Améliorer la gestion et le suivi des commandes clients bois

AXES D’AMELIORATION > Fiche 8
Améliorer la gestion et le suivi des commandes
Clients Bois
clients bois
DESCRIPTION
Produire le bois conforme aux commandes des industriels est impératif pour répondre au
manque de ressource à venir. C’est une synergie à mettre en œuvre entre les industriels et leurs
fournisseurs, en termes d’organisation et d’outils.
Deux étapes sont requises : 1) Accélérer et fiabiliser les flux d’informations existants, 2) Gagner
en compétitivité par une modernisation des méthodes d’approvisionnement.
IMPACTS NEGATIFS ACTUELS
Les conséquences des difficultés rencontrées dans la gestion des commandes clients sont
nombreuses :
 Les commandes sont sous des formats hétérogènes (fax, papier, courriel, téléphone)
nécessitant un effort de traitement de la part de l’ensemble des fournisseurs.
 Le client n’a pas de suivi clair de ses commandes (tableau de bord) : acceptation de la
commande par ses fournisseurs, confirmation que sa commande est bien planifiée par
son fournisseur. Ceci engendre une incertitude sur les commandes compensée
actuellement par un stock tampon sur le site usine.
 Le retour des réceptions usine vers les fournisseurs est également hétérogène (fax,
courriel…) et sur des périodes irrégulières (jours, semaines, mois). Les fournisseurs ne
peuvent donc pas suivre leur activité et réagir rapidement en cas de défaillance.
OBJECTIFS
L’objectif à court terme est de fluidifier les commandes de bois et de les sécuriser :
 envoi des commandes du mois suivant aux fournisseurs par les industriels (format
standardisé et dématérialisé)
 consolidation des commandes chez les fournisseurs, adéquation des commandes avec
les capacités de production, confirmation de la commande aux industriels
 envoi des cadencements (nombre de tour par période définie par le client) aux
fournisseurs
 planification du transport par les fournisseurs, envoi du planning de transport aux
clients
 à réception des camions, transmission du client vers les fournisseurs et les
transporteurs des données de la réception usine
A moyen terme, l’objectif est d’étudier la faisabilité d’un transfert des concepts de logistique
partagée et mutualisée à la filière bois. Un certain nombre de professionnels estiment que ces
concepts devront être développés pour permettre une augmentation des rayons
d’approvisionnement sans explosion des coûts.
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Clients Bois
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SOLUTIONS
 Solution technologique
Plateforme collaborative
Mutualisation des coûts pour des outils communs (planning de
transport…)  Seul l’outil est commun, les données sont stockées dans
un compte personnalisé et sécurisé
Standardisation et échange Communication d’informations entre des systèmes indépendants
de données informatisé
Sécurisation des données
Maintien de la confidentialité des données de chaque acteur
 Solution organisationnelle
Mutualisation des moyens
• Externaliser l’estimation des bois sur pied à des entreprises
« expertes » et certifiées : gain de productivité (parcelle cubée une fois
pour tous les acheteurs)
• Achat commun de matériel onéreux (laser)
GPA et GMA
Etudier la faisabilité du concept de GPA, 1) dans les entreprises de
transformation avec leur service d’approvisionnement, 2) avec les
fournisseurs, 3) entre plusieurs fournisseurs et donneurs d’ordre
VALEUR AJOUTEE - GAINS
Clients :




Gain de temps pour faire les commandes aux fournisseurs et suivre leur réalisation
Accélération des transmissions des modifications de commande
Suivi en temps réel (au moins au jour)
Diminution voire élimination des ruptures de stocks chez le client en mettant en place
un approvisionnement continu, adapté à son besoin
Fournisseurs :
 Gain de temps pour consolider les commandes clients et suivre leur réalisation
 Suivi en temps réel (au moins au jour)
Transporteurs :
 Gain de temps pour récupérer les données de réception usine
 Suivi en temps réel de l’activité (au moins au jour)
ANALYSE DES RISQUES
Confiance entre les partenaires, confiance dans l’outil.
Acceptation des modifications de l’estimation des bois sur pied par l’ensemble des acteurs.
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Clients Bois
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FEUILLE DE ROUTE
AXES D’AMELIORATION ANTERIEURS NECESSAIRES
Simplifier les démarches administratives en exploitation (aspect cartographique et dépôt).
Améliorer la gestion et l’optimisation du transport.
TYPES D’ACTIONS
Déploiement d’un pilote suivi en cas de succès, d’un déploiement opérationnel.
NIVEAU D’IMPACT
Opérationnel / Stratégique.
ENVERGURE
 Action collective de filière pour le volet « Fiabiliser les échanges existants » avec
l’ensemble des interlocuteurs concernés
 Action par groupe d’entreprises pour le volet « Moderniser l’approvisionnement »
avec les acteurs intéressées par l’approfondissement du sujet
 Action impactant les procédures inter et intra-entreprises
TYPES D’ACTEURS
Exploitants, clients, transporteurs
ACTEURS PRESSENTIS
BEYNEL, ARCHIMBAUD, AQUIGRUMES, TEMBEC, AFB, CAZAUBON, CASTAGNET-DUMEOU, SCIERIE
LESBATS.
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Améliorer la gestion et le suivi des commandes
clients bois
FEUILLE DE ROUTE (suite)
TACHES
1. Constituer un groupe d’entreprise
2. Analyse de l’existant
a. Analyser les échanges et l’organisation inter-acteurs
b. Force et Faiblesse du système actuel
3. Définir le système cible
a. Fiabiliser les échanges de données dans l’organisation existante : Définition de
l’organisation et des échanges d’information inter-acteurs. Cette définition constituera
les règles pour le projet. Elle devra recevoir l’adhésion du groupe d’entreprise.
b. Moderniser les méthodes d’approvisionnement
i. Définition d’une organisation intégrant les approches partagées et collaboratives
ii. Evaluation des gains associés aux approches partagées et mutualisées
iii. Identification des structures nécessaires à leur mise en œuvre et des coûts
associés
iv. Analyse des modèles d’affaires : Identification des risques liés à la confiance
entre partenaires, conceptions de modèles d’affaires sécurisant les transactions
et permettant la mise en œuvre du système cible
c. Veille technologique : Quels sont les outils qui permettront d’atteindre le système cible ?
Quels sont leur coût ?
d. Validation technico-économique : Investissement, retour sur investissement, gain
apporté
e. Rédaction du cahier des charges
4. Développement
a. Intégration des EDI dans les SI des entreprises et standardisation des messages
(commande clients, validation de la commande par le fournisseur, cadencement client,
planning transport communiqué au client, bon de réception usine communiqué aux
fournisseurs et transporteurs)
b. Tableau de bord de gestion des commandes (pour les clients et pour les fournisseurs)
5. Pré-production (pilote) et appui au groupe d’entreprise
a. Appui technique
b. Stabilisation
6. Déploiement et mise en production
ECHÉANCE ET LIVRABLES
Durée 1,5 à 2 ans
Livrables :
Rapport d’étape : analyse de l’existant, système cible et cahier des charges (tâche 2 et 3)
Recette des outils développés (Tâche 4) et bilan du pilote (tâche 5)
Les outils développés