Charte de qualité Séminaires résidentiels

Charte de qualité
Séminaires résidentiels
Eligibilité au Club Finistère Affaires
Contact :
Françoise Canévet
« Finistère Tourisme »
Agence de Développement Touristique
02 98 76 23 23
[email protected]
Afin de valider votre demande d’adhésion au Club Finistère-Affaires, merci de compléter cette
charte de qualité en indiquant à chacun des items si votre établissement y répond favorablement.
Afin de garantir une offre qualitative au plus proche des attentes des
consommateurs et des prescripteurs, les critères suivants sont arrêtés :
Critère de sélection
1
L’organisation
commerciale
Détail du critère
Répond au critère
(à cocher)
Répondre à toute demande de devis même par la
négative
éliminatoire
Répondre idéalement sous 24h et maxi sous 48h
ouvrés à toute demande de renseignement ou
devis.
Mentionner, si besoin, les délais de traitement de la
demande
éliminatoire
Préciser dans le devis, les prestations comprises et
non-comprises, et les contraintes de la structure
éliminatoire
Désigner un interlocuteur privilégié pour chaque
dossier
Apporter aide et conseil au client pour l’organisation
complète de son séminaire, que les prestations
soient sur place ou à l’extérieur.
Répondre aux besoins du client dans la mesure du
possible et dans le cadre de demande réaliste (ex :
nouvelle demande de prestation telle que matériel
supplémentaire, activités, …)
Toute demande de matériel devra être satisfaite en
faisant appel à la location si besoin
éliminatoire
Respecter tout contrat pris avec le client, y compris
des arrangements écrits pris après la signature du
contrat
éliminatoire
Permettre aux collaborateurs de se perfectionner
en matière de savoir-faire en matière de congrèsséminaires (rencontres, formation, information,
échanges, …)
2
La documentation
commerciale
Disposer d’une documentation commerciale
spécifique avec les éléments suivants :
(si ce n’est pas le cas le jour de la visite d’adhésion,
engagement pour la réaliser dans un avenir proche)
éliminatoire
Présentation de l’établissement avec photos
Description de son environnement proche et de son
accessibilité
éliminatoire
éliminatoire
Une liste simplifiée des équipements, activités et
services intégrés à l’hébergement doit figurer sur la
plaquette. L’accès à l’ensemble des activités doit
être compris dans le prix global mentionnant
l’encadrement et les conditions requises.
2
Nombre de chambres
éliminatoire
Classement ou label de qualité auquel adhère
l’hébergement
éliminatoire
Description des salles de réunions, avec plans en U
et conférence
éliminatoire
Préciser si restauration sur place ou non
Si restauration sur place, menus types ou carte ou
liste des traiteurs agrémentés (au moins 2 traiteurs)
Si accord préalable des clients, mention des
références clients
Si l’établissement dispose d’un historique
significatif, le valoriser
Présence du logo du Club sur toute documentation
La fiche-tarifs
Présentation des tarifications des prestations et
suppléments
éliminatoire
Forfait journée d’étude, séminaire semi-résidentiel
et résidentiel
Matériel compris en standard dans la prestation
Autre matériel sur demande ou à louer
Le site internet
3
4
Les cotations doivent
comprendre
L’accueil des
participants
Liste simplifiée des équipements, activités et
services intégrés à l’établissement
éliminatoire
Disposer d’un site internet avec pages dédiées aux
Rencontres professionnelles, visibles dès la page
d’accueil et reprenant les éléments mentionnés cidessus pour la documentation commerciale et la
fiche-tarifs
éliminatoire
Présence du logo du Club et lien vers le site
www.finistere-affaires.com
éliminatoire
La présentation du/des établissement(s) avec
photos/accessibilité/environnement
éliminatoire
La tarification séminaires avec détails des
prestations et suppléments
éliminatoire
La description précise de la prestation et la liste du
matériel compris ou disponible sur demande ou à
louer
éliminatoire
Les conditions générales de vente
éliminatoire
La durée de validité du devis
éliminatoire
Garantir un accueil personnalisé au client, remettre
un déroulé précis de la manifestation (rooming-list,
éliminatoire
3
menus, horaires, lieux des différentes prestations,
interlocuteur, codes d’accès des salles...)
Préciser sur la fiche d’accueil que toutes
informations pratiques (taxi, médecin, …) et
touristiques sont disponibles dans l’établissement
(à l’accueil, dans une salle, …)
éliminatoire
S’engager dans une démarche favorisant l’accueil
de personnes handicapées
Une signalétique personnalisée à l’intérieur du
bâtiment avec le nom du client doit indiquer les
différents lieux de travail.
éliminatoire
Etre garant de la prestation fournie par d’éventuels
sous-traitants.
Assurer, pendant les séances de travail, la
protection, la tranquillité et la sécurité des
participants dans la limite du champ d’intervention
du prestataire
Gestion personnalisée des messages, à la
demande du client
5
La prestation
« réunion »
Disposer au moins d’une salle dédiée pour 20 pax
en conférence (avec tables et chaises en rapport
avec la capacité d’accueil)
éliminatoire
L’ensemble des équipements et espaces, dont la
présence de toilettes, doivent être propres et en
bon état (propreté, entretien courant, être aux
normes)
éliminatoire
Présence de sanitaires à proximité des salles
La salle où se tient la réunion ne doit pas être le
lieu de restauration sauf demande de l’organisateur
éliminatoire
Présence d’un système d’occultation complet de la
lumière du jour dans les salles de réunion, facile à
utiliser et efficace
éliminatoire
Eclairage par lumière naturelle pour réunion audelà d’une ½ journée.
éliminatoire
Mobilier composé de tables et fauteuils ou chaises
confortables (assise de longue durée) en bon état
et homogène
éliminatoire
Au moins une salle doit disposer d’un accès au
réseau internet. Le client doit pouvoir disposer d’un
téléphone dans la salle ou à proximité immédiate
éliminatoire
L’acoustique et la sonorisation doivent être
adaptées à la configuration des lieux
Présence de prises électriques en nombre suffisant
éliminatoire
4
avec rallonges si besoin
Le prestataire s’engage à assurer la mise en place
et le bon fonctionnement des différents
équipements (intégrés ou loués) et à prévoir des
mesures d’intervention rapides en cas de panne. Il
devra les avoir testé, qu’ils soient en location ou
non.
5bis La prestation
« Réunion », Collège
+100 pax
éliminatoire
Disposer d’un volume suffisant pour permettre
l’émargement des participants et la tenue d’une
exposition
(critères suppl. au 5)
Disposer de deux salles de sous-commissions en
rapport avec la capacité de la salle principale
Disposer d’un confort de visibilité pour l’ensemble
des participants
Prévoir un système d’occultation complète, facile
d’utilisation
élliminatoire
Disposer d’un espace restauration
6
Le matériel
Rétroprojecteur
Écran (taille)
éliminatoire
Lecteur DVD
Vidéoprojecteur
éliminatoire
Tableaux magnétiques avec marqueurs adaptés et en
bon état
éliminatoire
Paper-board avec marqueurs adaptés et en bon état
éliminatoire
Système d’affichage (à la demande)
Accès internet
(au moins dans une salle)
éliminatoire
Téléphone en salle avec accès direct extérieur
éliminatoire
Sonorisation avec micro (à la demande)
Poubelle
6bis
Le matériel Collège +100
pax (critères suppl. au 6)
Caméras (à la demande)
Sonorisation avec micros
éliminatoire
Pupitre (à la demande)
PC portable (à la demande)
7
L’hébergement
L’établissement doit être conforme aux normes de
sécurité et d’hygiène en vigueur
éliminatoire
En fonction des attentes des clients, l’hébergement
éliminatoire
5
peut se faire exclusivement en singles ou twins
L’accueil personnalisé dans les chambres est
conseillé
Téléphone dans les chambres ou à proximité
Internet dans les chambres ou présence d’un
espace Web
éliminatoire
Présence d’un bureau dans les chambres
éliminatoire
Présence d’un bar
Mise à disposition de quotidiens
8
9
La restauration
L’environnement et les
loisirs
Un choix parmi au moins 2 niveaux de menus
devra être possible ou une liste de traiteurs dont
l’hébergeur se porte garant, si pas de restauration
intégrée.
éliminatoire
Les demandes particulières (régimes alimentaires
spécifiques, …) devront être satisfaites.
éliminatoire
A compter de sa demande, le groupe doit pouvoir
débuter le repas en moins de 30 mn
éliminatoire
Une pause-café doit être proposée le matin et
l’après-midi : café, thé, jus de fruits, eau et petits
gâteaux, servie dans la salle ou à proximité
éliminatoire
Pauses améliorées sur demande (avec ou sans
supplément) avec des produits régionaux
éliminatoire
Le prestataire doit proposer un parking proche du
lieu de l’événement. Il doit indiquer si celui-ci est
couvert, privé ou public, payant ou pas, indiquer le
mode d’accès, sa capacité et sa situation (plan)
Dans le cas de la présence d’une piscine, ou
d’autres équipements qui ne sont pas en
fonctionnement toute l’année, mentionner les
périodes d’ouverture
Le prestataire s’engage à tout mettre en œuvre
pour valoriser son environnement, activités, visites,
événements et si le client le souhaite, transmettre
les coordonnées d’une agence apte à préparer des
animations.
10
Le suivi de la prestation
Un questionnaire élaboré par le Club est remis à
chaque client à la fin de la prestation.
L’adhérent s’engage à le transmettre ensuite au
Club, sans indication du nom du client, afin
d’assurer un suivi de la qualité des prestations
et de la satisfaction des clients.
éliminatoire
6
Engagement du prestataire
Je soussigné (nom, prénom) ..................................................................................................................
Fonction ....................................................................................................................................................
......................................................................................... Souhaite adhérer au Club Finistère Affaires
et m’engage à me conformer aux engagements du Club (Charte de qualité, statuts, …)
Agissant pour le compte de la structure ci-après :
Raison sociale .........................................................................................................................................
Adresse......................................................................................................................................................
....................................................................................................................................................................
Interlocuteur Affaires ...............................................................................................................................
Tél ..............................................................................................................................................................
Fax .............................................................................................................................................................
e-mail ........................................................................................................................................................
site : www. .................................................................................................................................................
Date
Signature
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Siège social :
4 rue du 19 mars 1962
29018 Quimper cedex
tél : 02 98 76 23 23
fax : 02 98 52 19 19
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