de la réunion tenue le vendredi 14 janvier 2011, à 18 h 30 , chez

PROCÈS VERBAL
de la réunion tenue le vendredi 14 janvier 2011,
à 18 h 30 , chez Prologic
Personnes présentes :
Denis Giguère, président
Stéphane Morin, vice-président
Paul Gilbert, administrateur
Robert Pomerleau, trésorier
Jeannette Champagne, secrétaire
1. Mot de bienvenue.
Le président Denis Giguère souhaite la bienvenue à tous. Stéphane Morin agira comme animateur de la
réunion.
2. Lecture et adoption de l’ordre du jour
Jeannette Champagne fait la lecture de l’ordre du jour lequel est adopté par Paul Gilbert et appuyé par
Stéphane Morin.
3. Lecture et adoption du procès-verbal du 10 décembre 2010
Jeannette Champagne fait la lecture du procès-verbal lequel est adopté par Denis Giguère et appuyé par
Stéphane Morin.
4. Suivi de la rencontre du 14 janvier 2011 – eau potable
Monsieur Yvon-Pierre Couture, inspecteur du MAPAQ viendra au Club pour une inspection. La
vaisselle doit être lavée avec un savon antibactérien correspondant aux normes du MAPAQ. Robert
Pomerleau achètera de l'eau (cruche) pour laver les légumes. Il propose de rester en avis temporaire
d'eau non potable. Adopté par Robert Pomerleau et appuyé par Stéphane Morin.
5. Journée Nature Ouverte 22 janvier – mise-à-jour
La journée a été reportée au 22 janvier. Voici quelques détails des travaux effectués par le Comité de ski
de fond: la radio annoncera notre publicité, un article sera rédigé par Simon Busque dans l'Eclaireur, la
police s'occupera de la sécurité et de la traversée de la route, des hot-dog et des breuvages chauds sont
une commandite du Métro Laval Veilleux. Déjà 20 bénévoles ont donné leur nom pour différentes
tâches à effectuer pendant cette journée. Paul Gilbert est responsable du déneigement du stationnement
côté Gérard Veilleux et d'apporter du bois pour le feu de joie. Denis Giguère est responsable d'installer
les hauts-parleurs à l'extérieur du Club et un système de son à la cabane à sucre.
6. État des finances
Au 31 décembre, nous avons une perte de 461.16 $ (voir document déposé par Robert Pomerleau en
annexe)
7. Statistiques achalandage
Au moyen du registre des signatures des statistiques, Jeannette Champagne a comptabilisé des
statistiques pour les années 2009-2010 et 2010-2011 en rapport avec l'achalandage du ski et de la
raquette au Club. Ce document a été déposé en annexe.
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8. Ouverture et fermeture du Club: – politique – affichage heures – ouverture la semaine
Le Club sera ouvert tous les jours de la semaine. Adopté par Robert Pomerleau et appuyé par Denis
Giguère.
Les heures d'ouverture seront affichées au Club par Stéphane Morin.
L'horaire est le suivant: du lundi au jeudi 9 h 00 à 16 h 30 ; le vendredi de 8 h 00 à 22 h 00; le samedi de
7 h 00 à 23 h 00 et le dimanche de 7 h 00 à 18 h 00.
Une politique de fermeture a été adoptée à l'unanimité et est déposée en annexe. Les responsables du
fonctionnement de cette politique sont Lorraine Paquet, Roger Lessard et Denis Giguère.
9. Soirée fermeture, tirage et orchestre Bertrand et Rémi Boutin
Le 19 mars aura lieu un souper avec l'orchestre de Bertrand et Rémi Boutin, deux skieurs de fond.
Jeannette Champagne et Paul Gilbert feront partie du comité de cette soirée. Ils s'adjoindront deux ou
trois personnes pour se joindre à eux.
10. État des revenus des commandites et cartes de membres
155 cartes de saisons ont été vendues pour les membres honoraires ou raquetteurs. 72 cartes de saison
individuelle, 5 cartes de saison étudiante et 68 cartes de saison familiale ont été vendues pour le ski (Le
document est déposé en annexe)
Stéphane Morin cite les entreprises ayant offerts des commandites: Logitex: 500 $; Optisim: 500 $;
OSI Machines 1 000 $; Effecto: 200 $; Electro Beauce: 500 $; Renaud Roy; 250 $; Député: 350 $; Léo
Lapointe: 300 $; Huiles M. Gagnon: 500 $; MotoPro: 500 $; Pompes Busques (Propane) 800 $ pour
un total de 5 400 $
11. Renald Roy, fonction au sein du Club
Renald Roy n'est plus dans le comité d'entretien il sera dorénavant un bénévole.
12. Achat équipements: entretien ménager et bottes de ski et raquettes
Entretien ménager: un sceau à eau et une vadrouille à plancher seront achetés par Visionic pour le Club.
Les dépenses suivantes sont autorisées pour des bottes de ski et des raquettes de juniors. Sept paires de
raquettes de juniors à 50 $ n'incluant pas les taxes et 8 paires de bottes de pointures 11 à 13 au montant
de 740,42 $. Approuvé à l'unanimité.
13. Contrat de location de salle
Un formulaire sera fait par Jeannette Champagne avec la collaboration de Denis Giguère et Lorraine
Paquet pour les locations de salle.
14. Douches – Canac-Marquis
Une commandite de Canac-Marquis pour deux douches et lavabos est offerte. Paul Gilbert vérifiera
auprès de Denis Gilbert, plombier si la plomberie et la fosse sceptique de notre Club peuvent supporter
cette amélioration.
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15. Système alarme
Stéphane Morin recommande d'installer un système d'alarme dans le Club. Il offre un système d'alarme
lui appartenant et l'installation sans frais.
16. Impression cartes membres + étudiants Cégep
50 cartes de membres supplémentaires ont été imprimées; une gracieuseté de Stéphane Morin.
Environ 20 étudiants du Cégep prendront leur carte de membre dans le cadre de sorties de neige avec
l'école.
17. Déjeuners dimanche - bénévolats
Une discussion sur les déjeuners du dimanche. Combien les déjeuners du dimanche rapportent-ils de
revenus? Peut-on avoir des bénévoles au lieu de payer des salariés? Qui vient déjeuner, est-ce des
membres honoraires?
18. Service, « sourire » et serveuses
Une recommandation sera faite à nos employées de la restauration pour un meilleur accueil et
ambiance auprès de la clientèle. Nous essayerons de relevé le niveau de notre personnel pour l'image
de notre Club. Nous chercherons de nouveaux employés. Une procédure sera écrite par Paul Gilbert
pour le travail à effectuer avant de quitter à chaque jour soit: nettoyage salle bains, laver plancher,
baisser thermostat, laver vaisselle, essuyer les tables, etc.
19. Varia
a) Factures
Une facture datée de plus de 30 jours sera non remboursable si elle est inférieure à 50 $.
b) « Cash » négatif
199,47 $ manque dans les recettes des journées du 22 au 24 décembre. Un suivi sera fait par Robert
Pomerleau à la prochaine rencontre.
c) Caisse enregistreuse
Robert Pomerleau vérifie auprès du fournisseur à quelle date la livraison de la caisse enregistreuse.
d) Location du garage
Paul Gilbert mesurera la superficie du garage loué par les motoneigistes. Une vérification du prix de
location sera effectuée par Stéphane Morin.
e) Publicité des autres clubs
Denis Giguère et Paul Gilbert sont responsables des affiches provenant des autres clubs. Ces affiches
seront installées dans l'entrée entre les deux portes et à droite en entrant. Ces affiches n'entreront pas
en conflit avec les dates retenues par le Club Rendez-Vous pour des activités.
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f) Contrat droit de passage
Paul Gilbert fournira les noms des propriétaires à qui l'ont doit s'adresser pour les droits de passage
pour une piste de ski jusqu'aux chutes Plamondon.
g) Droit de passage raquette
La piste située du même côté de la bâtisse passe sur les terres de YPC (Paul-Henri Fortin) et Marcel
Gilbert. Paul Gilbert s'assure que les droits de passage sont donnés pour ce sentier et leur fera parvenir
une lettre de remerciements et un coupon valide pour 2 personnes pour déjeuner.
20. Prochaine rencontre
La prochaine rencontre sera le 7 février 2011, 18 h 30 chez Prologic
21. Levée de l'assemblée
L’assemblée est levée à 9 h 35.
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Denis Giguère, président
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