MODE D`EMPLOI S`inscrire en ligne sur le portail (Entreprise)

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MODE D’EMPLOI
S’inscrire en ligne sur le portail (Entreprise)
SOMMAIRE
1 - Inscription en ligne .....................................................................................................................3
A - Identification : ........................................................................................................................6
B - Configuration du compte :......................................................................................................8
C – Adresse de facturation : .......................................................................................................10
D – Paramètres de facturation : ..................................................................................................11
E – Choix des téléprocédures :...................................................................................................13
2 – Conditions Générales d’adhésion et conditions particulières d’adhésion ................................15
©jedeclare.com : inscription en ligne
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Résumé :
Pour ouvrir un compte sur le portail jedeclare.com, le futur adhérent doit parcourir 5
étapes :
1. Sur l’espace « inscription » du site, l’adhérent complète les informations
demandées et choisit les options, qui lui sont proposées par les écrans
successifs.
2. A la fin de cette inscription, l’adhérent accepte les conditions générales
d’adhésion et imprime le formulaire d’adhésion et le bon de commande , qui
résument toutes les options choisies.
3. Il signe le formulaire d’adhésion et le bon de commande , joint son règlement ou
la demande de prélèvement. Il envoie l’ensemble de ces pièces au service
d’adhésion du portail.
4. La demande d’adhésion est enregistrée et validée par le service d’adhésion.
5. L’adhérent reçoit par courrier son identifiant (de la forme [email protected])
et son mot de passe (8 caractères alpha numériques), pour se connecter sur le
portail. Il accède dans l’espace privé aux guides de configuration de la
messagerie pour installer les options de sécurité sur son outil de messagerie.
Dès lors il peut déposer ses télédéclarations par messagerie, administrer ses comptes
et modifier les paramètres de ses comptes secondaires.
Technique : L’identifiant (8 caractères) est celui, qui est choisi par l’adhérent. Le mot de
passe automatiquement lié à l’identifiant est attribué par le service d’adhésion : il ne
peut être modifié par l’adhérent.
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1 - Inscription en ligne
Pour accéder à l’espace d’inscription, connectez vous sur www.jedeclare.com et cliquez
sur Inscription après avoir sélectionné « Vous êtes une Entreprise »
Si vous avez interrompu votre demande d’inscription et noté l’identifiant et le mot de
passe attribués au moment de l’interruption, reprenez votre inscription, complétez les
zones identifiant et mot de passe et choisissez Etape suivante dans le deuxième cadre.
Technique : Le processus de l’adhésion peut être interrompu par l’adhérent, sans
perdre pour autant le travail déjà réalisé : un identifiant (numéro de référence
temporaire) et un mot de passe (temporaire) d’inscription sont proposés au moment
de l’interruption ; ils permettent d’identifier le dossier et de reprendre l’inscription en
cours.
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Pour commencer son inscription, choisissez Etape suivante dans le premier cadre.
S’inscrire
Reprendre une inscription
L’écran suivant rappelle les conditions préalables, qu’il faut remplir avant de poursuivre
l’inscription :
1. Avoir sous la main les informations suivantes :
• Le numéro SIRET de l’entreprise
• Le nom et les coordonnées du responsable technique (collaborateur «
informaticien » plus spécialement affecté aux téléprocédures)
• Le nombre de SIRET à déclarer prévus sur une période de 12 mois
(nécessité d’une réflexion sur l’utilisation des téléprocédures)
• Le nombre de comptes secondaires à ouvrir pour répondre aux besoins de
l’entreprise (nécessité d’une réflexion sur l’organisation)
2. Ajouter des informations supplémentaires, qui facilitent le travail
• Le nom et les coordonnées du responsable comptable de l’entreprise
• Le code fournisseur, que vous souhaitez affecter au portail jedeclare.com
3. Rappeler la liste des formalités à accomplir pour chaque téléprocédure
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Pour accéder à l’écran d’identification, cliquez sur Etape suivante.
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A - Identification :
Technique : Lorsque le champ à remplir est marqué d’un astérisque, la saisie est
obligatoire. Si l’un des champs à saisie obligatoire n’est pas complété, un message
d’erreur est affiché lors du passage à l’écran suivant. La resaisie des données
manquantes est obligatoire.
1. Le numéro SIRET de l’entreprise : identifiant numérique de 14 chiffres, composé
du SIREN (9 chiffres) et d’un numéro interne de classement de 5 chiffres (NIC), il
caractérise l’établissement en tant qu’unité géographiquement localisé.
2. La raison sociale : éviter les abréviations. Elles sont source d’homonymie.
3. L’identification du responsable : Compléter les champs proposés avec précision,
car le responsable sera l’interlocuteur privilégié du portail. L’adresse mél est
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utilisé par les services du portail pour diffuser rapidement des informations de
dernière minute (messages de service, modification de dates-limite de
campagne…)
Permet de copier
automatiquement
les informations.
Champs
obligatoire.
4. Contact technique d’exploitation : les champs sont à compléter
obligatoirement. En l’absence de responsable technique, cliquer sur le bouton
Copie. Les informations du responsable de compte seront copiées
automatiquement dans les champs correspondants.
5. Contact administratif ou comptable : les informations sont facultatives. En
l’absence de responsable administratif, cliquer sur le bouton Copie. Les
informations du responsable de compte seront copiées automatiquement dans
les champs correspondants.
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B - Configuration du compte :
Nom du compte = nom de
la boite aux lettres
Système d’identification
de secours en cas de
perte de l’identifiant et du
mot de passe.
Liste rouge
des adhérents.
1. Le nom du compte principal : à définir en toute liberté, mais attention, ne pas mettre
d’accent, d’espace, de majuscule ou de caractère du type / @ - _ # ~.
Il est utilisé comme nom de la boîte aux lettres ouverte sur le portail vers laquelle seront
expédiées les télédéclarations.
Technique : L’identifiant (8 caractères) est celui, qui est choisi par l’adhérent. Le mot de
passe est attribué par le service d’adhésion : il ne peut être modifié par l’adhérent.
La boîte aux lettres [email protected] est exclusivement dédiée aux opérations
télédéclaratives, elle ne peut servir à l’envoi et à la réception de courriels venant de ou
allant vers l’extérieur.
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2. Le système Question/Réponse : en cas de perte de votre identifiant et/ou de votre
mot de passe, le support client pourra vous identifier précisément grâce au système
Question/Réponse. Il pourra vous transmettre à distance identifiant et mot de passe en
toute sécurité. Pour un bon fonctionnement vous devez indiquer une question, dont la
réponse vous est personnelle et unique (voir détails dans l’encadré).
3. L’annuaire est publiée sur le portail dans un espace accessible. Par défaut tout
nouvel adhérent est ajouté à cette liste lors de l’inscription. Il est toujours possible de
refuser de figurer dans cette liste (notion de liste rouge). Cochez la case de la zone «
Publication dans les listes ».
4. Le déroulement de l’inscription peut être suspendu à cet endroit du processus :
Cliquez sur l’icône Suspendre l’inscription.
perdre pour autant le travail déjà réalisé : un identifiant et un mot de passe
d’inscription sont proposés au moment de l’interruption ; ils permettent d’identifier le
dossier et de reprendre l’inscription en cours.
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C – Adresse de facturation :
1. Par défaut, l’adresse postale est reprise comme adresse de facturation. Si cette
dernière est différente (entreprise à plusieurs établissements par exemple), décochez et
complétez les champs de l’adresse de facturation.
2. Pour faciliter l’imputation comptable des factures du portail dans votre système
comptable, complétez les champs code analytique et code budgétaire de facturation et
code fournisseur de jedeclare.com. Ces éléments figureront sur les factures, qui vous
seront envoyées.
Ne cochez pas si l’adresse est différente
Complétez pour faciliter l’imputation des factures dans votre comptabilité
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Indiquez le
nombre de
comptes
secondaires.
D – Paramètres de facturation :
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1. Nombre de comptes secondaires : Le portail adapte son offre à l’organisation de
l’entreprise. Pour une petite entreprise, l’ouverture d’un compte principal (c’est à dire
une boîte aux lettres) suffit : il n’est pas nécessaire d’ouvrir de comptes secondaires.
Pour les entreprises plus importantes, le travail de télédéclaration est soit spécialisé par
type de télédéclaration soit réparti sur plusieurs établissements géographiquement
distincts. L’ouverture de comptes secondaires (c’est à dire plusieurs boîtes aux lettres)
permet de faire des envois et de suivre les télédéclarations au niveau de chaque
compte, dans le respect de l’organisation du cabinet. Le compte principal supervise
l’activité de tous les comptes secondaires, qui lui sont rattachés et dispose d’une vue
complète de tous les messages. Les comptes secondaires sont facturés selon un forfait
mensuel : leurs télédéclarations sont cumulées avec celles du compte principal, qui
bénéficie ainsi du tarif dégressif. Lors de l’ouverture du compte principal, on ne spécifie
que le nombre de comptes secondaires à ouvrir.
Dans un deuxième temps, à partir du compte principal, dans l’espace privé on procède à
l’ouverture de ses comptes secondaires en cliquant sur Ouverture des Comptes
secondaires ou à la gestion de ces comptes (modifications) en cliquant sur Gestion
des Comptes .
2. La grille tarifaire est présentée comprend : abonnement annuel et frais d’inscription.
Le calcul tiendra compte de tous les paramètres sélectionnés dans le bon de commande
Pour passer au paiement, cliquez sur Etape suivante
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E – Choix des téléprocédures :
Pour pouvoir télédéclarer, le cabinet choisit les téléprocédures, qu’il souhaite utiliser sur
le portail.
•
•
•
Pour une déclaration de résultat : choisissez EDI-TDFC (TDFC=Transfert de
déclaration fiscale et comptable)
Pour une déclaration de Taxe à la valeur ajoutée : choisissez EDI-TVA
Pour une déclaration de données sociales : choisissez DUCS –EDI
(DUCS=Déclaration unifiée de cotisation sociale)
Indiquez le logiciel qui
équipe votre entreprise
Choisir les
téléprocédures
que vous
souhaitez
utiliser
Ces téléprocédures sont très bien documentées dans des cahiers des charges, qui sont
accessibles et téléchargeables pour les procédures fiscales sur le site EDIFICAS
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(www.edificas.org), pour les procédures sociales auprès de la mission DUCS ( ). La
lecture de ces cahiers des charges est fortement recommandée, car ils sont le reflet des
accords entre la DGI, les OPS et le CSOEC. Des formations sur les téléprocédures et
leurs caractéristiques sont dispensées chez EDI-France (8, rue Saint Marc, 75002
PARIS, www.edifrance.org)..
En face de chaque sélection, il est demandé d’indiquer le logiciel utilisé pour chaque
téléprocédure. Si le cabinet met en œuvre pour une même téléprocédure plusieurs
logiciels, c’est le logiciel, qui est le plus fréquemment utilisé, qui doit être mentionné. Si
le logiciel n’est pas dans la liste, choisissez Autres (non compatibles) et assurez vous
bien dans ce cas, que votre logiciel est compatible avec la téléprocédure envisagée sur
le Portail.. Toutes ces informations contribuent à l’amélioration de la qualité du support
technique.
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2 – Conditions Générales d’adhésion et conditions
particulières d’adhésion
Une fois les informations saisies, le portail récapitule l’ensemble des éléments variables
de l’adhésion. Vérifiez avec attention tous les champs présentés, car il est encore temps
de modifier une ou plusieurs données en cliquant sur étape précédente.
Cliquez sur l’icône Conditions Générales d’adhésion au service, imprimez et lisez-les
attentivement : ces conditions générales d’adhésion au service contiennent des clauses
relatives aux prestations offertes par le service, le fonctionnement, les obligations de
l’adhérent, le planning, la collaboration, le coût des services, la responsabilité, la durée
du contrat, la maintenance, la confidentialité, la loi Informatique et Liberté, la preuve, la
manifestation de votre consentement, les litiges et l’attribution de compétence. En
cliquant sur étape suivante, vous déclarez avoir pris connaissance des Conditions
Générales d’adhésion au service et vous les acceptez.
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Demande d’adhésion :
En cliquant sur l’icône Demande d’adhésion, le dossier d’adhésion définitif est
transféré sur le poste de travail : Imprimez-le sur votre imprimante locale et complétez le
lieu, la date, le nom et la qualité du signataire.
Préparez le chèque de règlement en inscrivant le montant imprimé sous la rubrique «
Mode de paiement » de la page 2 de la demande d’adhésion.
Ou complétez la demande de prélèvement, en cliquant sur l’icône Demande de
prélèvement et en imprimant le formulaire. Joignez un Relevé d’Identité Bancaire (RIB),
un Relevé d’Identité Postal (RIP) ou un Relevé d’identité de Caisse d’Epargne (RICE) .
Cliquez, imprimez et remplissez le bon de commande qui définira le tarif de votre
abonnement (voir 3- Bon de commande).
Joindre un extrait Kbis de moins de 3 mois.
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Cliquez
pour
télécharger
Envoyez le dossier complet à
Extelia
Service d’abonnement Jedeclare.com
Immeuble le Triangle de l'Arche
8, cours du Triangle
92 800 PUTEAUX
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Le service d’enregistrement vérifie l’ensemble du dossier et valide l’inscritpion.
L’adhérent reçoit par courrier son identifiant (de la forme [email protected]) et son
mot de passe (8 caractères alphanumériques) pour se connecter sur le portail.
Bravo ! vous avez réussi, vous êtes inscrit sur le portail jedeclare.com et vous allez
pouvoir maintenant envoyer votre première télédéclaration.
Cependant pour pouvoir se connecter au portail en mode sécurisé, l’adhérent doit
procéder à un paramétrage de sa messagerie. Les guides de configuration sont
accessibles dans l’espace privé.
L’identifiant et le mot de passe d’inscription ne peuvent plus être utilisés, quand le portail
a attribué le mot de passe définitif.
perdre pour autant le travail déjà réalisé : un identifiant (numéro de référence
temporaire) et un mot de passe (temporaire) d’inscription sont proposés au moment
de l’interruption ; ils permettent d’identifier le dossier et de reprendre l’inscription en
cours.
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