un Placement Sûr avec un excellent retour Sur inveStiSSement

Gestion de documents avec
PrintMachine
PrintMachine de Neopost chez P&P Banque Privée
un placement sûr avec un excellent
retour sur investissement
« Au-delà la fonctionnalité convaincante de PrintMachine,
c’est surtout l’expérience et la très bonne réputation de
la société Neopost dans son secteur qui ont emporté la
décision ».
Romano Kratter, membre de la Direction
PrintMachine de Neopost a permis à la banque privée zurichoise de faire parfaitement cadrer ses principaux documents bancaires avec
l’identité visuelle de l’entreprise tout en adoptant une solution de gestion de documents sur mesure. Salariés, clients et même concurrents
sont impressionnés par le résultat.
« Dans ce projet ambitieux, Neopost a toujours été pour nous un partenaire
ayant fait preuve de professionnalisme et d’initiative ».
La présentation des relevés de dépôt, de performance
et de compte de la banque privée obéit désormais à
une mise en page moderne et homogène.
L’ensemble du traitement et de l’archivage des
documents se déroule de manière efficace et hautement automatisée, sous le contrôle centralisé de
PrintMachine. Ce résultat a été atteint grâce à un
travail d’équipe exemplaire accompli en quatre mois
seulement.
Dès que l’on entre chez P&P Banque Privée sur les bords du lac de Zurich, on ressent
l’atmosphère particulière des locaux. Moderne, l’agencement se caractérise par une
palette de couleurs conférant une aura propre à chaque pièce. Ce concept, développé
avec le Prof. Ulrich Bachmann, chercheur de couleurs à la Haute école d’art de Zurich,
reflète l’identité visuelle de la banque privée. Le PDG Willi Reif explique : « La franchise,
la droiture, la polyvalence, un grand degré de professionnalisme et de personnalisation –
ce sont des qualités qui caractérisent notre organisation et notre rapport à la clientèle ».
Pour véhiculer au premier regard les valeurs de l’entreprise y compris à l’aide de la documentation bancaire centrale, une nouvelle présentation a été élaborée en 2009 pour les
relevés de dépôt, de compte et les justificatifs de performance.
Optimisation de l’aspect visuel
et des processus d’édition
Outre une mise en page plus attrayante, les responsables ont souhaité, pour l’impression
physique comme pour le traitement électronique du courrier, un concept d’output
management global, standardisé, s’appuyant sur des processus sûrs, automatiques,
et des options souples. Il était clair que cet objectif nécessitait une solution informatique
performante. P&P a évalué différents prestataires avant de se prononcer pour Neopost et
le logiciel PrintMachine. Romano Kratter, membre de la Direction : « Au-delà la fonctionnalité
convaincante de PrintMachine, c’est surtout l’expérience et la très bonne réputation de la
société Neopost dans son secteur qui ont emporté la décision ».
Super-performance obligée
à cause de la pression des délais
P&P Banque Privée ne voulait prendre aucun risque dans son choix du partenaire chargé
de l’implémentation.
« Le timing était extrêmement serré. La nouvelle solution devait être lancée dès la fin de
l’année 2009 », se souvient Sascha Handle, qui dirigeait le projet du côté de l’établissement
bancaire. À l’issue des discussions préalables et au moment du coup d’envoi officiel donné
fin août, l’équipe de projet ne disposait plus que de quatre mois effectifs pour effectuer la
mise en œuvre. Un défi sportif compte tenu de la complexité du projet, car il fallait non
seulement que la solution proprement dite fonctionne pour l’échéance du 31 décembre, mais
également que le traitement particulièrement conséquent de la fin d’exercice soit effectué.
Relevé de dépôt sur mesure
Le relevé de dépôt a été revu entièrement. Le surcroît de travail était caché dans les
détails : création précise de formules et d’autorisations, tailles de colonnes correctes,
gestion des reports sur les relevés de plusieurs pages, conversions de devises, choix
des couleurs pour les graphiques et définition de critères de tri. C’est l’équipe de projet
P&P qui a planché sur les spécifications détaillées de la nouvelle mise en page des
documents bancaires. Romano Kratter est fier du résultat parfait obtenu et de l’engagement
mis en œuvre : « Un grand bravo à nos salariés ! Nous sommes une petite organisation
très occupée et cette mission a exigé un effort supplémentaire ».
Nouveau relevé de dépôt client, fidèle aux couleurs de la banque P&P
Jusqu’ici, le système bancaire central ne prévoyait pas de critères de tri pour l’édition.
Les documents étaient tout simplement imprimés dans l’ordre d’envoi des tâches
d’impression.
Le tri, l’assemblage et le contrôle manuels prenaient beaucoup de temps et étaient source
d’erreurs. Yvonne Hangartner, gestionnaire de projet et responsable de la conception de
l’édition, explique les optimisations effectuées : il est désormais possible d’éditer des
documents ou des piles entières de documents triées par client. Chaque fichier d’adresses
porte un codage client personnel qui détermine les critères automatiques de traitement
et d’expédition dans PrintMachine. Par exemple pour l’impression physique ou l’envoi par
e-mail, le frequence de la distribution, l’affectation d’une lettre d’accompagnement et
l’archivage électronique. « L’envoi des relevés en PDF par e-mail est de plus en plus souvent
demandé. Cela fonctionne maintenant de manière entièrement automatique et dans la
meilleure qualité – un service optimal pour nos clients et un allègement de charge significatif pour notre organisation », souligne Yvonne Hangartner.
Envoi automatisé des relevés
au choix par courrier ou par e-mail
Grâce à une forte implication et à un travail d’équipe très professionnel, le lancement de
la nouvelle solution s’est déroulé en respectant le délai du 31 décembre 2009 ; même le
traitement de fin d’exercice a été accompli sans problème. Pour P&P Banque Privée, ce
concept de gestion de documents est arrivé au meilleur moment.
Les salariés ressentent tous les jours le gain de temps, la qualité accrue, la sécurité et
l’efficacité des processus au centre desquels figure PrintMachine. De plus, l’architecture
du système apporte à l’établissement bancaire un maximum de flexibilité et de sécurité
de ses investissements pour l’avenir.
PrintMachine – une « success-story »
Les avantages en bref:
 Des documents bancaires modernes, clairs et conformes à l’identité visuelle de l’entreprise
 Des synthèses graphiques et des justificatifs personnalisés d’opérations client,
 Une administration de données centralisée, efficace et nécessitant peu de maintenance
 Gain de temps et minimisation des erreurs grâce au tri et au regroupement automatiques
 Un tri principal organisé par client, des options de tri souples par langue, pays, fréquence d’expédition, etc.
 Une option d’envoi électronique par e-mail/PDF, directement connectée à l’archivage dématérialisé
 Avantage pour les gestionnaires de fortune externes : ils héritent de documentations bien reliées
et séparées par des feuilles intercalaires pour leur gestion multi-clients
 Conservation électronique du courrier en banque restante jusqu’au relevé de ce dernier ;
suppression de l’archivage manuel.
La remise en forme des documents bancaires a rencontré un écho très positif auprès de la
clientèle. Des compliments ont été adressés sur la mise en page moderne et rafraîchissante,
sans oublier la présentation claire des graphiques dont le nouveau code de couleurs a
beaucoup plu. Des louanges sont même venues de la concurrence. Les responsables de
l’établissement bancaire sont extrêmement satisfaits de leur partenaire d’implémentation.
La communication toujours franche ainsi que la conduite du projet et le conseil marqués
par le dévouement et le professionnalisme ont été tout particulièrement appréciés.
« La qualité se vérifie dans les situations délicates et elle a été au rendez-vous, surtout
à cause de la forte pression des délais. Neopost a toujours été pour nous un partenaire
ayant fait preuve de grand professionnalisme, d’initiative et de pragmatisme ».
Rien que du positif en retour
Gestion de documents avec
PrintMachine
P&P Banque Privée : le conseil financier intégral
P&P Banque Privée est une banque privée indépendante dont le siège est à
Zurich. Elle propose à ses clients une gamme complète de services financiers
personnalisées : stratégie de placement, gestion de fortune, administration
de société et planification de succession, sans oublier les questions fiscales
et juridiques.
Solidité, clairvoyance, expertise de premier plan et assistance dans le cadre
d’une approche personnalisée sont les maîtres-mots de la confiance placée
en nous par une clientèle exigeante à l’échelle mondiale.
P&P The Trusted Private Bank : www.pppb.ch
Automatique.
Flexible.
Économique.
PrintMachine de Neopost est une solution logicielle leader dans le domaine
de l’automatisation de la gestion documentaire physique et numérique.
Correspondance, factures, extraits de comptes, polices d’assurances, documents
de industriels ou bulletins de salaire, PrintMachine transforme les données
d’un nombre indéfini d’environnements système en documents de gestion
professionnels et pilote leur traitement. En fonction de critères de mise en
page, d’édition et de planning, production, répartition, expédition, archivage
et même optimisation des frais de port s’effectuent de manière entièrement
automatique. Intuitive, l’interface graphique utilisateur permet en outre une
configuration et une maintenance très conviviales. PrintMachine peut être
intégré dans la plupart des environnements système et aussi à des machines
de mise sous enveloppes et d’affranchissement pour un traitement du courrier
efficace.
Contact
Neopost AG
Hertistrasse 25
8304 Wallisellen
Neopost AG
En Budron H 8C
1052 Le Mont-sur-Lausanne
T 0848 231 231
F 0848 231 232
[email protected]
www.neopost.ch