiquement. La zone « Répartitions » vous permet de choisir selon quel agrégat la valeur
sera représentée. Le graphe ci-dessus fournit par exemple une analyse du coût d’origine par
sous-natures.
92/101
10.2
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États d’inventaire physique
Les états d’inventaire physique sont les catalogues. Il s’agit de listes de certaines tables de votre
paramétrage comme les sous-natures intégrant le code, le libellé et la transcription du code sous forme
de code à barres pour chaque entrée de la table. Les catalogues sont utiles lors de la saisie de vos
biens sur le terrain à l’aide du Terminal Portable (lecteur de codes à barres).
Voici un exemple de catalogue pour les sous-natures :
Les états « Etat des biens déplacés » et « Etats des biens disparus » ne fonctionnent qu’avec
l’ancien outil de gestion des étiquettes à codes barres « Percon ». Ils ont été conservés pour
des raisons de compatibilité.
10.2.1 Catalogue des sous-natures
Rubrique
Utilisation
Type
Catalogue de données
Données
Table Sous-nature
concernées
Informations
Codes, libellés, codes sous forme de codes à barres
affichées
10.2.2 Catalogue des services
Rubrique
Utilisation
Type
Données
Table Service
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concernées
Informations
affichées
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10.2.3 Catalogue des Alphanum1 (paramètre 1 alphanumérique)
Rubrique
Utilisation
Type
Données
Table Alphanum 1
concernées
Informations
affichées
10.2.4 Catalogue des Alphanum2 (paramètre 2 alphanumérique)
Rubrique
Utilisation
Type
Données
Table Alphanum 2
concernées
Informations
affichées
10.3
Tableaux de bord
Les tableaux de bord fournissent des indications sur la disponibilité, l’utilisation et les durées de
détention moyennes des biens physiques. Ils font aussi ressortir les flux d’entrées et sorties par
types de biens.
10.3.1 Projections budgétaires de renouvellements
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Rubrique
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Utilisation
Type
Tableaux de bord
Objet de l’état
Liste des biens physiques par nature / sous-nature pour chaque axe
d’analyse à renouveler compte tenu des fréquences (durées moyennes
de détention) de renouvellement saisies.
Informations
Libellé, n°bien, date de mise en service, prix et budget de
affichées
renouvellement (prix réactualisé en fonction des indices saisis dans la
table « indice de valeur à neuf »).
10.3.2 Taux de renouvellement par axe d’analyse
96/101
Rubrique
juin 2015
Utilisation
Type
Tableaux de bord
Objet de l’état
Calcule les durées moyennes de détention, restitue les entrées et
sorties des biens physiques sortis par nature / sous-nature pour chaque
axe d’analyse.
Informations
Libellé, n°bien, date de mise en service (entrée), date de sortie, prix et
affichées
durée moyenne de détention (nombre de jours s’écoulant entre la date
de mise en service et la date de sortie).
10.3.3 Flux d’entrée / sortie
Rubrique
Utilisation
Type
Tableaux de bord
Objet de l’état
Indique les flux d’entrées et sorties des biens physiques par nature /
sous-nature pour chaque axe d’analyse (services…).
Informations
N°bien, libellé, date de mise en service (entrée), date de sortie, prix,
affichées
nombre d’entrées et nombre de sorties.
10.3.4 Ratio / effectif
97/101
Rubrique
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Utilisation
Type
Tableaux de bord
Objet de l’état
Indique la quantité de biens physiques disponible par personne par
nature / sous-nature pour chaque axe d’analyse (services…).
Informations
Libellé, année de mise en service, n°bien, nombre de biens par
affichées
personne.
10.3.5 Évolution des valeurs d’acquisition
Rubrique
Utilisation
Type
Tableaux de bord
Objet de l’état
Affiche les prix de tous les biens physiques acquis sur la période
demandée par l’utilisateur.
Informations
N° bien, libellé, prix TTC d’acquisition pour chaque année de la période
affichées
demandée
Le bouton
donne accès à un graphe de type histogramme représentant la somme des
acquisitions annuelles et permettant de mieux apprécier l ‘évolution des investissements dans
le temps.
98/101
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11 Les outils de Salvia Patrimoine
11.1
L’outil de déménagement
Pour les organismes gérant la localisation de leurs biens au niveau de la pièce (du local), l’outil de
déménagement facilite la mise à jour des localisations des biens meubles lorsqu’un matériel ou un
meuble change de pièce.
Cliquez sur [Outil] [Déménagement], puis sélectionnez le ou les site(s) concerné(s) par le
déménagement :
La fenêtre suivante apparaît :
Toutes les pièces rattachées au(x) site(s) sélectionné(s) sont listées dans la partie gauche.
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Sélectionnez les biens qui ont déménagé et faites les glisser avec la souris vers la pièce de destination,
située dans la liste de gauche. Salvia Patrimoine vous demande alors de saisir la date du
déménagement :
Les informations de l’onglet Localisation ont alors été mises à jour.
11.2
Le journal des modifications
Une fois activé, le journal des modifications liste toutes les fiches – biens physiques et immobilisations –
qui ont été créés, supprimées, ont fait l’objet de modifications. Pour chaque fiche traitée, Salvia
Patrimoine indique la date, l’heure et l’utilisateur, c’est-à-dire la personne à l’origine du traitement.
En cliquant sur
, vous pouvez effacer toutes les entrées du journal jusqu’à la date que vous
souhaitez :
Avant de purger, il reste bien entendu possible de sauvegarder les données inscrites dans le journal
des modifications dans un fichier au format texte.
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Seul l’administrateur a accès au journal des modifications.
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Manuel utilisateur - Espace Clients

Transcription

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