Supervisor Position Title:

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POSITION DESCRIPTION
DESCRIPTION DE TRAVAIL
Position Title:
Titre du poste :
Human Resources Administrator - Payroll
Administratrice ou administrateur en
ressources humaines - Paie
Position Number:
Numéro du poste :
3100-0031
Supervisor Position Title:
Titre du poste de la superviseure ou du
superviseur :
Supervisor, Payroll & Benefits
Superviseur ou superviseure, Service de la
paie et des avantages sociaux
Supervisor Position Number:
Numéro du poste de la superviseure ou
du superviseur :
0032-0028
Bil. Des. / Dés. bil. :
PURPOSE OF POSITION
OBJET DU POSTE
Under the direction of the Supervisor,
Payroll, the Human Resources
Administrator – Payroll is responsible for
the accurate and timely delivery of
payroll and related services for unionized
and non-unionized PSAC Staff and its
participating Components, PSAC
Holdings Ltd. and Leave Without Pay
(LWOP) members. The Payroll Specialist is
also involved with records management,
year-end payroll activities and partnering
with the Finance Department on
reconciliations, payroll remittances and
tax filings.
Sous la direction du superviseur ou de la
superviseure du Service de la paie,
l’administratrice ou l’administrateur en
ressources humaines - Paie doit fournir,
avec exactitude et en temps voulu, des
services de paie et d’autres services
connexes au personnel syndiqué et non
syndiqué de l’AFPC et de ses Éléments, à
Placements APFC ltée et aux membres
en congé non payé. Cette personne
participe aussi à la gestion des dossiers et
aux activités de paie de fin d’exercice et
aide le Service des finances à faire les
rapprochements, à verser les retenues
salariales et à produire les déclarations
de revenus.
STATEMENT OF RESPONSIBILITIES
ÉNONCÉ DES FONCTIONS
• Prepare the bi-weekly payroll, run
reports prior to transmission of payroll,
verify and correct transaction proof
listings until free of errors and transmit
payroll information for payment to
employees.
• Préparer la paie à la quinzaine;
produire des rapports avant de
transmettre les données sur la paie;
vérifier et corriger les listes des
transactions jusqu’à ce qu’elles soient
exemptes d’erreurs; et transmettre les
données sur la paie au personnel.
• Review and verify data from other
sources to ensure accuracy and
compliance with legal and regulatory
requirements, collective agreements
and employment contracts, payroll
• Vérifier les données d’autres sources
pour s’assurer de leur exactitude et de
leur conformité aux exigences
législatives et réglementaires, aux
conventions collectives, aux contrats
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G:\Staffing\POSITION CONTROL\HROD\Human Resources\3100-0031 Human Resources Administrator Payroll\2014 Competitions\JD FINAL (Bilingual) 3100_0031_ Human Resources Administrator- Payroll - Posting.doc
Last updated: January 13, 2012
Position Title:
Titre du poste :
Position Number:
Numéro du poste :
policies and procedures. Process data
entry changes and verify that
information is complete and accurate.
Validate that deductions and
adjustments are correctly calculated.
3100-0031
de travail et aux politiques et
procédures de la feuille de paie.
Modifier les données et veiller à ce que
l’information soit complète et exacte.
Vérifier l’exactitude des retenues et des
ajustements.
• Ensure that pay increases, new
• Faire en sorte que les renseignements
employees, rate and tax changes and
sur les augmentations salariales, les
other adjustments are accurately
personnes nouvellement engagées, les
reflected and appropriate statutory
nouveaux taux d’imposition, les
deductions, such as CPP/QPP and
changements en matière de fiscalité et
Employment Insurance (EI), are
les autres ajustements sont bien
captured, calculated and remitted
consignés et que les retenues
correctly.
obligatoires, par exemple pour le
RPC/RRQ et l’assurance-emploi, sont
calculées et versées comme il se doit.
• Balance and reconcile payroll
accounts and ensure income tax and
other remittances are processed
correctly.
• Solder et rapprocher les comptes de la
feuille de paie et voir à ce que les
retenues fiscales et les autres retenues
sont faites correctement.
• Perform extensive and often complex
salary and pay calculations and
verifications and ensure receipt of
required authority and pertinent
documents.
• Effectuer des calculs et des
vérifications, souvent complexes, qui
ont trait à la rémunération et s’assurer
d’avoir reçu les autorisations et les
documents pertinents.
• Perform various transactions such as
• Effectuer diverses opérations relatives
hiring tasks, salary and allowance
à l’embauche, aux augmentations de
increments, salary deferral, income
salaire et d’indemnités, aux salaires
averaging, retroactive pay calculations
différés, à l’étalement du revenu, aux
and garnishments.
calculs des salaires rétroactifs et aux
saisies-arrêts.
• Prepare, requisition and verify accounts • Préparer les demandes de chèques
payable cheques and remit to the
pour régler les comptes créditeurs, les
proper organizations (e.g. union dues,
vérifier et les remettre aux organismes
FTQ, garnishees, WSIB).
appropriés (p. ex., syndicats, FTQ, tierssaisis, commissions des accidents du
travail).
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Last updated: November 6, 2014
Position Title:
Titre du poste :
Position Number:
Numéro du poste :
3100-0031
• Verify employees’ overtime
compensation entries for payment.
• Vérifier les entrées d’heures
supplémentaires aux fins de paiement.
• Prepare documents and bank transfer
requisitions related to the salary
deferral program.
• Préparer les documents et les
demandes de virement de fonds se
rapportant au régime de rémunération
différée.
• Communicate with payroll service
•
provider on year-end payroll
schedules, adjustment and T4 runs and all
rate changes.
Communiquer avec le fournisseur des
services de paie concernant les
calendriers de paie de fin d’exercice,
les ajustements, les formulaires T4 et les
changements de taux.
• Prepare T4 and Relevé1 statements,
• Préparer les formulaires T4 et les
respond to special requests, such as
relevés 1; répondre aux demandes
issuing ROEs and processing other
spéciales, notamment les demandes
payroll transactions including vacation
de relevé d’emploi et d’autres
pay, reimbursements, garnishments
transactions liées à la rémunération
and levies, under and overpayments,
(paie de vacances, remboursements,
termination pay and other payments
saisies-arrêts et prélèvements,
and deductions, as necessary.
paiements insuffisants ou
excédentaires, indemnités de départ
et autres paiements et retenues, par
exemple).
• Complete, verify and process forms,
and calculate, deduct, report and
remit employee contributions for
company benefits such as: pension
plans, disability insurance premiums,
leaves, savings plans and health,
dental and life insurance.
• Remplir, vérifier et traiter des
formulaires; calculer, retenir, signaler et
verser les contributions du personnel
aux régimes d’avantages sociaux :
régimes de pension, assuranceinvalidité, congés, assurance-soins
dentaires, assurance-maladie et
assurance-vie.
• Keep informed of changes to
• Se tenir au courant des modifications
collective agreements and
aux conventions collectives, aux
employment contracts, income tax
contrats de travail, aux retenues pour
and other payroll deductions, revisions
l’impôt et aux autres retenues salariales,
to payroll-related legislation, case law,
aux dispositions législatives sur la
regulatory requirements. Process
rémunération, à la jurisprudence et aux
and/or work with providers to institute
exigences réglementaires. Modifier les
any necessary system changes or
systèmes pour tenir compte des
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Position Title:
Titre du poste :
Position Number:
Numéro du poste :
enhancements brought about as a
result of legal and regulatory changes.
• Perform payroll-related accounting
transactions, such as journal entries,
general ledger account reconciliation
and remittances of various payroll
deductions.
3100-0031
changements juridiques et
réglementaires ou travailler avec les
fournisseurs pour faire les modifications
nécessaires.
• Faire des opérations comptables liées
à la paie, comme des écritures de
journal, le rapprochement des
comptes du grand livre et le versement
des retenues salariales.
• Respond to inquiries from employees
• Répondre aux demandes de
regarding pay and assist with issues
renseignements des membres du
regarding deductions and payroll
personnel concernant la paie et aider
transactions. Liaise with other
à régler les problèmes touchant les
stakeholders (including HR, Finance, IT,
retenues salariales et autres opérations
third party vendors and government
de paie. Assurer la liaison avec les
agencies) to resolve employee payrollautres parties intéressées (p. ex., les RH,
related issues and problems.
les Finances, la TI, les fournisseurs
indépendants et les organismes
gouvernementaux) pour résoudre les
problèmes relatifs à la paie.
• Compile statistical reports, expense
reports, statements and summaries
related to payroll. Analyze information
and notify supervisor of trends and
issues.
• Compiler des rapports statistiques, des
rapports de dépenses, des relevés et
des sommaires concernant la paie.
Analyser l’information et signaler à son
superviseur ou à sa superviseure les
tendances et les problèmes.
• Prepare tax forms and participate in
other fiscal and calendar year-end
activities, including necessary system
changes and account reconciliations.
• Préparer des formulaires d’impôt et
participer à diverses activités
associées à l’impôt et à la fin de
l’année civile, par exemple la
modification des systèmes au besoin et
le rapprochement des comptes.
• Maintain payroll forms, files and
• Tenir à jour les formulaires et les dossiers
records. Ensure all tax and other
de la paie. Voir à ce que les
payroll forms are current and
formulaires d’impôt et tous les autres
up-to-date for employees. Maintain
formulaires de la paie sont d’actualité.
personnel files with appropriate payroll
Voir à ce que les dossiers du personnel
forms and ensure confidentiality.
contiennent les formulaires de paie
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Position Title:
Titre du poste :
Position Number:
Numéro du poste :
Provide relevant documentation when
needed for audits, legal investigations
and other inquiries. Retain necessary
payroll reports and records on file.
Maintain backup files, manuals,
binders and paper reports. File, store
and purge all records in accordance
with governing legislation and internal
policies.
• Other duties, as assigned.
QUALIFICATIONS
3100-0031
nécessaires et en assurer la
confidentialité. Fournir la
documentation nécessaire aux
vérifications, enquêtes juridiques et
autres types d’enquêtes. Conserver les
rapports et les dossiers nécessaires
concernant la paie. Garder à jour la
documentation de secours : filières,
manuels, cahiers à anneaux et
rapports sur papier. Classer, entreposer et
purger tous les dossiers conformément
aux mesures législatives et aux
politiques applicables.
• S’acquitter d’autres tâches qui
peuvent lui être confiées.
QUALITÉS REQUISES
• Education with a focus on Payroll,
• Posséder une formation portant sur les
Accounting, Finance, Business
services de paie, la comptabilité, les
Administration, Human Resources, or a
finances, l’administration des affaires,
related discipline, training and/or
les ressources humaines ou un
equivalent of five years experience
domaine connexe ou l’équivalent de
processing payroll for a mid-size
cinq années d’expérience en
organization of unionized employees.
traitement de la paie pour un
organisme de taille moyenne dont le
personnel est syndiqué.
• Successful completion of, or working
towards, a Payroll Compliance
Practitioner (PCP) or Certified Payroll
Manager (CPM) designation from the
Canadian Payroll Association (CPA) is
an asset.
• Le fait de détenir le titre de spécialiste en
conformité de la paie (SCP) ou le titre de
gestionnaire accrédité de la paie (GAP)de
l’Association canadienne de la paie
(ACP)ou d’être en train de suivre la
formation pour obtenir l’un de ces titres sera
considéré comme un atout.
• Experience with an HRIS/payroll system • Avoir de l’expérience de travail avec
(ADP and Kronos preferred).
le Système d’information sur les
ressources humaines ou un autre
système de paie (de préférence le
système ADP et Kronos).
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Position Title:
Titre du poste :
Position Number:
Numéro du poste :
3100-0031
• Strong knowledge of relevant
• Solide connaissance des dispositions
legislation in such areas as income tax,
législatives pertinentes qui touchent
employment standards, CPP/QPP and
l’impôt sur le revenu, les normes
Employment Insurance.
d’emploi, le RPC/RPQ et l’assuranceemploi.
• Strong knowledge of payroll best
practices.
• Solide connaissance des pratiques
exemplaires en matière de paie.
• Knowledge of general accounting
principles.
•
• Ability to understand and apply
policies, legislation, regulations and
collective agreements.
• Capacité de comprendre et
d’appliquer les politiques, les lois, les
règlements et les conventions
collectives.
• Strong computer skills including MS
Office (particularly Excel) and
HRIS/payroll systems.
• Bonne capacité d’utiliser les outils
informatiques, notamment la suite de
logiciels Microsoft Office (et surtout le
logiciel Excel), le Système
d’information sur les ressources
humaines et les systèmes de paie.
• Ability to resolve problems
independently and to meet strict
deadlines.
• Capacité de résoudre des problèmes
de manière indépendante et de
respecter des délais fermes.
• Ability to manage and analyze large
volumes of information efficiently,
effectively and in a confidential
manner.
• Capacité de gérer et d’analyser de
grandes quantités de données de
manière exacte, efficace et
confidentielle.
• Highly organized with the ability to
multitask and meet tight deadlines.
• Grand sens de l’organisation pour
pouvoir s’occuper de plusieurs tâches
simultanément et respecter des délais
fermes.
Connaissance des principes
comptables généraux.
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Position Title:
Titre du poste :
Position Number:
Numéro du poste :
3100-0031
• Strong interpersonal skills and the ability • Bonnes habiletés en communications
to work with employees at all levels.
interpersonnelles et capacité de travailler
avec des gens à tous les niveaux.
• Strong verbal and written
communications skills in both English
and French.
• Bonnes habiletés en communications
orales et écrites en anglais et en
français.
• Ability to work independently with
minimal supervision as well as in a
team environment.
• Capacité de travailler autant en
équipe que de manière autonome
avec un minimum de supervision.
• Understanding and commitment to
union principles, equity and social
justice issues.
• Adhésion aux principes syndicaux,
d’équité et de justice sociale.
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Numéro du poste :
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