Développez vos activités en toute confiance

Développez
vos activités en
toute confiance
Guide pour les entreprises
dont les besoins dépassent
les fonctions de QuickBooks
Assurez la continuité et la croissance de votre entreprise
Que vous conceviez des widgets, que vous vendiez des services ou que vous transportiez des marchandises, vous dépendez de
vos collaborateurs et eux-mêmes dépendent des outils mis à leur disposition pour gérer vos processus métier. De nombreuses
entreprises arrivent à une période charnière où les outils et systèmes qui accompagnaient leur croissance initiale entravent
désormais leur capacité à agir avec agilité et visibilité.
Vos activités se diversifient et gagnent en complexité. Ainsi, vous ne pouvez plus vous contenter de fonctions basiques de
comptabilité et de gestion des stocks, ni de rapports axés sur le passé. Vous avez besoin d'une solution de gestion complète qui
tire parti des dernières innovations (Cloud Computing, mobilité, connectivité sur les réseaux sociaux), disponible en toute simplicité
pour vos collaborateurs et sans risque pour votre trésorerie.
L'évaluation de nouvelles solutions de gestion d'entreprise peut sembler considérable. Cependant, les options et les ressources
disponibles pour les PME n'ont jamais été aussi favorables et abordables.
Ce guide et les ressources complémentaires vous aideront à :
Identifier les signes indiquant que les besoins de votre entreprise dépassent les fonctions de votre
solution QuickBooks.
Comprendre les questions que vous devez poser durant le processus d'évaluation.
écouvrir comment une solution d'entreprise Microsoft peut vous aider à développer vos
D
activités en toute confiance.
Cinq signes indiquant que QuickBooks
peut freiner votre croissance
Vos collaborateurs perdent-ils un temps précieux à dupliquer des entrées de
données ou à tenter de configurer la solution QuickBooks afin de la doter de
fonctionnalités pour lesquelles elle n'a pas été conçue ? Vous pouvez trouver
des solutions de contournement à court terme, mais plus vous attendez, plus
vous perdez du temps.
Si vous vous reconnaissez dans l'un de ces cas de figure, il est temps de
remplacer QuickBooks par une solution de gestion d'entreprise plus complète.
Vous ne pouvez pas faire évoluer les opérations pour soutenir la croissance de votre
entreprise. Si votre entreprise est freinée par le nombre d'utilisateurs ayant accès aux informations,
par les limites de transactions ou par les restrictions de capacité de votre base de données, le temps
est venu de trouver une solution capable d'évoluer pour accompagner votre croissance. Alors que
vous développez vos gammes de produits et conquérez de nouveaux marchés, vos processus de
gestion deviennent plus complexes. Avec un logiciel de comptabilité de base, même les processus
les plus simples (facturation, clôture mensuelle, par exemple) peuvent prendre des heures, voire des
jours. Vous devez automatiser vos processus de gestion afin de faire face à la croissance sans coûts
supplémentaires.
Vous ne pouvez plus contrôler individuellement vos activités. Avant, vos collaborateurs
avaient une correspondance unique avec les fonctions qu'ils géraient. Désormais, vous ne disposez
plus des contrôles nécessaires pour assurer une piste d'audit détaillée et exacte. Si plusieurs
utilisateurs peuvent modifier des écritures financières sans véritable suivi, il devient difficile
d'identifier les auteurs de ces opérations. Protégez votre entreprise avec une solution qui prend en
charge et applique des rôles et des processus bien définis, et qui vous offre un contrôle plus strict
sur les fonctions critiques, comme les paiements, les achats ou la gestion des stocks.
(Suite page suivante)
Pourquoi les entreprises
adoptent de nouvelles
solutions de gestion
54 %
Intégration des
processus
50 %
Résolution des problèmes de traitement
des commandes
50 %
Obsolescence
matérielle et logicielle
38 %
Résolution des doublons
et erreurs de données
35 %
Réduction des stocks
excédentaires
Source : Nucleus Research : « Microsoft Dynamics
Enterprise Applications for SMBs » (Applications
d'entreprise Microsoft Dynamics pour les PME).
Cinq signes indiquant que QuickBooks peut freiner
votre croissance
Vous êtes réactif alors que vous devez faire preuve de proactivité. Bien sûr, QuickBooks peut vous donner un aperçu
de vos performances commerciales pour le dernier trimestre. Mais connaissez-vous les produits qui ont généré les marges les
plus importantes et les clients susceptibles d'acheter ces produits en plus grande quantité ? Au lieu d'examiner les rapports des
dernières performances, dotez-vous d'une réelle visibilité sur les activités en cours et les tendances à venir pour faire avancer
votre entreprise. Avec une solution de gestion d'entreprise adaptée, vous disposez d'une visibilité totale sur les moteurs de votre
rentabilité et pouvez transformer les profits en trésorerie pour soutenir votre future croissance.
Vous n'avez pas les moyens de prendre en charge des équipes mobiles. Aujourd'hui, une entreprise ne se limite
pas au périmètre de ses bureaux : en déplacement, et même chez eux, les collaborateurs peuvent continuer à travailler. Vos
collaborateurs doivent rester connectés, productifs et satisfaits des systèmes qui prennent en charge la mobilité et la flexibilité
qu'ils attendent.
Vous n'arrivez pas à satisfaire les attentes de vos clients. Avez-vous recours à QuickBooks pour la gestion de vos
finances, et à d'autres systèmes pour le suivi des interactions clients ou l'organisation des livraisons ? Si vous ne disposez pas
d'une vue exhaustive sur vos activités pour faire le suivi des interactions avec vos clients, prévoir la demande et gérer vos
finances, et si ces systèmes ne sont pas reliés, il se peut que vous ne puissiez satisfaire les attentes de vos clients. Pour réussir
dans une économie où la concurrence fait rage, votre chaîne logistique doit être parfaitement opérationnelle. De plus, vous
devez savoir gérer les besoins de vos clients et de vos fournisseurs.
Les signes ne trompent pas. Alors que faire ?
Évaluez vos options
Lorsque vous commencerez vos recherches, vous découvrirez qu'il existe pléthore de
progiciels de gestion intégrée (solutions ERP) et de systèmes de gestion d'entreprise. Et en
termes de fonctionnalités, il est souvent difficile de faire la distinction.
La plupart des solutions offrent une gestion et un reporting financiers, la gestion de la chaîne
logistique ainsi que des fonctions de gestion de projet, de service et de relation client plus
ou moins approfondies. Certains fournisseurs proposent également des fonctionnalités
analytiques avancées, destinées à des secteurs d'activité spécifiques.
Vous devrez déterminer les fonctionnalités de base dont vous avez besoin. Mais si 90 %
d'entre elles se retrouvent dans tous les systèmes des fournisseurs, vous devrez aussi songer à
des fonctions plus avancées. Prenez en compte des différenciateurs clés comme l'expérience
utilisateur, les capacités de collaboration, les options de déploiement ainsi que le sérieux et la
stabilité du fournisseur.
Questions à poser durant le
processus d'évaluation
Voici cinq questions à poser pour choisir une solution plus avancée.
1
Le système est-il facile à comprendre et à utiliser ?
Vos collaborateurs ont l'habitude d'utiliser QuickBooks. Vous ne voulez pas couper
leur élan en proposant une formation sur un nouveau système alors que l'activité
est en plein essor. Assurez-vous de choisir un fournisseur qui propose une solution
dotée des fonctionnalités suivantes :
• Expérience utilisateur simple et intuitive. Pour une adoption optimale
des utilisateurs et des coûts de formation réduits, dotez-vous d'une interface
basée sur les rôles. Les tâches et les rapports doivent être personnalisés et les
workflows clairs.
• Outils de productivité intégrés. La gestion de votre entreprise est
considérablement facilitée lorsque vous pouvez synchroniser votre calendrier,
votre messagerie et vos systèmes de gestion d'entreprise, le tout depuis une
source unique et fiable. Optez pour une solution capable de connecter et
d'intégrer le système chargé de gérer vos finances, votre chaîne logistique
et vos opérations avec les outils de productivité de Microsoft® Office, le tout
via une authentification unique. Ainsi simplifiez-vous les tâches et améliorez
l'efficacité.
Pourquoi les entreprises
adoptent le cloud
64 %
2
Avec la consumérisation de la technologie, la frontière entre l'informatique
professionnelle et privée est devenue floue. Les utilisateurs attendent que leur
solution (professionnelle ou non) soit intuitive, accessible depuis n'importe quel type
d'appareil et toujours disponible.
Nous permet de faire des tests
plus facilement et moyennant
un faible coût
61 %
Répertoriez les appareils (ordinateurs de bureau, ordinateurs portables, tablettes et
smartphones) que vos collaborateurs utilisent pour la production. Puis, déterminez
comment les solutions que vous envisagez prennent en charge ces appareils et leurs
applications clés. La solution idéale sera accessible sur les appareils les plus utilisés
par vos collaborateurs, qu'ils soient au bureau, chez eux ou en déplacement.
Nous permet de collaborer de
manière plus approfondie avec
nos partenaires commerciaux
60 %
Permet à nos ressources
informatiques de s'atteler à des
questions plus stratégiques
57 %
Est une source de compétitivité
pour les utilisateurs pionniers
Source : « SMB Business in the Cloud 2012 »
(Les PME dans le cloud en 2012) ; « How
the Cloud Looks from the Top: Achieving
Competitive Advantage in the Age of
Cloud Computing. » (À quoi ressemble le
cloud vu d'en haut : comment renforcer sa
compétitivité à l'ère du Cloud Computing),
rapport des services d'analyse du Harvard
Business Review.
La solution prend-elle en charge les nouvelles
habitudes de travail ?
3
Le fournisseur propose-t-il des options de
déploiement qui correspondent à mes activités ?
Lorsque vous envisagez une nouvelle solution de gestion d'entreprise, vous pouvez
également évaluer le modèle informatique nécessaire pour la prendre en charge.
Si vous disposez de la version en ligne d'une solution de comptabilité d'entrée de
gamme, prévoyez-vous d'investir dans l'infrastructure pour gérer votre nouvelle
solution en interne ? Ou préférez-vous administrer une solution basée sur le cloud ?
Si votre système existant est obsolète, souhaitez-vous passer à un déploiement
externalisé ou basé sur le cloud ?
Par exemple, une solution cloud permet d'éviter d'importants investissements
initiaux en matériel et de réduire les besoins en personnel. Un déploiement sur site,
quant à lui, vous offre davantage de contrôle sur l'emplacement de vos données
et les futures mises à jour. Les meilleures solutions vous donnent le choix entre des
déploiements basés sur le cloud, sur site et hybrides pour répondre aux besoins et
exigences uniques de votre entreprise.
4
Quel est le modèle de services du fournisseur
après la vente ?
La plupart des organisations font appel à des tiers lorsqu'il s'agit de déployer une
solution. Pour assurer la cohérence et la prévisibilité de vos opérations, vous pouvez
recourir à une assistance pour l'implémentation, à une intégration système ou à une
prise en charge continue. Le fournisseur propose-t-il un écosystème de services et
d'implémentations avec des prestataires prêts à intervenir dans votre secteur ?
De plus, le fournisseur proposera-t-il des solutions innovantes pour vous aider à vous
adapter aux nouvelles complexités du marché ? En tant que gérant d'entreprise, vous
savez qu'il est primordial de proposer une réelle valeur à vos clients. Le fournisseur
manifeste-t-il un engagement permanent envers les avancées technologiques ?
Enfin, n'oubliez pas les fluctuations de prix après la première année. Les prestataires
peuvent proposer des paiements mensuels bas qui augmentent de manière considérable
après expiration du premier contrat. S'ils gardent vos données dans le cadre d'un contrat
à long terme, ils pourraient mettre votre entreprise en danger.
5
Le fournisseur comprend-il et se concentre-t-il sur
les besoins des PME ?
Idéalement, lorsque vous déployez un système de gestion d'entreprise, les avantages
dont vous bénéficiez vont au-delà de la simple automatisation des processus manuels.
Les intérêts des solutions de gestion pour une entreprise sont nombreux :
•
•
•
•
Hausse des ventes avec moins de remises commerciales
Amélioration de l'efficacité de la force de vente et du volume de commande moyen
Amélioration des rotations de stock et réduction des ruptures de stock
Réduction des coûts de production
Lorsque vous évaluez les fournisseurs, étudiez la façon dont ils ont aidé des entreprises
comme la vôtre à atteindre les objectifs que vous visez. Demandez à consulter des
études de cas qui représentent des clients de taille et de secteur similaires, et vérifiez
bien les références. La décision ne doit pas être prise à la légère. Menez votre enquête.
Découvrez comment
des entreprises comme
la vôtre ont réussi leur
transition de QuickBooks
à Microsoft Dynamics.
Un industriel atteint les limites
de QuickBooks et triple sa
croissance avec Microsoft
Dynamics (en anglais)
Un centre d'arts du spectacle
migre vers le cloud pour
simplifier sa gestion financière
et se concentrer sur ses
objectifs (en anglais)
Un fournisseur technologique
avec des clients dans le monde
entier économise 5 millions
de dollars sur les coûts
d'intervention (en anglais)
Un fabricant de semiconducteurs met en œuvre une
solution ERP en six semaines et
contrôle plus étroitement son
activité (en anglais)
Essayez une
solution
d'entreprise
Microsoft
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maintenant
Développez-vous en toute simplicité avec une
solution d'entreprise Microsoft
Les meilleures solutions d'entreprise conjuguent puissance, facilité d'utilisation et flexibilité... Et sont conçues
par Microsoft. Nos solutions de gestion d'entreprise sont faciles à comprendre et à utiliser. De plus, leur
implémentation est rapide. Elles remplaceront efficacement votre logiciel de comptabilité dépassé et insuffisant.
Les solutions d'entreprise Microsoft offrent de nombreux avantages :
Connexion des utilisateurs, des processus et des systèmes depuis un emplacement unique
La gestion de votre entreprise est considérablement facilitée lorsque vous pouvez synchroniser votre calendrier,
votre messagerie et vos systèmes de gestion d'entreprise, le tout depuis une source unique et fiable. Une solution
d'entreprise Microsoft vous permet de disposer des fonctionnalités de gestion de Microsoft Dynamics ainsi que
d'Office 365™ pour relier directement les données à la manière de travailler des utilisateurs. Avec une expérience
utilisateur unifiée et une authentification unique, vous disposez des outils dont vous avez besoin pour gérer vos
finances, votre chaîne logistique et vos opérations, tout en assurant la productivité de vos collaborateurs.
Des fonctionnalités pour travailler où que vous soyez
Vos activités ne s'arrêtent pas parce que vous êtes en déplacement ou que vous travaillez de chez vous. Contrôlez
votre organisation et donnez à vos collaborateurs la possibilité de travailler dès qu'il le faut. Microsoft Dynamics et
Office 365 vous permettent de surveiller vos activités, de collaborer sur des documents, de saisir et d'approuver
des transactions où que vous soyez, depuis votre ordinateur de bureau, votre tablette ou votre téléphone.
Un soutien pour vos projets de croissance
Nous disposons d'un réseau mondial de partenaires certifiés Microsoft Dynamics dotés d'une réelle expertise
sectorielle, et proposons une grande variété de solutions packagées et personnalisées pour vendre et
implémenter nos solutions. Les outils RapidStart favorisent des implémentations plus rapides et moins risquées, et
assurent la migration des données existantes pour devenir opérationnel en quelques jours voire quelques heures
seulement. Dans le cloud ou sur vos serveurs, démarrez selon vos besoins du moment, et ajoutez des capacités
et des utilisateurs au rythme de votre croissance.
Choisissez Microsoft Dynamics
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ou en savoir plus sur nos solutions destinées aux PME.
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