CA Procès Verbal - Association de Ultimate de Montréal

RÉUNION DU CONSEIL D’ADMINISTRATION DE L’AUM
Date: 7 mai 2007
Heure d’ouverture: 18h30
Endroit: 666 Trans-Canada, Longueuil
DIRECTEURS DU CONSEIL D’ADMINISTRATION:
Présents:
M. Toby Goodfellow (Président)
M. Mark Cécyre
Mme Mélanie Mecteau
Mme Suzanne Wavroch
M. Mike Venditti
M. Éric St-Amant
M. Dominique Roy
M. Steve Fiset
Mme Shiellah Quintos (Directrice Exécutive)
Mme Chantal Paquin (candidate Trésorière)
Absent :
PROCÈS VERBAL:
1. Consent Agenda
1.
2.
3.
Adoption of meeting agenda
Adoption du procès verbal d’avril 2007
Steve Fiset est nommé secrétaire pour la réunion
Passed unanimously.
2. Review 2007-2008 Board Objectives and Assign Tasks
•
Établir un plan d'action pour une ligue junior, avant septembre 2007 Mélanie
•
Créer un plan stratégique et affaires (pour les prochaines années) Éric
•
Organiser 3 ou 4 activités pour améliorer les communications entre les équipes compétitives et la ligue Éric
•
Améliorer l'organisation des réunions du conseil d'administration Toby
•
Créer un groupe pour réaliser le potentiel d'être membre de la FQU Mike
•
Établir le budget pour 2008 avant la fin de 2007 Comité Finance
•
Distribuer au moins 4 infolettres pendant 2007 Toby & Shiellah
3. Future Committee / Executive Communications
•
Make sure we have a report from the executive committee
ACTION : Toby : get reports from committees and share with the board as preparation documents one week before board
meetings
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4. Finance Committee Objectives
•
•
The objectives are accepted but Mike suggest we add two points :
Prepare the financial summary that would normally have been presented at the April AGM (2007 objectives).
Recommend candidates for the External Accountant and Auditor to the Board (ongoing responsibilities).
5. Proposed Fall Outdoor League (Mike)
Le conseil se demande si l’AUM ne devrait pas organiser une ligue d’automne extérieure (sur des terrains
éclairés, pas nécessairement en gazon synthétique). Ce serait moins cher qu’à l’intérieur (environ le tiers?).
ACTION : Toby et Shiellah : formuler et afficher une question pour un mini-sondage auprès des membres.
6. Director Candidates
•
Nous avons trois candidats (Jacques Cantin, Jean-Louis Marois et Emmanuelle Buron qui n’a pas remis de
formulaire de nomination) et un seul siège.
•
Le conseil convient de remplir le siège immédiatement, les Directeurs ont pris connaissance des
candidatures.
Vote à main levée. Le conseil choisit unanimement Jacques Cantin comme Directeur par intérim jusqu’à l’AGA.
ACTION : Mélanie : préparer des lettres pour les candidats élus et défaits.
7. Treasurer Candidates
•
Chantal Paquin, CGA et Charles Turcotte, ingénieur, ont tous deux soumis un formulaire de candidature.
• Éric propose Chantal Paquin comme trésorière, Mike seconde.
Voté à 6 pour, aucun contre, une abstention (Steve).
8. Secretary Candidates
•
Aucun candidat ne s’est manifesté pour l’instant.
•
Le conseil convient d’offrir le poste à des personnes en particulier.
9. Liability Insurance
ACTION : Shiellah : renouveler l’assurance avant son échéance (23 mai 2007).
10. Summer league update
•
Nombre d’équipes inscrites par soir (38 le lundi, 54 le mardi, 16 le mercredi, 48 le jeudi).
•
Le nombre d’équipes n’ayant pas trouvé de place est de 13.
•
Le nombre de joueurs est de 2275 alors qu’en 2006 il était de 1920.
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11. Don à Opération Enfant Soleil
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Certaines associations de ultimate du Québec veulent acheter des disques spéciaux et remettre le fruit des
ventes à Opération Enfant Soleil.
• Éric propose de participer à l’activité, Suzanne seconde.
Voté à 0 pour, 7 contre, 0 abstention.
•
Pour les raisons suivantes, l’AUM ne participera pas cette année :
o Le délais très court entre la demande de participation et la date limite pour participer.
o Le produit en tant que tel :
Le disque ne représente que subtilement Opération Enfant Soleil.
L’esprit de jeu est la base du ultimate et devrait apparaître au point #1 de la carte
descriptive accompagnant le disque.
Le mot « Frisbee », une marque enregistrée de Wham-O, ne peut être utilisée librement.
o L’AUM est déjà très active au sein de la communauté et soutient annuellement à une demi
douzaine d’organismes (Jeunesse au Soleil, Dans la rue, Toujours Ensemble, SPCA, La Fondation
de l’Hôpital Douglas, Mission du Grand Berger).
ACTION : Shiellah : faire une liste des organismes (avec les montants) que l’AUM soutient annuellement.
ACTION : Éric : préparer une lettre pour expliquer à M. Lessard pourquoi nous ne participerons pas cette année.
12. Beer at Captain’s clinic
•
Andrew Prevost a présenté devant les capitaines en buvant de la bière.
•
Shiellah lui impose la punition exemplaire vu son rôle de leader dans l’AUM, vu la gravité de l’action qui
pourrait nous faire perdre l’accès aux installations de McGill et vu qu’il faut conscientiser les membres (en
particulier les capitaines) au fait qu’un seul membre peut nous faire perdre des accès à des terrains ou des
installations dont l’AUM dépend. La punition est la suivante :
o Émettre des chèques de bonne conduite individuelle aux montants de 50 $ et 100$ et 200$. Les
deux premiers seront encaissés immédiatement.
o Le chèque de bonne conduite de l’équipe (Sexy Mother Huckers) sera encaissé et l’équipe doit
émettre un chèque de bonne conduite de 200$
o L’équipe perd son droit de préinscription pour l’année 2008.
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Andrew en appel devant le conseil d’administration.
•
It is moved on : « Do we uphold Shiellah’s decision about Andrew Prevost concerning alcohol
consumption at the captain’s clinic, in front of the other captains? »
The vote is unanimous, 7 in favour, 0 against, 0 abstain.
13. Action Review
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Mike proposes reviewing previous meetings’ actions at every meeting. The board agrees.
14. Set date for next meeting
Lundi le 4 juin 2007.
15. Meeting Closure
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