restructuration de l`association

Restructuration de l’Arbre à bébés
Nouveau fonctionnement
Sommaire
I. Introduction ............................................................................................................................................3
II. Les différentes entités ............................................................................................................................4
1.Le Collège Réduit................................................................................................................................................. 4
................................................................................................................................................................................................ 4
Mode d'élection du collège réduit et qui y est éligible ................................................................................................................ 4
1.Les rôles des membres du collège ........................................................................................................................................... 5
2. Classement des "décisions" du Collège réduit: ....................................................................................................................... 5
3.Lien entre le collège réduit et les commissions........................................................................................................................ 5
4.Les objectifs globaux du Collège réduit ................................................................................................................................. 6
5.Les réflexions à mener par le Collège Réduit .......................................................................................................................... 7
2.Les commissions................................................................................................................................................... 7
1.Les commissions ponctuelles ou groupes de réflexion ............................................................................................................. 8
2.Nouvelles commissions .......................................................................................................................................................... 8
3.Le rôle de chaque commission .............................................................................................................................................. 8
4. Communication des commissions avec les autres responsables............................................................................................. 10
III. la prise de décision dans l'association...............................................................................................10
1.S'organiser avec des ordres du jour pour prévoir les actions ........................................................................... 11
2.Nouveau système de vote ................................................................................................................................... 11
3.Echéances pour la prise de décision ................................................................................................................. 11
1)date fixe par mois pour les débats : le dernier jeudi du mois .................................................................................................. 11
2)Date fixe par mois pour tous les votes : 4 jours après le dernier jeudi du mois ....................................................................... 12
3)Ordre du jour fait par le Collège réduit avant la date de clôture du vote ................................................................................. 12
4)Compte rendu après le vote qui sera archivé sur le wiki ........................................................................................................ 12
5)Un exemple concret ............................................................................................................................................................. 13
4.Les décisions urgentes........................................................................................................................................ 13
5.Les décisions pour des points relatifs à une branche ........................................................................................ 13
IV. Solutions à différents problèmes rencontrés .......................................................................................14
1.Répertorier les idées/ les documents.................................................................................................................. 14
2.Grand nombre de messages sur la liste ............................................................................................................. 14
3. Mise en place des mesures systématiques......................................................................................................... 15
4.Modération du forum ........................................................................................................................................ 15
5.Site ..................................................................................................................................................................... 16
6. Les tensions sur les listes................................................................................................................................... 17
7. Impression de sous-groupe au sein de l'asso ................................................................................................... 17
V. L'asso sans président............................................................................................................................17
VI. La communication au sein de l'asso ..................................................................................................18
8.Communiquer avec les commissions ................................................................................................................. 18
9.Les branches ...................................................................................................................................................... 19
VII. Les avantages des solutions proposées..............................................................................................19
1.Avantages du vote .............................................................................................................................................. 19
2.Avantages d’avoir des échéances régulières ...................................................................................................... 19
3.Avantages du système collégial présenté ici ...................................................................................................... 20
4.Avantages des listes et des échanges .................................................................................................................. 20
Introduction
Comme point de départ à notre travail de réflexion, nous avons fait un bilan des points négatifs et
positifs de l’association telle qu’elle fonctionne aujourd’hui.
La restructuration décrite dans ce document s’appuie sur ces points. Nous avons cherché des
moyens pour éliminer les points négatifs et garder les points positifs.
Points négatifs
Points positifs
Tout le monde peut donner son avis, l'avis de toutes est
important et est pris en compte
Les décisions sont longues à prendre
Il y a des réflexions qui aboutissent mais ne sont répertoriées nul
part, du coup on est obligé de fouiner pour les retrouver (ex. récent
: le texte sur la péridurale sur le site, les animatrices dans un
département limitrophe cf Belfort))
le local et le national sont en rapport direct
Beaucoup de messages sur les listes (difficile à gérer pour ceux qui
ne viennent pas régulièrement)
pas de lutte de pouvoir au sein de l'asso
L'avis de tous est demandé alors qu'il y a des responsables qui
voudraient ne s'investir qu'en local
la liste principale permet de savoir ce qui se passe dans les
autres branches
Enormément de choses reposent sur une personne (Claire) et rien les discussions à 40 sont certes lourdes mais elles nous
qu'à voir ce qui est sur le wiki, son départ annoncé s'annonce
permettent quand même de mieux nous connaître et cela est
difficile, il vaudrait mieux dispatcher les rôles
important pour la cohésion du groupe
nous sommes trop nombreuses
on est mis "sous pression" quand il faut vraiment faire quelque
chose
Ça permet aussi de se sentir soutenue dans son rôle de
responsable. (par exemple les anciennes peuvent apporter
leur expérience)
Parrainage
En cas de demande urgente, il y a souvent quelqu'un devant
les idées sont noyées dans la liste de discussion
son ordi qui peut donner son avis ou répondre
À 40 le consensus est difficile
"alerte" perpétuelle sur la liste; les décisions et avis sont demandés
en permanence
manque "d'échelonnage" dans les taches à faire (ce n'est pas
forcément le plus important qui passe en premier mais plutôt les
sujets les plus discutés)
l'avis va souvent vers ceux qui interviennent le plus, c'est à dire
ceux qui sont le plus souvent sur l'ordi
impression de sous-groupe au sein de l'asso (qui donne une
impression de "groupe de responsable qui discutent entre eux", qui
se ressent sur le forum...)
même question posée plusieurs fois a quelques mois d'intervalle
pas de suivi / mise en place des mesures systématiques
Nous avons également fait un brainstorming pour mettre en évidence les différentes idées sur
lesquelles nous devions réfléchir :
nouveau système de vote
autre outil que la liste
mode de renouvellement du collège réduit
s'organiser avec des ordres du jour pour prévoir les actions
définir le rôle des membres du collège
définir le rôle de chaque commission
avons-nous besoin d'un membre du Collège Réduit dans chaque commission ?
texte sur les objectifs globaux du Collège Réduit
texte sur les réflexions à mener par ce Collège Réduit
réfléchir au système de « sous-commissions » ponctuelles (sujets ne concernant pas les
commissions) pour alléger le boulot du Collège réduit et pour permettre à ceux qui veulent de
pouvoir s'investir au niveau national de le faire sans s'engager dans le Collège réduit.
réfléchir au mode d'élection du collège réduit et qui y est éligible
pour les tâches quasi quotidienne il faut mieux être deux ou plus histoire de pouvoir instaurer
un roulement
mettre tout le monde au courant de ce qui se passe dans les commissions
créer de nouvelles commissions ?
comment s’organise une association sans président
place des adhérents dans l'association
les tensions sur la liste
Certains points sont soumis au vote de l’ensemble des responsables, notamment lorsque nos avis
étaient partagés entre plusieurs solutions.
Les différentes entités
Le tronc sera composé de différentes entités :
L’ensemble des responsables
Le Collège Réduit
Les commissions
Nous avons choisi le terme de « Collège Réduit » plutôt que celui de CA car il représente mieux
l’idée que l’on s’en fait ; c'est-à-dire orienté vers une prise de décisions « collégiale ».
Également, afin d’être plus clair, nous avons choisi d’utiliser le terme d’« assemblée annuelle des
responsables » pour désigner ce que nous appelions le CA de juillet.
1. Le Collège Réduit
Le Collège Réduit est composé de 9 membres. Neuf apparait comme un bon nombre pour échanger,
étant un nombre impair si besoin en cas de vote, et nombre suffisant pour se répartir les taches.
Nous avons ainsi pu le tester au sein de notre groupe de réflexion.
Mode d'élection du collège réduit et qui y est éligible
1- Les élections
Il faut prévoir des élections car s'il y a plus de demandes que de places c'est plus facile de
choisir qui va siéger.
Pour les élections, un quorum de 80 % est nécessaire.
2-Renouvellement
-Tous les 6 mois, renouvellement au tiers du Collège (à Noël et en juillet) à l'assemblée
annuelle des responsables
On propose ce principe de renouvellement pour assurer un roulement, ce qui fait que chacune
s'engage pour 18 mois (une fois le roulement mis en place), 3 ans nous semblait trop long.
- 2 mandats maximum par membre du collège pour éviter de « s'encroûter », et pour chacune
ait la possibilité d’y participer.
3-Eligibilité
Les responsables sont éligibles pour faire partie du collège réduit.
Si une responsable qui est au collège réduit démissionne, sa place est vacante et à la prochaine
élection remise en jeu : au lieu de 3 places dispo, il y en aura 4.
Deux personnes de la même branche peuvent être au Collège.
Les anciennes responsables ont leur place au Collège réduit.
Pour faciliter le choix des votants, il est nécessaire que chaque responsable mette sa présentation sur
le wiki.
4-Mode des élections
Par le système de vote non nominatif sur le wiki
6-Cas de non réélection d'une responsable
Elle finit son mandat en cours dans le cas où seules les responsables actuelles peuvent être au
collège réduit.
Les rôles des membres du collège
Nous conseillons de définir qui remplira les fonctions de trésorier et secrétaire, mais à charge des
responsables au sein du collège réduit de se répartir les tâches ou non, et de s'organiser comme elles
le souhaitent.
Au Collège Réduit de voir s'ils ont besoin de nommer un chef d'orchestre. C’est à dire un membre
chargé de structurer, booster, organiser le travail du collège réduit.
 Classement des "décisions" du Collège réduit:
Nous avons classé les différentes décisions que le collège réduit peut être amené à prendre ou
chantier à mettre en place en trois catégories :
- ce que le collège réduit gère seul ;les décisions administratives.
- les décisions urgentes : les questions sont posées sur la liste par le collège réduit, le délai
de réponse pour les responsables est court (par exemple une semaine) et annoncé à l’avance. Puis la
décision est prise par vote avec l'avis de ceux qui ont eu le temps de s'exprimer. (une décision
urgente est urgente vis-à-vis de l'association et non par rapport aux personnes qui souhaitent que
cela aillent vite)
- les débats de fond ou prise de décision sans urgence ; la question est posée sur la liste, avec
un vote si besoin à date fixe à la fin du mois (voir plus loin le détail)
Le Collège Réduit est apte à décider de quelle catégorie relève le problème. Si le Collège hésite
entre 2 catégories, il choisit la catégorie qui demande l'avis du plus grand nombre.
Lien entre le collège réduit et les commissions
Le collège réduit, se tient informé du travail des commissions via les comptes-rendus sur le wiki
Les objectifs globaux du Collège réduit
-Il est garant des valeurs de l'association
-Il a un regard sur l'association dans sa globalité et en assure par conséquent la cohérence
-Il initie les débats qui lui semblent nécessaires
-Le collège réduit est une commission qui organise le travail. C'est aussi un organe décisionnel: il
prend des décisions en rapport avec ses domaines de compétences.
Si ce n'est pas le cas, il les délègue aux commissions ou personnes concernées.
-Le Collège Réduit liste les décisions à prendre ou débats à mener à long terme, les organise par
priorité et fixe un calendrier réaliste qu'il transmet au fur et à mesure à l’ensemble des responsables.
Par exemple, seront votés à la fin de ce mois: la place des adhérents, un nouveau texte pour le site et
la couleur de la page d'accueil du site. Ceci restant souple et à adapter en fonction des débats...
même si le collège réduit sait qu'il faut encore parler des nouvelles branches, des commissions, de
lieu du CA, c'est programmé pour le mois d'après (ou "ordre du jour du mois" d'après) un gros
chantier à la fois!
-Il établit un ordre du jour des décisions à prendre en fin de mois.
-Lorsqu'il y a débat (initié par lui, par une commission ou par une responsable), il recueille les avis
différents, organise la réflexion si besoin, détermine la clôture des débats puis le vote s'il le juge
nécessaire. Il peut également proposer de repousser le vote. Les responsables peuvent également
proposer de repousser le vote.
-Il prend seul les décisions de fonctionnement administratif (ou en lien avec la commission ou la
responsable concernée)
-Il est apte à décider si le problème relève d'une question administrative, d'une question urgente
(échéance courte) ou d'une prise de décision à la fin du mois.
(il est important de rappeler qu'une décision urgente est urgente vis-à-vis de l'association et non par
rapport aux personnes qui souhaitent que cela aillent vite pour des raisons qui ne les concernent
qu'elles.)
-Si le Collège Réduit hésite à classer une décision dans "question administrative" (seule catégorie
de décision qu’il prend seul) il doit la considérer comme une décision nécessitant l'avis de toutes les
responsables.
-Il répartit en son sein les tâches nécessaires au fonctionnement : trésorier, secrétaire, et autres
fonctions.
-Il désigne une personne en son sein pour conserver les papiers officiels.
-Il anime l'assemblée annuelle des responsables ou désigne quelqu'un au sein du Collège Réduit.
-Il désigne une personne en son sein comme interlocuteur pour l'administration.
Les réflexions à mener par le Collège Réduit
Nous avons réfléchi aux premiers chantiers à mener par le Collège Réduit.
On suggère d’échelonner les tâches, et pour commencer le lancement d'un brainstorming : "Quelles
sont les réflexions à mener dans les mois à venir?""
A cette réflexion pourra s'ajouter :
- La définition des critères pour être responsable de branche / pour créer une branche.
Nous avons trouvé le système de parrainage positif.
Nous suggérons de créer une commission spéciale (comme la nôtre actuelle) pour
déterminer les conditions d'ouverture de branches qui ensuite soumettra sa proposition à
l'ensemble des responsables ; cela présenterait l'avantage de ne pas prendre du temps en plus
pour les responsable du Collège réduit car elles auront assez de boulot comme ça et puis
elles ne sont pas forcement "inspirées" ou motivées pour plancher sur les critères d'ouverture
de branche, alors que d'autres responsables peuvent l'être. Cette commission spéciale peut
être l’actuelle commission branche si elle le souhaite.
-La réflexion autour du terme d'éducation respectueuse / accompagnement respectueux /
accompagnement non-violent / éducation non violente , etc… (quel terme est le plus juste mais
aussi le plus parlant...).
-La définition de la place des adhérents dans l'association
-Peut-être faire un point sur le contenu du site internet.
2. Les commissions
1.Les commissions ponctuelles ou groupes de réflexion
Pour des sujets ponctuels ne concernant pas les commissions existantes, le collège réduit peut
proposer de créer des commissions ponctuelles comme nous l’avons fait pour la restructuration.
Cela présente les avantages suivants :
allège le boulot du collège réduit
permet à ceux qui veulent de pouvoir s'investir au niveau national sans s'engager dans le
collège réduit et de manière ponctuelle
permet aux responsables qui sont disponibles dans un temps donné et intéressées par la
réflexion proposée de s’investir.
Permet de se sentir impliqué dans l’association
Création d’une commission ponctuelle
Le Collège réduit propose de créer une commission ponctuelle.
Si l’ensemble des responsables donne leur accord, le collège réduit procède à l’appel de
candidatures.
Le Collège Réduit détermine le nombre maximum (au delà de 10 personnes, il est difficile
d'avancer).
2.Nouvelles commissions
Il nous est apparu comme nécessaire la création des commissions suivantes:
- commission communication (voir détail ensuite)
- commission CIANE
- commission ponctuelles
3.Le rôle de chaque commission
commission informatique (anciennement site web)
- s’occuper du site techniquement.
-accrocher /décrocher les post-it :
la responsable qui souhaite accrocher ou décrocher un post-it envoie directement un
mail à la commission informatique et non plus sur la liste des responsables.
-gérer l'abonnement au forum :
c'est technique donc boulot de la commission informatique qui peut demander au
collège réduit ou à la liste principale si elle a des questions « existentielles ».
-s'occuper du forum « techniquement »
(ouvrir un nouveau salon quand il y a création de branches par ex. ou modifier les
bandeaux)
La demande est faite en envoyant un mail à cette commission
-mettre en ligne sur le site les docs lui sont envoyés
(via le wiki dans l’espace qui sera réservé à cet effet)
-En cas de planning pour la modération du forum,
la commission info édite ou supprime les messages à la demande des modérateurs
-Si c'est une commission (annuelle ou trimestrielle) qui se charge de la modération,
elle pourra éditer/supprimer elle-même les messages: la commission info modifiera
alors le profil des membres de la commission sur le forum pour les mettre en
modérateur à ce moment et les "remettre" en profil simple utilisateur quand elles ne
sont plus dans la commission.
-d’une manière générale, tout ce qui concerne l’informatique
commission biblio
-résume les livres
-donne un avis sur les livres
-propose des nouveaux livres pour la biblio du forum
-récolte des avis sur les livres
-recense les livres présents dans les bibliothèques de branche pour en établir la liste et des
critiques
-"dépoussière" les commentaires déjà présents
commission wiki:
- archive les décisions prises et les documents apportés.
- fait en sorte que les docs sur le wiki soient toujours à jour.
-« fait le ménage » dans le wiki
- informe des modifications apportées via la liste pour que chaque responsable se tienne au
courant (au moins une fois par mois)
commission budget:
-comme son nom l'indique, elle s'occupe du budget
commission nouvelles branches:
-étudie les candidatures de futures responsables.
-donne son accord ou son désaccord sur ces candidatures
commission journal
-s'occupe de récolter les articles pour publier le journal
-met en page
-publie le journal
-s'occupe de la diffusion du journal
commission événementiel
-organise les "grands" évènements de l'asso
-organise le rassemblement de l’assemblée annuelle des responsables (anciennement CA)
commission communication
-répondre aux mails adressé à l'AABB
Chaque membre peut prendre une initiative sans avoir forcément à consulter les
autres.
Cette commission reçoit les messages envoyés à l'arbre (via une liste « ouverte à
l’extérieur», la commission informatique créera ce type de liste)
Quand un membre répond, il envoie aussi sa réponse aux autres membres et il
prévient quand il réfléchit à une question pour pas que les autres planchent
inutilement.
-mettre une rubrique sur le site « A LIRE AVANT DE NOUS CONTACTER » pour
répondre à ce qui revient le plus souvent (texte proposé en annexe)
-C'est aux personnes de la commission de s'organiser pour savoir si elles organisent un tour
de garde pour répondre ou non.
-alimenter le keskispasse
Le keskispasse s'appuie sur les CR mensuels du Collège Réduit et si besoin sur ceux des
commissions.
commission CIANE
- se renseigner plus précisément sur ce qu'implique l'adhésion au CIANE, après consultation
des responsables. Si OK pour l’adhésion:
-envoyer le bulletin d'adhésion
-maintenir le lien, répondre aux échanges
-relayer les propositions de groupes de travail
-recenser les informations ou actions disponibles auprès d'eux pour un appui des parents qui
attendent un enfant
-consulter régulièrement la « plate-forme » d'échange du CIANE
commission ponctuelles
commission chargée de travailler sur un point précis sur une durée temporaire. Cela permet
à plusieurs responsables disponibles à ce moment là de s'investir sur une durée limitée pour
travailler sur un point demandant réflexion (ex: la commission restructuration).
4. Communication des commissions avec les autres responsables
-Chaque dernier jeudi du mois, les commissions font un bilan mensuel et le mettent sur le wiki aux
emplacement prévus à cet effet par la commission wiki.
-Ces bilans pourraient enrichir le keskispasse pour la commission communication.
-Et s’il ne s'est rien passé dans une commission, elle met "rien de nouveau dans la commission
trucmuche"; cela permet de rebooster les membres de la commission.
la prise de décision dans l'association
1. S'organiser avec des ordres du jour pour prévoir les
actions
Le Collège Réduit liste les décisions à prendre/ les débats à mener, les organise par priorité et fixe
un calendrier réaliste qu'il transmet au fur et à mesure à l’ensemble des responsables. Calendrier à
mettre sur le wiki.
Par exemple seront votés à la fin de ce mois : la place des adhérents, un nouveau texte pour le site et
la couleur de la page d'accueil du site.
Mais cela doit rester souple et doit s’adapter en fonction des débats... un gros chantier à la fois !
Même si le collège réduit sait qu'il faut encore parler des nouvelles branches, des commissions, de
lieu de l’assemblée annuelle des responsables, etc.. c'est programmé pour le mois d'après (ou
"ordre du jour du mois" d'après).
2. Nouveau système de vote
Dans notre bilan de départ, nous avons établi que de trouver un consensus à 40 est difficile et
ralentit la prise de décision.
On abandonne donc la méthode du consensus pour prendre les décisions et on utilise le système du
vote (voir les avantages du vote détaillés plus bas).
-le système de vote retenu est celui qui a été utilisé pour la restructuration
-les votes se font sur le wiki
- le Collège réduit aidé si besoin de la Commission Informatique se charge de faire les votes
-Validation du vote : On fixe un quorum de 80 % pour chaque vote. (cela veut dire que 80% des
responsable doivent avoir votés pour que le vote soit valide)
Les voix sont comptées.
On ne peut pas voter deux fois.
Le vote est anonyme.
On accepte le fait que certaines ne puissent pas venir voter ou ne le souhaitent pas.
3. Echéances pour la prise de décision
date fixe par mois pour les débats : le dernier jeudi du mois
-Clôture des échanges (même date pour tous les débats) et des avis demandés le dernier jeudi du
mois.
La fin du mois donne un sentiment de « clôturer le mois ».
On évite les vendredis, we et lundis (pour ceux qui partent en vacances et we).
Il vaut mieux ne pas laisser s'écouler de jours entre la clôture de l'avis demandé et le vote ( la
tentation serait grande de continuer les débats)
-Tous ceux qui voulaient donner leur avis doivent l'avoir donné à cette date-là
-En fonction des débats et/ou de l'importance du sujet le collège réduit propose un vote qui conclue
le débat ou le fait avancer.
-En cas de besoin, la prise de décision peut être repoussée au mois suivant (toujours le dernier jeudi
du mois)
Par exemple, si le débat a besoin d'être continué.
La décision de repousser le débat vient du Collège Réduit. Toute responsable peut également en
faire la demande.
Date fixe par mois pour tous les votes : 4 jours après le dernier jeudi du mois
-Le vote est ouvert durant 4 jours.
- La date limite de clôture de tous les votes est le dernier jeudi du mois+4 jours.
4 jours pour voter suffisent : chacune sait qu'elle doit venir à ce moment-là et si elle n'est pas là,
donne procuration ou accepte qu'on fasse sans elle.
-Le vote est après les débats car on peut toujours changer d'avis durant le débat.
-Quorum pour le vote 80% des responsables qui doivent voter pour valider le vote
-Pas besoin d'envoyer un message pour dire qu'on a voté, une fois la date passée, le vote est clos,
au final peut importe qui a voté ou pas et ça évite de rajouter pleins de messages. Comme on l'a
déjà dit ailleurs, on accepte que tout le monde ne vote pas forcément du moment que le quorum est
atteint.
Les avantages :
-Chacune s'y retrouve facilement et la responsable ne passant qu'une fois par mois ou
absente sait toujours à l'avance l'échéance des décisions et peut ainsi s’organiser
(procuration).
-Laisse la possibilité de voter seulement, sans participer ou lire tous les échanges
Ordre du jour fait par le Collège réduit avant la date de clôture du vote
- L'ordre du jour sert à faire le point des décisions à prendre avec ou sans vote. Il doit donc être
donné (envoyé à la liste) avant la clôture des décisions.
On y met les votes et les avis demandés par ordre d'importance.
- Jour de l'ordre du jour:
soit 2 jours avant le dernier jeudi du mois afin de laisser 2 jours de réflexion/lecture des décisions
et d'échelonner le travail du Collège

-Ordre du jour simple, et non pas un résumé avec les différents arguments (sauf si le collège réduit y
tient et a le temps et envie)
Compte rendu après le vote qui sera archivé sur le wiki
-On garde une trace de tout notre boulot, permet de faire facilement un bilan annuel (pour une
Assemblée de Responsables par ex)
-Le Collège Réduit fait le compte rendu et le met sur le wiki aux emplacements prévus à cet effet
par la commission Wiki.
-Le CR sert aussi pour la commission communication pour le Keskispasse.
Un exemple concret
Prenons un exemple concret : Les conditions pour l'ouverture d'une branche.
Admettons que le collège réduit pose cette question sur la liste début janvier, on débat, on débat, on
s'exprime. Le 29 (dernier jeudi du mois), le collège réduit clôt le débat pose une question avec vote
proposé. Le 2 février les votes sont clos, dépouillés, la décision est prise et notée dans le wiki!
Et surtout ça laisse le temps de bien réfléchir et de répondre posément aux questions de fond.
Concrètement, il apparaîtra sur la liste 2 posts pour un seul sujet :
-un pour débattre uniquement avec comme titre ""DEBAT tel sujet""
-un autre uniquement pour annoncer le vote avec ""VOTE tel sujet"" pour informer que le
vote est ouvert et à quel endroit. Cela permet de limiter le nombre de messages (c’est le but
recherché).
4. Les décisions urgentes
Pour une décision urgente (c'est à dire qui ne peut vraiment pas attendre le dernier jeudi du mois) il
sera mis URGENT dans le sujet. Les personnes disponibles à ce moment là, devant leur ordi,
peuvent donner leur avis, sinon le Collège réduit tranche.
Concernant les décisions urgentes, il serait bon de rappeler qu'une décision urgente est urgente visà- vis de l'asso et non par rapport aux personnes qui souhaitent que cela aillent vite pour des raisons
qui ne les concernent qu'elles.
5. Les décisions pour des points relatifs à une branche
Pour ce qui est des questions pour des points relatifs à une branche:
Dans ce cas-là, les réponses seront dans le wiki si la situation s’est déjà présentée,
puisqu’elle aura été répertoriée. Si ce n'est pas le cas, la question sera posée sur la liste.
Le Collège Réduit propose un vote pour une question qui paraissait ne pas en avoir besoin.
(exemple : les animateurs hors département)
Si une réponse (pour un problème local) est urgente alors il y aura URGENT dans le titre du
message.
Solutions à différents problèmes rencontrés
1. Répertorier les idées/ les documents
Actuellement, les idées ou les documents sont noyés dans la liste de discussion.
Cela a pour effet la répétition de questions à quelques mois d'intervalle ou de devoir fouiller dans
les nombreux mails pour retrouver les réponses (ex. récent: le texte sur la péridurale sur le site, les
animatrices dans un département limitrophe cf Belfort)
Nous proposons un archivage des réponses et des documents aux questions posées : toute
information importante/question sera mise sur le wiki.
C'est la personne qui lance la discussion qui est en charge de la mener, de la conduire à une prise de
décision et d'envoyer à la commission Wiki le résultat de la fin des débats. Tout document finalisé
devra être mis sur le wiki.
De même, celle qui a initié le doc, une fois finalisé, l'envoie à la commission wiki et fait savoir sur
la liste que c'est fait.
A l’identique, celle qui pose une question sur la liste et obtient une réponse envoie le tout à la
commission wiki (par exemple: les réponses concernant les panneaux pour les foires, salons...ou
encore, les animateurs hors département, demande de docs qui n'étaient pas initialement sur le wiki
comme la plaquette ER version imprimable).
La commission wiki envoie un message sur la liste chaque mois pour recenser toutes les
modifications et faire des liens qui renvoient sur les pages du Wiki.
Au final, les conclusions de toute discussion qui mènent à une prise de décision doit être archivée
sur le wiki.
Le Collège Réduit n'étant là que pour contrôler que le processus se passe bien et faire en sorte que
la discussion aille à son terme (s’il y a besoin d'avoir une réponse).
Le travail est ainsi réparti entre la commission wiki, la responsable qui lance la discussion et le
Collège Réduit.
Ce système permet d'enrichir le wiki de nouvelles infos et d'éviter les mêmes questions sur la liste.
Ce système responsabilise chacun, la personne qui a initié la discussion, met le dernier message sur
la liste ,
Par exemple : Merci pour votre réponse, je vais faire çi et ça, j'envoie le tout à la commission wiki
2. Grand nombre de messages sur la liste
La liste principale est difficile à suivre pour les responsables qui ne viennent pas très
régulièrement, les solutions trouvées sont:
- utiliser plus le wiki comme par ex pour les bilans, les travaux sur les docs, etc...
- ne pas tout lire, on accepte que tout le monde ne donne pas son avis et pour les trucs importants,
c'est signalé dans le titre. (on garde ""avis demandé"" et ""important"")
-apprendre à mieux configurer la boîte Gmail. On pourrait lancer une discussion où chacun donne
ses ""astuces rangements"" (pour celles qui en ont...!!!) et on fait un petit cours sur comment mieux
s'organiser avec Gmail. Ensuite on le met sur le wiki
en tâche pour le Collège Réduit sinon ça va tomber aux oubliettes!
La liste sera aussi désencombrée des messages qui arriveront directement dans les commissions ou
chez les personnes concernées grâce à la mise en place d’adresses permettant de les contacter
directement.
3. Mise en place des mesures systématiques
La mise en place de mesures systématiques permet de faire un suivi des idées, propositions et
tâches.
- Le Collège Réduit devrait faire d'autres mesures systématiques que celles faites ici, s'il se rend
compte que certaines taches reviennent souvent.
-Quand on commencera à utiliser le fonctionnement qu'on propose ici, on se rendra sûrement
compte qu'il y a plein d'ajustements à faire.
- Le Collège Réduit fera évoluer nos propositions.
4. Modération du forum

établissement d'un planning:
Le collège réduit aidé de la commission wiki met en place un calendrier trimestriel sur le wiki et
chacune s'inscrit où elle veut, à raison de 10 jours par trimestre (pour être 3 chaque jour). Le
Collège Réduit vérifie juste qu'il y a bien 3 personnes chaque jour. Ça évite les multiples
propositions et échanges qui s'en suivent.
Chaque jour, 3 personnes données (comme ça si 1 a un problème il en reste 2, on est en nombre
suffisant pour que ça roule) surveillent tout le forum (en plus il y a toujours d'autres responsables
qui passeront aussi officieusement sur le forum...)
Pas besoin de surveiller toute la journée non plus, un tour 2 fois dans la journée ça suffit (comme le
fait Claire apparemment)
Il faut garder la possibilité de faire une alerte sur la liste pour avoir un coup de main de celles qui
sont présentes devant leur ordi a ce moment-là.
Les filles communiquent entre elles par un salon privé sur le forum.
5. Site
La commission informatique s’occupe du site du coté technique.
Pour le côté contenu, chacun peut proposer quelque chose. Le Collège Réduit est là pour veiller à ce
que le processus arrive à son terme (élaboration ou modification du texte puis en dernier, envoi à la
commission info).
A la fin, lorsque le texte ou la modification est finalisée, la responsable qui a initié la discussion
envoie le texte (ou le met à dispo sur wiki et le signale) à la commission informatique.
6. Les tensions sur les listes
L'organisation différente de l'association, notamment la planification et le vote vont peut-être
contribuer à moins de tensions sur les listes. Le vote permettra de choisir une idée et il y aura peutêtre moins le sentiment d'être pour ou contre quelqu'un ou un groupe de personnes.
On peut toutefois rappeler que ce serait bien qu'on essaie de faire des efforts dans la communication
avec les autres responsables, comme on essaie d'en faire dans les relations avec nos enfants.
Il faudrait qu'on essaie de garder en tête qu'on recherche d'abord l'écoute et ensuite les conseils (ou
pas). Sur la liste perso notamment, l'écoute devrait être primordiale sur le partage d'expériences.
7. Impression de sous-groupe au sein de l'asso
Les adhérents peuvent avoir une impression de "groupe de responsable qui discutent entre eux", qui
se ressent sur le forum... pour améliorer cela, on pourrait:
-"s'obliger" à aller plus sur le forum pour entre autres exposer nos problèmes plutôt que de les
mettre seulement sur la liste perso, quand cela est possible.
-CR mensuels dans le keskispasse. ça permettra aux filles qui trouvent que l'on est beaucoup moins
sur le forum une fois élue de se rendre compte qu'il y a du travail aussi sur les listes.... (le
keskispasse est à la charge de la commission communication )
-si on arrive à dégonfler le temps de lecture sur la liste et qu'on abuse pas de la liste perso, on
devrait réussir à être + sur le forum
-en plus le tour de rôle de modération va aussi aider (si c'est l'option du planning qui est choisie
pour la modération)
L'asso sans président
Les statuts seront écrits par le Collège Réduit
Néanmoins, nous nous sommes penchées sur la déclaration d’une association sans président dans
les statuts.
Il y a 2 manières de faire la déclaration.
Une association peut fonctionner sans président, sans trésorier, sans secrétaire lorsque ces fonctions
ne sont pas prévues par les statuts. Pour notre part nous avons choisi de fonctionner sans président.
En revanche une association, du fait qu'elle est une personne morale, ne peut fonctionner sans
représentant.
Nous devons donc dans nos statuts déclarer un ou des représentant(s)
-soit on déclare que le bureau est composé du trésorier et du secrétaire chargés de
l'administration de l'association appuyés par un collège réduit composé de responsables de branches
dont les détails sont donnés dans le règlement intérieur. On peut alors changer à notre guise un
règlement intérieur qui n'est pas soumis à déclaration à la préfecture.
Du coup il n'y a qu'en cas de changement du trésorier et secrétaire qu'on refait une déclaration et il
ne faut que la signature du trésorier et du secrétaire pour des papiers en préfecture.
Dans le règlement intérieur, on pourra préciser que la gestion de l'association se fait de manière
collégiale entre les responsables de branches, etc....
-soit on déclare que le Collège réduit composé de 9 responsables, renouvelé par tiers tous
les 6 mois, est chargé de l'administration de l'asso. Dans ce cas, on doit faire une déclaration en
préfecture tous les 6 mois à chaque changement de responsables avec signature des responsables
concernées. Ce fonctionnement serait possible mais très lourd à mettre en place.
La première solution nous parait donc préférable. C’est celle ci qui est retenue par vote.
Nous pensons que c’est à la secrétaire que revient le rôle de gérer les documents administratifs et
conserver les docs de l’asso pour l’administration.
Il reste la question : qui est l'interlocuteur avec l'administration (représentant l'asso). Les
représentants de l'asso seront soit le trésorier et la secrétaire, soit une personne nommée parmi les 9
membres du Collège Réduit
La communication au sein de l'asso
8. Communiquer avec les commissions
Il faudrait pouvoir joindre directement les différentes commission ou groupes de personnes, même
si on n'y est pas pour éviter les messages qui transitent par la liste ( comme ceux pour Amandine,
ceux pour les échantillons d'écharpe par ex). Nous proposons donc de créer des nouvelles adresses
pour écrire aux commissions directement ou aux groupes de responsables
Pour Amandine, on peut se dire qu'on lui écrit en direct plutôt que sur la liste car en définitive ça ne
concerne pas tout le monde.
Pour cela, on peut créer des adresses différentes avec une gestion hyper simple:
Exemples :
webmaster@ contact-aabb@ remarques@ echarpes@ forum@ etc...
et autant que besoin!
On peut faire une liste répertoriant les besoins (à compléter), la commission info les crée et ensuite,
faire sur le wiki une page récapitulative sur comment joindre untel...
Les besoins:
-une adresse pour écrire aux 2 responsables qui s'occupent des échantillons, à mettre sur le site
-une adresse par commission
-l'adresse d'Amandine
-une adresse AABB sur le forum qui atterrisse dans la boite mails des membres de la commission
communication
-une adresse mail pour le Collège Réduit
-...
9. Les branches
Les responsables de branche font un bilan trimestriel à mettre sur le wiki.
La commission wiki fera une page spéciale pour les bilans de branche.
Les avantages des solutions proposées
1. Avantages du vote
Actuellement avec le système de consensus, l'avis va souvent vers ceux qui interviennent le plus,
c'est à dire ceux qui sont le plus souvent sur la liste.
Avec le système de vote à dates fixes, pour la majorité des décisions, tout le monde, ou du moins
toutes celles qui le souhaitent, interviendront ""à part égale"", en ayant lu si elles le souhaitent les
débats, dans lesquels par contre, on retrouvera celles qui sont toujours sur l'ordi, mais ça ne sera pas
le pouvoir décisionnel.
Le nouveau système devrait permettre de dissocier un tout petit peu les avis et les personnes, ça
aidera peut-être aussi à dépassionner un peu les débats. D'ailleurs, le simple fait de se donner le
temps de répondre jusqu'au dernier jeudi du mois permet de plus réfléchir avant de vite répondre
avant que le bébé se réveille et que l’on ne sait pas quand ce sera la prochaine fois qu'on aura le
temps.
Le vote aiderait à avoir un aperçu plus juste des tendances de fond de l'association.
Il faudrait peut-être rendre le vote systématique dès qu'il y a un débat, pour éviter le phénomène du
« c'est celui qui parle le plus dont on va prendre l'avis »: c'est mathématique, si une personne envoie
10 fois son avis, cela donne l'impression qu'il y a 10 personnes de cet avis.
On hésite souvent à mettre un message qui répéterait ce que d'autres ont dit, mais s'il s'agit juste
d'une croix ou d'un clic, ce sera peut-être plus facile.
2. Avantages d’avoir des échéances régulières
- Cela évite de se sentir mis "sous pression" quand il faut vraiment faire quelque chose et de se
sentir en alerte perpétuelle sur la liste avec des décisions et des avis demandés en permanence
-L'avantage de pouvoir donner son avis à date fixe (et de voter) est de pourvoir donner son avis sans
lire toute la discussion associée et de savoir qu'à cette date-là, se prend les décisions de l'asso.
-Aujourd'hui, on a l'impression qu'il y a beaucoup de décisions urgentes mais c'est plus parce qu'on
n'est pas organisées.
-Le piège d'internet c'est l'illusion d'immédiateté et du coup la sensation d'urgence.
-La « réunion mensuelle » virtuelle induite par l'échéance apporte du "sérieux" à notre
investissement dans l'association.
-Le travail est allégé par ce système de "réunion" mensuelle. Mais le rôle de responsable implique
toujours de se connecter au moins une fois par mois pour se tenir au courant des décisions et
éventuellement participer au vote. Il n'y a que le rôle d'animatrice qui permette vraiment de ne se
consacrer qu'au local. A l'inverse, rien n'empêche aux accros du clavier de venir débattre tous les
jours!
-Les tâches sont échelonnées.
-Le Collège Réduit gère les priorités des tâches en cours.
3. Avantages du système collégial présenté ici
Le local et le national sont en rapport direct.
L'ensemble des responsables continue de donner son avis pour chaque prise de décision.
Tout le monde peut donner son avis, l'avis de toutes reste important et est pris en compte.
Il en résulte que le Collège Réduit est une commission qui prend des décisions d'ordre administratif
et qui « tranche » en cas d'urgence .
4. Avantages des listes et des échanges
Les discussions à 40 sont certes lourdes mais elles nous permettent quand même de mieux nous
connaître et c'est important pour la cohésion du groupe.
Ça permet aussi de se sentir soutenue dans son rôle de responsable (par exemple, les anciennes
peuvent apporter leur expérience).
En cas de demande urgente, il y a souvent quelqu'un devant son ordi qui peut donner son avis ou
répondre.
Les listes de travail et perso sont donc à conserver, avec quelques petites variantes présentées cidessus! (limiter la perso, privilégier le forum. Sur la principale: «responsabilisation » de celui qui
lance une discussion avec archivage sur le wiki)
ANNEXE
A LIRE AVANT DE NOUS CONTACTER
Nous sommes vraiment heureux du succès du site de l'association, mais qui dit succès dit aussi
sollicitations! Les mails qui arrivent dans notre boite sont de plus en plus nombreux et relèvent
souvent des mêmes thèmes. Il nous a donc semblé utile de vous donner des réponses avant même
que vous ne nous posiez la question!
Si vous souhaitez nous féliciter :
Merci beaucoup! Pas besoin de mail privé pour cela, il vous suffit de nous laisser un petit mot
sympathique sur le forum ou de rejoindre une des branches locales pour participer aux réunions,
adhérer à l'association ou s'y investir...
Si vous souhaitez nous exposer votre problème ou poser une question sur un thème du site:
Nous vous remercions de la confiance que vous nous accordez mais nous n'avons pas la science
infuse! Le principe de l'association est le partage d'expérience entre parents. Chaque expérience a de
la valeur. Nous vous invitons plutôt à exposer votre problème sur le forum, le pseudo vous
permettant une totale confidentialité. Vous pourrez surement trouver une réponse qui vous
corresponde, grâce à l'intervention des nombreux participants.
Vous pouvez aussi participer librement aux réunions près de chez vous, rien ne vaut une rencontre
"en chair et en os!"
Si vous souhaitez que l'on vous fasse un coup de pub :
Nous considérons qu'il est plus important d'échanger des compétences que de les monnayer.
Vous êtes sur un lieu de rencontre, entre personnes ayant à échanger des expériences et des savoirfaire et qui ne cherchent pas à en faire profit. Nous ne ferons donc pas de pub pour un livre, une
marque d'écharpes ou de couches, ou encore un site revendeur de ces produits. La publicité est donc
également interdite sur le forum.
A ce sujet, nous vous encourageons à lire le manifeste de l'association (faire un lien vers le
manifeste