Guide sur les stages

Transcription

Guide pratique sur l’obtention de stages – édition 2014
Guide pratique sur
l’obtention de stages à
l’usage des étudiants de
Télécom Physique
Strasbourg
EDITION 2014
Document à usage interne
Association des
Anciens Elèves de
Télécom Physique
Strasbourg
AAE Télécom Physique Strasbourg
Parc d’Innovation, Boulevard Sébastien Brant,
BP 10413, 67412 ILLKIRCH-GRAFFENSTADEN
www.aae-telecom-physique.fr
[email protected]
Association des Anciens Elèves de Télécom Physique Strasbourg
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Table des matières
1.
Quand commencer la recherche ? __________________________________________ 3
2.
Quel type de stage ? _____________________________________________________ 4
2.1. Stage de première année _____________________________________________________ 4
2.2. Stage de seconde année ______________________________________________________ 4
2.3. Stage de fin d’études _________________________________________________________ 4
3.
Comment trouver son stage ? _____________________________________________ 5
3.1. Trouver son stage ___________________________________________________________ 5
3.2. Etablir un contact ___________________________________________________________ 6
4.
Comment rédiger son CV ? ________________________________________________ 7
5.
Comment rédiger une lettre de motivation ? _________________________________ 8
6.
Comment préparer son entretien ? _________________________________________ 9
7.
Comment financer le stage ? _____________________________________________ 10
8.
Comment rédiger son rapport de stage ? ___________________________________ 12
9.
Comment préparer sa soutenance de stage ? ________________________________ 13
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1. Quand commencer la recherche ?
Trouver son stage fait partie de la formation de l’école, et permet de s’entraîner à la
recherche d’emploi. De manière générale, les élèves démarrent leur recherche
beaucoup trop tard. Pour un stage en fin d’année scolaire, on peut déjà prendre les
premiers contacts dès la rentrée, en septembre. Bien sûr la réponse ne sera pas
définitive, mais cela permet de poser des jalons et de figurer parmi les premiers dossiers.
Fin décembre et début janvier ne sont pas des périodes propices à la recherche
de stage en entreprise, car généralement les services du personnel sont très occupés.
Il paraît opportun d’obtenir une réponse sûre au moins deux mois avant le début
du stage, de manière à pouvoir s’orienter sur un autre stage en cas de problème.
Dans le cas d’un stage à l’étranger, il faut s’y prendre beaucoup plus tôt, du fait des
formalités potentiellement complexes : convention, financement, logement, visa…
Entamez votre recherche de septembre à février
pour un stage en 1A ou 2A
Entamer sa recherche de juillet à décembre
pour un stage de fin d’études
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2. Quel type de stage ?
2.1. Stage de première année
D’une durée assez courte, il s’agit pour la plupart d’entre vous de votre première
prise de contact avec le monde du travail. Certains choisissent d’effectuer un stage
«ouvrier» mais cela tend à disparaître. La durée minimale du stage est de 1 mois ; sauf
piston ou connaissance ne comptez pas trouver un stage en entreprise intéressant car
cela n’est pas rentable pour une entreprise de former un stagiaire s’il ne reste pas
pendant au moins 3 mois. C’est souvent le stage le moins valorisant, mais certains
laboratoires peuvent faire plus d’efforts en considérant que la formation des étudiants est
une de leurs missions.
2.2. Stage de seconde année
D’une durée de 3 mois, le stage de deuxième année permet aussi bien de trouver
une place en entreprise qu’en laboratoire. Néanmoins, si vous n’êtes pas sûr de faire
votre stage de fin d’études en entreprise, mieux vaut prévoir votre stage de seconde
année en entreprise afin de respecter les impératifs du cursus de l’école.
Nul n'est besoin de choisir forcément le domaine d'activité que l’on vise pour la suite,
mais il est bon de rester cohérent avec votre projet professionnel car ce stage sert
souvent d’argument dans votre recherche de stage de troisième année.
2.3. Stage de fin d’études
Il arrive souvent que des élèves trouvent leur emploi ou leur thèse grâce à leur stage
de fin d’études. Certains sont embauchés directement dans l’entreprise ou le laboratoire
dans lequel ils ont effectué leur stage, d’autres y obtiennent des contacts et des
recommandations. Il s’agit donc bien du dernier pas avant la vie active, et donc le
domaine, le sujet, l’endroit etc. du stage doivent être mûrement réfléchis en fonction de
ses projets professionnels et non pas en fonction des facilités ou des opportunités.
A noter que pour certains masters il est préférable voire quasi-obligatoire d’effectuer
un stage en laboratoire (notamment les masters de physique). Un certain nombre
d’élèves choisissent également de poursuivre leur sujet de stage en thèse, ce qui a
certains avantages : connaître son directeur de thèse à l’avance, connaître le laboratoire
et l’équipe, mais aussi s’assurer que le sujet vous intéresse réellement !
Veillez à trouver une certaine cohérence entre vos trois stages
même s’il n’est pas indispensable de viser dès le stage de première
année le domaine dont on rêve pour sa carrière future.
Posez-vous la question : "de quoi ai-je besoin pour avoir une
chance de rentrer dans tel ou tel domaine dans un ou deux ans ?"
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3. Comment trouver son stage ?
3.1. Trouver son stage
a) Ciblez les entreprises ou labos qui vous intéressent, le type de stage que
vous convoitez et faites-vous une liste classée par priorité.
b) Epluchez les sites web de ces entreprises et labos et cherchez les offres de
stage des départements qui vous intéressent.
c) Adressez vous à vos proches, à vos anciens maîtres de stage et à vos
professeurs dont il ne faut pas sous-estimer les relations : en insistant un peu,
on apprend parfois qu’ils connaissent des pontes du MIT, de Berkeley et
Cambridge ou certains PDG ! Les contacts mènent à deux stages sur
trois !
d) Parcourez le listing des stages des années passées (les archives courent
sur plus de 15 ans) fourni par la scolarité et contactez les élèves qui ont fait
les stages qui auront attiré votre attention.
e) Utilisez le réseau des anciens élèves. Utiliser l’annuaire papier ou en ligne
(http://www.aae-telecom-physique.fr) ainsi que les réseaux sociaux
professionnels (LinkedIn, Viadeo) où de nombreux anciens sont inscrits
(l’AAE y est présente via des « groupes »). Un ancien vous écoutera plus
facilement qu’un inconnu, répondra plus souvent (positivement ou
négativement) et transférera généralement votre candidature à des contacts
ou collègues plus appropriés, le cas échéant !
f) Renseignez-vous auprès de l’interface de recherche de stage mise en place par
l’école sur l’Intranet
g) Renseignez-vous auprès du site stage/emploi de l’AAE : http://emploi.aaeensps.org (identifiant et mot de passe habituels du site).
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3.2. Etablir un contact
a) Renseignez-vous au maximum sur l’organisme visé et sur votre contact
(poste, responsabilité, CV, publications) avant toute chose : ceci facilitera la
rédaction de votre lettre de motivation et la préparation d’un éventuel entretien.
Les réseaux sociaux professionnels permettent d’en savoir un peu plus sur le
parcours de vos interlocuteurs, lorsqu’ils y sont inscrits, et de cerner leur profil
(mais ceci fonctionne aussi dans l’autre sens !).
b) Dans la mesure du possible, adressez-vous directement aux personnes
susceptibles de vous accueillir et court-circuitez les Ressources Humaines
qui reçoivent beaucoup de demandes. Etablissez plutôt un contact personnel
avec un employé du service que vous visez. Celui-ci pourra ensuite vous aider.
c) Prenez contact par e-mail mais rédigez celui-ci de manière formelle, comme
vous le feriez pour une lettre. Le CV doit être impérativement joint à votre
envoi : le recruteur lira d’abord la lettre de motivation et ne regardera votre CV
que s’il est intéressé et veut en savoir plus sur vos états de service ! Sans
réponse après 2 à 3 semaines, n’hésitez pas à faire une relance, ou envoyez
un nouveau mail à un collègue de votre contact ou à un service proche.
d) Pour les fichiers joints, privilégiez les formats portables (pdf) car tout le
monde n’utilise pas Word ou un PC !
e) Proscrivez à tout prix le publipostage. Il vous sera bien plus profitable de
vous concentrer sur quelques filons et de vous donner les moyens pour
parvenir à vos fins en soignant tous les points précédents. Le publipostage
se repère au premier coup d’œil car les lettres de motivation sont vagues,
sans ambition ni réelle motivation (!) et partent donc à la poubelle.
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4. Comment rédiger son CV ?
a) Avant tout, regardez ce que font les autres : il existe de nombreux sites où
apparaissent des CVs. Vous pouvez aussi demander directement à des Anciens
de vous soumettre leur CV à titre d’exemple. Certains de leurs CVs (plus ou
moins récents...) sont en ligne sur le site de l’AAE : http://www.aaeensps.org/index.php?page=consulterlescv
b) Limitez-vous à une seule page. Attendez d’avoir une longue carrière derrière
vous pour aller au-delà !
c) Lisez les conseils donnés par les sites de recrutement. Vous trouverez pas mal
de lien sur le site de l’AAE : http://www.aae-ensps.org/index.php?page=redigercv
d) Ciblez le contenu en fonction du destinataire : insistez sur ce qui sera
susceptible de l’intéresser en priorité.
e) N’oubliez pas de mentionner vos projets menés à l’école (de maths, d’info, de
2A, …) surtout si vous n’avez pas d’expérience professionnelle.
f) N’oubliez pas de mentionner votre appartenance à une Grande Ecole, avec
intégration sur Concours Communs Polytechniques ou Mines-Telecom.
g) En particulier pour les CV destinés à l’étranger, précisez l’appartenance de l’école
à l’Université de Strasbourg car celle-ci est d’une part très réputée en France
comme à l’étranger et car les pays étrangers ne connaissent pas les grandes
écoles et les écoles d’ingénieurs d’autre part : les Mines, Centrale ou l’ENS y
sont complètement inconnues. En Allemagne, qualifiez-vous d’Ingenieur im
Universität, plus valorisant qu’Ingenieur qui se réfère à un diplômé d’IUT !
h) Pour les CV destinés à l’étranger, mentionnez les équivalents de vos diplômes.
Ex : Master Matière Condensée et Diplôme Télécom Physique Strasbourg se
traduiront par MSc in Physics of Condensed Matter et MSc in Physical
Engineering. Aux USA, le diplôme d’ingénieur français est depuis 2013
officiellement reconnu équivalent à un « Master of Science ».
i) Pensez à ajouter et valoriser des choses que les autres n’ont pas, ou des
informations plus personnelles qui attireront l’attention du recruteur. N’écrivez pas
« hobbies : foot, cinéma », ce qui est creux et n’apporte que peu de valeur
ajoutée. Détaillez plutôt : joueur de foot dans l’équipe interuniversitaire de
Strasbourg, fan des œuvres d’Alfred Hitchcock.
j) Proscrivez à tout prix les fautes d’orthographe, qui donnent une image
vraiment négative et signale aux yeux du recruteur un manque d’attention dans la
préparation de votre candidature !
k) Vous pouvez soumettre gratuitement votre CV au responsable emploi de
l’AAE pour relecture et conseils ([email protected]). Un
retour vous sera fait sous des délais raisonnables. N’hésitez pas à solliciter
également votre professeur de langue si votre CV est destiné à l’étranger.
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5. Comment rédiger une lettre de motivation ?
a) Présentez le tout comme une lettre formelle, même s’il s’agit d’un e-mail :
expéditeur, destinataire, date, objet, remerciements, signature. Pour les
fichiers joints, utilisez un format portable tel que .pdf plutôt que .doc.
b) Présentez-vous rapidement : nom, études …
c) Dites ce que vous recherchez : stage dans tel service, dans tel domaine, et à
telles dates.
d) Dites pourquoi vous êtes attiré par cette entreprise/labo, montrez qu’il ne
s’agit pas d’un publipostage et que vous connaissez l’entreprise/labo.
Personnalisez votre lettre en fonction du destinataire !
e) Montrez le rapport entre votre demande et vos objectifs professionnels.
f) Montrez ce que vous pouvez apporter à l’entreprise et précisez quelquesunes de vos qualités. Pensez à vous mettre à la place du recruteur qui
reçoit des centaines de courriers identiques.
g) Evitez à tout prix les fautes d’orthographe ! Relisez-vous plusieurs fois
avant d’envoyer le tout, et soumettez votre travail à votre professeur de
langue si vous avez rédigé en une langue étrangère.
h) Vous pouvez soumettre gratuitement votre lettre de motivation au
responsable emploi de l’AAE : [email protected]. Un
retour vous sera fait sous des délais raisonnables.
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6. Comment préparer son entretien ?
Pour un stage, l’entretien peut se faire tant par téléphone que de visu. Pour les
stages de longue durée, nous vous conseillons d’essayer de visiter l’entreprise ou le labo,
car cela fait toujours bonne impression et vous permet d’éviter de mauvaises surprises.
a) Un entretien se prépare déjà avant de postuler. Parfois, les entreprises
appellent sans prévenir, posent plein de questions, testent … Si l’on n’y
est pas préparé, on est forcément désarçonné et on a perdu !
b) Imbibez-vous de son CV et de votre lettre de motivation. Le recruteur qui les
a lus vous demandera de vous présenter et de répéter ce que vous avez écrit
pour s’assurer de votre honnêteté.
c) Entraînez-vous à parler d’une voix distincte et déterminée pour évitez tant
que possible les « euh », « bof », « je sais pas » : l’entretien sert à tester votre
motivation et votre capacité à vous exprimer de manière cohérente !
d) Ne mentez jamais, même par omission : vous pouvez toujours présenter
sous un angle positif quelque chose qui vous semble négatif, mais le recruteur
détectera vos mensonges ! S’il on vous demande si vous savez utiliser le
langage php et que vous n’avez pas cette compétence, répondez par exemple
que si vous ne l’avez pas utilisé jusque-là, vous avez déjà travaillé avec du
html et sous Unix, que vous savez programmer, et qu’apprendre ce nouveau
langage ne sera pas un problème et serait pour vous une bonne opportunité !
e) Après vous avoir demandé de vous présenter et de détailler votre parcours et
motivations, le recruteur demande généralement des précisions sur certains
des points que vous avez développés. On peut ainsi vous demander de
détailler vos responsabilités et les résultats obtenus au cours d’un stage
passé, ainsi que ce que vos précédents stages vous ont appris. Même si
vous pensez ne pas avoir fait grand-chose, essayez toujours de trouver des
aspects positifs (mais encore une fois, ne mentez pas : cela se voit !).
f) Préparez-vous à des questions du genre : que pouvez-vous nous apporter ?
Pourquoi devrais-je vous prendre vous plutôt qu’un autre ?
g) Le recruteur pourra aussi vous poser une question plus personnelle sur votre
ville ou vos hobbies par exemple. Veillez donc à ne pas écrire de banalités
dans votre CV et avoir du répondant – c’est parfois sur des questions extraprofessionnelles que l’on juge de la personnalité d’un candidat !
h) Préparez-vous mentalement à toutes ces questions. Préparez également des
questions que VOUS poserez au recruteur. Celui-ci vous offre
généralement cette possibilité en fin d’entretien et il est bon d’en poser pour
prouver votre curiosité : préparez-en quelques unes dans cette optique, mais
évitez de demander des informations que vous êtes sensés avoir recherchées
pour préparer l’entretien, telles que la taille ou le secteur d’activité de
l’entreprise (!).
i) Faites une simulation avec un(e) ami(e).
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7. Comment financer le stage ?
a) Pour tous les étudiants (indépendamment du stage)
Il existe des bourses de master sur critères universitaires. Tout étudiant en
master peut y prétendre, qu’il soit élève ou non à Télécom Physique Strasbourg.
D’autres aides sont également disponibles :
http://www.unistra.fr/index.php?id=2204
b) Bourse BOUSSOLE (étranger, 12 semaines minimum)
Montant de 40 € par semaine pour des durées de 12 à 35 semaines, dans le
monde entier, l'exception de la France (DOM-TOM inclus) et des principautés
d'Andorre et de Monaco. Concerne les étudiants de L3, M1 ou M2.
https://ssl.region-alsace.eu/boussole/Default.aspx
c) Bourses Erasmus stage (ex-Léonardo)
Pour tout stage de niveau Master en entreprise et en Europe, de 240 à 500 €
mensuels (modulable selon l'indemnité versée par l'entreprise) pour des stages
de 3 à 12 mois. Les critères sociaux peuvent être pris en compte, sachant qu’il y
a trois commissions d’attribution, échelonnées entre décembre et mai.
L’Université de Strasbourg détaille tout cela très bien sur :
http://www.unistra.fr/index.php?id=1140
d) Bourses villes jumelles (3 mois minimum)
Réservées aux étudiants effectuant un stage d’au moins 3 mois dans une des
villes jumelées avec Strasbourg : Boston aux Etats-Unis, Dresde et Stuttgart en
Allemagne, Leicester en Grande-Bretagne et Ramat Gan en Israël. Ces bourses
sont cumulables avec d’autres bourses et les dossiers de candidature sont à
retirer au printemps auprès de la Communauté Urbaine de Strasbourg...
http://www.strasbourg.eu/international/bourses_enseignement_superieur
e) Crédit sur laboratoire
Certains laboratoires peuvent débloquer quelques fonds pour indemniser les
stagiaires, le montant est en général assez faible.
f) Allocations de mobilité internationale (AMI)
Réservées aux étudiants boursiers sur critères sociaux du Ministère de
l'éducation nationale. Durant le séjour à l'étranger, la bourse de mobilité s'ajoute à
la bourse d'enseignement supérieur sur critères sociaux. Cette bourse s'élève à
400 € mensuels sur une durée de 2 à 9 mois.
g) Aides Unistra (Canada, Australie)
Dans le cadre de programme d'échanges à destination des étudiants effectuant
une mobilité facultative d'études au Canada ou en Australie. Jusqu’à 150 €
mensuels sur une durée maximale de six mois, versés par le Service des
relations internationales de l’Université de Strasbourg. Trois commissions
(octobre, février, mai) suivent le dépôt des dossiers pour l’attribution des bourses.
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h) Allocation Erasmus (Europe)
Etudes d’une durée de 3 mois minimum. Environ 150 € par mois, versés par le
Service des Relations Internationales.
i) Allocations de l'Université franco-allemande
Certains cursus intégrés franco-allemand sont soutenus par l'Université francoallemande (UFA). 270 € par mois et par étudiant en séjour en Allemagne.
http://www.dfh-ufa.org
j) Bourses de l’office allemand des échanges universitaires
(DAAD)
Les étudiants diplômés ou non se rendant en Allemagne pour des études peuvent
en certains cas obtenir des bourses via cet organisme, en sachant toutefois
qu’elles sont attribuées au mérite bien plus que sur des critères sociaux. Toutes
les informations se situent sur le site de l’antenne parisienne de la DAAD :
http://paris.daad.de/bourses_et_subventions.html
k) Bourses du gouvernement japonais
Bourse de 650€ mensuels délivré par le gouvernement japonais aux étudiants en
voyage d’étude, via l’intermédiaire du JASSO (Japan Student Services
Organisation). S’adresser auprès du service mobilité de l’UdS pour plus
d’informations, après avoir été retenu pour un programme ou stage qui vous
mène au Japon.
Remarque : une partie des informations de ce chapitre provient du site de
l’Université de Strasbourg :
http://www.unistra.fr/index.php?id=19413&L=3
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8. Comment rédiger son rapport de stage ?
Organisation du rapport :
a) Couverture : cf. modèle : nom de l’école en toutes lettres, nom de l’organisme
d’accueil, titre, nom, prénom, année d’étude, intitulé du diplôme, dates du stage.
Toutes les autres pages auront un pied de page avec écrit au centre :
ème
Mémoire de stage de X année – Machin TRUC
Page 2 sur 30
b) Remerciements
c) Résumé en français et en anglais (1 page en tout). Quelqu’un qui n’y connaît rien
et qui ne veut pas lire le rapport doit comprendre en quoi le stage a consisté ; les
éléments essentiels doivent être présents.
d) Sommaire
e) Table des illustrations
f) Liste des abréviations. Ne pas en oublier.
g) Introduction. Présentation du stage (lieu, …), de son contexte et de ses objectifs.
Description du plan de votre rapport.
h) Corps du mémoire avec introduction et conclusion pour chaque chapitre. Les
illustrations et tableaux sont accompagnés d’une légende et numérotés. Les
équations sont placées en retrait. Des renvois à la bibliographie sont utilisés.
i)
Conclusion générale. Synthèse et perspectives.
j)
Bibliographie. Les références sont numérotées. On pourra éventuellement ajouter
des références non numérotées en précisant qu’il s’agit d’ouvrages de référence. On
pourra également proposer un classement par thème.
k) Annexes
l)
Dernière page de couverture : le titre, le résumé en français et en anglais, la
discipline (ex. Mécanique quantique), une liste de mots clés.
Le reste est évident : restez clair pour quelqu’un qui n’est pas forcément spécialisé
dans votre domaine, restez concis et pédagogique, soignez la présentation et
l’orthographe.
Enfin, prenez aussi en compte les indications fournies par la scolarité !
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9. Comment préparer sa soutenance de stage ?
a) Contenu : un slide de présentation du stage avec les informations essentielles,
un slide pour le plan, un slide de mise en contexte et/ou de description du
cadre du stage, un slide de conclusion.
b) Ecrire grand !!! Arial 30 est un standard, exceptionnellement on pourra utiliser
une taille plus petite. Une personne au fond de la salle doit pouvoir tout lire.
Idem pour les figures.
c) Prévoyez toujours un jeu de transparents, une copie du diaporama sur clé
USB ou quelques tirages papier de vos slides en cas d’imprévu (panne du
vidéoprojecteur, crash du PC…)
d) Testez la projection du diaporama en conditions réelles au moins quelques
heures avant la présentation. Les conflits de version PowerPoint, les erreurs
de lecture de clé USB, ou le plantage du réseau sont fréquents !
e) Répétez, entraînez-vous à parler distinctement, faites attention à vos
postures, à vos mouvements de mains et du corps, ne bouchez pas la vue
aux auditeurs. Vous pouvez vous enregistrer avec un dictaphone, caméscope
ou répéter entre amis.
f) Entraînez-vous à respecter le timing imposé.
g) Anticipez les questions. Il est même possible de prévoir des slides
supplémentaires en prévision des questions qui seront posées, cela fait très
bon effet !
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